kế toán tổng hợp bằng phần mềm microsof access

Để tổng hợp số liệu sau mỗi kỳ kế toán đợc nhanh chóng và chính xác cácdoanh nghiệp phải làm kế toán trên máy, phần mềm kế toán sẽ thay thế công việcthủ công trên giấy tờ, nhằm giúp chún

Lời mở đầu

Trong điều kiện hàng hoá nhiều thành phần và chính sách mở cửa của nhà

n-ớc ta hiện nay, thì tất yếu phải có cạnh tranh Muốn tồn tại và phát triển trên thơngtrờng thì các doanh nghiệp phải nắm bắt thông tin, một cách nhanh chóng và kịpthời để cung cấp những sản phẩm, hàng hoá có chất lợng cao đáp ứng đợc nhu cầucủa ngời tiêu dùng, bên cạnh đó phải đổi mới cách quản lý, tổ chức trong công ty

Nh chúng ta đã biết kế toán là một khâu hết sức quan trọng đối với công ty và

kế toán tổng hợp lại là một khâu vô cùng phức tạp trong lĩnh vực kế toán Để cáccông ty và các doanh nghiệp kinh doanh ngày một hiệu quả thì các công ty, doanhnghiệp phải không ngừng hoàn thiện và nâng cao khâu tổ chức quản lý sổ sách

Để tổng hợp số liệu sau mỗi kỳ kế toán đợc nhanh chóng và chính xác cácdoanh nghiệp phải làm kế toán trên máy, phần mềm kế toán sẽ thay thế công việcthủ công trên giấy tờ, nhằm giúp chúng ta giải quyết công việc nhanh hơn, xử lý sốlợng lớn số liệu trong thời gian ngắn và thông tin kịp thời cho cấp trên khi cần thiết

Để có những quyết định kinh tế chính xác, kịp thời trong quá trình điều hànhhoặc tiến hành hoạt động sản xuất kinh doanh đòi hỏi có những thông tin mang tínhchất tổng quát, có hệ thống và tơng đối toàn diện về tình hình và kết quả hoạt độngkinh doanh của doanh nghiệp sau một kỳ nhất định

Những thông tin này thờng do kế toán tổng hợp cung cấp

Do tính chất quan trọng của kế toán tổng hợp nên em đã quyết định chọn đềtài “ Kế toán tổng hợp bằng phần mềm Microsof Access “ làm đề tài tốt nghiệp

Nội dung đề tài gồm 4 phần:

Chơng I : Giới thiệu chung về công ty Xổ Số Kiến Thiết Và Dịch Vụ In Đà Nẵng

Chơng II : Cơ sở lý luận của đề tài Chơng III : Phân tích thiết kế hệ thống cơ sở dữ liệuChơng IV : Xây dựng chơng trình

Mặc dù đã rất cố gắng nhng do thời gian có hạn và kiến thức còn hạn chế nênkhông tránh khỏi những sai sót, rất mong đợc sự đóng góp ý kiến của thầy cô và các bạn

Đà Nẵng, 28/06/2009

Sinh viên thực hiện

Chơng I Giới thiệu chung về công ty

xổ số kiến thiết và dịch vụ in Đà Nẵng

I khái quát về công ty xổ số kiến thiết và dịch vụ in.

1 giới thiệu sơ lợc về công ty

Công ty xổ số kiến thiết và dịch vụ in Đà Nẵng là một đơn vị sản xuất kinhdoanh hạch toán kinh tế độc lập, đợc thành lập theo quyết định số 25/2002 –QĐUB ngày 01/03/2002 của UBND thành phố Đà Nẵng trên cơ sở sát nhập Công

ty In Tài chính Đà Nẵng vào Công ty xổ số kiến thiết Đà Nẵng

Công ty xổ số và dịch vụ in Đà Nẵng là một trong các đơn vị hoạt động xổ số

và in có uy tín và lớn nhất tại Đà Nẵng và khu vực Miền Trung Với 10 máy in

Trang: 1

phục vụ khách hàng lịch sự, chu đáo Công ty xổ số kiến thiết và dịch vụ in ĐàNẵng là một địa chỉ tin cậy tại Việt Nam cho mọi khách hàng có nhu cầu in ấn vàphát hành vé số.

 Các thông tin cơ bản về đơn vị.

servive company

Mặt khác để đáp ứng nhu cầu của nhân dân và nhận thấy mức sống của ngờidân đã tăng lên, Công ty Xổ số kiến thiết đã ra đời vào ngày 06/04/1987 với nhiệm

vụ chính là: Kinh doanh các loại xổ số nhà nớc cho phép đáp ứng nhu cầu vui chơi,giải trí lành mạnh vừa tạo nguồn thu cho ngân sách Thành phố giải quyết việc làmcho ngời lao động phổ thông nhàn rỗi liên kết với các tỉnh phía Bắc hình thành cơchế kinh doanh xổ số kiến thiết truyền thống

Đến ngày 01/04/2002 căn cứ theo quyết định số 25/2002 QĐ - UB củaUBND Thành phố Đà Nẵng về việc xác nhập Công ty xổ số kiến thiết nay mang tên

sổ xố kiến thiết và dịch vụ in Đà Nẵng – Với nhiệm vụ chính là: Kinh doanh cácloại hình sổ xố kiến thiết, kinh doanh ngành in góp phần đáng kể tạo điều kiện vuichơi thu hút tiền nhàn rỗi trong dân c, giải quyết công ăn việc làm cho lao động vàtăng cờng năng lực cho công nghiệp thành phố trong lĩnh vực phổ biến thông tin

Để đứng vững và cạnh tranh trong cơ chế thị trờng Ban giám đốc Công ty chủ

động huy động vốn đầu t từ các nguồn khác nhau để đầu t trang thiết bị từ tổ chứcsản xuất và quản lý hoạt động kinh doanh Để đáp ứng nhu cầu ngày càng cao củacon ngời Công ty tập trung tiền vốn đầu t chủ yếu vào tài sản cố định Từ nhữngmáy In pô đơn giản nhất đến nay Công ty đã có một dàn máy In Offset với 12 máy

nay Công ty đã có 242 ngời ( với chức danh quản lý 31, chuyên môn nghiệp vụ 96,lao động kỹ thuật 115 ngời ) trong 2 năm liền Công ty đợc tặng cờ thi đua củaThành phố năm 1994 và bằng khen của chính phủ.

Đến nay Công ty đã đầu t trên 60 thiết bị chuyên dùng của ngành in Năm

1987 tổng số tài sản của công ty ban đầu chỉ có 68.835.000đ đến nay đã tăng lênlớn hơn 48 tỷ đồng Điều này đã nói lên sự năng động, nhạy bén trong kinh doanhcủa công ty cũng nh sản xuất phục vụ nhu cầu của khách hàng, phù hợp với nhữngnhu cầu phát triển của công nghiệp hoá - hiện đại hoá ngành in

3 Nhiệm vụ - chức năng của từng bộ phận.

Giám đốc công ty: Phê duyệt, ban hành hệ thống quản lý chất lợng, cung

cấp nguồn lực cho hoạt động Thực hiện trách nhiệm và quyền hạn theo luật định

Phó giám đốc – QMR : Xây dựng, thực hiện, duy trì hệ thống quản lý chất

lợng Giám sát quá trình thực hiện hệ thống quản lý chất lợng tại các bộ phận đợcphân công

Phó giám đốc: Giám sát quá trình thực hiện hệ thống quản lý chất lợng taị

các bộ phận đợc phân

Phòng kỹ thuật vật t:

 Kiểm tra sản phẩm đầu vào, đầu ra trong quá trình sản xuất, kiểm soátmáy móc thiết bị

 Kiểm soát thiết kế và phát triển

 Thực hiện công tác cải tiến

 Thực hiện hàng động phòng ngừa, khắc phục

 Đánh giá lựa chọn nhà cung ứng

Cung cấp tài lực, vật lực theo chỉ đạo của giám đốc công ty Thanhtoán

mua, bán sản phẩm, các loại chi phí

 Hạch toán quá trình sản xuất kinh doanh Thực hiện công tác cải tiến

Phòng tổ chức hành chính:

 Kiểm soát công văn, Fax, thông tin nội bộ

 Kiểm soát công tác nhân lực, đào tạo, tuyển dụng

 Kiểm soát môi trờng làm việc, máy móc thiết bị, văn phòng phơng tiện

Phòng xổ số kiến thiết.

 Kiểm soát công tác trả thởng vé số Thực hiện kế hoạch kinh doanh vé

số Đề xuất thanh huỷ vé số theo quy định

 Thực hiện hành động phòng ngừa, khắc phục

 Thực hiện quá trình kinh doanh vé số theo sự phân công của Công ty.

Kt thanh toán qua ngân hàng

Kt thanh toán với đại lý

Phòng tài chính

kế toán

Phòng

tổ chức hành chính

Phòng

kiến thiết

Phòng phúc tra

Cacccc Các phân x ởng I,

Giám đốc

đốc công ty

Kế toán trởng:

 Chịu trách nhiệm tổ chức công tác hạch toán kế toán toàn công ty theoquy định của nhà nớc

 Tham gia quản lý, tối u hoá việc sử dụng nguồn vốn

 Tổ chức công tác lu trữ, bảo quản tài liệu, chứng từ kế toán

 Xây dựng kế hoạch đào tạo, bồi dỡng, nâng cao trình độ nghiệp vụ,chuyên môn đối với các thành viên trong phòng

Phó kế toán trởng: Trực tiếp phụ trách công tác hạch toán phân xởng in

thuộc Công ty

Kế toán tổng hợp: Tính toán đúng đắn các khoản mục chi phí trong giá

thành Hạch toán kết quả sản xuất kinh doanh từng thời kỳ theo quy định Thực hiệnbáo cáo số liệu khi có yêu cầu

Kế toán thanh toán tiền mặt: Thực hiện các thủ tục thu, chi tiền mặt đúng

quy định Theo dõi, kiểm tra việc thực hiện quy chế chi tiêu tài chính liên quan

Kế toán thanh toán qua ngân hàng: Thực hiện các thủ tục giao dịch liên

quan đến ngân hàng Theo dõi công nợ với ngời bán

Kế toán thanh toán với đại lý: Thực hiện theo dõi công nợ, thanh toán với

từng đại lý vé số cho tất cả các loại hình

Thủ quỹ: Thực hiện công tác thu, chi tiền mặt theo phiếu Thờng xuyên cập

nhật, đối chiếu, kiểm quỹ theo đúng quy định

Thu ngân: Thực hiện công tác thu tiền mặt đối với các đại lý vé số trong

danh sách, với khách hàng theo đúng quy định

Kế toán vật t: Thực hiện, xuất nhập tồn vật t chính xác, kịp thời theo chứng

từ Hách toán chi phí vật t

Trang: 5

II h×nh thøc tæ chøc c«ng t¸c kÕ to¸n t¹i c«ng ty

Sæ ®¨ng ký Chøng tõ ghi sæ

Chøng tõ ghi sæ

B¸o c¸o tµi chÝnh

B¶ng tæng hîp chi tiÕt

Hằng ngày tiến hành phân loại, tổng hợp chứng từ ghi sổ, lên bảng tổng hợpchứng từ gốc đồng thời ghi vào sổ chi tiết.

Từ chứng từ ghi sổ đã đợc lập và chứng từ gốc, lên sổ cái các tài khoản liênquan

Cuối kỳ căn cứ và sổ chi tiết để lập bảng tổng hợp chi tiết và căn cứ vào bảngcân đối phát sinh để lên báo cáo

Chơng II Cơ sở lý luận của đề tài

+ Nguyên vật liệu: Là những đối tợng lao động mua ngoài hoặc tự chế biếncần thiết trong quá trình sản xuất của doanh nghiệp

+ Công nợ:

+ Kế toán tổng hợp: là tập hợp tất cả các báo cáo của các thành phần kế toántrong doang nghiệp, lập quyết toán tài chình hàng năm, quý báo cáo các đơn vịquản lý của nhà nớc và xí nghiệp kiểm tra tính hợp lý, hợp lệ của chứng từ phát sinhtất cả các phần hành kế toán chi tiết tại xí nghiệp theo đúng quy định của chế độ tàichính, theo dõi tập hợp và tính giá thành sản phẩm hàng hoá dịch vụ của xí nghiệp,theo dõi tình hình tăng giảm của tài sản cố định, tính toán,để trích lập và phân bổkhấu hao cơ bản, khấu hao sửa chửa lớn tài sản cố định và chi phí sản xuất mổi kỳhạch toán

1.2 Các nguyên tắc của hạch toán kế toán

Nguyên tắc thớc đo giá trị bằng tiền: Dùng duy nhất tiền VNĐ để ghi

chép tính toán trong hạch toán kế toán

Nguyên tắc kỳ kế toán: Phân chia hoạt động doanh nghiệp thành nhiều

phân đoạn thời gian để lập các báo cáo tài chính Kỳ kế toán của công ty là tháng

Nguyên tắc liên tục: Kế toán đặt điều kiện là doanh nghiệp hoạt động liên

tục, không gián đoạn, không giải thể

Nguyên tắc thực tế khách quan: Kế toán phản ánh theo chứng từ thực tế

khách quan

Nguyên tắc ghi nhận doanh thu: Doanh thu đợc ghi nhận khi sản phẩm

hàng hoá đã chuyển giao quyền sở hữu cho khách hàng và khách hàng đã thanhtoán tiền hoặc chấp nhận thanh toán

Nguyên tắc phù hợp doanh thu, giá phí (chi phí): Khi xác định lãi, lỗ của

quá trình kinh doanh thì chi phí đó thật sự đã tạo ra sản phẩm để bán có đ ợc khoảndoanh thu đó

Trang: 7

- Quy định nội dung của các chỉ tiêu trên bảng tổng hợp cân đối phải đảmbảo dựa trên các chuẩn mực kế toán quốc gia.

- Số liệu trên bảng phải chính xác trung thực đúng với thực tế của đơn vị

- Số liệu trong bảng và giữa các bảng phải phù hợp với nhau

- Các bảng tổng hợp cân đối tổng thể phải lập theo đúng mẫu biểu ban hànhlập và gửi kịp thời hạn quy định

Dù Là bảng tổng hợp cân đối tổng thể hay là bảng cân đối bộ phận thìbảng tổng hợp cân đối cũng gồm những yếu tố sau:

+ Tên báo cáo

+ Ngày, kỳ lập báo cáo

+ Tên đơn vị hoặc bộ phận thuộc dơn vị

+ Đơn vị tính

+ Nội dung báo cáo

+ Chữ ký của ngời lập báo

2 Phơng pháp hạch toán

Phơng pháp chứng từ: kế toán phải sử dụng các chứng từ kế toán để phản ánhcác hoạt động kinh tế tài chính xảy ra trong quá trình kinh doanh nh: Phiếu thu,phiếu chi, phiếu nhập, phiếu xuất, hoá đơn chứng từ…

3 Sơ đồ kế toán tổng hợp doanh thu, chi phí sản xuất và xác định kết quả kinhdoanh

Trang: 9

Trang: 11

Trang: 13

2.1 Các báo cáo kế toán cần thực hiện.

Sổ quỹ tiền mặt, tiền gửi ngân hàng

Báo cáo cân đối nhập xuất tồn

Báo cáo cân đối công nợ

Báo cáo cân đối tài khoản

2.2 Các nội dung thông tin cần cung cấp

Để thuận tiện cho việc lên các báo cáo ngời sử dụng chơng trình kế toán máyphải cung cấp một khoảng thời gian là thời điểm bắt đầu và kết thúc chu kỳhạch toán

Đối với báo cáo cân đối vật t thì cần cung cấp thêm tài khoản vật t

Đối với báo cáo cân đối công nợ thì cần thêm tài khoản công nợ

II Quy trình xử lý thông tin.

1 Sơ đồ khối của chơng trình

Trang: 15

Pt, pc, Pn ,px, hđ, unc, ltt

- Chứng từ

- Chứng từ chi tiết

Các Query

+ Sổ quỹ tiền mặt, TGNH

+ Bảng CĐ NXT

+ Bảng CĐ công nợ+ Bảng CĐ tài khoản

2 Giải thích các bớc trong sơ đồ

(1) Từ những PT, PC,PN, PX, HĐ, UNC, LTT của công ty ta tiến hành nhậpvào hai bảng chứng từ và chứng từ chi tiết

(2) Sau khi đã lu trữ dữ liệu vào ta tiến hành tạo các Query, và xử lý thông tin

để tạo nguồn cho các báo cáo

(3) Từ những nguồn là Query ta kết hợp với các bảng số d, và các bảng danhmục để lên các báo cáo

Chơng IV Xây dựng chơng trình

I xây dựng công cụ lu trữ thông tin

1 các bảng biểu lu trữ số liệu kỳ trớc

Bảng Danh mục tài khoảnMục đích: Lu trữ thông tin về hệ thống tài khoản (do bộ tài chính quy định vàmột số tài khoản riêng của công ty) và số d đầu kỳ của mỗi loại tài khoản tại thời

điểm bắt đ ầu sử dụng chơng trình kế toán máy

Cấu trúc:

MaTK Text 10 Mã tài khoản: Đây là khoá chính Mỗi tàikhoản có một mã tài khoản.

Dữ liệu minh họa:

Bảng số d vật t.

Mục đích: Dùng để lu trữ số lợng và giá trị tồn đầu kỳ của mỗi vật t tại thời

điểm bắt đầu sử dụng chơng trình kế toán máy

Cấu trúc:

MaVT Text 10 Mã vật t: Đây là một phần khoá chính củabảng Mã vật t phải có trong

DanhMucVatTu

MaTK Text 10 Mã tài khoản: Đây là một phần khoá chínhcủa bảng Mã tài khoản phải có trong

DanhMucTaiKhoan

MaKho Text 10 Mã kho: Đây là một phần khoá chính củabảng Mã kho phải có trong DanhMucKho.

Dữ liệu minh họa:

Bảng số d công nợMục đích: Chứa số liệu về số tiền d, nợ của mỗi đối tợng công nợ tại thời

điểm bắt đầu sử dụng chơng trình kế toán máy

Cấu trúc:

MaTK Text 10 Mã tài khoản: Đây là một phần khoáchính của bảng, mã tài khoản phải có

trong DanhMucTaiKhoan

MaCN Text 10 Mã công nợ: Đây là một phần khoá chínhcủa bảng, mã công nợ phải có trong

DanhMucCongNo

Dữ liệu minh họa:

Trang: 17

Chi phí dịch vụ mua ngoàiKhấu hao tài sản cố định

TK 111, 112, 331TK 111, 112Chi phí khác bằng tiềnThuế GTGTTK 133

2 các bảng biểu l u trữ thông tin phát sinh trong kỳ

Bảng chứng từMục đích: Chứa thông tin chung của mọi chứng từ phát sinh theo trình tự thờigian

Cấu trúc

NgayHT Date/Time Dd/mm/yy Ngày làm công tác hạch toán.(Thông thờng NgayHT trùng

NgayCT.)

Dữ liệu minh họa:

KhoaCT Number Long interger Dùng để liên kết với bảng ChungTu.

Dữ liệu minh hoạ:

3 các bảng danh mục

Bảng danh mục loại chứng từ

Mục đích: Chứa các thông tin về các loại chứng từ công ty sử dụng

Cấu trúc:

Mỗi chứng từ có 1 mã chứng từ

Trang: 19

Bảng danh mục vật t

Mục đích: Chứa các thông tin dữ liệu về vật t

Cấu trúc:

Dữ liệu minh hoạ:

Danh mục công nợMục đích: Chứa các thông tin về đối tợng công nợ

Cấu trúc:

Dữ liệu minh họa:

* Các mỗi quan hệ giữa các bảng:

+ Các liên hệ trong Access nhằm liên kết & làm đồng bộ hoá dữ liệu trongCSDL đồng thời bảo vệ các ràng buộc toàn vẹn dữ liệu

+ Quan hệ 1_1 : là quan hệ cứ một mẫu tin ở bảng này có duy nhất một mẫutin ở bảng kia và ngợc lại Loại quan hệ này ít phổ biến

+ Quan hệ 1_nhiều: là quan hệ cứ một mẫu tin ở bảng này thì có nhiều mẫutin tơng ứng ở bảng kia và ngợc lai, một mẫu tin ở bảng kia chỉ có duy nhất mộtmẫu tin ở bảng này Đây là quan hệ phổ biến trong cơ sở dữ liệu Access

Trang: 21

2 Nhật ký chứng từ

Hộp thoại chọn loại chứng từ

Nhật ký: Dùng để theo dõi các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo trình tự thờigian

3 hộp thoạI chọn thời gian

Mục đích: Để cho ngời sử dụng chọn thời gian bắt đầu và kết thúc chu kỳhạch toán

Trang: 23

4 tạo truy vấn trung gian

Để thuận tiện cho công việc tạo các query để lên báo cáo ta làm thêm một

b-ớc trung gian là tạo một query là QchungTuTH

Nguồn dữ liệu: Bảng ChungTu và ChungTuChiTiet

+ Tại ChungTu: Lấy tất cả các trờng

+ Tại ChungTuChiTiet: Lấy tất cả các trờng trừ trờng KhoaCT

Lới thiết kế của query nh sau:

5 tạo sổ quỹ tiền mặt

5.1 Mục đích

Báo cáo quỹ đợc lập trong khoảng thời gian bất kỳ do ngời sử dụng nhập vào.Nội dung báo cáo thể hiện số d đầu kỳ, chi tiết phát sinh trong kỳ và số dcuối kỳ của tiền mặt trong công ty

5.2 Khai báo biến và hàm

Khai báo biến

Public n1, n2

* Giải thích:

n1: Thời điểm bắt đầu của chu kỳ hạch toán

n2: Thời điểm kết thúc của chu kỳ hạch toán

Khai báo hàm

5.3 Sơ đồ biến đổi dữ liệu

5.4 Các bớc tạo sổ quỹ tiền mặt

a Tạo Q_SDTMN1

a.1 Tạo Q_SDTMN0

Mục đích: Tính số d tại thời điểm bắt đầu sử dụng chơng trình kế toán máy.Lới thiết kế của query nh sau:

a.2 Tạo Q_PSTMNoN0N1

Mục đích: Tính tổng phát sinh tăng bắt đầu từ thời điểm đầu chu kỳ hạchtoán đến cuối chu kỳ hạch toán

Lới thiết kế của query nh sau:

a.3 Tạo Q_PSTMCoN0N1

Mục đích: Tính tổng phát sinh giảm bắt đầu từ thời điểm đầu chu kỳ hạchtoán đến cuối chu kỳ hạch toán

Tơng tự tạo Q_PSTMCoN0N1

a.4 Tạo Q_SDTMN1

Mục đích: Tính số d tại thời điểm bắt đầu chu kỳ hạch toán

Lới thiết kế của query nh sau:

Tính trờng TonCK theo công thức:

TonCK:nz([tondk]) + nz([Thu]) – nz([Chi])