CHƯƠNG 1 CÁC CHỦ THỂ KINH DOANH ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH TRÀ VINH TRƯỜNG CAO ĐẲNG NGHỀ TRÀ VINH GIÁO TRÌNH MÔN HỌC VĂN BẢN VÀ SOẠN THẢO VĂN BẢN NGÀNH, NGHỀ VĂN THƯ LƯU TRỮ TRÌNH ĐỘ TRUNG CẤP Ban hành kèm[.]
Trang 1ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH TRÀ VINH
TRƯỜNG CAO ĐẲNG NGHỀ TRÀ VINH
GIÁO TRÌNH
MÔN HỌC: VĂN BẢN VÀ SOẠN THẢO VĂN BẢN
NGÀNH, NGHỀ: VĂN THƯ LƯU TRỮ
TRÌNH ĐỘ: TRUNG CẤP
Ban hành kèm theo Quyết định số:…………/QĐ-CĐN, ngày … tháng … năm 20…
của Hiệu trưởng trường cao đẳng nghề Trà Vinh
Trà Vinh, năm 20…
(Lưu hành nội bộ)
Trang 3LỜI GIỚI THIỆU
Trong công tác văn phòng nói chung, để truyền đạt các thông tin có hiệu lực và hiệu quả cần phải sử dụng các hình thức văn bản quản lý khác nhau Văn bản quản lý được các cơ quan sử dụng làm phương tiện hữu hiệu để thực hiện các chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn được giao
Để kịp thời đáp ứng như cầu thực tiễn đào tạo ngành Kế toán và thay mới cho các tập bài giảng Giáo trình trước đây Các tác giả đã chọn lọc những thông tin mới, các quy định mới nhất để đưa vào giáo trình, có kế thừa và tham khảo nội dung của các tập bài giảng, giáo trình chuyên môn của trường
Nội dung cơ bản của giáo trình gồm 5 bài như sau:
- Bài 1: Những quy định chung về văn bản
- Bài 2: Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản
- Bài 3: Văn bản quy phạm pháp luật
- Bài 4: Văn bản hành chính
- Bài 5: Văn bản hợp đồng
Với quan điểm nội dung của giáo trình phải được trình bày ngắn gọn, cô đọng những vấn đề cơ bản nhất nên tất nhiên sẽ không tránh khỏi sự hạn chế, khiếm khuyết nhất định Vì vậy rất mong nhận được sự đóng góp ý kiến của đồng nghiệp và các bạn quan tâm để giáo trình được hoàn thiện
Xin chân thành cảm ơn!
Trà Vinh, ngày….tháng…năm……
Tham gia biên soạn:
Chủ biên: ThS Huỳnh Thị Tuyết Linh
ThS Nguyễn Thanh Trí
Trang 4MỤC LỤC
TRANG
BÀI 1: NHỮNG QUY ĐỊNH CHUNG VỀ VĂN BẢN 2
A Giới thiệu 2
B Mục tiêu 2
C Nội dung bài giảng 2
1 Khái niệm, đặc điểm của văn bản (VB) 2
1.1 Khái niệm 2
1.2 Đặc điểm 2
2 Văn bản quản lý nhà nước 3
2.1 Khái niệm 3
2.2 Đặc điểm 3
3 Phân loại văn bản 3
3.1 Theo hiệu lực pháp lý 3
3.2 Theo tính chất sử dụng 4
3.3 Theo nội dung 4
3.4 Theo nguồn gốc văn bản 4
3.5 Theo phạm vi sử dụng 4
4 Chức năng của văn bản 5
4.1 Chức năng thông tin 5
4.2 Chức năng pháp lý 5
4.3 Chức năng quản lý và điều hành 6
4.4 Chức năng văn hoá xã hội 6
4.5 Chức năng thống kê 6
4.6 Chức năng sử liệu 6
5 Yêu cầu về hình thức và nội dung của văn bản 6
5.1 Yêu cầu về hình thức 6
5.2 Yêu cầu về nội dung 7
5.3 Yêu cầu về thời gian 7
5.4 Yêu cầu về ngôn ngữ văn phong 7
6 Vai trò, ý nghĩa của việc soạn thảo văn bản 8
6.1 Vai trò 8
6.2 Ý nghĩa của việc soạn thảo văn bản 8
7 Quy trình soạn thảo văn bản 9
D Câu hỏi thảo luận và ôn tập 9
E Tài liệu tham khảo: 9
Trang 5BÀI 2: THỂ THỨC VÀ KỸ THUẬT TRÌNH BÀY CỦA VĂN BẢN 11
A Giới thiệu 11
B Mục tiêu 11
C Nội dung bài giảng 11
1 Thể thức của văn bản 11
1.1 Khái niệm thể thức văn bản 11
1.2 Các thành phần thể thức của văn bản 11
1.3 Tác dụng của thể thức văn bản 11
2 Kỹ thuật trình bày văn bản 12
2.1 Phông chữ, khổ giấy, kiểu trình bày, định lề và đánh số trang văn bản 12
2.2 Các thành phần thể thức văn bản 12
2.2.1 Quốc hiệu, têu ngữ 12
2.2.2 Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản 13
2.2.3 Số, ký hiệu của văn bản 14
2.2.4 Địa danh và ngày, tháng, năm ban hành văn bản 15
2.2.5 Tên loại và trích yếu nội dung của văn bản 17
2.2.6 Nội dung văn bản 17
2.2.7 Quyền hạn, chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền 19
2.2.8 Dấu của cơ quan, tổ chức 22
2.2.9 Nơi nhận 22
2.2.10 Các thành phần thể thức khác 23
D Câu hỏi thảo luận và ôn tập: 26
E Tài liệu tham khảo: 26
BÀI 3: VĂN BẢN QUY PHẠM PHÁP LUẬT 28
A Giới thiệu 28
B Mục tiêu 28
C Nội dung bài giảng 28
1 Khái niệm và đặc điểm của văn bản quy phạm pháp luật (QPPL) 28
1.1 Khái niệm 28
1.2 Đặc điểm 28
2 Ý nghĩa và tầm quan trọng của văn bản QPPL 29
2.1 Văn bản là cơ sở đảm bảo thông tin cho hoạt động quản lý của cơ quan, tổ chức 29 2.2 Văn bản là phương tiện truyền đạt các quyết định quản lý, điều hành hoạt động 29 2.3 Văn bản là phương tiện kiểm tra theo dõi hoạt động của bộ máy lãnh đạo 29
2.4 Văn bản là công cụ xây dựng hệ thống pháp luật 29
3 Yêu cầu về nội dung, hình thức văn bản QPPL 29
Trang 63.1 Những yêu cầu về nội dung 29
3.2 Những yêu cầu về hình thức 30
4 Các hình thức văn bản QPPL 30
4.1 Một số văn bản QPPL của chính phủ 30
4.2 Các văn bản pháp quy của Thủ tướng Chính phủ 30
4.3 Các văn bản pháp quy của thủ trưởng các cơ quan thuộc Chính phủ 31
4.4 Các văn bản pháp quy liên ngành 31
4.5 Các văn bản pháp quy của chính quyền các cấp địa phương 31
4.6 Các văn bản do Quốc hội ban hành 32
5 Phương pháp soạn thảo các văn bản pháp quy 32
5.1 Nghị quyết 32
5.2 Quyết định 34
5.3 Chỉ thị 36
5.4 Thông tư 37
D Câu hỏi thảo luận và ôn tập: 38
E Tài liệu tham khảo: 38
BÀI 4: VĂN BẢN HÀNH CHÍNH 40
A Giới thiệu 40
B Mục tiêu 40
C Nội dung bài giảng 40
1 Khái niệm và đặc điểm văn bản hành chính 40
1.1 Khái niệm 40
1.2 Đặc điểm 40
2 Các hình thức của văn bản hành chính 41
3 Phương pháp soạn thảo một số văn bản hành chính thông dụng 42
3.1 Công văn 42
3.2 Thông Báo 47
3.3 Tờ Trình 50
3.4 Báo cáo 52
3.5 Biên bản 56
D Câu hỏi ôn tập và thảo luận: 60
E Tài liệu tham khảo: 60
BÀI 5: VĂN BẢN HỢP ĐỒNG 62
A Giới thiệu 62
B Mục tiêu 62
C Nội dung bài giảng 62
Trang 71 Văn bản hợp đồng kinh tế 62
1.1 Khái niệm hợp đồng kinh tế (HĐKT) 62
1.1.1 Khái niệm HĐKT 62
1.1.2 Vai trò của HĐKT 62
1.1.3 Phân loại HĐKT 62
1.1.4 Ký kết hợp đồng kinh tế 63
1.1.5 Hiệu lực pháp lý của HĐKT 63
1.1.6 Biện pháp đảm bảo thực hiện HĐKT 64
1.1.7 Những HĐKT trái pháp luật 65
1.2 Cơ cấu của một HĐKT 65
1.2.1 Phần mở đầu 65
1.2.2 Phần thông tin về chủ thể hợp đồng 65
1.2.3 Nội dung của hợp đồng Kinh tế - Thương mại 65
1.2.4 Phần ký kết hợp đồng 66
1.3 Phụ lục hợp đồng và các văn bản bổ sung hợp đồng 66
1.3.1 Văn bản phụ lục HĐKT 66
1.3.2 Biên bản bổ sung HĐKT 68
1.4 Nguyên tắc sử dụng ngôn ngữ và văn phạm trong văn bản HĐKT 68
2 Hợp đồng lao động 68
2.1 Khái niệm và đặc điểm của hợp đồng lao động (HĐLĐ) 68
2.1.1 Khái niệm 69
2.1.2 Đặc điểm 69
2.2 Nguyên tắc giao kết HĐLĐ 69
2.2.1 Nội dung chủ yếu của hợp đồng lao động 69
2.2.2 Hình thức của HĐLĐ 69
2.2.3 Các loại hợp đồng lao động 69
2.2.4 Cách thức giao kết hợp đồng 70
2.3 Quy định về thực hiện HĐLĐ 70
2.4 Quy định về chấm dứt HĐLĐ 71
2.5 Kỹ thuật soạn thảo 72
D Câu hỏi ôn tập 75
E Tài liệu tham khảo: 75
Trang 81
GIÁO TRÌNH MÔN HỌC
Tên môn học: Soạn thảo văn bản
Mã môn học/mô đun: MHTH12
Vị trí, tính chất, ý nghĩa và vai trò của môn học:
- Vị trí: Là môn học thuộc nhóm các môn học bắt buộc của nghề Văn thư lưu trữ, được
bố trí giảng dạy đồng thời với các môn cơ sở của nghề
- Tính chất: Soạn thảo văn bản là môn học giúp sinh viên sau khi tốt nghiệp soạn thảo
được các loại văn bản liên quan đến nghề như: công văn, tờ trình, biên bản nghiệm thu, thanh quyết toán các công trình, hợp đồng kinh tế, hợp đồng lao động, đơn từ
Mục tiêu của môn học:
- Về kiến thức:
+ Phân biệt được các loại văn bản: văn bản pháp qui,văn bản hành chính,văn bản hợp đồng
+ Xác định được hình thức,nội dung và quy trình soạn thảo văn bản
+ Liên hệ với thực tiễn vận dụng kiến thức đã học soạn thảo một số văn bản pháp qui,văn bản hành chính thông dụng và các văn bản hợp đồng
- Về kỹ năng:
+ Phân loại được các loại văn bản
+ Thực hiện được phương pháp,kỹ thuật soạn thảo các loại văn bản thông dụng: công văn,tờ trình,lập các biên bản nghiệm thu,thanh quyết toán các công trình,thảo các hợp đồng kinh tế,hợp đồng lao động,các đơn từ khác
- Về năng lực tự chủ và trách nhiệm:
+ Tuân thủ các quy trình soạn thảo văn bản cả về hình thức và nội dung văn bản
+ Có phẩm chất đạo đức lương tâm nghề nghiệp, có tinh thần làm việc hợp tác, có thái
độ làm việc tích cực, chủ động, sáng tạo, trung thực, niềm nở và gần gũi với mọi người
Nội dung của môn học:
Trang 9- Kỹ năng:
+ Xác dịnh được hình thức nội dung, quy trình soạn thảo văn bản
+ Phân loại được hê thống văn bản theo nội dung,hình thức,chức năng khác nhau của văn bản
+ Thực hiện được một số thể thức văn bản theo mẫu trình bày tiêu chuẩn Việt Nam TCVN 5700-1992
- Thái độ: Tinh thần học tập nghiêm túc
C Nội dung bài giảng
1 Khái niệm, đặc điểm của văn bản (VB)
1.1 Khái niệm
Văn bản còn được hiểu theo nhiều cách khác:
- Theo nghĩa rộng: Văn bản là phương tiện ghi lại và truyền đạt thông tin bằng các ký hiệu hay ngôn ngữ nhất định (ngôn ngữ được ghi lại dưới dạng chữ chữ viết)
Với cách hiểu rộng như vậy, văn bản còn có thể gọi là vật mang tin được ghi bằng ký hiệu ngôn ngữ (chủ yếu là chỉ chữ viết)
- Theo nghĩa hẹp: Văn bản là khái niệm dùng để chỉ công văn giấy tờ, tài liệu hình thành trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp
+ Công văn dùng để chỉ các văn bản do các cơ quan, xí nghiệp ban hành theo một thể thức nhất định (tức là phải tuân theo những quy định nhất định về hình thức và nội dung của văn bản): Quốc hiệu, cơ quan ban hành,số, kí hiệu, địa danh, ngày tháng ban hành, chữ ký, con dấu cơ quan…
+ Giấy tờ là những văn bản hình thành trong các cơ quan, xí nghiệp nhưng nó không phải là công văn (tức là nó không theo thể thức chung) như: đơn từ của cá nhân, những loại sổ sách…
- Theo Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05 tháng 3 năm 2020 của Chính phủ:
“Văn bản” là thông tin thành văn được truyền đạt bằng ngôn ngữ hoặc ký hiệu, hình thành trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức và được trình bày đúng thể thức,
kỹ thuật theo quy định
1.2 Đặc điểm
Văn bản có những đặc điểm cơ bản sau:
- Văn bản phải được thể hiện bằng ngôn ngữ viết thông qua hệ thống kí hiệu, kí
tự nhất định
Trang 103
- Ngôn ngữ viết, các kí hiệu, kí tự phải được thể hiện trên một chất liệu chuyên môn nhất định (vật liệu ghi tin)
- Thể hiện ý chí của chủ thể ban hành hướng tới chủ thể tiếp nhận
- Văn bản có nội dung và hình thức khác nhau tuỳ thuộc vào lĩnh vực của đời sống xã hội mà nó phản ánh
2 Văn bản quản lý nhà nước
2.1 Khái niệm
Văn bản quản lí Nhà nước là loại văn bản hình thành trong hoạt động quản lí do các chủ thể quản lí Nhà nước ban hành theo thẩm quyền, hình thức, thủ tục pháp luật quy định và được Nhà nước đảm bảo thi hành bằng những biện pháp khác nhau nhằm điều chỉnh các mối quan hệ theo định hướng xã hội chủ nghĩa
2.2 Đặc điểm
- Chủ thể ban hành : Các cơ quan quản lí Nhà nước
Văn bản quản lý Nhà nước là các văn bản luật, dưới luật, và các văn bản khác
do các cơ quan trong hệ thống tổ chức bộ máy Nhà nước (Bộ máy Nhà nước Cộng Hoà XHCNVN theo hiến pháp 1992 gồm: Quốc hội, Uỷ ban thường vụ quốc hội; Chủ tịch nước; Chính phủ; và các cơ quan trung ương của Chính phủ; Toà án nhân dân; Viện kiểm sát nhân dân và Hội đồng nhân dân, UBND) ban hành để thực hiện chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của mình được Nhà nước giao
- Cơ chế ban hành: Văn bản quản lí Nhà nước được ban hành theo hình thức, thủ tục pháp luật quy định
3 Phân loại văn bản
3.1 Theo hiệu lực pháp lý
a Văn bản quy phạm pháp luật
Văn bản quy phạm pháp luật là văn bản do cơ quan nhà nước có thẩm quyền ban hành theo thủ tục và trình tự luật định, trong đó có các quy tắc xử sự chung, được nhà nước đảm bảo thực hiện nhằm điều chỉnh các quan hệ xã hội theo định hướng xã hội chủ nghĩa
Gồm: Hiến pháp, Pháp lệnh, Luật, Nghị định, Nghị quyết, Nghị quyết liên tịch, Quyết định, Chỉ thị, Thông tư, Thông tư liên tịch
Ví dụ: Hiến pháp nước Cộng Hòa Xã Hội Chủ Nghĩa Việt Nam năm 2013 ( Quy định tại Luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật năm 2015)
b Văn bản cá biệt
Văn bản cá biệt là văn bản do cơ quan nhà nước có thẩm quyền ban hành theo trình tự, thủ tục nhất định, đưa ra các quy tắc xử sự riêng đối với một hoặc một nhóm đối tượng nhằm giải quyết công việc cụ thể, phù hợp với chức năng quyền hạn
Gồm : Quyết định cá biệt, Chỉ thị cá biệt, Điều lệ, Quy chế, Quy định
Ví dụ: Quyết định của Bộ trưởng Bộ nông nghiệp & Phát triển nông thôn về việc khen thưởng các đơn vị, cá nhân có thành tích cao trong công tác thi đua trong năm học 2015-2016
c Văn bản hành chính thông thường
Văn bản hành chính thông thường là loại văn bản mang thông tin, điều hành, thực thi các văn bản quy phạm pháp luật, hoặc dùng để giải quyết các công việc cụ thể,
Trang 11Ví dụ: Thông báo tuyển dụng viên chức năm 2016 của Trường Cao đẳng nghề
Cơ điện Xây dựng Việt Xô
3.3 Theo nội dung
- Văn bản kinh tế: về thị trường chứng khoán, đất đai…
- Văn bản ngoại giao
- Văn bản kỹ thuật: về xây dựng nhà cửa, cầu đường, trắc địa, thủy văn…
3.4 Theo nguồn gốc văn bản
- Văn bản đi: Văn bản mà cơ quan đơn vị ban hành gửi đi, các cơ quan khác là đối tượng tiếp nhận
- Văn bản đến: Gồm các văn bản do đơn vị cơ quan khác ban hành gửi tới
- Văn bản lưu hành nội bộ: Văn bản ban hành chỉ sử dụng trong cơ quan đó không gửi đi, không có giá trị ngoài cơ quan
3.5 Theo phạm vi sử dụng
- Văn bản mang tính chất mật: Sử dụng trong phạm vi hẹp, có nội dung bí mật nhà nước, cơ quan kinh tế, chính trị, quốc phòng… ở các mức độ: mật, tuyệt mật, tối mật
- Văn bản sử dụng rộng rãi: Phổ biến cho mọi đối tượng tiếp nhận
Trang 125
4 Chức năng của văn bản
4.1 Chức năng thông tin
Văn bản được sản sinh ra trước hết do nhu cầu giao tiếp, như vậy chức năng thông tin có ở tất cả các loại văn bản Đây là chức năng được nói đến đầu tiên, trước nhất và cũng là chức năng quan trọng nhất bởi vì thông qua chức năng này các chức năng khác mới được thể hiện
Thông tin chứa trong văn bản quản lí Nhà nước khác với mọi dạng thông tin khác: Nó là thông tin mang tính chính thống, bền vững và độ chính xác cao, nó hướng mọi người đến hành động do Nhà nước đặt ra
Chức năng thông tin của văn bản thể hiện qua mấy mặt sau:
+ Ghi lại các thông tin quản lý;
+ Truyền đạt các thông tin quản lý từ nơi này đến nơi khác trong hệ thông quản
lý hay từ cơ quan đến cá nhân;
+ Giúp cơ quan thu nhận thông tin cần thiết cho hoạt động quản lý;
+ Giúp các cơ quan đánh giá các thông tin thu được qua các hệ thông truyền đạt thông tin khác nhau;
Thông tin chứa đựng trong văn bản thể hiện dưới dạng: Thông tin quá khứ; thông tin hiện hành; thông tin dự báo
Thông tin trong văn bản phải thoả mãn yêu cầu đầy đủ, chính xác, kịp thời
4.2 Chức năng pháp lý
Chức năng này chỉ có ở văn bản Quản lí Nhà nước, điều đó phản ánh nội dung văn bản Quản lí Nhà nước (đặc biệt là văn bản Quy phạm pháp luật); nó chứa đựng các quy phạm, các quy định, các tiêu chuẩn, các chế độ chính sách Tất cả các điều ấy làm cơ sở cho các cơ quan Nhà nước thực thi công vụ
Chức năng pháp lí của văn bản nó cho phép trong trật tự pháp lí của nó thì công dân được làm tất cả những gì mà pháp luật không cấm, đồng thời nêu các quyền và nghĩa vụ của công dân Mặt khác chức năng này làm cơ sở để tổ chức bộ máy Nhà nước, đề xây dựng biên chế, quy định chức năng, nhiệm vụ của từng cơ quan trong bộ máy
Có thể hiểu một cách ngắn gọn chức năng pháp lí của văn bản là:
- Nó làm căn cứ cho hoạt động quản lý, đồng thời làm sợi dây ràng buộc trách nhiệm của cơ quan Nhà nước về những vấn đề xã hội mà các cơ quan Nhà nước với tư cách là chủ thể quản lí lĩnh vực ấy
- Nó là cơ sở pháp lí để công dân thực hiện quyền và nghĩa vụ của mình Chức năng này được thể hiện ở những phương diện dưới đây:
- Ghi lại các quy phạm pháp luật và các quan hệ về mặt luật pháp tồn tại trong
xã hội
- Là cơ sở pháp lý cho hoạt động của các cơ quan, tổ chức, đoàn thể…
- Là sản phẩm của sự vận dụng các quy phạm pháp luật vào đời sống thực tế, vào quản lý NN và quản lý xã hội, phản ánh quá trình giải quyết các nhiệm vụ trên phương diện pháp lý theo quy định của pháp luật hiện hành
Trang 136
4.3 Chức năng quản lý và điều hành
Đây là chức năng có ở những văn bản được sản sinh ra trong môi trường quản
lí Chức năng quản lí của văn bản được thể hiện ở việc chúng tham gia vào tất cả các giai đoạn của quá trình quản lí Quản lí là một quá trình gồm nhiều khâu từ: hoạch định, xây dựng tổ chức, xây dựng biên chế, ra quyêt định, tổ chức thực hiện quyết định, kiểm tra đánh giá Trong tất cả các khâu nói trên khâu nào cũng cần có sự tham gia của văn bản Trong hoạt động quản lí của xã hội hiện đại thì mọi quyết định quản lí đều phải thể hiện bằng văn bản Như vậy văn bản là một công cụ đầy hiệu lực trong một quá trình quản lí
Văn bản là yếu tố tạo nên quan hệ giữa các cơ quan thuộc bộ máy quản lý NN,
là yếu tố hợp thức hóa các hoạt động quản lý của các cơ quan này
4.4 Chức năng văn hoá xã hội
Văn bản cũng là sản phẩm sáng tạo của con người, góp phần quan trọng trong việc ghi lại và truyền bá những truyền thống văn hóa giữa các thế hệ, giữa các quốc gia
Văn bản quản lý nhà nước là phương tiện, đồng thời cũng là sản phẩm của quá trình quản lý và cải tạo xã hội, văn bản quản lý nhà nước có tính chất xã hội và biểu đạt tính giai cấp sâu sắc
Văn bản cho thấy một cách trực tiếp nhiều vấn đề xã hội khác nhau và cách thức đề cập, giải quyết những vấn đề đó trong từng phạm vi thời điểm cụ thể
4.5 Chức năng thống kê
Văn bản quản lý Nhà nước khi được sử dụng vào mục đích thống kê thì những thông tin thống kê, các số liệu thống kê có ý nhgiã to lớn giúp các nhà lãnh đạo nắm bắt, phân tích tình hình, kiểm tra chất lượng và hiệu quả công việc trong quá trình quản lý Văn bản là công cụ để nói lên tiếng nói của những con số, những sự kiện, những vấn đề xã hội…
4.6 Chức năng sử liệu
Văn bản là một công cụ để ghi lại lịch sử của một dân tộc, quốc gia, một thời đại, một cơ quan tổ chức Có thể nói văn bản là một công cụ khách quan để nghiên cứu
về quá trình lịch sử phát triển của một tổ chức, một quốc gia
Văn bản phản ánh những biến cố xã hội, những sự kiện lịch sử đã hoặc đang xảy ra Mọi biến cố lịch sử, mọi biến cố của cuộc sống xã hội đương đại đều được phản ánh trong nội dung của hệ thống văn bản Thông qua hệ thống văn bản người ta
có thể nhận biết được những biến cố, những sự kiện, những vấn đề kinh tế, chính trị,
xã hội của thời điểm ban hành văn bản Chúng như những bức tranh lịch sử phán ánh thực tại xã hội Những văn bản chứa đựng chúng được lưu giữ qua thời gian, trở thành những vật chứng sử liệu quan trọng
5 Yêu cầu về hình thức và nội dung của văn bản
Trang 147
+ Các hình thức văn bản hành chính khác: theo phần, mục, khoản, điểm hoặc theo khoản, điểm
+ Bao gồm các yếu tố chính của thể thức:
1 Quốc hiệu tiêu ngữ
2 Tên cơ quan/tổ chức ban hành văn bản
3 Số và ký hiệu của văn bản
4 Địa danh và thời gian ban hành văn bản
5 Tên loại văn bản và trích yếu nội dung
6 Nội dung của văn bản
7 Chức vụ, họ tên chữ ký của người có thẩm quyền
8 Dấu của cơ quan ban hành văn bản
9 Nơi nhận
- Bố cục cân đối, hài hoà
- Đánh máy, sao in sạch sẽ không sai sót về lỗi chính tả
5.2 Yêu cầu về nội dung
Kỹ thuật trình bày nội dung văn bản gồm kỹ thuật trình bày bố cục chung của văn bản; kỹ thuật trình bày bố cục phần, chương, mục, điều, khoản, điểm; cách đặt câu, cách sử dụng ngôn ngữ trong văn bản
Đối với các hình thức văn bản được bố cục theo phần, chương, mục, điều thì phần, chương, mục, điều phải có tiêu đề
a Đúng đắn về mặt chính trị
- Đúng với đường lối, chủ trương, chính sách của Đảng và pháp lụât Nhà nước
- Phục vụ cho nhiệm vụ chính trị của cơ quan, tổ chức
b Đảm bảo tính chính xác về mặt pháp lý
- Đúng thẩm quyền ban hành
- Phải đảm bảo tính thống nhất và tính chính xác của pháp luật
- Không làm thiệt hại đến lợi ích của dân
- Dẫn chứng, trích dẫn phải rõ ràng, cụ thể, sự kiện nêu ra phải đầy đủ, thiết thực, đáp ứng yêu cầu của cuộc sống
- Tôn trọng điều ước quốc tế mà nhà nước đã ký kết hoặc tham gia
c Đảm bảo tính đại chúng
- Phù hợp với người đọc, người nghe
- Nội dung thiết thực, lời lẽ giản đơn, dễ nhớ, dễ hiểu
5.3 Yêu cầu về thời gian
Văn bản được ban hành phải đúng thời điểm, phải đúng thời gian Văn bản mà ban hành sớm quá, hay muộn quá không làm phát huy tính giá trị của văn bản
5.4 Yêu cầu về ngôn ngữ văn phong
- Phong cách ngôn ngữ sử dụng: Hành chính
* Đặc trưng:
+ Tính chính xác
+ Tính phổ thông đại chúng
Trang 15+ Dùng ngôn ngữ chính thức của cả nước là chủ yếu (tiếng việt)
+ Không dùng tiếng địa phương, từ lóng, từ cổ
+ Dùng từ nước ngoài, ngôn ngữ dân tộc chỉ khi từ ấy chưa phiên âm ra tiếng việt
+ Dùng từ chuyên môn khi đối tượng thi hành là các nhà chuyên môn Còn văn bản được ban hành rộng rãi phải được giải thích, trích dẫn rõ ràng
+ Viết câu đủ thành phần nội dung
+ Diễn đạt chính xác
+ Đảm bảo logic
+ Đánh dấu câu đúng quy đinh về chức năng ngữ pháp
6 Vai trò, ý nghĩa của việc soạn thảo văn bản
6.1 Vai trò
Hiện nay có nhiều cách thức, phương tiện khác nhau để đáp ứng nhu cầu truyền đạt thông tin song văn bản vẫn được coi là phương tiện thông tin hữu hiệu nhất bởi tính chính xác, cụ thể và khả năng lưu giữ thông tin lâu dài của nó Vì vậy VB vẫn là hình thức thông tin chính thống, bởi chỉ có trên văn bản mới có thể thể hiện được con dấu và chữ ký của cơ quan ban hành VB VD để hợp thức hóa Công điện cơ quan gửi công điện phải gửi công văn kèm theo tới nơi nhận
- VB luôn là phương tiện thông tin chính thức của cơ quan Nhà nước, các tổ chức và của cá nhân
- VB được sử dụng rộng rãi trong các lĩnh vực KHKT, PL, VHNT và trong đời sống hàng ngày
- VB có khả năng thúc đẩy hoặc kìm hãm sự phát triển của xã hội, xây dựng, giữ gìn hay phá vỡ các chế định xã hội khác nhau
- Trong hoạt động quản lý NN, quản lý XH thì VB là phương tiện không thể thiếu
6.2 Ý nghĩa của việc soạn thảo văn bản
- Hình thành nên các văn bản đồng nhất tuân theo những quy định, mẫu hóa của nhà nước
Trang 167 Quy trình soạn thảo văn bản
Bước 1: Thảo văn bản
- Xác định hình thức, nội dung và độ mật, độ khẩn của văn bản cần soạn thảo - Thu thập thông tin chuẩn bị soạn thảo
- Soạn thảo văn bản
Bước 2: Duyệt văn bản
Duyệt bản thảo, sửa chữa, bổ sung hoàn thiện bản thảo đã soạn
- Các đơn vị soạn thảo trình bản dự thảo VB lên cấp trên hoặc tập thể cá nhân xem xét bổ sung
+ Lãnh đạo phụ trách trực tiếp (Trưởng, phó) duyệt bản thảo trước khi trình lên lãnh đạo cơ quan
+ Nếu văn bản có tính chất quan trọng, nội dung phức tạp có nhiều vấn đề cần tham khảo ý kiến các bộ phận có liên quan và ý kiến của cán bộ pháp chế trước khi trình lãnh đạo cơ quan ký
+ Tiếp thu các ý kiến đóng góp, hoàn thiện bản thảo
+ Hoàn chỉnh dự thảo lần cuối, đánh máy, soát lại văn bản
Bước 3: Đánh máy, sao in văn bản
- Đánh máy đúng nguyên văn bản thảo, đúng thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản Trường hợp phát hiện có sự sai sót hoặc không rõ ràng trong bản thảo thì người đánh máy phải hỏi lại đơn vị hoặc cá nhân soạn thảo hoặc người duyệt bản thảo đó;
- Nhân bản đúng số lượng quy định;
- Giữ gìn bí mật nội dung văn bản và thực hiện đánh máy, nhân bản theo đúng thời gian quy định
Bước 4: Ký văn bản để ban hành
- Ký văn bản: Người đứng đầu cơ quan, tổ chức có thẩm quyền ký tất cả văn bản của cơ quan, tổ chức
- Đóng dấu vào văn bản
- Kiểm tra văn bản trước khi ban hành: nội dung và các thành phần thể thức
- Làm thủ tục chuyển phát văn bản
D Câu hỏi thảo luận và ôn tập
Câu 1: văn bản là gì? Hãy nêu các đặc điểm của văn bản
Câu 2: Hãy trình bày vai trò và tác dụng của văn bản
Câu 3: Hãy nêu đặc điểm, vai trò và tác dụng của văn bản quản lý Nhà nước Câu 4: Hãy nêu các loại văn bản thường được dùng trong xã hội, trong công tác
kế toán loại văn bản nào được sử dụng nhiều nhất?
E Tài liệu tham khảo:
1 Giáo trình “Nhập môn công tác văn thư” – Tác giả PGS Vương Đình Quyền (2007)
Trang 1710
2 Nghị định 09/2010/NĐ – CP ban hành ngày 08/02/2010 của Chính phủ về sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm
2004 của Chính phủ về công tác văn thư
3 Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật năm 2015
4 Luật số 10/2012/QH13 của Quốc hội : BỘ LUẬT LAO ĐỘNG
5 Mẫu soạn thảo văn bản - NXB Lao động - 2007
6 Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính Phủ về công tác văn thư
7 Thông tư Số: 01/2011/TT-BNV của Bộ Nội vụ Hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính
8 Công báo (các năm 2013, 2014, 2015, 2016)
9 Thông tư Số: 04/2013/TT-BNV Hướng dẫn xây dựng quy chế công tác văn thư, lưu trữ của các cơ quan, tổ chức
10 Các trang mạng :
http://vanban.chinhphu.vn/portal/page/portal/chinhphu/hethongvanban?class_i d=1&mode=detail&document_id=163542
http://www.archives.gov.vn/Pages/Home%20page.aspx
11 Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05 tháng 3 năm 2020 của Chính phủ
Trang 18Nắm được nội dung và cách trình bày các thành phần thể thức của văn bản
- Kỹ năng: Xác định được vị trí của các thành phần thể thức trong văn bản
- Thái độ:
+ Tinh thần học tập nghiêm túc
C Nội dung bài giảng
1 Thể thức của văn bản
1.1 Khái niệm thể thức văn bản
Thể thức văn bản là tập hợp các thành phần cấu thành văn bản, bao gồm những thành phần chung áp dụng đối với các loại văn bản và các thành phần bổ sung trong những trường hợp cụ thể hoặc đối với một số loại văn bản nhất định theo quy định (Theo Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05 tháng 3 năm 2020 của Chính phủ)
1.2 Các thành phần thể thức của văn bản
- Quốc hiệu
- Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản
- Số, ký hiệu của văn bản
- Địa danh và ngày, tháng, năm ban hành văn bản
- Tên loại và trích yếu nội dung văn bản
- Trích yếu nội dung công văn hành chính
- Nội dung văn bản
- Chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền
- Dấu của cơ quan, tổ chức
- Ký hiệu người đánh máy và số lượng bản phát hành
- Địa chỉ cơ quan, tổ chức; địa chỉ E-Mail; địa chỉ Website; số điện thoại, số Telex, số Fax
Trang 19- Tạo thuận lợi cho việc xử lý văn bản
2 Kỹ thuật trình bày văn bản
Kỹ thuật trình bày văn bản quy định tại Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05 tháng 3 năm 2020 của Chính phủ bao gồm khổ giấy, kiểu trình bày, định lề trang văn bản, vị trí trình bày các thành phần thể thức, phông chữ, cỡ chữ, kiểu chữ và các chi tiết trình bày khác, được áp dụng đối với văn bản soạn thảo trên máy vi tính và in ra giấy; văn bản được soạn thảo bằng các phương pháp hay phương tiện kỹ thuật khác hoặc văn bản được làm trên giấy mẫu in sẵn; không áp dụng đối với văn bản được in thành sách, in trên báo, tạp chí và các loại ấn phẩm khác
2.1 Phông chữ, khổ giấy, kiểu trình bày, định lề và đánh số trang văn bản
- Phông chữ sử dụng trình bày văn bản trên máy vi tính là phông chữ tiếng Việt của bộ mã ký tự Unicode theo Tiêu chuẩn Việt Nam TCVN 6909:2001
- Khổ giấy Văn bản hành chính được trình bày trên khổ giấy khổ A4 (210 mm x
297 mm)
Các văn bản như giấy giới thiệu, giấy biên nhận hồ sơ, phiếu gửi, phiếu chuyển được trình bày trên khổ giấy A5 (148 mm x 210 mm) hoặc trên giấy mẫu in sẵn (khổ A5)
Lề trên: cách mép trên từ 20 - 25 mm;
Lề dưới: cách mép dưới từ 20 - 25 mm;
Lề trái: cách mép trái từ 30 - 35 mm;
Lề phải: cách mép phải từ 15 - 20 mm
- Đánh số trang: Số trang được trình bày tại góc phải ở cuối trang giấy bằng chữ
số Ả-rập, cỡ chữ 13-14, kiểu chữ đứng, không đánh số trang thứ nhất, số trang phụ lục được đánh số riêng theo từng phụ lục
- Vị trí trình bày các thành phần thể thức văn bản trên một trang giấy khổ A4 được thực hiện theo sơ đồ bố trí các thành phần thể thức văn bản kèm theo Thông tư
số 01/2011 (Phụ lục II) Vị trí trình bày các thành phần thể thức văn bản trên một trang giấy khổ A5 được áp dụng tương tự theo sơ đồ tại Phụ lục trên
2.2 Các thành phần thể thức văn bản
2.2.1 Quốc hiệu, têu ngữ
a Thể thức
Quốc hiệu ghi trên văn bản bao gồm 2 dòng chữ:
Dòng 1: “CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM” và
Trang 20Dòng thứ nhất: “CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM” được
trình bày bằng chữ in hoa, cỡ chữ từ 12 đến 13, kiểu chữ đứng, đậm;
Dòng thứ hai: “Độc lập - Tự do - Hạnh phúc” được trình bày bằng chữ in
thường, cỡ chữ từ 13 đến 14 (nếu dòng thứ nhất cỡ chữ 12, thì dòng thứ hai cỡ chữ 13; nếu dòng thứ nhất cỡ chữ 13, thì dòng thứ hai cỡ chữ 14), kiểu chữ đứng, đậm; được đặt canh giữa dưới dòng thứ nhất; chữ cái đầu của các cụm từ được viết hoa, giữa các cụm từ có gạch nối, có cách chữ; phía dưới có đường kẻ ngang, nét liền, có độ dài bằng độ dài của dòng chữ (sử dụng lệnh Draw, không dùng lệnh Underline), cụ thể:
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
Hai dòng chữ trên được trình bày cách nhau dòng đơn
2.2.2 Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản
a Thể thức
Đối với các Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ; Văn phòng Quốc hội; Hội đồng dân tộc, các Ủy ban của Quốc hội hoặc Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân các cấp; Đoàn Đại biểu Quốc hội tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương; Tập đoàn Kinh tế nhà nước, Tổng công ty 91 không ghi cơ quan chủ quản
- Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản bao gồm tên của cơ quan, tổ chức chủ quản trực tiếp (nếu có) (đối với các tổ chức kinh tế có thể là công ty mẹ) và tên của cơ quan, tổ chức ban hành văn bản
- Tên của cơ quan, tổ chức ban hành văn bản phải được ghi đầy đủ hoặc được viết tắt theo quy định tại văn bản thành lập, quy định chức năng nhiệm vụ, quyền hạn
và cơ cấu tổ chức bộ máy, phê chuẩn, cấp giấy phép hoạt động hoặc công nhận tư cách pháp nhân của cơ quan, tổ chức có thẩm quyền, ví dụ:
BỘ GIAO THÔNG VẬN TẢI TẬP ĐOÀN ĐIỆN LỰC VIỆT NAM HỘI ĐỒNG NHÂN DÂN
TỈNH TRÀ VINH
ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH TRÀ VINH
- Tên của cơ quan, tổ chức chủ quản trực tiếp có thể viết tắt những cụm từ
thông dụng như Ủy ban nhân dân (UBND), Hội đồng nhân dân (HĐND), Việt Nam (VN), ví dụ:
Trang 2114
Tên cơ quan, tổ chức chủ quản trực tiếp được trình bày bằng chữ in hoa, cùng
cỡ chữ như cỡ chữ của Quốc hiệu, kiểu chữ đứng Nếu tên cơ quan, tổ chức chủ quản dài, có thể trình bày thành nhiều dòng
Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản trình bày bằng chữ in hoa, cùng cỡ chữ như cỡ chữ của Quốc hiệu, kiểu chữ đứng, đậm, được đặt canh giữa dưới tên cơ quan,
tổ chức chủ quản; phía dưới có đường kẻ ngang, nét liền, có độ dài bằng từ 1/3 đến 1/2
độ dài của dòng chữ và đặt cân đối so với dòng chữ Trường hợp tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản dài có thể trình bày thành nhiều dòng, ví dụ:
BỘ NỘI VỤ
CỤC VĂN THƯ VÀ LƯU TRỮ
NHÀ NƯỚC
Các dòng chữ trên được trình bày cách nhau dòng đơn
2.2.3 Số, ký hiệu của văn bản
a Thể thức
- Số của văn bản
Số của văn bản là số thứ tự đăng ký văn bản tại văn thư của cơ quan, tổ chức
Số của văn bản được ghi bằng chữ số Ả-rập, bắt đầu từ số 01 vào ngày đầu năm và kết thúc vào ngày 31 tháng 12 hàng năm
- Ký hiệu của văn bản
+ Ký hiệu của văn bản có tên loại bao gồm chữ viết tắt tên loại văn bản theo bảng chữ viết tắt tên loại văn bản và bản sao và chữ viết tắt tên cơ quan, tổ chức hoặc chức danh Nhà nước (áp dụng đối với chức danh Chủ tịch nước và Thủ tướng Chính phủ) ban hành văn bản, ví dụ:
Nghị quyết của Chính phủ ban hành được ghi như sau: Số: …/NQ-CP Chỉ thị của Thủ tướng Chính phủ ban hành được ghi như sau: Số: …/CT-TTg
Quyết định của Thường trực Hội đồng nhân dân ban hành được ghi như sau: Số: …/QĐ-HĐND
Báo cáo của các ban của Hội đồng nhân dân được ghi như sau: Số HĐND
…/BC-+ Ký hiệu của công văn bao gồm chữ viết tắt tên cơ quan, tổ chức hoặc chức danh nhà nước ban hành công văn và chữ viết tắt tên đơn vị (vụ, phòng, ban, bộ phận) soạn thảo hoặc chủ trì soạn thảo công văn đó (nếu có), ví dụ:
Công văn của Chính phủ do Vụ Hành chính Văn phòng Chính phủ soạn thảo: Số: …/CP-HC
Công văn của Bộ Nội vụ do Vụ Tổ chức Cán bộ Bộ Nội vụ soạn thảo: Số:
Trang 2215
Trường hợp các Hội đồng, các Ban tư vấn của cơ quan được sử dụng con dấu của cơ quan để ban hành văn bản và Hội đồng, Ban được ghi là “cơ quan” ban hành văn bản thì phải lấy số của Hội đồng, Ban, ví dụ Quyết định số 01 của Hội đồng thi tuyển công chức Bộ Nội vụ được trình bày như sau:
BỘ NỘI VỤ HỘI ĐỒNG THI TUYỂN CÔNG CHỨC
Số: 01/QĐ-HĐTTCC
Việc ghi ký hiệu công văn do UBND cấp huyện, cấp xã ban hành bao gồm chữ viết tắt tên cơ quan, tổ chức ban hành công văn và chữ viết tắt tên lĩnh vực (các lĩnh vực được quy định tại Mục 2, Mục 3, Chương IV, Luật Tổ chức Hội đồng nhân dân và
Ủy ban nhân dân năm 2003) được giải quyết trong công văn
Chữ viết tắt tên cơ quan, tổ chức và các đơn vị trong mỗi cơ quan, tổ chức hoặc lĩnh vực (đối với UBND cấp huyện, cấp xã) do cơ quan, tổ chức quy định cụ thể, bảo đảm ngắn gọn, dễ hiểu
b Kỹ thuật trình bày
Số, ký hiệu của văn bản được trình bày tại ô số 3, được đặt canh giữa dưới tên
cơ quan, tổ chức ban hành văn bản
Từ “Số” được trình bày bằng chữ in thường, ký hiệu bằng chữ in hoa, cỡ chữ
13, kiểu chữ đứng; sau từ “Số” có dấu hai chấm; với những số nhỏ hơn 10 phải ghi thêm số 0 phía trước; giữa số và ký hiệu văn bản có dấu gạch chéo (/), giữa các nhóm chữ viết tắt ký hiệu văn bản có dấu gạch nối (-) không cách chữ, ví dụ:
Số: 15/QĐ-HĐND (Quyết định của Thường trực Hội đồng nhân dân);
- Đối với văn bản QPPL
Số:… /Năm BHVB/ Tên loại VB-Tên cơ quan BHVB
Ví dụ: Số : 60/2006/QĐ-BXD
Số : 367 /2006/NĐ-CP
- Đối với văn bản cá biệt, hành chính thông thường (VB có tên loại.)
Số:……./Tên loại văn bản- Tên cơ quan BHVB
Ví dụ: Quyết định khen thưởng của Trường A
Số: 10/QĐ-A
- Đối với văn bản hành chính thông thường (VB không có tên loại)
Số:………./Tên cơ quan BHVB- Tên đơn vị soạn thảo
Trang 23Văn bản của Bộ Công Thương, của Công ty Điện lực 1 thuộc Tập đoàn Điện
lực Việt Nam (có trụ sở tại thành phố Hà Nội): Hà Nội,
Văn bản của Trường Cao đẳng Quản trị kinh doanh thuộc Bộ Tài chính (có trụ
sở tại thị trấn Như Quỳnh, huyện Mỹ Văn, tỉnh Hưng Yên): Hưng Yên,
Văn bản của Viện Hải dương học thuộc Viện Khoa học và Công nghệ Việt
Nam (có trụ sở tại thành phố Nha Trang, tỉnh Khánh Hòa): Khánh Hòa,
Văn bản của Cục Thuế tỉnh Bình Dương thuộc Tổng cục Thuế (có trụ sở tại thị
xã Thủ Dầu Một, tỉnh Bình Dương): Bình Dương,
Địa danh ghi trên văn bản của các cơ quan, tổ chức cấp tỉnh:
+ Đối với các thành phố trực thuộc Trung ương: là tên của thành phố trực thuộc Trung ương, ví dụ:
Văn bản của Ủy ban nhân dân thành phố Hà Nội và của các sở, ban, ngành
thuộc thành phố: Hà Nội, của Ủy ban nhân dân thành phố Hồ Chí Minh và của các sở, ban, ngành thuộc thành phố: Thành phố Hồ Chí Minh,
+ Đối với các tỉnh là tên của tỉnh, ví dụ:
Văn bản của Ủy ban nhân dân tỉnh Hải Dương và của các sở, ban, ngành thuộc
tỉnh (có trụ sở tại thành phố Hải Dương, tỉnh Hải Dương): Hải Dương, của Ủy ban
nhân dân tỉnh Quảng Ninh và của các sở, ban, ngành thuộc tỉnh (có trụ sở tại thành phố
Hạ Long, tỉnh Quảng Ninh): Quảng Ninh, của Ủy ban nhân dân tỉnh Lâm Đồng và của các sở, ban, ngành thuộc tỉnh (có trụ sở tại thành phố Đà Lạt, tỉnh Lâm Đồng): Lâm Đồng,
Trường hợp địa danh ghi trên văn bản của cơ quan thành phố thuộc tỉnh mà tên thành phố trùng với tên tỉnh thì ghi thêm hai chữ thành phố (TP.), ví dụ:
Văn bản của Ủy ban nhân dân thành phố Hà Tĩnh (tỉnh Hà Tĩnh) và của các
phòng, ban thuộc thành phố: TP Hà Tĩnh,
+ Địa danh ghi trên văn bản của các cơ quan, tổ chức cấp huyện là tên của huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh, ví dụ:
Văn bản của Ủy ban nhân dân huyện Sóc Sơn (thành phố Hà Nội) và của các
phòng, ban thuộc huyện: Sóc Sơn,
+ Địa danh ghi trên văn bản của Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân và của các tổ chức cấp xã là tên của xã, phường, thị trấn đó, ví dụ:
Văn bản của Ủy ban nhân dân xã Kim Liên (huyện Nam Đàn, tỉnh Nghệ An):
Kim Liên,
Văn bản của Ủy ban nhân dân phường Điện Biên Phủ (quận Ba Đình, TP Hà
Nội): Phường Điện Biên Phủ,
+ Địa danh ghi trên văn bản của các cơ quan, tổ chức và đơn vị vũ trang nhân dân thuộc phạm vi quản lý của Bộ Công an, Bộ Quốc phòng được thực hiện theo quy định của pháp luật và quy định cụ thể của Bộ Công an, Bộ Quốc phòng
- Ngày, tháng, năm ban hành văn bản
Trang 24Thành phố Tam Điệp, ngày 27 tháng 12 năm 2016
Quận 1, ngày 10 tháng 12 năm 2016
b Kỹ thuật trình bày
Địa danh và ngày, tháng, năm ban hành văn bản được trình bày trên cùng một dòng với số, ký hiệu văn bản, tại ô số 4, bằng chữ in thường, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ nghiêng; các chữ cái đầu của địa danh phải viết hoa; sau địa danh có dấu phẩy; địa danh và ngày, tháng, năm được đặt canh giữa dưới Quốc hiệu
2.2.5 Tên loại và trích yếu nội dung của văn bản
QUYẾT ĐỊNH
Về việc điều động cán bộ
Trích yếu nội dung công văn được trình bày tại ô số 5b, sau chữ “V/v” bằng chữ in thường, cỡ chữ từ 12 đến 13, kiểu chữ đứng; được đặt canh giữa dưới số và ký hiệu văn bản, cách dòng 6pt với số và ký hiệu văn bản, ví dụ:
Số: 72/VTLTNN-NVĐP V/v kế hoạch kiểm tra công tác văn thư, lưu trữ năm 2018
2.2.6 Nội dung văn bản
a Thể thức
- Nội dung văn bản là thành phần chủ yếu của văn bản
Nội dung văn bản phải bảo đảm những yêu cầu cơ bản sau:
+ Phù hợp với hình thức văn bản được sử dụng;
Trang 2518
+ Phù hợp với đường lối, chủ trương, chính sách của Đảng; phù hợp với quy định của pháp luật;
+ Được trình bày ngắn gọn, rõ ràng, chính xác;
+ Sử dụng ngôn ngữ viết, cách diễn đạt đơn giản, dễ hiểu;
+ Dùng từ ngữ tiếng Việt Nam phổ thông (không dùng từ ngữ địa phương và từ ngữ nước ngoài nếu không thực sự cần thiết) Đối với thuật ngữ chuyên môn cần xác định rõ nội dung thì phải được giải thích trong văn bản;
+ Chỉ được viết tắt những từ, cụm từ thông dụng, những từ thuộc ngôn ngữ tiếng Việt dễ hiểu Đối với những từ, cụm từ được sử dụng nhiều lần trong văn bản thì
có thể viết tắt, nhưng các chữ viết tắt lần đầu của từ, cụm từ phải được đặt trong dấu ngoặc đơn ngay sau từ, cụm từ đó;
+ Khi viện dẫn lần đầu văn bản có liên quan, phải ghi đầy đủ tên loại, số, ký hiệu văn bản, ngày, tháng, năm ban hành văn bản, tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản, trích yếu nội dung văn bản (đối với luật và pháp lệnh chỉ ghi tên loại và tên của luật, pháp lệnh), ví dụ: “… được quy định tại Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về công tác văn thư”; trong các lần viện dẫn tiếp theo, chỉ ghi tên loại và số, ký hiệu của văn bản đó;
+ Viết hoa trong văn bản hành chính được thực hiện theo Phụ lục VI - Quy định viết hoa trong văn bản hành chính
- Bố cục của văn bản Tùy theo thể loại và nội dung, văn bản có thể có phần căn
cứ pháp lý để ban hành, phần mở đầu và có thể được bố cục theo phần, chương, mục, điều, khoản, điểm hoặc được phân chia thành các phần, mục từ lớn đến nhỏ theo một trình tự nhất định, cụ thể:
+ Nghị quyết (cá biệt): theo điều, khoản, điểm hoặc theo khoản, điểm;
+ Quyết định (cá biệt): theo điều, khoản, điểm; các quy chế (quy định) ban hành kèm theo quyết định: theo chương, mục, điều, khoản, điểm;
+ Chỉ thị (cá biệt): theo khoản, điểm;
+ Các hình thức văn bản hành chính khác: theo phần, mục, khoản, điểm hoặc theo khoản, điểm
Đối với các hình thức văn bản được bố cục theo phần, chương, mục, điều thì phần, chương, mục, điều phải có tiêu đề
b Kỹ thuật trình bày
Nội dung văn bản được trình bày tại ô số 6
Phần nội dung (bản văn) được trình bày bằng chữ in thường (được dàn đều cả hai lề), kiểu chữ đứng; cỡ chữ từ 13 đến 14 (phần lời văn trong một văn bản phải dùng cùng một cỡ chữ); khi xuống dòng, chữ đầu dòng phải phải lùi vào từ 1cm đến 1,27cm (1 default tab); khoảng cách giữa các đoạn văn (paragraph) đặt tối thiểu là 6pt; khoảng cách giữa các dòng hay cách dòng (line spacing) chọn tối thiểu từ cách dòng đơn (single line spacing) hoặc từ 15pt (exactly line spacing) trở lên; khoảng cách tối đa giữa các dòng là 1,5 dòng (1,5 lines)
Đối với những văn bản có phần căn cứ pháp lý để ban hành thì sau mỗi căn cứ phải xuống dòng, cuối dòng có dấu “chấm phẩy”, riêng căn cứ cuối cùng kết thúc bằng dấu “phẩy”
Trang 2614, kiểu chữ đứng, đậm;
+ Mục: Từ “Mục” và số thứ tự của mục được trình bày trên một dòng riêng, canh giữa, bằng chữ in thường, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm Số thứ tự của mục dùng chữ số Ả - rập Tiêu đề của mục được trình bày ngay dưới, canh giữa, bằng chữ in hoa, cỡ chữ từ 12 đến 13, kiểu chữ đứng, đậm;
+ Điều: Từ “Điều”, số thứ tự và tiêu đề của điều được trình bày bằng chữ in thường, cách lề trái 1 default tab, số thứ tự của điều dùng chữ số Ả-rập, sau số thứ tự
có dấu chấm; cỡ chữ bằng cỡ chữ của phần lời văn (13-14), kiểu chữ đứng, đậm;
+ Khoản: Số thứ tự các khoản trong mỗi mục dùng chữ số Ả-rập, sau số thứ tự
có dấu chấm, cỡ chữ số bằng cỡ chữ của phần lời văn (13-14), kiểu chữ đứng; nếu khoản có tiêu đề, số thứ tự và tiêu đề của khoản được trình bày trên một dòng riêng, bằng chữ in thường, cỡ chữ bằng cỡ chữ của phần lời văn (13-14), kiểu chữ đứng;
+ Điểm: Thứ tự các điểm trong mỗi khoản dùng các chữ cái tiếng Việt theo thứ
tự abc, sau có dấu đóng ngoặc đơn, bằng chữ in thường, cỡ chữ bằng cỡ chữ của phần lời văn (13-14), kiểu chữ đứng
Trường hợp nội dung văn bản được phân chia thành các phần, mục, khoản, điểm thì trình bày như sau:
+ Phần (nếu có): Từ “Phần” và số thứ tự của phần được trình bày trên một dòng riêng, canh giữa, bằng chữ in thường, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm; số thứ
tự của phần dùng chữ số La Mã Tiêu đề của phần được trình bày ngay dưới, canh giữa, bằng chữ in hoa, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm;
+ Mục: Số thứ tự các mục dùng chữ số La Mã, sau có dấu chấm và được trình bày cách lề trái 1 default tab; tiêu đề của mục được trình bày cùng một hàng với số thứ
tự, bằng chữ in hoa, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm;
+ Khoản: Số thứ tự các khoản trong mỗi mục dùng chữ số Ả-rập, sau số thứ tự
có dấu chấm, cỡ chữ số bằng cỡ chữ của phần lời văn (13-14), kiểu chữ đứng; nếu khoản có tiêu đề, số thứ tự và tiêu đề của khoản được trình bày trên một dòng riêng, bằng chữ in thường, cỡ chữ bằng cỡ chữ của phần lời văn (13-14), kiểu chữ đứng, đậm;
+ Điểm trình bày như trường hợp nội dung văn bản được bố cục theo phần, chương, mục, điều, khoản, điểm
2.2.7 Quyền hạn, chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền
a Thể thức
- Việc ghi quyền hạn của người ký được thực hiện như sau:
+ Trường hợp ký thay mặt tập thể thì phải ghi chữ viết tắt “TM.” (thay mặt) vào trước tên tập thể lãnh đạo hoặc tên cơ quan, tổ chức, ví dụ:
TM HỘI ĐỒNG NHÂN DÂN TM ĐOÀN ĐẠI BIỂU QUỐC HỘI
Trang 2720
+ Trường hợp ký thay người đứng đầu cơ quan, tổ chức thì phải ghi chữ viết tắt
“KT.” (ký thay) vào trước chức vụ của người đứng đầu, ví dụ:
KT CHỦ TỊCH PHÓ CHỦ TỊCH
KT BỘ TRƯỞNG THỨ TRƯỞNG
Trường hợp cấp phó được giao phụ trách thì thực hiện như cấp phó ký thay cấp trưởng;
+ Trường hợp ký thừa lệnh thì phải ghi chữ viết tắt “TL.” (thừa lệnh) vào trước chức vụ của người đứng đầu cơ quan, tổ chức, ví dụ:
TL BỘ TRƯỞNG
VỤ TRƯỞNG VỤ TỔ CHỨC CÁN BỘ
TL CHỦ TỊCH CHÁNH VĂN PHÒNG
+ Trường hợp ký thừa ủy quyền thì phải ghi chữ viết tắt “TUQ.” (thừa ủy quyền) vào trước chức vụ của người đứng đầu cơ quan, tổ chức, ví dụ:
TUQ GIÁM ĐỐC TRƯỞNG PHÒNG TỔ CHỨC CÁN BỘ
- Chức vụ của người ký
Chức vụ ghi trên văn bản là chức vụ lãnh đạo chính thức của người ký văn bản trong cơ quan, tổ chức; chỉ ghi chức vụ như Bộ trưởng (Bộ trưởng, Chủ nhiệm), Thứ trưởng, Chủ tịch, Phó Chủ tịch, Giám đốc, Phó Giám đốc, Q Giám đốc (Quyền Giám đốc) v.v…, không ghi những chức vụ mà Nhà nước không quy định như: cấp phó thường trực, cấp phó phụ trách, v.v…; không ghi lại tên cơ quan, tổ chức, trừ các văn bản liên tịch, văn bản do hai hay nhiều cơ quan, tổ chức ban hành; việc ký thừa lệnh,
ký thừa ủy quyền do các cơ quan, tổ chức quy định cụ thể bằng văn bản
Chức danh ghi trên văn bản do các tổ chức tư vấn (không thuộc cơ cấu tổ chức của cơ quan được quy định tại quyết định thành lập; quyết định quy định chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của cơ quan) ban hành là chức danh lãnh đạo của người ký văn bản trong ban hoặc hội đồng Đối với những ban, hội đồng không được phép sử dụng con dấu của cơ quan, tổ chức thì chỉ ghi chức danh của người ký văn bản trong ban hoặc hội đồng, không được ghi chức vụ trong cơ quan, tổ chức
Chức vụ (Chức danh) của người ký văn bản do hội đồng hoặc ban chỉ đạo của Nhà nước ban hành mà lãnh đạo Bộ Xây dựng làm Trưởng ban hoặc Phó Trưởng ban, Chủ tịch hoặc Phó Chủ tịch Hội đồng được ghi như sau, ví dụ:
Trang 2821
TM HỘI ĐỒNG CHỦ TỊCH
(Chữ ký, dấu của Bộ Xây dựng)
BỘ TRƯỞNG BỘ XÂY DỰNG
Nguyễn Văn A
KT TRƯỞNG BAN PHÓ TRƯỞNG BAN
(Chữ ký, dấu của Bộ Xây dựng)
THỨ TRƯỞNG BỘ XÂY DỰNG
Trần Văn B
Chức vụ (Chức danh) của người ký văn bản do hội đồng hoặc ban của Bộ Xây dựng ban hành mà Thứ trưởng Bộ Xây dựng làm Chủ tịch Hội đồng hoặc Trưởng ban, lãnh đạo các Cục, Vụ thuộc Bộ Xây dựng làm Phó Chủ tịch Hội đồng hoặc Phó Trưởng ban được ghi như sau, ví dụ:
TM HỘI ĐỒNG CHỦ TỊCH
(Chữ ký, dấu của Bộ Xây dựng)
THỨ TRƯỞNG Trần Văn B
KT TRƯỞNG BAN PHÓ TRƯỞNG BAN
(Chữ ký, dấu của Bộ Xây dựng)
VỤ TRƯỞNG VỤ TỔ CHỨC CÁN BỘ
Lê Văn C
- Họ tên bao gồm họ, tên đệm (nếu có) và tên của người ký văn bản
Đối với văn bản hành chính, trước họ tên của người ký, không ghi học hàm, học
vị và các danh hiệu danh dự khác Đối với văn bản giao dịch; văn bản của các tổ chức
sự nghiệp giáo dục, y tế, khoa học hoặc lực lượng vũ trang được ghi thêm học hàm, học vị, quân hàm
Chữ ký của người có thẩm quyền được trình bày tại ô số 7c
- Dấu, chữ ký số của cơ quan, tổ chức
+ Hình ảnh, vị trí chữ ký số của cơ quan, tổ chức là hình ảnh dấu của cơ quan,
tổ chức ban hành văn bản trên văn bản, màu đỏ, kích thước bằng kích thước thực tế của dấu, định dạng (.png) nền trong suốt, trùm lên khoảng 1/3 hình ảnh chữ ký số của người có thẩm quyền về bên trái
+ Chữ ký số của cơ quan, tổ chức trên văn bản kèm theo văn bản chính được thể hiện như sau: Văn bản kèm theo cùng tệp tin với nội dung văn bản điện tử, Văn thư
cơ quan chỉ thực hiện ký số văn bản và không thực hiện ký số lên văn bản kèm theo; văn bản không cùng tệp tin với nội dung văn bản điện tử, Văn thư cơ quan thực hiện
ký số của cơ quan, tổ chức trên văn bản kèm theo
Trang 2922
Vị trí: Góc trên, bên phải, trang đầu của văn bản kèm theo
Hình ảnh chữ ký số của cơ quan, tổ chức: Không hiển thị
Thông tin: số và ký hiệu văn bản; thời gian ký (ngày tháng năm; giờ phút giây; múi giờ Việt Nam theo tiêu chuẩn ISO 8601) được trình bày bằng phông chữ Times New Roman, chữ in thường, kiểu chữ đứng, cỡ chữ 10, màu đen
2.2.8 Dấu của cơ quan, tổ chức
- Việc đóng dấu trên văn bản được thực hiện theo quy định tại Khoản 2 và Khoản 3 Điều 26 Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về công tác văn thư và quy định của pháp luật có liên quan; việc đóng dấu giáp lai đối với văn bản, tài liệu chuyên ngành và phụ lục kèm theo được thực hiện theo quy định tại Khoản 4 Điều 26 Nghị định số 110/2004/NĐ-CP
- Dấu của cơ quan, tổ chức được trình bày tại ô số 8; dấu giáp lai được đóng vào khoảng giữa mép phải của văn bản hoặc phụ lục văn bản, trùm lên một phần các tờ giấy; mỗi dấu đóng tối đa 05 trang văn bản
2.2.9 Nơi nhận
a Thể thức
Nơi nhận xác định những cơ quan, tổ chức, đơn vị và cá nhân nhận văn bản và
có trách nhiệm như để xem xét, giải quyết; để thi hành; để kiểm tra, giám sát; để báo cáo; để trao đổi công việc; để biết và để lưu
Nơi nhận phải được xác định cụ thể trong văn bản Căn cứ quy định của pháp luật; căn cứ chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của cơ quan, tổ chức và quan hệ công tác; căn cứ yêu cầu giải quyết công việc, đơn vị hoặc cá nhân soạn thảo hoặc chủ trì soạn thảo có trách nhiệm đề xuất những cơ quan, tổ chức, đơn vị và cá nhân nhận văn bản trình người ký văn bản quyết định
Đối với văn bản chỉ gửi cho một số đối tượng cụ thể thì phải ghi tên từng cơ quan, tổ chức, cá nhân nhận văn bản; đối với văn bản được gửi cho một hoặc một số nhóm đối tượng nhất định thì nơi nhận được ghi chung, ví dụ:
- Các Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ;
- Ủy ban nhân dân các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương;
Đối với những văn bản có ghi tên loại, nơi nhận bao gồm từ “Nơi nhận” và phần liệt kê các cơ quan, tổ chức, đơn vị và cá nhân nhận văn bản
Đối với công văn hành chính, nơi nhận bao gồm hai phần: - Phần thứ nhất bao gồm từ “Kính gửi”, sau đó là tên các cơ quan, tổ chức hoặc đơn vị, cá nhân trực tiếp giải quyết công việc; - Phần thứ hai bao gồm từ “Nơi nhận”, phía dưới là từ “Như trên”, tiếp theo là tên các cơ quan, tổ chức, đơn vị và cá nhân có liên quan khác nhận văn bản
b Kỹ thuật trình bày
Nơi nhận được trình bày tại ô số 9a và 9b
Phần nơi nhận tại ô số 9a được trình bày như sau:
- Từ “Kính gửi” và tên các cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân nhận văn bản được trình bày bằng chữ in thường, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng;
- Sau từ “Kính gửi” có dấu hai chấm; nếu công văn gửi cho một cơ quan, tổ chức hoặc một cá nhân thì từ “Kính gửi” và tên cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân được trình bày trên cùng một dòng; trường hợp công văn gửi cho hai cơ quan, tổ chức hoặc
Trang 3023
cá nhân trở lên thì xuống dòng; tên mỗi cơ quan, tổ chức, cá nhân hoặc mỗi nhóm cơ quan, tổ chức, cá nhân được trình bày trên một dòng riêng, đầu dòng có gạch đầu dòng, cuối dòng có dấu chấm phẩy, cuối dòng cuối cùng có dấu chấm; các gạch đầu dòng được trình bày thẳng hàng với nhau dưới dấu hai chấm
Phần nơi nhận tại ô số 9b (áp dụng chung đối với công văn hành chính và các loại văn bản khác) được trình bày như sau:
- Từ “Nơi nhận” được trình bày trên một dòng riêng (ngang hàng với dòng chữ
“quyền hạn, chức vụ của người ký” và sát lề trái), sau có dấu hai chấm, bằng chữ in thường, cỡ chữ 12, kiểu chữ nghiêng, đậm;
- Phần liệt kê các cơ quan, tổ chức, đơn vị và cá nhân nhận văn bản được trình bày bằng chữ in thường, cỡ chữ 11, kiểu chữ đứng; tên mỗi cơ quan, tổ chức, đơn vị và
cá nhân hoặc mỗi nhóm cơ quan, tổ chức, đơn vị nhận văn bản được trình bày trên một dòng riêng, đầu dòng có gạch đầu dòng sát lề trái, cuối dòng có dấu chấm phẩu; riêng dòng cuối cùng bao gồm chữ “Lưu” sau có dấu hai chấm, tiếp theo là chữ viết tắt
“VT” (Văn thư cơ quan, tổ chức), dấu phẩy, chữ viết tắt tên đơn vị (hoặc bộ phận) soạn thảo văn bản và số lượng bản lưu (chỉ trong trường hợp cần thiết), cuối cùng là dấu chấm
2.2.10 Các thành phần thể thức khác
1 Phụ lục
a) Trường hợp văn bản có Phụ lục kèm theo thì trong văn bản phải có chỉ dẫn
về Phụ lục đó Văn bản có từ hai Phụ lục trở lên thì các Phụ lục phải được đánh số thứ
tự bằng chữ số La Mã
b) Từ “Phụ lục” và số thứ tự của Phụ lục được trình bày thành một dòng riêng, canh giữa, bằng chữ in thường, cỡ chữ 14, kiểu chữ đứng, đậm; tên Phụ lục (nếu có) được trình bày canh giữa, bằng chữ in hoa, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm
c) Thông tin chỉ dẫn kèm theo văn bản trên mỗi Phụ lục được ban hành bao gồm: số, ký hiệu văn bản, thời gian ban hành văn bản và tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản Thông tin chỉ dẫn kèm theo văn bản được canh giữa phía dưới tên của Phụ lục, chữ in thường, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ nghiêng, cùng phông chữ với nội dung văn bản, màu đen
Thông tin chỉ dẫn kèm theo văn bản trên mỗi phụ lục (Kèm theo văn bản số / - ngày tháng năm ) được ghi đầy đủ đối với văn bản giấy; đối với văn bản điện tử, không phải điền thông tin tại các vị trí này
d) Đối với Phụ lục cùng tệp tin với nội dung văn bản điện tử, Văn thư cơ quan chỉ thực hiện ký số văn bản và không thực hiện ký số lên Phụ lục
Đối với Phụ lục không cùng tệp tin với nội dung văn bản điện tử, Văn thư cơ quan thực hiện ký số của cơ quan, tổ chức trên từng tệp tin kèm theo, cụ thể: Vị trí: Góc trên, bên phải, trang đầu của mỗi tệp tin
Hình ảnh chữ ký số của cơ quan, tổ chức: Không hiển thị
Thông tin: số và ký hiệu văn bản; thời gian ký (ngày tháng năm; giờ phút giây; múi giờ Việt Nam theo tiêu chuẩn ISO 8601) được trình bày bằng phông chữ Times New Roman, chữ in thường, kiểu chữ đứng, cỡ chữ 10, màu đen
đ) Số trang của Phụ lục được đánh số riêng theo từng Phụ lục
e) Mẫu trình bày phụ lục văn bản thực hiện theo quy định tại Phụ lục III Nghị định này
Trang 3124
2 Dấu chỉ độ mật, mức độ khẩn, các chỉ dẫn về phạm vi lưu hành
a) Dấu chỉ độ mật Việc xác định và đóng dấu chỉ độ mật (tuyệt mật, tối mật hoặc mật), dấu tài liệu thu hồi đối với văn bản có nội dung bí mật nhà nước được thực hiện theo quy định hiện hành Con dấu các độ mật (TUYỆT MẬT, TỐI MẬT hoặc MẬT) và dấu tài liệu thu hồi được khắc sẵn theo quy định của pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước Dấu chỉ độ mật được đóng vào ô số 10a Mục IV Phần I Phụ lục này; dấu tài liệu thu hồi được đóng vào ô số 11 Mục IV Phần I Phụ lục này
b) Dấu chỉ mức độ khẩn Khi soạn thảo văn bản có tính chất khẩn, đơn vị hoặc
cá nhân soạn thảo văn bản đề xuất mức độ khẩn trình người ký văn bản quyết định Tuỳ theo mức độ cần được chuyển phát nhanh, văn bản được xác định độ khẩn theo các mức sau: hoả tốc, thượng khẩn, khẩn
Con dấu các mức độ khẩn được khắc sẵn hình chữ nhật có kích thước 30 mm x
8 mm, 40 mm x 8 mm và 20 mm x 8 mm, trên đó các từ “HỎA TỐC”, “THƯỢNG KHẨN” và “KHẨN”, trình bày bằng chữ in hoa, phông chữ Times New Roman, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm và đặt cân đối trong khung hình chữ nhật viền đơn Dấu chỉ mức độ khẩn được đóng vào ô số 10b Mục IV Phần I Phụ lục này Mực
để đóng dấu chỉ mức độ khẩn dùng màu đỏ tươi
c) Các chỉ dẫn về phạm vi lưu hành Đối với những văn bản có phạm vi, đối tượng, sử dụng hạn chế, sử dụng các chỉ dẫn về phạm vi lưu hành như “XEM XONG TRẢ LẠI”, “LƯU HÀNH NỘI BỘ”
Các chỉ dẫn về phạm vi lưu hành trình bày tại ô số 11 Mục IV Phần I Phụ lục này, trình bày cân đối trong một khung hình chữ nhật viền đơn, bằng chữ in hoa, phông chữ Times New Roman, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm
3 Ký hiệu người soạn thảo văn bản và số lượng bản phát hành
Được trình bày tại ô số 12 Mục IV Phần I Phụ lục này, ký hiệu bằng chữ in hoa,
SƠ ĐỒ BỐ TRÍ CÁC THÀNH PHẦN THỂ THỨC VĂN BẢN
(Trên một trang giấy khổ A4: 210 mm x 297 mm)
Trang 3225
Ghi chú:
Ô số : Thành phần thể thức văn bản
1 : Quốc hiệu
2 : Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản
3 : Số, ký hiệu của văn bản
4 : Địa danh và ngày, tháng, năm ban hành văn bản
5a : Tên loại và trích yếu nội dung văn bản
Trang 3326
5b : Trích yếu nội dung công văn hành chính
6 : Nội dung văn bản
7a, 7b, 7c : Chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền
8 : Dấu của cơ quan, tổ chức
13 : Ký hiệu người đánh máy và số lượng bản phát hành
14 : Địa chỉ cơ quan, tổ chức; địa chỉ E-Mail; địa chỉ Website; số điện thoại, số Telex, số Fax
* NHỮNG YÊU CẦU CHUNG ĐỐI VỚI VIỆC SOẠN THẢO VĂN BẢN
- Nắm vững đường lối chính sách của Đảng để thể chế hoá chính sách thành pháp luật
- Văn bản được ban hành phù hợp với chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và phạm
vi tác động
- Nắm vững nội dung, phương thức giải quyết công việc đưa ra phải rõ ràng, phù hợp với pháp lệnh hiện hành, thiết thực và đáp ứng nhu cầu thực tế và có tính khả thi
D Câu hỏi thảo luận và ôn tập:
Câu 1: Thể thức của văn bản là gì? Hãy trình bày các yếu tố trong phần thể thức của văn bản Tại sao phải ban hành văn bản theo đúng thể thức?
Câu 2: Tìm và chữa các lỗi sai về thể thức của văn bản
E Tài liệu tham khảo:
1 Giáo trình “Nhập môn công tác văn thư” – Tác giả PGS Vương Đình Quyền (2007)
2 Nghị định 09/2010/NĐ – CP ban hành ngày 08/02/2010 của Chính phủ về sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm
2004 của Chính phủ về công tác văn thư
3 Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật năm 2015
4 Luật số 10/2012/QH13 của Quốc hội : BỘ LUẬT LAO ĐỘNG
5 Mẫu soạn thảo văn bản - NXB Lao động - 2007
6 Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính Phủ về công tác văn thư
7 Thông tư Số: 01/2011/TT-BNV của Bộ Nội vụ Hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính
8 Công báo (các năm 2013, 2014, 2015, 2016)
9 Thông tư Số: 04/2013/TT-BNV Hướng dẫn xây dựng quy chế công tác văn thư, lưu trữ của các cơ quan, tổ chức
10 Các trang mạng :
http://vanban.chinhphu.vn/portal/page/portal/chinhphu/hethongvanban?class_i
Trang 35+ Phân biệt được văn bản pháp qui với các loại văn bản khác
+ Phân biệt được các loại văn bản pháp qui, cơ quan nơi mình công tác nhận biết được có những hình thức văn bản pháp qui nào?
- Kỹ năng:
+ Viết được các văn bản pháp qui theo đúng những yêu cầu về nội dung và hình thức của văn bản pháp qui nơi mình công tác như:quyết đinh, chỉ thị hoặc thông tư
+ Tuân thủ qui trình soạn thảo văn bản pháp qui
+ Hợp tác vơi các bộ phận có liên quan để soạn thảo và ban hành văn bản pháp qui
- Thái độ:
+ Tuân thủ các qui định và thực hiện đúng HĐKT
+ Tinh thần học tập nghiêm túc
C Nội dung bài giảng
1 Khái niệm và đặc điểm của văn bản quy phạm pháp luật (QPPL)
1.1 Khái niệm
Hiện nay văn bản quy phạm pháp luật còn được hiểu dưới nhiều quan niệm khác nhau, tuy nhiên các quan niệm đều có những điểm chung được thể hiện dưới quan niệm sau: Văn bản quy phạm pháp luật là văn bản do các cơ quan nhà nước có thẩm quyền ban hành theo thủ tục, trình tự luật định trong đó chứa đựng các quy tắc
xử sự chung, được áp dụng nhiều lần và được nhà nước đảm bảo thực hiện nhằm điều chỉnh mối quan hệ xã hội theo định hướng xã hội chủ nghĩa
1.2 Đặc điểm
- Do các CQNN có thẩm quyền ban hành
- Chứa các quy tăc xử sự chung của cộng đồng
- Xác lập và điều chỉnh các mối quan hệ pháp lí trong quá trình quản lí
- Mang tính quyền lực đơn phương (Quyền lực một phía, có sự áp đặt của Nhà nước)
- Văn bản không chỉ đích danh một cơ quan, tổ chức hay cá nhân cụ thể nào;
mà được áp dụng chung và được lặp đi lặp lại nhiều lần đối với mọi đối tượng hoặc một nhóm đối tượng, trong phạm vi toàn quốc hoặc từng địa phương
- Được nhà nước đảm bảo thi hành bằng các biện pháp
+ Tuyên truyền, giáo dục, thuyết phục
+ Tổ chức, hành chính, kinh tế
Trang 3629
+ Cưỡng chế bắt buộc thi hành và có quy định chế tài đối với người có hành vi
vi phạm
- Nội dung, thể thức theo quy định của pháp luật
- Có hiệu lực thường xuyên trong khoảng thời gian tương đối lâu dài cho đến khi bị bãi bỏ ( Được áp dụng nhiều lần)
2 Ý nghĩa và tầm quan trọng của văn bản QPPL
2.1 Văn bản là cơ sở đảm bảo thông tin cho hoạt động quản lý của cơ quan, tổ chức
Thông tin phục vụ cho hoạt động quản lý nhà nước chủ yếu bằng văn bản Thông qua văn bản các đơn vị có thể thu thập những thông tin cần thiết cho hoạt động hàng ngày của đơn vị, tạo điều kiện cho hoạt động có hiệu quả nhất Thông tin bao gồm: + Các thông tin về chủ trương đường lối của Đảng, pháp luật của Nhà nước liên quan đến mục tiêu và phương hướng của cơ quan; + Thông tin về nhiệm vụ, mục tiêu hoạt động cụ thể của cơ quan; + Thông tin về đối tượng bị quản lý, về sự biến động của cơ quan, chức năng quyền hạn của cơ quan; + Thông tin về các kết quả đạt được trong quản lý
2.2 Văn bản là phương tiện truyền đạt các quyết định quản lý, điều hành hoạt động
Trong quản lý thì truyền đạt đòi hỏi phải nhanh chóng, chính xác, đúng đối tượng
Nhưng phải truyền đạt như thế nào để các đối tượng bị quản lý hiểu, thông suốt nhiệm vụ nếu không sẽ khó khăn cho thực hiện, hiệu quả thấp
Hệ thống văn bản giúp cho truyền đạt thông tin quản lý một cách rộng rãi, đồng loạt và có độ tin cậy cao
Truyền đạt quyết định và sử dụng văn bản như một phương tiện để truyền đạt là khía cạnh quan trọng của việc tổ chức khoa học lao động quản lý Văn bản giúp cho các nhà quản lý tạo các mối quan hệ về mặt tổ chức trong các cơ quan Hướng hoạt động của các thành viên vào mục tiêu trong quản lý
2.3 Văn bản là phương tiện kiểm tra theo dõi hoạt động của bộ máy lãnh đạo
Kiểm tra là điều kiện tất yếu để đảm bảo cho bộ máy lãnh đạo và quản lý hoạt động có hiệu quả Không kiểm tra chặt chẽ và thiết thực thì mọi chỉ thị, nghị quyết, quyết định của cơ quan chỉ là lý thuyết suông Hệ thống văn bản là căn cứ, phương tiện có hiệu lực trong kiểm tra Xác định các văn bản nào phục vụ cho công tác kiểm tra và biện pháp áp dụng văn bản đó để kiểm tra Nó phù hợp tình huống xuất hiện văn bản đó trên thực tế Nó không tách dời việc phân công trách nhiệm một cách cụ thể, chính xác cho mỗi bộ phận mỗi cán bộ
2.4 Văn bản là công cụ xây dựng hệ thống pháp luật
Thông qua văn bản ta có thể thu thập và tìm được các thông tin, các điều kiện cần để xây dựng một văn bản thuộc hệ thống pháp luật về một ngành hay một lĩnh vực nhất định
3 Yêu cầu về nội dung, hình thức văn bản QPPL
3.1 Những yêu cầu về nội dung
Kỹ thuật trình bày nội dung văn bản gồm kỹ thuật trình bày bố cục chung của văn bản; kỹ thuật trình bày bố cục phần, chương, mục, điều, khoản, điểm; cách đặt câu, cách sử dụng ngôn ngữ trong văn bản
Trang 3730
Đối với các hình thức văn bản được bố cục theo phần, chương, mục, điều thì phần, chương, mục, điều phải có tiêu đề
a Đúng đắn về mặt chính trị
- Đúng với đường lối, chủ trương, chính sách của Đảng và pháp lụât Nhà nước
- Phục vụ cho nhiệm vụ chính trị của cơ quan, tổ chức
b Đảm bảo tính chính xác về mặt pháp lý
- Đúng thẩm quyền ban hành
- Phải đảm bảo tính thống nhất và tính chính xác của pháp luật
- Không làm thiệt hại đến lợi ích của dân
- Dẫn chứng, trích dẫn phải rõ ràng, cụ thể, sự kiện nêu ra phải đầy đủ, thiết thực, đáp ứng yêu cầu của cuộc sống
- Tôn trọng điều ước quốc tế mà nhà nước đã ký kết hoặc tham gia
c Đảm bảo tính đại chúng
- Phù hợp với người đọc, người nghe
- Nội dung thiết thực, lời lẽ giản đơn, dễ nhớ, dễ hiểu
tổ chức bộ máy của các cơ quan Nhà nước ở Trung ương và địa phương thuộc thẩm quyền của Chính phủ, các quy định về phân vạch địa giới, sáp nhập, chia tách các đơn
vị hành chính dưới cấp tỉnh và các chế độ, thể lệ, quản lý hành chính Nhà nước
Phần lớn các quy định của các cơ quan nói trên ban hành quy định những chính sách, chế độ, biện pháp thực hiện áp dụng trong phạm vi cả nước, trong phạm vi một ngành, một lĩnh vực hoặc một địa phương
Trang 3831
Chỉ thị
- Khái niệm: Là hình thức văn bản quy phạm pháp luật ban hành để truyền đạt những chủ trương, chính sách, biện pháp quản lí, chỉ đạo về tổ chức và hoạt động đối với các cấp, các ngành
- Thẩm quyền ban hành: Thủ tướng Chính phủ
4.3 Các văn bản pháp quy của thủ trưởng các cơ quan thuộc Chính phủ
Là các văn bản do Bộ trưởng các Bộ, thủ trưởng các cơ quan ngang Bộ ban hành
- Thông tư
+ Khái niệm: Thông tư là văn bản giải thích, hướng dẫn thực hiện những văn bản của nhà nước ban hành, thuộc phạm vi quản lí của một ngành nhất định Đơn giản hơn, có thể nói thông tư dùng để hướng dẫn nghị định, do cấp bộ, bộ trưởng ký ban hành
Thẩm quyền ban hành: Do nhiều cơ quan phối hợp ban hành ( những cơ quan
có thẩm quyền ban hành Nghị quyết có thể phối hợp với nhau để ban hành Nghị quyết liên tịch)
Thông tư liên tịch
- Khái niệm: Là văn bản do các bộ, cơ quan ngang bộ hoặc giữa các cơ quan đó với tổ chức chính trị - xã hội phối hợp ban hành Để giải quyết các văn bản cấp trên hay của chính cơ quan đó
+ Các Bộ trưởng với nhau;
+ Bộ trưởng với Viện trưởng Viện kiểm sát nhân dân tối cao;
+ Bộ trưởng với Chánh án Tòa án nhân dân tối cao;
+ Bộ trưởng với Viện trưởng Viện kiểm sát nhân dân tối cao và Chánh án Tòa
án nhân dân tối cao;
+ Viện trưởng Viện kiểm sát nhân dân tối cao với Chánh án Tòa án nhân dân tối cao;
+ Bộ với lãnh đạo cấp trung ương của các tổ chức xã hội, tổ chức chính trị xã hội Thẩm quyền ban hành: Do Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang Bộ, Viện Trưởng viện kiểm sát nhân dân tối cao, Chánh án tòa án Nhân dân tối cao ban hành
4.5 Các văn bản pháp quy của chính quyền các cấp địa phương
Chỉ thị
- Khái niệm: Là hình thức văn bản quy phạm pháp luật ban hành để truyền đạt những chủ trương, chính sách, biện pháp quản lí, chỉ đạo về tổ chức và hoạt động đối với các cấp, các ngành
Thẩm quyền: UBND
Trang 3932
Quyết định
- Khái niệm: Là hình thức văn bản do UBND các cấp ban hành trên cơ sở phạm
vi quyền hạn được pháp luật quy định Phần lớn các quy định của các cơ quan nói trên ban hành quy định những chính sách, chế độ, biện pháp thực hiện áp dụng trong phạm
vi cả nước, trong phạm vi một ngành, một lĩnh vực hoặc một địa phương
lý cao nhất" Mọi văn bản QPPL khác đều phải phù hợp với Hiến pháp, phát sinh từ hiến pháp
- Thẩm quyền ban hành Hiến pháp: Quốc hội ban hành
VD: “Hiến pháp nước CHXHCNVN” do Quốc hội ban hành năm 1992
Luật, bộ luật
- Khái niệm: Là văn bản quan trọng có hiệu lực pháp lý cao sau Hiến pháp, do Quốc hội ban hành để cụ thể hoá nguyên tắc cơ bản được ghi trong Hiến pháp, cụ thể hoá một số vấn đề được Hiến pháp giao Luật bao giờ cũng phải phù hợp với Hiến pháp
- Thẩm quyền ban hành Luật, bộ luật: do Quốc hội ban hành
5 Phương pháp soạn thảo các văn bản pháp quy
5.1 Nghị quyết
a Khái niệm:
Là một hình thức văn bản dùng để ghi lại một cách chính xác những kết luận và quyết định của hội nghị tập thể, được thông qua tại cuộc họp về đường lối, chủ trương, chính sách, kế hoạch hoặc các vấn đề cụ thể Nghị quyết là loại văn bản có tính lãnh đạo, chỉ đạo, khi viết không chia thành các điều khoản
b Các bước soạn thảo
- Yêu cầu: Căn cứ vào biên bản của cuộc họp, hội nghị để ra nghị quyết, chú ý vào các kết luận đã được biểu quyết thông qua Đây là phần nội dung chính của các quyết định mà nghị quyết thông qua Sau khi dự thảo xong, phải trình cho hội nghị góp
ý kiến và thông qua ngay tại hội nghị hoặc chờ thông qua ở hội nghị kế tiếp
- Cách trình bày: Nghị quyết không phải chia ra thành các điều khoản, mà chia thành các phần I, II, III hoặc 1,2,3
Trang 40vụ trách nhiệm của từng cấp, từng đơn vị
- Soạn thảo Nghị quyết Ban đại diện Hội đồng quản trị NHCSXH
Nghị quyết của Ban đại diện HĐQT NHCSXH là văn bản lãnh đạo, chỉ đạo của Ban đại diện, ghi lại các quyết định được thông qua tại kỳ họp Ban đại diện về chủ trương, đường lối, chính sách, kế hoạch hoặc các vấn đề cụ thể Nghị quyết được trích
từ Biên bản họp Ban đại diện
- Bố cục bản Nghị quyết gồm: (1) Thời gian, địa điểm, thành phần tham dự cuộc họp; (2) Các nội dung đã được thống nhất tại cuộc họp; (3) Tổ chức thực hiện Nghị quyết; (4) Nơi nhận và lưu Nghị quyết
Mẫu Nghị quyết:
TÊN CQ, TC CHỦ QUẢN (1)
TÊN CƠ QUAN, TỔ CHỨC (2)
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM