QUY TRÌNH CHUẨN BỊ LÀM VIỆC

Công tác chuẩn bị an ninh trong doanh nghiệp là một quá trình đảm bảo an ninh thông tin và tài sản của doanh nghiệp. Mục tiêu của công tác chuẩn bị an ninh trong doanh nghiệp là đảm bảo tính bảo mật, sẵn sàng ứng phó với các rủi ro an ninh và giảm thiểu thiệt hại trong trường hợp xảy ra sự cố

CHUẨN BỊ LÀM VIỆC

Mã số: …/AN/CB-001

Lần ban hành: 01 Ngày ban hành: ./ /2021 Ngày hiệu lực: …/…/2021

Số trang: 1 / 11

QUY TRÌNH CHUẨN BỊ VÀO GIỜ LÀM VIỆC MỤC TIÊU CÔNG VIỆC: Giúp các cấp CBNV Bộ phận An ninh định hình các bước, công việc cần làm để chuẩn bị vào giờ làm việc.

BÙI ĐỨC QUY

Bộ Phận An Ninh

 MỤC ĐÍCH:

Giúp các cấp CBNV Bộ phận An ninh định hình các bước, công việc cần làm để chuẩn bị vào giờ làm việc.

Bước 1:

Đúng giờ

Biết trước lịch làm việc của mình.

❖ Nắm rõ lịch làm việc.

❖ Có mặt ít nhất 15 phút trước khi

ca làm việc của mình.

❖ Để không bị đi nhầm ca làm việc.

❖ Để có đủ thời gian thay đồng phục và giải quyết các nhu cầu vệ sinh cá nhân khác.

Bước 2:

Thay đồng

phục

Thay đồng phục

đã được Khách sạn cấp phát, vệ sinh cá nhân trong phòng thay

đồ nhân viên.

❖ Giải quyết các nhu cầu vệ sinh

cá nhân.

❖ Thay quần áo theo đúng trang phục bộ phận khách sạn đã cấp phát Treo hoặc gấp gọn quần áo thường phục của bạn trong tủ riêng

có khóa.

❖ Để các đồ đạc cá nhân trong tủ riêng có khóa.

❖ Tắt điện thoại di động và để trong tủ tiêng có khóa.

❖ Để giải quyết các nhu cầu vệ sinh cá nhân Tránh ảnh hưởng đến công việc.

❖ Để cho khách dễ nhận biết các nhân viên của khách sạn

và bộ phận mà nhân viên đó làm việc.

❖ Để không ảnh hưởng đến công việc.

❖ Để bạn không nhận được cuộc gọi cá nhân trong khi làm việc.

Bước 3:

Chấm công

vân tay

Chấm công vân tay trước khi vào

ca làm việc

❖ Chấm công vân tay đúng giờ và

máy chấm công phải báo “Xin cảm ơn!” thì công làm việc đó mới được

chấp nhận.

❖ Để không bị trừ lương

và trừ thành tích đánh giá

cá nhân.

Bước 4:

Đọc bảng

thông báo

Đọc bảng thông báo dành cho CBNV.

❖ Nắm bắt được nội dung các thông báo.

❖ Nắm bắt tình hình nội bộ.

❖ Để nắm bắt, hiểu rõ các thông tin quan trọng liên quan đến công việc.

Bước 5:

Về vị trí tập

hợp đầu ca

Di chuyển về vị trí tập hợp đầu ca.

❖ Nhân viên về vị trí tập hợp đầu

ca trước thời gian tập hợp ít nhất

05 phút.

❖ Để có thời gian nắm bắt được các thông tin quan trọng mà có thể không được dán trên bảng tin.

Bước 6:

Ký nhận vị

trí và ký

nhận bộ

đàm

Nhân viên ký tên vào bảng phân công vị trí ca trực

và ký nhận bộ đàm.

❖ Nhân viên xem bảng phân vị trí ca trực do Giám sát/ Trưởng

ca đã phân công trước đó.

❖ Nhân viên ký tên vào bảng phân công vị trí ca trực và ký nhận

bộ đàm.

❖ Để biết được mình làm vị trí nào và nhận bộ đàm để liên lạc khi cần thiết.

❖ Để xác nhận

Câu hỏi đào tạo:

1 Nêu các nguyên tắc và quy định của khách sạn về việc đi làm đúng giờ?

2 Nêu các nguyên tắc và tiêu chuẩn tác phong, diện mạo của khách sạn?

3 Nêu các nguyên tắc và quy định của khách sạn về nhận dạng nhân viên?

Lần ban hành Ngày ban hành Nội dung sửa đổi Người phụ trách

01 / /2021 Ban hành phiên bản mới Bùi Đức Quý

CHUẨN BỊ LÀM VIỆC

Mã số: …/AN/CB-002 Lần ban hành: 01 Ngày ban hành: ./ /2021

Ngày hiệu lực: …/…/2021

Số trang: 3/11

QUY TRÌNH TẬP HỢP ĐẦU CA

MỤC TIÊU CÔNG VIỆC: Giúp các cấp CBNV Bộ phận An ninh định hình các bước, công việc cần làm để chuẩn bị vào giờ làm việc.

BÙI ĐỨC QUY

Bộ Phận An Ninh

Bước 1:

Tập hợp

đội hình

Giám sát/ Trưởng

ca tập hợp đội hình

thành 2 hàng ngang

❖ Giám sát/ Trưởng ca hô to, rõ ràng, dõng

dạc “Ca thành 2 hàng ngang Tập hợp”

❖ Nhân viên tập hợp và phát triển về phía

bên trái Giám sát/ Trưởng ca

❖ Thứ tự phát triển từ cao đến thấp.

❖ Mỗi người đứng cách nhau 75cm

(khoảng 01 sải tay)

❖ Để nhân viên tập trung, chú ý

❖ Thống nhất việc phát triển hàng

❖ Để đội hình không bị cao thấp lộ cộ

❖ Để có giãn cách hợp lý và thoải mái khi làm các bước tiếp theo

Bước 2:

Chỉnh đốn

tác phong

Nhân viên chỉnh đốn tác phong, diện

mạo trước khi vào

nhận ca

❖ Sau khi các NVAN đã xếp hàng ngay

ngắn thì Giám sát/ Trưởng ca đứng lên trước hàng quân

❖ Giám sát/ Trưởng ca hô “Chỉnh đốn tác phong”.

❖ Nhân viên dưới hàng tự chỉnh đốn, kiểm

tra lại tác phong theo tuần tự từ trên xuống dưới (Mũ, cầu vai, ve áo, caravat, biển tên, cúc áo, thắt lưng, cúc quần, khóa quần, giầy, tất)

❖ Tác phong phải ngay ngắn, chỉnh tề Đối

với các trường hợp thiếu quân trang đã được cấp thì Giám sát/ Trưởng ca cho nhân viên đó

ra khỏi hàng Bao giờ mượn được đủ quân trang thì mới cho vào hàng

❖ Ngoài ra Giám sát/ Trưởng ca phải kiểm tra

tóc (không được chờm qua tai), râu (cạo nhẵn), ria (cạo nhẵn), móng tay (không để móng tay dài, móng tay bẩn) của nhân viên dưới hàng

❖ Để Giám sát/ Trưởng ca có thể quan sát được toàn bộ hàng quân

❖ Ra lệnh cho NVAN

❖ Đáp ứng đúng theo quy định của Tập đoàn, khách sạn về tiêu chuẩn tác phong, diện mạo Đáp ứng tiêu chuẩn dịch vụ

❖ Đảm bảo tiêu chuẩn dịch vụ

Bước 3:

Nghiêm,

nghỉ, quay

tại chỗ

Giám sát/ Trưởng

ca ra lệnh cho nhân

viên dưới hàng tập

các động tác đứng

nghiêm, nghỉ, quay tại

chỗ

❖ Động tác nghiêm:

● Giám sát/ Trưởng ca hô “Nghiêm” chỉ

có động lệnh, không có dự lệnh

● Nhân viên dưới hàng về tư thế đứng

nghiêm

- Hai gót chân đặt sát nhau đặt trên một đường ngang thẳng, hai bàn chân mở rộng

450 tính từ mép trong hai bàn chân

- Hai đầu gối thẳng, sức nặng toàn thân dồn đều vào hai chân

- Ngực nở, bụng hơi hóp lại, hai vai thăng bằng, hai tay buông thẳng

- Năm ngón tay khép lại, cong tự nhiên, đầu ngón tay cái đặt vào giữa đốt thứ nhất

và đốt thứ hai của ngón tay trỏ Đầu ngón tay giữa đặt theo đường chỉ quần

- Đầu ngay, miệng ngậm, cằm hơi thu về sau, mắt nhìn thẳng

❖ Động tác nghỉ:

● Giám sat/ Trưởng ca hô “Nghỉ” chỉ có

❖ Ra lệnh cho NVAN.

❖ Để NVAN thuần thục các

động tác nghiêm, nghỉ, quay tại

động lệnh, không có dự lệnh.

● Nhân viên dưới hàng về tư thế nghỉ.

- Đầu gối trái hơi chùng, sức nặng toàn

thân dồn vào chân phải

- Thân trên và hai tay vẫn giữ như khi

đứng nghiêm

- Khi mỏi đổi chân, trở về tư thế nghiêm

rồi chuyển sang đầu gối phải hơi chùng, sức

nặng toàn thân dồn vào chân trái

❖ Động tác quay tại chỗ:

● Quay bên phải:

- Giám sát/ Trưởng ca hô “Bên phải –

QUAY” có dự lệnh và động lệnh “Bên

phải” là dự lệnh “QUAY” là động lệnh.

- Khi nghe dứt động lệnh “QUAY” nhân

viên dưới hàng làm 02 cử động

+ Cử động 1: Thân trên vẫn giữ ngay ngắn,

hai đầu gối thẳng tự nhiên Lấy gót chân

phải và mũi chân trái làm trụ, phối hợp với

đà xoay của người quay toàn thân sang

phải 900, sức nặng toàn thân dồn vào phân

phải

+ Cử động 2: Đưa chân trái lên thành tư thế

đứng nghiêm

● Quay bên trái:

- Giám sát/ Trưởng ca hô “Bên trái –

QUAY” có dự lệnh và động lệnh “Bên trái”

là dự lệnh, “QUAY” là động lệnh.

- Khi nghe dứt động lệnh “QUAY” nhân

viên dưới hàng làm 02 cử động

+ Cử động 1: Thân trên vẫn giữ ngay ngắn,

hai đầu gối thẳng tự nhiên Lấy gót chân trái

và mũi chân phải làm trụ, phối hợp với đà

xoay của người quay toàn thân sang trái

900, sức nặng toàn thân dồn vào phân trái

+ Cử động 2: Đưa chân phải lên thành tư

thế đứng nghiêm

● Đằng sau quay:

- Giám sát/ Trưởng ca hô “Đằng sau –

QUAY” có dự lệnh và động lệnh; “Đằng sau”

là dự lệnh, “QUAY” là động lệnh

- Khi nghe dứt động lệnh “QUAY” nhân

viên dưới hàng làm 2 cử động

+ Cử động 1: Thân trên vẫn giữ ngay ngắn,

hai đầu gối thẳng tự nhiên, lấy gót chân trái

và mũi bàn chân phải làm trụ, phối hợp với

đà xoay của người quay toàn thân sang trái

1800, sức nặng toàn thân dồn vào chân trái

chỗ Đáp ứng được tiêu chuẩn

và yêu cầu nhiệm vụ

+ Cử động 2: Đưa chân phải lên thành tư thế đứng nghiêm

 Đối với nhân viên quay tại chỗ bị sai thì Giám sát/ Trưởng ca mời nhân viên đó ra đứng trước hàng quân để hướng dẫn nhân viên quay đúng động tác Sau khi nhân viên

đó biết sai và sửa lại thì mới cho nhân viên

đó về hàng

❖ Để làm gương cho các nhân

viên khác học theo và cũng để hướng dẫn lại cho nhân viên tập sai động tác

Bước 4:

Chào điều

lệnh, thôi

chào

Giám sát/ Trưởng

ca ra lệnh cho nhân

viên dưới hàng chào

điều lệnh và thôi chào

❖ Động tác chào:

Giám sát/ Trưởng ca ra lệnh cho hàng quân trở về tư thế đứng nghiêm trước khi tiến hành chào điều lệnh

Giám sát/ Trưởng ca hô “CHÀO” chỉ có

động lệnh, không có dự lệnh

● Đối với mũ mềm:

Khi nghe dứt động lệnh “CHÀO” nhân viên

dưới hàng tay phải đưa lên theo đường gần nhất, đặt đầu ngón tay giữa chạm vào bên phải vành lưỡi trai, năm ngón tay khép lại và duỗi thẳng, lòng bàn tay úp xuống và hơi chếch về trước; bàn tay, cánh tay dưới thành một đường thẳng, cánh tay trên nâng lên và ngang với thân người, đầu ngay ngắn, mặt nhìn thẳng vào người mình chào

● Đối với không đội mũ:

Giống như động tác chào khi đội mũ, chỉ khác ở chỗ đầu ngón tay giữa cao ngang, chạm vào đuôi lông mày bên phải

❖ Thôi chào:

- Giám sát/ Trưởng ca hô “THÔI” chỉ có

động lệnh, không có dự lệnh

- Khi nghe dứt động lệnh “THÔI”, Nhân

viên dưới hàng tay phải đưa xuống dứt khoát và theo đường gần nhất về tư thế đứng nghiêm

Giám sát/ Trưởng ca phải quan sát và chỉnh lại cho những nhân viên làm sai động tác chào

❖ Ra lệnh cho NVAN

❖ Để NVAN rèn luyện thuần thục các động tác chào điều lệnh khi gặp Chủ tịch, Trưởng

bộ phận An ninh, chào xe khách VIP

Bước 5:

Chụp ảnh

báo cáo

Giám sát/ Trưởng

ca chụp ảnh đội hình

chào điều lệnh để báo

cáo Trưởng, Phó bộ

phận An ninh

❖ Ảnh chụp phải đầy đủ đội hình, rõ nét,

không bị mờ, lóa, ngược sáng

❖ Để Trưởng, Phó bộ phận an ninh kiểm tra tác phong, diện mạo nhân viên trước khi vào ca

Bước 6:

Điểm danh

quân số

Giám sát/ Trưởng

ca điểm danh quân số

xem ca trực có vắng ai

không

❖ Giám sát/ Trưởng ca tiến hành điểm

danh quân số trong ca trực của mình theo lịch làm việc

❖ Nhân viên dưới hàng khi nghe đến tên

thì hô “CÓ”

❖ Mục đích Giám sát/ Trưởng ca kiểm tra xem trong ca trực có vắng nhân viên nào không

❖ Thông báo cho Giám sát/ Trưởng ca mình có mặt trong ca

Bước 7:

Phân công,

nhắc nhở

các vị trí

Giám sát/ Trưởng

ca phân công vị trí và

nhiệm vụ cho NVAN

❖ Giám sát/ Trưởng ca đọc tên nhân viên và

vị trí mà nhân viên đó được phân công đảm nhiệm, nhắc nhở thêm với nhân viên làm vị trí

đó nếu có sự thay đổi để nhân viên nắm được tình hình và chủ động hơn trong công việc

❖ Nhân viên dưới hàng khi nghe chỉ huy

phân công vị trí và nhắc nhở xong thì hô

“RÕ”

❖ Nếu còn thắc mắc hoặc chưa nắm được

nhiệm vụ thì phải trao đổi ngay với Giám sát/ Trưởng ca

❖ Để NVAN nắm được vị trí và nhiệm vụ các khu vực do mình đảm nhiệm

❖ Để Giám sát/ Trưởng ca biết được NVAN đó đã nắm được vị trí và nhiệm vụ được giao

❖ Để NVAN nắm rõ ràng và chi tiết hơn về các nhiệm vụ của mình

Bước 8:

Chào văn

hóa Tập

đoàn/ Công

ty

Giám sát/ Giám sát/ Trưởng ca cho

NVAN dưới hàng

chào văn hóa Tập

đoàn/ Công ty

❖ Bước lên trước:

● Giám sát/ Trưởng ca hô “Hàng thứ nhất bước lên trước một bước – BƯỚC” có dự lệnh và động lệnh “Hàng thứ nhất bước lên trước một bước” là dự lệnh “BƯỚC” là động

lệnh

● Khi nghe dứt động lệnh “BƯỚC” nhân

viên hàng thứ nhất làm các cử động sau:

- Cử động 1: Bước chân trái lên trước một bước khoảng 75cm

- Cử động 2: Đưa chân phải lên thành tư thế đứng nghiêm

❖ Đằng sau quay:

● Giám sát/ Trưởng ca hô “Hàng thứ nhất đằng sau – QUAY” có dự lệnh và động lệnh; “Hàng thứ nhất đằng sau” là

dự lệnh, “QUAY” là động lệnh

● Khi nghe dứt động lệnh “QUAY” nhân viên

hàng thứ nhất làm 2 cử động

- Cử động 1: Thân trên vẫn giữ ngay ngắn, hai đầu gối thẳng tự nhiên, lấy gót chân trái và mũi bàn chân phải làm trụ, phối hợp với đà xoay của người quay toàn thân sang trái 1800, sức nặng toàn thân dồn vào chân trái

- Cử động 2: Đưa chân phải lên thành tư thế đứng nghiêm

❖ Động tác chào:

- Giám sát/ Trưởng ca hô “CHÀO” chỉ có

động lệnh, không có dự lệnh

- Khi nghe dứt động lệnh “CHÀO” nhân

viên dưới hàng cúi nửa trên thân người một góc 150 đầu hơi ngẩng, mặt nhìn thẳng vào

❖ Để có khoảng cách không quá gần cũng như không quá xa khi thực hiện các động tác tiếp theo

❖ Đê 2 hàng nhân viên đối mặt nhau và chỉnh cho nhau sao cho đúng

❖ Để NVAN rèn luyện thuần thục động tác chào theo văn hóa Tập đoàn khi gặp Ban Giám đốc, Các trưởng bộ phận, khách lưu trú

người mình chào, nửa thân dưới vẫn ở tư thế đứng nghiêm

❖ Thôi chào:

● Giám sát/ Trưởng ca hô “THÔI” chỉ có

động lệnh, không có dự lệnh

● Khi nghe dứt động lệnh “THÔI”, Nhân viên

dưới hàng thẳng lưng, đưa nửa thân trên người

về tư thế đứng nghiêm

Bước 9:

Giải tán đội

hình

Giám sát/ Trưởng

ca cho NVAN về nhận

vị trí nhận nhiệm vụ

đã được phân công

❖ Giám sát/ Trưởng ca hô “Các đồng chí

về vị trí”.

❖ Khi nghe dứt mệnh lệnh các nhân viên

dưới hàng trật tự đi về vị trí đã được Giám sát/ Trưởng ca giao nhiệm vụ

❖ Để ra lệnh cho nhân viên dưới hàng biết phải làm gì

❖ Để giữ trật tự, tránh lộn xộn, tạo tác phong chuyên nghiệp khi thực hiện xong quy trình tập hợp đầu ca, phân vị trí

Câu hỏi đào tạo:

1 Nêu giãn cách quy định?

2 Khi chỉnh đốn tác phong cần phải chú ý những điều gì?

3 Thực hành các động tác quay tại chỗ, chào điều lệnh, chào văn hóa Tập đoàn, Công ty

4 Khi điểm danh quân số, nhắc nhở các vị trí cần phải chú ý những yếu tố gì?

Lần ban hành Ngày ban hành Nội dung sửa đổi Người phụ trách

01 / /2021 Ban hành phiên bản mới Bùi Đức Quý

CHUẨN BỊ LÀM VIỆC

Mã số: …/AN/CB-003

Lần ban hành: 01 Ngày ban hành: ./ /2021 Ngày hiệu lực: …/…/2021

Số trang: 9 / 11

QUY TRÌNH NHẬN CA MỤC TIÊU CÔNG VIỆC: Giúp CBNV Bộ phận An ninh biết các bước cần thực hiện khi nhận ca để đảm bảo nhận ca không bị thiếu sót

BÙI ĐỨC QUY

Bộ Phận An Ninh

 MỤC ĐÍCH:

Giúp CBNV Bộ phận An ninh biết các bước cần thực hiện khi nhận ca để đảm bảo nhận ca không bị thiếu sót

Bước 1:

Kiểm tra

sổ sách

Kiểm tra các ghi chép của ca trước trong tất

cả các sổ có tại

vị trí.

 Cập nhật các thông tin của các ca trước mà bạn không làm việc

 Ghi nhớ các thông tin quan trọng có liên quan đến ca làm việc Cần thiết thì ghi lại vào sổ tay nhân viên.

 Cách ghi chép phải theo đúng tiêu chuẩn, quy định.

 Ghi đúng thứ tự thời gian

- Đầu ca.

- Diễn biến ca trực.

+ Ghi rõ diễn biến ca trực theo khung giờ 01 tiếng cập nhật sổ 01 lần.

- Kết thúc ca trực.

 Bàn giao ca sau.

 Ký nhận và ký giao.

 Sổ ghi chép phải cập nhật mỗi ca.

 Chữ viết rõ ràng, dùng bút có mực không phai.

 Sổ được bảo quản dưới dạng tài liệu mật Chỉ NVAN mới được phép xem sổ và sử dụng sổ.

 Mọi thông tin phải được bảo mật.

 Để có bức tranh toàn cảnh

về các diễn biến sự việc.

 Nắm bắt bất cứ hiện tượng bất thường nào.

 Để ghi lại mọi sự vật, hiện tượng có liên quan đến vấn

đề an ninh.

 Tránh rò gỉ thông tin với người không có thẩm quyền.

Bước 2:

Cập nhật

thông tin

từ ca trước

Trao đổi với nhân viên ca trước ở vị trí đó những vấn đề còn tồn đọng, chưa xử lý xong.

 Nắm bắt các sự kiện liên quan đến tiệc, hội thảo, lịch trình của các đoàn

 Biết rõ tất cả các khách VIP, các khách cần giúp đỡ.

 Biết quản lý trực ban là ai.

 Nắm rõ các kênh bộ đàm và các số điện thoại Hotline

 Nắm bắt được tất cả các

sự kiện, tin tức sẽ giúp NVAN chủ động hơn trong công việc.

 Để có thể dự liệu trước được phần nào những sự việc có thể xảy ra và có cách

xử lý phù hợp.

Bước 3:

Kiểm tra

tài sản,

trang thiết

bị

NVAN ca sau cùng NVAN ca trước đi kiểm tra tất cả tài sản, trang thiết bị có trong khu vực.

Kiểm tra về số lượng, chủng loại, tình trạng

 Ca sau cùng ca trước đi kiểm tra

để tránh sự bỏ sót tài sản.

 Kiểm tra số lượng tài sản

 Kiểm tra chủng loại tài sản.

 Kiểm tra tình trạng hoạt động của tài sản.

 Để minh bạch trong công tác bàn giao ca Chống đổ thừa giữa các ca.

 Để kiểm soát xem có bị thất thoát tài sản hay không.

 Để kiểm tra xem tài sản có

bị đánh tráo hay không.

 Để kiểm tra xem tài sản, trang thiết bị đó có còn sử