Bạn chuẩn bị đi làm cho Công ty hoặc cơ quan nhà nước thì ngoài kiến thức chuyên môn thì một yêu cầu không thể thiếu trong thời đại ngày nay đó là: Biết sử dụng máy vi tính. Tài liệu này biên soạn theo hướng thực hành cần là có bao gồm những kỷ năng cơ bản nhất về tin học đối với một người nhân viên cho dù bạn làm ở bất cứ nơi đâu.
Trang 1ần 1:
HỆ ĐIỀU HÀNH WINDOWS XP
Yêu cầu:
Giúp học viên hiểu và thao tác thành thạo các nội dung sau:
• Các khái niệm: Tin học, phần cứng, phần mềm,Thư mục, tập tin
• Tạo, đặt tên và thay đổi tên thư mục, Shortcut.
• Sao chép, cắt, dán nhiều thư mục, File (đứng liền nhau và khơng liền nhau).
• Ý nghĩa các mục trong thanh Start.
• Sắp xếp thư mục, File theo tên, kích thước
• Xĩa và lấy lại thư mục, File bị xĩa.
• Cài đặt và xĩa chưõng trình trong Windows.
• Cách tìm File, thư mục trong Windows.
• Ý nghĩa các mục trong Display trong Control Panel.
• Cài đặt và xĩa Font chữ hệ thống.
• Thay đổi ngày giờ hệ thống.
• Thay đổi kiểu ngày giờ, số, đơn vị tiền tệ, ngơn ngữ của hệ thống.
Bài giàng Tin học Văn phịng
Trang 2BÀI 1: GIỚI THIỆU MICROSOFT WORD
I GIỚI THIỆU:
II KHỞI ĐỘNG, THOÁT KHỎI CHƯƠNG TRÌNH MS WORD
- Khởi động MS.Word:
Cách 1: Start\Programs\Microsoft Office Word
Cách 2: Kích đôi lên biểu tượng chương trình Word trên cửa sổ Windows
- Thoát khỏi Word về windows ta chọn 1 trong 3 cách sau:
Cách 1: File\Exit Cách 2: Bấm tổ hợp phím Alt+F4 Cách 3: Bấm nút Close trong cửa sổ chương trình
Nếu văn bản chưa lưu sẽ xuất hiện hộp thoại sau:
Yes: ghi đĩa; No: thoát nhưng không ghi; Cancel: Không thoát, quay lại văn bản III CÁC THIẾT LẬP
1 Thiết lập trên cửa sổ
Bài giàng Tin học Văn phòng
Trang 3View\Full screen (Chế độ toàn màn hình)
File\ Print Preview (Chế độ xem trước khi in)
IV QUẢN LÝ TẬP TIN
1 Lưu văn bản trên đĩa
a Lưu lần đầu
Bước 1: Chọn 1 trong 3 cách sau:
Cách 1: Chọn lệnh File\ Save (Save as)Cách 2: Bấm nút Save trên thanh công cụ Cách 3: Bấm tổ hợp phím Ctrl + S
=> Hộp thoại Save as xuất hiện
Bước 2: Gõ tên tập tin vào ô <File name>,chọn nơi lưu tập tin trong mục <Save in> Bước 3: Bấm nút Save để lưu
b Các lần lưu sau
* Để lưu lại những thay đổi trên tập tin đã có, ta chọn 1 trong 3 cách sau:
+ Chọn lệnh File\Save trên menu
+ Bấm nút Save trên thanh công cụ
+ Bấm tổ hợp phím Ctrl+S
+ Lưu ý: Nên lưu lại thường xuyên để đề phòng mất nội dung
2 Mở một trang văn bản mới
Để mở một trang văn bản mới ta có thể chọn 1 trong các cách sau:
Bài giàng Tin học Văn phòng
Trang 4+ Bấm nút New trên thanh công cụ
+ Bấm tổ hợp phím Ctrl + N
3 Mở một tập tin đã lưu
Bước 1: Chọn lệnh File\Open hoặc bấm nút Open trên thanh công cụ hoặc bấm tổ hợp
phím Ctrl + O => xuất hiện hộp thoại Open
Bước 2: Chọn nơi chứa tập tin cần mở ở mục <Look in>
Bước 3: Kích đôi lên tên tập tin cần mở (Hoặc kích chọn tập tin và kích nút Open)
4 Lưu tập tin thành tập tin thứ 2
Bước 1: Mở tập tin gốc lên màn hình, chọn lệnh File\Save as
Bước 2: Đặt tên mới cho tập tin hoặc lưu tập tin ở nơi khác
Bước 3: Bấm nút Save hoặc bấm Enter
Tập tin gốc sẽ tự đóng lại và nội dung không đổi
Bài 2: ĐỊNH DẠNG VĂN BẢN
I CÁC THAO TÁC CĂN BẢN
1 Di chuyển con nháy
Kích chuột hoặc dùng các phím mũi tên
Phím Home: Đưa con nháy về đầu dòng
Phím End: Đưa con nháy về cuối dòng
Phím Ctrl + Home: Đưa con nháy về đầu văn bản
Phím Ctrl + End: Đưa con nháy về cuối văn bản
Phím Page Up: Lên một trang
Phím Page Down: Xuống một trang
Bấm Ctrl + G, nhập số trang cần chuyển đến, Enter
2 Tuyển Chọn Văn Bản
Phải tuyển chọn văn bản trước khi định dạng
a) Dùng chuột:
Kích đôi lên từ cần chọn
Rê chuột trên phần văn bản cần chọn
Kích chuột ở vị trí bắt đầu, giữ phím Shift kích vào vị trí kết thúc
Kích ngòai biên trái của dòng cần chọn
b) Dùng phím
Shift + phím mũi tên : Chọn ký tự, chọn dòng
Shift+Home: Chọn từ con nháy đến đầu dòng.
Shift+End: Chọn từ con nháy đến cuối dòng.
Ctrl +Shift+Home: Chọn từ vị trí con nháy đến đầu văn bản.
Ctrl + Shift+End: Chọn từ vị trí con nháy đến cuối văn bản.
Ctrl + A : Chọn tòan bộ văn bản
Lưu ý: Để tắt chọn ta bấm chuột ngoài vùng đã chọn
Bài giàng Tin học Văn phòng
Trang 53 Di chuyển, sao chép nội dung trên văn bản
Để thực hiện việc sao chép hoặc di chuyển nội dung trên văn bản trước tiên phải chọn phần văn bản cần thực hiện.
a) Dùng chuột:
Rê chuột để di chuyển đến vị trí mới
Giữ phím Ctrl và rê chuột để sao chép.
b) Dùng phím và lệnh
Bước 1:
Nếu sao chép Bấm phím Ctr + C hoặc chọn Edit\Copy
Nếu di chuyển Bấm phím Ctr +X hoặc chọn Edit\Cut
Bước 2:
Tại vị trí mới bấm Ctrl+ V hoặc chọn Edit\Paste
c) Dùng thanh công cụ chuẩn
Tương đương
II ĐỊNH DẠNG TRANG
1 Chọn biên, lề văn bản
Top: Biên trên (Từ 2 đến 2,5cm)
Bottom: Biên dưới (Từ 2 đến 2,5cm)
Left: Biên trái (Từ 3 đến 3,5cm)
Right: biên phải (Từ 1,5 đến 2cm)
Chọn lệnh File\page Setup\ <Margins> Thay đổi giá trị cho các biên.
Kích OK để áp dụng cho văn bản đang sọan.(Hoặc DEFAULT \YES để áp dụng
cho tất cả văn bản sau này.)
Bài giàng Tin học Văn phòng
Trang 6Cách 2: Rê chuột trên thước kẻ để thay đổi các biên
* Thay đổi hướng tin: File\Page Setup
2 Thay đổi khổ giấy
Chọn lệnh File\Page Setup\chọn Tab Paper
Chọn khổ giấy trong mục <paper size> hoặc nhập giá trị chiều rộng (Width), chiều cao (height)
Trang 7III ĐỊNH DẠNG ĐOẠN
1 Thay đổi khoảng cách giữa các đoạn
Đặt con nháy trên đoạn cần thực hiện (Hoặc
chọn nhiều đoạn)
Chọn lệnh Format\Paragraph
Tăng giảm trong các mục:
Before: Khoảng cách phía trên đoạn
After: Khoảng cách phía dưới đoạn
Tùy chỉnh Line Spacing
3 Đánh số, đánh dấu đầu đoạn
Kích trên đoạn cần thực hiện (Có thể chọn nhiều đoạn một lúc), trên thanh công cụ
4 Dịch chuyển đoạn văn
Kích trên đoạn cần thực hiện (Có thể chọn nhiều đoạn một lúc), Rê các núc trên thước ngang để dịch chuyển
Bài giàng Tin học Văn phòng
Canh đều bên trái (Ctr+L)Canh vào giữa trang (Ctrl+E)Canh đều bên phải (Ctrl+R)Canh đều 2 bên (Ctrl+J)
Numbering: Đánh số thứ tựBullets: Đánh dấu bằng kí tự
Trang 85 Tạo chữ hoa lớn đầu đoạn
Kích trên dòng đầu đoạn
Chọn lệnh: Format\Drop cap
Chọn định dạng thích hợp
Font: Thay đổi kiểu chữ
Line to Drop: Số dòng mà kí tự chiếm
Bấm OK để hoàn tất
6 Tô màu nền cho đoạn
Kích lên đoạn cần thực hiện sau đó chọn lệnh Format\Borders And
Shading\Chọn trang Shading, tiếp theo chọn màu\OK
Chọn lệnh Format\Font -> Hộp thoại Font
Bài giàng Tin học Văn phòng
Dịch chuyển đầu đoạnDịch chuyển phần thân đoạnDịch chuyển cả đoạn
Dịch chuyển phần biên phải đoạn
Đổi kiểu chữĐổi dáng chữĐổi cỡ chữ
Màu chữ
Trang 93 Chèn kí tự đặc biệt vào văn bản
Bước 1: Đặt con nháy trên vùng mẫu
Bước 2: Kích nút Format Paint trên thanh công cụ định dạng
Bước 3: Rê chuột trên vùng văn bản cần áp dụng
V TRÌNH BÀY VĂN BẢN DẠNG CỘT BÁO
1 Tạo cột báo
Kích vào đọan cần tạo, chọn lệnh : FORMAT\COLUMNS\
Bài giàng Tin học Văn phòng
Số cột cần tạo
Tạo đường giữa các cột
Tạo các cột không đều
Format Paint
Bấm nút
Default/Ok đế mặc
định cho những lần sau
Trang 102 Ngắt con nháy sang cột bên
Đặt con nháy tại vị trí bắt đầu ngắt
Đặt con nháy tại cột cuối của đoạn trên
+ Chọn lệnh: INSERT\BREAK sẽ xuất hiện hộp
thoại như sau:
+ Kích chọn: CONTINUOUS\OK
Bài 3: CÁC HIỆU ỨNG ĐẶC BIỆT
I HỘP VĂN BẢN( Text Box)
Thay đổi kích thước Kích vào hộpRê chuột tại các nút điều khiển
Xoay chiều chữ trong hộp Kích vào hộp
Chọn lệnh: Format\Text direction
Bài giàng Tin học Văn phòng 10
Trang 11*Lưu ý: Để chọn cùng lúc nhiều hộp: Giữ phím Shift + kích chọn từng hộp.
4 Định dạng hộp Kích vào hộp, chọn lệnh Format\Textbox trang Colors and Lines
Trang <Layout> chọn hình thức trọn Textbox với văn bản Kích OK để kết thúc
Bài giàng Tin học Văn phòng 11
Màu nền hộp
No Fill: tắt màu nềnMàu đường viền
No Line: Tắt đường viền
Trang 12II CHÈN HÌNH VÀO VĂN BẢN
1 Chèn hình Chọn lệnh Insert\Picture\<…>
Kích chọn nhóm hình sau đó chọn hình rồi kích nút Insert
2 Các thao tác
Trộn hình với văn bản: Chọn Format\Picture\<Layout> chọn kiểu trộn
Thay đổi kích thước: Kích vào hình, rê chuột tại các nút điều khiển
Di chuyển:Rê chuột trên hình
Sao chép: Giữ phím Ctrl + rê chuột trên hình
Xóa hình: Kích lên hình, nhấn phím Delete
3 Định dạng hình
Kích vào hình, chọn lệnh Format\Picture Trang <Colors and Lines>
Fill Color: Màu nền; No Fill: tắt màu nền
Line Color: Màu đường nền; No Line tắt đường viền
4 Chụp màn hình đưa vào văn bản
Nhấn phím Printe Screen (PrtSc) để chụp màn hình hiện hành vào bộ nhớ
Đặt con nháy vào vị trí cần chèn hình bấm Ctrl + V hoặc lệnh Edit\Paste hoặc kích nút Paste Các thao tác định dạng như đối với một hình ảnh
III/ TẠO KIỂU CHỮ MỸ THUẬT (WORD ART)
1 Tạo Word Art
Bước 1: Chọn lệnh Insert\Picture \WordArt.=> Xuất hiện Word Art Gallery
Bước 2: Kích chọn mẫu WordArt\ OK
Bước 3: Gõ nội dung thay thế chữ:<YOUR TEXT HERE> Chọn lại kiểu chữ Việt, cỡ chữ \OK
Có thể chọn kiểu chữ trước, gõ nội dung sau
Bài giàng Tin học Văn phòng 12
Hình có sẵn
Từ nguồn khác (VD: Trong máy)
Trang 132 Các thao tác
+ Chọn Format\wordart\Layout để trộn WORD ART
+ Thay đổi kích thước: Kích vào WORD ART, Rê các nút điều khiển
+ Di chuyển: Rê chuột trên WORD ART
+ Đổi nội dung: Kích đôi vào WORD ART, gõ nội dung \ OK
+ Xóa WORD ART: Kích vào WORD ART , nhấn phím Delete
3 Đổi mẫu Word Art: (WA)
+ Kích vào WordArt, xuất hiện thanh công cụ
+ Kích nút WordArt Gallery, Chọn mẫu khác\ OK
+ Kích đôi vào WordArt để đổi kiểu chữ
+ Kích vào WordArt, Chọn lệnh:FORMAT\WordArt
Trang <Colors and Lines>
Fill Color : Màu nền; No Fill: Tắt màu nền
Line Color: Màu đường viền; No Line: Tắt đường viền
Trang <Layout>
Chọn hình thức trộn WordArt với văn bản chính
+ Kích OK để kết thúc
Phần 3: MICROSOFT OFFICE EXCEL
Bài 1: GIỚI THIỆU MICROSOFT EXCEL I/GIỚI THIỆU:
1 Khởi động, thoát Ms Excel:
* Khởi động, thoát Ms Excel
Cách 1: Start\Programs\Microsoft Office Excel
Bài giàng Tin học Văn phòng 13
Trang 14Cách 2:
Kích đôi lên biểu tượng chương trình Excel trên cửa sổ Windows
* Thoát khỏi Excel về windows ta chọn 1 trong các cách sau:
Cách 1: File\Exit
Cách 2: Bấm tổ hợp phím Alt+F4
Cách 3: Bấm nút Close trong cửa sổ chương trình
Nếu văn bản chưa lưu sẽ xuất hiện hộp thoại sau:
Yes: ghi đĩa; No: thoát nhưng không ghi; Cancel: Không thoát, quay lại excel
2 Cấu trúc bảng tính
a Tập tin bảng tính: (Work Book)
+ Mang tên tạm là BOOK1, chứa từ 1 đến 255 trang bảng tính (SHEET) khác nhau
+ Kích chuột lên tên SHEET cần chuyển đến
+ Vùng (khối ô): Là tập hợp nhiều ô kề nhau, được xác định bởi địa chỉ khối gồm
Địa chỉ ô đầu tiên bên trái dấu: địa chỉ ô cuối cùng bên phải Ví dụ: A3:D10
Bài giàng Tin học Văn phòng 14
Trang 15II QUẢN LÝ TẬP TIN BẢNG TÍNH
A Quản lý các Sheet
+ Đổi tên sheet:
Kích đôi vào Sheet muốn đổi tên
Nhâp tên mới, Nhấn phím Enter(Tên không dấu, không khoảng trắng, không trùng tên sheet khác)
+ Thêm một sheet mới: Chọn lệnh Insert\ Work Sheet trên menu
+ Xóa Sheet: Click vào tên Sheet, sau đó chọn lệnh : EDIT\ DELETE SHEET
+ Chọn 1 ô: Click vào ô cần chọn
+ Chọn một vùng: Rê ở giữa ô đầu khối đến ô cuối khối cần chọn; Hoặc giữ phím Shift nhấn các phím mũi tên
+ Chọn nhiều khối không liền nhau: Chọn khối thứ nhất, giữ phím Ctrl và chọn tiếp khối thứ 2
+ Chọn cả cột/ Dòng:Click vào tên cột/ dòng cần chọn; hoặc rê chuột để chọn nhiều cột/dòng
+ Chọn cả bảng tính : Bấm Ctrl + A
2 Di chuyển hộp sáng
Bài giàng Tin học Văn phòng 15
Trang 16Phím Home Về đầu dòng
Phím Ctrl + Home Về ô A1
3 Thay đổi độ rộng của cột
Nếu dữ liệu quá 9 ký tự thì sẽ tràn sang ô bên cạnh hoặc bị che khuất
Nếu dữ liệu kiểu số sẽ hiện các dấu ######## Hoặc số dạng khoa học (18587E+11)
Để thay đổi độ rộng của cột ta rê chuột ở cạnh trên tên cột cần thay đổi, (Con trỏ chuột hình <-|->)
II NHẬP LIỆU VÀO BẢNG TÍNH
1 Các kiểu dữ liệu của Excel
Excel phân biệt 5 kiểu dữ liệu sau:
+ Dữ liệu kiểu Text (chuổi / văn bản)
+ Dữ liệu kiểu Number (số)
+ Dữ liệu kiểu Date (ngày tháng năm)
+ Dữ liệu kiểu Time (Giờ)
+ Dữ liệu kiểu công thức
c Dữ liệu kiểu Date
+ Thể hiện theo dạng tháng / ngày/ năm (mm/dd/yy) – Kiểu Mỹ hoặc ngày/tháng/năm (dd/mm/yy) – Kiểu Việt Nam, tuỳ theo từng máy tính
+ Canh về phía phải của ô khi nhập vào bảng
Chú ý quan trọng: Khi nhập dữ liệu kiểu ngày ta phải nhập theo đúng khuôn dạng mà
máy tính đó hiểu
d Dữ liệu kiểu time
+ Thể hiện theo dạng chuẩn là: hh:mm:ss.PM
+ Canh về phía phải của ô khi nhập vào bảng
Chuyển đổi các kiểu dữ liệu: Dùng lệnh FORMAT\ CELL hoặc dùng chổi sơn định dạng
2 Nhập dữ liệu
Bài giàng Tin học Văn phòng 16
Tin học
Trang 17Chọn Font chữ Việt: Nên chọn cả bảng tính trước khi chọn font.
a Nhập dữ liệu vào 1 ô
+ Click vào ô cần nhập, gõ dữ liệu
+ Nhấn Enter hoặc dời hộp sáng đi nơi khác để kết thúc nhập
b Nhập cùng 1 nội dung vào nhiều ô
+ Chọn các ô cần nhập: (Rê chuột)
+ Gõ dữ liệu, giữ phím Ctrl, nhấn Enter
c Nhập cùng nhóm dữ liệu tăng dần đều
+ Nhập dữ liệu cho 2 ô đầu tiên của khối
+ Click vào nút canh chỉnh trên thanh công cụ
Nút : Merge and Center: Trộn các ô được chọn và canh vào giữa
4 Sửa, Xoá dữ liệu
a Sửa dữ liệu
Đặt hộp sáng tại ô chứa dữ liệu, nhấn phím F2 Nhấn Enter khi kết thúc => Có thể
gõ nội dung mới đè lên
b Xoá dữ liệu
Chọn phạm vi cần xoá , nhấn phím Delete
Hoặc rê chuột từ vị trí Hand (Góc dưới bên phải khối) để xoá
5 Thêm, xoá cột, dòng trong bảng tính
+ Bấm nút phải chuột trên tên cột hoặc dòng
+ Chọn lệnh:
Insert: Chèn thêm cột/DòngDelete: Xoá bỏ cột/ Dòng
Có thể chọn để xóa cùng lúc nhiều dòng / cột
6 Sao chép, dữ liệu trong bảng tính
+ Chọn khối dữ liệu cần sao chép
+ Bấm Ctrl + C hoặc lệnh Edit\copy
+ Đặt hộp sáng tại vị trí mới, (bấm Ctrl +V), nhấn Enter
Nếu nội dung sao chép là công thức thì kết quả CÓ THỂ BỊ thay đổi
Chọn lệnh: Paste\Special\Value\OK nếu chỉ muốn sao chép kết quả
Sao chép công thức: Rê chuột góc dưới ô chứa công thức cần sao chép (Con trỏ hình dấu +)
Bài 3 TÍNH TOÁN TRONG BẢNG TÍNH
I LẬP CÔNG THỨC
Bài giàng Tin học Văn phòng 17
Trang 18Công thức là một biểu thức do người sử dụng lập ra để thực hiện việc tính toán trong bảng tính.
+ Một công thức: Bắt đầu bằng dấu =, tiếp sau là các toán hạng, toán tử, các hàm
VD : Để tính tổng giá trị chứa trong 3 ô: A1, B1, C1 ta có công thức : = A1 + B1 + C1
2 Các loại toán tử (có 3 nhóm tóan tử)
3 Địa chỉ tương đối - Địa chỉ tuyệt đối
a Địa chỉ (tham chiếu) tương đối
Là địa chỉ( trong công thức ) luôn thay đổi mỗi khi ta sao chép công thức đến vị trí khác
Ví dụ: Nếu ô C1 = A1+B1
Thì: C2 = A2+B2
C10 = A10 +B10 D10 = ???
b Địa chỉ tuyệt đối: Là địa chỉ (ô, khối) đã được cố định trong công thức, không
thay đổi khi ta sao chép công thức đi nơi khác
Để khoá 1 địa chỉ thành địa chỉ tuyệt đối ta thêm kí tự $ trước tên cột tên dòng, hoặc nhấn phím F4 sau khi gõ địa chỉ
Địa chỉ tuyệt đối có dạng: $A$2 ; $A2 ;A$2 ví dụ: = A1*$B$1
* Các bước giải bài toán Excel :
Bài giàng Tin học Văn phòng 18
Trang 19II CÁC HÀM CƠ BẢN CỦA EXCEL
+ Tên hàm: cho biết công việc cần làm
+ Mở ngoặc đơn, các tham biến, đóng ngoặc
Chú ý:
+ Nếu có nhiều tham biến thì phải cách nhau bằng dấu phẩy
+ Tham biến là dạng văn bản (TEXT) phải đặt trong dấu ngoặc kép “ “
Hoặc = MAX (3,5,8 ) cho kquả 8
Bài giàng Tin học Văn phòng
KIỂM TRATOÀN BỘ LẠI TÒAN BỘ
19
Trang 203 Hàm MIN ( N1, N2, N3 )
Công dụng: Trả về trị NHỎ nhất trong các tham biến N1, N2, N3
Ví dụ: = MIN (A1:A3) kquả 3
Công dụng: Trích từ bên trái chuỗi TEXT ra n ký tự
Ví dụ: =Left ( “Trung tam tin học“,1) > ?
7 Hàm Right ( TEXT,n )
Công dụng: Trích từ bên phải chuỗi Text ra n ký tự
Ví dụ: = Right ( “ Trung tâm tin hoc “,2 ) > ?
8 Hàm MID (TEXT,k,n )
Công dụng: Trích trong chuổi Text từ vị trí k, tính bên trái sang ra n ký tự
Ví dụ: MID(“Trung tam tin hoc”,7,3) => ?
Phần 4: KHAI THÁC CÁC DỊCH VỤ INTERNET
I Hướng dẫn tạo và sử dụng Email
1 Tạo Email
Đầu tiên mở trình duyệt web: hoặc hoặc
Bước 1: Nhập địa chỉ: http://mail.yahoo.com.vn rồi nhấn Enter
Bài giàng Tin học Văn phòng 20
