Bai giang Microsoft Excel 2003

Bài giảng bằng Power Point về Microsoft Excel

Microsoft Excel

2003

Mr Trần

0912.60.80.99 | trangtv@outlook.com

GIỚI THIỆU VỀ PHẦN MỀM BẢNG TÍNH EXCEL

 Giới thiệu về Excel

 Là chương trình xử lý bảng tính của bộ phần mềm Microsoft Office Bảng tính Excel bao gồm nhiều ô được hợp thành nhiều dòng và nhiều cột Các phiên bản Excel về cơ bản là giống nhau nhưng phiên bản sau có bổ sung nhiều công cụ hơn so với phiên bản trước

 Khởi động và thoát Excel

 Khởi động:

− Start / programs / Microsoft Office / Microsoft Excel…

− Hay chọn biểu tượng trên Windows

− Hay chọn biểu tượng này trên thanh Office bar

MÀN HÌNH EXCEL

 Màn hình chuẩn của phiên bản 2003

 Các thanh trong Excel cũng như Word, nhưng Excel có thêm thanh công thức (Formular bar)

Thanh công thức

(Formular bar)

BẢNG TÍNH EXCEL

 Một tập tin Excel sẽ có nhiều bảng tính (Worksheet), trên mỗi bảng tính có nhiều cột và dòng, giao giữa cột và dòng là các ô tính (Cell)

 Cột: Có tất cả 256 cột được đặt tên theo thứ tự A, B, C đến IV

 Dòng: Có tất cả 65536 dòng được đặt tên theo thứ tự 1,2,3…

 Ô: Mỗi ô đều có địa chỉ riêng, địa chỉ này được xác định bởi tên của cột

và dòng tạo ra ô đó, trong đó tên cột đứng trước còn tên dòng đứng sau

BẢNG TÍNH EXCEL (tt)

 Vùng

 Là tập hợp nhiều ô liền nhau, địa chỉ của vùng được xác định bởi địa chỉ của ô ở góc trên trái và ô ở góc dưới phải của vùng

và ngăn cách bởi dấu (:) Ví dụ: vùng A1:C8

− Nếu ta muốn cố định dòng/ cột / ô / vùng thì ta sử dụng dấu

đô la ($) đứng trước địa chỉ của thành phần đó

 Ví dụ: $A1: cột A cố định, dòng 1 thay đổi

$A$1: ô A1 cố định…

Vùng A1:E8

đang được chọn

BẢNG TÍNH EXCEL (tt)

 Bảng tính

 Trong mỗi tập tin Excel đều có nhiều bảng tính với tên mặc định là Sheet 1, Sheet 2, … (có thể đổi tên mặc định

này bằng cách phải chuột vào tên cần đổi, chọn rename)

 Dữ liệu trên bảng tính này đều có thể liên hệ với nhau như trên một bảng tính.

LÀM VIỆC VỚI TẬP TIN

 Tạo tập tin mới: Một tập tin Excel có tên mở rộng là *.xls

 File \ New (hay Ctrl + N; hay chọn biểu tượng trên góc trái

màn hình làm việc)

 Mở tập tin đã có:

 File \ Open (hay Ctrl + O; hay chọn )

 File \ Save As… (Nếu chưa lưu tập tin trước đó)

 Ctrl + S (hay chọn biểu tượng ); đã lưu rồi.

NHẬP DỮ LIỆU VÀ ĐỊNH DẠNG BẢNG TÍNH

 Các kiểu dữ liệu

 Kiểu số: Kí tự nhập vào là số.

 Kiểu chuỗi: Kí tự nhập vào là chuỗi

 Kiểu ngày tháng: Phân cách giữa ngày, tháng, năm bằng dấu

gạch ngang (-) hay gạch xéo (/)

 Kiểu công thức: Dữ liệu kiểu công thức là các phép toán hay

các hàm Muốn nhập dữ liệu kiểu công thức phải nhập dấu bằng (=) trước

Cửa sổ Format Cell

dùng để định dạng kiểu

dữ liệu nhập vào

 Có thể tăng bề rộng của

ô để định dạng kiểu dữ liệu

Có thể nhập dữ liệu tại ô hoặc trên thanh công thức

Cách thể hiện số khi

dãy số dài hơn chiều ngang của ô.

 Click và drag các cột và dòng muốn chọn

 Chọn các ô, khối không đứng liền nhau:

 Nhấn và giữ phím Ctrl, sau đó click hoặc click

ĐỊNH DẠNG CỘT, DÒNG, Ô

 Thay đổi độ rộng, chiều cao của cột:

 Đưa con trỏ chuột đến bên cạnh bên phải của cột tại ô tiêu

đề, double click để mở rộng chiều ngang của cột bằng ô

có dữ liệu dài nhất trong cột, hoặc click và drag để chỉnh sửa chiều ngang.

 Cũng có thể chọn một hoặc nhiều ô, cột mở trình đơn

Format \ Column \ Width (or Height), nhập chiều ngang

cần thiết vào ô column width.

ĐỊNH DẠNG CỘT, DÒNG, Ô

 Định dạng kiểu chữ:

 Chọn khối muốn định dạng.

 Chọn Format \ Cells…

(hay Ctrl + 1)

 Chọn các định dạng trong

khung Font.

ĐỊNH DẠNG VỊ TRÍ

 Click vào các biểu tượng định lề:

 Hoặc mở trình đơn Format\

Cell trong hộp thoại

Format Cells.

 Khung Text Control:

− Wrap text: nhiều

ĐỊNH DẠNG SỐ

 Cùng một giá trị nhưng có nhiều cách thể hiện khác nhau,

để định dạng số có thể thực hiện các bước sau:

 Chọn khối muốn định dạng

 Chọn Format\Cell\Number

 Nhập số lẽ muốn có vào ô decimals place

−Use seprator: dùng dấu

phẩy để phân cách hàng ngàn

−Negative numbers:

chọn cách thể hiện số âm

KẺ KHUNG CHO BẢNG TÍNH

 Chọn vùng muốn kẻ khung

 Format\Cell và chọn Border.

 Chọn các dạng kẻ khung trong hộp thoại

 None: không kẻ khung.

 OutSide: kẻ khung bao quanh vùng

 Ngoài ra, còn có thể chọn từng đường

kẻ trong khung Border bằng cách click vào từng đường kẻ để chọn hay bỏ

 Chọn ô hoặc vùng muốn xóa.

 Edit\Delete hoặc click chuột phải chọn Delete.

 Di chuyển dấu nháy đến ô đích

 Chọn biểu tượng Paste hoặc mở trình đơn Edit\Paste hoặc click chuột phải chọn Paste.

DI CHUYỂN, XÓA DỮ LIỆU

 Để di chuyển, thực hiện các bước sau:

 Chọn vùng muốn di chuyển

 Chọn biểu tượng Cut (hoặc Edit\Cut hoặc click phải chọn Cut)

 Di chuyển dấu nháy đến ô đích

 Chọn biểu tượng Paste (Edit\Paste hoặc phải chuột chọn

Paste)

 Để xóa dữ liệu:

 Chọn vùng muốn xóa, chọn phím Delete

CÔNG THỨC VÀ TÍNH TOÁN

 Trong Excel, ưu tiên việc tính toán trong dấu () trước

 Nếu có nhiều toán tử có cùng độ ưu tiên thìưu tiên tính toán từ trái sang phải

 Nếu dạng chuỗi phải đặt trong dấu ngoạc kép “<text>”

 Những báo lỗi thường gặp khi sử dụng công thức:

#DIV/O! Trong công thức có phép toán chia cho 0

#NUM! Các con số trong công thức không hợp lý

#VALUE! Sai dữ liệu, như cộng/ trừ các dữ liệu dạng chuỗi

làm cho kết quả trở nên vô nghĩa

#NULL! Kết quả không có giá trị

#REF! Tham chiếu ô không hợp lệ

#N/A Không có sẵn giá trị

CÔNG THỨC VÀ TÍNH TOÁN

 Địa chỉ tương đối:

 Địa chỉ bình thường của ô hoặc vùng khi nhập vào công thức là địa chỉ tương đối Ví dụ: B5-F4-D6, A1:F6,…

 Khi sao chép công thức đến một ô mới thì địa chỉ tương đối sẽ thay đổi ở ô tương ứng

 Địa chỉ tuyệt đối:

 Các địa chỉ trong công thức sau dấu $ sẽ trở thành địa chỉ tuyệt đối (như đã đề cập) Có thể đặt địa chỉ tuyệt đối theo hàng, cột

− Ví dụ: $B$4 + $F4 - D$6

 $B$4: đặc giá trị tuyệt đối của cả cột và dòng.

 $F4: đặt giá trị tuyệt đối theo cột.

 D$6: Đặt giá trị tuyệt đối theo dòng.

LIÊN KẾT DỮ LIỆU GIỮA CÁC BẢNG TÍNH

 Trong 1 tập tin Excel có nhiều WorkSheet, khi muốn sử dụng dữ liệu trong các WorkSheet khác thì nhập tên Sheet đó với dấu ! ở trước

 Ví dụ: E23+Sheet2 !E23 (tổng hai ô E23 của bảng Sheet 1 và ô E23

của sheet 2)

Tổng của ô E23 của Sheet1+E23 của Sheet 2

LIÊN KẾT DỮ LIỆU GIỮA CÁC TẬP TIN

 Mở các tập tin Excel trên cùng một cửa sổ Excel (File +

Open).

 Cách nhập công thức:

‘[<tên tập tin cần liên kết>.xls] sheet thứ i ’!

 Ví dụ: D4 + ‘ [ktoan.xls ]sheet1’! D4

ĐÁNH SỐ THỨ TỰ

 Có các cách sau:

 Đánh kí số bắt đầu vào ô Giữ

phím Ctrl rồi Drag xuống hoặc

ngang (sao cho có 2 dấu

xuất hiện như hình )

 Hoặc đánh hai kí số bắt đầu và

chọn hai ô này, sau đó Drag

xuống bình thường

 Ví dụ:

+

SẮP XẾP DỮ LIỆU

 Để sắp xếp lại dữ liệu trong bảng tính

 B1: Chọn vùng hoặc những dòng muốn sắp xếp

 B2: Chọn Data\Sort Nếu bước một chọn vùng

Excel hiện thị hộp thoại Sort Warning thì trong hộp thoại này có 2 điều kiện:

− Expend the selection: Mở rộng khối chọn,

chọn tất cả các dòng trong khối.

− Continue with the current selection: chỉ

sắp xếp trong khối chọn Click nút Sort để sang bước 3:

SẮP XẾP DỮ LIỆU

 B3: Trong hộp thoại Sort chọn các điều kiện sắp xếp:

− Sort by: chọn tên cột làm điều kiện sắp xếp.

− Then by: chọn tên cột làm điều kiện phụ.

− Ascending: sắp theo thứ tự A-Z

− Descending: Sắp theo thứ tự Z-A

− Header row: trong khối chọn có dòng tiêu đề

sẽ không sắp xếp dòng này.

− Noheader row: không có dòng tiêu đề

CÁC HÀM CƠ BẢN TRONG EXCEL

CÁC HÀM CƠ BẢN TRONG EXCEL

 Nhóm hàm thống kê:

số trong ngoặc.

CÁC HÀM CƠ BẢN TRONG EXCEL

hoa.

 TRIM (chuỗi) : Cắt bỏ khoảng trắng ở đầu và cuối chuỗi.

CÁC HÀM CƠ BẢN TRONG EXCEL

 Nhóm hàm có điều kiện

 IF (điều kiện,giá trị đúng,giá trị sai) : trả về giá trị đúng như điều kiện đúng, ngược lại là giá trị sai.

 SUMIF (vùng tính, “điều kiện”, vùng tính tổng) : tính toán tổng giá trị các ô trong vùng tính tổng khi vùng tính thõa mãn điều kiện.

 COUNTIF (vùng, điều kiện) : đếm các ô thỏa điều kiện trong vùng.

CÁC HÀM CƠ BẢN TRONG EXCEL

 MONTH (mm, dd, yy) : Trả về số của tháng.

 YEAR (mm, dd, yy) : trả về giá trị của năm.

CÁC HÀM CƠ BẢN TRONG EXCEL

 Ví dụ cho các hàm thời gian:

CÁC HÀM CƠ BẢN TRONG EXCEL

 Ví dụ cho các hàm thời gian (tt):

DAY (tháng, ngày, năm)

 Trả về số thứ tự của ngày trong tháng

YEAR (tháng, ngày, năm)

 Trả về giá trị của năm

CÁC HÀM CƠ BẢN TRONG EXCEL

CÁC HÀM CƠ BẢN TRONG EXCEL

 Nhóm hàm tìm kiếm

 VLOOKUP (x,vùng tham chiếu,n,0) : Tìm giá trị x ở cột thứ nhất trong vùng tham chiếu và lấy giá trị tương ứng của cột thứ n

 HLOOKUP (x, vùng tham chiếu, n, 0) : Tìm giá trị x ở dòng thứ nhất trogn vùng tham chiếu và lấy giá trị tương ứng ở dòng thứ n.

mảng.

 MATCH (x,mảng dò, [đối số]): Cho vị trí liên quan của một giá trị dò tìm x trong một mảng dò.

TRỢ GIÚP SỬ DỤNG HÀM

 Click biểu tượng Paste Function trên thanh công cụ

để lựa chọn hàm muốn sử dụng Trong hộp thoại Paste Function Click chọn tên nhòm hàm trong khung Function Category như:

 Most recently used: Các hàm đã sử

TRỢ GIÚP SỬ DỤNG HÀM

 Tên các hàm trong nhóm sẽ hiện khung

Function name, cú pháp của hàm và hướng dẫn sử dụng bên dưới.

 Sau khi chọn tên hàm cần dùng Click OK

và nhập các tham biến cần thiết.

CƠ SỞ DỮ LIỆU

 Khái niệm vùng dữ liệu

 Trên một cơ sở dữ liệu dạng bảng của Excel ta

có thể: trích lọc (Filter), xóa(Delete), rút trích (Extract) những dòng dữ liệu thõa mãn một điều kiện nào đó Để thực hiện các thao tác này cần tạo ra những vùng sau.

− Là vùng dữ liệu cơ sở ít nhất gồm hai dòng Dòng đầu tiên chứa các tiêu đề cột (Field name), các dòng còn lại chứa dữ liệu gọi là

CƠ SỞ DỮ LIỆU

− Là vùng điều kiện để tìm kiếm, xóa, rút trích hay trích lọc Vùng này gồm ít nhất 2 dòng Dòng đầu chứa các tiêu đề (Field name), các dòmg còn lại chứa điều kiện.

− Là vùng chứa các mẩu tin của vùng dữ liệu (Database) thõa điều kiện của vùng điều kiện Vùng rút trích cũng có tiêu đề muốn rút trích.

CƠ SỞ DỮ LIỆU (tt)

 Phương pháp lọc chi tiết (Advance ilter)

Trong phương pháp này ta cần xác định vùng dữ liệu và tạo trước vùng điều kiện

 Di chuyển ô nhập vào trong bất kỳ ô nào của vùng dữ liệu

 Vào trình đơn Data\Filter\Avanced Filter Trong hộp thoại này:

− Chọn Filter the list, in-place trong Action (các mẩu tin đã trích lọc

sẽ xuất hiện trong vùng dữ liệu này)

− Nhập vùng dữ liệu cần trích lọc trong khung List Range, nhập vùng điều kiện trong khung Criteria Range

− Nếu chọn Unique record only thì dữ liệu lọc ra nếu có các dòng trùng nhau sẽ hiển thị một dòng

 Click OK thực hiện trích lọc

− VD: Trích lọc các sinh viên có danh sách thuộc vùng ưu tiên “B”

CƠ SỞ DỮ LIỆU (tt)

− Đưa ô nhập vào vùng trích lọc hay chọn vùng cần trích lọc

− Vào trình đơn Data\Filter\Autofilter.

− Khi đó dấu hiệu mũi tên Autofilter sẽ xuất hiện trên các cột trong vùng cơ sở dữ liệu

− Click vào dấu hiệu mũi tên để chọn các giá trị của cột cần xác định điều kiện trích lọc Khi đó các giá trị thỏa điều kiện sẽ được hiển thị còn các giá trị không thỏa sẽ bị che đi (hide)

− VD: trích lọc các sinh viên có tên trong danh sách thuộc vùng

ưu tiên “A”

− Muốn hiển thị lại các mẩu tin chọn Data\Filter\Show all

− Muốn bỏ trích lọc vào trình đơn Data\Filter\Autofilter một lần

CƠ SỞ DỮ LIỆU (tt)

 Trong thao tác này ta cần xác định vùng dữ liệu và tạo trước vùng chuẩn và vùng rút trích (Extract)

− Di chuyển ô nhập vào trong một ô bất kỳ của vùng dữ liệu

− Vào trình đơn Data\Filter\Advanced Filter.

 Trong hộp thoại này chọn Copy to another location (trình bày các mẩu tin trích lọc sang vùng khác)

 Nhập vùng dữ liệu cần trích lọc vào khung List range, nhập vùng điều kiện vào khung Criteria Range, nhập địa chỉ ô đầu của vùng chứa dữ liệu rút trích vào khung Copy to

 Chọn Unique Recort only để trình bày chỉ một dòng khi các dòng rút trích giống nhau

− Clich OK

CƠ SỞ DỮ LIỆU (tt)

 Các dạng điều kiện

 Điều kiện số: ô điều kiện có kiểu số.

 Điều kiện chuỗi: ô điều kiện có kiểu chuỗi Trong ô điều kiện có thể chứa các ký tự gộp.

− * : thể hiện nhóm ký tự.

− ? : thể hiện cho một ký tự bất kỳ.

2 yêu cầu sau:

− Ô tiêu đề của vùng điều kiện phải khác tất cả tiêu đề của vùng dữ liẹâu.

− Trong ô điều kiện phải lấy địa chỉ của ô trong mẩu tin đầu tiên (sau dòng tiêu đề hay dòng thứ hai trong vùng dữ liệu).

CƠ SỞ DỮ LIỆU (tt)

 VD: ghi chú sau khi xác lập công thức cho ô điều kiện trong vùng điều kiện giá trị trả về phụ thuộc vào điều kiện chọn (thường là các giá trị Logic).

 Liên kết điều kiện: có thể lọc, xóa hay rút trích các mẩu tin trong vùng dữ liệu bằng phép giao (AND) hay hợp (OR)

− AND: khi các ô điều kiện khác cột.

− OR: khi các ô điều kiện khác dòng.

CƠ SỞ DỮ LIỆU (tt)

 VD1: trích lọc các sinh viên có điểm văn > 5 và

điểm địa > 5.

 VD2: trích lọc các sinh viên có điểm văn > = 6

 Điều kiện trống: nếu các ô trong vùng điều kiện không có gì thì có nghĩa là điều kiện tùy

ý (các phép toán cũng có giá trị tùy ý).

GIỚI THIỆU VỀ BIỂU ĐỒ

 Biểu đồ:

 Là sự biểu diễn các con số, dữ liệu bằng hình ảnh để người đọc nắm bắt được thông tin một cách trực quan.

GIỚI THIỆU VỀ BIỂU ĐỒ

 Khối dữ liệu:

 Để tạo được đồ thị phải có ít nhất hai ô dữ liệu số khác nhau Thông thường các dòng hoặc cột của ô dữ liệu số phải đi kèm với một dòng hoặc cột của ô dữ liệu chuỗi Các ô chuỗi này gọi là tiêu đề của nhóm dữ liệu số (Category label)

 Các thành phần của biểu đồ:

 Chart title: Tiêu đề

 X title, Y title: tiêu đề trục X và trục Y.

 Category title: tiêu đề của dữ liệu số.

 Data Series: đường biểu diễn của biểu đồ.

BIỂU ĐỒ (tt)

CÁC BƯỚC TẠO BIỂU ĐỒ

 Chọn khối dữ liệu muốn tạo biểu đồ hoặc di chuyển ô chọn đến vùng này

 Click vào biểu tượng Chart Wizard trên tanh công cụ

 Trong hộp thoại Chart Wizard – Step 1 of 4 – Chart Type chọn loại biểu đồ, chọn dạng biểu đồ trong khung Chart sub-type, sau khi chọn xong click nút Next…

CÁC BƯỚC TẠO BIỂU ĐỒ (tt)

 Trong hộp thoại Chart Wizard – Step 2 of 4 – Chart Source Data, biểu đồ mẫu đã được tạo Nếu không đồng ý với các thông

số trong biểu đồ có thể xác định lại vùng dữ liệu trong khung Data Range Chọn dạng biểu đồ theo cột, hay theo dòng trong khng

series in, sau đó click Next

CÁC BƯỚC TẠO BIỂU ĐỒ (tt)

 Trong hộp thoại

Chart Wizard – Step 3 of 4 – Chart Option, nhập tiêu

đề cho biểu đồ

trong khung Chart

Title và các tiêu đề

khác nhau sau đó click Next.

CÁC BƯỚC TẠO BIỂU ĐỒ (tt)

 Trong hộp thoại Chart Wizard – Step 4 of 4 – Chart

Location, chọn vị trí đặt biểu đồ, As new sheet (ở bảng

tính mới), As object in (ở bảng tính hiện hành) Click

Finish để hoàn thành biểu đồ.

Series2 5 7 9 11 Series1 1 2 3 4

1 2 3 4

 Chọn bảng Font trong hộp thoại Format để chọn kiểu chữ.

 Chọn bảng Patterns trong hộp thoại Format để định dạng màu