1 ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH TRÀ VINH TRƯỜNG CAO ĐẲNG NGHỀ TRÀ VINH GIÁO TRÌNH MÔN HỌC THỰC HÀNH LẬP HỒ SƠ NGÀNH, NGHỀ VĂN THƯ HÀNH CHÍNH TRÌNH ĐỘ TRUNG CẤP Ban hành kèm theo Quyết định số /QĐ CĐN ngày thán[.]
THỰC HÀNH LẬP HỒ SƠ CÔNG VIỆC
Lập hồ sơ công việc
Hồ sơ là tập hợp các tài liệu liên quan đến một vấn đề, sự việc hoặc đối tượng cụ thể, được hình thành trong quá trình theo dõi và giải quyết công việc của cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân (Theo Khoản 10 Điều 2, Luật Lưu trữ)
Hồ sơ công việc là tập hợp các tài liệu liên quan đến một vấn đề hoặc sự việc cụ thể, có chung đặc trưng như tên loại và tác giả Những hồ sơ này được hình thành trong quá trình thực hiện các chức năng và nhiệm vụ của cơ quan, đơn vị.
1.1 Xác định hồ sơ phải lập
Việc lập hồ sơ theo hướng dẫn của bản danh mục hồ sơ mang lại nhiều lợi ích cho cán bộ cơ quan, nhưng thực tế cho thấy hầu hết các cơ quan Nhà nước chưa thực hiện được việc này Văn bản hình thành trong hoạt động của cơ quan thường không được phân loại khoa học ngay từ đầu, dẫn đến tình trạng phân tán và lẫn lộn giữa các vấn đề Do đó, quy trình lập hồ sơ trở nên khó khăn hơn và cần tuân theo một trình tự nhất định.
- Sắp xếp văn bản trong hồ sơ
- Viết Mục lục văn bản
- Viết chứng từ kết thúc
1.2 Thu thập cập nhật tài liệu vào hồ sơ
Phân loại hồ sơ dựa trên nội dung và các đặc trưng của văn bản, nhằm chia chúng thành các hồ sơ cụ thể Quá trình này không chỉ giúp xác định khái niệm hồ sơ mà còn đảm bảo đáp ứng các yêu cầu về lập hồ sơ, đóng vai trò quan trọng trong quản lý và tổ chức tài liệu.
Quyết định về chất lượng hồ sơ là rất quan trọng, với việc phân loại hợp lý giúp đảm bảo bốn trong năm yêu cầu cần thiết Lập hồ sơ không chỉ là một khái niệm phân loại mà còn dựa vào các đặc trưng phổ biến của văn bản, bao gồm đặc trưng vấn đề, tên gọi, tác giả, cơ quan giao dịch, thời gian và địa lý Trong đó, cần xác định một đặc trưng làm căn cứ chủ yếu để thực hiện việc lập hồ sơ hiệu quả.
Khi phân loại hồ sơ, việc xác định vấn đề mà nội dung văn bản đề cập là rất quan trọng để tập hợp các tài liệu liên quan Tất cả các văn bản có nội dung tương đồng về một vấn đề, sự việc hoặc đối tượng sẽ được sắp xếp thành một hồ sơ duy nhất Hồ sơ này không chỉ phù hợp với khái niệm về hồ sơ mà còn đảm bảo đáp ứng đầy đủ các yêu cầu lập hồ sơ Thực tế cho thấy, việc nghiên cứu văn bản theo từng vấn đề, sự việc sẽ giúp người nghiên cứu dễ dàng tra cứu và hoàn thiện việc nghiên cứu một cách hiệu quả.
Khi phân loại hồ sơ, việc xác định phạm vi vấn đề là rất quan trọng để đảm bảo tính hợp lý Văn bản trong một hồ sơ cần phản ánh một vấn đề cụ thể, và phạm vi này thường phụ thuộc vào chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, đơn vị tổ chức Chức năng và nhiệm vụ này sẽ quy định thành phần, nội dung và khối lượng văn bản Đối với các cơ quan nhỏ, một nhiệm vụ cụ thể có thể được phân thành một hồ sơ, trong khi các cơ quan lớn có thể phân loại một vấn đề thành nhiều hồ sơ khác nhau.
Hàng năm, Uỷ ban nhân dân xã tạo ra hồ sơ liên quan đến sản xuất nông nghiệp, an ninh trật tự và văn hóa Những nhiệm vụ này yêu cầu Uỷ ban quản lý và do khối lượng tài liệu không lớn, mỗi nhiệm vụ có thể được xem như một vấn đề riêng, từ đó hình thành các hồ sơ cụ thể cho từng lĩnh vực công tác.
Đối với các cơ quan lớn có chức năng và nhiệm vụ đa dạng, việc lập hồ sơ cho từng nhiệm vụ công tác là cần thiết Mỗi hồ sơ sẽ phản ánh một sự việc cụ thể, giúp quản lý và theo dõi hiệu quả hơn trong quá trình hoạt động.
Văn bản về sản xuất nông nghiệp tại Uỷ ban nhân dân tỉnh cần được phân loại thành nhiều hồ sơ khác nhau, không thể chỉ lập một hồ sơ như ở Uỷ ban nhân dân xã Các hồ sơ này nên bao gồm những vấn đề cụ thể liên quan đến sản xuất nông nghiệp.
- Kế hoạch sản xuất nông nghiệp toàn năm
- Kế hoạch sản xuất nông nghiệp từng vụ
- Chỉ đạo sản xuất nông nghiệp
- Các biện pháp kỹ thuật - sản xuất nông nghiệp
Kết quả thực hiện kế hoạch sản xuất nông nghiệp trong năm cho thấy sự áp dụng phổ biến của các đặc trưng trong việc lập hồ sơ tại các cơ quan, tổ chức Tuy nhiên, đây không phải là đặc trưng duy nhất, mà thường được kết hợp với nhiều đặc trưng khác để đạt hiệu quả cao hơn.
8 b Đặc trưng tên loại văn bản
Tên loại văn bản là danh xưng cụ thể của từng loại văn bản Việc lập hồ sơ theo đặc trưng này có nghĩa là tập hợp tất cả các văn bản có cùng tên gọi vào một hồ sơ chung.
Ví dụ các hồ sơ:
- Chỉ thị của Uỷ ban nhân dân tỉnh
- Thông báo của Hội đồng nhân dân và Uỷ ban nhân dân tỉnh Yên Bái
Tên loại văn bản đóng vai trò quan trọng trong việc xác định tính chất và công cụ của văn bản, do đó, việc lập hồ sơ dựa trên đặc trưng này giúp nhận biết mức độ quan trọng và giá trị của hồ sơ Việc áp dụng tên loại văn bản làm đặc trưng chính là phương pháp hiệu quả để lập hồ sơ cho các loại văn bản như Chỉ thị, Nghị quyết, Biên bản và Chương trình.
Kế hoạch công tác, thông báo và báo cáo là những tài liệu quan trọng, nhưng hạn chế của hồ sơ này là không thể hiện mối liên hệ giữa các văn bản, dẫn đến khó khăn trong việc tra cứu và nghiên cứu thông tin.
Vì vậy, việc lập hồ sơ thường chỉ áp dụng cho các loại văn bản có nội dung tổng hợp nhiều vấn đề hoặc cho các văn bản được lưu trữ tại văn thư của cơ quan.
Còn đối với loại văn bản phản ánh một vấn đề, sự việc cụ thể thì nên lập theo đặc trưng vấn
Lập hồ sơ nguyên tắc
Hồ sơ nguyên tắc là bộ sưu tập các bản sao văn bản quy phạm pháp luật và hướng dẫn liên quan đến các công tác nghiệp vụ cụ thể, được sử dụng để tra cứu và làm căn cứ pháp lý trong quá trình giải quyết công việc của cơ quan.
2.1 Xác định hồ sơ cần lập
Mặc dù việc lập hồ sơ theo hướng dẫn của bản danh mục hồ sơ mang lại nhiều thuận lợi cho cán bộ cơ quan, nhưng thực tế cho thấy hầu hết các cơ quan Nhà nước chưa thực hiện được điều này Văn bản hình thành trong hoạt động của cơ quan thường không được phân loại khoa học ngay từ khi các vấn đề được giải quyết, dẫn đến tình trạng phân tán và lẫn lộn giữa các văn bản Hệ quả là việc lập hồ sơ trở nên khó khăn hơn và phải thực hiện theo một trình tự nhất định.
- Sắp xếp văn bản trong hồ sơ
- Viết Mục lục văn bản
- Viết chứng từ kết thúc
2.2 Thu thập cập nhật văn bản vào hồ sơ
Lấy tờ bìa hồ sơ, ghi số, ký hiệu và tiêu đề hồ sơ lên bìa Khi mở hồ sơ thì có hai trường hợp:
Mở hồ sơ là quá trình lấy tờ bìa hồ sơ và ghi lại các thông tin cơ bản như ký hiệu, tiêu đề và năm mở hồ sơ Bìa hồ sơ được thiết kế và in ấn theo Tiêu chuẩn quốc gia TCVN 9251:2012.
Mỗi cá nhân khi thực hiện nhiệm vụ được giao cần phải có trách nhiệm lập hồ sơ cho công việc đó, dù là theo Danh mục hồ sơ đã quy định hay trong trường hợp cơ quan, tổ chức chưa có Danh mục hồ sơ.
Khi mở hồ sơ, tiêu đề và thời hạn bảo quản có thể được ghi bằng bút chì Sau khi hoàn tất hồ sơ, cần ghi chính thức bằng bút mực.
Trong suốt năm, cán bộ, công chức và viên chức cần phải mở hồ sơ cho các công việc phát sinh liên quan đến trách nhiệm của họ.
Đối với những cơ quan đã có bản danh mục hồ sơ, vào đầu năm, các nhân viên cần kiểm tra số lượng và loại hồ sơ mà mình phải lập Dựa trên danh mục này, họ sẽ chuẩn bị bìa hồ sơ và ghi số, ký hiệu cùng tiêu đề hồ sơ lên bìa để đảm bảo tính chính xác và đầy đủ.
Trong quá trình xử lý công việc liên quan đến hồ sơ tài liệu, nếu có công việc mới phát sinh, cần tạo một hồ sơ mới bằng cách sử dụng thêm bìa hồ sơ và ghi tên hồ sơ vào danh mục để quản lý hiệu quả.
Đối với các cơ quan chưa có bản danh mục hồ sơ, người làm công tác lập hồ sơ cần dựa vào nhiệm vụ được giao và công việc cần giải quyết Họ phải xem xét thực tế tài liệu hình thành trong hoạt động của cơ quan để chuẩn bị bìa hồ sơ và ghi tiêu đề lên đó Trong quá trình xử lý công việc, các văn bản và tài liệu thuộc hồ sơ nào sẽ được đưa vào bìa của hồ sơ đó.
Để lập hồ sơ chất lượng và hoàn chỉnh, cán bộ, công chức, viên chức cần thu thập đầy đủ các văn bản và tài liệu Việc này là rất quan trọng, vì chất lượng hồ sơ phụ thuộc lớn vào tính đầy đủ và chính xác của các tài liệu được thu thập.
Việc thu thập đầy đủ tài liệu là cơ sở quan trọng cho các bước tiếp theo trong quy trình nghiệp vụ như sắp xếp văn bản, đánh số tờ, ghi mục lục hồ sơ, viết bìa hồ sơ và hoàn thiện chứng từ Để đảm bảo hồ sơ có chất lượng và giá trị cao, người lập hồ sơ cần phải thu thập chính xác và đầy đủ các tài liệu liên quan.
2.2.2 Thu thập văn bản, tài liệu đưa vào hồ sơ a Trách nhiệm
Sau khi mở hồ sơ, mỗi cá nhân cần nhanh chóng thu thập tất cả các văn bản và tài liệu liên quan đến quá trình theo dõi và giải quyết công việc, bao gồm cả tài liệu hình ảnh, video và ghi âm Việc này đảm bảo hồ sơ được hoàn thiện và đầy đủ thông tin.
Để đảm bảo tính toàn vẹn và đầy đủ của hồ sơ, cần thu thập các văn bản và tài liệu quan trọng như bài phát biểu của lãnh đạo và tham luận của các đại biểu tại hội nghị, hội thảo, nhằm tránh tình trạng thất lạc thông tin.
- Tài liệu đưa vào hồ sơ phải là bản chính, bản gốc hoặc bản sao có giá trị như bản chính
- Tài liệu về việc nào phải được đưa vào đúng hồ sơ của việc đó, không đưa nhầm vào hồ sơ khác
- Hồ sơ có tên là: Tập hồ sơ nguyên tắc về công tác văn thư, lưu trữ của Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh Ninh Bình
Hồ sơ gồm các văn bản:
+ Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về công tác văn thư;
+ Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08 tháng 02 năm 2010 của Chính phủ sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 110/2004/NĐ-CP;
+ Thông tư số 03/2010/TT-BNV ngày 29 tháng 4 năm 2010 của Bộ Nội vụ quy định định mức kinh tế - kỹ thuật chỉnh lý tài liệu;
+ Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 của Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính
Thông tư số 09/2011/TT-BNV, ban hành ngày 03 tháng 6 năm 2011 bởi Bộ Nội vụ, quy định rõ về thời hạn bảo quản hồ sơ và tài liệu được hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức.
Luật Lưu trữ quy định rằng để đảm bảo hồ sơ có chất lượng và giá trị cao, người chịu trách nhiệm lập hồ sơ cần thu thập đầy đủ và chính xác các văn bản tài liệu liên quan đến hoạt động của cơ quan.
CÂU HỎI ÔN TẬP VÀ BÀI TẬP
Hãy xác định hồ sơ cần lập, Đặt tên hồ sơ, trình bày bìa hồ sơ, mục lục văn bản và chứng từ kết thúc của hồ sơ đó?
Câu 1: Trình bày Biên mục ngoài bìa hồ sơ và mục lục văn bản trong hồ sơ
Câu 2: Hãy nêu các nội dung Thu thập văn bản, tài liệu đưa vào hồ sơ
Câu 3: Trình bày Thu thập cập nhật văn bản vào hồ sơ.
TÀI LIỆU THAM KHẢO
1 Nghị định số:110/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ quy định về công tác văn thư, công báo số 9, năm 2004 trang 07
2 PGS Vương Đình Quyền , Lý luận và phương pháp công tác văn thư, Nhà Xuất bản Chính trị quốc gia của
3 Công văn số 425/VTLTNN-NVTW ngày 15/7/2005 của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước
4 Trường Cao đẳng Văn thư Lưu trữ Trung ương I( 2006) (nay là Trường Cao đẳng Nội vụ Hà Nội), Giáo trình nghiệp vụ công tác văn thư
5 Trường Cao đẳng Văn thư Lưu trữ Trung ương I (nay là Trường Cao đẳng Nội vụ Hà Nội); Tổ chức và quản lý văn bản tập bài giảng
6 Các tài liệu trên tập trí lưu trữ, các trang web của chính phủ, cục lưu trữ nhà nước