ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH TRÀ VINH TRƯỜNG CAO ĐẲNG NGHỀ TRÀ VINH GIÁO TRÌNH MÔN HỌC THỰC HÀNH SOẠN THẢO VĂN BẢN NGÀNH, NGHỀ VĂN THƯ LƯU TRỮ TRÌNH ĐỘ TRUNG CẤP Ban hành kèm theo Quyết định số /QĐ CĐN, ngày[.]
VIẾT CÁC LOẠI GIẤY TỜ, BIỂU MẪU
Giới thiệu
Bài này bao gồm những nội dung sau:
5 Viết phiếu giải quyết văn bản đến
Mục tiêu
Học xong bài này người học có khả năng:
Kiến thức: Trình bày được nội dung giấy mời, giấy giới thiệu, giấy đi đường, phiếu gửi, phiếu giải quyết văn bản đến
- Kỹ năng: Viết được các loại giấy tờ, biểu mẫu đảm bảo rõ ràng, chính xác
- Năng lực tự chủ và trách nhiệm: N ghiêm túc trong học tập và nghiên cứu
Nội dung bài giảng
Văn bản mời tham dự là tài liệu được sử dụng để mời đại diện các cơ quan hoặc cá nhân tham gia vào các hoạt động như họp, hội nghị, hội thảo, hoặc đến trụ sở của cơ quan nhằm giải quyết những vấn đề liên quan.
Trong thực tiễn, giấy mời có thể mang ý nghĩa tương tự như công văn mời họp, vì vậy người viết cần linh hoạt chọn hình thức phù hợp với từng hoàn cảnh cụ thể.
1.3 Thực hành soạn thảo giấy mời họp
Bài 1: Sưu tầm các loại giấy mời mà em biết (ít nhất 3 loại) Nêu ra sự giống và khác nhau của các văn bản giấy mời
Bài 2: Thực hành soạn thảo giấy mời họp của cơ quan, tổ chức; Giấy mời học sinh lên nhận thưởng; Giấy mời họp phụ huynh
Văn bản này được cấp cho học sinh, sinh viên, cán bộ và nhân viên trong cơ quan khi họ cần liên hệ hoặc giao dịch với các cơ quan khác nhằm thực hiện nhiệm vụ được giao hoặc giải quyết công việc cá nhân.
Giấy giới thiệu đã được chuẩn hóa và thường được in thành các tập ấn phẩm, giúp các cơ quan dễ dàng mua hoặc chế bản, sao chụp và đóng thành quyển khi cần thiết.
- Giấy giới thiệu do văn thư cơ quan quản lý và sử dụng theo nhu cầu, việc viết giấy giới thiệu cần được tiến hành theo quy trình:
+ Người xin giấy giới thiệu cần cung cấp các thông tin cần thiết để cán bộ văn thư ghi vào giấy giới thiệu
+ Cán bộ văn thư trình ký theo quy định
> Giấy giới thiệu cấp cho cán bộ chuyên môn, trình trưởng phòng hành chính hoặc Chánh văn phòng ký theo thể thức thừa lệnh
Giấy giới thiệu được cấp cho cán bộ lãnh đạo, quản lý hoặc cán bộ chuyên môn được cử đi thực hiện nhiệm vụ đặc biệt, và cần có chữ ký của thủ trưởng.
- Yêu cầu khi viết giấy giới thiệu:
+ Đủ các thông tin cần thiết
+ Đúng: Đúng thông tin, đúng chính tả, từ, câu, đẹp theo mẫu
2.3 Thực hành soạn thảo giấy giới thiệu
Bài 1: Sưu tầm một số mẫu giấy giới thiệu của các cơ quan, tổ chức (ít nhất 3 mẫu) Tìm ra sự khác nhau, lỗi sai giữa các mẫu
Bài 2: Thực hành soạn thảo giấy giới thiệu đi thực tế của học sinh tại trường Cao đẳng nghề Trà Vinh
Bài 3: Soạn thảo giấy giới thiệu nhập học, chuyển trường
Bài 4: Soạn thảo giấy giới thiệu sinh viên đi thực tập của trường cao đẳng nghề Trà Vinh
Giấy giới thiệu là văn bản cấp cho cán bộ, nhân viên đi công tác, nhằm thanh toán chi phí tàu xe và các khoản chi khác Người nhận giấy phải xin chữ ký, con dấu của cơ quan và ghi rõ ngày giờ đi, đến Phương pháp soạn thảo văn bản cần tuân theo mẫu quy định.
3.3 Thực hành soạn thảo giấy đi đường
Bài 1: Sưu tầm các mẫu văn bản giấy đi đường (3 bản) Sưu tầm mẫu văn bản trình bày sai mẫu và thể thức
Bài 2: Soạn thảo 1 văn bản giấy đi đường
Phiếu gửi là tài liệu kèm theo văn bản, giúp cơ quan nhận ký xác nhận và gửi lại cho cơ quan gửi Nó đóng vai trò quan trọng trong việc kiểm tra và kiểm soát quá trình gửi văn bản, nhằm phát hiện kịp thời các trường hợp thất lạc hoặc chậm trễ trong chuyển giao.
Phiếu gửi thường sử dụng trong những trường hợp văn bản đi có nội dung quan trọng hoặc cần giải quyết gấp
- Soạn thảo văn bản theo mẫu:
4.3 Thực hành soạn thảo phiếu gửi
Bài 1: Thực hành trình bày mẫu phiếu gửi theo quy định vào vở
Bài 2: Hãy soạn thảo một phiếu gửi hoàn chỉnh
5 Phiếu giải quyết văn bản đến
Phiếu giải quyết văn bản đến là tài liệu quan trọng dùng để thu thập ý kiến của lãnh đạo cơ quan và đơn vị về việc xử lý các vấn đề trong văn bản gửi đến Qua đó, lãnh đạo sẽ ghi lại ý kiến chỉ đạo và chuyển lại cho đơn vị hoặc cá nhân được giao nhiệm vụ giải quyết văn bản.
5.2 Phương pháp soạn thảo phối hợp giải quyết văn bản đến (nếu có); thời hạn giải quyết đối với mỗi đơn vị, cá nhân (nếu có) và ngày tháng cho ý kiến phân phối, giải quyết
Lãnh đạo đơn vị sẽ phân phối và chỉ đạo giải quyết công việc cho cá nhân, kèm theo thời hạn giải quyết (nếu có) và ghi rõ ngày, tháng, năm cho ý kiến.
(4): Ý kiến đề xuất giải quyết văn bản đến của cá nhân và ngày, tháng, năm đề xuất ý kiến./
Bài 1: Sưu tầm phiếu gửi tại các cơ quan, đơn vị đang hoạt động
Bài 2 Soạn thảo phiếu gửi văn bản đến.
Tài liệu tham khảo
1 Nghị định số:110/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ quy định về công tác văn thư
2 Lý luận và phương pháp công tác văn thư, Nhà Xuất bản Chính trị quốc gia của PGS Vương Đình Quyền
3 Công văn số 425/VTLTNN-NVTW ngày 15/7/2005 của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước
4 Giáo trình nghiệp vụ công tác văn thư (2006)-Trường Cao đẳng Văn thư Lưu trữ Trung ương I năm (nay là Trường Cao đẳng Nội vụ Hà Nội)
5 Tổ chức và quản lý văn bản - tập bài giảng của Trường Cao đẳng Văn thư Lưu trữ Trung ương I (nay là Trường Cao đẳng Nội vụ Hà Nội)
SOẠN THẢO CÔNG VĂN HÀNH CHÍNH
Bài này bao gồm những nội dung sau:
1 Soạn thảo công văn mời họp
2 Soạn thảo công văn trả lời
3 Soạn thảo công văn hướng dẫn
4 Soạn thảo công văn đề nghị
5 Soạn thảo công văn trao đổi, giao dịch
Học xong bài này người học có khả năng:
Kiến thức: Trình bày được nội dung một số loại công văn hành chính
Kỹ năng: Soạn thảo được một số loại công văn hành chính
Năng lực tự chủ và trách nhiệm: N ghiêm túc trong học tập và nghiên cứu
1 Soạn thảo công văn mời họp
Xác định những nội dung cần có trong bố cục văn bản:
- Phần mở đầu: Nêu lí do, mục đích của cuộc họp, hội nghị
+ Tóm tắt nội dung chính của cuộc họp, hội nghị (nếu có)
- Phần kết thúc: Lời yêu cầu, đề nghị đại biểu đến dự đúng giờ, hoặc mong sự có mặt của đại biểu
- Nếu không giới hạn thành phần thì kết thúc chỉ cần: Mong sự có mặt của các đại biểu đúng giờ
1.2 Soạn thảo a Mẫu văn bản công văn mời họp:
- Mẫu 1: Công ty Luật DRAGON
Bài tập 1: Soạn thảo công văn mời họp của Công ty TNHH Tôn Hoa Sen về việc mở chi nhánh cửa hàng ở TP Trà Vinh
Bài tập 2: Soạn thảo một công văn mời họp của UBND Phường, Xã
2 Soạn thảo công văn trả lời
Công văn trả lời là văn bản được sử dụng để phản hồi lại các yêu cầu, thắc mắc từ cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân liên quan đến chức năng và nhiệm vụ của cơ quan ban hành.
* Bố cục của công văn trả lời được trình bày như sau:
+ Phần mở đầu: Ghi rõ trả lời, phúc đáp công văn số….ngày ….tháng … năm… của về vấn đề
Để đảm bảo tính minh bạch và hiệu quả, bài viết sẽ trả lời từng vấn đề mà cơ quan và đương sự yêu cầu Nếu có vấn đề nào chưa thể giải đáp ngay, chúng tôi sẽ cung cấp lý do rõ ràng và cam kết hẹn thời gian cụ thể để trả lời sau.
+ Phần kết thúc: Thường bằng một câu mang tính xã giao, lịch sự thể hiện sự quan tâm của người trả lời đối với người hỏi
2.2 Soạn thảo a Mẫu công văn trả lời
Bài tập 1: Soạn thảo văn bản công văn trả lời của UBND Phường, xã, Thị Trấn
3 Soạn thảo công văn hướng dẫn
Công văn hướng dẫn là loại văn bản được sử dụng để chỉ đạo và hướng dẫn thực hiện một văn bản đã được ban hành, nhằm đảm bảo phù hợp với tình hình cụ thể của tổ chức.
Bố cục của công văn hướng dẫn được trình bày như sau:
- Phần mở đầu: nêu khái quát vấn đề đặt ra cần được hướng dẫn, giải thích
- Phần nội dung: Nêu rõ nguồn gốc, xuất xứ của chủ trương, chính sách, quyết định cần được giải thích, hướng dẫn
+ Mục đích của chủ trương, chính sách
+ Phân tích ý nghĩa, tác dụng của chủ trương chính sách đó về mặt kinh tế, chính trị, xã hội
+ Cách thức tổ chức thực hiện
- Phần kết thúc: Yêu cầu phổ biến cho các cơ sở biết và tổ chức thực hiện đúng tinh thần, chủ trương, chính sách, quyết định
3.2 Soạn thảo a Mẫu công văn hướng dẫn
(1) Tên cơ quan ban hành công văn
Cần viết tắt tên cơ quan ban hành và có thể thêm viết tắt tên đơn vị soạn thảo, ví dụ: Công văn số 125/BTC-PC (Công văn của Bộ Tài Chính do Vụ Pháp chế soạn thảo).
(4) Trích yếu: Tóm tắt nội dung đề cập của công văn
Các cơ quan, tổ chức và cá nhân có trách nhiệm chính trong việc giải quyết vấn đề cần được nêu rõ Tuy nhiên, không nên ghi những cơ quan, tổ chức hay cá nhân chỉ để thể hiện mối quan hệ, phối hợp hay báo cáo Các chủ thể này sẽ được liệt kê ở mục “Nơi nhận”.
(6) Tên loại, số và ký hiệu văn bản được hướng dẫn
(7) Tác giả của văn bản được hướng dẫn
(8) Trích yếu của văn bản được hướng dẫn
Thẩm quyền ký thuộc về thủ trưởng cơ quan ban hành hoặc các cán bộ, công chức có thẩm quyền, tùy thuộc vào chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn Họ có thể ký thay (K.T), ký thừa ủy quyền (T.U.Q) hoặc ký thừa lệnh (T.L).
Em hãy soạn thảo một văn bản công văn có nội dung hướng dẫn vệ sinh an toàn thực phẩm tại địa phương
4 Soạn thảo công văn đề nghị
Công văn đề nghị, yêu cầu là văn bản chính thức do cơ quan cấp dưới gửi đến cơ quan cấp trên hoặc các cơ quan ngang cấp nhằm đề xuất hoặc yêu cầu giải quyết các công việc liên quan đến chức năng và nhiệm vụ của các cơ quan đó Nếu văn bản nhằm nêu lên những bức xúc cần được giải quyết, được gọi là công văn đề nghị Ngược lại, nếu đề cập đến các chế độ, chính sách chưa được thực hiện liên quan đến đơn vị mình, thì được gọi là công văn yêu cầu.
* Bố cục của công văn đề nghị, yêu cầu được trình bày như sau:
+ Phần mở đầu: Nêu lí do của việc đề nghị, chất vấn, yêu cầu Có thể giới thiệu khái quát nội dung vấn đề đưa ra
Hiện nay, thực trạng vấn đề đang diễn ra đòi hỏi chúng ta phải đưa ra yêu cầu đề nghị cụ thể Nội dung yêu cầu này cần được trình bày rõ ràng, bao gồm các chi tiết về thời gian và cách thức giải quyết vấn đề một cách hiệu quả Việc xác định rõ ràng các yếu tố này sẽ giúp nâng cao khả năng xử lý và đáp ứng nhanh chóng những nhu cầu thực tế.
+ Phần kết thúc: Thể hiện việc mong mỏi được quan tâm, giúp đỡ, giải quyết và phải thể hiện lời cảm ơn
4.2 Soạn thảo a Mẫu công văn
(1) Tên cơ quan ban hành công văn
Cần viết tắt tên cơ quan ban hành và có thể kèm theo viết tắt tên đơn vị soạn thảo, ví dụ: Công văn số 12/BTC-PC (Công văn của Bộ Tài Chính do Vụ Pháp chế soạn thảo).
(4) Trích yếu: Tóm tắt nội dung của đề nghị, yêu cầu, như : xin cấp kinh phí, xin mua ô tô, xin mở lớp
(5) Tên các cơ quan được đề nghị lên hoặc yêu cầu tới
(6) Lý do đề nghị, yêu cầu
(7) Nêu thực trạng của vấn đề cần đề nghị, yêu cầu Cần viết rõ ràng, có chúng cứ, luận giải nhằm tạo tính thuyết phục cao
(8) Kế hoạch định thực hiện
(9) Nội dung các đề nghị, yêu cầu cụ thể
Thẩm quyền ký văn bản thuộc về thủ trưởng cơ quan ban hành hoặc các cán bộ, công chức có thẩm quyền, tùy theo chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn Họ có thể ký thay (K.T), ký thừa ủy quyền (T.U.Q) hoặc ký thừa lệnh (T.L).
1 Soạn thảo một công văn mang tính chất đề nghị về 1 vấn đề, sự việc
5 Soạn thảo công văn trao đổi, giao dịch
Khái niệm công văn là văn bản được các cơ quan, tổ chức sử dụng để thông báo và cung cấp thông tin liên quan đến nhiệm vụ, chức năng và quyền hạn của mình Loại văn bản này rất phổ biến trong hoạt động quản lý Nhà nước và có sự đa dạng trong nội dung và hình thức.
Nội dung của công văn giao dịch thường gồm:
- Đặt vấn đề: nếu lý do và vấn đề cần giao dịch, trao đổi, thông báo
Để giải quyết vấn đề hiệu quả, cần trình bày rõ ràng những vấn đề cần giao dịch và trao đổi, bao gồm thực trạng công việc, những thành tựu đã đạt được, những khó khăn và vướng mắc gặp phải, lý do không đạt kết quả mong muốn, cũng như các yêu cầu và đề nghị cụ thể.
Kết luận: Việc giao dịch và thông báo là cần thiết để đảm bảo sự minh bạch và hiệu quả trong quá trình trao đổi thông tin Đồng thời, cần nêu rõ các yêu cầu đối với cơ quan, tổ chức, hoặc cá nhân nhận công văn để thực hiện đúng quy trình và đáp ứng các mục tiêu đề ra.
5.2 Soạn thảo a Mẫu văn bản
(4) Trích yếu: tóm tắt nội dung cần giao dịch, thông báo (như mở lớp học, giới thiệu sản phẩm, giới thiệu chữ ký…)
(5) Tên các cơ quan, tổ chức, các nhân cần giao dịch, thông báo trực tiếp
(6) Lý do để giao dịch, thông báo Có thể mở đầu bằng nhiều cụm từ ngữ khác nhau, không nhất thiết bằng khuôn mẫu nào
(7) Nội dung cần giao dịch, thông báo Có thể mở đầu bằng nhiều cụm từ ngữ khác nhau, không nhất thiết bằng khuôn mẫu nào
Thẩm quyền ký văn bản thuộc về thủ trưởng cơ quan ban hành hoặc các cán bộ, công chức có thẩm quyền, tùy theo chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn Việc ký có thể được thực hiện theo các hình thức như ký thay (K.T), ký thừa ủy quyền (T.U.Q) hoặc ký thừa lệnh (T.L).
1 Hãy soạn thảo văn bản mang tính chất trao đổi
D Câu hỏi ôn tập - Bài tập
1 Nghị định số:110/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ quy định về công tác văn thư
2 Lý luận và phương pháp công tác văn thư, Nhà Xuất bản Chính trị quốc gia của PGS Vương Đình Quyền
3 Công văn số 425/VTLTNN-NVTW ngày 15/7/2005 của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước
4 Giáo trình nghiệp vụ công tác văn thư (2006)-Trường Cao đẳng Văn thư Lưu trữ Trung ương I năm (nay là Trường Cao đẳng Nội vụ Hà Nội)
5 Tổ chức và quản lý văn bản - tập bài giảng của Trường Cao đẳng Văn thư Lưu trữ Trung ương I (nay là Trường Cao đẳng Nội vụ Hà Nội)
SOẠN THẢO QUYẾT ĐỊNH
Bài này bao gồm những nội dung sau:
1 Soạn thảo quyết định về nhân sự
2 Soạn thảo quyết định tổ chức
3 Soạn thảo quyết định thi đua, khen thưởng
Học xong bài này người học có khả năng:
+ Xác định chính xác các yếu tố pháp lý cần đưa vào quyết định;
+ Thu thập đầy đủ thông tin pháp lý;
- Kỹ năng: Soạn thảo được một số quyết định đơn giản
Năng lực tự chủ và trách nhiệm: N ghiêm túc trong học tập và nghiên cứu
1 Soạn thảo quyết định về nhân sự
1.1 Soạn thảo quyết định tuyển dụng nhân sự
Quyết định cần được trình bày thống nhất theo mẫu và thể thức quy định tại Thông tư số 01/2011/TT-BNV, ban hành ngày 19 tháng 01 năm 2011 của Bộ Nội vụ.
- Quyết định tuyển dụng nhân sự thuộc loại quyết định (cá biệt) (quy định trực tiếp)
23 người đứng đầu, bên dưới ghi chức vụ của người ký văn bản; các trường hợp khác thực hiện theo hướng dẫn tại Khoản 1, Điều 12 của Thông tư này
(12) Chữ viết tắt tên đơn vị soạn thảo và số lượng bản lưu (nếu cần)
(13) Ký hiệu người đánh máy, nhân bản và số lượng bản phát hành (nếu cần)
- Xác định nội dung văn bản:
Quyết định có bố cục nội dung gồm 2 phần (Phần mở đầu và nội dung)
Phần mở đầu, hay còn gọi là phần căn cứ ban hành quyết định, nêu rõ các căn cứ pháp lý và thực tế nhằm khẳng định tính hợp pháp, hợp lý và phù hợp với thực tế của văn bản Căn cứ pháp lý là yếu tố quan trọng giúp xác định sự chính xác và hiệu lực của quyết định.
Căn cứ pháp lý xác định thẩm quyền của cơ quan ban hành quyết định, hay còn gọi là căn cứ giao quyền, rất quan trọng Để đảm bảo tính hợp pháp, cần phải đưa vào các văn bản quy định chức năng và nhiệm vụ của cơ quan, cũng như phân cấp quản lý liên quan.
Căn cứ pháp lý là yếu tố quan trọng trong quyết định tuyển dụng, bên cạnh đó, căn cứ thực tế cũng đóng vai trò không kém Căn cứ thực tế bao gồm các thông tin phản ánh nhu cầu công việc, yêu cầu cụ thể và năng lực của cán bộ.
- Căn cứ cuối cùng là đề nghị của đơn vị, cá nhân có thẩm quyền tham mưu và phụ trách về vấn đề tuyển dụng
2 Phần nội dung của quyết định
Nội dung của quyết định thường bao gồm từ 2 đến 3 điều, trong đó Điều 1 trình bày việc tuyển dụng một cá nhân cụ thể cho vị trí công việc nhất định và xác định thời gian bắt đầu làm việc Điều 2 cụ thể hóa nội dung của Điều 1, nêu rõ chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, quyền lợi và trách nhiệm của cá nhân khi đảm nhận công việc Cuối cùng, Điều 3 quy định về trách nhiệm thi hành, xác định rõ đối tượng có trách nhiệm thực hiện quyết định.
1.1.2 Soạn thảo văn bản a Mẫu văn bản
Mẫu 1: Quyết định về việc tiếp nhận và điều động viên chức
25 Mẫu 2: Quyết định tuyển dụng nhân sự của Công ty CP tư vấn, đầu tư và phát triển công nghệ môi trường VN
Bài tập 1: Hãy thu thập các văn bản quyết định tuyển dụng nhân sự từ những công ty mà bạn biết Tìm kiếm và phát hiện các lỗi sai trong những văn bản này, sau đó gạch chân những phần mà bạn cho là sai (nếu có).
Bài tập 2 Soạn thảo 1 văn bản quyết định về việc tuyển dụng nhân sự
1.2 Soạn thảo quyết định nâng bậc lương
- Xác định hình thức: Quyết định tuyển nâng lương thuộc loại quyết định (cá biệt) (quy định trực tiếp)
- Xác định nội dung văn bản: Quyết định có bố cục nội dung gồm 2 phần (phần mở đầu và nội dung)
Phần mở đầu, hay còn gọi là căn cứ ban hành quyết định, nêu rõ các căn cứ pháp lý và thực tế nhằm khẳng định tính hợp pháp, hợp lý và phù hợp với thực tế của văn bản Căn cứ pháp lý là một yếu tố quan trọng trong việc xác định sự chính xác và tính khả thi của quyết định.
Căn cứ pháp lý xác định thẩm quyền của cơ quan ban hành quyết định, hay còn gọi là căn cứ giao quyền, bao gồm các văn bản quy định chức năng và nhiệm vụ của cơ quan cũng như phân cấp quản lý.
Căn cứ pháp lý và thực tế là hai yếu tố quan trọng trong việc quyết định nâng lương Căn cứ pháp lý cung cấp cơ sở vững chắc cho quy trình này, trong khi căn cứ thực tế bao gồm các thông tin phản ánh nhu cầu công việc, yêu cầu công tác và năng lực của cán bộ Việc xem xét kỹ lưỡng cả hai yếu tố này sẽ giúp đảm bảo quyết định nâng lương là hợp lý và công bằng.
- Căn cứ cuối cùng là đề nghị của đơn vị, cá nhân có thẩm quyền tham mưu và phụ trách về vấn đề nâng lương
Nội dung của quyết định nâng lương thường bao gồm từ 2 đến 3 điều Điều 1 xác định đối tượng được nâng lương và mức lương mới mà họ sẽ nhận Điều 2 cụ thể hóa nội dung của Điều 1 bằng cách xác định thời gian mà người được nâng lương sẽ áp dụng hệ số lương mới Cuối cùng, Điều 3 quy định về trách nhiệm thi hành, nêu rõ đối tượng có trách nhiệm thực hiện quyết định này.
1.2.2 Soạn thảo văn bản a Mẫu văn bản
Mẫu 1 Nâng bậc lương thường xuyên
(1) Ghi: MẦM NON HỌA MI HOẶC TIỂU HỌC THỊ TRẤN HOẶC THCS CHU VĂN AN, …
(2) GHI: MNHM (Mầm non Họa Mi) hoặc THTT (Tiểu học Thị trấn) hoặc THCSCVA (THCS Chu Văn An)
(4) Ghi: Giáo viên hoặc Phó Hiệu trưởng hoặc Nhân viên bảo vệ hoặc Nhân viên phục vụ
(5) Ghi: “Giáo viên mầm non”: hoặc “Giáo viên mầm non chính” hoặc “Giáo viên Tiểu học cao cấp” hoặc “Giáo viên THCS chưa đạt chuẩn”, …
Mẫu 2: Nâng mức phụ cấp thâm niên
29 Mẫu 3: Mẫu nâng phụ cấp thâm niên vượt khung
Bài tập 1: Hãy thu thập các văn bản quyết định nâng lương từ các cơ quan, tổ chức mà bạn biết Tìm kiếm và xác định những văn bản có sai sót, sau đó gạch chân những phần mà bạn cho là không chính xác (nếu có).
Bài tập 2 Soạn thảo 1 văn bản quyết định về việc nâng lương
1.3 Soạn thảo quyết định đề bạt, bổ nhiệm
- Xác định hình thức: Quyết định đề bạt, bổ nhiệm thuộc loại quyết định (cá biệt) (quy định trực tiếp)
- Xác định nội dung văn bản: Quyết định có bố cục nội dung gồm 2 phần (phần mở đầu và nội dung)
Phần mở đầu, hay còn gọi là phần căn cứ ban hành quyết định, trình bày các căn cứ pháp lý và thực tế nhằm khẳng định tính hợp pháp, hợp lý và sự phù hợp với thực tiễn của văn bản Căn cứ pháp lý là yếu tố quan trọng trong việc xác định tính chính xác và hiệu lực của quyết định.
Căn cứ pháp lý xác định thẩm quyền của cơ quan ban hành quyết định, thường được gọi là căn cứ giao quyền, rất quan trọng Trong căn cứ này, cần nêu rõ các văn bản quy định chức năng và nhiệm vụ của cơ quan, cũng như các quy định liên quan đến phân cấp quản lý.
- Căn cứ pháp lý làm cơ sở cho việc quyết định nâng lương b) Căn cứ thực tế
- Căn cứ này gồm: Các thông tin phản ánh về thực tế: nhu cầu, yêu cầu công tác, năng lực cán bộ…
- Căn cứ cuối cùng là đề nghị của đơn vị, cá nhân có thẩm quyền tham mưu và phụ trách về vấn đề nâng lương
Nội dung của quyết định thường bao gồm từ 2 đến 3 điều Điều 1 xác định đối tượng được đề bạt hoặc bổ nhiệm vào chức vị mới Điều 2 cụ thể hóa nội dung của Điều 1, nêu rõ quyền hạn, chức vụ, nghĩa vụ và trách nhiệm của người được bổ nhiệm Cuối cùng, Điều 3 quy định về trách nhiệm thi hành quyết định.
Xác định rõ đối tượng nào có trách nhiệm thi hành
1.3.2 Soạn thảo văn bản a Mẫu văn bản
Mẫu 1: Bổ nhiệm nhân viên làm việc tại công ty
Ví dụ: Bổ nhiệm nhân sự lãnh đạo của Đại học Quốc gia Hà Nội
Ví dụ: về việc bổ nhiệm cán bộ của Công ty CP Thực phẩm Hữu Nghị b Bài tập
Bài tập 1: Hãy thu thập các văn bản quyết định nâng lương từ các cơ quan, tổ chức mà bạn biết Tìm kiếm và xác định những văn bản có chứa lỗi sai, sau đó gạch chân những phần mà bạn cho là sai (nếu có).
Bài tập 2 Soạn thảo 1 văn bản quyết định về đề bạt, bổ nhiệm cán bộ
2 Soạn thảo quyết định về tổ chức
2.1 Soạn thảo quyết định thành lập các Hội đồng, Ban tư vấn giúp việc
- Xác định nội dung văn bản: Quyết định có bố cục nội dung gồm 2 phần (phần mở đầu và nội dung)
SOẠN THẢO BÁO CÁO, KẾ HOẠCH, BIÊN BẢN, HỢP ĐỒNG
Bài này bao gồm những nội dung sau:
Học xong bài này người học có khả năng:
Kiến thức: Xác định được các bước soạn thảo văn bản
Kỹ năng: Soạn thảo được kế hoạch, báo cáo, ghi biên bản ở mức độ thấp
Năng lực tự chủ và trách nhiệm: N ghiêm túc trong học tập và nghiên cứu
Kế hoạch là một tài liệu quan trọng nhằm xác định mục tiêu, yêu cầu và chỉ tiêu cho nhiệm vụ cần hoàn thành trong một khoảng thời gian nhất định Nó cũng bao gồm các biện pháp tổ chức, nhân sự và cơ sở vật chất cần thiết để thực hiện nhiệm vụ đó một cách hiệu quả.
- Yêu cầu khi soạn thảo kế hoạch:
+ Kế hoạch công tác phải phù hợp với khả năng, đặc điểm tình hình của địa phương, đơn vị
Để thuyết phục người duyệt, cần lập luận chặt chẽ và dẫn chứng chính xác Nội dung công việc cần được trình bày cụ thể, nêu rõ các khó khăn và thuận lợi, từ đó đề xuất những biện pháp tổ chức thực hiện hiệu quả.
- Kết cấu nội dung kế hoạch:
+ Phần mở đầu: nhận định khái quát đặc điểm, tình hình địa phương, đơn vị làm cơ sở cho việc xây dựng kế hoạch
+ Phần nội dung: nêu rõ mục đích, yêu cầu, nhiệm vụ (đối tượng, thời gian, địa điểm, điều kiện đảm bảo,…) và biện pháp tổ chức thực hiện
+ Phần kết luận: nêu rõ ý nghĩa, tầm quan trọng, những khó khăn, thuận lợi và kết quả đạt được khi triển khai thực hiện kế hoạch
1.2 Soạn thảo văn bản kế hoạch a Mẫu văn bản
Ví dụ: Kế hoạch thi tốt nghiệp hệ Trung cấp nghề 8/9, khóa 9/12 của Trường cao đẳng nghề Nha Trang năm 2017 b Thực hành soạn thảo văn bản
Hãy thu thập các văn bản kế hoạch từ các cơ quan, tổ chức mà bạn biết Tìm kiếm và xác định những văn bản có chứa lỗi sai, sau đó gạch chân những phần mà bạn cho là không chính xác (nếu có).
2 Soạn thảo 3 văn bản kế hoạch của 3 cơ quan khác nhau
Xác định hình thức báo cáo
Xác định bố cục nội dung báo cáo
Nêu những điểm chính về chủ trương công tác, về nhiệm vụ được giao, nêu hoàn cảnh thực hiện, những khó khăn thuận lợi
Kiểm điểm những những kết quả đã đạt được, những tồn tại, nguyên nhân và đánh giá kết quả và phương hướng hoạt động
+ Nêu các mặt đã đạt được và chưa đạt đựơc
+ Nêu nguyên nhân, tồn tại
+ Nêu bài học kinh nghiệm
+ Các biện pháp khắc phục
+ Cách tổ chức thực hiện
Kiến nghị, đề nghị, sự giúp đỡ của cấp trên và động viên phấn đấu
Bố cục nội dung của báo cáo sơ kết, tổng kết
Trong phần 1 của báo cáo, cần nêu rõ đặc điểm và tình hình hoạt động của cơ quan, đơn vị, bao gồm những thuận lợi và khó khăn trong kỳ báo cáo Cũng nên đề cập đến các nhiệm vụ và chức năng chính của cơ quan, cũng như các chủ trương công tác từ cấp trên Dựa trên những thông tin này, cần phân tích các yếu tố và điều kiện ảnh hưởng đến việc thực hiện các chủ trương và nhiệm vụ đã được đề ra.
Phần 2: Kiểm điểm tình hình thực hiện nhiệm vụ
- Chỉ rõ những việc đã làm được và những việc chưa làm được, những ưu điểm, khuyết điểm trong quá trình thực hiện những công việc đã đề ra
- Đánh giá kết quả, hiệu quả các công việc đã thực hiện
- Phân tích các nguyên nhân dẫn đến các ưu điểm, khuyết điểm trong quá trình thực hiện (bao gồm nguyên nhân khách quan và nguyên nhân chủ quan)
- Những bài học kinh nghiệm rút ra
- Những khó khăn vướng mắc cần tiếp tục tháo gỡ
Phần 3: Phương hướng, nhiệm vụ và các biện pháp thực hiện nhiệm vụ của cơ quan trong thời gian tới
Cần chỉ rõ những biện pháp cơ bản để thực hiện phương hướng và nhiệm vụ đã đề ra
2.2 Soạn thảo văn bản báo cáo a Mẫu báo cáo tổng kết công tác tuần, tháng, quý
* Mẫu Báo cáo tổng kết công tác đầu tư:
Để xây dựng dàn bài chi tiết cho báo kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh năm 2016 và phương hướng hoạt động năm 2017 của một đơn vị sản xuất kinh doanh, cần xác định các mục chính như: tóm tắt kết quả hoạt động năm 2016, phân tích các chỉ tiêu tài chính, đánh giá hiệu quả sản xuất kinh doanh, và đề xuất phương hướng phát triển cho năm 2017 Bên cạnh đó, cần nêu rõ các chiến lược cải tiến, mục tiêu cụ thể và các biện pháp thực hiện nhằm nâng cao hiệu quả và bền vững trong hoạt động sản xuất.
3.1 Phương pháp ghi a Khái niệm
Biên bản là văn bản hành chính dùng để ghi chép diễn biến sự việc đã hoặc đang xảy ra trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức Việc lập biên bản cần sự chứng kiến của những người liên quan và phải có chữ ký xác nhận của họ Yêu cầu khi ghi chép biên bản là đảm bảo tính chính xác và đầy đủ thông tin.
- Ghi chép trung thực đầy đủ, không suy diễn chủ quan
- Số liệu sự kiên phải chính xác, cụ thể
- Nội dung có trọng tâm, trọng điểm
- Thủ tục chặt chẽ, thông tin có độ tin cậy cao (nếu có tang vật, chứng cứ phải giữ kèm biên bản)
Có 2 cách ghi biên bản:
Ghi chép chi tiết và đầy đủ là rất quan trọng trong các sự kiện thực tế như đại hội, xác nhận sự kiện pháp lý, kiểm tra hành chính, khám nghiệm, ghi lời cung, lời khai, tố cáo, khiếu nại, và bàn giao công tác, tài sản Việc này đảm bảo mọi nội dung và tình tiết được ghi nhận chính xác.
Ghi tổng hợp là phương pháp hiệu quả để ghi chép trong các sự kiện như biên bản cuộc họp định kỳ, chỉ cần tóm tắt những ý chính Kỹ thuật soạn thảo này giúp tiết kiệm thời gian và đảm bảo thông tin được truyền đạt một cách rõ ràng.
- Soạn thảo về mặt hình thức:
* Soạn thảo về mặt nội dung:
+ Nêu khái quát nội dung của việc lập biên bản
- Phần nội dung chính: Trình bày trực tiếp diễn biến, nội dung vụ việc, sự việc xảy ra Thông thường có hai cách trình bày:
+ Nếu là biên bản về vụ việc, sự việc đang diễn ra thì ghi nội dung theo tiến trình của vụ việc, sự việc đó
Trong trường hợp biên bản vụ việc, cần mô tả chi tiết hiện trường xảy ra sự việc, ghi chép lời khai từ nhân chứng và đương sự, cũng như những nhận định từ những người có liên quan.
+ Đọc thông qua biên bản
+ Ghi thời gian, địa điểm kết thúc sự việc
+ Ghi số lượng bản được lập
+ Ký xác nhận vào biên bản
3.2 Soạn thảo văn bản a Mẫu văn bản
(1) Tên cơ quan, tổ chức cấp trên (nếu có)
(2) Tên cơ quan lập biên bản
(3) Chữ viết tắt tên cơ quan lập biên bản
(5) Trích yếu : tóm tắt nội dung của vấn đề phải lập biên bản
(6) Kết thúc biên bản tùy theo nội dung của vấn đề phải lập biên bản
(7) Nơi ký xác nhận của thư ký kỳ họp (biên bản, hội nghị) hoặc các bên tham gia khác (người vi phạm, người bàn giao.v.v )
(8) Thẩm quyền ký : thủ trưởng cơ quan lập biên bản hoặc người có thẩm quyền lập biên bản
- Mẫu biên bản cuộc họp, hội nghị:
Bài tập 1 Em hãy soạn thảo 1 biên bản cuộc họp, hội nghị
Bài tập 2 Em hãy soạn thảo 1 biên bản bàn giao tài sản
4.1.1.1 Khái niệm hợp đồng kinh tế a Khái niệm hợp đồng kinh tế
Hợp đồng kinh tế là văn bản thỏa thuận giữa các bên nhằm thực hiện công việc sản xuất, trao đổi hàng hóa, dịch vụ, và nghiên cứu ứng dụng tiến bộ khoa học - kỹ thuật Hợp đồng này quy định rõ ràng quyền và nghĩa vụ của mỗi bên, từ đó giúp xây dựng và thực hiện kế hoạch kinh doanh hiệu quả.
Văn bản hợp đồng kinh tế là tài liệu quan trọng do các bên tham gia tự soạn thảo, dựa trên các quy định của nhà nước về hợp đồng kinh tế Hợp đồng kinh tế đóng vai trò thiết yếu trong việc xác định quyền và nghĩa vụ của các bên, đảm bảo tính hợp pháp và minh bạch trong các giao dịch kinh tế.
- Là cơ sở cho việc xây dựng và thực hiện kế hoạch sản xuất kinh doanh của các đơn vị kinh tế
- Là cơ sở xác lập và củng cố quan hệ hợp tác trong sản xuất kinh doanh của các đơn vị kinh tế
- Góp phần quan trọng vào việc củng cố chế độ hạch toán kinh tế
- Là cơ sở quan trọng đối với công tác điều tra khám phá các tội phạm kinh tế c Phân loại hợp đồng kinh tế
Căn cứ vào nội dung cụ thể của các quan hệ kinh tế, hợp đồng kinh tế thường có các loại sau:
- Hợp đồng mua bán hàng hóa;
- Hợp đồng vận chuyển hàng hóa;
- Hợp đồng mua bán ngoại thương;
- Hợp đồng ủy thác xuất nhập khẩu;
- Hợp đồng trong lĩnh vực xây dựng cơ bản;
- Hợp đồng nghiên cứu khoa học – triển khai kỹ thuật;
- Hợp đồng hợp tác kinh doanh;
- Hợp đồng liên doanh, liên kết d Ký kết hợp đồng kinh tế
Ký kết hợp đồng kinh tế là quyền tự chủ của các đơn vị kinh tế, và không ai, kể cả cơ quan, tổ chức hay cá nhân, có quyền áp đặt ý chí của mình lên các đơn vị này trong quá trình ký kết.
Các đơn vị kinh tế phải tuân thủ nghiêm ngặt các điều khoản của hợp đồng đã ký kết, không được phép lợi dụng hợp đồng kinh tế để thực hiện các hoạt động trái pháp luật.
Hợp đồng kinh tế được ký kết giữa các bên sau đây:
- Pháp nhân với pháp nhân;
- Pháp nhân với cá nhân có đăng ký kinh doanh theo quy định của pháp luật
Hợp đồng kinh tế được thiết lập dựa trên nguyên tắc tự nguyện và bình đẳng, đảm bảo quyền lợi và nghĩa vụ của các bên tham gia Mỗi bên đều chịu trách nhiệm về tài sản của mình và cam kết không vi phạm pháp luật.
*Các căn cứ để ký kết hợp đồng kinh tế
- Định hướng kế hoạch của Nhà nước, các chính sách, các chế độ, các chuẩn mực kinh tế - kỹ thuật hiện hành
- Nhu cầu thị trường, đơn đặt hàng, đơn chào hàng của bạn hàng
- Khả năng phát triển sản xuất kinh doanh, chức năng hoạt động kinh tế của mình
Tính hợp pháp của hoạt động sản xuất kinh doanh là yếu tố quan trọng, đảm bảo rằng các bên tham gia hợp đồng có đủ năng lực pháp lý Bên cạnh đó, khả năng bảo đảm về tài sản của bên ký hợp đồng cũng cần được xem xét kỹ lưỡng để tránh rủi ro Cuối cùng, hiệu lực pháp lý của hợp đồng phải được xác định rõ ràng để đảm bảo quyền lợi và nghĩa vụ của các bên liên quan.