Bài giảng microsoft excel

Tài liệu này dành cho sinh viên, giáo viên khối ngành công nghệ thông tin tham khảo và có những bài học bổ ích hơn, bổ trợ cho việc tìm kiếm tài liệu, giáo án, giáo trình, bài giảng các môn học khối ngành công nghệ thông tin Khoa Công ngh Thông Tin

Nội dung

Mục tiêu

 Cung cấp cho người học các kiến thức

cơ bản về Excel

 Sau khóa học người học có thể:

 Thực hiện các tính toán đơn giản

 Sắp xếp và tìm kiếm dữ liệu

 Vẽ một số loại đồ thị đơn giản

Điều kiện tiên quyết

 Có hiểu biết cơ bản về máy tính

 Đã học Microsoft Word

 Biết cách gõ tiếng Việt trong Windows

 Dụng cụ học tập: máy tính có cài

Microsoft Windows, Microsoft Excel,

Vietkey hoặc Unikey

 Lưu tệp lần đầu và Lưu tệp với tên khác

 Thoát khỏi Excel

 Nháy đúp vào biểu tượng Microsoft Excel trên Desktop

Giao diện chính

Thanh trạng thái Tools Định dạng

Lưu tệp

 C1: Kích chuột vào biểu tượng

Save trên Toolbar.

 C2: Ấn tổ hợp phím Ctrl+S.

 C3: Vào menu File/Save.

Lưu tệp lần đầu và Lưu tệp với tên khác

1-Chọn nơi lưu tệp

2-Nhập tên tệp 3-Nhấn để lưu tệp

Không lưu tệp và đóng hộp thoại

 Lưu tệp lần đầu

 Lưu tệp với tên khác: menu File  Save As

Thoát khỏi Excel

 C1: Kích chuột vào nút Close ở góc trên cùng bên phải cửa sổ làm việc của Excel.

 C2: Vào menu File/Exit

 C3: Ấn tổ hợp phím Alt+F4

 Nếu chưa ghi tệp vào ổ đĩa thì xuất hiện thông báo sau:

•Yes: ghi tệp trước khi thoát

•No: thoát không ghi tệp

•Cancel: huỷ lệnh thoát

Một số thành phần cơ bản của Excel

 Sheet (Bảng tính)

 Cell (ô)

 Công thức

Sheet (Bảng tính)

 Trong một tệp Excel (1 workbook) có thể có nhiều sheet

 Mỗi sheet có 65536 hàng và 256 cột

 Thêm một sheet: menu Insert/Worksheet

 Xoá một sheet: menu Edit/Delete Sheet

 Đổi tên sheet: nháy chuột phải tại tên sheet

ở góc trái dưới bảng tính, chọn Rename, gõ tên mới cho sheet rồi ấn Enter.

Thêm/Xóa hàng, cột trong sheet

 Thêm một hàng vào bên trên hàng hiện tại:

Ấn chuột phải vào tên hàng hiện tại rồi chọn Insert

 Thêm một cột vào bên trái cột hiện tại: Ấn chuột phải vào tên cột hiện tại rồi chọn Insert

 Xoá hàng: Ấn chuột phải vào tên hàng rồi

chọn Delete

 Xoá cột: Ấn chuột phải vào tên cột rồi chọn

Delete

Cell (ô)

 Trong Excel mỗi ô có một địa chỉ riêng, địa chỉ này thường được sử dụng như tên biến trong các công thức hoặc hàm

 Trong Excel có 3 loại địa chỉ:

Địa chỉ tương đối, ví dụ A10

Địa chỉ tuyệt đối trước hàng và cột có thêm dấu $ Ví

dụ $A$10

Địa chỉ hỗn hợp, trước hàng hoặc cột có dấu $ Ví dụ

$A10 hoặc A$10

 Dấu $ ở trước hàng/cột thì hàng/cột đó là

“cố định” – không bị thay đổi khi thực hiện thao tác copy

Di chuyển con trỏ ô (tiếp)

 Sử dụng các phím:

 ,,, để di chuyển 1 ô theo hướng mũi tên

 Home: về cột A dòng hiện tại

Chọn miền, cột, hàng, bảng

 Chọn miền: kích chuột vào ô cao trái, giữ và

di tới ô thấp phải, nhả chuột.

 Chọn cả hàng: kích chuột vào ô tên hàng.

 Chọn cả cột: kích chuột vào ô tên cột.

 Chọn cả bảng tính: kích chuột vào ô giao giữa tên hàng và tên cột.

 Nếu chọn nhiều miền rời nhau thì giữ phím Ctrl trong khi chọn các miền đó.

 Khi cần lấy địa chỉ ô hoặc miền trong công thức thì không nên gõ từ bàn phím mà nên dùng chuột chọn để tránh nhầm lẫn.

Nhập dữ liệu vào ô (tiếp)

 Sửa dữ liệu trong 1 ô: đưa con trỏ tới

ô cần sửa, ấn phím F2, sửa dữ liệu, ấn Enter để hoàn thành

 Sử dụng phím Tab để chuyển giữa các

ô khi nhập dữ liệu cho một miền

Hàm số

 Excel cung cấp nhiều hàm số sử dụng trong các lĩnh vực: toán học, thống kê, logic, xử lý chuỗi ký tự, ngày tháng …

 Trong hàm có xử lý các hằng ký tự hoặc hằng xâu ký tự thì chúng phải được bao trong cặp dấu “ ”

 Các hàm số có thể lồng nhau.

VD: IF(AND(A2=10,A3>=8),“G”,IF(A2<7,“TB”,“K”))

 Có thể nhập hàm số bằng cách đánh trực tiếp tên hàm hoặc chọn menu Insert  Function rồi theo hướng dẫn ở từng bước.

Hàm số - Hàm AND

 AND (đối 1, đối 2,…, đối n)

 Các đối số là các hằng, biểu thức logic

 Hàm thực hiện phép VÀ logic các biến

 Cho kết quả là True nếu tất cả các đối là True

 Ví dụ

Hàm số - Hàm OR

 OR (đối 1, đối 2,…, đối n)

 Các đối số là các hằng, biểu thức logic

 Hàm thực hiện phép Hoặc logic các biến

 Cho kết quả là True nếu một trong các đối là True

 Ví dụ:

Hàm số - Hàm SUM

 SUM (đối 1, đối 2, …, đối n)

 Các đối số là các hằng, địa chỉ ô, miền.

 Hàm tính tổng của các đối số

 Ví dụ:

Hàm số - Hàm AVERAGE

 AVERAGE (đối 1, đối 2, …, đối n)

 Các đối số là các hằng, địa chỉ ô, miền.

 Hàm tính trung bình cộng của các đối số

 Ví dụ:

Hàm số - Hàm MAX

 MAX (đối 1, đối 2, …, đối n)

 Các đối số là các hằng, địa chỉ ô, miền.

 Hàm cho giá trị Lớn nhất trong các đối số

 Ví dụ

Hàm số - Hàm MIN

 MIN (đối 1, đối 2, …, đối n)

 Các đối số là các hằng, địa chỉ ô, miền.

 Hàm cho giá trị Nhỏ nhất trong các đối số

 Ví dụ

Hàm số - Hàm IF

 IF (BT logic, trị nếu đúng, trị nếu sai)

Trả về trị nếu đúng nếu BT logic có g/t True

Trả về trị nếu sai nếu BT logic có g/t False

 Các lệnh IF có thể lồng nhau

 Ví dụ:

Hàm số - Hàm IF (tiếp)

 Ví dụ - Bài thực hành 1

Hàm số - Hàm IF (tiếp)

Hàm số - Hàm SUMIF

 SumIf(Miền điều kiện, Điều kiện, Miền tổng)

 Hàm này tính tổng các số trong Miền tổng mà

có các dữ liệu trong Miền điều kiện thỏa mãn Điều kiện

 Ví dụ - Bài thực hành 5

 Tính tổng vốn của mặt hàng gạo

 Miền điều kiện: cột Mặt hàng

 Điều kiện: “=Gạo”

 Miền tổng: cột Vốn

Hàm số - Hàm COUNTIF

 COUNTIF(miền_đếm, điều_kiện)

 Hàm này đếm số lượng các ô trong Miền đếm

mà thỏa mãn Điều kiện

 Ví dụ:

 Tìm số người có điểm toán < 5

 Miền điều kiện: cột Điểm toán

 Điều kiện: “<5”

Hàm số - Hàm VLOOKUP

lấy dữ liệu, True/False)

 Hàm tìm Trị tra cứu trong cột đầu tiên của

Bảng tra cứu, nếu tìm thấy sẽ trả về dữ liệu

trong cùng hàng với hàng mà tìm thầy Trị tra cứu nhưng trong Cột lấy dữ liệu

 Ví dụ tra từ điển:

Trị tra cứu Bảng tra cứu Dữ liệu cần lấy

Hàm số - Hàm VLOOKUP (tiếp)

 Ví dụ - Bài thực hành 10

?

Hàm số - Vlookup thay If

 Chuyển điều kiện của lệnh If thành các bất đẳng thức kép cùng chiều và có ít nhất một vế có dấu bằng

Hàm số - Hàm HLOOKUP

 Hàm hLookup tương tự như vLookup

nhưng sử dụng khi bảng tra cứu nằm

ngang như hình sau:

Hàm số - Hàm RANK

bộ giá trị cần xếp, Tiêu chuẩn xếp

hạng)

 Hàm này tìm ra thứ hạng của Giá trị cần

xếp hạng trong Bảng toàn bộ các giá trị

Hàm số - Hàm RANK (tiếp)

 Ví dụ: Xếp hạng điểm Toán với người

điểm cao xếp đầu

Hàm số - Một số hàm xử lý xâu kí tự

 LEFT(“Chuỗi ký tự”, n): Cho n ký tự bên trái của chuỗi.

VD: =LEFT(“Gia Lâm – Hà Nội”,7)

cho kết quả là chuỗi “Gia Lâm”

 RIGHT(“Chuỗi ký tự”, n): Cho n ký tự bên phải của chuỗi.

VD: =RIGHT(“Gia Lâm – Hà Nội”,6)

cho kết quả là chuỗi “Hà Nội”

 MID(“Chuỗi ký tự”, m, n): Cho n ký tự tính từ

ký tự thứ m của chuỗi.

VD: =MID(“Gia Lâm–Hà Nội”,9,2)

cho kết quả là chuỗi “Hà”

Hàm số - Một số hàm xử lý ngày tháng

 NOW(): Cho ngày và giờ ở thời điểm hiện tại.

 TODAY(): Cho ngày hiện tại.

 DAY(“mm/dd/yy”): Cho giá trị ngày.

Các thao tác soạn thảo

Các thao tác soạn thảo - Sao chép

 Sao chép (Copy):

 Chọn miền

 Ấn Ctrl+C (bấm nút Copy, menu Edit/Copy)

 Dịch tới ô trái trên của miền định dán

 Ấn Ctrl+V (bấm nút Paste, menu Edit/Paste)

cận:

 Di chuột tới dấu chấm ở góc phải dưới của ô, bấm

giữ trái chuột và di qua các ô lân cận rồi nhả chuột Địa chỉ tương đối của các ô trong công thức sẽ được thay tương ứng

Các thao tác soạn thảo – Di chuyển

 Dịch chuyển (Move):

 Chọn miền

 Ấn Ctrl+X (bấm nút Cut, menu Edit/Cut)

 Dịch tới ô trái trên của miền định dán

 Ấn Ctrl+V (bấm nút Paste, menu

Edit/Paste)

Các thao tác soạn thảo – Paste Special

 Menu Edit  Paste Special …

Các thao tác soạn thảo - Undo và Redo

 Undo: Ctrl+Z, hoặc bấm nút trên

thanh công cụ chuẩn: có tác dụng huỷ

bỏ việc vừa làm, hay dùng để khôi phục trạng thái làm việc khi xảy ra sai sót.

 Redo: Ctrl+Y, hoặc bấm nút trên

thanh công cụ chuẩn: làm lại việc vừa

bỏ hoặc làm lại việc vừa làm

Các thao tác soạn thảo – Xóa, sửa

 Xoá: Chọn miền cần xoá, ấn phím Delete

 Sửa: Dịch tới ô cần sửa: kích đúp chuột,

hoặc ấn phím F2, hoặc kích chuột trên thanh công thức, con trỏ nhấp nháy trong

ô thì sửa bình thường

Các thao tác soạn thảo – Nhập 1 dãy

 Nhập một dãy liên tục cách đều vào các ô liền kề nhau (không bắt buộc tăng 1 đ.vị), vd: nhập STT, nhập các tháng trong năm…:

 Nhập 2 g/t đầu tiên của dãy vào 2 ô tương

ứng

 Bôi đen 2 ô vừa nhập

 Thực hiện kéo như khi sao chép công thức

Các thao tác soạn thảo – Định dạng

 Thay đổi kích thước hàng/cột: 2 cách chính:

 C1: Di chuột vào mép hàng/cột, con trỏ thành

hình mũi tên 2 chiều, ấn giữ trái chuột, di đến

vị trí mới rồi nhả chuột.

Các thao tác soạn thảo – Định dạng (t)

 Định dạng ô (Menu Format/Cells…)

 Trên Hộp thoại định dạng ô có các Tab sau:

+ Tab Number: định cách hiển thị số + Tab Alignment: định cách chỉnh vị trí dữ liệu + Tab Font: định font chữ

+ Tab Border: định đường kẻ viền các ô

…

Các thao tác soạn thảo – Định dạng (t)

Kiểu hiển

thị

Khung xem trước

Số chữ số thập phân

Sử dụng ký hiệu ngăn cách hàng nghìn

Cách hiển thị số âm giải thích

kiểu đang

chọn

Tab Number

Các thao tác soạn thảo – Định dạng (t)

Nhập các ô liền

kề thành 1 ô

Căn dữ liệu

chiều dọc ô

Các thao tác soạn thảo – Định dạng (t)

Tab Font

Chọn phông

Chọn màu chữ

Gạch chân

chữ

Xem trước Chọn kiểu chữ

Các thao tác soạn thảo – Định dạng (t)

Tab Border

Không kẻ

khung

Màu đường kẻ

Khung

bao ngoài

Chọn kiểu đường kẻ

Cơ sở dữ liệu – Khái niệm

 CSDL gồm các trường (field) và bản ghi (record).

 Trường là một cột CSDL, mỗi trường biểu thị một thuộc tính của đối tượng và có kiểu dữ liệu nhất định.

 Bản ghi là một hàng dữ liệu.

 Dòng đầu của miền CSDL chứa các tên trường, các dòng tiếp sau là các bản ghi.

 Trường quy định cách xếp thứ tự gọi là khoá

Có thể định tối đa 3 khoá Các bản ghi cùng

g/t ở khoá thứ nhất được xếp thứ tự theo khoá thứ 2; cùng g/t ở khoá thứ 2 được xếp thứ tự theo khoá thứ 3.

Cơ sở dữ liệu – Tìm kiếm (Lọc)

 Mục đích của tìm kiếm (Filter) là lấy

ra những bản ghi (thông tin) thoả mãn điều kiện nhất định.

CSDL – Phân loại tìm kiếm

Tìm kiếm

Tìm kiếm trên 1 trường (cột) Tìm kiếm trên 2 trường (cột)

Tìm kiếm với đK AND Tìm kiếm với đK OR

CSDL – Auto Filter

 Chọn miền CSDL gồm cả dòng tên trường

 Menu Data/Filter/AutoFilter, ô tên trường có đầu mũi tên thả xuống của hộp danh sách

 Kích chuột vào đó, có danh sách thả xuống:

All: để hiện lại mọi bản ghi

Top 10…: 10 giá trị lớn nhất

Custom…: tự định điều kiện lọc

Các giá trị rời rạc của cột

CSDL – Auto Filter (t)

Ví dụ: Tìm những người có HS >=3 và NC>24

Does not end with Không kết thúc với contains Chứa

Does not contain Không chứa

CSDL– Advanced Filter

 B1: Định miền điều kiện:

 Dòng đầu ghi tên trường để định điều kiện, chú ý

phải giống hệt tên trường của miền CSDL, tốt nhất

là copy từ tên trường CSDL

 Các dòng tiếp dưới ghi điều kiện: các điều kiện

cùng dòng là phép AND, các điều kiện khác dòng là phép OR

 B2: Thực hiện lọc

 Vào menu Data/Filter/Advanced Filter…

CSDL– Advanced Filter (t)

Ví dụ: Tìm những người có NC ≥ 26 hoặc HS ≥ 4

Định miền điều kiện

Hiện KQ lọc ngay tại

CSDL– Advanced Filter (t)

Tìm những người có NC<=26 và NC>=22

Tìm những người có NC>=26 hoặc NC<=22

Tìm những người có NC >= 26 và HS >=3

1.Định kiểu đồ thị

2.Định dữ liệu

3.Các lựa chọn: tiêu đề, các trục, chú giải …

4.Chọn nơi hiện đồ thị

Tiêu đề cột làm chú giải

Hàng Cột

Đồ thị - Bước 3: Các lựa chọn

- Tab Titles: tiêu đề đồ thị và tiêu đề các trục

Đồ thị - Bước 4: Định nơi đặt đồ thị

Đồ thị hiện trên 1 sheet mới

Đồ thị hiện trên 1sheet đã tồn tại

Đồ thị - Thay đổi đồ thị

 Chuyển đồ thị tới vị trí mới bằng phương

thức Kéo và thả.

 Thay đổi kích thước đồ thị bằng cách kích

chuột vào vùng trống của đồ thị (chart area) để xuất hiện 8 chấm đen ở 8 hướng, đặt chuột vào chấm đen, giữ trái chuột và

di tới kích thước mong muốn rồi nhả chuột.

 Thay đổi các thuộc tính của các thành

phần đồ thị (font chữ, tỷ lệ các trục, màu

sắc nền,…) bằng cách nháy chuột phải vào

thành phần đó và chọn Format …

 Có thể quay lại bất kì bước nào trong 4

bước bằng cách ấn chuột phải vào vùng trống của đồ thị và chọn bước thích hợp