Ngô Phước Long A2K73 MK73 HUP BÀI 4 THÔNG TIN VÀ RA QUYẾT ĐỊNH QUẢN LÝ Mục tiêu 1 Khái niệm, vai trò và yêu cầu của thông tin quản lý 2 Khái niệm, vai trò và yêu cầu của quyết định quản lý 3 Các bước[.]
Trang 1BÀI 4: THÔNG TIN VÀ RA QUYẾT ĐỊNH QUẢN LÝ
Mục tiêu:
1 Khái niệm, vai trò và yêu cầu của thông tin quản lý
2 Khái niệm, vai trò và yêu cầu của quyết định quản lý
3 Các bước trong quá trình ra quyết định và tổ chức thực hiện quyết định quản lý
4 Phân tích được các chức năng chủ yếu của tổ chức thông tin trong quản lý
I THÔNG TIN QUẢN LÝ
1 Khái niệm thông tin quản lý
- Là những tín hiệu mới
- Được thu nhận, cảm thụ, đánh giá là có ích cho việc ra quyết định hoặc giải quyết một nhiệm vụ nào đó trong quản lý
2 Đặc trưng
- Gắn với quá trình quản lý
- Có tính tương đối
- Có tính định hướng
- Tồn tại trong các vật mang tin
3 Quá trình lĩnh hội thông tin
4 Vai trò của thông tin quản lý
- Tiền đề cho quản lý
- Công cụ của quản lý
4.1 Thông tin gắn liền với quá trình quản lý
- Quá trình quản lý là quá trình thông tin: thu thập – xử lý – ra quyết định – truyền đạt – lưu trữ
- Liên kết, phối hợp giữa các cá nhân và bộ phận trong tổ chức nhằm đạt được mục tiêu đề
ra
- Mối liên hệ thông tin của hệ thống quản lý:
Trang 24.2 Thông tin quyết định hiệu quả
- Thông tin là một nguồn lực của sự phát triển, là của cải và là hàng hóa
- Chủ thể quản lý có được thông tin tốt sẽ có khả năng ra quyết định đúng đắn, kịp thời và nâng cao hiệu quả hoạt động của tổ chức
- Hệ thống thông tin cần được tổ chức một cách khoa học, chính xác và hợp lý
- Hệ thống TT tốt nâng cao hiệu quả quản lý trong tổ chức cũng như toàn bộ nền kinh tế quốc dân
5 Yêu cầu đối với thông tin quản lý
- Tính chính xác
- Tính kịp thời
- Tính hệ thống, tổng hợp, đầy đủ
- Tính có thẩm quyền
- Tính bảo mật
- Tính kinh tế
6 Phân loại thông tin quản lý
6.1 Mối quan hệ giữa tổ chức và môi trường ngoài
- Thông tin bên trong
- Thông tin bên ngoài
6.2 Theo chức năng của thông tin
- Thông tin chỉ đạo
- Thông tin thực hiện
6.3 Theo cách truyền tin
- Thông tin có hệ thống
- Thông tin không có hệ thống
Trang 36.4 Theo hướng chuyển động của thông tin
- Thông tin dọc
- Thông tin ngang
6.5 Theo nội dung và thông tin phản ánh
- Thông tin về chủ trương, chính sách, pháp luật
- Thông tin về tình hình thị trường: giá cả, nhu cầu, khách hàng
- Thông tin khoa học công nghệ
7 Tổ chức hệ thống thông tin trong quản lý
- Là tập hợp các phương tiện, các PP và các tổ chức có liên hệ chặt chẽ nhằm thu thập, lưu trữ, tìm kiếm, xử lý và cung cấp TT cần thiết cho công tác quản lý
- Chức năng của hệ thống thông tin:
+ Thu thập
+ Xử lý
+ Khai thác
+ Lưu trữ
+ Cung cấp
II QUYẾT ĐỊNH QUẢN LÝ
1 Khái niệm
- Quyết định quản lý là sản phẩm lao động của người lao động
- Nhằm định ra mục tiêu, chương trình và các hoạt động của tổ chức trên cơ sở vận dụng quy luật khách quan, phân tích thông tin về hiện trạng của tổ chức và môi trường
2 Vai trò
- Chủ thể quản lý thông qua quyết định quản lý tác động vào đối tượng quản lý để đạt mục tiêu nhất định
- Việc ra quyết định quản lý là công việc thường xuyên và chủ yếu của người lãnh đạo
- Vai trò của quyết định quản lý:
+ Nhằm giải quyết những vấn đề nảy sinh trong hoạt động của tổ chức
+ Là phương án mang lại hiệu quả cao nhất
+ Có tác động lớn tới sự tồn vong của tổ chức
+ Cấp quản lý càng cao quyết định quản lý càng quan trọng
3 Yêu cầu đối với quyết định quản lý
3.1 Tính hợp pháp
- Ban hành trong phạm vi thẩm quyền của tổ chức và cá nhân
- Không trái với các quy định của pháp luật
Trang 4- Ban hành đúng thủ tục và thể chức
- Mọi quyết định không đảm bảo tính hợp pháp đều bị đình chỉ hoặc loại bỏ
- Cá nhân hoặc tổ chức đưa ra quyết định đó phải chịu trách nhiệm trước pháp luật
3.2 Tính khoa học của quyết định
- Phải phù hợp với định hướng và mục tiêu của tổ chức
- Phù hợp với quy luật khách quan và các nguyên tắc quản lý
- Được đưa ra dựa trên cơ sở vận dụng các phương pháp khoa học
- Phù hợp với điều kiện cụ thể, với tình huống cần đưa ra quyết định
3.3 Tính thống nhất
- Các quyết định được ban hành bởi các cấp, các bộ phận chức năng phải thống nhất theo cùng một hướng
- Các quyết định đang có hiệu lực không được mâu thuẫn, trái ngược và phủ định nhau
3.4 Tính kịp thời, chính xác, dễ hiểu
- Đúng thời điểm, đối tượng, tình huống cần thiết
- Cụ thể về thời gian và người thực hiện
- Rõ ràng, dễ hiểu, loại trừ những cách giải thích, cách hiểu khác nhau trong cùng một quyết định
3.5 Phù hợp với điều kiện và cơ sở vật chất để thực hiện quyết định
- Các quyết định quản lý phải căn cứ vào các điều kiện nhất định: nhân lực, tài lực, vật lực, tin lực,…
- Cần chú ý đến yếu tố kích thích về vật chất để mọi người hăng hái, tích cực thực hiện quyết định
4 Quá trình ra quyết định và tổ chức thực hiện
4.1 Căn cứ ra quyết định
- Dựa vào yêu cầu của các quy luật khách quan
- Dựa vào các nguyên tắc quản lý
- Dựa trên cơ sở thông tin
- Dựa trên cơ sở đảm bảo các nguồn lực cần thiết
4.2 Các bước ra quyết định
4.2.1 Xác định nhiệm vụ ra quyết định
Cần làm rõ:
- Tại sao phải đưa ra nhiệm vụ đó?
- Nhiệm vụ đó thuộc loại nào?
- Tính cấp bách của việc giải quyết nhiệm vụ đó?
- Tình huống phát sinh nhiệm vụ, những nhân tố ảnh hưởng tới việc giải quyết nhiệm vụ?
- Mục tiêu cần đạt được của quyết định?
Trang 54.2.2 Chọn tiêu chuẩn đánh giá phương án
- Xác định tiêu chuẩn đánh giá các phương án
- Yêu cầu của các tiêu chuẩn:
+ Phản ánh được đóng góp của phương án vào việc thực hiện các mục tiêu quyết định + Mỗi vấn đề quyết định có thể đặt ra một hoặc một số mục tiêu và tương ứng là một hoặc một số mục tiêu và tương ứng là một hoặc một số tiêu chuẩn đánh giá hiệu quả
(+) Lưu ý:
+ Không nên lựa chọn quá nhiều tiêu chuẩn
+ Ưu tiên lựa chọn những tiêu chí phản ánh kết quả cuối cùng của phương án quyết định + Khi lựa chọn tiêu chuẩn cần có hệ số phản ánh tầm quan trọng của các mục tiêu để đánh giá chính xác
4.2.3 Dự kiến các phương án có thể có
- Cần dự kiến tất cả các phương án có thể có để giải quyết nhiệm vụ
- Có thể dựa vào kinh nghiệm và kiến thức của bản thân, ý kiến đề xuất của các chuyên gia
4.2.4 Đánh giá các phương án
- Xác định giá trị của phương án theo tiêu chuẩn …
4.2.5 Lựa chọn phương án quyết định
- Dựa trên cơ sở kết quả phân tích, đánh giá để lựa chọn phương án tốt nhất
Việc lựa chọn nên có sự tham gia của tập thể, chuyên gia kinh nghiệm, người có vai trò -trong việc thực hiện quyết định sắp ban hành
- Phương án tốt nhất sẽ được xem xét lựa chọn
- Người lãnh đạo phải trực tiếp ra quyết định và chịu trách nhiệm về quyết định đó2.4.2.6
Ra văn bản quyết định
4.2.6 Ra văn bản quyết định
- Các quyết định quản lý thường được thể hiện dưới dạng văn bản để trở thành văn bản quản
lý
- Phần nội dung văn bản quyết định thể hiện phương án quyết định đã lựa chọn của người có thẩm quyền ra quyết định
- Phần hình thức và thể thức văn bản theo đúng quy định của pháp luật
4.3 Tổ chức thực hiện các quyết định quản lý
4.3.1 Lập kế hoạch tổ chức thực hiện
- Phải xuất phát từ giới hạn hiệu lực của quyết định và tiến độ thời gian tùy theo tính chất và phạm vi của quyết định
- Phải cụ thể và chi tiết:
+ Việc gì, ai làm, khi nào bắt đầu, khi nào kết thúc
+ Phương tiện và kinh phí, tiến độ thực hiện
+ Số lượng nhân công cần thiết và chuyên môn thích hợp để thực hiện
Trang 64.2.2 Truyền đạt quyết định
- Quyết định quản lý cần được truyền đạt đến người thực hiện một cách kịp thời, chính xác
- Quyết định cần nêu rõ những nội dung cụ thể sau:
+ Ai làm?
+ Ở đâu? Khi nào?
+ Làm bằng …
- Sau đó, quyết định phải được thông báo, truyền đạt kịp thời, chính xác cho người thực hiện
- Việc truyền đạt phải bao gồm cả công tác giáo dục, tuyên truyền giải thích cho những người thực hiện về mục đích, ý nghĩa và nội dung của quyết định
- Cần làm cho người thực hiện thông suốt cả về tư tưởng để đem hết nhiệt tình, sức sáng tạo
ra để thực hiện
4.3.3 Thực hiện quyết định theo kế hoạch
- Quyết định phải được triển khai theo đúng kế hoạch
- Bộ máy, nguồn lực phải được huy động, triển khai
4.3.4 Kiểm tra việc thực hiện quyết định
- Kiểm tra tác động đến quá trình thực hiện trên hai mặt
- Tác động trực tiếp, tích cực đến hành vi người thực hiện, thúc đẩy kịp thời, tích cực đến hành vi người thực hiện, thúc đẩy kịp thời, trình tự nhiệm vụ đã đặt ra
- Kịp thời phát hiện, ngăn ngừa, khắc phục những sai sót, vấn đề mới nảy sinh trong quá trình thực hiện
4.3.5 Điều chỉnh quyết định
- Các nguyên nhân dẫn đến sự cần phải điều chỉnh quyết định:
+ Do tổ chức không tốt việc thực hiện quyết định
+ Có những thay đổi đột ngột các điều kiện thực hiện quyết định do những yếu tố khách quan
+ Có sai lầm trong bản thân quyết định
- Có thể điều chỉnh một số yếu tố nào đó của quyết định thậm chí có thể ra một quyết
(+) Lưu ý:
+ Chỉ điều chỉnh quyết định khi xuất hiện những tình huống mới làm cho quyết định trước đây không còn phù hợp
+ Người lãnh đạo cần phải có bản lĩnh, dám chịu trách nhiệm khi điều chỉnh quyết định + Tránh tình trạng để quyết định quá lỗi thời, gây thiệt hại và tâm lý thiếu tin tưởng của người thực hiện
+ Chỉ điều chỉnh khi thấy thật sự cần thiết,tránh tình trạng điều chỉnh một cách tùy tiện
4.3.6 Tổng kết việc thực hiện quyết định
- Mục đích:
Trang 7+ Làm cho tập thể và cá nhân thấy rõ kết quả hoạt động
+ Rút ra bài học kinh nghiệm trong công tác quản lý
- Nội dung:
+ Đánh giá lại chất lượng của quyết định và quá trình thực hiện quyết định
+ Phân tích rõ những thành công cũng như những sai lầm, thiếu sót
+ Phát hiện tiềm năng chưa được khai thác, sử dụng trong quá trình thực hiện quyết định
- Đưa ra những kết luận và kiến nghị để cải tiến, đổi mới cơ chế quản lý
- Tổng kết chính là kết thúc chu kỳ quản lý cũ và mở đầu cho một chu kỳ quản lý mới
- Khi tổng kết cần sử dụng tổng hợp các phương pháp theo quan điểm hệ thống
- Cần phải tìm ra nguyên nhân thành công hoặc thất bại và có đánh giá một cách tổng hợp