ĐẶC ĐIỂM VỀ TỔ CHỨC KINH DOANH VÀ QUẢN KINH DOANH TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN NỘI THẤT MINH KIỆT
Quá trình hình thành và phát triển của Công ty cổ phần nội thất Minh Kiệt
1.1.1 Thông tin chung về Công ty
Tên đầy đủ: Công ty cổ phần nội thất Minh Kiệt
Tên viết tắt: MINH KIET LTT.,JSC
Mã số thuế: 010679228 Địa chỉ: Số nhà 20, ngõ 2, phố Cầu Đất, phường Chương Dương, quận Hoàn Kiếm, Hà Nội
Người đại diện: Nguyễn Minh Hoàng
Ngày bắt đầu hoạt động: 18/03/2015
Loại hình doanh nghiệp: Công ty cổ phần
1.1.2 Quá trình hình thành và phát triển của Công ty
Công ty cổ phần nội thất Minh Kiệt, được thành lập vào năm 2012, bắt đầu hoạt động với tư cách là xưởng sản xuất các sản phẩm nội thất gia đình như tủ, giường, và kệ bếp Với đội ngũ ban đầu chỉ 15 nhân sự, Minh Kiệt đã từng bước phát triển và khẳng định vị thế trong ngành nội thất.
Xưởng đã không ngừng phát triển theo thời gian, với sự gia tăng nhanh chóng về sản lượng sản phẩm, số lượng nhân viên và khách hàng Để mở rộng sản xuất kinh doanh và khẳng định vị thế trong nền kinh tế thị trường, vào năm 2015, xưởng đã chuyển đổi thành công ty cổ phần nội thất Minh Kiệt.
Thương hiệu Minh Kiệt nổi bật nhờ đội ngũ thiết kế giàu kinh nghiệm và chuyên môn cao, luôn cập nhật xu hướng thiết kế mới để mang đến giải pháp tối ưu cho khách hàng Bên cạnh đó, tay nghề và kinh nghiệm của đội ngũ kỹ thuật đảm bảo tiến độ thi công đúng hẹn, đồng thời áp dụng các vật liệu mới nhằm hoàn thiện công trình một cách hoàn hảo.
Sau gần 6 năm hoạt động, Công ty đã vượt qua nhiều thách thức và đạt được thành tựu đáng khích lệ về kinh tế và xã hội nhờ vào đường lối phát triển đúng đắn và sự đoàn kết của cán bộ công nhân viên Đơn vị đã nhận nhiều bằng khen và được vinh danh là đơn vị dẫn đầu về doanh số từ các đối tác trong và ngoài nước.
Cơ cấu tổ chức của Công ty cổ phần nội thất Minh Kiệt
Để đảm bảo hiệu quả sản xuất và quản lý tốt quy trình, công ty đã tổ chức bộ máy quản lý kinh doanh theo mô hình trực tuyến với chế độ thủ trưởng.
Nguồn: Bộ phận Hành chính – Nhân sự
Sơ đồ 1.1: Cơ cấu tổ chức Công ty cổ phần nội thất Minh Kiệt
Chức năng của từng bộ phận:
Tổng giám đốc là người đứng đầu công ty, có nhiệm vụ thiết lập chính sách và giám sát toàn bộ hoạt động của doanh nghiệp Họ cũng phải hoạch định chiến lược để đạt được mục tiêu lớn, hỗ trợ các nhiệm vụ điều hành và đảm bảo nguồn lực cần thiết cho công ty Bên cạnh đó, Tổng giám đốc đại diện cho công ty trong việc đàm phán, ký kết hợp đồng kinh tế và làm việc với các cơ quan chức năng của nhà nước liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh.
Bộ phận Quản lí khách hàng là bộ phận quan trọng của Công ty, có trách nhiệm tìm kiếm khách hàng mới, quản lý khách hàng hiện tại, và ký kết cũng như thực hiện các hợp đồng kinh tế với họ.
Bộ phận Thiết kế chịu trách nhiệm tạo ra ý tưởng thiết kế 3D cho sản phẩm và bóc tách khối lượng bản vẽ để phục vụ cho quá trình sản xuất tại xưởng.
Bộ phận Tư vấn giám sát có nhiệm vụ khảo sát mặt bằng và tư vấn cấu trúc phù hợp, đồng thời giám sát quy trình sản xuất tại xưởng và thi công tại công trình Đội ngũ này phải đảm bảo tiến độ và chất lượng sản phẩm thi công đáp ứng yêu cầu của khách hàng.
Bộ phận Hành chính - Nhân sự có trách nhiệm tổ chức và quản lý công việc hành chính, điều động nhân lực, thực hiện chế độ bảo hành, và giải quyết các chế độ chính sách cho cán bộ và nhân viên lao động theo quy định của Nhà nước.
Bộ phận Kế toán có nhiệm vụ kiểm tra và kiểm soát việc thực hiện các chế độ quản lý kinh tế, quản lý toàn bộ nguồn vốn của Công ty Kế toán đóng vai trò tham mưu cho Giám đốc, thông báo kịp thời về tình hình luân chuyển và sử dụng vốn, đồng thời tăng cường quản lý để nâng cao hiệu quả sử dụng vốn Ngoài ra, bộ phận này còn xây dựng kế hoạch tài chính, quản lý hệ thống kế toán và sổ sách hàng ngày, phân tích kết quả hoạt động kinh doanh và đánh giá tình hình vốn cũng như sự biến động của các loại tài sản trong Công ty.
Bộ phận Xưởng sản xuất, dưới sự chỉ đạo của Quản lý phân xưởng, chịu trách nhiệm sản xuất các sản phẩm của Công ty theo kế hoạch từ bộ phận Quản lý Khách hàng Xưởng sản xuất được tổ chức thành 5 tổ: Tổ mộc, Tổ laszer, Tổ sắt và Tổ sơn, đảm bảo đáp ứng yêu cầu của khách hàng.
Khái quát về ngành nghề kinh doanh của Công ty cổ phần nội thất Minh Kiệt .4 1.4 Kết quả hoạt động kinh doanh của Công ty cổ phần nội thất Minh Kiệt giai đoạn năm 2020 – 2021
Minh Kiệt là công ty hàng đầu chuyên thiết kế và thi công nội thất cho showroom, cửa hàng bán lẻ và các công trình thương mại như spa, quán cafe, nhà hàng – khách sạn và hair salon Được thành lập với mục tiêu nắm bắt xu hướng tương lai của ngành bán lẻ, Minh Kiệt cam kết mang đến giải pháp nội thất sáng tạo và chất lượng.
Công ty chuyên thiết kế, sản xuất và thi công nội ngoại thất, bao gồm bàn, ghế, tủ, quầy lễ tân và vách ngăn cho các công trình thương mại Mặc dù phục vụ nhiều tỉnh thành, thị trường chính của Công ty tập trung ở khu vực trọng điểm.
1.4 Kết quả hoạt động kinh doanh của Công ty cổ phần nội thất Minh Kiệt giai đoạn năm 2020 – 2021
Báo cáo kết quả kinh doanh là tài liệu quan trọng phản ánh doanh thu, chi phí và lợi nhuận của doanh nghiệp trong một kỳ kinh doanh cụ thể Dưới đây là bảng tổng hợp cho thấy rõ hoạt động kinh doanh của Công ty cổ phần nội thất Minh Kiệt trong giai đoạn này.
B&ng 1.1: Báo cáo kết qu& kinh doanh của Công ty cổ phần nội thất Minh Kiệt giai đoạn 2020 – 2021 Đơn vị
Chênh lệch năm 2021 so với
Chỉ tiêu Năm 2020 Năm 2021 năm 2020
1 Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ 32.873.906.541 23.205.374.493 (9.668.532.048) (29,41)
2 Doanh thu thuần về bán hàng và cung cấp
4 Lợi nhuận gộp về bán hàng và cung cấp
5 Doanh thu hoạt động tài chính 401.714.713 1.526.185.967 1.124.471.254 280
7 Chi phí quản lý kinh doanh 5.183.421.551 3.589.049.059 (1.594.372.042) (30,76)
9 Lợi nhuận thuần từ hoạt động kinh doanh 9.372.641.014 7.859.546.864 (1.513.094.050) (16.14)
10 Tổng lợi nhuận kế toán trước thuế 9.372.641.014 7.859.546.864 (1.513.094.050) (16.14)
12 Lợi nhuận sau thuế TNDN 7.498.112.811 6.287.637.491 (1.210.475.320) (16,14)
Nguồn: Số liệu từ BCTC c
Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ của công ty đã bị ảnh hưởng nghiêm trọng bởi dịch bệnh Covid-19, với doanh thu giảm từ 32.873.906.541 đồng năm 2020 xuống còn 23.205.374.493 đồng năm 2021, tương ứng với mức giảm 29,41% Dịch Covid-19 không chỉ tác động đến các doanh nghiệp mà còn ảnh hưởng đến các đối tác của Minh Kiệt, gây gián đoạn và cản trở quá trình xây dựng, phát triển thêm cơ sở dịch vụ kinh doanh.
Doanh thu thuần từ bán hàng và cung cấp dịch vụ trong giai đoạn 2020 – 2021 không có khoản giảm trừ nào, cho thấy doanh thu thuần tương đương với doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ Điều này chứng tỏ công ty có khả năng quản lý hiệu quả trong quá trình sản xuất và cung cấp sản phẩm, dịch vụ.
Năm 2021, giá vốn hàng bán đạt 12.725.425.806 đồng, giảm 5.837.924.402 đồng, tương ứng với tỷ lệ giảm 31,45% so với năm 2020 Sự sụt giảm doanh thu bán hàng đã dẫn đến việc chi phí giá vốn hàng bán cũng giảm theo.
Lợi nhuận gộp từ bán hàng và cung cấp dịch vụ trong năm 2021 đạt 10.479.948.687 đồng, giảm 3.770.607.646 đồng, tương ứng với tỷ lệ giảm 26,46% so với năm 2020 Sự sụt giảm doanh thu bán hàng và giá vốn hàng bán đã kéo theo lợi nhuận gộp cũng giảm, tuy nhiên mức độ giảm này thấp hơn.
Doanh thu từ hoạt động tài chính của doanh nghiệp đã tăng mạnh từ 96.208.481 đồng năm 2020 lên 557.539.281 đồng năm 2021, tương ứng với tỷ lệ tăng 480% Năm 2020, doanh thu tài chính chủ yếu đến từ lãi tiền gửi ngân hàng, trong khi năm 2021, sự gia tăng này chủ yếu đến từ thu nhập từ hoạt động đầu tư cổ phiếu Điều này cho thấy công ty đã linh động sử dụng vốn nhàn rỗi để đầu tư vào các kênh tài chính sinh lời trong bối cảnh dịch bệnh phức tạp.
Chi phí tài chính: trong 2 năm 2020 và năm 2021, chi phí tài chính tăng mạnh
Năm 2021, công ty ghi nhận doanh thu đạt 461.330.800 đồng, tăng lên 557.539.281 đồng, cho thấy sự gia tăng mạnh mẽ Tuy nhiên, do mới tham gia vào thị trường tài chính, công ty cũng phải đối mặt với những khoản lỗ nhất định, làm gia tăng chi phí tài chính Hơn nữa, việc vay vốn để đầu tư đã dẫn đến sự gia tăng đáng kể về lãi suất tiền vay.
Chi phí quản lý kinh doanh bao gồm hai loại chính: chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp Trong năm 2020, chi phí bán hàng đạt 2.043.145.013 đồng.
Năm 2021, chi phí bán hàng giảm còn 1.125.959.092 đồng, giảm 44,89%, trong khi chi phí quản lý doanh nghiệp giảm từ 3.140.276.538 đồng năm 2020 xuống còn 2.463.090.417 đồng, giảm 21,56% Sự sụt giảm doanh thu bán hàng mạnh mẽ đã dẫn đến việc giảm đáng kể cả chi phí bán hàng và chi phí quản lý.
Lợi nhuận thuần từ hoạt động kinh doanh của công ty trong năm 2021 đạt 7.859.546.864 đồng, giảm 1.513.094.050 đồng so với năm 2020, tương ứng với tỷ lệ giảm 16,14% Mặc dù bị ảnh hưởng bởi dịch bệnh, công ty vẫn duy trì lợi nhuận trước thuế dương, cho thấy khả năng kiểm soát và tốc độ tăng trưởng ổn định Tuy nhiên, công ty cần cải thiện việc kiểm soát chi phí để gia tăng lợi nhuận trong tương lai.
Chi phí thuế TNDN: chi phí thuế thu nhập doanh nghiệp của năm 2021 là
1.571.909.373 đồng, giảm 302.628.650 đồng, tương đương mức giảm 16,14% Do lợi nhuận trước thuế giảm nên số thuế thu nhập doanh nghiệp cũng giảm so với năm
Chi phí thuế thu nhập doanh nghiệp là một chỉ số quan trọng phản ánh kết quả hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp Khi lợi nhuận tăng cao, nghĩa là chi phí thuế doanh nghiệp cũng sẽ tăng theo.
Lợi nhuận sau thuế: lợi nhuận sau thuế của doanh nghiệp năm 2021 thấp hơn
Lợi nhuận sau thuế của công ty năm 2021 đạt 210.475.320 đồng, giảm 16,14% so với năm 2020, tương đương với giá trị 6.287.637.491 đồng Mặc dù có sự giảm sút trong lợi nhuận, mức giảm này vẫn thấp hơn so với doanh thu từ việc cung cấp hàng hóa và dịch vụ Điều này cho thấy công ty đã điều chuyển vốn sang hoạt động tài chính, giúp duy trì lợi nhuận dương trong bối cảnh dịch bệnh phức tạp.
Qua phân tích báo cáo kết quả kinh doanh của công ty cổ phần nội thất Minh Kiệt giai đoạn 2020 – 2021, tình hình kinh doanh của công ty vẫn ổn định với lợi nhuận sau thuế dương, mặc dù bị ảnh hưởng bởi dịch Covid-19 Tuy nhiên, công tác quản lý chi phí chưa đạt hiệu quả cao, với các khoản mục chi phí có xu hướng tăng Để tăng lợi nhuận và giảm thiểu chi phí trong tương lai, công ty cần kiểm soát chặt chẽ các khoản chi, đảm bảo tính hợp lý và sử dụng hiệu quả nhằm gia tăng doanh thu.
TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN NỘI THẤT MINH KIỆT
Đặc điểm bộ máy kế toán và chính sách kế toán tại Công ty cổ phần nội thất
2.1.1 Tổ chức bộ máy kế toán
Nguồn: Bộ phận Kế Toán Chú thích: Quan hệ chỉ đạo, điều hành
Sơ đồ 2.2: Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán của Công ty
Chức năng mỗi phần hành kế toán tại Công ty:
- Kế toán trưởng kiêm Kế toán tổng hợp:
Thực hiện việc phân công công việc và kiểm tra, đôn đốc tình hình thực hiện nhiệm vụ của từng cán bộ kế toán trong đơn vị.
Tổ chức phổ biến và hướng dẫn thi hành các chế độ, chính sách tài chính, kế toán của nhà nước một cách kịp thời Đảm bảo rằng các quy định từ cấp trên được truyền đạt đến các bộ phận và cá nhân liên quan trong đơn vị.
Xây dựng và cụ thể hóa các chuẩn mực kế toán cùng chế độ kế toán cho đơn vị dựa trên quy định của nhà nước, nhằm đáp ứng hiệu quả yêu cầu quản lý của đơn vị kế toán.
Đảm bảo tính toán và trích nộp đầy đủ, kịp thời các khoản thuế vào ngân sách nhà nước, đồng thời thanh toán các khoản vay và công nợ phải thu, phải trả.
Lập báo cáo tài chính, phân tích hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp, tập hợp doanh thu và chi phí phát sinh.
- Kế toán thuế, tiền lương:
Trực tiếp làm việc cơ quan thuế khi có phát sinh, kiểm tra đối chiếu hóa đơn
GTGT với bảng kê thuế đầu vào, đầu ra của từng cơ sở Kiểm tra đối chiếu bảng kê khai hồ sơ xuất khẩu.
Hằng tháng báo cáo tổng hợp thuế GTGT đầu ra – đầu vào của toàn doanh nghiệp, phân loại theo thuế xuất.
Hằng tháng, doanh nghiệp cần thực hiện việc đóng chứng từ báo cáo thuế và kiểm tra tình hình sử dụng hóa đơn thuế để gửi báo cáo đến cục thuế.
Kế toán tiền lương đảm nhiệm việc tổng hợp bảng chấm công, tính toán lương và hạch toán chi phí liên quan đến nghiệp vụ kinh tế phát sinh Cuối cùng, kế toán sẽ thực hiện chi lương và nộp bảo hiểm cho cơ quan Nhà nước, sau khi nhận được chữ ký xác nhận từ Kế toán trưởng và Giám đốc.
- Kế toán thanh toán, kho:
Theo dõi việc tiêu thụ của hàng hoá, phản ánh chính xác doanh thu bán hàng và số thuế GTGT đầu ra cũng như việc tính lãi lỗ.
Lập chứng từ ban đầu cho hàng mua và ghi chép vào sổ chi tiết cùng sổ tổng hợp theo từng chủng loại Đồng thời, cần lập hoá đơn bán hàng và các chứng từ liên quan để phục vụ cho hoạt động bán hàng, ghi vào sổ chi tiết hàng hoá và sổ tổng hợp hàng hoá.
Có nhiệm vụ kiểm tra các phiếu nhập kho xuất kho hàng hóa tổng hợp số liệu vào sổ chi tiết hàng hóa sản phẩm.
Cuối kỳ căn cứ vào số lượng nhập để tính giá vốn xuất ra.
Kế toán kho sử dụng các chứng từ như phiếu xuất kho, phiếu nhập kho và thẻ kho để quản lý hàng hóa Hàng tháng, kế toán thực hiện tổng hợp chi phí và tính giá thành cho sản phẩm một cách chính xác.
Quản lý tiền mặt cho công ty và thực hiện các giao dịch thu-chi hàng ngày là nhiệm vụ chính Để đảm bảo tính hợp lệ và đầy đủ của các chứng từ, cần kiểm tra kỹ lưỡng trước khi thực hiện nghiệp vụ, nhằm tránh những thiếu sót khi cơ quan thuế tiến hành kiểm tra.
Hàng ngày, thủ quỹ căn cứ vào các phiếu thu và phiếu chi hợp lệ để ghi sổ quỹ tổng hợp Việc này không chỉ giúp lưu trữ thông tin mà còn hỗ trợ quản lý thu chi hiệu quả Khi cần thiết, thủ quỹ sẽ thông báo cho kế toán trưởng về tình hình quỹ.
2.1.2 Tổ chức sổ kế toán
Phòng kế toán của Công ty hiện đang áp dụng hình thức sổ kế toán Nhật ký chung và sổ Nhật ký đặc biệt, phù hợp với đặc điểm kinh doanh và yêu cầu quản lý của đơn vị.
Ghi cuối tháng Đối chiếu, kiểm tra
Sổ nhật ký Sổ thẻ
(kế chung toán chi tiết) hợp chi tiết
Sổ cái Bảng cân đối số phát sinh
Sơ đồ 2.3: Sơ đồ hình thức sổ kế toán Nhật ký chung
Hiện nay, Công ty đang sử dụng phần mềm kế toán Misa của Công ty cổ phần Misa để hỗ trợ cho công tác kế toán.
CHỨNG TỪ KẾTOÁN MISA TOÁN
Báo cáo tài chính Báo cáo kế toán quản trị
Sơ đồ 2.4: Trình tự ghi sổ kế toán bằng phần mềm kế toán MISA
Nhập số liệu hàng ngày
In sổ, báo cáo cuối tháng, cuối năm Đối chiếu, kiểm tra
Hằng ngày, kế toán kiểm tra tính hợp lý của các chứng từ gốc như phiếu thu, phiếu chi, giấy báo nợ và giấy báo có, đồng thời phân loại chúng theo nghiệp vụ kinh tế phát sinh Sau đó, các chứng từ này được ghi vào Bảng tổng hợp chứng từ gốc cùng loại Từ đó, kế toán chi tiết mở sổ chi tiết và chuyển chứng từ gốc cho kế toán tổng hợp, để cuối cùng được ghi vào sổ nhật ký chung.
Dựa trên nhật ký chung kế toán và sổ cái các tài khoản cùng với chứng từ gốc, việc đối chiếu giữa nhật ký chung và sổ chi tiết hoặc bảng kê chi tiết là cần thiết để đảm bảo tính chính xác và minh bạch trong quản lý tài chính.
Cuối tháng, kế toán thực hiện khoá sổ và tổng hợp các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong tháng thông qua nhật ký chung Họ tính toán tổng số phát sinh nợ và phát sinh có, đồng thời xác định số dư trên từng sổ cái Dựa vào các số liệu từ sổ cái, kế toán lập bảng cân đối phát sinh.
- Đồng thời, cuối tháng phải tổng hợp số liệu, khóa sổ, thẻ chi tiểt rồi lập bảng tổng hợp chi tiết
- Sau khi đối chiếu số liệu trên sổ cái và số liệu trên bảng tổng hợp chi tiết khớp rồi kế toán lập báo cáo tài chính.
2.1.3 Chính sách kế toán áp dụng tại đơn vị
- Chế độ kế toán: Công tác hạch toán kế toán tại công ty được thực hiện theo Thông tư 133 của Bộ trưởng Bộ Tài Chính.
- Niên độ kế toán: Bắt đầu từ ngày 01/01 kết thúc vào ngày 31/12 hàng năm.
- Phương pháp tính thuế GTGT: Công ty tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ.
- Phương pháp hạch toán hàng tồn kho: theo phương pháp kê khai thường xuyên.
- Phương pháp xuất kho: Công ty áp dụng phương pháp Nhập Trước – Xuất
- Phương trích khấu hao: Áp dụng phương pháp khấu hao đường thẳng.
- Đơn vị tiền tệ sử dụng: Việt Nam đồng.
QUY TRÌNH VÀ THỦ TỤC KẾ TOÁN TIỀN LƯƠNG VÀ CÁC KHOẢN TRÍCH THEO LƯƠNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN NỘI THẤT MINH KIỆT
Chế độ tiền lương và các hình thức trả lương tại Công ty
Công ty hiện có tổng cộng 82 lao động, trong đó bộ phận văn phòng gồm 27 nhân sự và bộ phận xưởng có 55 nhân sự Bộ phận văn phòng được chia thành 5 phòng, mỗi phòng có từ 4 đến 8 thành viên Trong khi đó, bộ phận xưởng được tổ chức thành 5 tổ: 2 tổ mộc, 1 tổ laser, 1 tổ sắt và 1 tổ sơn, với số lượng thành viên mỗi tổ cũng từ 4 đến 8 người.
Công ty áp dụng tuần làm việc với chế độ nghỉ chiều thứ Bảy và ngày Chủ nhật cho bộ phận văn phòng, trong khi bộ phận lao động trực tiếp nghỉ vào Chủ nhật Mỗi nhân viên có tổng công là 26 ngày trong tháng, và sẽ bị trừ ngày công tương ứng nếu vắng mặt, trừ các trường hợp nghỉ phép, nghỉ lễ và nghỉ thai sản Đối với công nhân thi công, không có ngày nghỉ cố định, họ có thể làm việc suốt tháng hoặc nghỉ bất kỳ ngày nào, nhưng cần thông báo trước với tổ trưởng để sắp xếp công việc Ngoài lương, công ty còn có chế độ thưởng cho tất cả nhân viên dựa trên xếp loại vào cuối năm.
Công ty sử dụng bảng chấm công để theo dõi thời gian làm việc của nhân viên, áp dụng hình thức trả lương theo thời gian cho cả bộ phận văn phòng và xưởng Bộ phận HC – NS chịu trách nhiệm chấm công cho toàn bộ nhân viên dựa trên các yếu tố như bảng check vân tay, giấy xác nhận làm ngoài giờ, và giấy nghỉ phép đã được xác nhận bởi tổ trưởng hoặc quản lý xưởng Sau khi trưởng phòng và giám đốc phê duyệt, phòng HC – NS sẽ chuyển bảng chấm công có chữ ký xác nhận cho bộ phận kế toán để tiến hành lập bảng tính lương và chi trả lương cho nhân viên.
Lương thực nhận = Tổng lương + Các khoản phụ cấp – Các khoản trích từ lương.
Trong đó : Tổng lương = Lương thời gian + Lương làm thêm ngoài giờ Lương thời gian được tính theo công thức:
Lương làm thêm ngoài giờ được tính theo công thức: Lương làm thêm Đơn giá ngày công Các khoản phụ cấp ngoài lương:
Hiện tại, công ty cung cấp hai loại phụ cấp ngoài lương: phụ cấp thuộc quỹ lương và phụ cấp chức vụ Đối với nhân viên văn phòng, phụ cấp ăn uống, đi lại và xăng xe là 30.000 đồng mỗi ngày, trong khi phụ cấp chức vụ dao động từ 1.500.000 đồng.
Mức lương áp dụng cho nhân viên có hệ số lương cơ bản từ 1.5 đến 3.0 là 3.000.000 đồng Đối với bộ phận xưởng, tất cả nhân viên sẽ nhận khoản phụ cấp ăn uống và đi lại xăng xe là 25.000 đồng mỗi ngày, cùng với phụ cấp chức vụ có sự dao động nhất định.
1.200.000 – 3.000.000 áp dụng đối với nhân viên có hệ số lương cơ bản từ 1.5 – 2.5.
Các khoản trích từ lương:
B&ng 2.1: B&ng các kho&n trích theo lương của Công ty
Các khoản bảo hiểm trích Tính vào chi phí Tính vào lương
Tổng theo lương của Công ty của người lao động
Tổng các khoản bảo hiểm 20% 10,5% 30,5%
Công ty không tham gia đóng kinh phí công đoàn cho nhân viên, do đó chỉ có ba khoản khấu trừ là BHXH, BHYT và BHTN Theo quy định mới năm 2022, mức đóng bảo hiểm thất nghiệp đã được cắt giảm từ 1% xuống còn 0%.
Ngoài ra thì công ty cũng có chế độ thưởng cho từng CBCNV như sau: Thưởng cuối năm:
+ Hằng năm, nếu công ty kinh doanh có lãi sẽ trích lợi nhuận để thưởng cho người lao động với mức thưởng tuỳ thuộc vào lợi nhuận mỗi năm.
Mức thưởng cho từng lao động được xác định dựa trên sự đóng góp, chất lượng công việc và việc tuân thủ nội quy, quy định của công ty.
Mức thưởng = Tỷ lệ % * (Tổng số lương thực tế trong năm/12 tháng)
Phòng hành chính nhân sự cần lập tờ trình về tỷ lệ % dự toán tổng tiền thưởng cho tháng lương thứ 13, và phải hoàn thành trước 30 ngày so với ngày bắt đầu nghỉ Tết.
Phòng hành chính nhân sự cần lập tờ trình gửi Ban giám đốc về dự toán tiền thưởng cho các dịp lễ như 30/04 – 01/05, Quốc Khánh và Tết Dương Lịch Tờ trình này phải được gửi trước 15 ngày so với ngày nghỉ lễ tương ứng Đồng thời, danh sách CBCNV được thưởng cũng cần được trình bày trước ngày nghỉ lễ.
Phương pháp hạch toán kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương
- Bảng thanh toán tiền lương và các khoản trích theo lương
- Bảng thanh toán tiền thưởng
- Giấy xác nhận làm thêm ngoài giờ
- Bảng phân bổ lương và các khoản trích theo lương
Ngoài ra còn có một số chứng từ khác có liên quan như phiếu chi, bảng thanh toán các khoản trợ cấp.
Tài khoản 334 là tài khoản chính dùng để hạch toán tiền lương, phản ánh các khoản phải trả cho công nhân viên, bao gồm tiền lương, tiền thưởng, bảo hiểm xã hội và các khoản thu nhập khác Các tài khoản liên quan bao gồm TK 642 và TK 111.
Phương pháp hạch toán: Nợ TK 642
Các khoản trích theo lương:
Các chứng từ sử dụng để hạch toán tiền lương bao gồm:
Sổ cái TK 338 và sổ cái các TK liên quan
- Bảng thanh toán các khoản trích theo lương
- Bảng phân bổ các khoản trích theo lương
Tài khoản chính để hạch toán các khoản trích theo lương là TK 338, chi tiết cho các loại TK 3383: BHXH, TK 3384: BHYT, TK 3385: BHTN.
Các khoản trích từ lương mà nhân viên đóng được hạch toán:
Các khoản trích từ lương mà công ty đóng được hạch toán:
Quy trình kế toán tiền lương và các chứng từ kế toán sử dụng để hạch toán tiền lương
Bộ phận Kế toán tiền lương Kế toán trưởng Giám
Nguồn: Bộ Phận Kế Toán
Sơ đồ 2.4: Quy trình kế toán tiền lương tại Công ty
(1) Bộ phận HCNS thực hiện việc chấm công hàng ngày cho nhân viên vào Bảng chấm công, cuối tháng chuyển cho Kế toán tiền lương.
(2) Kế toán tiền lương tập hợp Bảng chấm công và các chứng từ liên quan.
(3) Căn cứ vào Bảng chấm công, Kế toán tiền lương lập Bảng thanh toán tiền lương, thưởng và các khoản phải nộp và chuyển cho Kế toán trưởng
(4) Kế toán trưởng kiểm tra Bảng lương
+ Nếu đồng ý: chuyển cho Giám đốc xét duyệt và ký
+ Nếu không đồng ý: chuyển trả lại cho Kế toán tiền lương.
(5) Giám đốc xem xét, duyệt và ký vào Bảng lương rồi chuyển lại cho Kế toán trưởng.
(6) Kế toán trưởng nhận Bảng lương từ Giám đốc và chuyển lại cho Kế toán tiền lương.
(7) Căn cứ vào Bảng lương đã được ký duyệt, Kế toán tiền lương tiến hành chi lương cho nhân viên.
Ghi chú: Ghi hàng ngày
Ghi cuối tháng, cuối kỳ Đối chiếu
Sơ đồ 2.5: Quy trình ghi sổ kế toán máy kho&n ph&i tr& người lao động và các kho&n trích theo lương tại Công ty
Kế toán tiền lương sẽ theo dõi và kiểm tra các chứng từ liên quan, sau đó nhập số liệu vào phần mềm MISA Phần mềm này sẽ tự động ghi nhận thông tin vào các sổ sách kế toán như sổ chi tiết tài khoản 334, 338, sổ nhật ký chung và sổ cái tài khoản 334, 338.
- Cuối kỳ, từ các sổ đã được tự động thiết lập trong phần mềm sẽ làm căn cứ lập báo cáo tài chính.
Kế toán in sổ theo hình thức nhật ký chung.
Bảng phân bổ tiền lương và bảo hiểm xã hội là tài liệu quan trọng trong kế toán, giúp ghi nhận tăng khoản phải trả cho người lao động (ghi Có TK 334) và tăng trích lập quỹ BHXH, BHYT, KPCĐ (ghi Có TK 338 chi tiết - BHXH, BHYT, KPCĐ) Đồng thời, nó cũng được sử dụng để ghi vào Sổ chi tiết các khoản phải trả liên quan.
Các chứng từ liên quan đến chi tiền lương, tiền thưởng và nộp quỹ bảo hiểm là cơ sở quan trọng để ghi giảm khoản phải trả cho người lao động cũng như các khoản trích theo tiền lương Để thực hiện quy trình kế toán lương tại công ty, kế toán sẽ bắt đầu bằng việc nhận các chứng từ này.
2 bảng chấm công file excel từ bộ phận nhân sự tổng hợp sau khi được kí duyệt bởi
Giám đốc ( 1 file là bảng chấm công xưởng và 1 file là bảng chấm công văn phòng).
Một bảng chấm công sẽ gồm 2 sheet: 1 là sheet ngày công, 2 là sheet ngày làm thêm như phụ lục 1,2,3,4.
Sau khi nhận bảng chấm công từ nhân sự vào ngày 1 hàng tháng, Kế toán sẽ tiến hành nhập liệu vào phần mềm Misa.
Ví dụ cách tính lương đối với 1 nhân viên trong công ty:
Trong tháng 2/2022, bà Huỳnh Thị Ánh Nguyệt đã làm tổng cộng 26 công với 14 giờ làm thêm Mức lương cơ bản của bà là 6.000.000 đồng với hệ số lương là 2.0 Ngoài ra, bà còn nhận phụ cấp tiền ăn uống, xăng xe và đi lại là 780.000 đồng, cùng với phụ cấp chức vụ là 1.000.000 đồng Lương được tính dựa trên các yếu tố này.
Các khoản trích theo lương mà công ty đóng:
Bảng lương sẽ được kế toán tiền lương lập trên phần mềm Misa từ ngày 1 đến ngày 5 của tháng tiếp theo, dựa trên bảng chấm công đã được nhập liệu trước đó.
Kế toán chi phí lương nhân viên văn phòng được thực hiện qua tài khoản 6423 và 3341, trong khi chi phí lương nhân viên xưởng được hạch toán qua tài khoản 642221 và 3342 Việc hạch toán này diễn ra vào ngày 05/03/2022, dựa trên bảng lương tháng 02/2022 của công ty, kèm theo phụ lục 7 và 8.
Cụ thể hạch toán lương xưởng như sau:
Có TK 3342 : 333.940.401 đồng Các khoản trích từ lương mà nhân viên đóng được hạch toán:
Các khoản trích từ lương mà công ty đóng được hạch toán:
Cụ thể hạch toán lương văn phòng như sau:
Có TK 3341: 196.949.046 đồng Các khoản trích từ lương mà nhân viên đóng được hạch toán:
Các khoản trích từ lương mà công ty đóng được hạch toán:
Công ty tiến hành trả lương cho toàn bộ nhân viên công ty từ ngày 05 -10 hàng tháng bằng tiền chuyển khoản, đính kèm Phụ lục 9
Hạch toán như sau: Nợ TK 3341: 179.204.046 đồng
Sau khi hoàn tất chi lương, kế toán sẽ nộp tiền bảo hiểm cho cơ quan bảo hiểm thông qua ủy nhiệm chi, kèm theo Phụ lục 10 Số tiền trong tài khoản 1121 là 303.989.151 đồng.
Hạch toán như sau: Nợ TK 3383: 115.833.750 đồng
Nhận xét
Để đảm bảo tính chính xác và thống nhất trong việc tính lương hàng tháng, phương pháp tính lương cần phải đơn giản và dễ hiểu Việc ghi chép số liệu từ chứng từ gốc vào sổ sách kế toán là rất quan trọng để đảm bảo tính chính xác, hợp lý và tuân thủ đúng quy định.
Công ty thực hiện hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương đúng quy định của Nhà nước, sử dụng hệ thống sổ sách và chứng từ kế toán phù hợp với chế độ kế toán hiện hành Một số mẫu biểu đã được điều chỉnh theo yêu cầu công việc nhưng vẫn đảm bảo tính hợp pháp và thống nhất Việc thanh toán lương qua chuyển khoản không chỉ tiết kiệm thời gian mà còn khoa học, giảm thiểu sai sót và mất mát, đồng thời đáp ứng nhu cầu của CBCNV trong công ty.
Các chứng từ được trình bày đúng quy định, có đầy đủ chữ kí, đảm bảo chính xác, không bị tẩy xoá.
Lao động trong công ty được tham gia bảo hiểm 100%.
Công ty hiện chỉ áp dụng hình thức trả lương theo thời gian cho cả hai bộ phận văn phòng và xưởng Đặc biệt, bộ phận xưởng, nơi trực tiếp sản xuất sản phẩm, không có sự gắn kết giữa lương và kết quả lao động, dẫn đến việc không khuyến khích người lao động làm việc tích cực Điều này dễ tạo ra tư tưởng đối phó, khiến nhân viên chỉ làm đủ ngày công mà không chú trọng đến chất lượng và năng suất lao động, là một trong những hạn chế lớn nhất trong công tác chi trả lương tại công ty.
Bảng chấm công hiện tại chỉ phân chia giữa bộ phận xưởng và văn phòng, không tách biệt các phòng ban hay tổ đội sản xuất, điều này gây khó khăn trong việc so sánh mức lương và hiệu quả công việc giữa các bộ phận Hơn nữa, việc nhập liệu dễ dẫn đến nhầm lẫn Ngoài ra, bảng chấm công chỉ ghi nhận số ngày làm việc, nghỉ phép và thời gian làm thêm, mà không phản ánh được việc đi sớm hay về muộn cũng như chất lượng công tác của từng cán bộ công nhân viên.
Tiền lương của lao động chỉ được thanh toán một lần mỗi tháng, và công ty không cho phép tạm ứng trước lương, điều này ảnh hưởng đến cuộc sống và nguyện vọng của người lao động.
Công ty chỉ thực hiện chế độ thưởng cho nhân viên vào cuối năm, điều này không khuyến khích tinh thần thi đua giữa các đội nhóm và có thể dẫn đến năng suất lao động chưa đạt hiệu quả tối ưu.
Kiến nghị
Công ty nên áp dụng hai hình thức trả lương: trả lương theo thời gian cho bộ phận văn phòng và trả lương theo sản phẩm cho từng tổ trong bộ phận xưởng.
Trong bảng chấm công của xưởng và văn phòng, cần phân chia rõ ràng các phòng, ban và tổ đội Cụ thể, bảng lương văn phòng nên được chia thành 5 mục nhỏ tương ứng với các phòng như: QLKH, Thiết Kế, TVGS, HC – NS và Kế Toán Tương tự, bảng lương xưởng cũng nên chia thành 5 mục cho các tổ: Tổ mộc 1, tổ mộc 2, tổ sơn, tổ sắt và tổ laser Việc này giúp công ty so sánh tình hình quản lý nhân sự và chi phí tiền lương với năng suất lao động của từng bộ phận, từ đó xây dựng chính sách lương, thưởng phù hợp và hiệu quả Ngoài ra, bảng chấm công cũng cần bổ sung thông tin về số giờ đi trễ và về sớm để theo dõi chất lượng lao động một cách chi tiết hơn.
Công ty nên cho phép lao động ứng lương một lần trong tháng, với số tiền ứng không quá 50% lương hàng tháng, để đảm bảo cuộc sống và giúp họ chủ động trong quản lý tài chính Ngày ứng lương có thể dao động từ 15 đến 20 hàng tháng, tùy theo nhu cầu của từng lao động Chính sách này không chỉ giúp lao động tránh khó khăn tài chính mà còn nâng cao tinh thần làm việc và sự cống hiến cho công ty.
Ngoài hình thức thưởng định kì, Công ty nên nghiên cứu và thực hiện thêm hình thức thưởng thường xuyên với một số hình thức sau:
Thưởng tiết kiệm vật tư được áp dụng khi hoàn thành vượt mức chỉ tiêu tiết kiệm vật tư, với mức hưởng từ 30% – 40% giá trị vật tư tiết kiệm được, đồng thời phải đảm bảo tiêu chuẩn kỹ thuật và chất lượng công trình Thưởng nâng cao chất lượng sản phẩm dành cho các tổ sản xuất tiết kiệm thời gian và hoàn thành tiến độ trước hạn, với mức thưởng từ 2.000.000 đồng đến 5.000.000 đồng cho mỗi tổ, miễn là chất lượng công trình đạt tiêu chuẩn công ty Đối với thưởng theo công trình, công ty sẽ trích 3% lợi nhuận cho toàn bộ khối văn phòng và xưởng nếu công trình đạt yêu cầu hoàn thiện, và kế toán sẽ thống kê chi trả 6 tháng một lần.