BÁO CÁO THỰC TẬP-ĐỀ TÀI QUẢN LÝ PHÂN PHỐI HÀNG HÓA

Công tytính được số tồn tại đại lý trong mỗi chủng loại bằng cách:Số tồn = Số tồn tuần trước + Số lượng hàng - Số lượng hàng cung cấp tuần này đã bán trong tuần Công ty sẽ yêu cầu các đ

Trang 1

ADDRESS: 104/4A NHẤT CHI MAI, F.13, Q.TÂN BÌNH, TP HCM

WEBSITE: WWW.VIETTECHS.COM EMAIL : ADMIN@VIETTECHS.COM TEL : (848)90.40.125 - (848)86.25.887

******************************************************************************************

MỤC LỤC

I BÀI TOÁN 2

II MÔ HÌNH QUAN NIỆM DỮ LIỆU 3

1 PHÂN TÍCH BÀI TOÁN 3

2 MÔ HÌNH QUAN NIỆM DỮ LIỆU (ERD) 4

3 MÔ TẢ THỰC THỂ 5

4 MÔ TẢ MỐI KẾT HỢP 6

III MÔ HÌNH XỬ LÝ (TỰA MERISE) 7

1 MÔ HÌNH QUAN NIỆM XỬ LÝ 7

2 MÔ HÌNH TỔ CHỨC XỬ LÝ 12

IV CÀI ĐẶT, THIẾT KẾ GIAO DIỆN 17

1 PHÂN HỆ CÔNG TY (SERVER) 17

2 PHÂN HỆ ĐẠI LÝ (CLIENT) 22

V CHƯƠNG TRÌNH MINH HỌA CÁC GIAO DIỆN 26

VI KẾT LUẬN 26

Trang 2

Vào ngày thứ hai hàng tuần các đại lý phải báo cáo về công ty số lượng đã bán đượctrong tuần qua trong mỗi chủng loại, từ đó công ty suy ra được số tồn tại đại lý Công tytính được số tồn tại đại lý trong mỗi chủng loại bằng cách:

Số tồn = Số tồn tuần trước + Số lượng hàng - Số lượng hàng

cung cấp tuần này đã bán trong tuần

Công ty sẽ yêu cầu các đại lý thanh toán tiền một lần vào cuối tháng, mỗi tháng sốlượng hàng thực bán trong tháng Số hàng thực bán trong tháng của đại lý là số hàng đượcbán trong 4 tuần cộng lại Tùy tình hình bán, công ty có thể quyết định thưởng cho đại lý,bằng cách chiết khấu % nào đấy trên số tiền mà đại lý phải thanh toán; điều này sẽ dophòng kinh doanh của công ty quyết định Công ty cũng có thể phát động đợt khuyến mãicho khách mua lẻ thông qua các đại lý: như bình nước xã thơm loại 2 lít thay vì giá bán lẻlà 21.000 đồng nay còn 19.000 đồng, và đợt khuyến mãi này áp dụng theo hình thức sau:mỗi đại lý được bán giá khuyến mãi cho 1000 bình bắt đầu từ ngày 15/5/2002 Đây là đợtkhuyến mãi cho khách mua lẻ, đại lý bán cho khách hàng với giá khuyến mãi những mặthàng có trong danh sách khuyến mãi mà công ty cung cấp và đến cuối tháng, đại lý thanhtoán với công ty với giá khuyến mãi đã được áp dụng trong tháng cho những mặt hàng đó.Số đợt khuyến mãi trong năm, sản phẩm được khuyến mãi, hình thức khuyến mãi (cho

1000 đơn vị bán ra kể từ ngày nào đấy, hoặc cho một khoảng thời gian nào đấy, hoặc mua

5 tặng 1, v.v…) là do Công ty quyết định Trong một tháng có thể có nhiều đợt khuyến mãikhác nhau, nhưng khi có thì áp dụng đồng loạt cho các đại lý trên cùng một địa bàn (Ví dụ:Tp.HCM, hoặc tỉnh Đồng Nai) Công ty và các đại lý cần ghi nhớ những đợt khuyến mãi đểđến cuối tháng kiểm tra việc thanh toán cho được chính xác Như vậy, khi đại lý thanh toántiền vào cuối tháng, công ty sẽ kiểm tra những mặt hàng nào là có trong danh sách khuyếnmãi và giá khuyến mãi là bao nhiêu

Số lượng dữ liệu các đại lý báo cáo về rất lớn, nếu tính lũy tiến trong năm Công ty cầnlưu giữ dữ liệu trong năm để cuối năm tổng kết cho từng đại lý, có quyết định khen thưởngthêm cho đại lý Hàng quý, công ty muốn thống kê số lượng tiêu thụ qua mỗi hình thứckhuyến mãi, sắp xếp theo từng đại lý, từng mặt hàng

Trang 3

Yêu cầu:

 Xây dựng một ứng dụng tin học để phục vụ cho công ty và cho các đại lý, giữa đại lývà công ty được nối qua modem để chuyển báo cáo, ứng dụng phải chú ý đến yếu tốnhiều số liệu cần được lưu trữ

 Báo cáo trình bày: Mô hình quan niệm và xử lý, thuyết minh cấu trúc vật lý đã cài đặt,mô tả thiết kế giao diện, cài đặt theo cấu trúc Client-Server

Thực hiện:

Ứng dụng tin học gồm 2 phân hệ: công ty và đại lý

 Bên công ty lưu trữ một cơ sở dữ liệu gồm tất cả thông tin cần thiết

 Bên đại lý lưu trữ cơ sở dữ liệu gồm:

Các chủng loại hàng, số lượng hàng nhận, thông tin bán hàng, thông tin về các đợtkhuyến mãi Những thông tin nào thuộc Công ty thì sẽ do Công ty chuyển đến Đại lý,Đại lý chỉ sử dụng, không được phép sửa đổi Thực hiện nghiệp vụ: hàng tuần lập phiếuyêu cầu các mặt hàng cho công ty và chuyển dữ liệu này cho công ty, cuối tuần lập báocáo số lượng hàng đã bán trong tuần trong mỗi chủng loại, cuối tháng thanh toán tiềncho công ty

II MÔ HÌNH QUAN NIỆM DỮ LIỆU

1 PHÂN TÍCH BÀI TOÁN

Phân tích các sự kiện có trong đề bài và một số giả thiết được đưa thêm vào dưới đây:

 Đại lý: Chứa đựng thông tin về các đại lý của công ty

 Phiếu yêu cầu: Giúp công ty xác định lượng hàng cần cung ứng cho đại lý Mối quan hệPhiếu yêu cầu – Mặt hàng thể hiện thông tin các mặt hàng cùng với số lượng yêu cầu(Chi tiết yêu cầu) Phiếu yêu cầu phát sinh hàng tuần từ đại lý, suy ra có một mối quanhệ giữa Phiếu yêu cầu và yếu tố thời gian được ghi nhận (tuần)

 Mặt hàng: Với các thuộc tính: mã hàng, tên hàng, quy cách, đơn giá Đơn giá này docông ty ấn định trước cho đại lý, đơn giá này có thể thay đổi nếu mặt hàng trong thời kỳkhuyến mãi, hoặc biến động theo thị trường tại từng thời điểm Giả thiết trong bài toánnày đơn giá này ổn định trong một thời gian dài, còn thực tế thì đơn giá này có thể sẽgắn cùng với một giá trị thời gian xác định

 Một đại lý thuộc một địa bàn xác định, và đợt khuyến mãi thì áp dụng đồng loạt chocác đại lý trên cùng một địa bàn Ta có mối kết hợp Đại lý – Địa bàn, và nếu biết đạilý thuộc địa bàn thì mặc nhiên biết được đợt khuyến mãi trên địa bàn đó là có hiệu lựcáp dụng cho đại lý

 Mối kết hợp giữa Đợt khuyến mãi – Mặt hàng diễn tả một danh sách các mặt hàng, giákhuyến mãi của mặt hàng đó trong một đợt khuyến mãi

 Khuyến mãi: Hình thức khuyến mãi thông thường là giảm giá, giá này ta gọi làĐơngiáKM Ví dụ nếu giảm cho 1000 đơn vị hàng đầu tiên kể từ ngày A thì 1000 gọi làSoLuongKM Hình thức khuyến mãi mua hàng tặng hàng (5 tặng 1, …), giả sử công ty

Trang 4

 Thông tin bán hàng trong tuần: Số lượng mỗi loại hàng bán tại đại lý là con số tổng kếtcuối cùng, ở đây ta không chú ý đến chi tiết từng món hàng đã được bán cụ thể cho ai,bán có hoá đơn không hay không.

 Thứ hai hàng tuần các đại lý phải báo cáo về công ty số lượng đã bán được trong tuầnqua trong mỗi chủng loại, từ đó công ty suy ra được số tồn tại đại lý Thông tin bánhàng phụ thuộc mỗi đại lý cụ thể, đồng thời phụ thuộc vào từng tuần, mối kết hợp Tuần– Mặt hàng – Đại lý thể hiện thông tin bán hàng trong tuần của đại lý

 Hàng tuần đại lý gửi phiếu yêu cầu trong đó ghi rõ loại hàng, số lượng cho công ty, tacó mối kết hợp Tuần - Phiếu yêu cầu

 Công ty yêu cầu các đại lý thanh toán tiền một lần vào cuối mỗi tháng, Đó là số tiềntương ứng số hàng thực bán trong tháng (4 tuần) cộng lại Như vậy có mối kết hợp giữađại lý và thời gian (Tháng) về xác lập thời hạn, số tiền thanh toán

Chúng ta đề nghị mô hình quan niệm cho Hệ thống thông tin (HTTT) Quản lý phânphối hàng hóa cho các đại lý của một doanh nghiệp như sau:

2 MÔ HÌNH QUAN NIỆM DỮ LIỆU (ERD)

Hệ thống thông tin:

QUẢN LÝ PHÂN PHỐI HÀNG

HÓA CHO CÁC ĐẠI LÝ

MÔ HÌNH QUAN NIỆM DỮ LIỆU

Ngày lập: 01/01/2003

Trang 5

Ta nhận ra rằng, hầu hết các thông tin xuất hiện ở công ty sẽ được phân về (phân tán)và lưu trữ tại các đại lý tương ứng, đó là các đợt khuyến mãi, danh mục các mặt hàng cótrong kho đại lý, …) Trường hợp ngược lại, công ty cần nhận từ đại lý phiếu yêu cầu cungứng hàng, số lượng hàng bán trong tuần Tuy nhiên, khi thực sự cài đặt, độ lớn của khônggian lưu trữ dữ liệu ở đại lý sẽ chiếm quy mô nhỏ hơn, do công ty là nơi tập trung dữ liệucủa tất cả các đại lý.

3 MÔ TẢ THỰC THỂ

QUẢN LÝ PHÂN PHỐI

HÀNG HÓA CHO CÁC ĐẠI

LÝ

Mô tả thực thể Mặt Hàng Ngày lập: 01/01/2003

TenHang Tên chi tiết hàng

QuyCach Quy cách của hàng

DonGia Giá xuất hàng tại công ty, bán tại đại lý

LÝ

Mô tả thực thể Phiếu Yêu

Cầu

Ngày lập: 01/01/2003

NgayLap Ngày lập Phiếu yêu cầu và gửi lên Công ty

TinhTrang Cho biết Phiếu yêu cầu đã được phiếu đã

chuyển lên công ty chưa, Công ty đã cungcấp hàng hay chưa

LÝ

Mô tả thực thể Đại Lý Ngày lập: 01/01/2003

TenDaiLy Tên của đại lý

DiaChi Địa chỉ của đại lý

LÝ

Mô tả thực thể Địa Bàn Ngày lập: 01/01/2003

Trang 6

cung cấp hàng cho các Đại lý trong địabàn

TenDiaBan Tên chi tiết của địa bàn đó

LÝ

Mô tả thực thể Đợt Khuyến Mãi Ngày lập: 01/01/2003

MaDotKM Mã số của đợt khuyến mãi Khoá

TuNgay Ngày bắt đầu của đợt khuyến mãi

DenNgay Ngày kết thúc của đợt khuyến mãi

HinhThucKM Hình thức của từng đợt khuyến mãi

LÝ

Mô tả thực thể Tháng Ngày lập: 01/01/2003

Thang Tháng cụ thể trong một năm

Nam Năm cụ thể nào đó

LÝ

Mô tả thực thể Tuần Ngày lập: 01/01/2003

NgayDauTuan Ngày đầu trong tuần của một tháng (bao

gồm thông tin tháng, năm)

4 MÔ TẢ MỐI KẾT HỢP

LÝ

Mô tả mối kết hợp CT Phiếu

SoLuongYC Số lượng của từng loại hàng đại lý yêu

cầu công ty cung cấp

LÝ

Mô tả mối kết hợp CT Khuyến

SoLuongKM Số lượng khuyến mãi trong từng loại

Trang 7

hàngDonGiaKM Đơn giá khuyến mãi áp dụng cho hàng

Trang 8

LÝ

Mô tả mối kết hợp CT Hàng

SLTonDauTuan Số lượng tồn đầu tuần của mặt hàng

trong kho của đại lý

SLNhapTrongTuan Số lượng nhập trong tuần của mặt hàng

theo phiếu yêu cầu được đáp ứngSLXuatTrongTuan Số lượng tổng kết bán cuối cùng trong

tuần của mặt hàng của đại lý

LÝ

Mô tả mối kết hợp Thanh Toán Ngày lập: 01/01/2003

TongSoTien Tổng số tiền cần thanh toán của đại lý

ChietKhau Giảm chiết khấu cho đại lý

TinhTrang Cho biết đại lý đã thanh toán tiền trong

tháng hay chưa

III MÔ HÌNH XỬ LÝ (TỰA MERISE)

1 MÔ HÌNH QUAN NIỆM XỬ LÝ.

Chúng ta sẽ đưa thêm những giả định để bổ sung cho những ý ngầm định không đượcnêu trong phần đề bài trong quá trình triển khai các mô hình xử lý:

 HTTT này là một nhánh trong một HTTT lớn của toàn công ty với mục tiêu phục vụcho việc phân phối hàng hoá Có một tổ nào đó sử dụng chương trình này để điều phốiviệc giao hàng

 HTTT của chúng ta nhận phiếu yêu cầu xuất hàng cho đại lý từ HTTT lớn nói trên, vàtổ phân phối hàng chỉ có nhiệm vụ xuất hàng theo đúng số lượng trong phiếu yêu cầu,chuyên chở đến đại lý, ký nhận giao hàng với đại lý, và xác nhận đã giao hàng trênphiếu yêu cầu Thông tin phiếu giao hàng sẽ được nơi có trách nhiệm tương ứng xử lýtiếp (ngoài phạm vi HTTT của chúng ta)

 Khi ký hợp đồng với đại lý, công ty và đại lý đã có những thoả thuận về số lượng hàngyêu cầu thêm dựa trên lượng hàng tồn hiện tại tại đại lý HTTT này không quan tâmtrường hợp đại lý còn nợ tiền hàng tháng sẽ tiếp tục nhận hàng, yêu cầu thêm hàng haykhông Điều này hàm ý rằng mọi dữ liệu về phiếu yêu cầu mặt hàng khi đến HTTTcủa chúng ta đã được xác nhận hợp lệ, chúng ta chỉ việc xuất hàng theo đúng số lượngyêu cầu và xác nhận việc xuất hàng mà thôi

 Thanh toán là thao tác thủ công ( chuyển khoản, trao tiền mặt), tuy nhiên việc tính racon số tiền cần thanh toán của đại lý là tự động

Trang 9

 Khi có một Đại lý mới tham gia hệ thống, mặc định công ty đã giao hàng đợt đầu tiênmà không cần chờ phiếu yêu cầu, và thông tin về đại lý này chúng ta sẽ lấy từ hệthống lớn của công ty.

 Thông tin về các mặt hàng của công ty cũng sẽ lấy từ hệ thống lớn của công ty

Như thế, mô hình xử lý của HTTT của chúng ta sẽ như sau:

MÔ HÌNH XỬ LÝ CẤP 0

Đầu vào của HTTT:

- Đại lý gởi các thông tin đặt hàng

- Đại lý gởi các thông tin báo cáo số lượng hàng bán trong tuần

Đầu ra của HTTT:

- Đại lý nhận thông tin các đợt khuyến mãi

- Đại lý nhận thông tin về hàng giao theo yêu cầu

- Đại lý nhận thông tin về số tiền cần thanh toán trong tháng

Xử lý gởi đơn yêu cầu hàng và Xử lý báo cáo hàng bán trong tuần cùng diễn ra trongtuần nhưng không theo trình tự trước sau, nên trong mô hình này diễn đạt hai quá trình nhưlà hai quá trình độc lập nhau (có thể hiểu là song song hay tuần tự) Hai quá trình này đềucùng lệ thuộc vào quá trình thứ ba, kết nối qua mạng, trước khi tiến hành truyền dữ liệu.Hai quá trình trên xuất phát từ hai điểm khác nhau nhưng sau đó cùng nhập chung ở đoạnkết nối mạng, sau đó lại tách riêng theo quy trình nghiệp vụ vốn có (dĩ nhiên vẫn có thể sửdụng lẫn nhau dữ liệu mà chúng phát sinh)

phân phối hàng hóa cho đại lý

SL xuất trong tuần

phiếu yêu cầu

SL hàng giao theo yêu cầu

danh mục hàng khuyến mãi

tổng số tiền thanh toán

Trang 11

Mô tả các quy tắc xử lý

1) Tiếp nhận lập Phiếu yêu cầu (PYC): Đại lý có yêu cầu cung ứng hàng và lập PYC 2) Thống kê số lượng hàng bán trong tuần: Hàng tuần đại lý cần ghi nhận lại số

lượng bán các mặt hàng

3.) Kết nối với công ty: Liên kết mạng với công ty chuẩn bị chuyển dữ liệu từ đại lý

lên công ty

4.) Truyền dữ liệu: Bắt đầu công việc truyền dữ liệu khi đại lý đã sẵn sàng kết nối với

công ty

5.) Kiểm tra đường truyền: Coi lại hệ thống phần cứng mạng tại đại lý đã sẵn sàng

kết nối

6.) Kiểm tra số lần truyền : Nếu số lần truyền dữ liệu bị hỏng vượt quá một ngưỡng

nào đó, có thể do hệ thống mạng bị bận, đợi dịp khác thuận lợi để thử truyền lại

7.) Công ty tiếp nhận PYC, số liệu báo cáo: Dữ liệu truyền từ đại lý đã chuyển lên

server công ty

Trang 12

9.) Cập nhật tồn kho đại lý: Hàng theo yêu cầu đã được giao cho đại lý, đại lý xác

nhận hàng đã nhận

10.) Tính số tiền cần thanh toán: Dựa trên số lượng hàng bán báo cáo bởi đại lý +

thông tin hàng khuyến mãi, công ty tính ra số tiền đại lý cần thanh toán trong tháng

11.) Thông báo, nhắc đại lý thanh toán: Gọi điện báo, nhắc nhở đại lý đến hạn thanh

toán tiền hàng cho công ty

1) Kiểm tra hàng thuộc danh sách khuyến mãi: Nếu hàng có khuyến mãi, công ty

ghi nhận giá khuyến mãi để báo cho đại lý, và để tính tiền sau này

2) Báo cho đại lý nhận hàng, và giao hàng cho đại lý: Hàng theo yêu cầu của đại lý

được công ty đáp ứng và giao nhận

3.) Tính tổng số tiền: Tổng số tiền hàng trong tháng của đại lý ( trên số lượng hàng

bán của đại lý)

4.) Chiết khấu: Nếu trong tháng đại lý bán vượt mức nào đó sẽ được công ty giảm

chiết khấu trên số tiền phải thanh toán

Trang 13

MỘT SỐ QUY TRÌNH XỬ LÝ ĐẶC BIỆT

1) Xử lý thống kê: Thống kê và in các báo biểu về lượng hàng tiêu thụ qua mỗi hình

thức khuyến mãi, theo từng mặt hàng, từng đại lý

2.) Lập danh sách các mặt hàng khuyến mãi: Công ty đưa ra các đợt khuyến mãi với

số lượng hàng, mặt hàng, và đơn giá khuyến mãi

3.) Thông báo cho các đại lý: Các đại lý nhận thông tin về các đợt khuyến mãi nếu

thuộc địa bàn khuyến mãi

2 MÔ HÌNH TỔ CHỨC XỬ LÝ

 Các phòng ban, diễn viên sau tham gia vào HTTT

Trang 14

STT Tên Thủ tục Chức năng Thời gian Bản chất Chỗ làm

việc

Xuất xứ

1 Điền phiếu yêu cầu Trong ngày Tự động Đại lý Tiếp nhận, lập

phiếu yêu cầu

2 Kết nối với công ty Trong tuần Tự động Đại lý Kết nối với công ty

3 1.Chọn dữ liệu cần truyền lên công

ty

2.Truyền dữ liệu

Trong tuần Trong tuần

Tự động Tự động

Đại lý Đại lý

Truyền dữ liệu lên công ty

4 Kiểm tra đường truyền, chuẩn bị kết

nối lại Trong tuần Tự động Đại lý Kiểm tra đường truyền, chuẩn bị kết

nối lại

5 Kiểm tra số lần truyền hỏng Trong tuần Tự động Đại lý Kiểm tra số lần

truyền hỏng

6 Nhập số lượng hàng bán trong tuần

cho từng mặt hàng

Cuối tuần Tự động Đại lý Thống kê số lượng

hàng bán trong tuần Công ty tiếp nhận phiếu yêu cầu Tự động Công ty Công ty tiếp nhận

phiếu yêu cầu

7 1.Kiểm tra hàng thuộc danh sách

khuyến mãi

2.Thiết lập giá cho hàng giao

Trong tuần Trong tuần

Công ty Công ty

Kiểm tra hàng thuộc danh sách khuyến mãi

8 Báo cho đại lý nhận hàng Trong tuần Thủ công Công ty Báo cho đại lý nhận

hàng

9 1.Chở hàng và giao nhận hàng ở đại

lý

2.Thiết lập trạng thái đã giao hàng

Trong tuần Thủ công

Tự động

Đại lý Giao hàng cho đại

lý

Cập nhật số lượng hàng ở đại lý Trong tuần Tự động Đại lý Cập nhật số lượng

hàng ở đại lý Công ty tiếp nhận số liệu Đầu tuần Tự động Công ty Công ty tiếp nhận

số liệu

10 1.Kiểm tra hàng thuộc danh sách

khuyến mãi

2.Lấy giá khuyến mãi

Cuối tháng Tự động

Tự động

Công ty Kiểm tra hàng

thuộc danh sách khuyến mãi, đối chiếu đơn giá

11 Tính tổng số tiền Cuối tháng Tự động Công ty Tính tổng số tiền

12 1.Kiểm tra số lượng hàng bán vượt

định mức

2.Ấn định giá chiết khấu

Cuối tháng Tự động

Tự động

Công ty Xem xét giảm trừ

chiết khấu Thông báo đại lý đến thanh toán Cuối tháng Thủ công Công ty Thông báo đại lý

đến thanh toán Nhắc thanh toán Cuối tháng Thủ công Công ty Nhắc thanh toán

13 1.Chọn loại thống kê

2.In báo biểu thống kê Tự độngTự động Công ty Xử lý thống kê

14 1.Chọn danh sách mặt hàng KM

2.Aán định giá KM

Công ty Lập danh sách mặt

hàng cần KM, đơn giá KM

lý thuộc địa bàn

16 Đại lý tiếp nhận đợt KM Tự động Đại lý Đại lý tiếp nhận đợt

KM

Định dạng
Số trang	27
Dung lượng	2,35 MB