Nên với sự cần thiết trong các hoạt động tổ chức sự kiện, các lĩnh vực về tiệc cưới hội nghị hiện nay, tôi đã chọn được đề tài phù hợp cho Khóa luận tốt nghiệp là: “Giải pháp nâng cao qu
CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ QUY TRÌNH PHỤC VỤ VÀ QUY TRÌNH CHUẨN BỊ VẬT DỤNG
Tổng quan về tổ chức sự kiện
1.1.1 Khái niệm nền tảng về sự kiện
Tổ chức sự kiện là một thuật ngữ còn khá mới mẻ tại Việt Nam, dẫn đến nhiều cách hiểu khác nhau về khái niệm này Trong bối cảnh dịch vụ tổ chức sự kiện, thuật ngữ này đề cập đến quá trình lập kế hoạch, quản lý và thực hiện các hoạt động nhằm tạo ra các sự kiện đặc biệt để đáp ứng mục tiêu của khách hàng hoặc doanh nghiệp Tổ chức sự kiện không chỉ đơn thuần là sắp xếp các hoạt động, mà còn bao gồm việc thiết kế ý tưởng sáng tạo, phối hợp các yếu tố như địa điểm, trang thiết bị, nhân sự và truyền thông để mang lại trải nghiệm memorable cho người tham dự.
Theo từ điển Tiếng Việt: Sự kiện đó là sự việc có ý nghĩa quan trọng đang xảy ra, có ý nghĩa với đời sống xã hội
Trong đời sống xã hội, "sự kiện" thường được hiểu là những hiện tượng hoặc biến cố mang tính bất thường xuất hiện đột xuất Ví dụ, các sự kiện kinh tế nổi bật tại Việt Nam trong năm có thể bao gồm việc tăng giá xăng dầu, khủng hoảng kinh tế, giảm giá chứng khoán Hiểu rõ về các sự kiện này giúp nhận diện các xu hướng và tác động của chúng đối với nền kinh tế và xã hội.
Trong các lĩnh vực khác, khái niệm "sự kiện" mang ý nghĩa hoàn toàn khác biệt; ví dụ, trong thống kê học, mỗi trường hợp xuất hiện các biến cố đều được xem là một sự kiện quan trọng.
Sự kiện là một hoạt động diễn ra trong một khoảng thời gian và không gian nhất định, tập trung nguồn lực và ý tưởng để truyền đạt thông điệp rõ ràng Nó nhằm tạo ấn tượng sâu sắc và thu hút sự chú ý của đối tượng tham gia Tổ chức sự kiện giúp nâng cao nhận thức, xây dựng mối quan hệ và thúc đẩy đồng thuận xung quanh mục tiêu của bạn.
1.1.2 Khái niệm về tổ chức sự kiện
Theo quan điểm về hoạt động tổ chức sự kiện (event management) là các hoạt động liên quan đến việc thiết kế, tổ chức thực hiện sự kiện
Theo quan điểm kinh doanh tổ chức sự kiện, quá trình này bao gồm các hoạt động từ thiết kế (design), triển khai (execution) đến kiểm soát (control) các hoạt động của sự kiện Mục tiêu chính là đảm bảo sự kiện diễn ra thành công, đáp ứng các mục tiêu đề ra và mang lại giá trị cho khách hàng Quản lý chuyên nghiệp các bước này giúp tối ưu hóa hiệu quả và nâng cao trải nghiệm của người tham dự.
Hoạt động tổ chức sự kiện tại Việt Nam hiện nay bao gồm các bước chính như nghiên cứu kỹ lưỡng về sự kiện, lập kế hoạch và xây dựng chương trình chuyên nghiệp, điều hành diễn biến sự kiện một cách suôn sẻ và thành công, cũng như hoạt động tổng kết, đánh giá sau khi sự kiện kết thúc để nâng cao hiệu quả cho các lần tổ chức tiếp theo.
Tổ chức sự kiện là một quá trình toàn diện, gồm các bước như nghiên cứu các yếu tố ảnh hưởng, lập kế hoạch và chương trình, chuẩn bị các yếu tố cần thiết, và tiến hành tổ chức sự kiện trong một không gian và thời gian nhất định Mục tiêu của việc tổ chức sự kiện là truyền đạt các thông điệp quan trọng đến người tham gia và cộng đồng xã hội Qua đó, sự kiện đáp ứng các mục đích khác nhau của các chủ thể tham gia, góp phần thúc đẩy hiệu quả truyền thông và xây dựng hình ảnh thương hiệu.
1.1.3 Mục đích của tổ chức sự kiện
502 Bad GatewayUnable to reach the origin service The service may be down or it may not be responding to traffic from cloudflared
502 Bad GatewayUnable to reach the origin service The service may be down or it may not be responding to traffic from cloudflared
- Yếu tố 1: Đặt ra mục tiêu cần đạt được
502 Bad GatewayUnable to reach the origin service The service may be down or it may not be responding to traffic from cloudflared
- Yếu tố 2: Xác định đối tượng khách hàng mục tiêu
Mức độ thành công của một sự kiện được đánh giá dựa trên số lượng và giá trị của khách hàng mà sự kiện thu hút, bao gồm cả khách hàng tiềm năng Việc thu hút khách hàng tiềm năng góp phần nâng cao hiệu quả và doanh thu cho doanh nghiệp Do đó, tổ chức sự kiện cần tập trung vào các chiến lược thu hút khách hàng chất lượng để đạt được thành công bền vững.
Việc xác định đúng đối tượng mục tiêu là yếu tố quyết định thành công của mọi sự kiện, dù quy mô lớn hay nhỏ Biết rõ ai là đối tượng dự kiến sẽ tham gia giúp bạn tập trung các hoạt động tiếp thị và truyền thông hiệu quả hơn Lý do họ tham gia là do sự kiện phù hợp với sở thích, nhu cầu hoặc mong đợi của họ, từ đó tăng khả năng tương tác và đăng ký tham gia Xác định chính xác đối tượng mục tiêu giúp tối ưu hóa ngân sách và nguồn lực, tránh lãng phí vào những nhóm không phù hợp Do đó, việc hiểu rõ đối tượng mục tiêu là bước nền tảng để tổ chức sự kiện thành công và đạt được các mục tiêu đề ra.
- Yếu tố 3: Có kế hoạch rõ ràng
Trong quá trình lập kế hoạch tổ chức sự kiện, việc không có kế hoạch cụ thể và rõ ràng sẽ dẫn đến các dự tính thiếu căn cứ và không thể hiện thực hóa thành công Một proposal chi tiết giúp trình bày các hoạt động trước, trong và sau sự kiện, kèm theo lịch trình, thời gian và phân công công việc rõ ràng giúp khách hàng hình dung rõ diễn biến sự kiện Đồng thời, proposal còn hỗ trợ đơn vị tổ chức ước lượng khối lượng công việc cần thực hiện để sắp xếp thời gian hợp lý và đảm bảo thành công của sự kiện.
Trong kế hoạch tổ chức sự kiện, việc xác định các yếu tố quan trọng như thời gian, địa điểm và số lượng tham gia là rất cần thiết để đảm bảo thành công Chúng ta cần làm rõ lý do chọn khách sạn 5 sao thay vì khách sạn 3 sao nhằm nâng cao uy tín và trải nghiệm cho khách mời Lựa chọn ngày Chủ nhật thay vì ngày trong tuần cũng giúp thu hút nhiều người tham gia hơn, phù hợp với lịch trình của đa số khách mời Việc lên kế hoạch chi tiết và rõ ràng về các yếu tố này sẽ giúp sự kiện diễn ra suôn sẻ và thành công hơn.
- Yếu tố 4: Dự tính ngân sách
Để tổ chức thành công một sự kiện, việc xác định ngân sách hợp lý là điều cần thiết để đảm bảo hiệu quả đạt được mục tiêu đã đề ra Điều này bao gồm việc xem xét liệu ngân sách bỏ ra có mang lại lợi ích tối đa so với các phương pháp tổ chức khác hay không Trong quá trình lập ngân sách, bạn cần tính đến các khoản chi phí như sản xuất, thuê mướn, nhân sự, ý tưởng, marketing và PR Để quản lý ngân sách hiệu quả, hãy xây dựng một danh sách các dịch vụ hậu cần cần thiết và tổng hợp các chi phí liên quan Đối với các hoạt động như PR và marketing, nên thuê các đơn vị chuyên nghiệp để đảm bảo chất lượng và hiệu quả công việc.
Khái niệm về quy trình phục vụ và công tác chuẩn bị vật dụng trong nhà hàng
1.2.1 Định nghĩa về quy trình phục vụ trong nhà hàng
Quy trình phục vụ nhà hàng là quá trình phục vụ nhằm thỏa mãn nhu cầu của khách theo một trình tự nhất định
Quy trình phục vụ khách hàng gồm các bước từ đón tiếp, phục vụ món ăn, thanh toán cho đến tiễn khách Mỗi bước phải được thực hiện một cách liên tục, hoàn chỉnh và đảm bảo sự kết nối chặt chẽ để tạo trải nghiệm dịch vụ tốt nhất Việc duy trì quy trình liên hoàn giúp nâng cao sự hài lòng của khách hàng và thúc đẩy hoạt động kinh doanh hiệu quả.
1.2.2 Khái niệm về chất lượng phục vụ trong nhà hàng
Chất lượng là một phạm trù phức tạp với nhiều định nghĩa đa dạng Các quan điểm về chất lượng hiện nay rất phong phú, phản ánh sự đa dạng trong cách nhìn nhận và đánh giá sản phẩm hoặc dịch vụ Các chuyên gia chất lượng đã đưa ra nhiều định nghĩa khác nhau về chất lượng, giúp làm rõ khái niệm này và thúc đẩy quá trình nâng cao tiêu chuẩn sản phẩm.
“Chất lượng là sự phù hợp với nhu cầu” (Theo Juran-Giáo sư người Mỹ)
“Chất lượng là sự phù hợp với các yêu cầu hay đặc tính nhất định” (Theo Giáo sư Crosby)
“Chất lượng là sự sự thoả mãn nhu cầu thị trường với chi phí thấp nhất” (Theo Giáo sư người Nhật – Ishikawa)
Trong mỗi lĩnh vực khác nhau, quan điểm về chất lượng thường đa dạng do mục đích sử dụng khác nhau Tuy nhiên, theo chuẩn quốc tế, định nghĩa về chất lượng được thống nhất và thừa nhận rộng rãi dựa trên tiêu chuẩn của Tổ chức Tiêu chuẩn hoá Quốc tế (ISO) Để nâng cao chất lượng sản phẩm và dịch vụ, việc tuân thủ các tiêu chuẩn ISO ngày càng trở thành ưu tiên của doanh nghiệp trên toàn thế giới Chất lượng theo chuẩn ISO giúp đảm bảo sự hài lòng của khách hàng, nâng cao uy tín và cạnh tranh của thương hiệu trên thị trường quốc tế.
Theo điều 3.1.1 của tiêu chuẩn ISO 9000:2005 định nghĩa chất lượng là: “Mức độ đáp ứng các yêu cầu của một tập hợp có đặc tính vốn có”
Chất lượng phục vụ là yếu tố mà khách hàng chỉ có thể đánh giá sau khi trải nghiệm trực tiếp dịch vụ hoặc tiếp xúc với nhân viên phục vụ của doanh nghiệp khách sạn Đánh giá này dựa trên sự trải nghiệm thực tế về chất lượng dịch vụ, góp phần tạo nên ấn tượng tổng thể về khách sạn Theo cuốn “Chất lượng dịch vụ” của Trung tâm đào tạo Tổng cục Tiêu chuẩn và Đo lường Chất lượng, chất lượng phục vụ đóng vai trò hàng đầu trong việc nâng cao sự hài lòng của khách hàng và xây dựng uy tín cho doanh nghiệp.
Chất lượng phục vụ là chất lượng mà khách hàng phải dựa trên khả năng, uy tín và thương hiệu của nhà cung cấp dịch vụ để đánh giá
Các doanh nghiệp cung ứng càng uy tín và tiếng tăm thì người tiêu dùng càng tin tưởng vào chất lượng phục vụ của họ
Chất lượng phục vụ là một khái niệm trừu tượng với nhiều cách định nghĩa đa dạng, phản ánh dựa trên nhu cầu, mong đợi và đánh giá của khách hàng Đánh giá chất lượng dịch vụ phù hợp giúp doanh nghiệp nâng cao trải nghiệm khách hàng, tăng sự hài lòng và xây dựng lòng trung thành Hiểu rõ về khái niệm này cũng là chìa khóa để cải thiện chất lượng dịch vụ, đáp ứng tốt hơn mong đợi của khách hàng.
1.2.3 Các bước cơ bản của quy trình phục vụ trong nhà hàng
Quy trình phục vụ tiệc theo tiêu chuẩn Nghề Du lịch Việt Nam (VTOS)
Bước 1: Phục vụ món khai vị
Chuẩn bị món khai vị nguội từ phòng lạnh hoặc tủ thức ăn, sau đó bố trí cẩn thận vào từng vị trí của khách ngồi ăn Nếu cần thiết, để khăn ăn sang một bên để thuận tiện cho việc thưởng thức khai vị.
Các món khai vị trong bữa tiệc thường là món lạnh, bạn nên đặt lên bàn trước khi khách ngồi vào để tạo sự tiện lợi và lịch sự Việc chuẩn bị món khai vị cần được thực hiện nhanh chóng, ngay trước khi bắt đầu để đảm bảo độ tươi ngon Nếu món khai vị là món nóng hoặc súp, bạn nên phục vụ như món chính để đảm bảo chất lượng và trải nghiệm tốt nhất cho khách.
Bước 2 Phục vụ nước uống/rượu vang
Khi khách đã ngồi vào bàn, rót nước uống cho từng khách
Nếu rượu vang (hoặc loại đồ uống khách) đã được yêu cầu trước đó, hãy mang đến cho từng khách
Bắt đầu từ phụ nữ và lần lượt cho các khách còn lại
Nếu khách yêu cầu, rượu vang có thể được mở trước để chuẩn bị phục vụ, chỉ cần rót rượu khi đến lượt khách Vang trắng và vang hồng cần được bảo quản trong xô đá để giữ lạnh đúng tiêu chuẩn, trong khi vang đỏ thường được phục vụ ở nhiệt độ phòng để tận dụng hương vị tốt nhất.
Không cần cho khách nếm thử rượu vang
Phục vụ giống như phục vụ rượu vang tại bàn
Bước 3 Thu dọn món khai vị
Mỗi lần thu dọn món khai vị cho từ 2 đến 3 người
Thu dọn từ bên phải khách, lấy đi càng nhiều đĩa càng tốt theo khả năng của nhân viên, nhưng không được để rơi
Để đảm bảo chất lượng món ăn nóng hổi, lấy đủ số đĩa theo yêu cầu từ lò sấy đĩa và đặt đĩa trước mặt khách hàng Đĩa phải còn càng nóng càng tốt trừ khi được sử dụng cho món ăn nguội, giúp giữ nhiệt và tăng trải nghiệm ẩm thực Sử dụng khăn phục vụ sạch để mang và bày đĩa, đảm bảo vệ sinh và chuyên nghiệp trong phục vụ khách hàng.
Có thể phải thông báo cho khách là đĩa nóng để tránh khách bị bỏng
Các biểu tượng trên đĩa nằm ở vị trí 12 giờ
Lấy các món ăn chính từ khu vực nhà bếp
Khi nhận tín hiệu từ người giám sát tiệc, tất cả nhân viên phải phục vụ đồng bộ tại khu vực được phân công, thường là từ 10 đến 12 khách để đảm bảo dịch vụ chuyên nghiệp và hiệu quả.
Chắc chắn rằng nhân viên đã có khăn phục vụ sạch và đồ dùng (dĩa và thìa) sạch
Bước 6 Phục vụ món chính
Trong quy trình phục vụ khách hàng, phục vụ từ phía bên trái hoặc theo sự thuận tiện của khách để nâng cao trải nghiệm Sau khi món ăn được phục vụ, nhân viên trở lại nhà bếp để chuẩn bị cho các đơn hàng tiếp theo Ngoài ra, việc đưa món ăn cho khách xem trước nếu cần thiết giúp đảm bảo sự hài lòng và góp phần tạo nên dịch vụ chuyên nghiệp.
Bắt đầu từ phụ nữ nếu có thể nhưng phải phục vụ khách theo thứ tự
Khi phục vụ món chính, sử dụng thìa dĩa từ bên trái, trừ khi phục vụ theo suất ăn hoặc đĩa ăn riêng Đặt món chính lên đĩa theo vị trí 6 giờ để đảm bảo sự gọn gàng và hợp lý trong quá trình trình bày món ăn.
Bước 7 Phục vụ các món ăn tiếp theo (món rau)
Lấy và phục vụ các món ăn tiếp theo bao gồm các món rau hoặc các món ăn kèm khác, ví dụ như cơm
Phục vụ các món ăn phụ khác từ bên trái một cách lần lượt cho đến khi tất cả các khách đều được phục vụ
Bày các món ăn trên đĩa theo vị trí 10 và 2 giờ
Bước 8 Phục vụ các món ăn kèm
Trở lại nhà bếp và lấy các món ăn kèm hoặc nước xốt và đưa cho những khách cùng bàn
Phục vụ các món ăn kèm, nước sốt từ phía nào của khách cũng được nhưng phải thống nhất cho tất cả các khách
Bước 9 Chú ý đến đồ uống
Rót thêm vào các cốc uống nước và các cốc uống rượu vang khi cần
Nhẹ nhàng đi quanh các bàn để rót thêm vào các ly cốc khi cần thiết
Bước 10 Dọn dẹp món ăn chính
Khi có tín hiệu của người giám sát, hãy dọn các đĩa ăn
Xếp chồng các đĩa lên nhau tuỳ theo khả năng của nhân viên theo cách phục vụ trong nhà hàng phục vụ theo món
Bước 11.Chỉnh trang lại bàn
Chỉnh trang lại bàn cho món ăn tráng miệng giống như phục vụ trong nhà hàng
Chỉnh trang lại bàn cho khách trong khu vực phục vụ của nhân viên để đảm bảo không gian gọn gàng và chuyên nghiệp Quét dọn mẩu vụn thức ăn để giữ vệ sinh sạch sẽ, tạo ấn tượng tích cực cho khách hàng Đồng thời, đặt dao, dĩa ăn tráng miệng một cách hợp lý bên cạnh bộ đồ ăn, thể hiện sự chu đáo và chuẩn bị kỹ lưỡng của nhân viên phục vụ.
Bước 12 Phục vụ món tráng miệng
Khi phục vụ món tráng miệng, cần đặt đĩa trước mặt từng khách hoặc trình bày chúng một cách hấp dẫn trên đĩa, tùy thuộc vào kiểu trang trí món ăn Việc chọn cách phục vụ phù hợp giúp nâng cao trải nghiệm của khách hàng và thể hiện sự chuyên nghiệp của nhà hàng Đảm bảo món tráng miệng được bài trí bắt mắt sẽ thu hút khách hàng và tạo ấn tượng tích cực cho bữa ăn cuối cùng.
Nếu không được bày trên đĩa, hãy phục vụ theo kiểu dùng thìa và dĩa như trên
Bước 13 Thu dọn món tráng miệng
Thu dọn các đĩa/bát ăn tráng miệng như trên
Khi có tín hiệu của người giám sát, hãy thu dọn các đĩa theo quy trình trên
Bước 14 Phục vụ trà/cà phê Đặt tách trên đĩa cùng với thìa cà phê trước mặt khách Đặt các loại đường thích hợp lên bàn
Lấy cà phê/trà mới pha trong khu chuẩn bị, cùng với sữa/kem và phục vụ khách
Khi có tín hiệu của người giám sát, hãy thu dọn các đĩa theo quy trình trên
Tách phải nóng nhưng tay cầm phải đủ nguội để khách lấytách
Các bát đường phải có đủ đường nâu uống cà phê, đường trắng và đường cho người ăn kiêng Cũng có thể có cả đường kính
Phục vụ khách từ bên phải, hạ thấp khay có trà/cà phê Phục vụ thêm sữa/kem (theo quy định của nhà hàng)
Bước 15 Thu dọn sau cùng
Thu dọn các đồ đạc bẩn
Dưới sự hướng dẫn của giám sát, tiến hành làm sạch khu vực phục vụ bằng cách loại bỏ các vật dụng bẩn như tách, đĩa, dao, đĩa và bát đĩa còn thừa, đảm bảo vệ sinh và chuẩn bị cho công việc tiếp theo.
Tuỳ thuộc vào loại bữa tiệc, người giám sát sẽ chỉ đạo quy trình thu dọn, có thể là:
- Đợi cho khách đi khỏi
- Phục vụ cà phê và rượu mùi
- Luôn phục vụ đồ uống ở quầy bar
- Thu dọn một phần và rời khỏi phòng
1.2.4 Các yếu tố ảnh hưởng đến quy trình phục vụ trong nhà hàng
Khái niệm về tiệc Personal Event
1.3.1 Định nghĩa sơ lược về tiệc Personal Event
Tại Việt Nam, các sự kiện như đám cưới, đám tang thường được gọi chung là việc hiếu hỷ, phản ánh tính chất riêng tư của các Personal Event Những sự kiện này bao gồm đám cưới, đám tang (Funeral), sinh nhật, kỷ niệm một dịp đặc biệt (Anniversary) hoặc các lễ ăn mừng quan trọng (Ceremony) Chúng đóng vai trò quan trọng trong đời sống cá nhân và thể hiện nét văn hóa đặc trưng của người Việt Nam.
Personal Event ở các nước phương Tây đã trở nên chuyên nghiệp hóa rõ rệt với nhiều công ty chuyên tổ chức đám cưới và lễ tang hoành tráng Trong khi đó, tại Việt Nam, lĩnh vực này còn khá sơ khai, thiếu các agency chuyên nghiệp đảm nhận các dịch vụ này, phần lớn các sự kiện lớn vẫn do những người giàu có tự tổ chức.
- Tôn vinh được người “nhân vật chính”
1.3.2 Vai trò của tiệc Personal Event
Các công ty có thể đóng vai trò nhà tổ chức, hỗ trợ tổ chức hoặc nhà tài trợ phù hợp với mục tiêu và vai trò trong từng sự kiện cụ thể Tùy vào chiến lược marketing và mục đích của từng sự kiện, công ty có thể tự tổ chức hoặc hợp tác với các công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp để đảm bảo thành công.
Sự kết hợp độc đáo giữa công ty thuê và các Agency tổ chức sự kiện không chỉ nâng cao hiệu quả hợp tác mà còn thúc đẩy môi trường làm việc chuyên nghiệp cho cả hai bên Điều này giúp tạo ra những trải nghiệm sự kiện tuyệt vời, đồng thời xây dựng mối quan hệ hợp tác lâu dài, bền vững.
Hiện nay, tiệc Personal Event chiếm tỷ lệ lớn tại các Trung tâm tổ chức sự kiện và Nhà hàng tiệc cưới, phản ánh xu hướng ưa chuộng của khách hàng Các nhà tổ chức sự kiện đang tập trung đẩy mạnh hoạt động Marketing nhằm nâng cao giá trị thương hiệu và đáp ứng tối đa nhu cầu của khách hàng từ khâu ý tưởng đến phục vụ Mục tiêu của họ là mang lại ấn tượng tích cực và trải nghiệm độc đáo, phong cách riêng biệt cho từng khách hàng.
1.3.3 Các bước cơ bản chuẩn bị tiệc Personal Event
Tiệc Personal Event là một dạng tiệc quen thuộc với mỗi người, diễn ra quanh chúng ta với các mối quan hệ và lời chúc mừng thể hiện sự quan tâm, động viên từ mọi người dành cho từng cá nhân Để tạo ra một buổi tiệc sinh động và ấn tượng, việc chuẩn bị đầy đủ và hoàn chỉnh các bước tổ chức là điều hết sức quan trọng.
Bước 1: Xác định thời gian tổ chức tiệc
Để đảm bảo buổi tiệc thu hút nhiều khách mời, bước quan trọng là xác định ngày giờ tổ chức phù hợp, tránh các ngày lễ lớn hoặc sự kiện hấp dẫn khác diễn ra cùng thời điểm Nên chọn ngày tổ chức xa các dịp lễ gia đình như Giáng sinh hay Tết, vì vào những thời điểm này, lượng khách tham dự thường giảm đáng kể Chọn lựa ngày phù hợp sẽ giúp tăng khả năng thu hút khách mời tham dự và tổ chức thành công buổi tiệc.
Bước 2: Xác định chủ đề tiệc
Việc chọn chủ đề cho buổi tiệc là bước quan trọng sau khi đã xác định ngày tổ chức, giúp cho các bước tiếp theo trở nên dễ dàng hơn Chủ đề rõ ràng sẽ giúp loại bỏ các chi tiết không phù hợp, tiết kiệm thời gian và công sức trong việc tổ chức Mọi người thường thích các chủ đề sáng tạo và sẽ ăn mặc phù hợp, tạo không khí vui vẻ, sôi động cho buổi tiệc Đảm bảo tất cả khách mời đều thích chủ đề và có đủ thời gian chuẩn bị trang phục đặc biệt nếu cần thiết, để buổi tiệc diễn ra thành công, suôn sẻ.
Vấn đề vượt ngân sách là nguyên nhân hàng đầu khiến niềm đam mê của các Event Planner giảm sút rõ rệt, do đó các bước lập kế hoạch cần tập trung vào khả năng tài chính Để tối ưu ngân sách, nên giảm chi phí cho phần ăn uống khi ưu tiên trang trí, tự làm các đồ trang trí đơn giản thay vì thuê dịch vụ chuyên nghiệp, và sử dụng nhạc ghi sẵn thay vì thuê ban nhạc sống Điều này giúp đảm bảo kế hoạch tổ chức phù hợp với ngân sách, đồng thời vẫn mang lại hiệu quả cao.
Nên có nhiều phương án để cắt giảm chi phí trong trường hợp cần thiết
Trong quá trình tổ chức tiệc, địa điểm đóng vai trò vô cùng quan trọng sau yếu tố thời gian Chọn lựa địa điểm phù hợp cần考虑 yếu tố thời tiết để đảm bảo sự thành công của buổi tiệc Ngoài ra, cần xem xét số lượng khách mời để đảm bảo không gian thoải mái và phù hợp với chủ đề của sự kiện Địa điểm còn ảnh hưởng đến các hoạt động diễn ra trong buổi tiệc, vì vậy cần lựa chọn nơi có thể đáp ứng các hoạt động mong muốn của khách tham dự.
Bước 5: Danh sách khách mời
Trong quá trình tổ chức sự kiện, việc kiểm tra sức chứa không gian là điều cực kỳ quan trọng để xác định số lượng khách mời phù hợp, đảm bảo sự thuận tiện và thoải mái cho tất cả mọi người Sức chứa của không gian có thể thay đổi tùy thuộc vào cách tổ chức, ví dụ như tụ tập thành nhóm nhỏ hay tụ tập thành một nhóm lớn đông đúc, qua đó ảnh hưởng đến khả năng mời được nhiều khách hơn Lựa chọn không gian có khả năng chia thành các nhóm nhỏ sẽ giúp tối ưu hóa số lượng khách mời có thể tham dự, mang lại trải nghiệm tốt nhất cho tất cả mọi người.
Khi đã xác định danh sách khách mời, bước tiếp theo là gửi lời mời phù hợp với loại hình sự kiện, ví dụ như lời mời trang trọng cho đám cưới và thân thiện hơn cho tiệc sinh nhật Để tiết kiệm ngân sách, bạn có thể lựa chọn gửi thư mời qua email hoặc tổ chức sự kiện trực tuyến trên Facebook thay vì in thiệp giấy truyền thống.
Bước 7: Đồ ăn và âm nhạc
Để tổ chức một bữa tiệc thành công, tránh sử dụng âm nhạc nhàm chán và thực đơn không hấp dẫn Chọn món ăn phù hợp cho tất cả khách mời, kể cả người ăn kiêng, ăn chay hoặc trẻ em, để đảm bảo mọi người đều có sự lựa chọn đa dạng và hài lòng Thuê dịch vụ chuyên nghiệp về ẩm thực, âm nhạc như ban nhạc hoặc DJ giúp tạo không khí sôi động và dễ dàng quản lý tổ chức Để khách mời hài lòng, hãy khuyến khích họ nhảy múa, trò chuyện vui vẻ và ra về với chiếc bụng no ấm, góp phần tạo nên một buổi tiệc đáng nhớ.
Cần chú ý đến độ tuổi của các khách mời trước khi mời họ tới tham dự tiệc
Nếu tất cả khách mời đều trên 21 tuổi, bạn có thể chuẩn bị các loại đồ uống có cồn phù hợp cho buổi tiệc Đối với các buổi tiệc dành cho đại gia đình vào buổi tối, nên thuê riêng một bartender chuyên nghiệp để phục vụ Đồng thời, cần chuẩn bị đa dạng các loại đồ uống không cồn để đáp ứng nhu cầu của trẻ em và những khách hàng không thể uống rượu vì lý do cá nhân hoặc y tế.
Bước 9: Tạo không khí vui vẻ
Một trong những thách thức lớn nhất của các Event Planner là đảm bảo khách mời tận hưởng bữa tiệc vui vẻ nhất Để tạo không khí sôi động, hãy lên danh sách các hoạt động yêu thích của từng đối tượng khách mời và chuẩn bị kỹ lưỡng Cần có các khu vực vui chơi cho thiếu nhi, các hoạt động tương tác như karaoke, trò chơi kết nối, và các phần khuấy động không khí để khuyến khích khách mời tham gia tích cực Khi khách mời cảm nhận được không khí vui vẻ và sôi động của buổi tiệc, họ sẽ dễ dàng hòa nhập và chung vui cùng mọi người.
Bước 10: Dọn dẹp sau khi tiệc kết thúc
THỰC TRẠNG VỀ QUY TRÌNH PHỤC VỤ TIỆC PERSONAL
Giới thiệu tổng quan về Gem Center
2.1.1 Sơ lược về sự hình thành và phát triển của Gem Center
Nguồn: PQC Hospitality Hồ Sơ Năng Lực
Gem Center, được thành lập vào năm 2014 tại TP.HCM, nằm ngay trung tâm thành phố, là địa điểm thuận tiện cho việc phát triển các hoạt động hội nghị và sự kiện.
Tiêu biểu về cơ sở vật chất, trang thiết bị âm thanh, ánh sáng hiện đại bậc nhất trong các cơ sở tổ chức tiệc
Hai ông Nguyễn Hữu Phú và Nguyễn Hữu Quý đã thành lập thương hiệu Gem Center tại Thành phố Hồ Chí Minh, nhằm phát triển một trung tâm tổ chức sự kiện chuyên nghiệp, sang trọng và đẳng cấp Với ý tưởng xây dựng không gian riêng biệt và độc đáo, Gem Center hướng đến cung cấp dịch vụ tổ chức sự kiện cao cấp, đáp ứng nhu cầu đa dạng của khách hàng Thương hiệu mong muốn mang lại trải nghiệm tổ chức sự kiện hoàn hảo, chuyên nghiệp, góp phần nâng cao hình ảnh và uy tín của các doanh nghiệp tại TP.HCM.
Vị trí: số 8 Nguyễn Bỉnh Khiêm, phường Đa Kao, quận 1, thành phố Hồ Chí Minh
Hình 2.1 Vị trí Gem Center trên bản đồ
Gem Center liên tục đổi mới sáng tạo để mang đến không gian đa chức năng phù hợp cho mọi loại hình sự kiện, từ sự kiện lớn đến nhỏ Nằm ngay trung tâm quận 1, TP Hồ Chí Minh, Gem Center sở hữu không gian sảnh rộng nhất dành cho các sự kiện lớn tại khu vực này Hệ thống ghế nhà hát di động hiện đại, thang máy vận chuyển ôtô vào các sảnh, cùng thiết bị âm thanh, ánh sáng tiên tiến, tạo ra trải nghiệm tổ chức sự kiện chuyên nghiệp và tiện lợi Ngoài ra, hệ thống trần với khả năng treo móc trọng tải cao cho phép treo nhiều thiết bị nặng cùng lúc, đáp ứng mọi yêu cầu tổ chức sự kiện phức tạp.
Gem Center đã trở thành một địa điểm có khả năng biến hóa vô cùng linh hoạt cho mọi ý tưởng dàn dựng sự kiện
Gem Center là địa điểm đa năng phù hợp làm phòng hội thảo cho cả tập đoàn, phòng triển lãm sáng tạo, không gian tổ chức dạ tiệc rộng lớn dành cho hàng ngàn khách mời, sân khấu âm nhạc sôi động và sàn diễn thời trang hoành tráng.
Sau hơn 3 năm hoạt động kinh doanh từ năm 2014 đến cuối năm 2016, Gem Center đã khẳng định vị trí vàng của mình trong ngành nhờ vào kết quả hoạt động ấn tượng Trong giai đoạn này, trung tâm đã ghi nhận sự tăng trưởng ổn định về doanh thu và mở rộng quy mô hoạt động, góp phần nâng cao thương hiệu và uy tín trên thị trường Các kết quả kinh doanh tích cực này chứng minh vai trò của Gem Center trong việc đáp ứng nhu cầu sự kiện, hội nghị và giải trí của khách hàng, đồng thời khẳng định vị thế cạnh tranh vững chắc trong ngành trung tâm tổ chức sự kiện tại Việt Nam.
Bảng 2.1 Kết quả hoạt động kinh doanh tại Gem Center từ năm
2014 đến cuối năm 2016 Đơn vị: Triệu đồng
STT Chỉ tiêu Năm Chênh lệch
Từ số liệu kết quả hoạt động kinh doanh ở bảng trên, ta có sơ đồ kết quả hoạt động kinh doanh tại Gem Center như sau:
Doanh thu thuần Chi phí Lợi nhuận
Sơ đồ2.1 Sơ đồ kết quả hoạt động kinh doanh trong 3 năm
Qua báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh tại Gem Center, nhận thấy:
Về doanh thu thuần: Doanh thu năm 2015 tăng 2.288 (triệu đồng) so với năm
Năm 2014, tỷ lệ tăng trưởng doanh thu của Gem là 2,67% Đến năm 2016, doanh thu của công ty đã tăng 14,574 lần so với năm 2015, tương đương với mức tăng 16,56% Ban đầu, doanh thu của Gem mới thành lập không đáng kể, nhưng sau khi gia nhập thành công vào thị trường, Gem Center đã hoạt động rất hiệu quả và thuần tăng rõ rệt kể từ năm thứ 3 hoạt động (2016), cho thấy sự phát triển bền vững của doanh nghiệp sau giai đoạn khởi đầu.
Về chi phí, năm 2015 tăng 1.304 triệu đồng, tương đương 1,99% so với năm 2014 Sang năm 2016, chi phí tăng 6.669 triệu đồng, tương đương 10,01% so với năm 2015 Mặc dù chi phí tăng liên tục trong hai năm, nhưng tổng thể mức tăng doanh thu lớn hơn đáng kể so với mức tăng chi phí, chứng tỏ Gem Center sử dụng nguồn vốn hiệu quả và đạt được tăng trưởng lợi nhuận bền vững.
Sau khi phân tích, có thể thấy Gem Center dù mới thành lập chưa lâu nhưng đã có quá trình khởi đầu ấn tượng Trong chỉ chưa đầy một năm hoạt động, doanh thu của trung tâm đã tăng đáng kể, thể hiện sự sử dụng hiệu quả nguồn vốn kinh doanh Dựa trên kết quả ban đầu, có thể dự đoán rằng trong tương lai, Gem Center sẽ đạt được những bước tiến mới và tăng trưởng về hiệu quả kinh doanh.
2.1.2 Cơ cấu tổ chức và các bộ phận tại Gem Center
Sơ đồ 2.2 Cơ cấu tổ chức của tập đoàn PQC
Nguồn: PQC Hospitality Hồ sơ năng lực
Trong mảng PQC Convention bao gồm Gem Center, White Palace và W Gourmet
Sau đây là cơ cấu tổ chức của PQC Convention với các khối, phòng thiết yếu và hiện đại
Sơ đồ 2.3 Cơ cấu tổ chức PQC Convention
Nguồn: Phòng Nhân sự Khối vận hành (Operation):
Bộ phận F&B chịu trách nhiệm tổ chức phục vụ tiệc, hội nghị và các dịch vụ ăn uống cho khách hàng một cách chuyên nghiệp Chúng tôi sắp xếp bàn ghế theo yêu cầu khách hàng, phối hợp chặt chẽ với bộ phận bếp và kỹ thuật để chuẩn bị các dịch vụ theo hợp đồng Đảm bảo mang đến trải nghiệm ẩm thực và dịch vụ tận tình, đáp ứng mọi nhu cầu của khách hàng trong các sự kiện lớn nhỏ.
Bộ phận Trang trí chịu trách nhiệm trang trí sân khấu, sảnh tiệc và chuẩn bị hoa theo chủ đề tiệc để tạo không gian sinh động và hấp dẫn Họ còn sáng tạo thêm các kiểu mẫu trang trí mới, mang đến không gian tươi mát cho toàn khu vực tổ chức Ngoài ra, bộ phận này xây dựng kế hoạch tiết kiệm bằng cách tận dụng nguồn hoa hiện có để phục vụ công tác trang trí, góp phần giảm chi phí và nâng cao hiệu quả tổ chức tiệc.
Bộ phận Chương trình là bộ phận hoạt động độc lập, chịu trách nhiệm chính trong việc thiết kế và sáng tạo các chương trình phụ trợ cho tiệc, nhằm làm tăng tính sinh động và chuyên nghiệp của sự kiện Thành viên của bộ phận này trực tiếp tham gia vào công đoạn dàn dựng, xây dựng nội dung và sáng tạo ý tưởng cho các chương trình diễn ra trong tiệc Ngoài ra, bộ phận Chương trình còn phối hợp chặt chẽ với bộ phận kỹ thuật để thực hiện các chương trình trực tiếp, đảm bảo sự mượt mà và thành công của sự kiện.
Bộ phận Kỹ thuật chịu trách nhiệm sửa chữa và bảo quản các trang thiết bị trong nhà hàng, đảm bảo hoạt động ổn định và an toàn Ngoài ra, bộ phận còn tổ chức lắp đặt sân khấu, hệ thống âm thanh và ánh sáng để phục vụ các tiệc, hội nghị theo yêu cầu của khách hàng, góp phần nâng cao trải nghiệm và sự chuyên nghiệp của nhà hàng.
Bộ phận Lễ tân đóng vai trò trung tâm trong việc kết nối khách hàng với nhà hàng, giúp đỡ và tư vấn để tạo ấn tượng tích cực từ lần gặp đầu tiên Nhiệm vụ chính của bộ phận này bao gồm việc đón tiếp khách, hướng dẫn, hỗ trợ và mang lại trải nghiệm chuyên nghiệp, thân thiện Nhờ vào sự chuyên nghiệp của nhân viên lễ tân, nhà hàng thể hiện diện mạo tích cực và gây ấn tượng tốt đẹp, góp phần nâng cao hình ảnh thương hiệu và hài lòng của khách.
Bộ phận Bếp đóng vai trò quan trọng trong hệ thống nhà hàng, chịu trách nhiệm nấu các món ăn phục vụ khách hàng, thiết kế menu hấp dẫn và sáng tạo đa dạng Ngoài ra, bộ phận này còn thực hiện đặt hàng nguyên liệu thực phẩm, xác định chi phí các món ăn để đảm bảo hiệu quả hoạt động Sự sáng tạo của đội ngũ bếp giúp menu phong phú và phù hợp với nhiều khẩu vị khách hàng, góp phần nâng cao trải nghiệm ẩm thực tại nhà hàng.
Bộ phận Housekeeping đảm nhận chức năng duy trì vệ sinh khu vực nhà hàng, phòng tiệc và các phòng ban, đảm bảo sạch sẽ và ngăn nắp Ngoài ra, bộ phận này còn phụ trách vệ sinh khu vực toilet dành cho khách và nội bộ, giữ gìn vệ sinh các vật dụng trang trí, góp phần nâng cao trải nghiệm khách hàng và duy trì tiêu chuẩn sạch sẽ của khách sạn.
- Bộ phận Stewarding: vệ sinh các trang thiết bị, công cụ, dụng cụ phục vụ ăn uống cho khách
Thực trạng về quy trình phục vụ tiệc Personal Event tại Gem Center
2.2.1 Quy trình phục vụ tiệc Personal Event
Personal Event parties at Gem Center are intimate gatherings featuring a unique service style that sets them apart from other types of events like Set Menu or Fine Dining These events provide a personalized and cozy atmosphere, catering to guests seeking a more private and customized celebration experience The tailored service approach ensures that each personal event is memorable and exclusively crafted to meet the client's preferences.
Event tại Gem Center được chia ra thành 2 loại hình tiệc khác nhau như: Personal Alacart Menu, Personal Set Menu
At Gem Center, personal events are hosted with seating options that include round tables or long banquet tables, tailored to the client's preferences and agreed upon with the sales team.
Theo tiêu chuẩn tại Gem Center, tiệc Personal Event sẽ được phục vụ bằng cách set up riêng biệt được thể hiện bằng các hình ảnh sau:
Hình 2.2 Bàn tiệc được set up theo tiêu chuẩn Personal Set Menu
Hình 2.3 Bàn tiệc được set up theo tiêu chuẩn Personal Alacart
Sau đây là quy trình phục vụ tiệc Personal Event theo tiêu chuẩn tại Gem Center:
Bước 1: Giai đoạn đón khách
Nhân sự làm việc trong lĩnh vực F&B sẽ đến sảnh đúng giờ, mặc đồng phục chỉnh tề và đầu tóc gọn gàng để chuẩn bị cho ca làm việc Họ luôn giữ tinh thần sẵn sàng, nhiệt huyết để phục vụ khách hàng một cách chuyên nghiệp và tận tâm Việc chuẩn bị kỹ lưỡng này đảm bảo mang đến trải nghiệm tốt nhất cho khách hàng tại mỗi dịch vụ.
Ngoài việc chỉnh chu vẻ ngoài của nhân sự, các nhân viên quản lý tập trung toàn bộ nhân sự phục vụ tiệc tại khu vực đã được thông báo trước, đảm bảo sự phối hợp nhịp nhàng Họ tổ chức briefing để phổ biến thông tin chi tiết về tiệc, cách phục vụ và nghiệp vụ cần thiết, từ đó giảm thiểu sai sót và nâng cao chất lượng dịch vụ Sau tiệc, các nhân viên cũng cần thực hiện các công việc hậu cần để đảm bảo mọi hoạt động diễn ra suôn sẻ.
Dưới đây là các thời điểm tập trung tại sảnh để briefing khi có tiệc, thường diễn ra vào lúc 8:00 hoặc 8:30 cho tiệc sáng, 11:00 hoặc 11:30 cho tiệc trưa, và 17:00 hoặc 17:30 cho tiệc chiều Sau khi kiểm tra tác phong và nhận nhiệm vụ, nhân viên sẽ đi ra sau đường luồng của sảnh tiệc để xác định vị trí đứng bàn, đã được ghi rõ trên sơ đồ dán trên bảng thông báo.
Sơ đồ 2.5 Vị trí đứng bàn
Sau khi nắm rõ thông tin, nhân viên sẽ vào vị trí làm việc của mình, đứng tại bàn được phân công để chuẩn bị đón khách Nhân viên đứng tại bàn cần quay mặt hướng ra cửa chính, tạo sự chào đón thân thiện và chuyên nghiệp Đồng thời, tư thế đứng vững vàng, tay phải đặt lên tay trái phía trước để duy trì sự lịch sự và sẵn sàng phục vụ khách hàng.
Nhân viên hỗ trợ phục vụ nước thường là nam giới đứng theo line hoặc nhân viên thời vụ, nhân viên đang trong quá trình đào tạo sẽ đứng cuối line được phân công và quay mặt về hướng cửa chính để đón khách Chỉ khi có nguồn nhân lực cung cấp dư từ việc chạy tiệc, mới có nhân viên hỗ trợ phục vụ nước.
Nhân viên quầy bar cần kiểm tra kỹ lưỡng số lượng ly, jug nước, ống hút, tăm, khăn giấy, nametag chay, cây quét bàn, xô đá, đồ gắp, khăn quầy bar và khăn lông nhỏ chuyên dụng để đảm bảo hoạt động suôn sẻ Điều quan trọng nhất là đảm bảo chất lượng nước trong tủ lạnh đã đạt tiêu chuẩn để phục vụ khách hàng, giúp duy trì chất lượng dịch vụ và an toàn vệ sinh thực phẩm tại quầy bar.
Bước 2: Giai đoạn bắt đầu phục vụ trước khi khai mạc tiệc
Trong giai đoạn chuẩn bị chương trình khai mạc, dù buổi tiệc chính thức chưa diễn ra nhưng khách đã bắt đầu đến Khi khách có ý định ngồi vào bàn, nhân viên F&B cần chủ động kéo ghế ra để đảm bảo sự tiện nghi và tạo cảm giác chào đón Đồng thời, sau khi khách đã ngồi xuống, nhân viên cần nhanh chóng đẩy nhẹ ghế vào để giữ trật tự và thể hiện sự chuyên nghiệp trong phục vụ.
Khi có hiệu lệnh trải khăn ăn (napkin), nhân viên phục vụ nhanh chóng hình xoắn ốc và bắt đầu lấy khăn trải trên đùi khách hoặc xếp khăn thành hình túi đặt trên mặt dĩa Sau khi phục vụ món đầu tiên, nhân viên sẽ trải khăn ăn cho khách nhằm duy trì sự chuyên nghiệp và lịch sự trong dịch vụ nhà hàng.
Khi có hiệu lệnh rót nước từ cấp Quản lý, nhân viên phục vụ bắt đầu rót nước cho khách hàng Nhân viên sẽ cầm mỗi tay một bình nước (jug) và tiếp cận từng vị khách để mời nước Trong quá trình mời, nhân viên đưa bình về phía sau phía bên trái để rút ngắn khoảng cách, giúp truyền đạt thông tin rõ ràng hơn Câu hỏi thường dùng khi mời nước là: “Dạ cho em hỏi anh/chị dùng bia, nước ngọt hay nước suối ạ?”
Tùy thuộc vào tính chất của tiệc, việc có rót nước sau khi trải khăn hay không sẽ khác nhau Tuy nhiên, theo nguyên tắc của Gem Center, khi có hiệu lệnh rót nước, người phục vụ phải đi đến bàn của khách, trải khăn và chuẩn bị rót nước đúng quy trình Điều này đảm bảo sự chuyên nghiệp và thể hiện sự chu đáo trong dịch vụ phục vụ tiệc.
Khi mời nước khách hàng, nhân viên nên dựa vào số lượng nam nữ trên bàn để xác định và lấy bình nước phù hợp, giúp tiết kiệm thời gian di chuyển và phục vụ nhanh chóng, nâng cao trải nghiệm của khách hàng.
Trong buổi tiệc, hành trình phục vụ theo chiều kim đồng hồ là quy trình chuẩn mực, đảm bảo mọi người được phục vụ một cách trật tự và chu đáo Đặc biệt, ưu tiên hàng đầu trong phục vụ là dành cho người khuyết tật, người già, phụ nữ, và trẻ em để thể hiện sự tôn trọng và chăm sóc tận tình Việc này không chỉ nâng cao trải nghiệm của khách mời mà còn phản ánh tính chuyên nghiệp và chu đáo của dịch vụ nhà hàng.
Sau đó mới tới đàn ông
Khách hàng có nhu cầu thưởng thức các loại thức uống khác ngoài nước uống tiêu chuẩn trong tiệc sẽ được nhân viên thông báo đến cấp quản lý trực tiếp của sự kiện Quản lý sẽ phối hợp bàn bạc với chủ tiệc để xác nhận yêu cầu Khi chủ tiệc đồng ý, quản lý sẽ liên hệ đặt hàng từ nhà hàng The Log trên tầng 11 hoặc Gem Café tại tầng trệt của Gem Center để phục vụ khách hàng một cách thuận tiện và chuyên nghiệp.
Bước 3: Giai đoạn chương trình khai mạc
Thực trạng về quy trình chuẩn bị vật dụng tại Gem Center
2.3.1 Các vật dụng phục vụ tại Gem Center
- Lazy susan ring: Đồ xoay mặt gỗ
- Stanchion rope: Đồ chắn có 2 cột, giữa là dây màu đỏ hoặc dây thừng
- Easel stand: Giá đựng khổ giấy, bảng
- Flip chart: Bảng kẹp giấy
- Tray stand: Khay, trên được đặt những cái mâm chữ nhật dùng để đựng món ăn hoặc các vật dụng như muỗng, dĩa, …
- Service tray: Mâm hình chữ nhật hoặc hình tròn
- Jacket hanger: Giá treo áo vest (để trong phòng VIP)
- Standing signage: Bảng hướng dẫn
- Lucky draw box: Thùng bỏ phiếu bốc thăm (bằng gỗ)
- Movable partition: vách ngăn sảnh thường thấy ở sảnh Pollux hay Castor
- Podium: Bục phát biểu thường kèm với micro
- Table number stand: Bảng để khách biết số bàn, tên của người ngồi vị trí đó
- Wine service trolley: Xe đẩy đựng ly, đồ về rượu và rượu
- Chair trolley: Xe để khiêng đẩy ghế, bàn (chứa được 8 cái)
- Dinner fork,knife: dao nĩa ăn chính
- Dessert fork,knife: Dao nĩa ( nhỏ hơn Dinner fork,knife)
- Dinner/Dessert spoon: Muỗng cán dài
- Serving gear (Serving spoon,fork): muỗng, nĩa dùng để share thức ăn
- Tea spoon: Muỗng cán ngắn
- Espresso spoon: Muỗng dùng cho ly Espresso
- Cake serve: Cây xúc bánh
- Cake cutting knife: Dao cắt bánh
- Buffet tongs: Cây gắp món Buffet
- Tong rest: Cây gắp có 2 đầu muỗng (hoặc 1 muỗng 1 nĩa)
- Chaffing dish: Bếp chuyên dụng cho tiệc buffet, giữ nóng đồ ăn (có nhiều hình dạng)
- Sauce, soup ladle: Vá múc súp, sốt
- Rice spoon: Muỗng ăn cơm
- Steak knife: Dao ăn bò (cán gỗ hoặc cán inox)
- Buffet riser stand: Đồ để đặt thức ăn cao hơn
- Heating lamp: Đèn giữ nóng đồ ăn (Để bên bếp xử lý đồ ăn)
- Buffet knife (Đầu bầu): Dao dùng cho bánh mì bơ, pate
- Fish knife: Dao dùng cho món cá
CHINA WARE (Vật bằng gốm sứ)
- Round plate: Dĩa sứ thường có màu xanh (có 4 size)
- Size 25cm: Dùng để đặt Serving gear (Bộ đồ share)
- Size 22cm: Dùng trong buffet, set menu (Đĩa lót)
- Size 20cm: Dùng trong buffet, dessert (Đĩa lót)
- Size 18cm: Dùng để share thức ăn (Được sử dụng nhiều nhất)
- Spoon holder: Đồ lót muỗng (Sử dụng soup, cơm thuộc set menu)
- Choptick rest: Đồ gác đũa
- Rice bowl saucer: Đĩa lót kèm với chén cơm
- Salt/Pepper shaker: Hũ muối, tiêu (Muối 1 lỗ, tiêu 3 lỗ)
- Soya/vinegarpot: Bình nước tương, dấm ( Bình dấm có chấm xanh hoặc đỏ ở quai cầm hay đi kèm với muối, tiêu)
- Soya dish: Chén nước tương
- Tea/Coffee cup: Ly trà, cà phê
- Tea/Coffee saucer: Dĩa lót đi kèm với Ly trà, cà phê
- Soup saucer: Dĩa kèm với Chén súp
GLASS WARE (Vật dụng bằng thuỷ tinh)
- Red/White wine: Ly đựng vang đỏ, vang trắng
- Water goblet: Ly đựng nước suối
- Hi-ball: Ly đựng nước suối, nước ngọt
- Margarita: Ly cocktail (có muối xung quanh miệng ly)
- Brandy: Đầu bự, chân thấp (Rót rượu Brandy or Cognac) Thường dùng để đựng khăn giấy trong Gem Center
- Rock: Ly xuông, không chân (Rót các loại rượu mạnh như Whisky, Vodka)
- Juice glass: Ly đựng nước trái cây
- Shooter: Ly nhỏ, không chân (thường dùng các món Pop như Tequila pop:
Pha chế rượu Tequila với 7up bằng cách rót rượu Tequila và 7up vào ly, sau đó dùng lòng bàn tay úp vào miệng ly, nâng ly lên và đập để thưởng thức nhanh chóng Tại Gem Center, ly này thường được sử dụng để đong rượu mạnh, sau đó bỏ vào ly đá viên để tạo nên món đồ uống hấp dẫn.
- Pilsner glass: To hơn ly Hiball (dùng để đựng bia, nước ngọt, nước suối: Sử dụng phổ biến nhất)
Tại Gem Center, khách hàng tổ chức tiệc Personal có đa dạng sự lựa chọn về thức uống, phù hợp với từng loại hình tiệc Chúng tôi cung cấp các loại ly đặc trưng cho từng loại thức uống, nhằm đáp ứng nhu cầu đa dạng của khách hàng Việc lựa chọn loại ly phù hợp sẽ giúp tăng trải nghiệm thưởng thức và thể hiện phong cách của sự kiện Với sự phục vụ chuyên nghiệp, Gem Center cam kết mang đến dịch vụ hoàn hảo cho mọi loại tiệc, từ đó nâng cao sự hài lòng của khách hàng.
Bảng 2.1 Tiêu chuẩn sử dụng các loại ly trong tiệc Personal Event
- Shaker: Đồ shake rượu thông dụng bằng inox
- Cocktail Boston: Đồ shake rượu có 2 bộ phận (1 cái bằng inox và 1 cái bằng thuỷ tinh), sử dụng phổ biến và chuyên nghiệp hơn Shaker
- Jigger/Measure: Đồ đong rượu bằng inox (Thường có 2 đầu)
- Bar mat: Miếng giữ cố định Zigger và ly trong Bar
- Glass waster: Cây dùng để rửa ly
- Cocktail Strainer: Cây lọc, dùng với Boston để lọc hạt chanh, hạt cam và đá
- Tea strainer: Ray lọc xác trà
- Ice tong: Cây gắp đá
- Ice cup: Cây xúc đá
- Bar spoon: Muỗng chuyên dùng trong quầy Bar (càng dài, đầu nhỏ)
- Tea/Coffee urn: Bình đựng trà, cà phê (Có chỗ phía dưới để đốt cồn giữ nhiệt)
- Juice dispenser: Bình đựng nước Detox (hương trái cây)
- Corkscrew: Đồ khui rượu vang
- Punch bowl: Bowl inox to dùng để ướp rượu hoặc ướp trái cây
- Wine decanter: Bình thuỷ tinh dùng để lắng cặn rượu (thường vang lâu năm hay có cặn rượu)
LINEN (Khăn bàn, bao ghế, napkin)
- Round Table Cloth: Khăn bàn lớn
- Plastic: Tấm nhựa để lót tránh ướt hoặc dơ khăn bàn lớn
- Round overlay: Khăn bàn nhỏ
- Stage skirting: Rèm sân khấu
- IBM table cloth: Khăn bàn IBM table
- Square table cloth (1mx1mx0.85m) – Rectangular table cloth (1mx1m25x0.75m)
2.3.2 Quy trình chuẩn bị vật dụng tại Gem Center
Gem Center nổi bật với tiêu chuẩn dịch vụ chuyên nghiệp và đẳng cấp 5 sao, khiến khách hàng đánh giá cao và trân trọng Không chỉ mang đến không gian đẹp và hoàn hảo, Gem Center còn có một quy trình chuẩn mực, từ nhân viên đến cấp quản lý, đảm bảo mang lại những sản phẩm và dịch vụ tốt nhất cho khách hàng Sự tận tâm trong từng chi tiết và quy trình chuyên nghiệp là yếu tố giúp Gem Center duy trì vị thế hàng đầu trong lòng khách hàng.
Sơ đồ 2.6 Quy trình chuẩn bị vật dụng
Nguồn: Gem Center Giai đoạn 1: Nắm bắt thông tin tiệc
- Quản lý sẽ nhận được danh sách đặt tiệc (Banquet Forecast)
Bảng 2.2 Banquet Forecast trong ngày
- Quản lý sẽ nhận được bảng mô tả các công việc, chi tiết liên quan đến tiệc sẽ diễn ra (BEO)
- Quản lý sẽ nắm bắt thông tin về thực đơn và kế hoạch xác định số lượng về các vật dụng sẽ sử dụng trong tiệc
Team Leader và Supervisor chịu trách nhiệm phân bổ nhân sự dựa trên số lượng nhân viên đã được lập kế hoạch trong Bảng Banquet Forecast hàng ngày, đảm bảo sự tổ chức và vận hành hiệu quả của các buổi tiệc.
Giai đoạn 2: Lập Form Order cho từng kho
Team Leader hoặc Supervisor là những người chuyên order các loại Form cho từng kho Bởi khi lấy các vật dụng từ kho phải có chữ kí của họ:
Tại Gem Center, có 3 loại Form Order vật dụng:
Sàn 3, còn gọi là kho anh Nhân, là nơi phục vụ đặt hàng các vật dụng thiết yếu như nước tương, tăm, khăn giấy, ống hút, bao rác, bao tay, túi Gem, hộp mang về, trà, đường, cà phê, kẹo, rượu, nước ngọt, nước suối và bia.
Hình 2.4 Form order vật dụng sàn 3
Để đặt các vật dụng phục vụ các món ăn như mâm, đế tráng miệng, đế lẩu, đế nước suối, rổ bánh mì, rổ bánh phồng, khay trà đường, khay đựng cutlery, các loại jug như jug trà, jug cà phê, jug sữa, cũng như ụ kính, ụ gỗ và hủ muối tiêu gỗ, khách hàng có thể sử dụng mẫu đơn Order sàn 6B Bên cạnh đó, sơ đồ bàn cùng các vật dụng chuyên dụng khác cũng được cung cấp để đảm bảo quá trình đặt hàng thuận tiện và chính xác hơn.
Hình 2.5 Form order vật dụng sàn 6B
- Form Order Stewarding để order các loại cutlery, các loại đồ sứ (chén, dĩa, tách và đồ lót), các loại ly,
Hình 2.6 Form order vật dụng Stewarding
Giai đoạn 3: Nhận vật dụng tại kho và đem về sảnh
Các nhân viên nam sẽ đảm nhận việc nhận vật dụng tại kho và vận chuyển đến sảnh, đảm bảo quá trình diễn ra thuận tiện và nhanh chóng Với các vật dụng dễ vỡ và số lượng lớn, nhân viên nam sẽ sử dụng xe đẩy chuyên dụng của Gem Center để đảm bảo an toàn và tiết kiệm thời gian Việc phân công này giúp tối ưu hóa công tác vận chuyển, nâng cao hiệu quả trong sự kiện.
Chiếc xe đẩy này có khả năng vận chuyển nhiều loại vật dụng khác nhau với trọng lượng lớn, giúp tối ưu hóa quá trình vận chuyển hàng hóa Miếng lót trên xe được thiết kế chống trơn trượt, đảm bảo an toàn khi sử dụng và giữ cho các vật dụng không bị trầy xước hoặc vỡ trong quá trình di chuyển Với đặc điểm này, xe đẩy trở thành lựa chọn lý tưởng cho các doanh nghiệp và cá nhân cần vận chuyển hàng hóa một cách hiệu quả và an toàn.
Giai đoạn 4: Vệ sinh vật dụng tiệc
Các nhân viên nữ đảm nhận nhiệm vụ kiểm tra lại các vật dụng đã kéo về, đảm bảo chúng đúng quy trình của Gem Center Họ cũng có trách nhiệm vệ sinh các vật dụng này để duy trì tiêu chuẩn vệ sinh và chất lượng Việc này giúp đảm bảo sự an toàn, sạch sẽ và đạt yêu cầu của quy trình vận hành tại Gem Center.">
Trong tiệc, ngoài các vật dụng như đồ sứ, thủy tinh và inox, còn xuất hiện các loại khăn Khi khăn bị nhăn, nhân viên nam sử dụng máy ủi hơi của Gem Center để ủi phẳng, đảm bảo phục vụ khách hàng chu đáo và chuyên nghiệp.
Gem Center luôn đảm bảo rằng tất cả đều xuất hiện đẹp đẽ và hoàn hảo nhất với khách hàng
Các vật dụng sau khi được vệ sinh và bảo quản sạch sẽ sẽ được setup theo hình thức của tiệc đã được ghi nhận bởi BEO Gem Center thực hiện setup theo yêu cầu của khách hàng, đảm bảo sự thống nhất từ bộ phận Sales về các yếu tố như màu khăn, loại dụng cụ ăn uống cần thêm hoặc thay đổi, cũng như cách sắp xếp bàn tiệc phù hợp với phong cách tiệc.
2.3.3 Quy trình vệ sinh vật dụng tại Gem Center
Quy trình vệ sinh vật dụng tại Gem Center được chia ra thành 3 loại chính:
Quy trình lau ly, lau cutlery và lau dĩa đều có những bước cần thiết để đảm bảo vệ sinh sạch sẽ và an toàn thực phẩm Mặc dù mỗi loại vật dụng có quy trình riêng biệt, nhưng tại đây chúng tôi áp dụng cách thức vệ sinh chung nhằm tối ưu hóa hiệu quả và tiết kiệm thời gian Việc tuân thủ đúng quy trình vệ sinh vật dụng giúp đảm bảo an toàn sức khỏe cho khách hàng và duy trì chất lượng dịch vụ Áp dụng các bước vệ sinh phù hợp đóng vai trò quan trọng trong việc giữ cho vật dụng luôn sạch sẽ, sáng bóng và đảm bảo tiêu chuẩn vệ sinh an toàn thực phẩm.
Sơ đồ 2.7 Quy trình vệ sinh vật dụng
Khi các nam nhân viên kéo các vật dụng về sảnh, điều quan trọng hàng đầu là kiểm tra kỹ lưỡng số lượng và chất lượng của vật dụng để đảm bảo chúng đầy đủ và đạt tiêu chuẩn Việc này giúp đảm bảo quá trình bàn giao diễn ra suôn sẻ, tránh những sai sót không đáng có Kiểm tra kỹ lưỡng cũng góp phần duy trì chất lượng dịch vụ và đảm bảo mọi vật dụng đã được chuẩn bị đúng yêu cầu, nâng cao trải nghiệm cho khách hàng.
Khi vật dụng bị hỏng hoặc thiếu nhân viên nam để xử lý, sẽ ảnh hưởng đến chất lượng dịch vụ Do đó, nhân viên nam cần nhanh chóng mang vật dụng hỏng về kho để đổi lấy vật dụng mới, đảm bảo công việc diễn ra suôn sẻ và duy trì tiêu chuẩn phục vụ khách hàng.
Trong quá trình chuẩn bị sự kiện, nhân viên nữ thường chờ đợi nhân viên nam kéo vật dụng về để tiến hành lau chùi Họ chuẩn bị loại khăn chuyên dụng để lau các vật dụng tiệc, đồng thời chuẩn bị bàn, mâm chữ nhật, khăn lót, cùng nồi và bếp để hơ và vệ sinh vật dụng Quá trình chuẩn bị cẩn thận này giúp đảm bảo vệ sinh, sẵn sàng cho buổi tiệc diễn ra suôn sẻ và chuyên nghiệp.