QUY TRÌNH CHẤM DỨT HỢP ĐỒNG LAO ĐỘNG CÁC TRƯỜNG HỢP ĐƠN PHƯƠNG CHẤM DỨT HỢP ĐỒNG LAO ĐỘNG KHÁC (Người lao động cung cấp không trung thực thông tin khi giao kết hợp đồng lao động làm ảnh hưởng đến việc tuyển dụng người lao động) Bước 1: Xác minh Bước 2: Báo cáo Bước 3: Quyết định Bước 4: Đàm phán và chấm dứt CÁC BIỂU MẪU 1. Thông báo về việc chấm dứt hợp đồng lao động (dùng cho trường hợp người lao động cung cấp không trung thực thông tin theo quy định khi giao kết hợp đồng lao động làm ảnh hưởng đến việc tuyển dụng người lao động) 2. Báo cáo (dùng cho trường hợp người lao động cung cấp không trung thực thông tin theo quy định khi giao kết hợp đồng lao động làm ảnh hưởng đến việc tuyển dụng người lao động)
Trang 1QUY TRÌNH CHẤM DỨT HỢP ĐỒNG LAO ĐỘNG
CÁC TRƯỜNG HỢP ĐƠN PHƯƠNG CHẤM DỨT HỢP
ĐỒNG LAO ĐỘNG KHÁC
(Người lao động cung cấp không trung thực thông tin khi giao kết hợp đồng lao động làm ảnh hưởng đến việc tuyển dụng
người lao động)
Trang 2DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT
L
Người đại diện theo pháp luật1
HĐLĐ Hợp đồng lao động NĐUQ Người được Công ty ủy
quyền NQĐ Người có thẩm quyền quyết
định3
I MỤC ĐÍCH
Quy trình này quy định trách nhiệm, trình tự, thủ tục chấm dứt hợp đồng lao động của Công ty […] trong trường hợp người lao động cung cấp không trung thực thông tin theo quy định pháp luật khi giao kết hợp đồng lao động làm ảnh hưởng đến việc tuyển dụng người lao động
II PHẠM VI ÁP DỤNG
Quy trình này được áp dụng cho hoạt động chấm dứt hợp đồng lao động đối với tất cả người lao động làm việc tại tất cả các bộ phận, đơn vị phụ thuộc của Công ty […]
III GIẢI THÍCH TỪ NGỮ
3.1 “Trường hợp không được đơn phương chấm dứt” trong Quy trình này được
hiểu là các trường hợp, mà khi người lao động rơi vào, thì công ty không được đơn phương chấm dứt hợp đồng lao động với người lao động, bao gồm:
a Người lao động ốm đau hoặc bị tai nạn, bệnh nghề nghiệp đang điều trị, điều dưỡng theo chỉ định của cơ sở khám bệnh, chữa bệnh có thẩm quyền, trừ trường hợp quy định tại điểm b khoản 1 Điều 36 Bộ luật lao động số 45/2019/QH14 do Quốc hội ban hành ngày 20/11/2019
b Người lao động đang nghỉ hằng năm, nghỉ việc riêng và trường hợp nghỉ khác được công ty đồng ý
c Người lao động nữ mang thai; người lao động đang nghỉ thai sản hoặc nuôi con dưới 12 tháng tuổi
3.2 “Thông tin giao kết” trong Quy trình này được hiểu là các thông tin mà
người lao động có nghĩa vụ cung cấp khi ký hợp đồng lao động, bao gồm: Họ tên, ngày tháng năm sinh, giới tính, nơi cư trú, trình độ học vấn, trình độ kỹ năng nghề, xác nhận tình trạng sức khỏe và vấn đề khác liên quan trực tiếp đến việc ký hợp đồng lao
1 Người đại diện theo pháp luật của công ty được xác định theo Điều lệ của công ty.
2 Tên bộ phận làm công tác nhân sự ở đây chỉ mang tính tham khảo Tên gọi có thể khác nhau tùy thuộc vào cơ cấu điều hành của từng công ty.
3 Người có thẩm quyền quyết định là người có thẩm quyền quyết định các vấn đề về lao động trong công ty theo quy định phân quyền nội bộ của công ty.
2
Trang 3động mà công ty đã yêu cầu người lao động cung cấp trước hoặc tại thời điểm ký hợp đồng lao động
IV CĂN CỨ PHÁP LUẬT XÂY DỰNG QUY TRÌNH
Khoản 10 Điều 34; điểm g khoản 1, khoản 3 Điều 36; Điều 37; Điều 45; Điều 46;
và khoản 1, khoản 3 Điều 48 Bộ luật lao động số 45/2019/QH14 ngày 20/11/2019
Trang 4V QUY TRÌNH THỰC HIỆN – GIẢI THÍCH
Trách
nhiệm
BP HC
- Thông tin, hồ sơ, tài liệu về việc NLĐ cung cấp không
trung thực thông tin giao kết
làm ảnh hưởng đến việc tuyển dụng NLĐ của công ty
NQĐ
NQĐ,
NĐDTPL/
NĐUQ, BP
HC,
BP khác,
NLĐ
- Thông báo về việc chấm dứt HĐLĐ;
- Quyết định chấm dứt HĐLĐ;
- Các biên bản bàn giao
4
Xác minh
Báo cáo
Quyết định
Tiếp tục thực hiện HĐLĐ
Chấm dứt HĐLĐ
Đàm phán
Đơn phương chấm dứt
Thỏa thuân chấm dứt
Kết thúc
Trang 5Bước 1: Xác minh
Khi phát hiện việc NLĐ cung cấp không trung thực thông tin giao kết làm ảnh
hưởng đến việc tuyển dụng NLĐ của công ty, BP HC có nghĩa vụ ngay lập tức thu thập các hồ sơ, tài liệu, thông tin liên quan để xác minh tính trung thực của các thông tin mà NLĐ đã cung cấp trước và vào thời điểm ký HĐLĐ
Bước 2: Báo cáo
Khi đã có tài liệu, hồ sơ chứng minh việc NLĐ đã cung cấp không trung thực
thông tin giao kết làm ảnh hưởng đến việc tuyển dụng NLĐ của công ty, thì BP HC
ngay lập tức lập Báo cáo (theo Mẫu CD08_08), đệ trình đến NQĐ kèm theo tài liệu,
hồ sơ đã thu thập được để NQĐ xem xét việc chấm dứt hoặc tiếp tục thực hiện HĐLĐ với NLĐ
Bước 3: Quyết định
Trong thời hạn […] ngày, kể từ ngày nhận được Báo cáo của BP HC, NQĐ xem xét và quyết định theo một trong các hướng sau:
- Tiếp tục thực hiện HĐLĐ: Trường hợp lựa chọn hướng này, NQĐ đánh dấu
“X” vào mục “Tiếp tục thực hiện HĐLĐ” trong Báo cáo và gửi Báo cáo lại cho BP
HC để lưu hồ sơ – Tiếp tục thực hiện HĐLĐ đã ký > Kết thúc Quy trình.
- Chấm dứt HĐLĐ: Nếu chọn theo hướng này, NQĐ đánh dấu “X” vào mục
“Chấm dứt HĐLĐ” trong Báo cáo và gửi Báo cáo lại cho BP HC BP HC thực hiện tiếp công việc tại Bước 4 Quy trình này.
Bước 4: Đàm phán và chấm dứt
Trong thời hạn […] ngày, kể từ khi NQĐ quyết định việc chấm dứt HĐLĐ với NLĐ, BP HC thực hiện việc xin ý kiến NQĐ về các nội dung để đàm phán chấm dứt
và sau đó đàm phán sơ bộ với NLĐ về việc chấm dứt HĐLĐ theo các nội dung đã được xin ý kiến4 Sau khi đàm phán:
4.1 Nếu NLĐ thống nhất về việc thỏa thuận chấm dứt HĐLĐ và thỏa thuận xong
các nội dung để chấm dứt trên đây, BP HC thực hiện tiếp các công việc sau đàm phán theo Quy trình chấm dứt HĐLĐ do hai bên thỏa thuận mà công ty đã ban hành.
4.2 Nếu không thể thống nhất việc thỏa thuận chấm dứt HĐLĐ, BP HC thực
hiện công tác sau đây để đơn phương chấm dứt HĐLĐ:
- Khi xác định được NLĐ không thuộc vào các trường hợp không được đơn
phương chấm dứt, BP HC soạn thảo ngay […] bản dự thảo Thông báo về việc chấm
dứt HĐLĐ (dùng để chấm dứt với NLĐ cung cấp không trung thực thông tin giao kết)
(theo Mẫu CD08_07) đệ trình lên NĐDTPL/NĐUQ ký BP HC bàn giao ngay cho
NLĐ một bản để thông báo trước cho NLĐ về thời điểm chấm dứt, và đây là công việc pháp luật bắt buộc thực hiện BP HC cần thực hiện việc bàn giao theo phương thức
4 Các nội dung đàm phán chấm dứt tương tự nội dung đàm phán chấm dứt tại Bước 2 “Đàm phán” của Quy trình chấm dứt HĐLĐ do hai bên thỏa thuận.
Trang 6phù hợp, đảm bảo NLĐ đã nhận được thông báo trên trước ngày dự kiến chấm dứt HĐLĐ ít nhất5:
+ 45 ngày đối với NLĐ đang làm việc theo HĐLĐ không xác định thời hạn; + 30 ngày đối với NLĐ đang làm việc theo HĐLĐ xác định thời hạn có thời hạn từ 12 tháng đến 36 tháng;
+ 03 ngày làm việc đối với NLĐ đang làm việc theo HĐLĐ xác định thời hạn
có thời hạn dưới 12 tháng;
+ Thời hạn báo trước khác theo quy định pháp luật
BP HC đề nghị NLĐ bàn giao lại công việc, tài liệu, hồ sơ, tài sản của công ty.
- BP HC soạn thảo […] bản Quyết định chấm dứt HĐLĐ 6, trình NQĐ ký Nội dung quyết định cần nêu rõ lý do chấm dứt là do NLĐ cung cấp không trung thực thông tin theo quy định pháp luật khi ký kết HĐLĐ làm ảnh hưởng đến việc tuyển
dụng NLĐ của công ty Công việc này là cần thiết, nhưng pháp luật không bắt buộc thực hiện.
- Trước hoặc vào ngày chấm dứt HĐLĐ theo Thông báo về việc chấm dứt
HĐLĐ đã gửi:
+ BP HC bàn giao cho NLĐ: Các hồ sơ, tài liệu (bản chính), tài sản của NLĐ
(nếu có), và lập Biên bản bàn giao 7 để NLĐ ký xác nhận về việc công ty đã bàn giao
các yếu tố vừa nêu của NLĐ, và đây là công việc pháp luật bắt buộc thực hiện
+ BP HC bàn giao một bản Quyết định chấm dứt HĐLĐ cho NLĐ8, và đây là công việc cần thiết, nhưng pháp luật không bắt buộc thực hiện
+ BP HC yêu cầu NLĐ bàn giao lại đầy đủ công việc, tài liệu, hồ sơ, tài sản/dữ
liệu điện tử của công ty, và ký Biên bản bàn giao công việc 9 BP HC phải phối hợp với người nhận bàn giao công việc, tài liệu, hồ sơ, tài sản/dữ liệu điện tử của công ty
từ NLĐ, để thực hiện (người nhận bàn giao do NQĐ chỉ định) Các công việc tại đây
là cần thiết, nhưng pháp luật không bắt buộc thực hiện.
5 Các phương thức bàn giao mà công ty có thể lựa chọn: (i) Bàn giao trực tiếp, và đề nghị NLĐ ký xác
nhận trực tiếp vào thông báo hoặc lập Biên bản bàn giao (theo mẫu Biên bản bàn giao được liệt kê trong Phụ lục
I – Biểu mẫu sử dụng cho Quy trình chấm dứt hợp đồng lao động do hết hạn/công việc đã hoàn thành) để NLĐ
ký xác nhận đã nhận thông báo; hoặc (ii) Gửi thông báo bằng thư điện tử hoặc phần mềm quản lý nội bộ của công ty; hoặc (iii) Gửi thông báo qua đường bưu điện có báo phát.
6 Mẫu này tương tự mẫu Quyết định chấm dứt HĐLĐ được liệt kê trong Phụ lục I – Biểu mẫu sử dụng cho Quy trình chấm dứt hợp đồng lao động do người lao động bị ốm đau, tai nạn đã điều trị mà khả năng lao động chưa được hồi phục.
7 Mẫu này tương tự mẫu Biên bản bàn giao được liệt kê trong Phụ lục I – Biểu mẫu sử dụng cho Quy trình chấm dứt hợp đồng lao động do hết hạn/công việc đã hoàn thành.
8 Các phương thức bàn giao mà công ty có thể lựa chọn: (i) Bàn giao trực tiếp và lập Biên bản bàn giao
(theo mẫu Biên bản bàn giao được liệt kê trong Phụ lục I – Biểu mẫu sử dụng cho Quy trình chấm dứt hợp đồng lao động do hết hạn/công việc đã hoàn thành) để NLĐ ký xác nhận đã nhận quyết định; hoặc (ii) Gửi quyết định
bằng thư điện tử hoặc phần mềm quản lý nội bộ của công ty; hoặc (iii) Gửi quyết định qua đường bưu điện có báo phát.
9 Mẫu này tương tự mẫu Biên bản bàn giao công việc được liệt kê trong Phụ lục I – Biểu mẫu sử dụng cho Quy trình chấm dứt hợp đồng lao động do hết hạn/công việc đã hoàn thành.
6
Trang 7+ BP HC hoàn thành thủ tục xác nhận thời gian đóng bảo hiểm xã hội, bảo hiểm thất nghiệp cho NLĐ; và thanh toán đầy đủ các khoản tiền mà NLĐ được hưởng theo HĐLĐ, Thỏa ước lao động tập thể, quy định của công ty và quy định pháp luật trong thời hạn 14 ngày làm việc kể từ ngày HĐLĐ chấm dứt, và đây là công việc pháp luật bắt buộc thực hiện
VI CÁC BIỂU MẪU
Phụ lục I – Biểu mẫu quy trình chấm dứt HĐLĐ – Các trường hợp đơn phương chấm dứt HĐLĐ khác
Trang 8PHỤ LỤC I.
BIỂU MẪU SỬ DỤNG CHO QUY TRÌNH CHẤM DỨT HỢP ĐỒNG LAO ĐỘNG CÁC TRƯỜNG HỢP ĐƠN PHƯƠNG CHẤM DỨT HỢP ĐỒNG LAO ĐỘNG KHÁC
1 Mẫu CD08_01: Danh sách người lao động không quay lại làm việc sau tạm hoãn 2
2 Mẫu CD08_02: Danh sách người lao động tự ý bỏ việc không có lý do chính đáng 3
3 Mẫu CD08_03: Danh sách người lao động đủ tuổi nghỉ hưu 4
4 Mẫu CD08_04: Thông báo về việc chấm dứt hợp đồng lao động (dùng để chấm dứt với người lao động không quay lại làm việc sau thời gian tạm hoãn) 5
5 Mẫu CD08_05: Thông báo về việc chấm dứt hợp đồng lao động (dùng để chấm dứt với người lao động tự ý bỏ việc không có lý chính đáng) 6
6 Mẫu CD08_06: Thông báo về việc chấm dứt hợp đồng lao động (dùng để chấm dứt với người lao động đủ tuổi nghỉ hưu) 7
7 Mẫu CD08_07: Thông báo về việc chấm dứt hợp đồng lao động (dùng cho trường hợp người lao động cung cấp không trung thực thông tin theo quy định khi giao kết hợp đồng lao động làm ảnh hưởng đến việc tuyển dụng người lao động) 8
8 Mẫu CD08_08: Báo cáo (dùng cho trường hợp người lao động cung cấp không trung thực thông tin theo quy định khi giao kết hợp đồng lao động làm ảnh hưởng đến việc tuyển dụng người lao động) 10
Trang 91 Mẫu CD08_01: Danh sách người lao động không quay lại làm việc sau tạm hoãn
DANH SÁCH NGƯỜI LAO ĐỘNG KHÔNG QUAY LẠI LÀM VIỆC SAU TẠM HOÃN
(TỪ NGÀY […]/[…]/[…] ĐẾN NGÀY […]/[…]/[…])10
T
11 Tuổ
i 12
Thời gian đã làm việc
(đơn vị:
tháng)13
Hợp đồng hiện tại Vị trí
công việc
Số lần đã ký HĐ
LĐ 14
Thuộc trường hợp không bị đơn phương chấm dứt 15
Ngày hết thời hạn tạm hoãn
Thời hạn để người lao động quay lại làm việc
Ngày người lao động đã quay lại làm việc 16
Đề xuất của Phòng Hành chính – Nhân
sự (đánh dấu
X vào ô trống)
Quyết định của […] 17
(đánh dấu X vào ô trống)
Thời hạn
Ngày hết hạn
Tiếp tục Chấm dứt Tiếp tục Chấm dứt
[…] 18 PHÒNG HÀNH CHÍNH – NHÂN SỰ
[…] 19
10 Điền ngày đầu tiên và ngày cuối cùng của hai tuần làm việc trước đó có người lao động không quay lại làm việc trong thời hạn quay lại làm việc sau tạm hoãn.
11 Tên người lao động.
12 Tính đến thời điểm lập danh sách.
13 Thời gian làm việc là tổng thời gian người lao động đã làm việc cho công ty, tính đến thời điểm lập danh sách.
14 Số lần đã ký là tất cả số lần người lao động đã được ký hợp đồng lao động, bao gồm cả hợp đồng đang thực hiện
15 Nêu cụ thể trường hợp không được đơn phương chấm dứt mà người lao động đang thuộc vào, theo Điều 37 Bộ luật lao động số 45/2019/QH14 do Quốc hội ban hành ngày
20/11/2019 Trường hợp không có thì ghi không có
16 Điền ngày này nếu người lao động có quay lại làm việc.
17 Chức danh của người có thẩm quyền quyết định.
18 Chức danh của người có thẩm quyền quyết định.
19 Chức danh của người thay mặt Phòng Hành chính – Nhân sự lập danh sách.
Trang 102 Mẫu CD08_02: Danh sách người lao động tự ý bỏ việc không có lý do chính đáng
DANH SÁCH NGƯỜI LAO ĐỘNG TỰ Ý BỎ VIỆC KHÔNG CÓ LÝ DO CHÍNH ĐÁNG
(TỪ NGÀY […]/[…]/[…] ĐẾN NGÀY […]/[…]/[…])20
T
21
Tuổi 22
Thời gian đã làm việc
(đơn vị:
tháng)23
Hợp đồng hiện tại Vị trí
công việc
Số lần
đã ký HĐLĐ 24
Thuộc trường hợp không bị đơn phương chấm dứt 25
Số ngày
tự ý bỏ việc
Các ngày ngườ
i lao động
tự ý bỏ việc
Đề xuất của Phòng Hành chính – Nhân
sự (đánh dấu
X vào ô trống)
Quyết định của […] 26
(đánh dấu X vào ô trống)
Thời hạn
Ngày hết hạn
Tiếp tục m dứt Chấ Tiếp tục m dứt Chấ
[…] 27 PHÒNG HÀNH CHÍNH – NHÂN SỰ
[…] 28
20 Điền ngày đầu tiên và ngày cuối cùng của tuần làm việc trước đó có người lao động tự ý bỏ việc không có lý do chính đáng đủ 05 ngày làm việc.
21 Tên người lao động.
22 Tính đến thời điểm lập danh sách.
23 Thời gian làm việc là tổng thời gian người lao động đã làm việc cho công ty, tính đến thời điểm lập danh sách.
24 Số lần đã ký là tất cả số lần người lao động đã được ký hợp đồng lao động, bao gồm cả hợp đồng đang thực hiện
25 Nêu cụ thể trường hợp không được đơn phương chấm dứt mà người lao động đang thuộc vào, theo Điều 37 Bộ luật lao động số 45/2019/QH14 do Quốc hội ban hành ngày 20/11/2019 Trường hợp không có thì ghi không có
26 Chức danh của người có thẩm quyền quyết định.
27 Chức danh của người có thẩm quyền quyết định.
28 Chức danh của người thay mặt Phòng Hành chính – Nhân sự lập danh sách.
Trang 113 Mẫu CD08_03: Danh sách người lao động đủ tuổi nghỉ hưu
DANH SÁCH NGƯỜI LAO ĐỘNG ĐỦ TUỔI NGHỈ HƯU (TỪ NGÀY […]/[…]/[…] ĐẾN NGÀY […]/[…]/[…])29
T
T Tên
30
Tuổi 31
Ngày
đủ tuổi nghỉ hưu
Thời gian đã làm việc
(đơn vị:
tháng)32
Hợp đồng hiện tại Vị trí
côn g việc
Số lần
đã ký HĐLĐ 33
Thuộc trường hợp không bị đơn phương chấm dứt 34
Đề xuất của Phòng Hành chính – Nhân sự
(đánh dấu X vào ô trống)
Quyết định của […] 35
(đánh dấu X vào ô trống)
Thời hạn
Ngày hết hạn
Tiếp tục Chấm dứt mới Ký Tiếp tục Chấm dứt mới Ký
[…] 36 PHÒNG HÀNH CHÍNH – NHÂN SỰ
[…] 37
29 Điền ngày đầu tiên và ngày cuối cùng của tháng mà người lao động đủ tuổi nghỉ hưu.
30 Tên người lao động.
31 Tính đến thời điểm lập danh sách.
32 Thời gian làm việc là tổng thời gian người lao động đã làm việc cho công ty, tính đến thời điểm lập danh sách.
33 Số lần đã ký là tất cả số lần người lao động đã được ký hợp đồng lao động, bao gồm cả hợp đồng đang thực hiện
34 Nêu cụ thể trường hợp không được đơn phương chấm dứt mà người lao động đang thuộc vào, theo Điều 37 Bộ luật lao động số 45/2019/QH14 do Quốc hội ban hành ngày 20/11/2019 Trường hợp không có thì ghi không có
35 Chức danh của người có thẩm quyền quyết định.
36 Chức danh của người có thẩm quyền quyết định.
37 Chức danh của người thay mặt Phòng Hành chính – Nhân sự lập danh sách.
Trang 124 Mẫu CD08_04: Thông báo về việc chấm dứt hợp đồng lao động
(dùng để chấm dứt với người lao động không quay lại làm việc sau thời gian tạm hoãn)
CÔNG TY […] CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
Số: […]/[…]38-[…]39 […], ngày […] tháng […] năm […]
V/v thông báo
chấm dứt hợp đồng lao động
Kính gửi: Ông/Bà […]
Trước và trên tất cả, chúng tôi xin chân thành cảm ơn Ông/Bà đã đồng hành và gắn bó với chúng tôi trong suốt khoảng thời gian vừa qua
Tuy nhiên, việc Ông/Bà không quay làm việc đúng hạn sau khi hết thời gian tạm hoãn thực hiện hợp đồng lao động, gây không ít khó khăn cho công tác xây dựng, giữ ổn định nguồn nhân lực của chúng tôi
Vì vậy, bằng công văn này, chúng tôi xin thông báo đến Ông/Bà về việc chấm dứt hợp đồng lao động như sau:
1 Kể từ ngày […]/[…]/[…], chính thức chấm dứt toàn bộ hiệu lực Hợp đồng
lao động số […] ngày […]/[…]/[…] (xin gọi là “Hợp đồng lao động”) và Phụ lục
Hợp đồng lao động40 số […] ngày […]/[…]/[…] (xin gọi là “Phụ lục Hợp đồng lao
động”) đã ký giữa Ông/Bà và chúng tôi.
2 Lý do chấm dứt: […]41
3 Ông/Bà có nghĩa vụ bàn giao […]42
4 […]43
Chúng tôi kính chúc Ông/Bà luôn khỏe mạnh
Trân trọng./
Nơi nhận:
- Như trên;
- […] 44 ;
- Lưu: […].
[…] 45
38 Tên viết tắt chức danh của người đại diện theo pháp luật công ty/người được công ty ủy quyền.
39 Tên viết tắt của công ty.
40 Nếu có.
41 Mô tả cụ thể lý do chấm dứt, tài liệu, hồ sơ làm cơ sở chấm dứt (nếu có).
42 Trong trường hợp cần thiết, Phòng Hành chính – Nhân sự có thể đưa vào các nội dung liên quan đến nghĩa vụ của người lao động trong việc bàn giao lại công việc, hồ sơ, tài liệu, tài sản của công ty và các nội dung khác (nếu có).
43 Nội dung khác (nếu có).
44 Tên của bộ phận hoặc cá nhân cần nắm nội dung: Như bộ phận quản lý trực tiếp người lao động, bộ phận kế toán, …
45 Chức danh của người đại diện theo pháp luật/người được công ty ủy quyền.
12