Bài giảng microsoft excel hay

Tài liệu này dành cho sinh viên, giáo viên khối ngành công nghệ thông tin tham khảo và có những bài học bổ ích hơn, bổ trợ cho việc tìm kiếm tài liệu, giáo án, giáo trình, bài giảng các môn học khối ngành công nghệ thông tin Khoa Công ngh Thông Tin

CƠ SỞ TIN HỌC 2

Microsoft Excel

1- Khái niệm & chức năng cơ bản trong MS Excel

1.1- Giới thiệu:

 Phần mềm cho phép người sử dụng:

 Tạo lập và thao tác trên các bảng tính (spreadsheet).

 Quản lý cơ sở dữ liệu đơn giản (simple database).

 Thống kê và tạo lập các biểu đồ (graph)

 Sản phẩm của Microsoft.

 Thành phần của Microsoft Office.

 Chạy trên môi trường Windows và Macintosh.

 Các phiên bản gần đây: Excel 97, 2000, 2002(XP),

2 Desktop  Microsoft Excel.

3 Office Bar  Microsoft Excel.

4 Tìm và thi hành file:

MSEXCEL.EXE hoặc EXCEL.EXE

1.3- Màn hình làm việc:

Microsoft Excel 5

06/18/24

Các thành phần của màn hình làm việc

 Thanh tiêu đề (Title Bar).

 Thanh menu (Menu Bar).

 Thanh công cụ chuẩn (Standard Toolbar).

 Thanh công cụ định dạng (Formating Toolbar).

 Thanh biên tập công thức (Formula Bar).

 Bảng tính (Sheet).

 256 cột (A Z, AA,AB…IV).

 65536 dòng.

 Một file (workbook) gồm nhiều bảng tính (sheet).

 Các thanh cuốn (scroll bars).

 Thanh trạng thái (status bar).

 Dòng tên cột (column heading).

 Cột tên hàng (row heading).

1.3- Thoát khỏi Excel:

 Kích chuột phải vào tên một sheet nào đó (vd: Sheet1),

chọn Insert, sau đó chọn Worksheet.

 Đặt tên cho trang tính:

 Kích chuột phải vào tên trang, chọn Rename

 Gõ tên rồi gõ Enter.

 Bố trí trật tự các sheets: Dùng chuột bấm và rê tên sheet tới vị trí mong muốn

Dịch chuyển con trỏ

 Con trỏ ô (Cell poiter) là hình chữ nhật trùm

quanh đường viền ô.

 Di chuyển: Sử dụng các phím mũi tên, Page

Up, Page Down, Home.

 Nhấn Ctrl + mũi tên để di chuyển đến ô cuối

cùng (đầu tiên) của bảng tính theo chiều mũi tên.

 Gõ F5 rồi gõ địa chỉ ô (xem phần sau)

 Kích chuột vào ô nào đó

 Kích chuột trái tại tên dòng (cột) để lựa chọn cả dòng (cột).

 Nhấn thêm phím Ctrl khi chọn để chọn các miền rời nhau

 Chọn cả bảng tính

 Kích chuột vào giao giữa hàng tên cột và cột tên dòng

2- XỬ LÝ DỮ LiỆU TRONG BẢNG TÍNH:

2.1- Các kiểu dữ liệu:



 Giống trong Toán học: Dùng cặp dấu ngoặc ( )

để ưu tiên thứ tự tính toán.



2.3- Nhập dữ liệu:

 Sử dụng bàn phím để nhập liệu cho ô tại vị trí

con trỏ Gõ Enter để hoàn tất!!!

 Nhập số:

phân (Regional Setting là US, nếu muốn nhập dấu thập phân là dấu phẩy (,) thì cần hiệu chỉnh trong Regional Setting)

Microsoft Excel 15

06/18/24

2.5- Địa chỉ, miền, công thức

 Địa chỉ ô

Địa chỉ tuyệt đối

Địa chỉ ô

 Mỗi ô được xác định bởi hàng và cột chứa nó.

 Địa chỉ ô = tên cột + tên hàng

 Ví dụ

Ô đầu tiên có địa chỉ A1 (A là cột A, 1 là hàng 1)

 Địa chỉ chia làm 3 loại:

Microsoft Excel 17

06/18/24

Địa chỉ tương đối

 Chỉ bao gồm tên cột viết liền tên hàng

 Bị thay đổi theo vị trí tương đối của ô chép tới

so với ô gốc khi sao chép công thức

 Ví dụ

A1

F9

Địa chỉ tuyệt đối

 Bị thay đổi theo vị trí tương đối của ô chép tới

so với ô gốc khi sao chép công thức (cột hay dòng không có dấu $ phía trước)

Bỏ miền và chèn ô

 Bỏ miền:

 Chọn miền cần bỏ

 Chọn menu EditDelete…

 Shift cells left: Đẩy sang trái.

 Shift cells up: Đẩy ô lên trên.

 Entire row: Xóa toàn bộ hàng.

 Entire column: Xoá toàn bộ cột.

 Chèn ô: Chọn menu Insert

 Cells: Chèn ô

 Columns: Chèn cột vào bên trái cột hiện thời.

2.6- Xử lý ô, cột, hàng trong bảng tính:

 Thêm dòng, cột: Right

Click vào tiêu đề dòng

hoặc cột  Insert

 Xóa dòng, cột: Right Click

vào tiêu đề dòng hoặc cột

cần xóa  Delete

 Thay đổi độ rộng dòng,

cột: Đưa trỏ mouse đến

đường biên của dòng, cột,

khi xuất hiện mũi tên 2 đầu

 

Xử lý ô, cột, hàng trong bảng tính:

 Trộn ô:

 Chọn các ô, click vào biểu tượng

Merge and Center trên thanh

Formating.

 Để bỏ Merge Cells, vào Format/Cells,

bỏ chọn tại thẻ Alignment

2.7- Điền Số thứ tự tự động cho ô:

 Vào Format  Cells

 Chọn kiểu dữ liệu tại thẻ

Number

•Trình bày dữ liệu theo chiều ngang

(Horizontal) và dọc (Vertical)

(General – theo dữ liệu, Left – canh lề trái,

Right – canh lề phải,… Top – Chữ viết lên

cao,

Center - chữ viết ở giữa, Bottom - chữ viết ở

đáy ô)

•Wrap text - Gói gọn dữ liệu trong ô

•Shrink to fit – Tự động thay đổi kích cỡ chữ

cho vừa ô

Merge Cells – Trộn các ô đã chọn thành 1 ô.

•Text direction - chiều viết chữ

(Left-to-Right: từ trái sang phải,…)

•Orientation - Hướng viết chữ (tính theo độ)

Microsoft Excel 37

06/18/24

Patterns:

Màu tô Mẫu tô

Sử dụng thanh công cụ định dạng:

 Các biểu tượng và ý nghĩa của chúng trên

thanh công cụ định dạng trong Excel tương

đối giống Word Di chuyển chuột lên trên từng nút rồi chờ vài giây để có được Tooltips.

 Hãy chọn ô hay miền trước khi kích hoạt chức năng tương ứng trên thanh công cụ định dạng.

Font, size, B,I,U,… Merge and Center Currency,

Microsoft Excel 39

06/18/24

2.9- Ghi chú cho ô:

 Right Click vào ô/các ô

Microsoft Excel 41

06/18/24

Thanh công thức (Formula bar):

 Có thể sử dụng thanh công thức để nhập công thức cho tiện.

 Ví dụ:

=G3+G3*F3+J3-H3-I3

Tên hàm (danh sách đối số)

 Đối số được phân cách bởi dấu phẩy (hoặc

dấu chấm phẩy)

Microsoft Excel 45

06/18/24

3.3.1- Hàm về thời gian:

Hàm DATE: (tt)

+ Day: là con số xác định ngày của tháng Nếu

Day > số ngày trong tháng thì day sẽ được hiểu là ngày thứ (Day -30) hoặc (Day - 31), (Day - 28),

(Day - 29) (tùy vào tháng, năm)

Vd: DATE(2008,1,35) cho kết quả là: February 4,

2008

Ví dụ về hàm DATE:

=DATE(A2,B2,C2) sẽ cho kết quả là:

1/1/2008 hoặc 39448 (tùy vào cách Format Cells)

3.3.1- Hàm về thời gian:

Microsoft Excel 47

06/18/24

Hàm DAY:

Cú pháp: DAY(serial_number)

Ý nghĩa: Trả về số thứ tự Ngày (1 31) trong dãy

số liên quan đến ngày serial_number

3.3.1- Hàm về thời gian:

Ý nghĩa: Trả về Ngày, Tháng, Năm hiện hành.

(Tùy vào cách Format Cells)

3.3.1- Hàm về thời gian:

Hàm WEEKDAY:

Cú pháp:

WEEKDAY(serial_number,return_type)

Ý nghĩa: Trả về ngày trong tuần trong dãy số

serial_number liên quan đến ngày

 Return_type:

= 1 hoặc bỏ trống: Kiểu trả về là 1 (Sunday) đến 7 (Saturday), giống như các phiên bản trước của Microsoft Excel.

3.3.1- Hàm về thời gian:

=WEEKDAY(A2) sẽ cho kết quả là 5.

=WEEKDAY(A2,2) sẽ cho kết quả là 4

=WEEKDAY(A2,3) sẽ cho kết quả là 3

3.3.1- Hàm về thời gian:

=HOUR(A2) sẽ cho kết quả là 3.

=HOUR(A3) sẽ cho kết quả là 15

=HOUR(A4) sẽ cho kết quả là 15

3.3.1- Hàm về thời gian:

=SECOND(A2) sẽ cho kết quả là 18.

=SECOND(A3) sẽ cho kết quả là 0

3.3.1- Hàm về thời gian:

=LEFT(A2,4) sẽ cho kết quả là Sale.

=LEFT(A3) sẽ cho kết quả là S

=RIGHT(A2,5) sẽ cho kết quả là Price.

=RIGHT(A3) sẽ cho kết quả là r

=MID(A2,1,5) sẽ cho kết quả là Fluid.

=MID(A2,7,20) sẽ cho kết quả là Flow

=MID(A2,20,5) sẽ cho kết quả là chuỗi “” (rỗng)

Hàm TRIM:

Cú pháp: TRIM(text)

Ý nghĩa: Xóa trong chuỗi text tất cả các khoảng

trống (khoảng cách) dư thừa (đầu, giữa và cuối

chuỗi), các từ cách nhau đúng 1 khoảng trống

3.3.2- Hàm về ký tự:

Microsoft Excel 69

06/18/24

Ví dụ về hàm TRIM:

=TRIM(“ DH BC Ton Duc Thang ”) sẽ cho kết

quả là “DH BC Ton Duc Thang”

Hàm LEN:

Cú pháp: LEN(text)

Ý nghĩa: Trả về số ký tự có trong chuỗi text

3.3.2- Hàm về ký tự:

3.3.2- Hàm về ký tự:

Một số hàm toán học và lượng giác:

Một số hàm toán học và lượng giác:

Microsoft Excel 81

06/18/24

Một số hàm toán học và lượng giác:

 SUMIF(miền kiểm tra, điều kiện, miền tổng)

kiện phần tử tương ứng trong miền kiểm tra thoả mãn điều kiện

 NOT(Logical)

 AND(Logical1, Logical2,…)

 OR(Logical1, Logical2,…)

 IF(Logical_test, value_if_true, value_if_false)

 Nếu điều kiện Logical_test đúng, trả về giá trị value_if_true

 Nếu điều kiện sai, trả về giá trị value_if_false

Microsoft Excel 83

06/18/24

 AVERAGE(number1, number2,…)

 Trung bình cộng của number1, number2,…

 Có thể thay number1, number2,… bởi địa chỉ hay tên miền

 RANK(number, ref, order)

 Cho thứ hạng của number trong miền ref

 order = 0 hoặc khuyết thì sắp xếp theo chiều giảm dần,

khác 0 thì sắp xếp tăng dần.

3.3.5- Một số hàm thống kê:

Ví dụ thống kê: tổng kết điểm

Microsoft Excel 85

06/18/24

3.3.6- Một số hàm Tìm kiếm và tham chiếu:

 VLOOKUP(lookup_value, table_array, col_index,

range_lookup)

 Tra cứu giá trị lookup_value được tìm thấy ở cột đầu tiên trong bảng table_array , lấy về giá trị tương ứng ở cột

col_index trong bảng table_array

 Kiểu tra cứu quy định cách thức tra cứu:

 Vùng tra cứu phải được sắp xếp sẵn

 Nói chung, vùng tra cứu nên được sắp xếp trước khi

sử dụng vlookup để tra cứu

3.3.6- Một số hàm Tìm kiếm và tham chiếu:

 HLOOKUP(lookup_value, table_array, row_index,

range_lookup)

 Tra cứu giá trị lookup_value được tìm thấy ở hàng đầu tiên trong bảng table_array , lấy về giá trị tương ứng ở hàng

row_index trong bảng table_array

 Kiểu tra cứu quy định cách thức tra cứu:

 Vùng tra cứu phải được sắp xếp sẵn

 Nói chung, vùng tra cứu nên được sắp xếp trước khi

cần lấy ra vị trí của lookup_value trong bảng

lookup_array (chứ không cần lấy ra giá trị tương ứng)

nào đó trong danh bạ điện thoại, bạn thường tìm tên của người đó, trong khi số điện thoại mới là cái

mà bạn quan tâm

3.3.6- Một số hàm Tìm kiếm và tham chiếu:

 MATCH(lookup_value,lookup_array,match_t

ype)

biểu thức luận lý hoặc 1 ô nào đó chứa 1

trong các giá trị trên.

các giá trị dò tìm.

Lookup_array cần phải được sắp xếp tăng dần:

-2, -1, 0, 1, 2, , A-Z, FALSE, TRUE

 Nếu Match_type là 0, MATCH sẽ tìm giá trị đầu tiên bằng với lookup_value.

3.3.6- Một số hàm Tìm kiếm và tham chiếu:

Lookup_array cần phải được sắp xếp giảm dần:

TRUE, FALSE, Z-A, 2, 1, 0, -1, -2, ,

 Nếu Match_type được bỏ qua (khuyết), mặc nhiên xem

là 1.

Microsoft Excel 91

06/18/24

Ví dụ:

=MATCH(39,B2:B5,1) sẽ trả về 2 Vì không tìm thấy 39,

nên ô chứa giá trị 38 (<= 39) sẽ được nhận Vị trí tương

đối của ô này trong dãy số B2:B5 là 2.

3.3.6- Một số hàm Tìm kiếm và tham chiếu:

Dạng 1:

 INDEX(array,row_num,column_num)

 Trả về phần tử tương ứng tại vị trí giao nhau giữa

dòng row_num và cột column_num trong bảng dò tìm array

 Array là 1 dãy các ô hoặc 1 dãy các hằng số.

 Nếu array chỉ chứa dòng hoặc cột, cột hoặc dòng tương

ứng bị bỏ qua sẽ không bắt buộc

 Nếu array có hơn 1 dòng hoặc hơn 1 cột, và chỉ row_num hoặc column_num được sử dụng, INDEX sẽ trả về 1 dãy của dòng hoặc cột hiện hành

 Nếu row_num bị bỏ qua, column_num bắt buộc phải có.

4- BIỂU DIỄN ĐỒ THỊ (GRAPH) TRONG EXCEL:

Microsoft Excel 97

06/18/24

4.1 Khái niệm đồ thị:

 Đồ thị (graph) được sử dụng để diễn tả sự

phân bố của các đại lượng dưới dạng hình

ảnh.

ảnh về sự thay đổi của năng suất theo năm

 Đồ thị cột bao gồm một trục đánh dấu các mốc

và các cột biểu diễn giá trị tại các mốc của các đại lượng.

4.2 Tạo đồ thị mới trong Excel:

 Chọn vùng dữ liệu cần vẽ đồ thị.

 Kích chuột vào menu Insert, chọn Chart.

 Hộp thoại Chart Wizard sẽ xuất hiện.

 Stock: 3 dãy (cao, thấp, khớp).

 Chart sub-type: kiểu cụ thể của

kiểu đã chọn.

 3-D Column: Cột 3 chiều.

 …

Các kiểu chuẩn Các kiểu tuỳ biến

Xem tên & lời giải thích của kiểu đồ thị

Microsoft Excel 101

06/18/24

Bước 2 – Xác định dữ liệu

Các đại lượng (series)

Thêm (add), bỏ bớt (remove) đại

lượng được lựa chọn

Series

Nhãn của trục X

Tên (name) của đại lượng

Miền dữ liệu của đại lượng

Lưới kẻ ô - gridelines

Lưới kẻ ô trục X:

Major gridlines - lưới ô chính

Minor gridelines - lưới ô phụ

Lưới kẻ ô trục Y:

Major gridlines - lưới ô chính

Minor gridelines - lưới ô phụ

Microsoft Excel 105

06/18/24

Chú giải - Legend

Show legend - hiển thị chú giải

Vị trí hiển thị (bottom – phía

dưới, top – phía trên, …)

Nhãn dữ liệu – Data labels

Series name - hiện

tên nhãn dữ liệu

Category name - hiện

giá trị trên trục mốc lên

đồ thị

Value - Hiện giá trị lên

đồ thị

Bước 4 – chọn vị trí đặt đồ thị

Đặt đồ thị tại một trang tính mới có tên là chart1

Đặt đồ thị tại trang tính đã có tên là sheet1

Microsoft Excel 109

06/18/24

4.3 Hiệu chỉnh đồ thị:

Kích chuột phải vào

không gian trống trên đồ thị:

(hoặc chọn menu Chart)

-Format Chart Area: Định dạng

-Chart Type: Chọn lại kiểu đồ thị

-Source Data: Chọn lại dữ liệu

-Chart Options: Các thuộc tính khác

-Add Data: Thêm dữ liệu

-Add Trendline

Có thể kích chuột phải vào từng đối tượng của đồ thị

để hiện menu con tác động lên riêng đối tượng đó

Định dạng Chart area (chữ, màu,…)

Màu và mẫu tô

Phông chữ

 Add Trendline: Thêm

đường hồi quy.

 Chọn kiểu đường hồi quy.

 Chọn series

5- QUẢN TRỊ DỮ LIỆU:

 Khái niệm cơ bản.

 Tạo Cơ sở Dữ liệu trong Excel.

 Thao tác tìm kiếm, rút trích và xóa.

 Các dạng vùng tiêu chuẩn.

 Sắp xếp dữ liệu.

 Lọc dữ liệu

Microsoft Excel 113

06/18/24

5.1 Khái niệm cơ bản:

 Cơ sở Dữ liệu (Database):

chữ nhật (gồm ít nhất 2 hàng) của bảng tính theo quy định sau:

đề trên 1 cột Các tiêu đề này được gọi là “trường” (field)

mẩu tin (record)

5.1 Khái niệm cơ bản (tt):

 Cơ sở Dữ liệu (Database):

 Tên các trường phải là dạng ký tự, không được dùng số, công thức, tọa độ ô Nên đặt tên ngắn gọn, không trùng lắp

 Không có miền rỗng trong Cơ sở Dữ liệu.

Microsoft Excel 115

06/18/24

5.2 Sắp xếp dữ liệu:

 Chọn miền Cơ sở Dữ liệu

 Vào Data  Sort

5.2 Sắp xếp dữ liệu (tt):

• Ascending: Sắp xếp tăng dần

• Desceding: Sắp xếp giảm dần

• Header row: Miền

dữ liệu chứa tiêu đề

• No header row: Miền

dữ liệu không chứa tiêu đề

5.3 Lọc dữ liệu:

 Lọc tự động (AutoFilter):

trường

5.3 Lọc dữ liệu (tt):

 Lọc tự động (AutoFilter):

 [All] Hiện toàn bộ các mẩu tin

 [Blanks] Chỉ hiện các mẩu tin trống

 [NonBlanks] Chỉ hiện các mẩu tin không trống

 [Custome ] Dùng các toán tử so sánh

 Miền tiêu chuẩn so sánh trực tiếp:

 Cho phép đưa vào các tiêu chuẩn để so sánh dữ liệu trong 1 trường với 1 giá trị nào đó.

5.3 Lọc dữ liệu (tt):

 Hàng đầu tiên:

là tên trường hoặc là tên bất kỳ phụ thuộc vào

phương pháp thiết lập tiêu chuẩn trực tiếp hay gián tiếp

 Hàng thứ 2 trở đi:

(>, <, >=, <=)

 Các tiêu chuẩn đặt trên cùng cột được thực

hiện không đồng thời (điều kiện or (hoặc))

5.3 Lọc dữ liệu (tt):

 Ví dụ:

Microsoft Excel 125

06/18/24

5.3 Lọc dữ liệu (tt):

 Ví dụ (tt):

5.3 Lọc dữ liệu (tt):

 Ví dụ (tt):

Microsoft Excel 127

06/18/24

5.3 Lọc dữ liệu (tt):

 Miền tiêu chuẩn so sánh gián tiếp:

liệu hoặc một phần dữ liệu trong 1 trường với 1 giá trị nào đó Quy tắc tạo miền như sau:

 Hàng đầu ghi tiêu đề cho các tiêu chuẩn Tiêu đề này có thể đặt bất kỳ nhưng không được trùng với tên trường nào.

 Từ hàng thứ 2 trở đi ghi các tiêu chuẩn so sánh, mỗi tiêu chuẩn là 1 công thức Công thức này phải chứa địa chỉ của mẩu tin đầu tiên Kết quả thực hiện công thức này là

1 giá trị Logic (True hoặc False)

5.3 Lọc dữ liệu (tt):

 Ví dụ: