ĐẶC ĐIỂM VỀ TỔ CHỨC KINH DOANH VÀ QUẢN KINH DOANH TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN NỘI THẤT MINH KIỆT
Quá trình hình thành và phát triển của Công ty cổ phần nội thất Minh Kiệt
1.1.1 Thông tin chung về Công ty
Tên đầy đủ: Công ty cổ phần nội thất Minh Kiệt
Tên viết tắt: MINH KIET LTT.,JSC
Địa chỉ: Số nhà 20, ngõ 2, phố Cầu Đất, phường Chương Dương, quận Hoàn Kiếm, Hà Nội
Người đại diện: Nguyễn Minh Hoàng
Ngày bắt đầu hoạt động: 18/03/2015
Loại hình doanh nghiệp: Công ty cổ phần
1.1.2 Quá trình hình thành và phát triển của Công ty
Công ty cổ phần nội thất Minh Kiệt, được thành lập vào năm 2012, bắt đầu hoạt động như một xưởng sản xuất chuyên về các sản phẩm nội thất gia đình như tủ, giường và kệ bếp, với đội ngũ ban đầu chỉ gồm 15 nhân viên.
Xưởng đã phát triển mạnh mẽ theo thời gian, với sự gia tăng đáng kể về sản lượng sản phẩm, số lượng nhân viên và khách hàng Để mở rộng sản xuất kinh doanh và khẳng định vị thế trong nền kinh tế thị trường, vào năm 2015, xưởng đã chuyển đổi thành công thành Công ty Cổ phần Nội thất Minh Kiệt.
Thương hiệu Minh Kiệt nổi bật nhờ vào đội ngũ thiết kế giàu kinh nghiệm và chuyên môn cao, luôn cập nhật các xu hướng thiết kế mới để mang đến giải pháp tối ưu cho khách hàng Bên cạnh đó, kỹ thuật viên có tay nghề vững vàng đảm bảo tiến độ thi công và áp dụng các vật liệu mới, giúp các công trình đạt chất lượng hoàn hảo.
Sau gần 6 năm hoạt động, Công ty đã vượt qua nhiều thách thức và đạt được những thành tựu đáng khích lệ trong cả lĩnh vực kinh tế và xã hội Nhờ vào đường lối phát triển đúng đắn, sự đoàn kết và nỗ lực không ngừng của toàn thể cán bộ công nhân viên, công ty đã nhiều lần nhận bằng khen từ các cấp và được vinh danh là đơn vị dẫn đầu về doanh số bởi các đối tác trong và ngoài nước.
Cơ cấu tổ chức của Công ty cổ phần nội thất Minh Kiệt
Để đảm bảo hiệu quả sản xuất và quản lý tốt quy trình sản xuất, công ty đã tổ chức bộ máy quản lý kinh doanh theo mô hình trực tuyến và thực hiện chế độ thủ trưởng.
Nguồn: Bộ phận Hành chính – Nhân sự
Sơ đồ 1.1: Cơ cấu tổ chức Công ty cổ phần nội thất Minh Kiệt
Chức năng của từng bộ phận:
Tổng giám đốc là người đứng đầu công ty, có trách nhiệm thiết lập chính sách và giám sát hoạt động toàn bộ doanh nghiệp Họ hoạch định chiến lược để đạt được mục tiêu lớn, hỗ trợ các nhiệm vụ điều hành và đảm bảo nguồn lực cần thiết cho công ty Đồng thời, Tổng giám đốc đại diện cho công ty trong việc đàm phán, ký kết hợp đồng kinh tế và làm việc với các cơ quan chức năng của nhà nước liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh.
Bộ phận Quản lí khách hàng là thành phần quan trọng của Công ty, chịu trách nhiệm tìm kiếm khách hàng mới, duy trì mối quan hệ với khách hàng cũ, cũng như ký kết và thực hiện các hợp đồng kinh tế.
Bộ phận Thiết kế chịu trách nhiệm phát triển ý tưởng thiết kế 3D cho sản phẩm và bóc tách khối lượng bản vẽ để chuẩn bị cho quá trình sản xuất tại xưởng.
Bộ phận Tư vấn giám sát chịu trách nhiệm khảo sát mặt bằng và tư vấn cấu trúc phù hợp, đồng thời giám sát quá trình sản xuất tại xưởng và thi công tại công trình Nhiệm vụ của bộ phận này là đảm bảo tiến độ và chất lượng sản phẩm thi công đáp ứng yêu cầu của khách hàng.
Bộ phận Hành chính - Nhân sự có trách nhiệm tổ chức và quản lý các công việc hành chính, điều động nhân lực, thực hiện chế độ bảo hành và giải quyết các chính sách liên quan đến cán bộ và nhân viên lao động theo quy định của Nhà nước.
Bộ phận Kế toán chịu trách nhiệm kiểm tra và kiểm soát việc thực hiện các chế độ quản lý kinh tế, theo dõi toàn bộ nguồn vốn của Công ty Kế toán cũng tham mưu cho Giám đốc, thông báo kịp thời về tình hình luân chuyển và sử dụng vốn, nhằm tăng cường hiệu quả quản lý Họ xây dựng kế hoạch tài chính, quản lý hệ thống kế toán và sổ sách hàng ngày, đồng thời phân tích kết quả hoạt động kinh doanh và tình hình vốn hiện có, cũng như sự biến động của các loại tài sản.
Bộ phận Xưởng sản xuất, dưới sự chỉ đạo của Quản lý phân xưởng, đảm nhiệm việc sản xuất các sản phẩm của Công ty theo kế hoạch từ bộ phận Quản lý Khách hàng dựa trên yêu cầu của khách hàng Xưởng sản xuất được tổ chức thành 5 tổ chuyên biệt: Tổ mộc, Tổ laszer, Tổ sắt và Tổ sơn.
Khái quát về ngành nghề kinh doanh của Công ty cổ phần nội thất Minh Kiệt .4 1.4 Kết quả hoạt động kinh doanh của Công ty cổ phần nội thất Minh Kiệt giai đoạn năm 2020 – 2021
Minh Kiệt tự hào là công ty hàng đầu trong thiết kế và thi công nội thất cho showroom, cửa hàng bán lẻ và các công trình thương mại như spa, quán cafe, nhà hàng – khách sạn, hair salon Được thành lập với mục tiêu đón đầu xu hướng chuỗi bán lẻ tương lai, Minh Kiệt cam kết mang đến giải pháp nội thất sáng tạo và hiện đại.
Công ty chuyên thiết kế, sản xuất và thi công nội ngoại thất, bao gồm bàn, ghế, tủ, quầy lễ tân và vách, phục vụ các công trình thương mại trên toàn quốc, với thị trường chính tập trung tại Hà Nội.
1.4 Kết quả hoạt động kinh doanh của Công ty cổ phần nội thất Minh Kiệt giai đoạn năm 2020 – 2021
Báo cáo kết quả kinh doanh là tài liệu quan trọng phản ánh doanh thu, chi phí và lợi nhuận của doanh nghiệp trong một kỳ kinh doanh cụ thể Dưới đây là bảng thể hiện rõ hoạt động kinh doanh của Công ty cổ phần nội thất Minh Kiệt trong giai đoạn này.
B&ng 1.1: Báo cáo kết qu& kinh doanh của Công ty cổ phần nội thất Minh Kiệt giai đoạn 2020 – 2021 Đơn vị
Chỉ tiêu Năm 2020 Năm 2021 Chênh lệch năm 2021 so với năm 2020
1 Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ 32.873.906.541 23.205.374.493 (9.668.532.048) (29,41)
2 Doanh thu thuần về bán hàng và cung cấp dịch vụ 32.873.906.541 23.205.374.493 (9.668.532.048) (29,41)
4 Lợi nhuận gộp về bán hàng và cung cấp dịch vụ 14.250.556.333 10.479.948.687 (3.770.607.646) (26,46)
5 Doanh thu hoạt động tài chính 401.714.713 1.526.185.967 1.124.471.254 280
7 Chi phí quản lý kinh doanh 5.183.421.551 3.589.049.059 (1.594.372.042) (30,76)
9 Lợi nhuận thuần từ hoạt động kinh doanh 9.372.641.014 7.859.546.864 (1.513.094.050) (16.14)
10 Tổng lợi nhuận kế toán trước thuế 9.372.641.014 7.859.546.864 (1.513.094.050) (16.14)
12 Lợi nhuận sau thuế TNDN 7.498.112.811 6.287.637.491 (1.210.475.320) (16,14)
Nguồn: Số liệu từ BCTC cô
Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ của công ty Minh Kiệt đã chịu ảnh hưởng nặng nề từ dịch bệnh Covid-19, giảm từ 32.873.906.541 đồng năm 2020 xuống còn 23.205.374.493 đồng năm 2021, tương ứng với mức giảm 29,41% Sự bùng phát của dịch bệnh không chỉ tác động trực tiếp đến doanh nghiệp mà còn ảnh hưởng đến các đối tác, gây gián đoạn và cản trở quá trình xây dựng và phát triển các cơ sở dịch vụ kinh doanh.
Doanh thu thuần từ bán hàng và cung cấp dịch vụ trong giai đoạn 2020 – 2021 không có bất kỳ khoản giảm trừ nào, cho thấy doanh thu thuần hoàn toàn tương ứng với doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ Điều này chứng tỏ công ty đã quản lý hiệu quả trong quy trình sản xuất và cung cấp sản phẩm, dịch vụ.
Vào năm 2021, giá vốn hàng bán ghi nhận đạt 12.725.425.806 đồng, giảm 5.837.924.402 đồng, tương đương với tỷ lệ giảm 31,45% so với năm 2020 Sự sụt giảm doanh thu bán hàng đã dẫn đến việc giảm chi phí giá vốn hàng bán.
Lợi nhuận gộp từ bán hàng và cung cấp dịch vụ năm 2021 đạt 10.479.948.687 đồng, giảm 3.770.607.646 đồng, tương ứng với tỷ lệ giảm 26,46% so với năm 2020 Sự sụt giảm doanh thu bán hàng cùng với giá vốn hàng bán đã kéo theo lợi nhuận gộp giảm, mặc dù mức độ giảm này thấp hơn.
Doanh thu từ hoạt động tài chính của doanh nghiệp đã tăng mạnh từ 96.208.481 đồng năm 2020 lên 557.539.281 đồng năm 2021, tương ứng với tỷ lệ tăng 480% Trong năm 2020, doanh thu tài chính chủ yếu đến từ lãi tiền gửi ngân hàng, nhưng vào năm 2021, sự gia tăng này chủ yếu nhờ vào thu nhập từ hoạt động đầu tư cổ phiếu Điều này cho thấy công ty đã linh hoạt trong việc sử dụng vốn nhàn rỗi để đầu tư vào các kênh tài chính có lợi, đặc biệt trong bối cảnh dịch bệnh phức tạp.
Chi phí tài chính: trong 2 năm 2020 và năm 2021, chi phí tài chính tăng mạnh
Năm 2021, công ty ghi nhận doanh thu đạt 461.330.800 đồng, tăng lên 557.539.281 đồng, cho thấy sự tăng trưởng mạnh mẽ khi mới tham gia vào thị trường tài chính Tuy nhiên, bên cạnh doanh thu cao, công ty cũng phải đối mặt với một số khoản lỗ, dẫn đến chi phí tài chính tăng Thêm vào đó, việc vay vốn để đầu tư đã làm gia tăng đáng kể khoản lãi suất tiền vay.
Chi phí quản lý kinh doanh bao gồm chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp Năm 2020, chi phí bán hàng đạt 2.043.145.013 đồng, nhưng đến năm 2021, con số này giảm xuống còn 1.125.959.092 đồng, tương ứng với tỷ lệ giảm 44,89% Tương tự, chi phí quản lý doanh nghiệp cũng giảm từ 3.140.276.538 đồng năm 2020 xuống còn 2.463.090.417 đồng vào năm 2021, với tỷ lệ giảm 21,56% Sự sụt giảm mạnh mẽ trong doanh thu bán hàng đã dẫn đến việc giảm đáng kể cả chi phí bán hàng và chi phí quản lý.
Lợi nhuận thuần từ hoạt động kinh doanh của công ty, do không có lợi nhuận khác, chính là tổng lợi nhuận kế toán trước thuế Năm 2021, lợi nhuận trước thuế đạt 7.859.546.864 đồng, giảm 1.513.094.050 đồng so với năm 2020, tương ứng với tỷ lệ giảm 16,14% Mặc dù bị ảnh hưởng bởi dịch bệnh, công ty vẫn duy trì lợi nhuận trước thuế dương và có tốc độ tăng trưởng ổn định Tuy nhiên, để gia tăng lợi nhuận, công ty cần cải thiện việc kiểm soát chi phí.
Chi phí thuế TNDN: chi phí thuế thu nhập doanh nghiệp của năm 2021 là
Năm 2020, lợi nhuận trước thuế giảm xuống còn 1.571.909.373 đồng, giảm 302.628.650 đồng, tương đương 16,14% Sự giảm sút này đã dẫn đến việc chi phí thuế thu nhập doanh nghiệp cũng giảm theo Mặc dù chi phí thuế thu nhập doanh nghiệp là một khoản chi, nó phản ánh kết quả hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp; lợi nhuận càng cao thì chi phí thuế phải nộp càng lớn.
Lợi nhuận sau thuế: lợi nhuận sau thuế của doanh nghiệp năm 2021 thấp hơn
Lợi nhuận sau thuế của công ty năm 2021 đạt 210.475.320 đồng, giảm 16,14% so với năm 2020, tương đương với giá trị 6.287.637.491 đồng Mặc dù có sự giảm sút, nhưng mức giảm này thấp hơn so với doanh thu từ việc cung cấp hàng hóa và dịch vụ, cho thấy công ty đã điều chuyển vốn sang hoạt động tài chính một cách hiệu quả Nhờ đó, công ty vẫn duy trì được lợi nhuận dương trong bối cảnh dịch bệnh phức tạp của năm 2021.
Qua phân tích báo cáo kết quả kinh doanh của công ty cổ phần nội thất Minh Kiệt giai đoạn 2020 – 2021, tình hình kinh doanh của công ty vẫn ổn định với lợi nhuận sau thuế dương mặc dù bị ảnh hưởng bởi dịch Covid-19 Tuy nhiên, công tác quản lý chi phí chưa đạt hiệu quả cao, khi các khoản chi vẫn có xu hướng tăng Để giảm thiểu chi phí và gia tăng lợi nhuận trong tương lai, công ty cần kiểm soát chặt chẽ hơn các khoản mục chi, đảm bảo tính hợp lý và hướng đến mục đích tăng doanh thu.
TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN NỘI THẤT MINH KIỆT
Đặc điểm bộ máy kế toán và chính sách kế toán tại Công ty cổ phần nội thất
2.1.1 Tổ chức bộ máy kế toán
Nguồn: Bộ phận Kế Toán Chú thích: Quan hệ chỉ đạo, điều hành
Sơ đồ 2.2: Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán của Công ty
Chức năng mỗi phần hành kế toán tại Công ty:
- Kế toán trưởng kiêm Kế toán tổng hợp:
Thực hiện việc phân công công việc và kiểm tra, đôn đốc tình hình thực hiện nhiệm vụ của từng cán bộ kế toán trong đơn vị.
Tổ chức phổ biến và hướng dẫn thực hiện kịp thời các chế độ, chính sách tài chính và kế toán của nhà nước, cùng với các quy định từ cấp trên, đến các bộ phận và cá nhân liên quan trong đơn vị.
Xây dựng và cụ thể hóa chuẩn mực kế toán cũng như chế độ kế toán cho đơn vị theo quy định của nhà nước, nhằm đáp ứng nhu cầu quản lý Đồng thời, thực hiện tính toán và trích nộp đầy đủ, kịp thời các khoản nộp vào ngân sách nhà nước, cũng như thanh toán các khoản vay và công nợ phải thu, phải trả.
Lập báo cáo tài chính, phân tích hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp, tập hợp doanh thu và chi phí phát sinh.
- Kế toán thuế, tiền lương:
Khi có phát sinh, cần trực tiếp làm việc với cơ quan thuế để kiểm tra và đối chiếu hóa đơn GTGT với bảng kê thuế đầu vào và đầu ra của từng cơ sở Đồng thời, cũng cần kiểm tra và đối chiếu bảng kê khai hồ sơ xuất khẩu để đảm bảo tính chính xác và tuân thủ quy định.
Kế Toán Thanh Toán, Kho
Hằng tháng báo cáo tổng hợp thuế GTGT đầu ra – đầu vào của toàn doanh nghiệp, phân loại theo thuế xuất.
Mỗi tháng, doanh nghiệp cần thực hiện việc lập chứng từ báo cáo thuế cho cơ sở và toàn bộ doanh nghiệp, đồng thời kiểm tra tình hình sử dụng hóa đơn thuế để gửi báo cáo đến cục thuế.
Kế toán tiền lương có trách nhiệm tổng hợp bảng chấm công, tính toán lương và hạch toán chi phí, đồng thời ghi nhận các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong quá trình này Cuối cùng, kế toán sẽ tiến hành chi lương và nộp bảo hiểm cho cơ quan Nhà nước khi nhận đủ chữ ký xác nhận từ Kế toán trưởng và Giám đốc.
- Kế toán thanh toán, kho:
Theo dõi việc tiêu thụ của hàng hoá, phản ánh chính xác doanh thu bán hàng và số thuế GTGT đầu ra cũng như việc tính lãi lỗ.
Lập chứng từ ban đầu cho hàng mua và ghi chép vào sổ chi tiết cũng như tổng hợp hàng mua theo từng chủng loại Đồng thời, cần tạo hóa đơn bán hàng và các chứng từ liên quan để phục vụ cho hoạt động bán hàng, đồng thời ghi vào sổ chi tiết hàng hóa và sổ tổng hợp hàng hóa.
Có nhiệm vụ kiểm tra các phiếu nhập kho xuất kho hàng hóa tổng hợp số liệu vào sổ chi tiết hàng hóa sản phẩm.
Cuối kỳ căn cứ vào số lượng nhập để tính giá vốn xuất ra.
Kế toán kho sử dụng các chứng từ như phiếu xuất kho, phiếu nhập kho và thẻ kho để quản lý hàng hóa Mỗi tháng, bộ phận kế toán thực hiện tổng hợp chi phí và tính giá thành sản phẩm một cách chính xác.
Quản lý tiền mặt cho công ty là nhiệm vụ chính, bao gồm việc thực hiện các giao dịch thu-chi hàng ngày Để đảm bảo tính hợp lệ và đầy đủ của các chứng từ, cần kiểm tra kỹ lưỡng trước khi thực hiện giao dịch, nhằm tránh những thiếu sót khi cơ quan thuế tiến hành kiểm tra.
Hàng ngày và hàng tháng, thủ quỹ ghi sổ quỹ tổng hợp dựa trên các phiếu thu và phiếu chi hợp lệ Việc này không chỉ giúp lưu trữ thông tin mà còn hỗ trợ kế toán trưởng khi cần thiết, từ đó nâng cao hiệu quả quản lý thu chi.
2.1.2 Tổ chức sổ kế toán
Công ty hiện đang áp dụng hình thức sổ kế toán Nhật ký chung và sổ Nhật ký đặc biệt, phù hợp với đặc điểm kinh doanh và yêu cầu quản lý của mình.
Báo cáo tài chính Báo cáo kế toán quản trị
PHẦN MỀM KẾ TOÁN MISA
Sổ thẻ (kế toán chi tiết)
Ghi cuối tháng Đối chiếu, kiểm tra
Sơ đồ 2.3: Sơ đồ hình thức sổ kế toán Nhật ký chung
Hiện nay, Công ty đang sử dụng phần mềm kế toán Misa của Công ty cổ phần Misa để hỗ trợ cho công tác kế toán.
Sơ đồ 2.4: Trình tự ghi sổ kế toán bằng phần mềm kế toán MISA
Nhập số liệu hàng ngày
In sổ, báo cáo cuối tháng, cuối năm Đối chiếu, kiểm tra
Bảng cân đối số phát sinh
Bảng tổng hợp chi tiết
Hằng ngày, kế toán kiểm tra tính hợp lý của các chứng từ gốc như phiếu thu, phiếu chi, giấy báo nợ, giấy báo có và phân loại chúng theo nghiệp vụ kinh tế phát sinh Sau đó, kế toán ghi vào Bảng tổng hợp chứng từ gốc cùng loại, mở sổ chi tiết từ các chứng từ này và chuyển cho kế toán tổng hợp Cuối cùng, kế toán tổng hợp ghi vào sổ nhật ký chung.
Dựa vào nhật ký chung kế toán, các tài khoản sẽ được ghi vào sổ cái cùng với chứng từ gốc Ngoài ra, nhật ký chung cũng cần được đối chiếu với sổ chi tiết hoặc bảng kê chi tiết để đảm bảo tính chính xác và minh bạch trong quá trình kế toán.
Cuối tháng, kế toán thực hiện khóa sổ và tổng hợp các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong tháng từ nhật ký chung Họ tính toán tổng số phát sinh nợ và có, đồng thời xác định số dư trên từng sổ cái Dựa vào các sổ cái này, kế toán lập bảng cân đối phát sinh.
- Đồng thời, cuối tháng phải tổng hợp số liệu, khóa sổ, thẻ chi tiểt rồi lập bảng tổng hợp chi tiết
- Sau khi đối chiếu số liệu trên sổ cái và số liệu trên bảng tổng hợp chi tiết khớp rồi kế toán lập báo cáo tài chính.
2.1.3 Chính sách kế toán áp dụng tại đơn vị
- Chế độ kế toán: Công tác hạch toán kế toán tại công ty được thực hiện theo Thông tư 133 của Bộ trưởng Bộ Tài Chính.
- Niên độ kế toán: Bắt đầu từ ngày 01/01 kết thúc vào ngày 31/12 hàng năm.
- Phương pháp tính thuế GTGT: Công ty tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ.
- Phương pháp hạch toán hàng tồn kho: theo phương pháp kê khai thường xuyên.
- Phương pháp xuất kho: Công ty áp dụng phương pháp Nhập Trước – Xuất Trước.
- Phương trích khấu hao: Áp dụng phương pháp khấu hao đường thẳng.
- Đơn vị tiền tệ sử dụng: Việt Nam đồng.
QUY TRÌNH VÀ THỦ TỤC KẾ TOÁN TIỀN LƯƠNG VÀ CÁC KHOẢN TRÍCH THEO LƯƠNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN NỘI THẤT MINH KIỆT
Chế độ tiền lương và các hình thức trả lương tại Công ty
Công ty hiện có 82 lao động, trong đó bộ phận văn phòng gồm 27 nhân sự và bộ phận xưởng có 55 nhân sự Bộ phận văn phòng được chia thành 5 phòng, mỗi phòng có từ 4 đến 8 thành viên Bộ phận xưởng được tổ chức thành 5 tổ, bao gồm 2 tổ mộc, 1 tổ laser, 1 tổ sắt và 1 tổ sơn, với mỗi tổ cũng có từ 4 đến 8 thành viên.
Công ty quy định tuần làm việc cho bộ phận văn phòng là nghỉ chiều thứ Bảy và Chủ Nhật, trong khi bộ phận lao động trực tiếp chỉ nghỉ Chủ Nhật Mỗi nhân viên sẽ có tổng công là 26 ngày trong tháng, và sẽ bị trừ số ngày vắng mặt, trừ các trường hợp được hưởng lương như nghỉ phép, nghỉ lễ và nghỉ thai sản Đối với lao động thi công, không có ngày nghỉ cố định; công nhân có thể làm việc cả tháng hoặc nghỉ bất kỳ ngày nào, nhưng cần thông báo trước với tổ trưởng để sắp xếp công việc và bố trí nhân lực thay thế Ngoài lương, công ty còn có chế độ thưởng cho tất cả nhân viên dựa trên xếp loại vào cuối năm.
Công ty sử dụng bảng chấm công để theo dõi thời gian làm việc của nhân viên, áp dụng hình thức trả lương theo thời gian cho cả bộ phận văn phòng và xưởng Bộ phận HC – NS thực hiện chấm công dựa trên các yếu tố như bảng check vân tay, giấy xác nhận làm thêm giờ, và giấy nghỉ phép theo mẫu công ty, cùng với sự xác nhận của tổ trưởng và quản lý xưởng khi nhân viên làm việc ngoại tỉnh Sau khi được phê duyệt bởi trưởng phòng và giám đốc, phòng HC – NS chuyển bảng chấm công đã có chữ ký xác nhận cho bộ phận kế toán để tính lương và chi trả cho nhân viên.
Lương thực nhận = Tổng lương + Các khoản phụ cấp – Các khoản trích từ lương.
Trong đó : Tổng lương = Lương thời gian + Lương làm thêm ngoài giờ
Lương thời gian được tính theo công thức:
Lương thời gian Lương làm thêm ngoài giờ được tính theo công thức:
Lương làm thêm Đơn giá ngày công Các khoản phụ cấp ngoài lương:
Công ty hiện đang áp dụng hai khoản phụ cấp ngoài lương cho nhân viên, bao gồm phụ cấp thuộc quỹ lương và phụ cấp chức vụ Đối với bộ phận văn phòng, phụ cấp ăn uống, đi lại và xăng xe là 30.000 đồng/ngày cho tất cả nhân viên, trong khi phụ cấp chức vụ dao động từ 1.500.000 đến 3.000.000 đồng, áp dụng cho nhân viên có hệ số lương cơ bản từ 1.5 đến 3.0 Đối với bộ phận xưởng, phụ cấp ăn uống, đi lại và xăng xe là 25.000 đồng/ngày cho tất cả nhân viên, và phụ cấp chức vụ dao động từ 1.200.000 đến 3.000.000 đồng, áp dụng cho nhân viên có hệ số lương cơ bản từ 1.5 đến 2.5.
Các khoản trích từ lương:
B&ng 2.1: B&ng các kho&n trích theo lương của Công ty
Các khoản bảo hiểm trích theo lương Tính vào chi phí của Công ty Tính vào lương của người lao động Tổng
Tổng các khoản bảo hiểm 20% 10,5% 30,5%
Công ty không tham gia đóng kinh phí công đoàn cho nhân viên, do đó chỉ thực hiện 3 khoản khấu trừ là BHXH, BHYT và BHTN Theo quy định mới năm 2022, mức đóng bảo hiểm thất nghiệp của công ty đã được cắt giảm từ 1% xuống còn 0%.
Ngoài ra thì công ty cũng có chế độ thưởng cho từng CBCNV như sau: Thưởng cuối năm:
+ Hằng năm, nếu công ty kinh doanh có lãi sẽ trích lợi nhuận để thưởng cho người lao động với mức thưởng tuỳ thuộc vào lợi nhuận mỗi năm.
Mức thưởng cho từng nhân viên được xác định dựa trên sự đóng góp, chất lượng công việc và việc tuân thủ nội quy, quy định của công ty.
Mức thưởng tháng lương thứ 13 được tính bằng công thức: Tỷ lệ % nhân với tổng số lương thực tế trong năm chia cho 12 tháng Phòng hành chính nhân sự có trách nhiệm lập tờ trình về tỷ lệ % dự toán tổng tiền thưởng này trước 30 ngày tính từ ngày bắt đầu nghỉ Tết.
Phòng hành chính nhân sự cần lập tờ trình gửi Ban giám đốc về dự toán số tiền thưởng cho các dịp lễ như 30/04 – 01/05, Quốc Khánh và Tết Dương Lịch Tờ trình này phải được gửi trước 15 ngày so với ngày nghỉ lễ tương ứng Đồng thời, danh sách CBCNV được thưởng cũng phải được trình lên trước ngày nghỉ lễ.
Phương pháp hạch toán kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương
Các chứng từ sử dụng để hạch toán tiền lương bao gồm:
- Bảng thanh toán tiền lương và các khoản trích theo lương
- Bảng thanh toán tiền thưởng
- Giấy xác nhận làm thêm ngoài giờ
- Bảng phân bổ lương và các khoản trích theo lương
Ngoài ra còn có một số chứng từ khác có liên quan như phiếu chi, bảng thanh toán các khoản trợ cấp.
Tài khoản 334 là tài khoản chính dùng để hạch toán tiền lương, phản ánh các khoản phải trả cho công nhân viên, bao gồm tiền lương, tiền thưởng, bảo hiểm xã hội và các khoản thu nhập khác Tài khoản này liên quan đến các tài khoản như 642 và 111, giúp quản lý tình hình thanh toán các khoản phải trả một cách hiệu quả.
Phương pháp hạch toán: Nợ TK 642
Các khoản trích theo lương:
Các chứng từ sử dụng để hạch toán tiền lương bao gồm:
Sổ cái TK 338 và sổ cái các TK liên quan
- Bảng thanh toán các khoản trích theo lương
- Bảng phân bổ các khoản trích theo lương
Tài khoản chính để hạch toán các khoản trích theo lương là TK 338, chi tiết cho các loại TK 3383: BHXH, TK 3384: BHYT, TK 3385: BHTN.
Các khoản trích từ lương mà nhân viên đóng được hạch toán:
Các khoản trích từ lương mà công ty đóng được hạch toán:
Quy trình kế toán tiền lương và các chứng từ kế toán sử dụng để hạch toán tiền lương
Bộ phận Kế toán tiền lương Kế toán trưởng Giám
Nguồn: Bộ Phận Kế Toán
Sơ đồ 2.4: Quy trình kế toán tiền lương tại Công ty
(1) Bộ phận HCNS thực hiện việc chấm công hàng ngày cho nhân viên vào Bảng chấm công, cuối tháng chuyển cho Kế toán tiền lương.
(2) Kế toán tiền lương tập hợp Bảng chấm công và các chứng từ liên quan.
(3) Căn cứ vào Bảng chấm công, Kế toán tiền lương lập Bảng thanh toán tiền lương, thưởng và các khoản phải nộp và chuyển cho Kế toán trưởng
(4) Kế toán trưởng kiểm tra Bảng lương
+ Nếu đồng ý: chuyển cho Giám đốc xét duyệt và ký
+ Nếu không đồng ý: chuyển trả lại cho Kế toán tiền lương.
(5) Giám đốc xem xét, duyệt và ký vào Bảng lương rồi chuyển lại cho Kế toán trưởng.
(6) Kế toán trưởng nhận Bảng lương từ Giám đốc và chuyển lại cho Kế toán tiền lương.
(7) Căn cứ vào Bảng lương đã được ký duyệt, Kế toán tiền lương tiến hành chi lương cho nhân viên.
Chứng từ kế toán: Bảng chấm công
Ghi chú: Ghi hàng ngày
Ghi cuối tháng, cuối kỳ Đối chiếu
Sơ đồ 2.5: Quy trình ghi sổ kế toán máy kho&n ph&i tr& người lao động và các kho&n trích theo lương tại Công ty
Kế toán tiền lương sẽ theo dõi và kiểm tra các chứng từ liên quan, sau đó nhập số liệu vào phần mềm MISA Phần mềm này sẽ tự động ghi nhận vào các sổ sách kế toán như sổ chi tiết tài khoản 334, 338, sổ nhật ký chung và sổ cái tài khoản 334, 338.
Cuối kỳ, báo cáo tài chính sẽ được lập dựa trên các sổ tự động thiết lập trong phần mềm Kế toán sẽ in sổ theo hình thức nhật ký chung để hoàn thiện quy trình.
Bảng phân bổ tiền lương và bảo hiểm xã hội là tài liệu quan trọng để ghi vào Sổ kế toán, giúp ghi nhận tăng khoản phải trả người lao động (ghi Có TK 334) và tăng trích lập quỹ BHXH, BHYT, KPCĐ (ghi Có TK 338 chi tiết - BHXH, BHYT, KPCĐ) Ngoài ra, cần ghi vào Sổ chi tiết các khoản phải trả liên quan để đảm bảo tính chính xác và minh bạch trong quản lý tài chính.
Các chứng từ liên quan đến chi tiền lương, tiền thưởng và nộp quỹ bảo hiểm là cơ sở quan trọng để ghi giảm khoản phải trả cho người lao động và các khoản trích theo tiền lương Để thực hiện quy trình kế toán lương tại công ty, kế toán sẽ nhận hai bảng chấm công file Excel từ bộ phận nhân sự sau khi được Giám đốc ký duyệt, bao gồm một bảng chấm công cho xưởng và một bảng cho văn phòng Mỗi bảng chấm công sẽ có hai sheet: một sheet ghi ngày công và một sheet ghi ngày làm thêm.
Sau khi nhận bảng chấm công từ nhân sự vào ngày 1 hàng tháng, Kế toán sẽ tiến hành nhập liệu vào phần mềm Misa
Ví dụ cách tính lương đối với 1 nhân viên trong công ty:
Trong tháng 2/2022, Bà Huỳnh Thị Ánh Nguyệt đã làm tổng cộng 26 công, với 14 giờ làm thêm Mức lương cơ bản của bà là 6.000.000 đồng, với hệ số lương là 2.0 Ngoài ra, bà còn nhận các phụ cấp gồm 780.000 đồng cho tiền ăn uống, xăng xe và đi lại, cùng với 1.000.000 đồng phụ cấp khác theo chức vụ.
Các khoản trích theo lương mà công ty đóng:
Bảng lương sẽ được kế toán tiền lương lập trên phần mềm Misa trong khoảng thời gian từ ngày 1 đến ngày 5 của tháng tiếp theo, dựa trên bảng chấm công đã được nhập liệu trước đó, cụ thể như phụ lục 5,6.
Kế toán sử dụng tài khoản 6423 và 3341 để ghi nhận chi phí lương cho nhân viên văn phòng, trong khi tài khoản 642221 và 3342 được dùng cho chi phí lương nhân viên xưởng Việc hạch toán được thực hiện vào ngày 05/03/2022 dựa trên bảng lương tháng 02/2022, kèm theo phụ lục 7 và 8.
Cụ thể hạch toán lương xưởng như sau:
Các khoản trích từ lương mà nhân viên đóng được hạch toán:
Các khoản trích từ lương mà công ty đóng được hạch toán:
Cụ thể hạch toán lương văn phòng như sau:
Các khoản trích từ lương mà nhân viên đóng được hạch toán:
Các khoản trích từ lương mà công ty đóng được hạch toán:
Công ty tiến hành trả lương cho toàn bộ nhân viên công ty từ ngày 05 -10 hàng tháng bằng tiền chuyển khoản, đính kèm Phụ lục 9
Hạch toán như sau: Nợ TK 3341: 179.204.046 đồng
Sau khi hoàn tất việc chi lương, kế toán sẽ thực hiện nộp tiền bảo hiểm cho cơ quan bảo hiểm thông qua ủy nhiệm chi, kèm theo Phụ lục 10.
Hạch toán như sau: Nợ TK 3383: 115.833.750 đồng
CHƯƠNG 4: NHẬN XÉT VÀ KIẾN NGHỊ NHẰM HOÀN THIỆN CÔNG TÁC KẾ TOÁN TIỀN LƯƠNG VÀ CÁC KHOẢN TRÍCH THEO LƯƠNG
TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN NỘI THẤT MINH KIỆT
Nhận xét
Trong quá trình tính lương, cần đảm bảo tính chính xác và thống nhất không chỉ trong tháng mà còn giữa các tháng trong năm Phương pháp tính lương nên đơn giản, dễ hiểu và dễ thực hiện Việc ghi chép số liệu từ chứng từ gốc vào sổ sách kế toán phải đảm bảo tính chính xác, hợp lý và tuân thủ đúng quy định.
Công ty thực hiện công tác hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương đúng theo quy định của Nhà nước, sử dụng hệ thống sổ sách và chứng từ kế toán phù hợp với chế độ kế toán Mặc dù một số mẫu đã được điều chỉnh để đáp ứng yêu cầu công việc, nhưng vẫn đảm bảo tuân thủ quy định của Nhà nước và giữ tính thống nhất cao.
Thanh toán lương qua chuyển khoản mang lại nhiều lợi ích, bao gồm tiết kiệm thời gian, tính chính xác cao và giảm thiểu rủi ro sai sót cũng như mất mát Phương thức này đáp ứng tốt nhu cầu của cán bộ công nhân viên trong công ty.
Các chứng từ được trình bày đúng quy định, có đầy đủ chữ kí, đảm bảo chính xác, không bị tẩy xoá.
Lao động trong công ty được tham gia bảo hiểm 100%
Công ty hiện chỉ áp dụng hình thức trả lương theo thời gian cho cả bộ phận văn phòng và xưởng Đặc biệt, bộ phận xưởng, nơi trực tiếp sản xuất sản phẩm, lại không gắn lương với kết quả lao động, dẫn đến việc không khuyến khích người lao động tích cực làm việc Điều này dễ tạo ra tâm lý đối phó, khiến nhân viên chỉ làm đủ ngày công mà không chú trọng đến chất lượng và năng suất lao động Đây là một trong những hạn chế lớn nhất trong công tác chi trả lương tại công ty.
Bảng chấm công hiện tại chỉ phân tách giữa bộ phận xưởng và văn phòng, không chi tiết các phòng ban hay tổ đội sản xuất, điều này gây khó khăn trong việc so sánh mức lương và hiệu quả hoạt động giữa các bộ phận Hơn nữa, việc nhập liệu cũng dễ xảy ra nhầm lẫn Bảng chấm công chỉ ghi nhận số ngày làm việc, số ngày nghỉ và thời gian làm thêm, nhưng không phản ánh được việc đi sớm về muộn hay đánh giá chất lượng công tác của từng cán bộ công nhân viên (CBCNV).
Tiền lương của lao động được thanh toán hàng tháng một lần, và công ty không cho phép tạm ứng trước lương, điều này ảnh hưởng tiêu cực đến cuộc sống và nhu cầu của người lao động.
Công ty chỉ thực hiện chế độ thưởng vào cuối năm, điều này không khuyến khích tinh thần thi đua giữa các đội nhóm, dẫn đến năng suất lao động có thể chưa đạt hiệu quả tối ưu.
Kiến nghị
Công ty nên áp dụng hai hình thức trả lương để tối ưu hóa hiệu quả làm việc: hình thức trả lương theo thời gian cho bộ phận văn phòng và hình thức trả lương theo sản phẩm cho từng tổ trong bộ phận xưởng.
Trong bảng chấm công, cần phân chia rõ ràng các phòng ban và tổ đội để dễ dàng quản lý, ví dụ như bảng lương văn phòng chia thành 5 mục cho các phòng QLKH, Thiết Kế, TVGS, HC – NS và Kế Toán; bảng lương xưởng cũng tương tự với 5 tổ khác nhau Việc này giúp công ty so sánh hiệu quả quản lý nhân sự và chi phí tiền lương với năng suất lao động từng bộ phận, từ đó xây dựng chính sách lương thưởng phù hợp Ngoài ra, bảng chấm công cần ghi nhận số giờ đi trễ về sớm để theo dõi chất lượng lao động Công ty nên cho phép lao động ứng lương một lần trong tháng, với số tiền ứng không quá 50% lương, giúp họ chủ động hơn trong tài chính và nâng cao tinh thần làm việc, gắn bó với công ty.
Ngoài hình thức thưởng định kì, Công ty nên nghiên cứu và thực hiện thêm hình thức thưởng thường xuyên với một số hình thức sau:
Thưởng tiết kiệm vật tư được áp dụng khi hoàn thành vượt mức chỉ tiêu tiết kiệm, đồng thời đảm bảo kỹ thuật và tiêu chuẩn chất lượng công trình Mức thưởng dao động từ 30% đến 40% giá trị vật tư tiết kiệm được.
Thưởng nâng cao chất lượng sản phẩm được áp dụng cho các tổ sản xuất tiết kiệm thời gian và hoàn thành tiến độ thi công trước hạn Điều này đảm bảo chất lượng công trình đạt tiêu chuẩn của công ty Mức thưởng cho mỗi tổ dao động từ 2.000.000 đồng đến 5.000.000 đồng.
Công ty sẽ thưởng 3% lợi nhuận từ mỗi công trình hoàn thành cho toàn bộ nhân viên văn phòng và xưởng, với điều kiện công trình đạt tiêu chí hoàn thiện theo yêu cầu Kế toán sẽ thống kê và chi trả thưởng này mỗi 6 tháng một lần.
