Công tác lập hồ sơ hiện hành tại huyện ủy bình chánh thực trạng và giải pháp

Tuy nhiên, qua khảo sát, tác giả nhận thấy công tác lập hồ sơ hiện nay ở các cơ quan tham mưu vẫn còn nhiều tồn tại, hạn chế đó là: - Nhiều cán bộ, chuyên viên chưa thực hiện nghiêm túc

ĐẠI HỌC QUỐC GIA THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN

HỒ THỊ BẠCH HUỆ

CÔNG TÁC LẬP HỒ SƠ HIỆN HÀNH TẠI HUYỆN ỦY BÌNH CHÁNH - THỰC TRẠNG VÀ GIẢI PHÁP

LUẬN VĂN THẠC SĨ LƯU TRỮ HỌC

Thành phố Hồ Chí Minh - Năm 2019

ĐẠI HỌC QUỐC GIA THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN

HỒ THỊ BẠCH HUỆ

CÔNG TÁC LẬP HỒ SƠ HIỆN HÀNH TẠI HUYỆN ỦY BÌNH CHÁNH - THỰC TRẠNG VÀ GIẢI PHÁP

LUẬN VĂN THẠC SĨ LƯU TRỮ HỌC

Mã số: 08.32.03.03

NGƯỜI HƯỚNG DẪN KHOA HỌC

TS NGHIÊM KỲ HỒNG

Thành phố Hồ Chí Minh - Năm 2019

LỜI CAM ĐOAN

Tôi xin cam đoan đây là công trình nghiên cứu của riêng tôi Các thông tin, dữ kiện và số liệu thống kê hoàn toàn trung thực theo những tài liệu mà tôi đã có được từ Huyện ủy Bình Chánh Các kết luận khoa học của luận văn chưa từng được công bố trong bất kì công trình khoa học nào Nếu

có gì sai sót tôi xin hoàn toàn chịu trách nhiệm

Tác giả luận văn

Hồ Thị Bạch Huệ

mà tôi đang theo học

Đặc biệt, tôi xin chân thành cảm ơn và tri ân sâu sắc đến

TS Nghiêm Kỳ Hồng người đã luôn tận tình hướng dẫn, động viên, khích lệ rất nhiều để tôi có thể hoàn thành luận văn này

Tôi xin chân thành cảm ơn lãnh đạo Huyện ủy Bình Chánh, Văn phòng Huyện ủy Bình Chánh, Ủy ban nhân dân huyện Bình Chánh, Trung tâm Thông tin - Thư viện Đại học Quốc gia Hà Nội,…đã tạo điều kiện tốt nhất cho tôi được tiếp cận và thu thập những tài liệu có liên quan đến luận văn

Tôi xin trân trọng cảm ơn sự giúp đỡ và cộng tác của lãnh đạo, cán

bộ, công chức tại Huyện ủy Bình Chánh, đồng nghiệp và gia đình đã tạo điều kiện tốt nhất cho tôi trong học tập, công tác và hoàn thành luận văn

Do khả năng và điều kiện nghiên cứu còn hạn chế, trong luận văn này không tránh khỏi những thiếu sót, tôi kính mong tiếp tục nhận được sự chỉ dẫn và đóng góp ý kiến của quý Thầy Cô để học viên hoàn thiện đề tài tốt hơn

Thành phố Hồ Chí Minh, ngày tháng năm 2019

Tác giả

Hồ Thị Bạch Huệ

DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT

Ban Tuyên giáo Huyện ủy BTGHU

Ủy ban Kiểm tra Huyện ủy UBKTHU

MỤC LỤC

MỞ ĐẦU 1

1 Lý do nghiên cứu luận văn 1

2 Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu của luận văn 2

2.1 Mục đich nghiên cứu: 3

2.2 Nhiệm vụ nghiên cứu: 3

3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu 3

3.1 Đối tượng nghiên cứu: 3

3.2 Phạm vi nghiên cứu: 4

4 Tình hình nghiên cứu liên quan đến luận văn 4

5 Phương pháp nghiên cứu của luận văn 7

6 Ý nghĩa khoa học và thực tiễn của luận văn 8

7 Bố cục của luận văn 8

CHƯƠNG 1 9

CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ CƠ SỞ PHÁP LÝ VỀLẬP HỒ SƠ HIỆN HÀNH 9

TRONG CÁC CƠ QUANLÃNH ĐẠO ĐẢNG CẤP HUYỆN 9

1.1.Khái quát về công tác văn thư 9

1.1.1 Khái niệm về công tác văn thư 9

1.1.2 Nội dung của công tác văn thư 10

1.1.3 Vị trí, ý nghĩa của công tác văn thư 13

1.1.4 Công tác văn thư trong hệ thống các cơ quan, tổ chức của Đảng Cộng sản Việt Nam 15

1.2 Công tác lập hồ sơ hiện hành 17

1.2.1 Các khái niệm cơ bản 17

1.2.2 Nội dung công tác lập hồ sơ 21

1.2.3 Ý nghĩa, yêu cầu của công tác lập hồ sơ 24

1.2.4 Công tác lập hồ sơ trong các cơ quan lãnh đạo Đảng cấp huyện 27

Tiểu kết Chương 1 31

CHƯƠNG 2 33

THỰC TRẠNG CÔNG TÁC LẬP HỒ SÔ HIỆN HÀNH TẠI HUYỆN ỦY BÌNH CHÁNH 33

2.1 Khái quát về Huyện ủy Bình Chánh và Văn phòng Huyện ủy Bình Chánh 33

2.1.1 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Huyện ủy Bình

Chánh 33

2.1.2 Chức năng, nhiệm vụ của Văn phòng Huyện ủy Bình Chánh 40

2.2 Tình hình công tác lập hồ sơ hiện hành tại Huyện ủy Bình Chánh 43

2.2.1 Ban hành các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn về công tác văn thư lưu trữ và công tác lập hồ sơ 43

2.2.2 Xây dựng tổ chức và bồi dưỡng, tập huấn nghiệp vụ đội ngũ nhân sự thực hiện công tác lập hồ sơ 48

2.2.3 Thực hiện các nội dung nghiệp vụ công tác lập hồ sơ hiện hành 52

2.2.4 Ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư và công tác lập hồ sơ 60

2.3 Đánh giá chung: 64

2.3.1 Ưu điểm 64

2.3.2 Tồn tại, hạn chế 66

CHƯƠNG 3 70

GIẢI PHÁP NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG CÔNG TÁC LẬP HỒ SƠ HIỆN HÀNH TẠI HUYỆN ỦY BÌNH CHÁNH 70

3.1 Định hướng, nhiệm vụ chung về nâng cao chất lượng công tác lập hồ sơ hiện hành tại các cơ quan, tổ chức Đảng huyện Bình Chánh 70

3.2 Các giải pháp nâng cao chất lượng công tác lập hồ sơ hiện hành tại các cơ quan, tổ chức Đảng huyện Bình Chánh 74

KẾT LUẬN 87

TÀI LIỆU THAM KHẢO 90

PHỤ LỤC 96

MỞ ĐẦU

1 Lý do nghiên cứu luận văn

Lập hồ sơ là một trong những công việc thường xuyên và có vị trí rất quan trọng trong hoạt động của cơ quan, tổ chức Hồ sơ được lập là phương tiện để theo dõi, kiểm tra công việc một cách có hệ thống, qua đó cán bộ, công chức có thể kiểm tra, đúc rút kinh nghiệm góp phần thực hiện tốt các mục tiêu quản lý: năng suất, chất lượng, hiệu quả

Ban Chấp hành Đảng bộ huyện Bình Chánh (gọi tắt là Huyện ủy Bình Chánh) chịu trách nhiệm trước Thành ủy, trước Đảng bộ và nhân dân trong huyện về lãnh đạo, chỉ đạo thực hiện đường lối, chính sách của Đảng, pháp luật của nhà nước; các chỉ thị, nghị quyết của Trung ương, của Thành ủy và nghị quyết Đại hội Đảng bộ huyện,…

Trong quá trình hoạt động, Huyện ủy Bình Chánh đã hình thành rất nhiều văn bản liên quan đến chức năng, nhiệm vụ của cơ quan Văn bản, tài liệu sau khi giải quyết xong công việc cần thực hiện lập hồ sơ chuyên đề, vụ việc để phục vụ cho nhu cầu khai thác, sử dụng của cơ quan và cả các cán bộ, đảng viên

Công tác lập hồ sơ tại Huyện ủy Bình Chánh được thực hiện trong nhiều năm qua và thu được một số kết quả đáng kể: văn thư cơ quan và một số cán

bộ, chuyên viên đã lập hồ sơ hiện hành, hồ sơ nguyên tắc,…việc ban hành danh mục hồ sơ, lập hồ sơ và nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan ngày càng được quan tâm

Tuy nhiên, qua khảo sát, tác giả nhận thấy công tác lập hồ sơ hiện nay ở các cơ quan tham mưu vẫn còn nhiều tồn tại, hạn chế đó là:

- Nhiều cán bộ, chuyên viên chưa thực hiện nghiêm túc việc lập hồ sơ đầy đủ về những công việc mà mình đã giải quyết theo chức trách, nhiệm vụ được giao; một số cán bộ, chuyên viên đã chú ý lập hồ sơ công việc nhưng chất lượng hồ sơ chưa cao, hồ sơ chuyên viên lập hầu như chưa có biên mục, không

có chứng từ kết thúc, nhiều tài liệu trong hồ sơ là bản sao chụp, hồ sơ điện tử

và hồ sơ giấy nhiều khi không thống nhất… hồ sơ, tài liệu giao nộp vào lưu trữ

2

cơ quan trong tình trạng bó gói, lộn xộn, không theo định kỳ như quy định; còn tình trạng một số cán bộ, chuyên viên cho rằng công tác văn thư, lưu trữ là trách nhiệm của chuyên viên văn thư, lưu trữ và chưa thấy hết trách nhiệm của mình là phải lập hồ sơ ngay khi giải quyết công việc và nộp lưu đầy đủ hồ sơ vào lưu trữ cơ quan

- Đội ngũ làm công tác văn thư - lưu trữ ở các cơ quan, tổ chức còn thiếu, trình độ, năng lực còn hạn chế Một số lượng lớn cán bộ làm công tác văn thư - lưu trữ chưa qua đào tạo, bồi dưỡng về chuyên môn nghiệp vụ, chưa đáp ứng yêu cầu được giao chính là nguyên nhân trực tiếp ảnh hưởng đến chất lượng và hiệu quả công tác văn thư, lưu trữ

- Công tác xây dựng, ban hành các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn về công tác văn thư, luu trữ còn chậm, một số đơn vị chưa xây dựng danh mục hồ sơ hoặc xây dựng danh mục hồ sơ nhưng chưa thực hiện lập hồ sơ theo danh mục

về tác dụng, ý nghĩa của công tác lập hồ sơ hiện hành ở Đảng bộ huyện Bình Chánh

Vì những lý do trên, tôi chọn đề tài “Công tác lập hồ sơ hiện hành tại Huyện ủy Bình Chánh - thực trạng và giải pháp” làm đề tài luận văn cao học

của mình

2 Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu của luận văn

3

2.1 Mục đich nghiên cứu:

Mục đích nghiên cứu của luận văn là nghiên cứu một cách khái quát hệ thống cơ sở lý luận và cơ sở pháp lý về công tác lập hồ sơ hiện hành Trên cơ

sở đó, luận văn tiến hành đánh giá thực trạng công tác lập hồ sơ hiện hành tại Huyện ủy Bình Chánh, Thành phố Hồ Chí Minh Luận văn đề xuất một số giải pháp nhằm khắc phục những tồn tại, hạn chế của thực trạng, góp phần nâng cao chất lượng công tác lập hồ sơ tại Huyện ủy Bình Chánh nói riêng và cơ quan lãnh đạo Đảng cấp huyện nói chung

2.2 Nhiệm vụ nghiên cứu:

Nghiên cứu, tổng hợp hệ thống hóa các vấn đề về cơ sở lý luận, văn bản pháp lý, các nguồn tài liệu liên quan đến công tác lập hồ sơ hiện hành để làm rõ hơn cơ sở lý luận và cơ sở pháp lý về công tác lập hồ sơ hiện hành trong các cơ quan lãnh đạo đảng cấp huyện

Tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của cơ quan lãnh đạo Đảng cấp huyện (cụ thể là Huyện ủy Bình Chánh) và thành phần, nội dung tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của Huyện ủy Bình Chánh

Khảo sát tình hình công tác lập hồ sơ hiện hành tại Huyện ủy Bình Chánh nhằm đánh giá đúng thực trạng, nêu rõ ưu điểm, tồn tại, hạn chế và nguyên nhân của những hạn chế, thiếu sót đó

Trên cơ sở đánh giá về thực trạng, luận văn đề xuất các giải pháp nhằm nâng cao chất lượng công tác lập hồ sơ hiện hành tại Huyện ủy Bình Chánh nói riêng và cơ quan lãnh đạo Đảng cấp huyện nói chung

3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

3.1 Đối tượng nghiên cứu:

- Hệ thống văn bản của Đảng và Nhà nước quy định, hướng dẫn những vấn đề liên quan đến công tác lập hồ sơ hiện hành

- Thực trạng công tác lập hồ sơ hiện hành, tình hình cơ sở vật chất, trang thiết bị và đội ngũ cán bộ, công chức đang làm việc và trực tiếp thực hiện công tác lập hồ sơ tại các cơ quan tham smưu của Huyện ủy Bình Chánh, Thành phố

Hồ Chí Minh

4

3.2 Phạm vi nghiên cứu:

- Về không gian: luận văn tiến hành khảo sát các cơ quan tham mưu, giúp việc của Huyện ủy Bình Chánh, Thành phố Hồ Chí Minh, cụ thể là Văn phòng Huyện ủy Bình Chánh

- Về thời gian: luận văn giới hạn phạm vi từ năm 2011 đến tháng 12 năm 2018 Năm 2011 là thời điểm Luật Lưu trữ ra đời, đánh dấu mốc sự kiện quan trọng trong lịch sử xây dựng, phát triển ngành lưu trữ Việt Nam, là sự hoàn thiện về cơ sở pháp lý cao nhất cho một lĩnh vực hoạt động quan trọng không thể thiếu của bất kỳ cơ quan, tổ chức nào Luật tạo cơ sở pháp lý cao nhất để công tác văn thư lưu trữ được quản lý và thực hiện thống nhất Ngoài

ra, Đảng và Nhà nước còn ban hành những quy định mang tính nguyên tắc đối với công tác lập hồ sơ hiện hành Đây là cơ sở để học viên lựa chọn giới hạn thời gian nghiên cứu của luận văn

4 Tình hình nghiên cứu liên quan đến luận văn

Năm 1963, Hội đồng Chính phủ ban hành nghị định 142-CP ngày 28 tháng 9 năm 1963 ban hành điều lệ về công tác, công văn, giấy tờ và công tác lưu trữ; điều 21, điều 22, điều 23 trong nghị định quy định về việc lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ Đến nay, nhiều văn bản quy định hướng dẫn của Đảng, Nhà nước về công tác văn thư lưu trữ đều có nêu công tác lập hồ sơ Nhiều công trình nghiên cứu khoa học, bài viết nghiên cứu, các giáo trình đại học, cao đẳng, trung học, các luận văn cao học, báo cáo tốt nghiệp của sinh viên có chủ đề nghiên cứu công tác lập hồ sơ hiện hành ở các cơ quan Đảng và Nhà nước

Công tác lập hồ sơ hiện hành đã được đề cập đến trong nhiều công trình nghiên cứu là sách chuyên khảo, giáo trình như: “Lý luận và phương pháp công tác văn thư” của PGS.TS Vương Đình Quyền (Nhà xuất bản (Nxb) Đại học Quốc gia Hà Nội, 2005), nội dung của Chương XIII tác giả trình bày về lập hồ

sơ và nộp lưu hồ sơ.; “Giáo trình Quản trị văn phòng” của nhóm tác giả: GS.TS Nguyễn Thành Độ, Nguyễn Thị Thảo (Nxb Lao động - Xã hội, Hà Nội, 2005); “Giáo trình Quản trị văn phòng” của nhóm tác giả: Nghiêm Kỳ Hồng,

5

Lê Văn In, Đỗ Văn Học, Nguyễn Văn Báu, Đỗ Văn Thắng (Nxb Đại học Quốc Gia TP HCM, TP.HCM, 2015); “Giáo trình lưu trữ học đại cương” (Nxb Đại học Quốc gia TP.HCM, 2015) của CVCC TS Phan Đình Nham và PGS.TSKH Bùi Loan Thùy; Tập bài giảng “Công tác văn thư - lưu trữ trong các cơ quan Đảng Cộng sản Việt Nam” của TS Nghiêm Kỳ Hồng (Bộ môn Lưu trữ học - Quản trị Văn phòng, Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn Thành phố Hồ Chí Minh, 2007); Tập bài giảng lớp tập huấn cán bộ văn thư, lưu trữ của Đảng và các tổ chức chính trị - xã hội (các tỉnh khu vực Đông Nam bộ và Thành phố Hồ Chí Minh) của Cục Lưu trữ Văn phòng Trung ương Đảng (năm 2016), trong tập bài giảng, bài số 06 trình bày về công tác lập hồ sơ

và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan Các giáo trình, bài giảng đã nêu những vấn đề cơ bản nhất về lý luận công tác văn thư và công tác lập hồ sơ hiện hành như: khái niệm về hồ sơ, lập hồ sơ, mục đích, ý nghĩa, yêu cầu, phương pháp lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan

Công tác lập hồ sơ hiện hành được đặt ra trong nhiều hội nghị, hội thảo

về công tác văn thư lưu trữ như: hội nghị “Tổng kết 10 năm thực hiện Quyết định số 20/QĐ-TW ngày 23 tháng 9 năm 1987 của Ban Bí thư Trung ương Đảng (khóa VI) về Phông lưu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam” do Văn phòng Trung ương Đảng tổ chức vào tháng 10 năm 1997; hội thảo “Công tác lập hồ

sơ và nộp lưu hồ sơ, tài trợ vào Lưu trữ cơ quan - thực trạng và những vấn đề đặt ra” do Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước tổ chức vào tháng 9 năm 2014 tại thành phố Hải Phòng; hội thảo khoa học “Thực tiễn lập hồ sơ điện tử tại các cơ quan, tổ chức ở Việt Nam” do Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước tổ chức ngày

22 tháng 9 năm 2016 tại Hà Nội, Các hội nghị, hội thảo làm rõ những vấn đề

về lý luận, ý nghĩa, tầm quan trọng của công tác văn thư, lưu trữ; vai trò của thủ trưởng cơ quan trong lãnh đạo, chỉ đạo công tác văn thư, lưu trữ thuộc phạm vi quản lý; chỉ ra những tồn tại, hạn chế, nguyên nhân, từ đó đề xuất các giải pháp nâng cao chất lượng các khâu nghiệp vụ, làm cơ sở để tham mưu thực hiện tốt hơn nữa công tác văn thư, lưu trữ, đáp ứng yêu cầu thông tin phục vụ

sự lãnh đạo, chỉ đạo, điều hành hoạt động của cơ quan, tổ chức

6 Lập hồ sơ hiện hành còn được nêu trong nhiều đề tài nghiên cứu khoa học, bài viết đăng trên các báo, tạp chí chuyên ngành như:

- Đề tài luận văn thạc sĩ chuyên ngành Lưu trữ học của Nguyễn Xuân Trung: “Vấn đề lập hồ sơ hiện hành và nộp lưu hồ sơ tài liệu vào lưu trữ cơ quan Bộ - Thực trạng và giải pháp”, Trường Đại học Khoa học xã hội và Nhân văn, Đại học Quốc gia Hà Nội, năm 2005

- Đề tài luận văn thạc sĩ chuyên ngành Lưu trữ học của Trịnh Thị Hà:

“Lập hồ sơ hiện hành ở các Ban Đảng: Thực trạng và giải pháp”, Trường Đại học Khoa học Xã hội & Nhân văn Hà Nội, 2006

- Đề tài luận văn thạc sĩ chuyên ngành Lưu trữ học Nguyễn Văn Tâm:

“Công tác lập hồ sơ hiện hành ở Văn phòng Trung ương Đảng - thực trạng và giải pháp”, Trường Đại học Khoa học Xã hội & Nhân văn Hà Nội, năm 2008

- Bài viết của Nguyễn Văn Tâm “Nâng cao chất lượng lập hồ sơ hiện hành ở Văn phòng Trung ương Đảng”, Tạp chí Tạp chí Văn phòng cấp ủy,

số 19/2009)

- Bài viết của Ngô Thị Dung “Một số kinh nghiệm và giài pháp lập hồ

sơ và nộp lưu hồ sơ đại hội đảng bộ các cấp vào kho lưu trữ đảng”, Tạp chí Văn phòng cấp ủy, số 36/2010

- Bài viết của PGS, TS Vũ Thị Phụng - “Lập hồ sơ hiện hành - cảm nhận và suy nghĩ từ một hội thảo khoa học” Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam, số 12/2014

- Bài viết của Ths.Nguyễn Văn Thỏa “Một số khái niệm cơ bản: tài liệu, tài liệu điện tử, tài liệu lưu trữ điện tử, tài liệu số, số hóa tài liệu”, tạp chí Văn thư lưu trữ Việt Nam, tháng 02/2016

- Bài viết của Nguyễn Văn Kết “Quyết định số 28/2018/QĐ-TTg - Bước đột phá cho sự hình thành và phát triển của Văn thư - Lưu trữ điện tử thời Cách mạng Công nghiệp 4.0 ”, tạp chí Văn thư lưu trữ Việt Nam, tháng 08/2018

- Bài viết của PGS,TS.Dương Văn Khảm “Xây dựng văn thư - lưu trữ số theo mô hình chuyển đổi số và chính phủ điện tử”, tạp chí Văn thư lưu trữ Việt Nam, tháng 11/2018

7 Những tài liệu khoa học, luận văn, bài viết, nói trên đã đi sâu nghiên cứu

về thực trạng công tác lập hồ sơ hiện hành ở các cơ quan Đảng, Nhà nước và đưa ra những giải pháp nhằm khắc phục hạn chế công tác lập hồ sơ hiện hành, giúp học viên có cơ sở lý luận và thực tiễn về đề tài nghiên cứu, phân tích thực trạng, đề ra giải pháp nâng cao hiệu quả, chất lượng công tác lập hồ sơ tại Huyện ủy Bình Chánh

5 Phương pháp nghiên cứu của luận văn

Học viên vận dụng phương pháp luận của chủ nghĩa duy vật biện chứng

và chủ nghĩa duy vật lịch sử vào việc nghiên cứu đề tài, bằng việc bám sát các quan điểm chỉ đạo, hướng dẫn của Đảng, Nhà nước về công tác văn thư - lưu trữ, giải quyết các vấn đề đặt ra trên cơ sở phân tích thực trạng công tác lập hồ

sơ hiện hành tại Huyện ủy Bình Chánh nói riêng và các cơ quan lãnh đạo Đảng cấp huyện nói chung, nghiên cứu công tác lập hồ sơ hiện hành đặt trong các mối quan hệ với hệ thống cơ sở pháp lý của Đảng, Nhà nước, làm rõ mối quan

hệ lý luận và thực tiễn của công tác văn thư và công tác lập hồ sơ hiện hành tại Huyện ủy Bình Chánh, Thành phố Hồ Chí Minh

Luận văn áp dụng một số phương pháp nghiên cứu chính như sau:

- Phương pháp nghiên cứu tài liệu: thu thập những thông tin, cơ sở lý thuyết, kết quả đã được nghiên cứu, công bố, báo cáo thống kê, chủ trương, chính sách của Đảng và Nhà nước liên quan đến đề tài nghiên cứu

- Phương pháp lịch sử: thông qua các nguồn tài liệu thu thập được để nghiên cứu sự hình thành và phát triển các quan điểm chỉ đạo, hướng dẫn của Đảng, Nhà nước về công tác văn thư - lưu trữ, đặc biệt về công tác lập hồ sơ hiện hành tại Huyện ủy Bình Chánh, Thành phố Hồ Chí Minh

- Phương pháp điều tra khảo sát là một trong những phương pháp chính được áp dụng Cụ thể, luận văn tiến hành khảo sát Văn phòng Huyện ủy Bình Chánh nhằm nắm các thông tin quan trọng về công tác lập hồ sơ hiện hành tại các cơ quan này, thông qua các hoạt động như phỏng vấn, trao đổi trực tiếp với các chuyên viên, thu thập các tài liệu, chụp ảnh,…

Ngoài ra, luận văn còn sử dụng các phương pháp khác như:

8

- Phương pháp tổng hợp và phân tích được sử dụng để thu thập, xử lý thông tin nhằm khái quát, phân tích thực trạng và từ đó đề xuất các giải pháp để nâng cao chất lượng công tác lập hồ sơ hiện hành tại các cơ quan lãnh đạo Đảng cấp huyện

6 Ý nghĩa khoa học và thực tiễn của luận văn

- Thông qua việc nghiên cứu cơ sở lý luận và cơ sở pháp lý về công tác lập hồ sơ hiện hành và từ thực trạng của công tác lập hồ sơ hiện hành tại Huyện

ủy Bình Chánh rút ra những kinh nghiệm, đề ra giải pháp, kiến nghị nhằm hoàn thiện thực hiện công tác lập hồ sơ hiện hành chất lượng và hiệu quả hơn

- Luận văn góp phần làm sáng tỏ tầm quan trọng của công tác lập hồ sơ hiện hành và sự cần thiết phải ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác xây dựng, đổi mới nghiệp vụ công tác văn thư lưu trữ tại Huyện ủy Bình Chánh nói riêng và cơ quan Đảng cấp huyện nói chung

- Luận văn làm rõ thực trạng công tác lập hồ sơ hiện hành tại các cơ quan lãnh đạo Đảng cấp huyện nói chung và Huyện ủy Bình Chánh nói riêng

- Kết quả nghiên cứu của luận văn góp phần khắc phục những tồn tại, hạn chế về công tác lập hồ sơ hiện hành, từ đó đề xuất một số giải pháp nhằm nâng cao chất lượng công tác lập hồ sơ hiện hành hiện nay tại các cơ quan lãnh đạo đảng cấp huyện nói chung và Huyện ủy Bình Chánh nói riêng Luận văn còn góp phần bổ sung thêm về thực tiễn công tác lập hồ sơ hiện hành vào việc giảng dạy về công tác văn thư - lưu trữ trong các cơ quan, tổ chức của Đảng

7 Bố cục của luận văn

Ngoài phần mở đầu, kết luận, danh mục tài liệu tham khảo và phụ lục, luận văn gồm ba chương:

Chương 1: Cơ sở lý luận và cơ sở pháp lý về lập hồ sơ hiện hành trong các cơ quan lãnh đạo Đảng cấp huyện

Chương 2: Thực trạng công tác lập hồ sơ hiện hành tại Huyện ủy Bình Chánh

Chương 3: Giải pháp nâng cao chất lượng công tác lập hồ sơ hiện hành tại Huyện ủy Bình Chánh

1.1.Khái quát về công tác văn thư

1.1.1 Khái niệm về công tác văn thư

Công tác văn thư là khái niệm dùng để chỉ toàn bộ công việc liên quan đến soạn thảo, ban hành văn bản, tổ chức quản lý, giải quyết văn bản, lập hồ sơ hiện hành nhằm bảo đảm thông tin văn bản cho hoạt động quản lý của cơ quan,

tổ chức (PGS Vương Đình quyền, 2007, tr.14)

Theo công văn số 55 - CV/TCCB ngày 01/03/1991 của Cục lưu trữ Nhà nước về việc hướng dẫn thực hiện Quyết định 24 - CT của Chủ tịch Hội đồng

Bộ trưởng thì: “Công tác văn thư là toàn bộ quá trình xây dựng và ban hành

văn bản, quá trình quản lí và phục vụ cho yêu cầu quản lý của các cơ quan Mục đích chính của công tác văn thư là đảm bảo thông tin cho quá trình quản

lý Những tài liệu văn kiện được soạn thảo, quản lý và sử dụng theo các nguyên tắc của văn thư là phương tiện thiết yếu bảo đảm cho hoạt động của các cơ quan có hiệu quả ”

Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 quy định công tác văn thư bao gồm các công việc về soạn thảo, ban hành văn bản; quản

lý văn bản và tài liệu khác hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức; quản lý và sử dụng con dấu trong công tác văn thư

Tuy các khái niệm trên có những đặc điểm khác nhau nhưng nhìn chung đều khẳng định, công tác văn thư là tất cả các công việc có liên quan đến văn bản, giấy tờ, bao gồm toàn bộ công việc bắt đầu từ soạn thảo văn bản, ban hành văn bản, tiếp nhận văn bản, đến khi giải quyết xong công việc, lập hồ sơ và giao nộp lưu hồ sơ hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan vào lưu trữ cơ quan; quản lý và sử dụng con dấu cơ quan trong công tác văn thư

10

1.1.2 Nội dung của công tác văn thư

Công tác văn thư gồm những công việc chính sau đây:

1.1.2.1 Soạn thảo và ban hành văn bản

Quá trình soạn thảo và ban hành văn bản thường phải trải qua những công việc sau:

- Xác định hình thức, nội dung và độ mật, độ khẩn của văn bản cần soạn thảo

- Thu thập, xử lý thông tin có liên quan

- Soạn thảo văn bản; trình duyệt bản thảo văn bản kèm theo tài liệu có liên quan

- Duyệt bản thảo, việc sửa chữa, bổ sung bản thảo đã duyệt

- Đánh máy, nhân bản văn bản

- Kiểm tra văn bản trước khi ký ban hành

- Ký văn bản

- Đóng dấu, sao in văn bản, làm thủ tục phát hành và lưu văn bản

1.1.2.2 Quản lý và giải quyết văn bản a) Quản lý văn bản đến:

- Tiếp nhận, đóng dấu đến, vào số (đăng ký) văn bản đến

- Trình, xin ý kiến về phân phối, chuyển giao văn bản đến (những văn bản đến phải lập hồ sơ công việc, văn thư cơ quan chuyển tệp số hóa và chuyển

cả văn bản giấy cho người trực tiếp xử lý để lưu vào hồ sơ)

- Giải quyết văn bản đến (giải quyết chính xác các yêu cầu và theo đúng thời hạn quy định) Theo dõi, kiểm tra việc giải quyết văn bản đến (theo dõi thời gian giải quyết văn bản đến)

- Sao gửi văn bản đến (những văn bản đến cần sao lục phải có ý kiến phê duyệt của người đứng đầu cơ quan hoặc người được ủy quyền, sao đúng số văn bản đã được duyệt, làm thủ tục gửi đúng quy định, chỉ sao các văn bản đến

đã đóng dấu đến và đăng ký tại văn thư cơ quan)

- Lập báo cáo thống kê và in sổ đăng ký văn bản đến

11

b) Quản lý văn bản đi:

- Vào số và chuyển giao văn bản đi (kiểm tra thể thức, thể loại, thẩm quyền ban hành văn bản và kỹ thuật trình bày; cho số, ký hiệu và ngày, tháng, năm của văn bản; trình ký văn bản; đóng dấu cơ quan, dấu chỉ mức độ khẩn, mật (nếu có); đăng ký, nhân sao văn bản đi

- Giải quyết văn bản, làm thủ tục chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi

- Lưu văn bản đi

- Khai thác, sử dụng văn bản, tài liệu ở văn thư

-Theo dõi, kiểm tra gửi nhận văn bản và lập báo cáo thống kê, in sổ đăng ký văn bản đi

-Thu hồi và hủy văn bản (văn thư cơ quan có trách nhiệm hủy các văn bản thu hồi, văn bản trùng thừa, các bản in, đánh máy hỏng và các vật mang tin (dĩa mềm, đĩa cứng, ).sau khi được người đứng đầu cơ quan hoặc người được

ủy quyền phê duyệt)

1.1.2.3 Quản lý và sử dụng con dấu

Quản lý và sử dụng con dấu được thực hiện theo Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24/8/2001 của Chính phủ về quản lý và sử dụng con dấu và Nghị định 31/2009/NĐ-CP ngày 01 tháng 4 năm 2009 của Chính phủ sửa đổi, bổ sung một số điều Nghị định 58/2001/NĐ-CP về quản lý và sử dụng con dấu Trong phạm vi công tác văn thư, quản lý và sử dụng con dấu được thực hiện theo Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 04/4/2004 của Chính

phủ về công tác văn thư

1.1.2.4 Lập hồ sơ hiện hành và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan

a) Lập hồ sơ hiện hành: theo Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22

tháng 11 năm 2012 của Bộ Nội vụ hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan, công tác lập hồ sơ hiện hành gồm các nội dung sau:

12

- Lập danh mục hồ sơ (xác định trách nhiệm của lãnh đạo, cán bộ, công chức trong cơ quan, tổ chức đối với việc lập hồ sơ, người đứng đầu cơ quan có trách nhiệm chỉ đạo, kiểm tra việc lập hồ sơ và nộp lưu vào lưu trữ cơ quan)

- Nội dung việc lập hồ sơ hiện hành gồm: mở hồ sơ; thu thập, cập nhật văn bản, tài liệu hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc vào

hồ sơ; phân định đơn vị bảo quản; sắp xếp văn bản, tài liệu trong hồ sơ; kết thúc và biên mục hồ sơ

b)Yêu cầu đối với mỗi hồ sơ được lập:

- Phải phản ánh đúng chức năng, nhiệm vụ, công việc đuộc giao của cá nhân, đơn vị hoặc của cơ quan, tổ chức; bảo đảm tính xác thực, tính tin cậy , tính toàn vẹn và tính khả dụng của hồ sơ

- Văn bản, tài liệu được đưa vào hồ sơ phải có sự liên quan chặt chẽ với nhau và phản ánh đúng trình tự diễn biến của sự việc hay trình tự giải quyết công việc

- Văn bản, tài liệu được đưa vào hồ sơ phải là bản chính hoặc bản sao có giá trị như bản chính và có thời hạn bảo quản tương đối đồng đều

c) Giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan:

- Xác định trách nhiệm của các đơn vị, cá nhân trong cơ quan, tổ chức trong việc giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan

- Xác định thời hạn giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan

- Xác định các loại hình hồ sơ, tài liệu cần giao nộp vào lưu trữ cơ quan

- Thủ tục giao, nhận hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan (đơn vị, cá nhân

có trách nhiệm hoàn thiện hồ sơ công việc đã kết thúc, thống kê thành mục lục

hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan, đối với các hồ sơ có thời hạn bảo quản vĩnh viễn và 20 năm trở lên, đơn vị, cá nhân phải biên mục đầy đủ trước khi giao nộp vào lưu trữ cơ quan Lưu trữ cơ quan tiếp nhận hồ sơ, tài liệu của các đơn vị, cá nhân nộp lưu và lập biên bản giao nhận thành 2 bản, đơn vị hoặc

cá nhân giao nộp giữ 1 bản, biên bản phải có đầy đủ chữ ký của người giao, người nhận và lãnh đạo đơn vị giao, nhận hồ sơ, tài liệu)

tổ chức kinh tế, đơn vị vũ trang… dù lớn hay nhỏ muốn thực hiện chức năng, nhiệm vụ của mình đều phải sử dụng văn bản, tài liệu để phổ biến các chủ trương, chính sách, trao đổi, liên hệ, phối hợp công tác, ghi lại những sự kiện, hiện tượng xảy ra trong hoạt động hàng ngày

Đặc biệt, đối với văn phòng cấp ủy là cơ quan trực tiếp giúp cấp ủy, tổ chức chính trị - xã hội tổ chức điều hành bộ máy, đồng thời là một trung tâm thông tin tổng hợp phục vụ lãnh đạo, chỉ đạo thì công tác văn thư lại càng quan trọng, nó giữ vị trí trọng yếu trong công tác văn phòng

1.1.3.2 Ý nghĩa của công tác văn thư

Công tác văn thư góp phần không nhỏ trong việc duy trì hoạt động và

ổn định của các cơ quan, đơn vị Đối tượng chủ yếu của công tác văn thư là tài liệu, công văn, giấy tờ, chúng được ban hành cho phù hợp với đặc điểm của từng cơ quan, đơn vị Tổ chức khoa học công tác văn thư sẽ đảm bảo thông tin cần thiết phục vụ các hoạt động của cơ quan

Công tác văn thư có nhiều ý nghĩa quan trọng, tuy nhiên có thể khái quát thành những điểm chủ yếu sau:

- Công tác văn thư đảm bảo cung cấp những thông tin cần thiết nhanh chóng, đầy đủ, chính xác phục vụ công tác lãnh đạo của Đảng, và quản lý của Nhà nước; giúp cho việc giải quyết công việc của cơ quan được nhanh chóng, kịp thời, chất lượng; là sợi dây liên hệ giữa Đảng, Nhà nước với quần chúng nhân dân và giữa các cơ quan, tổ chức với nhau Trong hoạt động của cơ quan,

từ việc đề ra các chủ trương, chính sách, xây dựng chương trình, kế hoạch công

14 tác cho đến phản ánh tình hình, nêu đề xuất, kiến nghị với cơ quan cấp trên, chỉ đạo cơ quan cấp dưới hoặc triển khai, giải quyết công việc đều phải dựa vào các nguồn thông tin có liên quan Thông tin càng đầy đủ, chính xác và kịp thời thì hoạt động của cơ quan càng đạt hiệu quả Thông tin phục vụ quản lý được cung cấp từ nhiều nguồn khác nhau, trong đó nguồn thông tin chủ yếu nhất, chính xác nhất là thông tin bằng văn bản vì văn bản là phương tiện chứa đựng, truyền đạt, phổ biến thông tin mang tính pháp lý Làm tốt công tác văn thư sẽ góp phần tiết kiệm được công sức, nguyên vật liệu làm văn bản và trang thiết bị dụng cụ trong quá trình xây dựng và ban hành văn bản

- Công tác văn thư đảm bảo đầy đủ chứng cứ về mọi mặt hoạt động của

cơ quan, cũng như cá nhân giữ các trách nhiệm khác trong cơ quan Nếu trong quá trình hoạt động của cơ quan, các văn bản được giữ lại đầy đủ, nội dung văn bản chính xác, phản ánh chân thực các hoạt động của cơ quan thì khi cần thiết, các văn bản sẽ là bằng chứng pháp lý chứng minh cho hoạt động của cơ quan một cách chân thực nhất

- Làm tốt công tác văn thư góp phần giữ gìn bí mật của Đảng, Nhà nước

và mỗi cơ quan Mọi chủ trương, đường lối của Đảng và Nhà nước kể cả chủ trương tuyệt mật đều được phản ánh trong văn bản Việc giữ gìn bí mật của Đảng, Nhà nước và cơ quan là điều cực kỳ quan trọng; tổ chức tốt công tác văn thư, quản lý văn bản chặt chẽ, gửi văn bản đúng đối tượng, không để mất mát, thất lạc là góp phần giữ gìn bí mật của Đảng, Nhà nước và cơ quan

- Làm tốt công tác văn thư giúp cho việc quản lý, kiểm tra công việc trong các cơ quan đơn vị được chặt chẽ, hạn chế bệnh quan liêu giấy tờ, giảm bớt giấy tờ không cần thiết và việc lợi dụng văn bản của Nhà nước để làm những việc trái pháp luật Công tác văn thư tổ chức không được tốt, văn bản ban hành xuất phát từ hình thức bề ngoài của công tác mà không phải xuất phát

từ nhu cầu thực tế, chất lượng văn bản ban hành kém, gây ra nạn quan liêu giấy

tờ, lãng phí tài sản, tốn nhiều giấy tờ, biên chế cơ quan cồng kềnh, lộn xộn, thiếu người phụ trách khi cần giải quyết vấn đề quan trọng

15

- Lập hồ sơ hiện hành trong văn thư đảm bảo giữ gìn đầy đủ hồ sơ, tài liệu tạo điều kiện thuận lợi cho công tác lưu trữ Tài liệu hình thành trong hoạt động của cơ quan là nguồn bổ sung thường xuyên, chủ yếu cho lưu trữ cơ quan

và lưu trữ cấp ủy Vì vậy, nếu làm tốt công tác văn thư mọi công việc của cơ quan đều được văn bản hoá; giải quyết xong công việc, tài liệu đều được lập hồ

sơ đầy đủ, nộp lưu vào lưu trữ cơ quan đúng quy định Hồ sơ được lập càng hoàn chỉnh, văn bản được lập càng đầy đủ bao nhiêu thì chất lượng tài liệu lưu trữ càng tăng lên bấy nhiêu và sẽ tạo thuận lợi cho công tác lưu trữ tiến hành các khâu nghiệp vụ như sắp xếp, đánh giá giá trị, thống kê, bảo quản để phục

vụ tốt cho công tác nghiên cứu hàng ngày và lâu dài về sau

1.1.4 Công tác văn thư trong hệ thống các cơ quan, tổ chức của Đảng Cộng sản Việt Nam

Theo Điều 2, Quy định 29-QĐ/VPTW ngày 25 tháng 12 năm 2013 của Văn phòng Trung ương Đảng về công tác văn thư trong các tỉnh uỷ, thành uỷ,

tổ chức đảng trực thuộc Trung ương giải thích: Công tác văn thư bao gồm các công việc về soạn thảo, ban hành văn bản; quản lý văn bản và tài liệu khác hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan; lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan, tổ chức; quản lý và sử dụng con dấu trong công tác văn thư

Các cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị - xã hội hoạt động theo nhiệm kỳ, tuy từng đơn vị hoạt động có đặc thù riêng nhưng đều thực hiện theo các nội dung sau:

a) Soạn thảo và ban hành văn bản

- Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản:

16 Bao gồm các bước đi cần thiết trong quá trình soạn thảo một văn bản, thông thường gồm các bước như: Soạn thảo văn bản; xác định mục đích, giới hạn của văn bản; xác định đối tượng giải quyết và thực hiện văn bản; chọn thể loại văn bản; thu thập và xử lý thông tin có liên quan, xây dựng đề cương văn bản và viết bản thảo; duyệt bản thảo, chỉnh sửa bản thảo; kiểm tra văn bản trước khi ký ban hành; trình và ký văn bản; đóng dấu, ban hành văn bản và lưu văn bản

b) Quản lý văn bản:

- Quản lý văn bản đến: Tiếp nhận, đóng dấu đến và đăng ký văn bản

đến; trình, xin ý kiến về phân phối, chuyển giao văn bản đến; phân phối, chuyển giao văn bản đến; giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến; lập báo cáo thống kê và in sổ đăng ký văn bản đến

- Quản lý văn bản đi: Kiểm tra thể thức, thể loại, thẩm quyền banh hành văn bản và kỹ thuật trình bày; cho số, ký hiệu và ngày, tháng, năm của văn bản; trình ký văn bản; đóng dấu cơ quan; dấu chỉ mức độ khẩn, mật (nếu có); đăng

ký, nhân sao văn bản đi; làm thủ tục phát hành và theo dõi việc phát hành văn bản đi; lưu văn bản đi; khai thác, sử dụng văn bản, tài liệu ở văn thư; theo dõi, kiểm tra gửi nhận văn bản và lập báo cáo thống kê, in sổ đăng ký văn bản đi

c)Lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan: trong hệ

thống các cơ quan tổ chức đảng, công tác lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ cơ quan thực hiện theo Hướng dẫn 17-HD/VPTW ngày 16 tháng 12 năm

2016 của Văn phòng Trung ương hướng dẫn lập hồ sơ và nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan

- Lập hồ sơ hiện hành: Xác định trách nhiệm của lãnh đạo, cán bộ, công

chức trong các cơ quan, tổ chức đảng đối với việc lập hồ sơ hiện hành Xây dựng và ban hành danh mục hồ sơ của cơ quan, tổ chức

Nội dung việc lập hồ sơ hiện hành gồm: Mở hồ sơ; thu thập, cập nhật văn bản, tài liệu hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc để đưa vào hồ sơ; phân định đơn vị bảo quản; sắp xếp văn bản, tài liệu trong hồ sơ; kết thúc và biên mục hồ sơ

17

- Giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan: Xác định trách nhiệm của

các đơn vị, cá nhân trong các cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị-xã hội trong việc giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ hiện hành; xác định thời hạn giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ hiện hành của cơ quan, tổ chức; thực hiện giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ hiện hành của cơ quan, tổ chức

1.2 Công tác lập hồ sơ hiện hành

1.2.1 Các khái niệm cơ bản 1.2.1.1 Hồ sơ

Hồ sơ là thuật ngữ được dùng khá phổ biến trong công tác hành chính văn phòng và công tác lưu trữ, thuật ngữ này được hiểu như sau:

- Hồ sơ là một tập văn bàn, tài liệu có liên quan với nhau về một vấn đề, một sự việc, một đối tượng cụ thể hoặc có một (hoặc một sô đặc điểm chung như tên loại văn bản; cơ quan, tổ chức ban hành văn bản; thời gian hoặc những đặc điểm khác, hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ của một cơ quan, một tổ chức hoặc của một cá nhân Hồ sơ còn được coi là một đơn vị phân loại, thống kê trong công tác văn thư và công tác lưu trữ (Nghiêm Kỳ Hồng, Lê Văn In, Đỗ Văn Học, Nguyễn

Văn Báu & Đỗ Văn Thắng (2015), Giáo trình Quản trị Văn phòng, Nxb Đại

học Quốc gia Thành phố Hồ Chí Minh)

- Tại Điều 2 Quy định 29 về công tác văn thư trong các tỉnh ủy, thành

ủy, tổ chức đảng trực thuộc Trung ương giải thích: Hồ sơ là một tập tài liệu có

liên quan với nhau về một vấn đề, một sự việc, một đối tượng cụ thể hoặc có đặc điểm chung, hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, tổ chức, cá nhân và là bằng chứng về kết quả công việc đã được thực hiện

- Tại Khoản 10 Điều 2 Luật Lưu trữ năm 2011, hồ sơ được định

nghĩa như sau: Hồ sơ là một tập tài liệu có liên quan với nhau về một vấn đề,

một sự việc, một đối tượng cụ thể hoặc có đặc điểm chung, hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ của

cơ quan, tổ chức, cá nhân

18

Từ các định nghĩa trên, ta có thể định nghĩa Hồ sơ là bằng chứng của các công việc đã được thực hiện hay những kết quả thu được; là một tập văn bản, tài liệu có liên quan với nhau về một vấn đề, một sự việc, một đối tượng cụ thể hoặc có một (hoặc một số) đặc điểm chung như tên loại văn bản; cơ quan, tổ chức ban hành văn bản; thời gian hoặc những đặc điểm khác, hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ của một cơ quan, tổ chức hoặc một cá nhân

- Hồ sơ nhân sự: là toàn bộ các tài liệu có liên quan đến một con người nào đó

Ngoài ra còn có một số loại hồ sơ khác như: Hồ sơ trình duyệt, hồ sơ đang giải quyết,…

1.2.1.2 Lập hồ sơ: là công việc cuối cùng trong công tác văn thư cơ

quan, được thực hiện sau khi sự việc, vấn đề đề cập trong các văn bản đó được giải quyết xong

- Theo khoản 11 Điều 2 Luật Lưu trữ năm 2011 định nghĩa: “Lập hồ sơ

là việc tập hợp, sắp xếp tài liệu hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc của cơ quan, tổ chức, cá nhân theo những nguyên tắc và phương pháp nhất định Lập hồ sơ là một quá trình, bao gồm các công việc tập hợp, sắp xếp tài liệu hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc thành

hồ sơ theo những nguyên tắc và phương pháp nhát định Mỗi hồ sơ có thể là một hoặc nhiều tập, mỗi tập là một đơn vị bảo quản

- Lập hồ sơ là căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ công việc cụ thể được giao, dựa trên một số đặc trưng phổ biến giống nhau của văn bản (nhưng đặc trưng địa dư, đặc trưng tác giả, đặc trưng thời gian,…) hoặc dựa vào danh mục

19

hồ sơ mà tập hợp văn bản sản sinh ra trong quá trình giải quyết công việc, sắp xếp thành từng vấn đề, từng sự việc (hoặc từng người) thành từng tập hồ sơ để phục vụ việc giải quyết công việc hiện tại và nghiên cứu thời gian sau

Lập hồ sơ là nội dung công việc của công tác văn thư, nhưng hiện nay đang có hai cách hiểu là “lập hồ sơ hiện hành” và “lập hồ sơ lưu trữ”:

a) Lập hồ sơ hiện hành:

- Lập hồ sơ hiện hành: là lập hồ sơ tài liệu vừa mới giải quyết xong ở khâu văn thư do cán bộ, chuyên viên lập trong quá trình theo dõi giải quyết công việc được giao hoặc cán bộ văn thư lập Việc lập hồ sơ phải do các bộ phận tham mưu thực hiện trong quá trình giải quyết công việc mới phản ánh đầy đủ, chính xác quá trình hình thành, giải quyết và kết thúc công việc hay vấn đề, sự việc cụ thể, hồ sơ được lập hoàn chỉnh phải phản ánh toàn diện quá trình giải quyết công việc của cá nhân, tổ chức một đầy đủ, chính xác và có hệ thống (lập hồ sơ ở giai đoạn văn thư); bộ phận lưu trữ có nhiệm vụ kế thừa và chỉnh lý lại hồ sơ đã được lập nếu cần thiết (khôi phục, phục hồi hồ sơ ở giai đoạn lưu trữ)

Tuy nhiên, thực tế hiện nay, bộ phận lưu trữ các cơ quan, tổ chức thường phải đảm nhiệm phần lớn công việc này vì hầu hết các tài liệu đưa vào lưu trữ chưa được lập hồ sơ, có nơi còn trong tình trạng bó gói khi giao nộp

b) Lập hồ sơ trong công tác lưu trữ:

- Lập hồ sơ là nội dung quan trọng cần thực hiện tại văn thư cơ quan và

các đơn vị trực thuộc trước khi đưa vào lưu trữ Hiện nay, việc lập hồ sơ tại văn thư cơ quan còn rất yếu, việc lập hồ sơ được tiến hành phổ biến trong các lưu trữ cơ quan, khi chuyển vào lưu trữ thường hầu hết hồ sơ đều chưa hoàn chỉnh, thậm chí có những tài liệu vào đến lưu trữ vẫn chưa được lập hồ sơ, còn dưới dạng tài liệu bó gói Vì vậy, trong chỉnh lý tài liệu một nội dung chủ yếu là lập

hồ sơ Lập hồ sơ trong công tác lưu trữ là việc phục hồi hoặc lập mới hồ sơ, được tiến hành khi công việc đã giải quyết xong mà tài liệu về công việc đó không được lập thành hồ sơ Hồ sơ này do cán bộ lưu trữ lập trong quá trình chỉnh lý những tài liệu rời lẻ, lộn xộn

20 Đối với tài liệu đã được lập hồ sơ hiện hành đảm bảo sự đầy đủ của tài liệu trong hồ sơ, tài liệu phản ánh đúng nội dung, quá trình giải quyết công việc, thời hạn bảo quản được xác định sát với giá trị tài liệu, tiết kiệm được thời gian, lao động và kinh phí cho việc chỉnh sửa, hoàn thiện, hệ thống hoá và làm công cụ tra cứu hồ sơ

Đối với tài liệu rời lẻ, bó gói chưa được lập hồ sơ hiện hành, việc chỉnh

lý gặp nhiều khó khăn trong công tác khôi phục, lập mới hồ sơ, xác định giá trị,

hệ thống hoá hồ sơ… Có tình trạng hồ sơ lập trong chỉnh lý không được hoàn chỉnh và khó đảm bảo chất lượng do tài liệu trong hồ sơ không đầy đủ,…Việc

tổ chức chỉnh lý các tài liệu đó thường tốn nhiều công sức, thời gian, kinh phí

Ngoài ra, để phục vụ cho việc nghiên cứu đề tài, luận văn phân tích sơ lược một số khái niệm khác có liên quan đến công tác lập hồ sơ hiện hành :

- Tài liệu là một dạng vật chất đã ghi nhận những thông tin ở dạng thành

văn, âm thanh, hình ảnh nhằm mục đích bảo quản và sử dụng (khoản 2 Điều 2

Pháp lệnh thư viện năm 2000)

Theo Điều 2 khoản 2 Luật Lưu trữ định nghĩa: tài liệu là vật mang tin

được hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức, cá nhân Tài liệu bao gồm văn bản, dự án, bản vẽ thiết kế, bản đồ, công trình nghiên cứu, sổ sách, biểu thống kê; âm bản, dương bản phim, ảnh, vi phim; băng, đĩa ghi âm, ghi hình; tài liệu điện tử; bản thảo tác phẩm văn học, nghệ thuật; sổ công tác, nhật ký, hồi ký, bút tích, tài liệu viết tay; tranh vẽ hoặc in; ấn phẩm và các vật mang tin khác

- Tài liệu điện tử: với sự ra đời và phát triển của khoa học công nghệ,

đặc biệt là công nghệ thông tin và nhu cầu ứng dụng công nghệ thông tin trong thực tiễn đã sản sinh ra một loại hình tài liệu mới Đó là tài liệu điện tử Khoản

1, Điều 13 Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13 quy định: Tài liệu lưu trữ điện tử là tài liệu được tạo lập ở dạng thông điệp dữ liệu hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức, cá nhân được lựa chọn để lưu trữ hoặc được số hóa

từ tài liệu lưu trữ trên các vật mang tin khác

Tại Khoản 1 Điều 3 Quyết định 28/2018/QĐ-TTg về gửi, nhận văn bản

21 điện tử giữa cơ quan trong hệ thống hành chính nhà nước do Thủ tướng Chính

phủ ban hành với nội dung như sau: Văn bản điện tử là văn bản dưới dạng

thông điệp dữ liệu, theo thể thức định dạng do cơ quan nhà nước có thẩm quyền quy định, được tạo lập hoặc được số hóa từ văn bản giấy

Từ các khái niệm nêu trên, tài liệu điện tử là vật mang tin được tạo lập

mà thông tin trong đó được sinh ra, được gửi, được nhận, tồn tại, lưu trữ và tiêu hủy được thực hiện trong môi trường điện tử

- Hồ sơ điện tử là một tên gọi mới mẻ tại Việt Nam vì nó xuất hiện

trong thời đại khoa học công nghệ phát triển Hồ sơ điện tử giúp lưu trữ thông tin và sao lưu các tài liệu điện tử Khoản 1, Điều 2 Nghị định 01/2013/NĐ-CP

ngày 03 tháng 01 năm 2013 của Chính phủ định nghĩa: Hồ sơ điện tử là tập

hợp các tài liệu điện tử có liên quan với nhau về một vấn đề, một sự việc, một đối tượng cụ thể hoặc có đặc điểm chung, hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, tổ chức,

cá nhân

- Lập hồ sơ điện tử Tài liệu lưu trữ điện tử hình thành trong quá trình

hoạt động của cơ quan, tổ chức cần được lập hồ sơ, lựa chọn và bảo quản theo quy định Khoản 2, Điều 2 Nghị định 01/2013/NĐ-CP ngày 03 tháng 01 năm

2013 của Chính phủ định nghĩa: Lập hồ sơ điện tử là việc áp dụng công nghệ

thông tin nhằm liên kết các tài liệu điện tử hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc của cơ quan, tổ chức, cá nhân thành hồ sơ điện tử

1.2.2 Nội dung công tác lập hồ sơ

Việc lập hồ sơ gồm những việc chính sau đây:

22 Ngoài ra, để bản danh mục hồ sơ sát, đúng với thực tiễn, người lập danh mục hồ sơ phải căn cứ tình hình thực tế về lập hồ sơ của những năm trước cũng như lý luận và phương pháp lập hồ và giá trị của các văn bản hình thành trong hoạt động của cơ quan

Từng bộ phận căn cứ vào nhiệm vụ cụ thể của mình trong năm dự kiến danh mục hồ sơ của phòng; chuyên viên văn thư lưu trữ làm nhiệm vụ bổ sung, điều chỉnh và tổng hợp thành văn bản danh mục hồ sơ của cơ quan, trình lãnh đạo duyệt và ký ban hành

Bảng danh mục này được dùng để hướng dẫn việc lập hồ sơ hiện hành, giúp bộ phận, chuyên viên lập hồ sơ được chủ động, chính xác; quản lý công văn, giấy tờ được chặt chẽ; tạo thuận lợi cho việc giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan Ngoài ra, danh mục hồ sơ còn là công cụ hướng dẫn xác định giá trị và nộp lưu tài liệu

Như vậy, danh mục này được lập trước khi văn bản được hình thành Sở

dĩ có thể dự kiến trước vì thành phần và nội dung văn bản của một cơ quan nói chung, của từng đơn vị, cá nhân trong cơ quan nói riêng phụ thuộc vào chức năng, nhiệm vụ cụ thể của cơ quan, cá nhân đó Kế hoạch công tác năm là biểu hiện cụ thể của một cơ quan, đơn vị trong năm Do vậy, có thể làm căn cứ chủ yếu cho việc lập danh mục hồ sơ

Chuyên viên văn thư của cơ quan căn cứ vào danh mục hồ sơ chuẩn bị bìa hồ sơ, ghi ký hiệu và tiêu đề hồ sơ lên bìa và giao cho đơn vị hoặc cán bộ

có trách nhiệm lập hồ sơ đó

1.2.2.2 Mở hồ sơ:

Căn cứ vào bản danh mục hồ sơ, các cán bộ, chuyên viên ghi tên hồ sơ vào bìa hồ sơ (tên hồ sơ là tên của vấn đề hoặc công việc cụ thể mà cán bộ có trách nhiệm theo dõi hoặc giải quyết) Mỗi hồ sơ dùng một tờ bìa, bên ngoài ghi rõ số ký hiệu và tiêu đề hồ sơ

1.2.2.3 Thu thập văn bản đưa vào hồ sơ

Trong quá trình giải quyết công việc, nếu nhận được hoặc soạn thảo hay ban hành một văn bản có liên quan đến vấn đề hoặc công việc gì thì các cán bộ,

23 chuyên viên có trách nhiệm đưa chúng vào trong bìa hoặc cặp, hộp của hồ sơ

đó Công việc này sẽ kết thúc khi vấn đề đã được giải quyết xong

Cán bộ viên chức có trách nhiệm lập hồ sơ cần phải thu thập đầy đủ các văn bản giấy tờ, không được để lẫn lộn, mất mát kể cả một số bản nháp, tư liệu

có liên quan đến sự việc trong hồ sơ

1.2.2.4 Sắp xếp các văn bản trong hồ sơ

Cuối năm, hoặc sau khi kết thúc công việc, mỗi cán bộ, chuyên viên có trách nhiệm kiểm tra lại các tài liệu có trong hồ sơ Nếu thấy thiếu tài liệu thì cần phải thu thập, bổ sung cho đầy đủ

Các văn bản trong hồ sơ cần sắp xếp theo một trình tự hợp lý để tra tìm

và nghiên cứu các văn bản được nhanh chóng và thuận lợi

Các tài liệu cần được sắp xếp theo một trật tự nhất định Thông thường tài liệu được sắp xếp theo:

- Thời gian

- Theo trình tự giải quyết công việc

- Theo số thứ tự của văn bản

- Theo mức độ quan trọng của văn bản và mức độ quan trọng của tác giả

Tất cả các hồ sơ cần được biên mục để phục vụ tra tìm

Biên mục gồm các công việc:

- Thống kê các văn bản có trong hồ sơ vào tờ mục lục để cố định các tài liệu đó, tránh thất lạc và phục vụ việc tra tìm nhanh gọn, chính xác Hồ sơ cần

24 được đánh số tờ theo thứ tự trên xuống dưới để cố định vị trí sắp xếp, tạo thuận lợi cho việc bảo quản và tra tìm văn bản trong hồ sơ

- Viết chứng từ kết thúc đối với hồ sơ có giá trị bảo quản vĩnh viễn và lâu dài để mô tả khái quát tình hình tài liệu có trong hồ sơ Tờ kết thúc ghi số lượng tờ và trạng thái vật lý của tài liệu trong hồ sơ

- Ghi đầy đủ các thông tin cần thiết ở ngoài bìa hồ sơ Khi biên mục ngoài bìa hồ sơ, không những phải thực hiện chính xác các thành phần nói trên

mà còn phải chú ý về kỹ thuật trình bày, sao cho rõ ràng, mỹ quan và làm nổi bật được nhưng yếu tố thông tin chủ yếu

1.2.3 Ý nghĩa, yêu cầu của công tác lập hồ sơ 1.2.3.1 Ý nghĩa của công tác lập hồ sơ

Việc lập hồ sơ hiện hành là một yêu cầu mang tính pháp quy đối với tất

cả các cơ quan, tổ chức và đã được quy định tại Điều 9 Luật Lưu trữ (được Quốc hội nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam khóa XIII, kỳ họp thứ 2 thông qua ngày 11-11-2011 có hiệu lực thi hành từ ngày 01-07-2012) như sau:

‘Người giải quyết, theo dõi công việc của cơ quan, tổ chức có trách nhiệm lập

hồ sơ về công việc được giao và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan”

Quy định này được cụ thể hóa tại Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03 tháng

01 năm 2013 quy định chi tiết về thi hành một số điều của Luật Lưu trữ

Lập hồ sơ hiện hành có ý nghĩa vô cùng quan trọng vì đây là nhiệm vụ của công tác văn thư nói chung và là trách nhiệm của mỗi cán bộ, chuyên viên làm việc có liên quan đến công văn, giấy tờ Vì những lý do như sau:

- Hồ sơ được lập nghiêm túc, khoa học sẽ giúp cho việc tra cứu thông tin trong cơ quan, tổ chức được nhanh chóng, đủ căn cứ chính xác để giải quyết công việc kịp thời, hiệu quả phục vụ cho hoạt động lãnh đạo, chỉ đạo

- Mỗi cán bộ, công chức cần lập đầy đủ các hồ sơ trong quá trình giải quyết công việc để có căn cứ khoa học khi đề xuất ý kiến và giải quyết công việc, nâng cao hiệu suất và chất lượng công tác

- Góp phần thực hiện một trong những nhiệm vụ quan trọng của công tác văn thư ở Văn phòng là quản lý văn bản được chặt chẽ, khoa học, không để

25 mất mát, thất lạc tài liệu, tạo điều kiện bảo vệ bí mật của Đảng và Nhà nước

- Công tác lập hồ sơ hiện hành ảnh hưởng trực tiếp chất lượng hồ sơ giao nộp vào Lưu trữ cơ quan, tránh được tình trạng nộp lưu tài liệu bó, gói vào lưu trữ, tạo thuận lợi cho cán bộ lưu trữ tiến hành các khâu nghiệp vụ lưu trữ, hồ sơ được lập đạt chất lượng theo quy định giúp tiết kiệm chi phí, công sức, thời gian chỉnh lý tài liệu lưu trữ, phục vụ tốt cho công tác khai thác, nghiên cứu

- Hồ sơ được lập đầy đủ, đúng yêu cầu sẽ xây dựng được nền nếp làm việc khoa học cho cán bộ, công chức góp phần nâng cao chất lượng, hiệu quả công tác

1.2.3.2 Yêu cầu của công tác lập hồ sơ

- Hồ sơ được lập phải phản ánh đúng, đầy đủ các hoạt động theo chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, đơn vị

Mỗi một cơ quan, tổ chức đều được qui định chức năng, nhiệm vụ rõ ràng Tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan có nhiều loại: loại do cơ quan sản sinh ra, loại do cơ quan cấp trên gửi xuống, loại do cơ quan cấp dưới gửi lên, loại do cơ quan ngang cấp gửi đến Nội dung các tài liệu có khác nhau: có loại để chỉ đạo, có loại để thực hiện, có loại để biết, có loại để tham khảo… Vì vậy, phải lựa chọn những tài liệu phản ánh đúng chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, đơn vị để lập hồ sơ Những tài liệu không phản ánh chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, đơn vị, những tài liệu gửi đến để biết, để tham khảo không phải lập hồ sơ

- Hồ sơ được lập phải bảo đảm tính xác thực, tính tin cậy, tính toàn vẹn

và tính khả dụng của hồ sơ Hồ sơ chính là chứng cứ của hoạt động giải quyết công việc

Hồ sơ có tính xác thực khi chúng được lập đúng với mục đích đã định, được lập bởi chính người được giao trách nhiệm và đúng thời hạn quy định Hồ

sơ được bảo vệ tránh việc bổ sung, xóa bỏ, thay đổi, sử dụng khi không được phép Các vãn bản, tài liệu trong hồ sơ phải là văn bản chính, có đầy đủ thể thức và là bằng chứng xác thực về những sự việc trong hồ sơ

Hồ sơ đáng tin cậy là hồ sơ có nội dung có thể tin tưởng là đã thể hiện

26 đầy đủ và chính xác các giao dịch, hoạt động hay sự việc mà chúng chứng thực

và có thể dựa vào đó để tiến hành các giao dịch hoặc hoạt động kế tiếp

Tính toàn vẹn của hồ sơ thể hiện hồ sơ đó là hồ sơ hoàn chỉnh và không thay đổi Hồ sơ được bảo vệ để tránh sự thay đổi không được phép Các chính sách và thủ tục quản lý hồ sơ cần quy định rõ những bổ sung hay chú giải nào

có thể được phép thêm vào hồ sơ sau khi hồ sơ đã được lập, trong ngữ cảnh nào

và ai là người được phép thực hiện Mọi lời chú giải, bổ sung hay xóa bỏ được phép đối với hồ sơ đều cần được chỉ rõ và dễ dàng nhận biết

- Hồ sơ có tính khả dụng là hồ sơ có thể định vị được, truy tìm được, hiện diện được và có thể hiểu được Hồ sơ phải hiện diện được khi được kết nối trực tiếp với hoạt động đã tạo ra nó Cần lưu giữ mối liên kết giữa các hồ sơ để thể hiện trình tự hoạt động của công việc

- Văn bản, tài liệu, được thu thập vào hồ sơ phải có mối liên quan chặt chẽ với nhau về một vấn đề, một sự việc; phản ánh đúng trình tự diễn biến của công việc hay trình tự giải quyết công việc

Để hồ sơ phản ánh đúng, chính xác về một vấn đề, một sự việc…, khi lập hồ sơ cần phải thu thập đầy đủ văn bản, tài liệu Sau khi thu thập đầy đủ văn bản, tài liệu cần lựa chọn cách sắp xếp để bảo đảm mối liên hệ chặt chẽ giữa các văn bản, tài liệu với nhau, nhằm phản ánh chặt chẽ quá trình phát sinh, phát triển, kết thúc về một vấn đề, một sự việc Hồ sơ phải được lập tại thời điểm diễn ra sự việc liên quan hoặc ngay sau đó

- Văn bản, tài liệu, trong hồ sơ phải có giá trị và thời hạn bảo quản của các văn bản, tài liệu trong hồ sơ phải tương đối đồng đều

Văn bản, tài liệu hình thành trong quá trình giải quyết một vấn đề, một

sự việc của một cơ quan, đơn vị có những giá trị khác nhau: loại có giá trị vĩnh viễn, loại có giá trị lâu dài, loại có giá trị tạm thời Khi lập hồ sơ phải lựa chọn những văn bản, tài liệu có giá trị để đưa vào hồ sơ; những văn bản, tài liệu đã hết giá trị cần loại ra để xét huỷ Đối với những văn bản, tài liệu có nhiều bản trùng nhau phải chọn bản gốc (đối với tập lưu văn bản “đi” ở văn thư cơ quan), bản chính (đối với tài liệu trong hồ sơ vấn đề, chuyên đề, vụ việc hoặc tài liệu

27

“đến”) để lưu giữ; nếu không có bản chính thì lưu giữ bản sao hợp pháp

- Hồ sơ phải được hoàn thiện về kỹ thuật và hình thức theo những quy tắc do Đảng, Nhà nước quy định

Hồ sơ lập ra có giá trị nghiên cứu và có thể dùng làm bằng chứng pháp

lý, thì đòi hỏi các văn bản trong hồ sơ phải đúng thể thức văn bản do Đảng, Nhà nước quy định, nghĩa là phải có quốc hiệu, tên cơ quan, số ký hiệu văn bản, ngày tháng năm ban hành văn bản, chữ ký của người có thẩm quyền, dấu của cơ quan Nếu văn bản do cơ quan Đảng, Nhà nước ban hành mà thiếu những yếu tố trên, sẽ không có giá trị pháp lý Xét về lâu dài, những văn bản như vậy sẽ không thể trở thành sử liệu đáng tin cậy Do vậy, khi lập hồ sơ, cần coi trọng đúng mức yêu cầu này, chú ý thu thập và lựa chọn những tài liệu đảm bảo thể thức để đưa vào hồ sơ

- Hồ sơ phải được biên mục đầy đủ, chính xác, thuận lợi cho việc sử dụng và bảo quản.

Khi lập hồ sơ, cần phải làm tốt công tác biên mục bên trong và bên ngoài bìa hồ sơ nhằm giới thiệu thành phần và nội dung văn bản trong hồ sơ để tra tìm, nghiên cứu được nhanh chóng và thuận lợi

1.2.4 Công tác lập hồ sơ trong các cơ quan lãnh đạo Đảng cấp huyện

Công tác lập hồ sơ trong các cơ quan lãnh đạo Đảng được thực hiện theo Hướng dẫn số 17-HD/VPTW của Văn phòng Trung ương Đảng ngày 16 tháng

12 năm 2016, cụ thể như sau:

1.2.4 1 Mở hồ sơ

Khi cơ quan đã xây dựng được danh mục hồ sơ, lưu trữ cơ quan có trách nhiệm trích sao phần tương ứng trong danh mục hồ sơ gửi các đơn vị trong cơ quan để cán bộ, công chức làm căn cứ để mở hồ sơ cần lập

Khi cơ quan, tổ chức chưa xây dựng được danh mục hồ sơ, cán bộ, công chức phải vận dụng các đặc trưng chủ yếu để mở hồ sơ như: Đặc trưng vấn đề

để lập hồ sơ đại hội, hồ sơ hội nghị, hồ sơ công việc; đặc trưng tên gọi (tên loại văn bản) để lập hồ sơ các tập lưu văn bản đi đối với của cơ quan; đặc trưng tác giả (cơ quan ban hành văn bản để lập hồ sơ đối với văn bản, tài liệu của các cơ

28 quan khác gửi đến; đặc trưng cơ quan giao dịchđể lập hồ sơ giao dịch với cơ quan khác trong khoảng thời gian nhất định về một vấn đề cụ thể; đặc trưng địa

dư để lập hồ sơ các văn bản, tài liệu có tên gọi giống nhau, được các cơ quan,

tổ chức, đơn vị giới hạn bởi 1 phạm vi địa dư, sản sinh ra trong một khoảng thời gian nhất định; đặc trưng thời gian kết hợp với các đặc trưng chủ yếu khác

để lập hồ sơ

1.2.4.2 Thu thập văn bản, tài liệu vào hồ sơ và sắp xếp văn bản, tài liệu trong hồ sơ

Thu thập văn bản, tài liệu đưa vào hồ sơ: Trong quá trình theo dõi, giải

quyết công việc, cán bộ, công chức, viên chức, người lao động thu thập đầy đủ, đúng các văn bản, tài liệu liên quan (kể cả văn bản, tài liệu phụ lục đính kèm)

đưa vào hồ sơ tương ứng như tiêu đề ghi trên bìa hồ sơ

Sắp xếp văn bản, tài liệu trong hồ sơ, phân chia hồ sơ thành các tập (đơn

vị bảo quản): Nếu hồ sơ dày quá 3cm (trên 200 trang) thì tách thành các đơn vị

bảo quản khác nhau để thuận tiện cho việc quản lý và sử dụng Phía trên tiêu đề

từng đơn vị bảo quản phải ghi đủ, đúng tiêu đề hồ sơ

- Ví dụ 1: Hồ sơ dự thảo văn bản có thể phân chia thành các đơn vị bảo quản như: Các lần đại hội, các lần trình…

- Ví dụ 2: Hồ sơ v/v triển khai thực hiện Chỉ thị số 06-CT/TW, ngày 01-2002 của Ban Bí thư Trung ương Đảng về “củng cố và hoàn thiện mạng lưới y tế cơ sở” có thể phân chia thành các đơn vị bảo quản: học tập, quán triệt, triển khai Chỉ thị; sơ kết 1 năm thực hiện Chỉ thị; sơ kết 5 năm thực hiện Chỉ thị; tổng kết 10 năm thực hiện Chỉ thị

22-Sắp xếp văn bản, tài liệu trong hồ sơ hoặc đơn vị bảo quản: việc sắp xếp những văn bản, tài liệu trong hồ sơ hoặc trong đơn vị bảo quản nhằm cố định

trật tự văn bản, tài liệu có trong hồ sơ Tài liệu trong hồ sơ được sắp xếp theo

trình tự thời gian, vấn đề logic hoặc sự kết hợp đặc điểm chung của chúng như

sau:

- Sắp xếp văn bản, tài liệu theo trình tự giải quyết công việc: Văn bản, tài liệu nào có nội dung về khởi đầu vấn đề, vụ việc cần giải quyết được xếp

29 đầu tiên, tiếp đến văn bản, tài liệu nào giải quyết trước xếp trên, giải quyết sau xếp dưới, kết thúc hồ sơ là văn bản, tài liệu tổng kết hoặc kết thúc vấn đề, vụ việc

- Sắp xếp văn bản, tài liệu theo ngày tháng ban hành văn bản; trong hồ

sơ chỉ có một loại văn bản của một cơ quan gửi đến thì văn bản nào có ngày tháng ban hành sớm xếp trên, văn bản nào có ngày tháng ban hành muộn xếp dưới

- Sắp xếp văn bản, tài liệu theo số văn bản: trong hồ sơ (đvbq) chỉ có một loại văn bản như nghị quyết, chỉ thị của cùng một tác giả ban hành thì sắp xếp theo thứ tự số văn bản ban hành, số nhỏ xếp trên, số lớn xếp dưới Cách này thường được vận dụng để sắp xếp các tập lưu văn bản đi của cơ quan ban hành

- Sắp xếp văn bản, tài liệu theo vần chữ cái tiếng Việt: hồ sơ có văn bản, tài liệu cùng loại của nhiều cơ quan, nhiều địa phương, nhiều cá nhân thì sắp xếp theo vần chữ cái tiếng Việt a, b, c

- Sắp xếp văn bản, tài liệu trong hồ sơ

Biên mục hồ sơ thực hiện theo trình tự sau:

- Đánh số trang: là đánh số thứ tự liên tục từ số 1 bằng chữ số Ả-rập nhằm cố định thứ tự từng trang văn bản, tài liệu có trong hồ sơ Mỗi trang văn bản, tài liệu có chữ được đánh một số bằng bút chì đen mềm ở góc phải trên

30 cùng cách mép trên và mép phải trang 1 cm, không đánh số vào những trang giấy trắng (không có chữ), trang tài liệu khổ lớn gập đôi đóng ghim (chỉ khâu)

ở giữa được xem là 2 trang tài liệu và được đánh 2 số; ảnh (hoặc phim âm bản

đi cùng) thì đánh số mặt sau ảnh (góc trên, bên trái) cho vào bì bảo quản chuyên dùng, đồng thời đánh số của ảnh đó lên bì; băng đĩa ghi âm, ghi hình thì đánh số lên nhãn băng và cho vào bì hoặc hộp bảo quản chuyên dùng, đồng thời đánh số của băng đĩa đó lên bì; trang có nhiều ảnh, bài cắt rời từ các sách, báo tạp chí, tài liệu khác và dán lại thành trang cũng được xem là trang tài liệu và phải đánh số; đánh 1 số chung cho tư liệu hoặc quyển đó (không đánh số trang cho các trang trong tư liệu, quyển)

- Viết mục lục văn bản, tài liệu: là ghi các thông tin về từng văn bản, tài liệu có trong hồ sơ vào tờ "Mục lục văn bản, tài liệu” nhằm thống kê và cố định thứ tự những văn bản, tài liệu đã được sắp xếp, đánh số Cần viết đủ, chính xác các thành phần cần thiết của văn bản, tài liệu vào mục lục Mục lục văn bản, tài liệu nếu nhiều trang phải được đánh số trang riêng và đặt ở đầu hồ sơ ngay sau

tờ bìa

- Viết tờ chứng từ kết thúc: là ghi đủ, đúng số trang tài liệu, cộng thêm các trang trùng số, trừ bớt các trang khuyết số, ghi cụ thể đặc điểm (viết tay, vật liệu chế tác, tư liệu đính kèm ) và tình trạng vật lý (mốc, ố vàng, nhàu nát ) nếu có của từng trang, từng văn bản, tài liệu và ghi ngày tháng lập hồ sơ vào tờ

"Chứng từ kết thúc” Tờ chứng từ kết thúc được đặt ở cuối hồ sơ và có ký xác nhận của người biên mục hồ sơ trong chứng từ kết thúc Tờ chứng từ kết thúc theo mẫu thống nhất của Cục Lưu trữ Văn phòng Trung ương Đảng

- Viết bìa hồ sơ: là ghi đủ, đúng, chính xác các thông tin: Tên phông; tên đơn vị, tổ chức (nếu có); tiêu đề hồ sơ (đơn vị bảo quản); thời gian bắt đầu và kết thúc; số lượng trang; số phông, số mục lục, số tài liệu (viết tạm bằng bút chì) và thời hạn bảo quản của hồ sơ Bìa hồ sơ theo mẫu thống nhất của Cục Lưu trữ Văn phòng Trung ương Đảng

Ngoài việc lập hồ sơ hiện hành (hồ sơ công việc), cán bộ, công chức, viên chức, người lao động trong các cơ quan, tổ chức cần lập hồ sơ nguyên tắc

31

để làm căn cứ giải quyết công việc thường xuyên

Bên cạnh công tác lập hồ sơ truyền thống, với sự phát triển công nghệ thông tin hiện nay đã xuất hiện một loại hình tài liệu mới là tài liệu điện tử

Theo Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03 tháng 01 năm 2013 của

Chính phủ quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Lưu trữ: “Hồ sơ điện

tử được hiểu là tập hợp các tài liệu điện tử có liên quan với nhau về một vấn đề, một sự việc, một đối tượng cụ thể hoặc có đặc điểm chung, hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, tổ chức, cá nhân Lập hồ sơ điện tử hiểu là việc áp dụng công nghệ thông tin nhằm liên kết các tài liệu điện tử hình thành trong quá trình theo dõi, giải

quyết công việc của cơ quan, tổ chức, cá nhân thành hồ sơ điện tử”

Công tác lập hồ sơ tài liệu điện tử trong cơ quan được tiến hành song

song với hồ sơ tài liệu giấy và bảo đảm chính xác như hồ sơ tài liệu giấy Phần mềm Quản lý công văn thuộc hệ điều hành tác nghiệp do Văn phòng Trung ương Đảng xây dựng và phát triển được quy định sử dụng thống nhất trong các

cơ quan Đảng Cộng sản Việt Nam Các cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị

- xã hội sử dụng phần mềm này để quản lý văn bản điện tử và lập hồ sơ điện tử Danh mục hồ sơ là công cụ cần thiết và hằng năm bắt buộc phải cập nhật đầy

đủ, chính xác vào phần mềm quản lý công văn Mỗi một văn bản điện tử từ khi đăng ký để quản lý bằng phần mềm quản lý công văn phải được gán một mã số

hồ sơ (số ký hiệu) tương ứng trong danh mục hồ sơ và ghi vào trường “Hồ sơ số” Chuyên viên hoặc người được giao chủ trì xử lý, lập hồ sơ công việc nào phải kiểm tra và cập nhật mã số hồ sơ để bảo đảm tất cả các văn bản điện tử liên quan tới cùng một việc phải mang cùng một mã số hồ sơ.”



Tiểu kết Chương 1

Trong chương 1, luận văn đã phân tích tổng quan một số vấn đề như sau:

- Phân tích khái niệm cơ bản về công tác văn thư, nội dung, vị trí, ý nghĩa

của công tác văn thư nói chung và công tác văn thư trong hệ thống các cơ quan,

tổ chức của đảng

32

- Phân tích một số khái niệm về hồ sơ, lập hồ sơ, lập hồ sơ hiện hành, lập

hồ sơ trong công tác lưu trữ, tài liệu, tài liệu điện tử, hồ sơ điện tử, lập hồ sơ điện tử đã được các văn bản của Đảng, Nhà nước quy định, một số nhà khoa học,

nhà nghiên cứu công bố trong các sách, giáo trình, tạp chí chuyên ngành,… cùng với một số cơ sở lý luận và pháp lý về công tác lập hồ sơ nhằm giải đáp tính cần thiết phải tổ chức công tác lập hồ sơ hiện hành Công tác lập hồ sơ hiện hành là việc tập hợp, sắp xếp văn bản, tài liệu được hình thành trong quá trình giải quyết, theo dõi công việc thành hồ sơ theo các nguyên tắc và phương pháp nhất định và

do người thực hiện, giải quyết công việc lập; được tiến hành đồng thời với quá trình giải quyết công việc Việc lập hồ sơ hiện hành phải đảm bảo văn bản, tài liệu phản ánh đúng công việc, chất lượng hồ sơ khi nộp vào lưu trữ đạt yêu cầu Lập hồ sơ hiện hành là một hoạt động cần thiết, không thể thiếu nhằm tổ chức khoa học công tác văn thư một cách khoa học, nâng cao chất lượng công việc, đáp ứng nhu cầu khai thác sử dụng trong hoạt động của cơ quan

- Phân tích một số nội dung của công tác lập hồ sơ, qua đó làm rõ các đặc

điểm khác biệt của công tác lập hồ sơ trong cơ quan lãnh đạo Đảng so với công tác lập hồ sơ

Qua phân tích một số vấn đề có tính khái niệm về công tác văn thư, công tác lập hồ sơ hiện hành nói chung và trong cơ quan lãnh đạo Đảng nói riêng Nhìn chung, chương 1 là cơ sở lý luận, cơ sở pháp lý quan trọng để giải quyết vấn đề mà luận văn đặt ra

33

CHƯƠNG 2 THỰC TRẠNG CÔNG TÁC LẬP HỒ SÔ HIỆN HÀNH

TẠI HUYỆN ỦY BÌNH CHÁNH

2.1 Khái quát về Huyện ủy Bình Chánh và Văn phòng Huyện ủy Bình Chánh

Huyện Bình Chánh có vị trí địa lý phía Bắc giáp huyện Hóc Môn, phía Nam giáp huyện Cần Giuộc và Bến Lức (Long An), phía Đông giáp quận Tân Bình, Bình Tân, Quận 6, Quận 8 và huyện Nhà Bè, phía Tây giáp Đức Hòa (Long An); diện tích tự nhiên 252,69 km2; Bình Chánh kết nối với đồng bằng sông Cửu Long bằng đường thủy qua sông chợ Đệm, sông Cần Giuộc; bằng đường bộ qua Quốc lộ 1, đại lộ Nguyễn Văn Linh, cao tốc thành phố Hồ Chí Minh - Trung Lương Các giao lộ thủy bộ đã tạo cho huyện Bình Chánh có vị trí hết sức quan trọng ở cửa ngõ Tây Nam thành phố Hồ Chí Minh (Ban Chấp

hành Đảng bộ huyện Bình Chánh (2010), Lịch sử Đảng bộ huyện Bình Chánh

(1975-2005), Nxb Tổng hợp thành phố Hồ Chí Minh

Ngày 5/11/2003, Chính phủ ban hành Nghị định 130/2003/NĐ-CP về thành lập các quận Bình Tân, Tân Phú và các phường trực thuộc; thành lập xã thị trấn tại huyện Bình Chánh, Cần Giờ và Hóc Môn thành phố Hồ Chí Minh Sau khi điều chỉnh địa giới hành chính, 1 phần huyện Bình Chánh được chia tách trở thành Quận Bình Tân

Huyện Bình Chánh hiện nay được chia thành 15 xã và 01 thị trấn; huyện

có 106 ấp - khu phố, 1.843 tổ nhân dân, tổng số hộ dân 139.648 hộ với 528.805 người Cơ cấu kinh tế của huyện là công nghiệp, xây dựng (80,8%), thương mại dịch vụ (16,5%), nông nghiệp (2,7%)

Đảng bộ huyện có 50 chi, đảng bộ cơ sở, trong đó có 23 chi bộ và 27 đảng bộ với 353 chi bộ trực thuộc, 09 đảng bộ bộ phận (07 đảng bộ bộ phận ấp,

02 cơ quan) với 5.228 đảng viên

2.1.1 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Huyện ủy Bình Chánh