Bài giảng MS Word

Bài giảng MS Word cho các lớp Tin học Chứng chỉ Quốc gia trình độ A và Tin học Văn phòng.

MICROSOFT

WORD

Chào mừng các bạn đến với chương trình

Biên soạn: LÊ XUÂN NUÔI

Cao đẳng Kinh tế - Đại học Tin học

Bài 1: GIỚI THIỆU MICROSOFT WORD

I/ GIỚI THIỆU:

Thuộc bộ Office của hãng Microsoft

(Office 97 -> Office 2000 -> Office XP)

II/ KHỞI ĐỘNG WORD:

C1: Chọn lệnh Start\Programs\MS Word

C2: Kích đôi lên biểu tượng chương trình Word trên cửa sổ Windows.

Chọn lệnh FILE \ EXIT hoặc Bấm phím Alt

+F4 hoặc kích nút Close của cửa sổ chương trình.

Nếu văn bản chưa lưu sẽ xuất hiện hộp thọai sau :

Thoát khỏi Word (về windows): Chọn 1 trong những cách sau:

Chọn YES : Ghi dĩa ; NO : Thoát nhưng không

ghi.; CANCEL : Không thoát, quay lại văn bản.

1/ Thiết lập trên cửa sổ:

+ View\Printe layout ( Thường dùng)

+ View\Full screen ( Toàn màn hình)

+ File\Printe Preview (Trước khi in)

III/ CÁC THIẾT LẬP:

Text Boundaries: Tắt/Mở khung bao văn bản.

 Status Bar : Tắt mở thanh tình trạng.

 Horizontal Scroll Bar : Thanh cuộn

ngang.

 Vertical Scroll Bar : Thanh cuộn dọc.

 Vertical Ruler: Thanh thước dọc

Vùng Formatting Marks: Không nên +Trang VIEW:

Blue Background white Text: Nền xanh chữ trắng

 Measurement Units: Thay đổi đơn vị đo (inch,

cm, mm)

+Trang GENERAL:

Always Create Backup copy : Tạo bản sao lưu

+Trang SAVE:

Tắt dấu chọn trong các mục: CHECK

+Trang SPELLING & GRAMMER:

Nội dung gồm:

1) Lưu văn bản lên dĩa

2) Mở trang văn bản mới

3) Đóng tập tin

4) Mở tập tin đã lưu.

5) Lưu tập tin thành 1 tập tin mới

IV/ QUẢN LÝ TẬP TIN:

a) Lưu lần đầu:

B1: Chọn lệnh File \ SAVE ( SAVE AS)

Hoặc kích nút Save trên thanh công cụ

Hoặc bấm phím Ctrl+ S

= sẽ xuất hiện hộp thọai Save as

B2: Gõ đặt tên cho tập tin vào ô <File name>

Chọn nơi lưu tập tin trong mục <SAVE IN>.

B3: Kích nút SAVE hoăc nhấn Enter để lưu.

1/ Lưu văn bản lên dĩa:

Để lưu lại những thay đổi trên tập tin đã có:

Chọn lệnh File \ save trên menu

Hoặc kích nút Save trên thanh công cụ

Hoặc bấm phím Ctrl+ S

b) Các lần ghi sau:

Nên thường xuyên lưu lại để tránh mất

nội dung

2/ Mở 1 trang văn bản mới:

Chọn lệnh File \ NEW trên menu

Hoặc kích nút NEW trên thanh công cụ Hoặc bấm phím Ctrl+ N

Kích chọn lệnh Windows để xem có bao

nhiêu tập tin đang mở

3/ Đóng tập tin:

Khi kết thúc làm việc với tập tin chọn lệnh

File \ CLOSE hoặc kích vị trí X (Close) trên cửa sổ văn bản để đóng tập tin lại.

Nếu tập tin chưa lưu, ta phải kích xác nhận

trên hộp thoại:

4/Mở 1 tập tin đã lưu:

B1: Chọn lệnh File \ OPEN

Hoặc kích nút OPEN trên thanh công

cụ Hoặc bấm phím Ctrl+ O

= xuất hiện hộp thọai OPEN

B2: Chọn nơi chứa tập tin cần mở ở mục

<LOOK IN>.

B3: Kích đôi lên tên tập tin (Hoặc kích chọn

tập tin & kích nút OPEN)

5/ Lưu 1 tập tin thành tập tin thứ 2

B1: Mở tập tin gốc lên màn hình.

Chọn lệnh File \ SAVE AS

= xuất hiện hộp thọai Save as

B2: Đặt tên mới cho tập tin hoặc lưu tập tin

ở nơi khác.

B3: Kích nút SAVE hoăc bấm Enter

Tập tin gốc sẽ tự đóng lại Nội dung không đổi

I/ CÁC THAO TÁC CĂN BẢN :

1/ Di chuyển con nháy:

Kích chuột hoặc dùng các phím mũi tên.

Phím Home : Đưa con nháy về đầu dòng.

Phím End : Đưa con nháy về cuối dòng.

Phím Ctrl + Home : Đưa con nháy về đầu văn bản Phím Ctrl + End : Đưa con nháy về cuối văn bản.

Phím PgUp : Lên một trang.

Phím PgDn : Xuống một trang.

Bấm Ctrl G , nhập số trang cần chuyển đến , Enter

Bài 2: ĐỊNH DẠNG VĂN BẢN

a) Dùng chuột:

Kích đôi lên từ cần chọn.

Rê chuột trên phần văn bản cần chọn

Kích chuột ở vị trí bắt đầu, giữ phím Shift

Shift + phím mũi tên : Chọn ký tự, chọn dòng

Shift+Home: Chọn từ con nháy đến đầu dòng.

Shift+End: Chọn từ con nháy đến cuối dòng.

Ctrl +Shift+Home: Chọn từ vị trí con nháy đến đầu văn bản.

Ctrl + Shift+End: Chọn từ vị trí con nháy đến cuối văn bản.

Ctrl + A : Chọn tòan bộ văn bản

b) Dùng phím:

Để tắt chọn ta kích chuột ngoài vùng đã chọn.

a) Dùng chuột:

Rê chuột để di chuyển đến vị trí mới.

Giữ phím Ctrl và rê chuột để sao chép 3/, Di chuyển, sao chép nội dung trên văn bản

Phải chọn phần văn bản cần thực hiện.

c) Dùng thanh công cụ chuẩn:

Tương đương:

Ctr +X Ctrl + C Ctrl+ V

Để phục hồi hiện trạng văn bản:

Bấm Ctrl Z hoặc kích nút UNDO

1/ Chọn biên, lề văn bản :

II/ ĐỊNH DẠNG TRANG:

Top : Biên trên (Từ 2 đến 2,5cm)

Bottom : Biên dưới (Từ 2 đến 2,5cm)

Left : Biên trái (Từ 3 đến 3,5cm)

Right : biên phải (Từ 1,5 đến 2cm)

Gutter : Lề đóng tập.

Header : Vùng tiêu đề.

Footer : Vùng hạ mục

+ Chọn lệnh File\page Setup\ <Margins> <Margins>

+ Thay đổi giá trị cho các biên.

+ Kích OK để áp dụng cho văn bản đang sọan.

Hoặc DEFAULT \ yes để áp dụng cho tất cả văn bản sau này.

* Thay đổi các biên:

Có thể rê chuột trên thước kẻ để thay

đổi các biên

2/ Thay đổi khổ giấy:

+ Chọn lệnh: FILE\PAGE SETUP\ FILE\PAGE SETUP\ <PAPER SIZE> <PAPER SIZE>

* Thay đổi hướng in:

Chọn khổ giấy trong mục < PAGE SIZE> Hoặc nhập giá trị chiều rộng (Width), chiều cao

III/ ĐỊNH DẠNG ĐOẠN:

Trên văn bản một đoạn được tạo ra khi ta nhấn phím ENTER

Nội dung phần này:

1/ Thay đổi khỏang cách giưã các đọan

2/ Canh chỉnh đọan văn.

3/ Đánh số, đánh dấu đầu các đọan.

4/ Dịch chuyển đoạn văn.

5/ Tạo chữ hoa lớn đầu đọan văn.

6/Tô màu nền cho đoạn văn.

1/ Thay đổi khỏang cách giưã các đọan:

+ Đặt con nháy trên đọan cần thực hiện (Hoặc chọn nhiều đọan)

+ Chọn lệnh Format\Paragraph.

Tăng giảm giá trị trong các mục:

Before : Khỏang cách phía trên đọan

After : Khỏang cách phía dưới đọan +Kích OK để kết thúc.

+ Đặt con nháy trên đọan cần thực hiện (Hoặc

chọn nhiều đọan)

+Kích vào các nút canh chỉnh trên thanh công

cụ, hoặc bấm phím:

2/Canh chỉnh đọan:

Canh đều bên trái ( Ctr+ L )

Canh vào giữa trang ( Ctrl +E )

Canh đều bên phải ( Ctrl+R )

Canh đều 2 bên ( Ctrl +J )

+ Kích trên đọan cần thực hiện

(Hoặc chọn nhiều đọan)

+ Trên thanh công cụ FORMATTING, Kích nút:

Numbering: Đánh số thứ tự

3/ Đánh số, đánh dấu đầu đoạn:

Để thay đổi kiểu đánh dấu, đánh số:

+Chọn lệnh: Format\Bullets and Numbering + Kích chọn kiểu thích hợp.

+ Kích trên đọan cần thực hiện (Hoặc chọn

nhiều đọan).

+Rê các nút trên thước ngang để dịch chuyển

4/ Dịch chuyển đoạn văn:

Dịch chuyển đầu đoạn.

Dịch chuyển phần thân đọan.

Dịch chuyển cả đọan Dịch chuyển phần biên phải đọan

+ Kích trên dòng đầu đọan

+ Chọn lệnh: FORMAT\DROP CAP.

+ Kích chọn dạng thích hợp.

5/ Tạo chữ hoa lớn đầu đọan:

FONT: Thay đổi kiểu chữ;

Line to Drop: Số dòng mà kí tự chiếm.

+ Kích OK để hoàn tất.

+ Kích lên đọan cần thực hiện

+ Trên hộp thọai FONT , chọn các mục:

font: Đổi kiểu chữ.

Font Style: Đổi dáng chữ

Size : Đổi cở chữ.

Font Color: Màu chữ

Underline: Chọn kiểu gạch chân

Underline Color: Màu đường gạch chân

Effects: Các kiểu định dạng đặc biệt.

2/ Dùng lệnh:

+ Chọn lệnh: Format\Font H p ộ

tho i ạ Font

Hộp thoại

FONT

3/Chèn kí tự đặc biệt vào văn bản

Chọn lệnh: Insert\Symbol

Chọn nhóm font, kích đôi vào kí tự cần chọn.

 Kí tự đặt bịêt cũng có thể định dạng như với

kí tự thường.



B1 : Đặt con nháy trên vùng mẫu.

B2 : Kích nút Format Paint trên thanh công

cụ định dạng

4/ Sao chép kiểu định dạng:

B3 :Rê chuột trên vùng văn bản cần áp dụng

V/ Trình Bày Văn Bản Dạng Cột Báo:

2/Ngắt con nháy sang cột bên:

+ Đặt con nháy tại vị trí bắt đầu ngắt

+ Chọn lệnh: INSERT\BREAK

+ Chọn mục COLUMN BREAK COLUMN BREAK \ OK

Con nháy và phần nội dung đứng sau sẽ

được ngắt sang cột bên.

3/Ngắt phân đoạn:

+ Đặt con nháy tại cột cuối của đoạn trên + Chọn lệnh: INSERT\BREAK

+ Kích chọn: CONTINUOUS\OK

Mục đích: Để có thể tạo nhiều dạng cột báo

trên cùng một trang văn bản.

3/Sao chép, di chuyển hộp:

+ Di chuyển: Rê chuột trên đường biên hộp

để di chuyển ( Con trỏ hình )

+ Sao chép: Giữ phím Ctrl, Rê chuột trên

đường biên hộp để sao chép.

Để chọn cùng lúc nhiều hộp:

Giữ phím SHIFT, kích chọn từng hộp

+ Kích vào hộp.

+ Chọn lệnh: FORMAT\TEXTBOX

4/ Định dạng hộp:

Trang <Colors and Lines>:

Fill Color : Màu nền hộp;

No Fill: Tắt màu nền.

Line Color: Màu đường viền;

No Line: Tắt đường viền.

Chọn hình thức trộn TEXTBOX với văn bản chính

Trang <Layout>:

+ Kích OK để kết thúc.

II/ CHÈN HÌNH VÀO VĂN BẢN

2/Các thao tác:

a Thay đổi kích thước:

+ Kích vào hình

+ Rê chuột tại các nút điều khiển

b Di chuyển: Rê chuột trên hình

c Sao chép: Giữ phím Ctrl, Rê chuột trên hình.

d Xóa hình: Kích lên hình, nhấn phím Delete

Trộn hình với văn bản: Chọn

format\picture\< Layout > Chọn kiểu trộn.

+ Kích vào hình.

+ Chọn lệnh: FORMAT\PICTURE

3/ Định dạng hình:

Trang <Colors and Lines>:

Fill Color : Màu nền; No Fill: Tắt màu nền.

Line Color: Màu đường viền; No Line: Tắt đường viền.

+ Nhấn phím PRINTE SCREEN (PrtSc)

để chụp màn hình hiện hành vào bộ nhớ.+ Đặt con nháy tại vị trí cần chèn hình bấm

Ctrl + V hoặc chọn lệnh: Edit\Paste

hoặc kích nút Paste.

4/ Chụp màn hình đưa vào văn bản:

Các thao tác định dạng như đối với 1 hình ảnh

III/ TẠO KIỂU CHỮ MỸ THUẬT (WORD ART)

B1: Chọn lệnh Insert\Picture \WordArt.

=> Xuất hiện Word Art Gallery.

B2: Kích chọn mẫu WordArt\ OK

B3: Gõ nội dung thay thế chữ:

<YOUR TEXT HERE>

Chọn lại kiểu chữ Việt, cở chữ \OK

1/Tạo WORD ART

Có thể chọn kiểu chữ trước, gõ nội dung sau

2 Các thao tác:

Chọn Format\wordart\Layout để trộn WA

+ Thay đổi kích thước: Kích vào WA, Rê các nút điều khiển

+ Di chuyển: Rê chuột trên WA

+ Đổi nội dung: Kích đôi vào WA, gõ nội dung \ OK

+ Xóa WA: Kích vào WA , nhấn phím Delete

3 Đổi mẫu Word Art: (WA)

Kích vào WA X.hiện thanh công cụ

Kích nút WordArt Gallery, Chọn mẫu khác\ OK

Kích đôi vào WA để đổi kiểu chữ.

Kích nút FREE ROTATE trên thanh công cụ

Rê chuột tại nút góc WA (màu xanh lá cây)để

+ Kích vào WA, Chọn lệnh:FORMAT\WordArt

5/ Định dạng Word Art:

Trang <Colors and Lines>:

Fill Color : Màu nền; No Fill: Tắt màu nền.

Line Color: Màu đường viền; No Line: Tắt đường viền.

Trang < Layout >:

Chọn hình thức trộn WA với văn bản chính

+ Kích OK để kết thúc.

IV/ Thiết kế công thức: (MS - Equation)

dx

x y

k f

Ni

Pi i

k f

i

QTH i

i

* 22

) 1

(

min*

*

* 22

) 1

( min*

1 1

1

+ +

=

∑

=

B1: Chọn lệnh Insert\Object

=> Chọn Microsoft Equation 3.0\OK

1/TẠO CÔNG THỨC

B2: Kích chọn khuôn mẫu trên thanh công cụ

Equation Tạo công thức trong khung thiết kế

B3: Nhấn phím ESC khi kết thúc

Khung thiết kế Chọn mẫu

2.Hiệu chỉnh: (Nên trộn cthức với VB trước khi hiệu chỉnh)

rê các nút điều khiển.

nạp lại chương trình Equation )

Nhấn phím ESC khi kết thúc.

Delete.

V/ Sử dụng thanh công cụ DRAWING

1/ Mở thanh công cụ:

Chọn lệnh: View\Toolbar\Drawing

Hoặc kích nút Drawing Drawin trên thanh công cụ chuẩn

2/ Chức năng các nút:

Fill Color: Tô màu nền

Line color: Màu đường viền

font Color: Đổi màu chữ

Thay đổi nét vẽ

InsertClipArt: Chèn hình ảnh.

3/ Thao tác vẽ:

+ Kích nút chức năng, rê chuột để vẽ

+ Vẽ hình tròn: Click nút Oval, giữ phím Shift

4.Định dạng đối tượng:

rê tại nút điều khiển.

 Xoay đối tượng:

Kích vào đối tượng

Kích nút FREE ROTATE trên thanh công cụ

Rê chuột tại nút góc đối tượng để xoay

+ Kích OK.

Bài 4: BẢNG BIỂU

II HIỆU CHỈNH BẢNG:

a Thay đổi độ rộng cột:

Rê chuột tại biên của cột để thay đổi (Con trỏ hình )

Giữ phím SHIFT trong khi rê chuột để

không ảnh hưởng đến độ rộng cột kế bên nhưng chiều rộng của bảng sẽ thay đổi

III/ Sử dụng công cụ DRAW TABLE

1/ Mở thanh công cụ:

Chọn lệnh: Table\Draw Table

Hoặc: View\Toolbar\Tables and Borders

Kích nút Draw Table để tắt con trỏ hình bút chì

2/ Chức năng các nút:

DrawTable: Vẽ đường tạo cột, dòng

Erase: Xoá đường trộn các ô

Chọn nét vẽ Border Color

(Chọn màu nét vẽ)

Shading Color: Màu nền ô

Text Direction Xoay chữ trong ô

IV/ NHẬP LIỆU:

+ Đặt con nháy trong ô, gõ nội dung

+ Nhấn phím TAB để sang ô kế

(Shift+Tab sang ô phía trước)

+ Việc canh chỉnh, định dạng Dữ liệu trong bảng như trên VB chính

Chú ý:

Mỗi dòng chỉ dùng cho một mẫu tin

Cột STT nên dùng chức năng đánh số TT

Muốn lặp lại dòng tiêu đề bảng trên từng trang:

+ Kích lên dòng tiêu đề

+ Chọn lệnh: Table\ Heading Row Repeat

Vd1

Vd2

Vd3

VD: Bảng1

STT Họ và tên Năm sinh Nơi sinh

1 Vũ Như Cẩn 1967 Ninh Thuận

2 Bùi Thị Lan 1970 Khánh Hoà

3 Trần Tiến Tùng 1975 Khánh Hoà

4 Trần thi Vô Lý 1966 Bình Định

DANH SÁCH THÍ SINH

VD: Bảng2

ST

T Họ và tên NamNăm sinh Nữ Nơi sinh

1 Vũ Như Cẩn 1967 Ninh Thuận

2 Bùi Thị Lan 1970 Khánh Hoà

3 Trần Tiến Tùng 1975 Khánh Hoà

4 Ngô Tiểu Muội 1966 Bình Định

DANH SÁCH THÍ SINH

1 Vũ Như Cẩn 1967 Ninh Thuận

2 Bùi Thị Lan 1970 Khánh Hoà

Chúc các Anh, Chị và các bạn nhiều

thành công trong cuộc sống