Bài giảng MS Excel

Bài giảng MS Excel giành cho các lớp Tin học trình độ A - Chứng chỉ Quốc gia và Tin học Văn phòng

Microsoft Excel 2003

Giáo trình

Biên soạn: LÊ XUÂN NUÔI

Cao đẳng Kinh tế - Đại học Tin học

Website: http://lênuôi.vn

CỞ SỞ TIN HỌC XUÂN NUÔI

Điện thoại: 854854 - 091 8354 739

NỘI DUNG CHÍNH

Bài 1: Giới thiệu MS EXCEL.

Bài 2 Xử Lý Dữ Liệu Trên Bảng Tính

Bài 3: Tính Toán Trên Bảng Tính

(24 hàm thông dụng)

Bài 1: GIỚI THIỆU MICROSOFT EXCEL

I/ GIỚI THIỆU:

Thuộc bộ Office của hãng Microsoft (Office 97 -> Office 2000 -> Office XP)

Chức năng:

- Nhập, xử lý dữ liệu,thực hiện tính toán

- Phân tích biểu diễn dữ liệu dưới dạng đồ thị

- Thực hiện phân tích, thống kê dữ liệu

- Tạo Macro để tự động xử lý, tính toán

II/ KHỞI ĐỘNG EXCEL:

1/Khởi động:

C1: Chọn lệnh Start\Programs\MS EXCELC2: Kích đôi lên biểu tượng chương trình EXCEL trên cửa sổ.

Màn hình Excel sẽ có dạng như sau:

Chọn lệnh FILE \ EXIT hoặc Bấm phím Alt

+F4 hoặc kích nút Close trên cửa sổ chương trình.

Nếu bảng tính chưa lưu sẽ xuất hiện hộp thọai sau :

Thoát khỏi EXCEL:

Chọn YES : Ghi dĩa ; NO : Thoát nhưng không

2/ Cấu trúc bảng tính:

a/Tập tin bảng tính: (Work Book)

+ Mang tên tạm là BOOK1, chứa từ 1 đến

255 trang bảng tính (SHEET) khác nhau.

+ Kích chuột lên tên SHEET cần chuyển đến.

+ 65.536 dòng (ROW): Từ 1 đến 65.536

+ 256 cột (Column) Từ A - IV

+ Ô ( Cell ): Là giao điểm giữa cột với dòng

có độ rộng mặc nhiên là 9 ký tự; địa chỉ ô gọi theo thứ tự cột trước dòng sau

Ô hiện hành: là ô chứa hộp sáng

+Vùng (khối ô): Là tập hợp nhiều ô kề nhau, được xác định bởi địa chỉ khối gồm : Địa chỉ ô đầu tiên bên trái dấu : địa chỉ ô cuối cùng bên

b) Cấu trúc bảng tính : gồm

A Quản lý các Sheet:

+ Đổi tên sheet:

Kích đôi vào Sheet muốn đổi tên

Nhâp tên mới, Nhấn phím Enter(Tên không dấu, không khoảng trắng, không

trùng tên sheet khác)

+ Thêm một sheet mới: Chọn lệnh Insert\

Work Sheet trên menu

+ Xóa bỏ Sheet: Click chuột vào tên Sheet, sau

II/ Quản lý tập tin bảng tính

1/ Lưu bảng tính lên dĩa:

a) Lưu lần đầu:

B1: Chọn lệnh File \ SAVE ( FILE\SAVE AS)

Hoặc kích nút Save trên thanh công cụ

Hoặc bấm phím Ctrl+ S

= sẽ xuất hiện hộp thọai Save as

B2: Đặt tên cho tập tin vào ô <File name>

Chọn nơi lưu tập tin trong mục <SAVE IN>.

B/ Quản lý tập bảng tính:

Nội dung gồm:

• Lưu văn bản lên dĩa

• Mở trang văn bản mới

• Đóng tập tin

• Mở tập tin đã lưu.

• Lưu tập tin thành 1 tập tin mới

Để lưu lại những thay đổi trên tập tin đã có: Chọn lệnh File \ save trên menu

Hoặc kích nút Save trên thanh công cụ

Hoặc bấm phím Ctrl+ S

b) Các lần ghi sau:

Nên thường xuyên lưu lại để tránh mất

nội dung

2/ Mở 1 tập bảng tính mới:

Chọn lệnh File \ NEW trên menu

Hoặc kích nút NEW trên thanh công cụ Hoặc bấm phím Ctrl+ N

Kích chọn lệnh Windows để xem có bao

nhiêu tập tin đang mở

3/ Đóng tập tin:

Chọn lệnh File \ CLOSE hoặc kích vị trí

X (Close) trên cửa sổ bảng tính để đóng

Nếu tập tin chưa lưu, ta phải kích xác nhận

trên hộp thoại:

4/ Mở 1 tập tin đã lưu:

b1: Chọn lệnh File \ OPEN

Hoặc kích nút OPEN trên thanh công

cụ Hoặc bấm phím Ctrl+ O

= xuất hiện hộp thọai OPEN

b2: Chọn nơi chứa tập tin cần mở ở mục

<LOOK IN>.

b3: Kích đôi lên tên tập tin (Hoặc kích chọn

tập tin & kích nút OPEN)

5/ Lưu 1 tập tin thành tập tin thứ 2

B1: Mở tập tin gốc lên màn hình.

Chọn lệnh File \ SAVE AS

= xuất hiện hộp thọai Save as

B2: Đặt tên mới cho tập tin hoặc lưu tập tin

ở nơi khác.

B3: Kích nút SAVE hoăc bấm Enter

Tập tin gốc sẽ tự đóng lại Nội dung không đổi

+ Chọn cả cột/ Dòng:Click vào tên cột/ dòng cần chọn;

Bài 2: XỬ LÝ DỮ LIỆU TRÊN BẢNG TÍNH

Nếu dữ liệu quá 9 ký tự thì sẽ tràn sang ô bên cạnh hoặc bị che khuất.

Nếu dữ liệu kiểu số sẽ hiện các dấu ########.

Hoặc số dạng khoa học ( 18587E+11 )

3/ Thay đổi độ rộng của cột :

Để thay đổi độ rộng của cột ta rê chuột ở cạnh trên tên cột cần thay đổi, (Con trỏ chuột hình <-|->)

Excel phân biệt 5 kiểu dữ liệu sau:

+ Dữ liệu kiểu Text (chuổi / văn bản) + Dữ liệu kiểu Number (số)

+ Dữ liệu kiểu Date (ngày tháng năm) + Dữ liệu kiểu Time (Giờ)

+ Dữ liệu kiểu công thức

II/ NHẬP LIỆU VÀO BẢNG TÍNH

1/ Các kiểu dữ liệu của EXCEL

•Muốn nhập số nhưng thể hiện theo dạng

kiểu chữ ta thêm dấu nháy đơn trước số

VD: ‘ 068 -> 068

+ Thể hiện theo dạng tháng / ngày/ năm

+ Thể hiện theo dạng chuẩn là:

hh:mm:ss.PM

+ Canh về phía phải của ô khi nhập vào bảng.

d Dữ liệu kiểu time :

Chuyển đổi các kiểu dữ liệu :

Dùng lệnh FORMAT\ CELL hoặc dùng

chổi sơn định dạng .

+ Bắt đầu bằng dấu = tiếp theo là các trị số, các địa chỉ ô, các toán tử hoặc các hàm.

+Trong công thức nếu có dữ liệu kiểu Text

thì phải đặt nó trong dấu ngoặc kép.

e./ Dữ liệu kiểu công thức : Dữ liệu kiểu công thức

Kết qủa tính toán của công thức sẽ hiện

trong ô, còn nội dung công thức hiện trên

dòng nhập liệu

2/ Nhập dữ liệu :

Chọn Font chữ Việt :

Chọn cả bảng tính trước khi chọn font.

a Nhập dữ liệu vào 1 ô :

· Click vào ô cần nhập, gõ dữ liệu

· Nhấn Enter hoặc dời hộp sáng đi nơi

khác để kết thúc nhập

b Nhập cùng 1 nội dung văo nhiều ô :

+ Chọn các ô cần nhập : (Rê chuột)

+Gõ dữ liệu , giữ phím Ctrl nhấn Enter

c Nhập cùng nhóm dữ liệu tăng dần đều

+Nhập dữ liệu cho 2 ô đầu tiín của khối

+Tuyển chọn ô 1 đến ô 2

+Ríì chuột ở vị trí góc dưới bín phải khối đến hết vùng cần nhập (con trỏ có hình dấu + nhỏ)

+ Chọn vùng cần thực hiện.

+ Click vào nút canh chỉnh trên thanh công

cụ.

chọn và canh vào giữa.

3/ Canh chỉnh dữ liệu:

4/ Sửa, Xoá dữ liệu :

a/ Sửa dữ liệu:

Đặt hộp sáng tại ô chứa dữ liệu, nhấn phím F2

+ Bấm nút phải chuột trên tên cột hoặc dòng.

+ Chọn lệnh:

Insert: Chèn thêm cột/DòngDelete: Xoá bỏ cột/ Dòng

5 Thêm, xoá cột, dòng trong bảng tính:

Có thể chọn để xóa cùng lúc nhiều dòng / cột

Chọn khối dữ liệu cần sao chép.

+ Bấm Ctrl + C hoặc lệnh Edit\copy

+ Đặt hộp sáng tại vị trí mới, (bấm Ctrl +V),

nhấn Enter

6 Sao chép, dữ liệu trong bảng tính:

Nếu nội dung sao chép là công thức thì kết quả

CÓ THỂ BỊ thay đổi.

Chọn lệnh: Paste\Special\Value\OK nếu chỉ muốn sao chép kết quả

Sao chép công thức:

Rê chuột góc dưới ô chứa công thức cần sao chép (Con trỏ hình dấu +)

Hết bài 2

Bài 3: TÍNH TOÁN TRONG BẢNG TÍNH

I Lập công thức :

1) Khái niệm : Công thức là một biểu thức do

người sử dụng lập ra để thực hiện việc tính toán trong bảng tính.

+ Một công thức: Bắt đầu bằng dấu =, tiếp sau là các toán hạng, toán tử , các hàm.

VD : Để tính tổng giá trị chứa trong 3 ô: A1,

B1, C1 ta có công thức : = A1 + B1 + C1

= Bằng.

> Lớn hơn.

< Nhỏ hơn.

b Toán tử so sánh:

c Toán tử nối: kí tự &

Dùng để nối 2 giá trị hoặc nội dung 2 ô lại với nhau.

3 Địa chỉ tương đối - Địa chỉ tuyệt đối:

a Địa chỉ (tham chiếu) tương đối :

Là địa chỉ(trong công thức) luôn thay đổi mỗi khi ta sao chép công thức đến vị trí khác

Ví dụ: Nếu ô C1 = A1+B1

Thì: C2 = A2+B2

C10 = A10 +B10 D10 = ???B10+c10

Là địa chỉ (ô, khối) đã được cố định trong

công thức, không thay đổi khi ta sao chép

công thức đi nơi khác

b Địa chỉ tuyệt đối:

Để khoá 1 địa chỉ thành địa chỉ tuyệt đối ta thêm kí tự $ trước tên cột tên dòng, hoặc

nhấn phím F4 sau khi gõ địa chỉ

Địa chỉ tuyệt đối có dạng:

$A$2 ; $A2 ; A$2 ví dụ: = A1*$B$1

* Các bước giải bài toán Excel :

Thiết lập công thức

cho mẫu tin thứ nhất

Sao chép cho các mẫu tin còn lại

KIỂM TRA

II/CÁC HÀM CƠ BẢN CỦA EXCEL

A/Khái niệm :

Hàm là một công thức phức tạp đã được tạo sẳn nhằm giúp cho đơn giản, thuận tiện hơn trong việc tính toán

VD: Thay vì = A1+A2+A3 +A4 ta dùng hàm

= Sum (A1:A4)

Các thành phần của 1 hàm :

Chú ý :

+ Nếu có nhiều tham biến thì phải cách nhau bằng dấu phẩy

+ Tham biến là dạng văn bản (TEXT) phải đặt

+ Tên hàm: cho biết công việc cần làm

+ Mở ngoặc đơn, các tham biến, đóng ngoặc

Hoặc = MAX (3,5,8 ) cho kquả 8

Hoặc = MAX (A1,A2,A3)

Cd: Trả về X khi điều kiện DK đúng (True), trả

về Y khi điều kiện DK sai.

Chú ý: Trong điều kiện DK phải có chứa toán

tử so sánh.

5.Hàm IF(DK, X, Y )

VD: =If(3>2,1999, 2000) > 1999

=If(5>10, “sai”, “Đúng”) > ??“Đúng”

CD: Trích từ bên trái chuỗi TEXT ra n ký tự.

VD: =Left ( “Trung tam tin học“,1) > ?

6 Hàm Left (TEXT,n )

7.Hàm Right ( TEXT,n )

CD: Trích từ bên phải chuỗi Text ra n ký tự.

VD : = Right ( “ Trung tâm tin hoc “,2 ) > ?

T

oc

Trước: Một điều kiện cho ra một kết quả

Vd: Trên 5 điểm thì đậu; đối tượng A cộng 2 Nay: xem Thông báo tuyển bạn đời

Tiêu chuẩn: Nữ, tuổi dưới 18, cao trên1.50, da

trắng tóc đen, bơi lội giỏi.

VẤN ĐỀ

Nhiều điều kiện để cho ra một kết quả

??? QUAN HỆ GIỮA CÁC ĐIỀU KIỆN ĐÓ

Phải thỏa mản tất cả điều kiện AND

Chỉ cần thỏa mản ít nhất một điều kiện OR

(VD: Ở tại các xã X,Y,Z thì được cộng 2 điểm)

8.Hàm AND(đkiện 1, đkiện 2, đkiện n)

Cd: Trả về kết quả đúng (TRUE) khi tất cả các điều kiện đều đúng Trả về kết quả sai (FALSE) khi có ít nhất một điều kiện sai.

VD: = AND(3>2,5>1,9>4) => “True”

9 Hàm OR(đkiện 1, đkiện 2, đkiện n)

Cd: Trả về kết quả đúng (TRUE) khi có ít nhất

1 điều kiện đúng Trả về kết quả sai (FALSE) khi tất cả điều kiện đều sai

VD: =Or(3>2,5>10,9>4) => “TRUE”

=If(Or(3>8,5>9,10>15),”Báo”,”Chí”) => ?Chí

Hướng dẫn cài font chữ cố định trong excel

10/ Hàm RANK(n,DS,k): Hàm Xếp hạng

CD: Trả về thứ hạng của n trong dãy số DS, xét

theo chiều k, trong đó:

k=0 : DS Giảm dần từ lớn đến nhỏ (xếp vị thứ)

k=1 : DS Tăng dần từ nhỏ đến lớn.

VD: Các ô từ A1 đến A5 lần lượt chứa các số: 3,7,2,9,8 =Rank(A3,A1:A5,0) => 5

= Rank(A3,A1:A5,1) => ?1

Cd: Dò tìm X trên cột 1 của vùng BTC, nếu thấy thì trả về

Cd: Dò tìm X trên dòng 1 của vùng BTC, nếu thấy thì trả

Ví dụ: Có bảng tra cứu sau:

Nơi sinh Ninh Thuận Lâm Đồng Ninh Thuận

(Gỉa sử đặt BTC1 là vùng màu xanh )

1972

13 Hàm DAY( ô dữ liệu kiểu Date)

CD: Trả về (lấy ra) giá trị Ngày của một ô chứa dữ liệu kiểu date

VD: Ô D2 chứa giá trị 30/4/2009 , Thì

=day(D2) => ? 30

Nhóm hàm xử lý dữ liệu kiểu DATE

14 Hàm MONTH ( Dữ liệu kiểu Date)

CD: Trả về (lấy ra) giá trị THÁNG của một

ô chứa dữ liệu kiểu date

VD: Ô D2 chứa giá trị 30/4/2009 , Thì

=Month(D2) => ? 4

15 Hàm YEAR ( Dữ liệu kiểu Date)

CD: Trả về (lấy ra) giá trị NĂM của một ô chứa dữ liệu kiểu date

VD: Ô D2 chứa giá trị 30/4/2009 , Thì

=YEAR(D2) => ?2009

17 Hàm HOUR(Dữ liệu kiểuTIME)

CD: Trả về giá trị GIỜ của một ô chứa dữ liệu kiểu TIME.

VD: Ô D2 chứa giá trị 8:15:30

=HOUR(D2) => ?8

18 Hàm MINUTE(Dữ liệu kiểuTIME)

CD:Trả về giá trị PHÚT của một ô chứa dữ liệu kiểu TIME.

VD: Ô D2 chứa giá trị 8:15:30

=MINUTE(D2) => ?15

19 SECOND( Dữ liệu kiểu TIME )

CD: Trả về giá trị GIÂY từ một ô chứa dữ liệu kiểu TIME

VD: Ô D2 chứa giá trị 8:15:30

=SECOND(D2) => ? 30

CD : Đếm tổng số ô chứa dữ liệu kiểu số có

CD: Đếm tổng số ô thỏa mản điều kiện DK trên vùng BTC.

23 Hàm COUNTIF (BTC, DK):

Trong điều kiện nếu có dùng toán tử so sánh, hoặc là kiểu Text thì phải đặt trong ngoặc kép

Ví dụ: = CountIf(BTC, ”NT”)

2

Cd: Trả về vị trí xuất hiện của X trong dãy DS (X tính bắt đầu từ 1)

24.Hàm MATCH(X,DS,0)

Chú ý: Dảy DS gồm nhiều ô nhưng phải nằm trên cùng một hàng hoặc một cột

All: Cho hiện tất cả.

Custom: Đặt điều kiện lọc theo ý muốn.

Chúc các Anh, Chị và các bạn nhiều

thành công trong cuộc sống

Cấu trúc bảng tính Excel

Đkiện đậu: Hạnh kiểm A điểm thi trên 5

Hạnh kiểm B điểm thi trên 8

The End