Ngô Phước Long A2K73 MK73 HUP BÀI 5 CÁN BỘ QUẢN LÝ Mục tiêu 1 Phân loại các cấp nhà quản lý 2 Trình bày vai trò của nhà quản lý 3 Trình bày các yêu cầu kỹ năng đối với nhà quản lý và tầm quan trọng củ[.]
Trang 1BÀI 5: CÁN BỘ QUẢN LÝ
Mục tiêu:
1 Phân loại các cấp nhà quản lý
2 Trình bày vai trò của nhà quản lý
3 Trình bày các yêu cầu kỹ năng đối với nhà quản lý và tầm quan trọng của các yêu cầu này theo từng cấp quản lý
I KHÁI NIỆM
- Là những người thực hiện các chức năng quản lý và nhiệm vụ quản lý nhất định trong bộ máy quản lý nhằm đảm bảo cho tổ chức đạt được mục tiêu và hiệu quả cao nhất
- Các yếu tố xác định nhà quản lý:
+ Vị thế trong tổ chức với những quyền hạn nhất định trong quá trình ra quyết định
+ Có chức năng thực hiện các công việc quản lý được giao trong toàn bộ hoạt động của tổ chức
+ Có kỹ năng cần thiết để đáp ứng đòi hỏi nhất định của công việc
- Nhà quản lý:
+ Chịu trách nhiệm về hoạt động của tổ chức
+ Liên kết, phối hợp các con người bên trong và bên ngoài của tổ chức cùng các nguồn lực khác để đạt mục tiêu
+ Vai trò của nhà quản trị rõ nét ở tổ chức này và không rõ nét ở tổ chức khác
+ Nhà quản trị có thể hiệu quả ở tổ chức này nhưng lại lúng túng ở tổ chức khác
1 Phân loại nhà quản lý
1.1 Theo cấp quản lý
- Theo 3 cấp tăng dần: cơ sở < trung cấp < cấp cao
Trang 21.1.1 Nhà quản lý cấp cao
- Là những người chịu trách nhiệm toàn diện đối với tổ chức
VD: Chủ tịch, Tổng GĐ, Giám đốc, các Phó tổng giám đốc…
- Họ có quyền:
+ Quyết định các chiến lược hoặc có ảnh hưởng lớn đến các quyết định chiến lược
+ Quyết định các chính sách
+ Chỉ đạo các mối quan hệ của tổ chức với môi trường
1.1.2 Nhà quản lý cấp trung
- Là những người chịu trách nhiệm quản trị những bộ phận và phân hệ của tổ chức
- Có thể bao hàm một vài cấp quản lý
- Là người lãnh đạo một số nhà QL cấp thấp hơn và phải báo cáo cho những nhà QL cấp cao hơn
- Trách nhiệm: chỉ đạo qua trinh triển khai các chính sách của tổ chức và thiết lập mối quan
hệ cân bằng giữa đòi hỏi của các nhà QL và năng lực của nhân viên
1.1.3 Nhà quản lý cấp cơ sở
- Là người chịu trách nhiệm điều hành công việc của những người lao động trực tiếp
- Không kiểm soát hoạt động của các nhà QL khác
VD: Tổ trưởng, đốc công, quản đốc… →các giám sát viên
1.1.4 Mối quan hệ giữa các cấp quản lý
Trang 3- Cần có sự đồng bộ, cân xứng giữa các cấp nhà QL về cả số lượng, kỹ năng, tác phong làm việc… thì mới có thể quản trị tổ chức đạt kết quả và hiệu quả mong muốn, thích ứng với mọi biến động và rủi ro của môi trường
- Số lượng các tầng nấc trung gian quản lý tùy thuộc:
+ Trình độ và năng lực của nhà quản lý
+ Khả năng và ý thức của cấp dưới
+ Mối quan hệ giữa các nhân viên với nhân viên cũng như giữa các nhân viên và nhà quản
lý
+ Tính chất phức tạp và mức độ ổn định của công việc
+ Kỹ thuật thông tin
- Đội ngũ nhà quản lý phải phù hợp với đặc điểm đơn vị (mục đích, cơ cấu tổ chức, loại hình….)
1.2 Theo phạm vi hoạt động
- Cán bộ quản lý chức năng: quản lý một chức năng hoạt động…
- Cán bộ quản lý tổng hợp: quản lý tất cả…
2 Đặc điểm của đơn vị
2.1 Loại tổ chức
- Tổ chức doanh nghiệp: xoay quanh một nhà lãnh đạo duy nhất, người tham gia vào phần lớn quá trình hoạt động và đàm phán cũng như tầm nhìn chiến lược
- Tổ chức chuyên nghiệp (bệnh viện…): bao gồm các nhân viên phần lớn làm việc cá thể, trong khi các nhà quản lý tập trung vào các hoạt động kết nối và giao dịch với bên ngoài, nhằm hỗ trợ và bảo vệ nhân viên
- Tổ chức dự án (phi thể thức): xây dựng xung quanh các ekip dự án gồm các chuyên gia không ngừng sáng tạo, trong khi các nhà quản lý cấp cao tham gia vào việc kết nối và thảo luận để dành được các dự án, còn nhà quản lý dự án tập trung vào việc dẫn dắt cho hoạt động nhóm, thực thi và liên kết để kết nối các ekip khác nhau
- Tổ chức may móc
- Tổ chức truyền giao
- Tổ chức chính trị
VD: Các đơn vị có thể nghiêng về dạng tổ chức này hay dạng tổ chức khác, chẳng hạn: + Giới kinh doanh thích dạng tổ chức doanh nghiệp, đặc biệt là khi bắt đầu khởi sự kinh doanh
+ Các bệnh viện thích dạng tổ chức chuyên nghiệp – các bác sĩ là đồng nghiệp của các nhà quản lý hơn là nhân viên dưới quyền
+ Các nhà sản xuất phim thích dạng tổ chức phi thể thức – tổ chức dự án
2.2 Quy mô, thâm niên và giai đoạn trưởng thành của tổ chức
- Người ta thường cho rằng các tổ chức nhỏ và tuổi đời còn non trẻ sẽ phức tạp và thiếu tính chính thức hơn
Trang 4Ví dụ:
+ Thâm niên: Ngay cả một dàn nhạc giao hưởng non trẻ cũng phải tuân thủ những nghi thức tồn tại từ hàng thế kỷ nay
+ Quy mô: Quy mô làm việc khổng lồ của Sở Y tế Hà Nội ảnh hưởng đến công việc/vai trò của Giám đốc Sở, rất khác biệt với vai trò Giám đốc của một bệnh viện tư nhân nhỏ lẻ
II VAI TRÒ CƠ BẢN CỦA NHÀ QUẢN LÝ
1 Vai trò liên kết con người
- Người đai diện cho tổ chức trong các quan hệ
- Người lãnh đạo/tạo động lực cho nhân viên, phối hợp trong công việc
- Người liên lạc/liên kết: kết nối các quan hệ trong và ngoài tổ chức
2 Vai trò thông tin
- Người thu thập và xử lý thông tin để ra quyết định quản lý
- Người phổ biến thông tin cho các bộ phận liên quan
- Người cung cấp thông tin: vai trò người phát ngôn chính thức
3 Vai trò quyết định
- Người ra quyết định: xác định vấn đề va giải quyết
- Người điều hành: chỉ đạo thực hiện các quyết định đề ra
- Người đảm bảo nguồn lực: phân bổ nguồn lực hợp lý
- Người đàm phán
III CÁC YÊU CẦU VỀ KỸ NĂNG QUẢN LÝ VÀ PHẨM CHẤT ĐẠO ĐỨC
1 Kỹ năng
- Kỹ năng: là khả năng của con người có thể đưa kiến thức vào thực tế nhằm đạt được các kết quả mong muốn với hiệu quả cao
1.1 Kỹ năng tư duy/nhận thức (conceptual skill)
- Là khả năng phát hiện, phân tích và giải quyết các vấn đề quản lý phức tạp
- Nhà quản lý phải có khả năng:
+ Thấy được bức tranh toàn cảnh về thực trang và xu thế biến động của đơn vị do mình phụ trách, của toàn tổ chức và của môi trường
+ Nhận ra những nhân tố chính quyết định trong mỗi hoàn cảnh
+ Nhận thức được các mối quan hệ giữa các phần tử, bộ phận trong tổ chức và mối quan hệ giữa tổ chức và môi trường
- Trong các kỹ năng quản lý, được đánh giá cao và nhấn mạnh nhất là năng lực phân tích và giải quyết vấn đề/hoạch định chiến lược
- Năng lực phân tích và giai quyết vấn đề:
Trang 5+ Xác định rõ vấn đề
+ Hiểu rõ và giải thích được các dữ liệu thông tin
+ Sử dụng thông tin để xây dựng các giải pháp
+ Lựa chọn giải pháp tối ưu cho vấn đề
+ Biết cách lập luận và đưa ra các cam kết trong các tình huống phức tạp
+ Trình bày một cách sáng sủa các ý tưởng trong các bài viết, các diễn văn
1.2 Kỹ năng nhân sự/giao tiếp (human skill)
- Nhà QL có kỹ năng làm việc với con người sẽ tham gia tích cực vào công việc của tập thể, tạo ra được một môi trường trong đó mọi người cảm thấy an toàn, dễ dàng bộc bạch ý kiến
và có thể phát huy tính sáng tạo của mình
- Bao gồm: giao tiếp, đàm phán, thuyết trình, chủ trì cuộc họp
1.2.1 Khả năng làm việc với người khác
- Đánh giá đúng con người, có khả năng thấu hiểu và thông cảm với những tâm tư, tình cảm, nguyện vọng của con người
- Có khả năng dành quyền lực và tạo ảnh hưởng
- Mềm dẻo trong hành vi, có kỹ năng giao tiếp và đàm phán
- Sử dụng một cách có nghệ thuật các phương pháp lãnh đạo con người
- Có khả năng xây dựng và làm việc theo nhóm
- Có khả năng chủ trì các cuộc họp
- Giải quyết tốt các mâu thuẫn trong tập thể
- Quản trị có hiệu quả thời gian và sự căng thẳng của bản thân mình, không để các vấn đề cá nhân ảnh hưởng đến công việc chung…
1.2.2 Tác động quản trị thông qua giao tiếp và đàm phán
1.2.2.1 Giao tiếp
- Phân loại giao tiếp:
+ Giao tiếp trực tiếp & gián tiếp (thông báo, điện thoại, Internet)
+ Giao tiếp chính thức (các cuộc họp, tiếp cấp trên, ký hợp đồng…) và không chính thức + Giao tiếp song phương và đa phương…
- Vai trò giao tiếp: giúp cho người khác (cấp trên, cấp dưới, đối tác):
+ Hiểu ý đồ và thiện chí của đơn vị để thực hiện công việc, để thông cảm
+ Không hiểu nhầm ý đồ, mục tiêu của người quản lý
- Các nguyên tắc giao tiếp: nhà QL buộc phải tuân theo (nhà QL là người đại diện cho hệ thống):
+ Có giao tiếp hơn không giao tiếp
+ Cố gắng đạt được mục tiêu giao tiếp
+ Có chuẩn mực, văn hóa
Trang 6+ Có thiện chí (tìm giải pháp tốt nhất)
+ Không nói thừa, không có cử chỉ thừa
+ Phải có phong cách và kỹ năng gt tốt
1.2.2.2 Đàm phán
- Yêu cầu đàm phán:
+ Phải đạt được kết quả tốt nhất trong số các kết quả dự kiến
+ Tạo được sự thỏa thuận tốt đẹp giữa hai bên trên cơ sở đồng thuận, chân tình ủng hộ lẫn nhau
+ Nếu không thỏa thuận được thì không để tình hình xấu thêm
1.2.2.3 Ngôn ngữ cơ thể
1.3 Kỹ năng kỹ thuật/chuyên môn (technical skill)
- Là khả năng thể hiện các kiến thức và tài năng của nhà QL trong quá trình quản trị các hoạt động thuộc lĩnh vực chuyên môn của mình
- Bao gồm:
+ Kỹ năng thực hiện các hoạt động chuyên môn
VD: Đốc công hướng dẫn thợ cơ khí sử dụng dụng cụ; Kế toán trưởng hướng dẫn kế toán viên thực hiện các quy trình kế toán; Trưởng phòng Marketing phải nắm được công nghệ thực hiện các hoạt động marketing cơ bản…
+ Kỹ năng thực hiện các quy trình quản trị: Hoạch định – Tổ chức – Điều khiển/Lãnh đạo – Kiểm tra/Kiểm soát
- Để hiểu và sử dụng được các phương pháp, quá trình, công cụ, các kỹ năng kỹ thuật; nhà quản lý phải được đào tạo và phải trải qua kinh nghiệm thực tiễn
1.4 Tầm quan trọng của từng kỹ năng theo cấp quản lý
Thay đổi tùy theo từng cấp quản lý:
- Kỹ năng chuyên môn có vai trò va ý nghĩa lớn nhất ở cấp cơ sở và giảm dần ở cấp trung và cấp cao
- Kỹ năng nhân sự/giao tiếp có vai trò quan trọng đối với mọi cấp quản lý, vì công việc quản
lý đòi hỏi khả năng giao tiếp và làm việc với nhân viên, đối tác, cơ quan quản lý khác… Với mỗi cấp QL khác nhau có đối tượng giao tiếp khác nhau nên có những yêu cầu cụ thể khác nhau
- Kỹ năng nhận thức/ tư duy có vai trò quan trọng khi cấp QL càng cao, nhà QL là “bộ não” của tổ chức, quyết định chiến lược phát triển của tổ chức
Trang 72 Phẩm chất cá nhân
- Có tính nguyên tắc
- Có văn hóa
- Có ý chí
- Có tư duy phục thiện