Quy trình tuyển dụng

Quy trình tuyển dụng tài liệu ISO 1. MỤC ĐÍCH 2. PHẠM VI ÁP DỤNG 3. TÀI LIỆU THAM KHẢO 4. ĐỊNH NGHĨA, THUẬT NGỮ CÁC CHỮ VIẾT TẮT 5. NỘI DUNG QUY TRÌNH 5.1 Lưu đồ: 5.2 Diễn giải 5.2.1 Lập kế hoạch nhân sự hàng năm 5.2.2 Duyệt kế hoạch nhân sự 5.2.3 Xác định nhu cầu tuyển dụng 5.2.4 Duyệt nhu cầu tuyển dụng nếu cần 5.2.5 Tìm kiếm ứng viên 5.2.6 Tổ chức tìm kiếm, thu thập hồ sơ ứng viên 5.2.7 Sơ tuyển, lựa chọn hồ sơ 5.2.8 Phỏng vấn 5.2.9 Quyết định chọn ứng viên 5.2.10 Đào tạo Hội nhập môi trường 5.2.11 Thử việc 5.2.12 Ký kết hợp đồng lao động 5.2.13 Cập nhật dữ liệu và lưu trữ hồ sơ 6. HỒ SƠ CẦN LƯU LẠI 7. PHỤ LỤC ĐÍNH KÈM

Logo Công ty

TÊN CÔNG TY

QUY TRÌNH TUYỂN DỤNG

Mã tài liệu : ……….

Phiên bản : ………

Ngày hiệu lực : ………

Tổng số trang : ………

NGƯỜI SOẠN KIỂM TRA XEM XÉT PHÊ DUYỆT ……… ……… ……… ………

BẢNG THEO DÕI NHỮNG THAY ĐỔI

MỤC LỤC

1 MỤC ĐÍCH

2 PHẠM VI ÁP DỤNG

3 TÀI LIỆU THAM KHẢO

4 ĐỊNH NGHĨA, THUẬT NGỮ & CÁC CHỮ VIẾT TẮT

5 NỘI DUNG QUY TRÌNH

5.1 Lưu đồ:

5.2 Diễn giải

5.2.1 Lập kế hoạch nhân sự hàng năm

5.2.2 Duyệt kế hoạch nhân sự

5.2.3 Xác định nhu cầu tuyển dụng

5.2.4 Duyệt nhu cầu tuyển dụng nếu cần

5.2.5 Tìm kiếm ứng viên

5.2.6 Tổ chức tìm kiếm, thu thập hồ sơ ứng viên

5.2.7 Sơ tuyển, lựa chọn hồ sơ

5.2.8 Phỏng vấn

5.2.9 Quyết định chọn ứng viên 11

5.2.10 Đào tạo Hội nhập môi trường 12

5.2.11 Thử việc 13

5.2.12 Ký kết hợp đồng lao động 14

5.2.13 Cập nhật dữ liệu và lưu trữ hồ sơ 14

6 HỒ SƠ CẦN LƯU LẠI 14

7 PHỤ LỤC ĐÍNH KÈM 15

QUY TRÌNH TUYỂN DỤNG

1 MỤC ĐÍCH

Quy trình tuyển dụng nhằm quy định một thể chế thống nhất trong hoạt động tuyển dụng nhân sự cho tất cả các bộ phận trong công ty

2 PHẠM VI ÁP DỤNG

Đối tượng áp dụng

- Các đơn vị, cá nhân trong Công ty có liên quan đến việc tuyển dụng nhân sự: Ban Giám đốc, Trưởng bộ phận có nhu cầu tuyển dụng, Giám đốc sản xuất, Quản đốc, Kỹ thuật phân xưởng có nhu cầu tuyển dụng công nhân, Giám đốc/Trưởng phòng NHÂN SỰ/Chuyên viên NHÂN SỰ và nhân viên phụ trách tuyển dụng

- Các đối tượng lao động tham gia dự tuyển

Trách nhiệm áp dụng

- Tất cả các bộ phận trực thuộc Công ty chịu trách nhiệm áp dụng quy trình này

- Phòng Hành chánh Nhân sự chịu trách nhiệm thực hiện và giám sát thực hiện công tác tuyển chọn nhân sự theo đúng Quy trình tuyển dụng

3 TÀI LIỆU THAM KHẢO

- Tiêu chuẩn ISO 9001:2015

- Bộ luật lao động hiện hành

- Quy trình kiểm soát thông tin dạng văn bản

4 ĐỊNH NGHĨA, THUẬT NGỮ & CÁC CHỮ VIẾT TẮT

- Các chữ viết tắt:

+ CB-CNV : Cán bộ Công nhân viên

+ CB- NV : Cán bộ nhân viên

+ BHYT : Bảo hiểm y tế

+ BHXH : Bảo hiểm xã hội

+ HĐLĐ : Hợp đồng lao động

+ MTCV : Mô tả công việc

+ BP : Bộ phận

- Các chức danh:

+ TGĐ : Tổng Giám đốc

+ PTGĐ : Phó Tổng Giám đốc

+ BOD : Ban Tổng Giám đốc

+ GĐ : Giám đốc

- Các loại tài liệu:

+ QT : Quy trình

+ BM : Biểu mẫu

5 NỘI DUNG QUY TRÌNH

5.1 Lưu đồ:

STT Trách nhiệm Lưu đồ Tài liệu/ biểu mẫu

nhân sự năm

BM01/……….

3

TGĐ/ Người được ủy quyền,

GĐ/ Trưởng phó đơn vị có

nhu cầu tuyển dụng/ Trưởng

phòng Hành chánh Nhân sự

Phiếu đề nghị bổ sung nhân sự

BM02/………

Bảng mô tả công việc Phiếu đề nghị bổ sung công nhân

BM03/……….

5 Trưởng phòng Hành chánh Nhân sự/ Nhân viên tuyển

dụng

Thông báo tuyển dụng

BM04/……….

6 Trưởng phòng Hành chánh Nhân sự / Nhân viên tuyển

dụng

Hồ sơ xin việc Phiếu dự tuyển

BM05/………

Phiếu kiểm tra hồ sơ

7 TGĐ/PTGĐ/GĐ/ Trưởng/ Phó đơn vị có nhu cầu tuyển

dụng, Trưởng phòng nhân sự

Bài kiểm tra chuyên môn

BM06/……… ( nếu

có )

8 TGĐ/PTGĐ/GĐ/ Trưởng/ Phó đơn vị có nhu cầu tuyển

dụng, Trưởng phòng nhân sự

Phiếu dự tuyển

BM05/……….

9 Trưởng/ phó bộ phận có nhu cầu tuyển dụng/ Bp.Đào tạo/

Hợp đồng thử việc/học việc

10 Trưởng/ phó bộ phận có nhu cầu tuyển dụng/ Bp.Đào tạo/

Nhân viên tuyển dụng

11 Trưởng/ phó bộ phận có nhu cầu tuyển dụng/ Bp.Đào tạo/

Nhân viên tuyển dụng

Phiếu đánh giá cấp quản

lý

BM08/………

Phiếu đánh giá nhân viên

BM09/………

Phiếu đánh giá thử việc/học việc

BM10/……….

Hợp đồng lao động

12 Trưởng/ phó bộ phận có nhu cầu tuyển dụng/ Bp.Đào tạo/

Nhân viên tuyển dụng

Lập KH tuyển dụng năm

Phê duyệt

Không duyệt

Duyệt

Xác định nhu cầu tuyển dụng

Phê duyệt

Tìm kiếm ứng viên nội bộ viên từ bên ngoài Tìm kiếm ứng

Sơ tuyển/

lựa chọn hồ sơ

Phỏng vấn

Quyết định chọn ứng viên

Đào tạo hội nhập

Đạt

Học việc, thử việc

Đánh giá thử việc/ học việc

Không đạt

Không đạt

Đạt

Học việc, thử việc

Không đạt

Lưu hồ sơ

5.2 Diễn giải

3.

4.

5.

5.1

5.2

5.2.1 Lập kế hoạch nhân sự hàng năm

Hàng năm căn cứ vào kế hoạch kinh doanh và mục tiêu của Công ty, căn cứ vào kế hoạch nhân sự của các đơn vị, tình hình biến động nhân sự hàng năm của Công ty Nhân viên Tuyển dụng có trách nhiệm lập kế hoạch nhân sự của toàn Công ty kế hoạch mục tiêu của Công ty để trình TGĐ phê duyệt không chậm hơn ngày 20 tháng 01 hàng năm

5.2.2 Duyệt kế hoạch nhân sự

TGĐ sẽ xem xét và phê duyệt kế hoạch nhân sự nếu được chấp thuận hoặc phản hồi thông tin cần điều chỉnh bản Kế hoạch nhân sự Mọi thông tin phản hồi về kế hoạch nhân sự được trả lời trong vòng 5 ngày kể từ ngày nhận được

5.2.3 Xác định nhu cầu tuyển dụng

Xác định nhu cầu tuyển dụng được thực hiện chậm nhất sau một ngày kể từ ngày nhận được phiếu Yêu cầu tuyển dụng nhân sự và theo tuần tự như sau:

5.2.3.1 Đề xuất nhu cầu tuyển dụng

Giám đốc, Trưởng các bộ phận, phòng, ban, phân xưởng,… xác định vị trí công việc còn thiếu nhân sự và xác định có cần thiết tuyển dụng hay không, căn cứ vào kế hoạch tuyển dụng hàng năm của một trong hai trường hợp sau:

 Tuyển dụng thay thế

 Tuyển dụng cho một chức danh mới

Giám đốc, Trưởng các bộ phận, phòng, ban, phân xưởng, … điền đầy đủ thông tin vào Phiếu đề nghị tuyển dụng nhân sự và gửi về Phòng Hành chánh Nhân sự

Nếu đó là một chức danh mới hoặc chức vụ chưa có bản mô tả công việc thì Giám đốc, Trưởng các bộ phận, phòng, ban, phân xưởng, … cần soạn thảo Bản mô tả công việc một cách rõ

ràng, dễ hiểu (có thể thảo luận với phòng Hành chánh Nhân sự) và trình cấp lãnh đạo trực tiếp phê

duyệt Bản mô tả công việc được đính kèm Phiếu yêu cầu tuyển dụng nhân sự

Tất cả các yêu cầu tuyển dụng gửi về Phòng Hành chánh Nhân sự

Phòng Hành chánh Nhân sự phối hợp với Trưởng bộ phận yêu cầu: Xác định lại nhu cầu dựa trên định mức nhân sự theo sơ đồ tổ chức hoặc kế hoạch nhân sự đã được ký duyệt trước đó

5.2.3.2 Tổng hợp yêu cầu tuyển dụng:

Nhân viên tuyển dụng chịu trách nhiệm tư vấn, tham mưu về yêu cầu tuyển chọn ứng viên cho các Bộ phận – Phòng ban

Nhân viên tuyển dụng tổng hợp nhu cầu tuyển dụng (đã được BGĐ ký duyệt) từ các

Đơn vị, Phòng, Ban và đề ra phương án tìm hồ sơ trình Trưởng phòng Hành chánh Nhân sự

5.2.4 Duyệt nhu cầu tuyển dụng nếu cần

Trong trường hợp nếu không thống nhất về nhu cầu nhân sự: Trưởng phòng Hành chánh Nhân sự phối hợp cùng Trưởng/Phó đơn vị có nhu cầu tuyển dụng có trách nhiệm trình Phó Tổng Giám Đốc hoặc Tổng Giám Đốc quyết định

5.2.5 Tìm kiếm ứng viên

Bước này được thực hiện khi nhận được Phiếu yêu cầu tuyển dụng:

Lao động phổ thông:

- ≤ 10 lao động 10 ngày làm việc

- Từ 11 – 30 lao động 15 ngày làm việc

- Từ 31 – 50 lao động 20 ngày làm việc

- Từ 51 – 100 lao động 30 ngày làm việc

- Từ 101 – 300 lao động 40 ngày làm việc

- Từ 301 – 500 lao động 60 ngày làm việc

- Từ 501 – 700 lao động 90 ngày làm việc

Lưu ý:

 Lớn hơn 700 lao động: Trưởng phòng Hành chánh Nhân sự phối hợp với Trưởng đơn vị có nhu cầu xác định kế hoạch, thời hạn chi tiết

 Đối với Quản lý khối sản xuất và nhân viên văn phòng (thống kê, kỹ thuật…): 15 ngày làm việc

 Đối với cấp Quản lý (Từ Trưởng nhóm, Tổ trưởng, Trưởng ca, Xưởng trưởng, Chuyên viên -> Giám đốc đơn vị): 20 ngày làm việc

 Đối với các chức danh cấp cao khác: 30 ngày làm việc

Trong một số thời điểm trong năm do tình hình hồ sơ, nhân sự khan hiếm, Phòng Hành chánh Nhân sự có thảo luận với Bộ phận có yêu cầu: Thời gian dự kiến có thể đáp ứng được phiếu yêu cầu tuyển dụng

5.2.5.1 Tuyển dụng nội bộ:

Khi có nhu cầu bổ sung nhân sự, nếu nhân sự trong Công ty đáp ứng được yêu cầu công việc cần tuyển dụng, Công ty tiến hành tuyển dụng hoặc điều động người lao động sang làm công việc mới bằng phiếu Đề nghị thuyên chuyển/ Điều chuyển công tác sau khi

đã thảo luận và được sự chấp thuận của Trưởng bộ phận trực tiếp

Nhân sự được tuyển dụng từ nguồn nội bộ, không phải thực hiện đầy đủ các phần tuyển dụng theo quy trình, nhưng khi cần thiết (hoặc trưởng Bộ phận có nhu cầu tuyển dụng

đề nghị) thì tham gia làm bài bài kiểm tra về chuyên môn như những ứng viên khác (nếu có)

5.2.5.2 Tuyển dụng bên ngoài:

Các nguồn tuyển dụng thường được quan tâm, xem xét là:

 Các ứng viên đến nộp hồ sơ tại Công ty

 Thông báo tuyển dụng trong Công ty và ưu tiên những ứng viên được CB-CNV Công ty giới thiệu (nếu kết quả PV bằng nhau)

 Thông báo tuyển dụng trước cổng Công ty

 Quảng cáo, tìm kiếm trên mạng Internet

 Các trung tâm, dịch vụ tư vấn, giới thiệu việc làm

 Quảng cáo trên các ấn phẩm báo chí, các phương tiện thông tin đại chúng thích hợp

5.2.6 Tổ chức tìm kiếm, thu thập hồ sơ ứng viên

Trong vòng 48 tiếng đồng hồ kể từ khi nhận được Phiếu yêu cầu tuyển dụng nhân sự

đã được phê duyệt chấp nhận của Tổng Giám Đốc và bản mô tả công việc, Phòng Hành chánh Nhân sự bắt đầu tìm kiếm các ứng viên, thu nhận các hồ sơ xin việc bằng cách sử dụng các nguồn thích hợp trên

Gửi thông tin (Mail + điện thoại) giới thiệu về Công ty và nhu cầu tuyển dụng hiện tại

đến những ứng viên tiềm năng đăng hồ sơ trên các trang mạng tuyển dụng và đề nghị ứng viên điền thông tin vào Phiếu đăng ký dự tuyển và gởi lại cho Nhân viên/Chuyên viên tuyển

dụng trong thời gian sớm nhất (không quá 03 ngày kể từ ngày nhận hồ sơ từ Phòng Hành

chánh Nhân sự).

Bộ hồ sơ xin việc gồm các loại giấy tờ sau:

1 Phiếu đăng ký dự tuyển (đối với khối gián tiếp, nhân viên văn phòng, cấp quản lý trở lên)

3 Đơn xin việc

4 Sơ yếu lý lịch có xác nhận của chính quyền địa phương.

5 Bản sao CMND công chứng

6 Bản sao sổ Hộ khẩu công chứng

7 Giấy khám sức khỏe của cơ quan y tế có thẩm quyền.

8 Giấy xác nhận hạnh kiểm

9 Bản sao công chứng các văn bằng, chứng chỉ (gián tiếp)

Nhân viên tuyển dụng có trách nhiệm thu nhận, phân loại, sắp xếp Hồ sơ của các ứng viên theo chức danh, vị trí dự tuyển để sàn lọc, chọn lựa ban đầu

5.2.7 Sơ tuyển, lựa chọn hồ sơ

Trên cơ sở hồ sơ ứng viên và tiêu chuẩn tuyển dụng của vị trí cần tuyển, Phòng Hành chánh Nhân sự tiến hành sơ tuyển và chọn ra các hồ sơ đạt yêu cầu

(Các trường hợp khác phải có sự đồng ý của Trưởng/Phó phòng Nhân sự, Trưởng BP yêu cầu hoặc do Tổng Giám Đốc yêu cầu)

 Sơ tuyển lần 1

Nhân viên tuyển dụng sơ tuyển lần 1 để có được tối thiểu 5 hồ sơ cho mỗi vị trí nhân sự cần tuyển Đối với vị trí dự tuyển ở các cấp quản lý (từ Phó phòng trở lên) hoặc các vị trí chức danh đặc biệt thì phải sơ tuyển được ít nhất 3 hồ sơ cho mỗi vị trí

 Sơ tuyển lần 2

Sau khi nhân viên tuyển dụng có được hồ sơ từ lần sơ tuyển 1 Sẽ thông báo lịch phỏng vấn

dự kiến kèm theo CV (lý lịch trích ngang) cho Trưởng Bộ phận yêu cầu tuyển dụng để xem xét mức độ phù hợp của ứng viên, đồng thời xác định thời gian phỏng vấn chính thức

 Phỏng vấn chính thức:

Những hồ sơ đã được lựa chọn, đồng ý cuối cùng sẽ được mời phỏng vấn chính thức

Phòng Hành chánh Nhân sự có 50% quyền quyết định trong việc chọn ứng viên mời phỏng vấn, trong trường hợp Phòng Hành chánh Nhân sự chưa thống nhất với Trưởng Bộ phận yêu cầu nhân sự về kết quả đánh giá hồ sơ ứng viên có thể cùng bàn bạc, thảo luận lại Nếu vẫn không thống nhất -> Trình Phó Tổng Giám Đốc hoặc Tổng Giám Đốc quyết định cuối cùng

5.2.8 Phỏng vấn

5.2.8.1 Mời phỏng vấn

Nhân viên tuyển dụng sẽ thực hiện các tác nghiệp sau:

 Điện thoại; Mail; gửi thư mời ứng viên tham dự phỏng vấn theo form mẫu Thư mời phỏng

vấn kèm sơ đồ hướng dẫn đường đi (nếu phỏng vấn trực tiếp) Hẹn thời gian (nếu phỏng vấn gián

tiếp qua các phương tiện công nghệ thông tin) cách ngày phỏng vấn ít nhất 1 ngày.

 Gửi Mail thông báo chính thức đến các Bộ phận có liên quan về buổi phỏng vấn: Ngày, giờ, địa điểm, số lượng ứng viên dự kiến đến phỏng vấn trước ngày phỏng vấn ít nhất 1 ngày

 Gửi Danh sách thông báo đến Bảo vệ, Lễ tân trước ngày ứng viến đến phỏng vấn ít nhất 1 ngày

 Trường hợp ứng viên từ chối tham gia phỏng vấn mà thời điểm xác nhận cách ngày phỏng vấn chỉ 1 ngày  Báo lại Trưởng Bộ phân yêu cầu và các bên có liên quan ngay lập tức Đồng thời tìm kiếm, bổ sung ứng viên khác cho đợt phỏng vấn tiếp theo

5.2.8.2 Phỏng vấn

 Đối với Cán bộ nhân viên:

Ứng viên đến: Bảo vệ, Lễ tân tiếp đón, hướng dẫn ứng viên đến phòng chờ Đồng thời báo cho Phòng Hành chánh Nhân sự biết sự xuất hiện của ứng viên

Nhân viên phụ trách tuyển dụng: Gặp gỡ, tiếp đón, trao đổi sơ lượt với ứng viên, ổn định tâm

lý Đồng thời cho ứng viên điền mẫu Phiếu đăng ký dự tuyển, test chuyên môn, ngoại ngữ, vi tính,

… tùy theo yêu cầu đặt ra đối với vị trí cần tuyển chọn Các bài kiểm tra chuyên môn, ngoại ngữ do Phòng Hành chánh Nhân sự phối hợp với đơn vị có nhu cầu tuyển dụng nhân sự chuẩn bị và được Tổng Giám Đốc phê duyệt

Sau khi hoàn thành các bài test, form mẫu theo quy định Các ứng viên sẽ được phỏng vấn trực tiếp bởi Ban phỏng vấn

 Thành phần ban phỏng vấn:

PV Nhân viên: Nhân viên tuyển dụng + Trưởng bộ phận yêu cầu

PV Chuyên viên/ Phó phòng: Trưởng phòng Hành chánh Nhân sự + Trưởng bộ phận yêu cầu

PV Trưởng phòng/ Giám đốc đơn vị: Trưởng phòng Hành chánh Nhân sự + Trưởng bộ phận yêu cầu/ GĐ/ P.TGĐ

(Các trường hợp đặc biệt khác, Ban phỏng vấn sẽ là TGĐ và/hoặc người được TGĐ chỉ định)

Nhân viên tuyển dụng sắp xếp thời gian và thứ tự ứng viên cho Ban phỏng vấn tiến hành phỏng vấn Tùy thuộc vào danh sách ứng viên mà Ban tuyển dụng quyết định thời gian phỏng vấn

 Các ứng viên cho chức vụ quản lý do TGĐ và/hoặc người dược TGĐ Ủy quyền trực tiếp phỏng vấn

Tất cả quá trình từ khi nhận kết quả phỏng vấn đến khi tổ chức phỏng vấn đợt đầu tiên không vượt quá thời gian quy định ở Bước 5 Nếu có thay đổi trong kế hoạch tổ chức phỏng vấn, Phòng Hành chánh Nhân sự phải thông báo đến các bên liên quan và lập kế hoạch tuyển dụng phù hợp

 Đối với công nhân:

Sàng lọc hồ sơ: Nhân viên tuyển dụng sẽ tiếp nhận hồ sơ, đồng thời kiểm tra tính chính xác, minh bạch trên hồ sơ đó

Phỏng vấn trực tiếp: Về tay nghề, chuyên môn, các vấn đề liên quan đến điều kiện tuyển dụng

Loại: Những ứng viên có hồ sơ, thái độ, thông tin, trình độ, năng lực không đạt yêu cầu, không phù hợp tiêu chí tuyển chọn.

Nhận: Các ứng viên đạt được các tiêu chí về chất lượng, số lượng theo yêu cầu tuyển dụng

đề ra.

Những người không đạt yêu cầu trong vòng phỏng vấn và thử tay nghề thì sẽ được trả lại hồ sơ

5.2.9 Quyết định chọn ứng viên

5.2.9.1 Tuyển chọn ứng viên Đối với Cán bộ nhân viên

Trưởng Bộ phận yêu cầu và Phòng Hành chánh Nhân sự (đối với các chức danh từ Nhân viên trở lên) cùng thảo luận về kết quả phỏng vấn và đưa ra kết luận về việc chọn hay không chọn ứng

viên cho vị trí cần tuyển dụng (Phòng Hành chánh Nhân sự có 50% quyền quyết định tuyển dụng)

Sau khi có sự thống nhất về kết quả tuyển dụng, Phòng Hành chánh Nhân sự căn cứ theo phiếu dự tuyển và kết quả phỏng vấn Nhân viên Tuyển dụng liên hệ thông báo kết quả cho ứng viên Trong trường hợp không đồng ý về mức lương, chức danh, các điều khoản, điều kiện liên quan thì Nhân viên Tuyển dụng sẽ trao đổi lại với ứng viên Nếu không đi đến được thỏa thuận cuối cùng sẽ tìm kiếm ứng viên khác phù hợp hơn

Căn cứ vào kết quả, quyết định phê duyệt cuối cùng của đợt phỏng vấn, Phòng Hành chánh Nhân sự tổng hợp kết quả, trong vòng 3 ngày báo cáo kết quả đến Trưởng Bộ phận yêu cầu và ứng viên:

Ứng viên được chọn: Điện thoại thông báo kết quả, gửi thư mời nhận việc cho ứng viên.

Ứng viên không được chọn: Phòng Hành chánh Nhân sự gửi thư cảm ơn đến từng ứng viên Đồng thời tìm kiếm thêm ứng viên mới hoặc sơ tuyển thêm hoặc mời phỏng vấn thêm.