Học cấp tốc MS Access trình độ B

Tài liệu tự học cấp tốc môn Access, ngắn gọn dễ hiểu, dễ nhớ, bám sát đề thi chứng chỉ Quốc gia. Tài liệu phù hợp với những người có ít thời gian đến lớp, vừa học vừa thực hành trong vòng 4 tuần đảm bảo thi đậu Chứng chỉ trình độ B Tin học,

Cao đẳng Kinh tế - Đại học Tin học Điện thoại: 0121.23.23.555 Website: http://lênuôi.vn : http://lênuôi.vnMicrosoft Access 2003

 Mở đầu: Giới thiệu về Microsoft Access

 Bảng (Table)

 Làm việc với mẫu biểu (Form)

 Truy vấn dữ liệu (Query)

 Báo biểu (Report)

Access 2003 là một phần trong bộ chương trình Microsoft Office 2003 được dùng rất rộng rãi hiện nay

Access cho phép người sử dụng quản lý, bảo trì, khai thác, lưu trữ số liệu một cách có tổ chức trên máy tính

Giới thiệu về Microsoft Access 2003

 Form (Biểu mẫu): cho xây dựng các biểu mẫu nhập số liệu, giúp NSD thực hiện việc nhập, xuất phong phú,

không đơn điệu như nhập xuất trên Table hay Query

 Report (Báo biểu):

 Table (bảng): Cho phép lưu trữ dữ liệu phục vụ công tác quản lý Các bảng thường có mối quan hệ với nhau

 Query (truy vấn): là công cụ dùng để tính toán các cột không cần lưu trữ (điểmTB, thành tiền), sắp xếp, tìm

kiếm, tổng hợp dữ liệu

Cơ sở dữ liệu Access bao gồm (cơ bản):

I Tạo cấu trúc của bảng

+ Chọn mục Table trên khung Object

+ Click nút New, chọn Design View.

thực hiện tiếp 3 việc

Phần thứ nhất : Bảng (Table)

Việc 1: Lần lượt tạo các cột của bảng

+ Gõ đặt tên cột vào mục Field Name

+ Chọn kiểu dữ liệu của cột ở mục DataType ;

(Text, Number, Date/Time, Yes/No)

+ Thay đổi độ rộng của cột ở mục Field Size Lặp lại các bước trên để tạo tiếp các cột khác

Việc 2: Tạo khoá chính cho bảng: Primary Key

+ Chọn một CỘT hay rê chuột để chọn nhiều cột làm khoá chính.

(Thông thường là những cột có tên: Mã…) + Click vào nút Primary Key (hình chìa khoá).

Nếu quên tạo khóa

Việc 3 : Lưu và đặt tên cho bảng vừa tạo:

+ Click nút Save, gõ đặt tên cho bảng.

+ Click nút Close Windows để đóng bảng lại,

+ Click Chọn bảng, chọn tiếp Design view để vào chế độ chỉnh sửa.

+ Gõ điều kiện vào dòng Validation Rule của cột cần ràng buột.

+ Gõ nội dung cần thông báo vào dòng

 Thiết lập điều kiện ràng buột dữ liệu ở các cột.

(nếu có)

Thiết lập

Điều kiện

ràng buột

II Lập quan hệ giữa các bảng

Bước 4: (Khi tạo xong quan hệ các bảng)

Clich nút Save để lưu, Click nút Close Windows để đóng cửa sổ lại

III.Nhập dữ liệu trực tiếp vào bảng:

Click đôi vào tên bảng để mở và thực hiện nhập.

+ Không được trùng hoặc để trống cột khóa

chính, không sai kiểu của cột, không phạm điều kiện ràng buột.

Form là một công cụ của Access dùng để thể hiện và cập nhật dữ liệu cho các bảng, tổ chức giao diện chương trình

I Giới thiệu:

Phần thứ hai: FORM (Mẫu biểu)

 Khi có nguồn dữ liệu (Nguồn từ một bảng hoặc một truy vấn): Form dùng để thể hiện và cập nhật dữ liệu cho các cột nguồn

 Khi không có nguồn dữ liệuKhi không có nguồn dữ liệu: Form dùng để tổ chức giao diện chương trình

II Tạo Form:

 Chọn Forms / New, hộp thoại New Form xuất hiện

III Chỉnh sửa Form

+ Click vào tên Form, chọn Design.

để thêm 5 thành phần sau vào forms:

4.Textbox (Hộp văn bản):

Hiện giá trị/Nhập liệu/kết quả tính toán…

2 Label (Nhãn): Gõ tiêu đề hoặc các ghi chú

5.Option Button: Nút chọn một trong nhiều giá trị

3 Combo Box: Hộp lựa chọn giá trị từ danh sách

1 Command Button (Nút lệnh )

Tab ControlBound Object FrameImage

List BoxCheck BoxToggle ButtonText Box

Option Group

LabelSelect Object

1) Thêm Nút lệnh (Command Button)

 Nhắp chọn biểu tượng Command Button rê chuột trên Form để vẽ nút lệnh, xuất hiện hộp thoại sau:

Chọn thao tác cần thi hành cho nút lệnh vừa tạo.

 Record Navigation (điều khiển vị trí mẩu tin)

Go to First Record Đến mẩu tin đầu tiên

Go to Last Record Về mẩu tin cuối cùng

Go to Next Record Đến mẩu tin tiếp theo

Go to Previous Record Về mẩu tin phía trước

Vài lệnh cần biết:

 Record Operations (Thao tác với mẩu tin)

 Form Operations (Thao tác với Form)

2 Thêm Nhãn (Label):

 Click nút Label trên ToolBox.

 Rê chuột trên forms để vẽ hộp.

 Gõ nội dung, canh chỉnh, tô màu

3 Thêm hộp chọn (Combo Box):

Mục đích: Thường dùng để chọn trực tiếp dữ liệu cần

nhập cho cột (Field) là khoá ngoại

Thực hiện lần lượt qua 8 bước sau:

cụ ToolBox, sau đó rê chuột trên forms để vẽ

the values in a table or query ;

Bước 3: Chọn bảng (Table) lấy dữ liệu dùng làm nguồn cho Combo Box;

Click Next> để tiếp tục.

Bước 4: Click nút > để chuyển cột cần chọn sang ô Select

Field; (Thường là cột có tên là Mã và cột nội dung).

Bước cuối: Chuyển xuống mục  Store that Value in

This Field và Click chọn tên cột trên Forms đang tạo sẽ

tiếp nhận dữ liệu (Thường là cột Mã….)

Click Next>

sau đó click

4.Thêm Textbox (Hộp văn bản):

Nội dung hiển thị trên TextBox thường được lấy từ nguồn dữ liệu nào đó (Control Source)

Có thể xoá bỏ label đính kèm tên là <Text xx>

bằng 2 cách:

+ Gõ trực tiếp nguồn dữ liệu vào TextBox

+ Kích đôi trên TextBox vừa tạo để mở trang thuộc tính

chọn mục ALL, chọn nguồn dữ liệu ở dòng Control Source

Ví dụ:

Tạo TextBox với nguồn dữ liệu lấy từ trong ComboBox tên

là Combo19 ta gõ vào TextBox dòng lệnh sau:

=combo19.column(1)

+ Trên Mục Object, chọn Queries; Click nút New

1 Tạo Query :

Phần thứ ba: QUERY (Truy vấn)

+ Chọn dòng Design View\OK

Click đôi để chọn những bảng cần lấy thông tin (Hoặc click nút ADD từng bảng )

+ Trên các bảng, click đôi để chọn các cột cần dùng

+ Click nút Save, đặt tên cho Query; Click Close Windows

để đóng query

Click vào Query muốn chỉnh sửa, chọn Design.

2 Chỉnh sửa Query:

a)Thêm một cột giá trị mới khi chạy query:

Trên cột mới tại dòng Field tại gõ lệnh sau:

b)Thêm điều kiện lọc dữ liệu vào query:

Tại cột cần lọc dữ liệu, gõ điều kiện lọc vào dòng

Nếu điều kiện lọc do người dùng tự nhập mỗi khi chạy query thì ta gõ vào dòng Criteria dấu ngoặc vuông [ ], bên trong ngoặc là lời yêu cầu…

Ví dụ: [Xin nhập mã sinh viên cần xem:]

Hình minh họa :

Phải tạo sẳn một Query để làm nguồn, đáp ứng đầy đủ

các yêu cầu của báo cáo cần thực hiện

Phần thứ tư: REPORT (Báo cáo)

Bước 1: Trên Object, chọn mục Report; Click nút New

+ Click vào Report cần sửa, chọn Design.

+ Canh chỉnh, đóng khung, tô màu cho các Label, TextBox trên Report