Đề tài hệ quản lý phân phối hàng hoá

Một doanh nghiệp sản xuất các loại chất tẩy rửa có một hệ thống đại lý khắp các quận huyện tại thành phố Hồ Chí Minh và các tỉnh lân cận. Dựa trên yêu cầu của các đại lý, công ty sẽ cung cấp hàng với chủng loại và số lượng mà đại lý yêu cầu. Công ty chỉ cung cấp cho các đại lý mỗi tuần một lần. Như vậy, hàng tuần đại lý gửi phiếu yêu cầu trong đó ghi rõ loại hàng, số lượng cho công ty và căn cứ vào phiếu yêu cầu, công ty sẽ cung cấp đầy đủ các loại hàng mà đại lý yêu cầu nội trong ngày hôm sau. Khi hàng đã được giao cho đại lý, phiếu yêu cầu sẽ được đóng dấu đã giao và công ty lưu giữ lại phiếu yêu cầu đó. Vậy công ty sẽ kiểm soát được đã giao cho đại lý đó các chủng loại hàng nào với số lượng là bao nhiêu.

Trang 1

MỤC LỤC

I BÀI TOÁN 2

II MÔ HÌNH QUAN NIỆM DỮ LIỆU 3

1 PHÂN TÍCH BÀI TOÁN 3

2 MÔ HÌNH QUAN NIỆM DỮ LIỆU (ERD) 4

3 MÔ TẢ THỰC THỂ 5

4 MÔ TẢ MỐI KẾT HỢP 6

III MÔ HÌNH XỬ LÝ (TỰA MERISE) 8

1 MÔ HÌNH QUAN NIỆM XỬ LÝ 8

2 MÔ HÌNH TỔ CHỨC XỬ LÝ 13

IV CÀI ĐẶT, THIẾT KẾ GIAO DIỆN 18

1 PHÂN HỆ CÔNG TY (SERVER) 18

2 PHÂN HỆ ĐẠI LÝ (CLIENT) 23

V CHƯƠNG TRÌNH MINH HỌA CÁC GIAO DIỆN 27

VI KẾT LUẬN 27

Trang 2

số lượng cho công ty và căn cứ vào phiếu yêu cầu, công ty sẽ cung cấp đầy đủ các loại hàng

mà đại lý yêu cầu nội trong ngày hôm sau Khi hàng đã được giao cho đại lý, phiếu yêu cầu sẽđược đóng dấu đã giao và công ty lưu giữ lại phiếu yêu cầu đó Vậy công ty sẽ kiểm soát được

đã giao cho đại lý đó các chủng loại hàng nào với số lượng là bao nhiêu

Vào ngày thứ hai hàng tuần các đại lý phải báo cáo về công ty số lượng đã bán được trongtuần qua trong mỗi chủng loại, từ đó công ty suy ra được số tồn tại đại lý Công ty tính được sốtồn tại đại lý trong mỗi chủng loại bằng cách:

Số tồn = Số tồn tuần trước + Số lượng hàng - Số lượng hàng

cung cấp tuần này đã bán trong tuần

Công ty sẽ yêu cầu các đại lý thanh toán tiền một lần vào cuối tháng, mỗi tháng số lượnghàng thực bán trong tháng Số hàng thực bán trong tháng của đại lý là số hàng được bán trong

4 tuần cộng lại Tùy tình hình bán, công ty có thể quyết định thưởng cho đại lý, bằng cách chiếtkhấu % nào đấy trên số tiền mà đại lý phải thanh toán; điều này sẽ do phòng kinh doanh củacông ty quyết định Công ty cũng có thể phát động đợt khuyến mãi cho khách mua lẻ thôngqua các đại lý: như bình nước xã thơm loại 2 lít thay vì giá bán lẻ là 21.000 đồng nay còn19.000 đồng, và đợt khuyến mãi này áp dụng theo hình thức sau: mỗi đại lý được bán giákhuyến mãi cho 1000 bình bắt đầu từ ngày 15/5/2002 Đây là đợt khuyến mãi cho khách mua

lẻ, đại lý bán cho khách hàng với giá khuyến mãi những mặt hàng có trong danh sách khuyếnmãi mà công ty cung cấp và đến cuối tháng, đại lý thanh toán với công ty với giá khuyến mãi

đã được áp dụng trong tháng cho những mặt hàng đó Số đợt khuyến mãi trong năm, sản phẩmđược khuyến mãi, hình thức khuyến mãi (cho 1000 đơn vị bán ra kể từ ngày nào đấy, hoặc chomột khoảng thời gian nào đấy, hoặc mua 5 tặng 1, v.v…) là do Công ty quyết định Trong mộttháng có thể có nhiều đợt khuyến mãi khác nhau, nhưng khi có thì áp dụng đồng loạt cho cácđại lý trên cùng một địa bàn (Ví dụ: Tp.HCM, hoặc tỉnh Đồng Nai) Công ty và các đại lý cầnghi nhớ những đợt khuyến mãi để đến cuối tháng kiểm tra việc thanh toán cho được chính xác.Như vậy, khi đại lý thanh toán tiền vào cuối tháng, công ty sẽ kiểm tra những mặt hàng nào là

có trong danh sách khuyến mãi và giá khuyến mãi là bao nhiêu

Số lượng dữ liệu các đại lý báo cáo về rất lớn, nếu tính lũy tiến trong năm Công ty cần lưugiữ dữ liệu trong năm để cuối năm tổng kết cho từng đại lý, có quyết định khen thưởng thêmcho đại lý Hàng quý, công ty muốn thống kê số lượng tiêu thụ qua mỗi hình thức khuyến mãi,sắp xếp theo từng đại lý, từng mặt hàng

Yêu cầu:

 Xây dựng một ứng dụng tin học để phục vụ cho công ty và cho các đại lý, giữa đại lý vàcông ty được nối qua modem để chuyển báo cáo, ứng dụng phải chú ý đến yếu tố nhiều sốliệu cần được lưu trữ

 Báo cáo trình bày: Mô hình quan niệm và xử lý, thuyết minh cấu trúc vật lý đã cài đặt, mô

tả thiết kế giao diện, cài đặt theo cấu trúc Client-Server

Thực hiện:

Trang 3

Ứng dụng tin học gồm 2 phân hệ: công ty và đại lý

 Bên công ty lưu trữ một cơ sở dữ liệu gồm tất cả thông tin cần thiết

 Bên đại lý lưu trữ cơ sở dữ liệu gồm:

Các chủng loại hàng, số lượng hàng nhận, thông tin bán hàng, thông tin về các đợt khuyếnmãi Những thông tin nào thuộc Công ty thì sẽ do Công ty chuyển đến Đại lý, Đại lý chỉ sửdụng, không được phép sửa đổi Thực hiện nghiệp vụ: hàng tuần lập phiếu yêu cầu các mặthàng cho công ty và chuyển dữ liệu này cho công ty, cuối tuần lập báo cáo số lượng hàng

đã bán trong tuần trong mỗi chủng loại, cuối tháng thanh toán tiền cho công ty

II MÔ HÌNH QUAN NIỆM DỮ LIỆU

1 PHÂN TÍCH BÀI TOÁN

Phân tích các sự kiện có trong đề bài và một số giả thiết được đưa thêm vào dưới đây:

 Đại lý: Chứa đựng thông tin về các đại lý của công ty

 Phiếu yêu cầu: Giúp công ty xác định lượng hàng cần cung ứng cho đại lý Mối quan hệPhiếu yêu cầu – Mặt hàng thể hiện thông tin các mặt hàng cùng với số lượng yêu cầu (Chitiết yêu cầu) Phiếu yêu cầu phát sinh hàng tuần từ đại lý, suy ra có một mối quan hệ giữaPhiếu yêu cầu và yếu tố thời gian được ghi nhận (tuần)

 Mặt hàng: Với các thuộc tính: mã hàng, tên hàng, quy cách, đơn giá Đơn giá này do công

ty ấn định trước cho đại lý, đơn giá này có thể thay đổi nếu mặt hàng trong thời kỳ khuyếnmãi, hoặc biến động theo thị trường tại từng thời điểm Giả thiết trong bài toán này đơn giánày ổn định trong một thời gian dài, còn thực tế thì đơn giá này có thể sẽ gắn cùng với mộtgiá trị thời gian xác định

 Một đại lý thuộc một địa bàn xác định, và đợt khuyến mãi thì áp dụng đồng loạt cho cácđại lý trên cùng một địa bàn Ta có mối kết hợp Đại lý – Địa bàn, và nếu biết đại lý thuộcđịa bàn thì mặc nhiên biết được đợt khuyến mãi trên địa bàn đó là có hiệu lực áp dụng chođại lý

 Mối kết hợp giữa Đợt khuyến mãi – Mặt hàng diễn tả một danh sách các mặt hàng, giákhuyến mãi của mặt hàng đó trong một đợt khuyến mãi

 Khuyến mãi: Hình thức khuyến mãi thông thường là giảm giá, giá này ta gọi là ĐơngiáKM

Ví dụ nếu giảm cho 1000 đơn vị hàng đầu tiên kể từ ngày A thì 1000 gọi là SoLuongKM.Hình thức khuyến mãi mua hàng tặng hàng (5 tặng 1, …), giả sử công ty gởi đại lý 500chai nước xả thơm để tặng khách hàng thì 500 chai này công ty sẽ không tính vào số lượnghàng xuất (cho một phiếu yêu cầu bất kỳ) cho đại lý

 Thông tin bán hàng trong tuần: Số lượng mỗi loại hàng bán tại đại lý là con số tổng kếtcuối cùng, ở đây ta không chú ý đến chi tiết từng món hàng đã được bán cụ thể cho ai, bán

có hoá đơn không hay không

 Thứ hai hàng tuần các đại lý phải báo cáo về công ty số lượng đã bán được trong tuần quatrong mỗi chủng loại, từ đó công ty suy ra được số tồn tại đại lý Thông tin bán hàng phụthuộc mỗi đại lý cụ thể, đồng thời phụ thuộc vào từng tuần, mối kết hợp Tuần – Mặt hàng– Đại lý thể hiện thông tin bán hàng trong tuần của đại lý

 Hàng tuần đại lý gửi phiếu yêu cầu trong đó ghi rõ loại hàng, số lượng cho công ty, ta cómối kết hợp Tuần - Phiếu yêu cầu

 Công ty yêu cầu các đại lý thanh toán tiền một lần vào cuối mỗi tháng, Đó là số tiền tươngứng số hàng thực bán trong tháng (4 tuần) cộng lại Như vậy có mối kết hợp giữa đại lý vàthời gian (Tháng) về xác lập thời hạn, số tiền thanh toán

Chúng ta đề nghị mô hình quan niệm cho Hệ thống thông tin (HTTT) Quản lý phân phốihàng hóa cho các đại lý của một doanh nghiệp như sau:

Trang 4

2 MƠ HÌNH QUAN NIỆM DỮ LIỆU (ERD)

Hệ thống thơng tin:

QUẢN LÝ PHÂN PHỐI HÀNG

HĨA CHO CÁC ĐẠI LÝ

MƠ HÌNH QUAN NIỆM DỮ LIỆU Ngày lập: 01/01/2003

Ta nhận ra rằng, hầu hết các thơng tin xuất hiện ở cơng ty sẽ được phân về (phân tán) vàlưu trữ tại các đại lý tương ứng, đĩ là các đợt khuyến mãi, danh mục các mặt hàng cĩ trongkho đại lý, …) Trường hợp ngược lại, cơng ty cần nhận từ đại lý phiếu yêu cầu cung ứnghàng, số lượng hàng bán trong tuần Tuy nhiên, khi thực sự cài đặt, độ lớn của khơng gian lưutrữ dữ liệu ở đại lý sẽ chiếm quy mơ nhỏ hơn, do cơng ty là nơi tập trung dữ liệu của tất cả cácđại lý

3 MƠ TẢ THỰC THỂ

QUẢN LÝ PHÂN PHỐI

HÀNG HÓA CHO CÁC ĐẠI

LÝ

Mơ tả thực thể Mặt Hàng Ngày lập: 01/01/2003

DonGia Giá xuất hàng tại công ty, bán tại đại lý

Trang 5

Mơ tả thực thể Phiếu Yêu Cầu Ngày lập: 01/01/2003

chuyển lên công ty chưa, Công ty đã cungcấp hàng hay chưa

MaDiaBan Mã số của từng địa bàn nơi Công ty

cung cấp hàng cho các Đại lý trong địabàn

Khoá

Mơ tả thực thể Đợt Khuyến Mãi Ngày lập: 01/01/2003

Hệ thống thơng tin: Mơ tả thực thể Tuần Ngày lập: 01/01/2003

Trang 6

NgayDauTuan Ngày đầu trong tuần của một tháng (bao

gồm thông tin tháng, năm)

4 MÔ TẢ MỐI KẾT HỢP

Mơ tả mối kết hợp CT Phiếu

Yêu cầu

Ngày lập: 01/01/2003

SoLuongYC Số lượng của từng loại hàng đại lý yêu

cầu công ty cung cấp

Mơ tả mối kết hợp CT Khuyến

SoLuongKM Số lượng khuyến mãi trong từng loại

hàng

Trang 7

Mơ tả mối kết hợp CT Hàng

trong tuần

Ngày lập: 01/01/2003

SLTonDauTuan Số lượng tồn đầu tuần của mặt hàng

trong kho của đại lý

SLNhapTrongTuan Số lượng nhập trong tuần của mặt hàng

theo phiếu yêu cầu được đáp ứngSLXuatTrongTuan Số lượng tổng kết bán cuối cùng trong

tuần của mặt hàng của đại lý

Mơ tả mối kết hợp Thanh Tốn Ngày lập: 01/01/2003

tháng hay chưa

III MƠ HÌNH XỬ LÝ (TỰA MERISE)

1 MƠ HÌNH QUAN NIỆM XỬ LÝ.

Chúng ta sẽ đưa thêm những giả định để bổ sung cho những ý ngầm định khơng được nêutrong phần đề bài trong quá trình triển khai các mơ hình xử lý:

 HTTT này là một nhánh trong một HTTT lớn của tồn cơng ty với mục tiêu phục vụ choviệc phân phối hàng hố Cĩ một tổ nào đĩ sử dụng chương trình này để điều phối việcgiao hàng

 HTTT của chúng ta nhận phiếu yêu cầu xuất hàng cho đại lý từ HTTT lớn nĩi trên, và tổphân phối hàng chỉ cĩ nhiệm vụ xuất hàng theo đúng số lượng trong phiếu yêu cầu, chuyênchở đến đại lý, ký nhận giao hàng với đại lý, và xác nhận đã giao hàng trên phiếu yêu cầu.Thơng tin phiếu giao hàng sẽ được nơi cĩ trách nhiệm tương ứng xử lý tiếp (ngồi phạm viHTTT của chúng ta)

 Khi ký hợp đồng với đại lý, cơng ty và đại lý đã cĩ những thoả thuận về số lượng hàng yêucầu thêm dựa trên lượng hàng tồn hiện tại tại đại lý HTTT này khơng quan tâm trường hợpđại lý cịn nợ tiền hàng tháng sẽ tiếp tục nhận hàng, yêu cầu thêm hàng hay khơng Điềunày hàm ý rằng mọi dữ liệu về phiếu yêu cầu mặt hàng khi đến HTTT của chúng ta đãđược xác nhận hợp lệ, chúng ta chỉ việc xuất hàng theo đúng số lượng yêu cầu và xác nhậnviệc xuất hàng mà thơi

 Thanh tốn là thao tác thủ cơng ( chuyển khoản, trao tiền mặt), tuy nhiên việc tính ra con

số tiền cần thanh tốn của đại lý là tự động

 Khi cĩ một Đại lý mới tham gia hệ thống, mặc định cơng ty đã giao hàng đợt đầu tiên màkhơng cần chờ phiếu yêu cầu, và thơng tin về đại lý này chúng ta sẽ lấy từ hệ thống lớncủa cơng ty

 Thơng tin về các mặt hàng của cơng ty cũng sẽ lấy từ hệ thống lớn của cơng ty

Như thế, mơ hình xử lý của HTTT của chúng ta sẽ như sau:

Trang 8

MƠ HÌNH XỬ LÝ CẤP 0

Đầu vào của HTTT:

- Đại lý gởi các thơng tin đặt hàng

- Đại lý gởi các thơng tin báo cáo số lượng hàng bán trong tuần

Đầu ra của HTTT:

- Đại lý nhận thơng tin các đợt khuyến mãi

- Đại lý nhận thơng tin về hàng giao theo yêu cầu

- Đại lý nhận thơng tin về số tiền cần thanh tốn trong tháng

MƠ HÌNH XỬ LÝ CẤP 1

Xử lý gởi đơn yêu cầu hàng và Xử lý báo cáo hàng bán trong tuần cùng diễn ra trong tuầnnhưng khơng theo trình tự trước sau, nên trong mơ hình này diễn đạt hai quá trình như là haiquá trình độc lập nhau (cĩ thể hiểu là song song hay tuần tự) Hai quá trình này đều cùng lệthuộc vào quá trình thứ ba, kết nối qua mạng, trước khi tiến hành truyền dữ liệu Hai quá trìnhtrên xuất phát từ hai điểm khác nhau nhưng sau đĩ cùng nhập chung ở đoạn kết nối mạng, sau

đĩ lại tách riêng theo quy trình nghiệp vụ vốn cĩ (dĩ nhiên vẫn cĩ thể sử dụng lẫn nhau dữ liệu

mà chúng phát sinh)

phân phối hàng hóa cho đại lý

SL xuất trong tuần

phiếu yêu cầu

SL hàng giao theo yêu cầu

danh mục hàng khuyến mãi

tổng số tiền thanh toán

Trang 10

6.) Kiểm tra số lần truyền : Nếu số lần truyền dữ liệu bị hỏng vượt quá một ngưỡng nào

đó, có thể do hệ thống mạng bị bận, đợi dịp khác thuận lợi để thử truyền lại

7.) Công ty tiếp nhận PYC, số liệu báo cáo: Dữ liệu truyền từ đại lý đã chuyển lên server

công ty

8.) Cấp hàng: Công ty cấp hàng cho đại lý theo PYC nhận được.

9.) Cập nhật tồn kho đại lý: Hàng theo yêu cầu đã được giao cho đại lý, đại lý xác nhận

hàng đã nhận

10.) Tính số tiền cần thanh toán: Dựa trên số lượng hàng bán báo cáo bởi đại lý + thông

tin hàng khuyến mãi, công ty tính ra số tiền đại lý cần thanh toán trong tháng

Trang 11

11.) Thông báo, nhắc đại lý thanh toán: Gọi điện báo, nhắc nhở đại lý đến hạn thanh

toán tiền hàng cho công ty

MÔ HÌNH XỬ LÝ CẤP 2

Mô tả các quy tắc xử lý

1) Kiểm tra hàng thuộc danh sách khuyến mãi: Nếu hàng có khuyến mãi, công ty ghi

nhận giá khuyến mãi để báo cho đại lý, và để tính tiền sau này

2) Báo cho đại lý nhận hàng, và giao hàng cho đại lý: Hàng theo yêu cầu của đại lý

được công ty đáp ứng và giao nhận

3.) Tính tổng số tiền: Tổng số tiền hàng trong tháng của đại lý ( trên số lượng hàng bán

của đại lý)

4.) Chiết khấu: Nếu trong tháng đại lý bán vượt mức nào đó sẽ được công ty giảm chiết

khấu trên số tiền phải thanh toán

Trang 12

MỘT SỐ QUY TRÌNH XỬ LÝ ĐẶC BIỆT

Mô tả các quy tắc xử lý

1) Xử lý thống kê: Thống kê và in các báo biểu về lượng hàng tiêu thụ qua mỗi hình thức

khuyến mãi, theo từng mặt hàng, từng đại lý

2.) Lập danh sách các mặt hàng khuyến mãi: Công ty đưa ra các đợt khuyến mãi với số

lượng hàng, mặt hàng, và đơn giá khuyến mãi

3.) Thông báo cho các đại lý: Các đại lý nhận thông tin về các đợt khuyến mãi nếu thuộc

địa bàn khuyến mãi

Trang 13

yêu cầu

2 Kết nối với công ty Trong tuần Tự động Đại lý Kết nối với công ty

3 1.Chọn dữ liệu cần truyền lên công ty

2.Truyền dữ liệu Trong tuần

Trong tuần

Tự động

Đại lý Đại lý

Truyền dữ liệu lên công ty

4 Kiểm tra đường truyền, chuẩn bị kết

nối lại

Trong tuần Tự động Đại lý Kiểm tra đường

truyền, chuẩn bị kết nối lại

5 Kiểm tra số lần truyền hỏng Trong tuần Tự động Đại lý Kiểm tra số lần

phiếu yêu cầu

7 1.Kiểm tra hàng thuộc danh sách

khuyến mãi

2.Thiết lập giá cho hàng giao

Trong tuần Trong tuần

Tự động

Công ty Công ty

Kiểm tra hàng thuộc danh sách khuyến mãi

8 Báo cho đại lý nhận hàng Trong tuần Thủ công Công ty Báo cho đại lý nhận

hàng

9 1.Chở hàng và giao nhận hàng ở đại lý

2.Thiết lập trạng thái đã giao hàng

Trong tuần Thủ công

Tự động

Đại lý Giao hàng cho đại lý

Cập nhật số lượng hàng ở đại lý Trong tuần Tự động Đại lý Cập nhật số lượng

hàng ở đại lý Công ty tiếp nhận số liệu Đầu tuần Tự động Công ty Công ty tiếp nhận số

11 Tính tổng số tiền Cuối tháng Tự động Công ty Tính tổng số tiền

12 1.Kiểm tra số lượng hàng bán vượt

đến thanh toán Nhắc thanh toán Cuối tháng Thủ công Công ty Nhắc thanh toán

Trang 14

Tiếp theo hình trang bên

Mạng/Đường truyền kết nối Công ty

{ }

{ } { }

{ }

Đại Lý

trong tuần có yêu cầu mặthàng

điền phiếu yêu

cầu

phiếu yêu mặt

kiểm tra đường truyền, chuẩn bị kết nối lại có yêu cầu kết nối lại Đ

chưa kết nối được

7Đ

Đ

chi tiết số lượng bán các mặt hàng trong tuần truyền thành công

thử truyền lại

chi tiết PYC đã truyền thành công

dữ liệu truyền bị hủy bỏ, chờ lần khác

truyền không thành công

Truyền dữ liệu lên công ty

kiểm tra số lần truyền hỏng

Định kỳ Kiểm tra hàng thuộc

danh sách KM -Danh mục

hàng -Hàng KM

chi tiết Phiếu Yêu Cầu đã nhận

chi tiết PYC

công ty tiếp nhận phiếu yêu cầu

danh sách mặt hàng có KM và không KM

thiết lập giá cho hàng giao

Đ 7Đ hàng bán theo giá khuyến mãi hàng bán đúng

giá giao

báo cho đại lý nhận hàng

danh mục, đơn giá,

SL hàng sẽ giao Hàng đã giao

số lượng hàng

nhập trong tuần

cập nhật số

lượnghàng ở đại lý

PYC đã

giao hàng

{ }

chở hàng và

giao nhận hàng

ở đại lý

chi tiết hàng đã

giao

Thông báo đáp ứng hàng thiết lập trạng

thái đã giao hàng

SLNhập Trong tuần{ }

{ }

Khối 1

Định dạng
Số trang	26
Dung lượng	2,47 MB

Đề tài hệ quản lý phân phối hàng hoá

CHƯƠNG TRÌNH MINH HỌA CÂC GIAO DIỆN