QUY TRÌNH CHẤM DỨT HỢP ĐỒNG LAO ĐỘNG DO HẾT HẠNCÔNG VIỆC ĐÃ HOÀN THÀNH Mục đích: Quy trình này quy định quyền hạn, trình tự, thủ tục chấm dứt hợp đồng lao động của Công ty … trong trường hợp hết hạn hợp đồng lao động, đã hoàn thành công việc theo hợp đồng lao động, phù hợp với quy định của Công ty và quy định pháp luật. CÁC BƯỚC Bước 1: Theo dõi việc thực hiện HĐLĐ Bước 2: Quyết định Bước 3: Thực hiện CÁC BIỂU MẪU 1. Danh sách hợp đồng lao động sắp hết hạn hoặc có công việc sắp hoàn thành trong tháng 2. Thông báo về việc chấm dứt hợp đồng lao động 3. Quyết định chấm dứt hợp đồng lao động 4. Biên bản thanh lý hợp đồng lao động 5. Biên bản bàn giao (dùng cho việc bàn giao lại cho người lao động các hồ sơ, tài liệu (bản chính), tài sản của người lao động mà công ty đang giữ) 6. Biên bản bàn giao công việc
Trang 1QUY TRÌNH CHẤM DỨT HỢP ĐỒNG LAO ĐỘNG
DO HẾT HẠN/CÔNG VIỆC ĐÃ HOÀN THÀNH
Trang 2DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT
Công ty Công ty […] NĐDTPL Người đại diện theo pháp
luật1
HC Hành chính nhân sự2 BP Bộ phận/Phòng
TC-KT Tài chính – Kế toán NLĐ Người lao động
HĐLĐ Hợp đồng lao động NĐUQ Người được công ty ủy quyền NQĐ Người có thẩm
quyền quyết định3
I MỤC ĐÍCH
Quy trình này quy định quyền hạn, trình tự, thủ tục chấm dứt hợp đồng lao động của Công ty […] trong trường hợp hết hạn hợp đồng lao động, đã hoàn thành công việc theo hợp đồng lao động, phù hợp với quy định của Công ty và quy định pháp luật
II PHẠM VI ÁP DỤNG
Quy trình này được áp dụng cho hoạt động chấm dứt hợp đồng lao động đối với người lao động làm việc tại tất cả các bộ phận, đơn vị phụ thuộc của Công ty […]
III CĂN CỨ PHÁP LUẬT XÂY DỰNG QUY TRÌNH
Khoản 1, khoản 2 Điều 34; khoản 1 Điều 45; Điều 46; và khoản 1, khoản 3 Điều
48 Bộ luật lao động số 45/2019/QH14 ngày 20/11/2019
1 Người đại diện theo pháp luật của công ty được xác định theo Điều lệ của công ty.
2 Tên bộ phận làm công tác nhân sự ở đây chỉ mang tính tham khảo Tên gọi có thể khác nhau tùy thuộc vào cơ cấu điều hành của từng công ty.
3 Người có thẩm quyền quyết định là người có thẩm quyền quyết định các vấn đề về lao động trong công ty theo quy định phân quyền nội bộ của công ty.
Trang 3IV QUY TRÌNH THỰC HIỆN – GIẢI THÍCH
BP HC
Danh sách HĐLĐ sắp hết hạn hoặc có công việc sắp hoàn thành trong tháng
NQĐ
NQĐ,
NĐDTPL/
NĐUQ, BP
HC,
BP khác,
NLĐ
- Thông báo về việc chấm dứt HĐLĐ
- Biên bản thanh lý HĐLĐ
- Các biên bản bàn giao
Theo dõi việc thực hiện HĐLĐ
Quyết định
Ký HĐLĐ mới
Chấm dứt HĐLĐ
Thực hiện
Kết thúc
Trang 4Bước 1: Theo dõi việc thực hiện HĐLĐ
Trong vòng […] ngày làm việc cuối cùng của tháng, BP HC có nghĩa vụ kiểm tra
và rà soát các HĐLĐ có thời hạn chấm dứt hoặc công việc dự kiến kết thúc vào tháng
tiếp theo, và nếu có, thì BP HC có nghĩa vụ lập và gửi Danh sách HĐLĐ sắp hết hạn hoặc có công việc sắp hoàn thành trong tháng (theo Mẫu CD01_01) đến NQĐ để
xem xét việc chấm dứt hoặc ký mới HĐLĐ
Bước 2: Quyết định
2.1 Trong thời hạn […] ngày, kể từ ngày nhận được Danh sách HĐLĐ sắp hết
hạn hoặc có công việc sắp hoàn thành trong tháng (gọi tắt là “Danh sách”), NQĐ xem
xét, quyết định đối với từng NLĐ được đề cập trong Danh sách như sau:
- Nếu quyết định ký HĐLĐ mới: Trường hợp lựa chọn phương án này, NQĐ
đánh dấu “X” vào mục “Ký tiếp” trong Danh sách
- Nếu quyết định chấm dứt HĐLĐ: Trường hợp lựa chọn phương án này, NQĐ
đánh dấu “X” vào mục “Chấm dứt” trong Danh sách
Sau khi đưa ra ý kiến quyết định đối với tất cả NLĐ được liệt kê trong Danh sách HĐLĐ sắp hết hạn hoặc có công việc sắp hoàn thành trong tháng, NQĐ gửi lại Danh sách này cho BP HC.
2.2 Khi BP HC nhận được Danh sách HĐLĐ sắp hết hạn hoặc có công việc sắp hoàn thành trong tháng từ NQĐ:
- Đối với NLĐ được quyết định ký HĐLĐ mới: Thực hiện thủ tục ký HĐLĐ
theo quy định của công ty – Kết thúc Quy trình.
- Đối với NLĐ bị quyết định chấm dứt HĐLĐ: BP HC thực hiện tiếp công
việc tại Bước 3 Quy trình này.
Bước 3: Thực hiện
- Trước thời điểm thời hạn HĐLĐ hoặc công việc theo HĐLĐ chấm dứt […] ngày:
+ BP HC soạn thảo […] bản Thông báo về việc chấm dứt HĐLĐ (theo Mẫu CD01_02) để trình NĐDTPL/NĐUQ ký BP HC bàn giao ngay cho NLĐ một bản để
thông báo trước cho NLĐ về thời điểm chấm dứt, đây là công việc pháp luật bắt buộc
thực hiện BP HC cần thực hiện việc bàn giao theo phương thức phù hợp, đảm bảo
NLĐ đã nhận được thông báo trên4 BP HC đề nghị NLĐ bàn giao lại công việc, tài liệu, hồ sơ, tài sản của công ty
+ BP HC soạn thảo […] bản Quyết định chấm dứt HĐLĐ (theo Mẫu CD01-03), trình NQĐ ký Nội dung quyết định cần nêu rõ lý do chấm dứt là do hết hạn
HĐLĐ hoặc do công việc theo HĐLĐ đã hoàn thành Công việc này là cần thiết,
nhưng pháp luật không bắt buộc thực hiện.
4 Các phương thức bàn giao mà công ty có thể lựa chọn: (i) Bàn giao trực tiếp, và đề nghị NLĐ ký xác
nhận trực tiếp vào thông báo hoặc lập Biên bản bàn giao (theo Mẫu CD01_05) để NLĐ ký xác nhận đã nhận
thông báo; hoặc (ii) Gửi thông báo bằng thư điện tử hoặc phần mềm quản lý nội bộ của công ty; hoặc (iii) Gửi thông báo qua đường bưu điện có báo phát.
Trang 5- Trước hoặc vào ngày HĐLĐ chấm dứt theo Thông báo về việc chấm dứt HĐLĐ đã gửi:
+ BP HC soạn thảo […] bản Biên bản thanh lý HĐLĐ (theo Mẫu CD01-04),
cho NLĐ ký vào tất cả các bản, trình các bản đã được ký lên NĐDTPL/NĐUQ ký BP
HC giao cho NLĐ một bản Biên bản thanh lý HĐLĐ; và bàn giao một bản Quyết định chấm dứt HĐLĐ cho NLĐ5 Các công việc tại đây là cần thiết, nhưng pháp luật không
bắt buộc thực hiện.
+ BP HC bàn giao cho NLĐ: Các hồ sơ, tài liệu (bản chính), tài sản của NLĐ
(nếu có), và lập Biên bản bàn giao (theo Mẫu CD01_05) để NLĐ ký xác nhận về
việc công ty đã bàn giao các yếu tố vừa nêu của NLĐ, và đây là công việc pháp luật bắt buộc thực hiện
+ BP HC yêu cầu NLĐ bàn giao lại đầy đủ công việc, tài liệu, hồ sơ, tài sản/dữ
liệu điện tử của công ty, và ký Biên bản bàn giao công việc (theo Mẫu CD01_06).
BP HC phải phối hợp với người nhận bàn giao công việc, tài liệu, hồ sơ, tài sản/dữ liệu điện tử của công ty từ NLĐ, để thực hiện (người nhận bàn giao do NQĐ chỉ định)
Các công việc tại đây là cần thiết, nhưng pháp luật không bắt buộc thực hiện.
+ BP HC hoàn thành thủ tục xác nhận thời gian đóng bảo hiểm xã hội, bảo hiểm thất nghiệp cho NLĐ; công ty thanh toán đầy đủ các khoản tiền mà NLĐ được hưởng theo HĐLĐ, Thỏa ước lao động tập thể, quy định của công ty và quy định pháp luật trong thời hạn 14 ngày làm việc kể từ ngày HĐLĐ chấm dứt, và đây là công việc pháp luật bắt buộc thực hiện
V CÁC BIỂU MẪU
Phụ lục I – Biểu mẫu quy trình chấm dứt HĐLĐ do hết hạn/công việc đã hoàn thành ban hành kèm theo quy trình này
5 Các phương thức bàn giao mà công ty có thể lựa chọn: (i) Bàn giao trực tiếp và lập Biên bản bàn giao
(theo Mẫu CD01_05) để NLĐ ký xác nhận đã nhận quyết định; hoặc (ii) Gửi quyết định bằng thư điện tử hoặc
phần mềm quản lý nội bộ của công ty; hoặc (iii) Gửi quyết định qua đường bưu điện có báo phát.
Trang 6PHỤ LỤC I.
BIỂU MẪU SỬ DỤNG CHO QUY TRÌNH CHẤM DỨT HỢP ĐỒNG LAO ĐỘNG
DO HẾT HẠN/CÔNG VIỆC ĐÃ HOÀN THÀNH
1 Mẫu CD01_01: Danh sách hợp đồng lao động sắp hết hạn hoặc có công việc
sắp hoàn thành trong tháng 2
2 Mẫu CD01_02: Thông báo về việc chấm dứt hợp đồng lao động 3
3 Mẫu CD01_03: Quyết định chấm dứt hợp đồng lao động 4
4 Mẫu CD01_04: Biên bản thanh lý hợp đồng lao động 5
5 Mẫu CD01_05: Biên bản bàn giao (dùng cho việc bàn giao lại cho người lao động các hồ sơ, tài liệu (bản chính), tài sản của người lao động mà công ty đang giữ) 7
6 Mẫu CD01_06: Biên bản bàn giao công việc 8
Trang 71 Mẫu CD01_01: Danh sách hợp đồng lao động sắp hết hạn hoặc có công việc sắp hoàn thành trong tháng
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
[…], ngày […] tháng […] năm […]
DANH SÁCH
Hợp đồng lao động sắp hết hạn hoặc có công việc sắp hoàn thành trong tháng […]/[…]
T
Thời gian đã làm việc
(đơn vị:
tháng)8
Hợp đồng hiện tại
Vị trí công việc Số lần đã ký
HĐLĐ 9
Đề xuất của Phòng Hành chính – Nhân sự
(đánh dấu X vào ô trống)
Quyết định của […] 10 (đánh dấu X
vào ô trống)
Thời
[…]12
6 Tên người lao động.
7 Tính đến thời điểm lập danh sách.
8 Thời gian làm việc là tổng thời gian người lao động đã làm việc cho công ty, tính đến thời điểm lập danh sách.
9 Số lần đã ký là tất cả số lần người lao động đã được ký hợp đồng lao động, bao gồm cả hợp đồng đang thực hiện
10 Chức danh của người có thẩm quyền quyết định.
11 Chức danh của người có thẩm quyền quyết định.
12 Chức danh của người thay mặt Phòng Hành chính – Nhân sự lập danh sách.
Trang 82 Mẫu CD01_02: Thông báo về việc chấm dứt hợp đồng lao động
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
Số: […]/[…]13-[…]14 […], ngày […] tháng […] năm […]
V/v thông báo
chấm dứt hợp đồng lao động
Kính gửi: Ông/Bà […]
Trước và trên tất cả, chúng tôi xin chân thành cảm ơn Ông/Bà đã đồng hành và gắn bó với chúng tôi trong suốt khoảng thời gian vừa qua
Trên cơ sở thỏa thuận trong Hợp đồng lao động […]15 ngày […]/[…]/[…] được
ký giữa Ông/Bà và công ty (sau đây gọi là “Hợp đồng lao động”), Hợp đồng lao động
sẽ chấm dứt vào ngày […]/[…]/[…], và chúng tôi sẽ không tái ký hợp đồng lao động với Ông/Bà
[…]16
Chúng tôi xin thông báo đến Ông/Bà các nội dung nêu trên
Trân trọng./
Nơi nhận:
- Như trên;
- […]17;
- Lưu: […].
[…] 18
13 Tên viết tắt chức danh của người đại diện theo pháp luật/người được công ty ủy quyền.
14 Tên viết tắt của công ty.
15 Số hoặc tên hợp đồng.
16 Trong trường hợp cần thiết, Phòng Hành chính – Nhân sự có thể đưa vào các nội dung liên quan đến nghĩa vụ của người lao động trong việc bàn giao lại công việc, hồ sơ, tài liệu, tài sản của công ty và các nội dung khác (nếu có).
17 Tên của bộ phận hoặc cá nhân cần nắm nội dung: Như bộ phận quản lý trực tiếp người lao động, bộ phận kế toán, …
18 Chức danh của người đại diện theo pháp luật/người được công ty ủy quyền.
Trang 93 Mẫu CD01_03: Quyết định chấm dứt hợp đồng lao động
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
Số: […]/QĐ-[…] […], ngày […] tháng […] năm […]
QUYẾT ĐỊNH
Về việc chấm dứt hợp đồng lao động
[…] 19
Căn cứ Bộ luật Lao động và các văn bản hướng dẫn hiện hành;
Căn cứ Hợp đồng lao động số […] ngày […] tháng […] năm […] giữa Công ty […] và Ông/Bà […];
Căn cứ vào Thông báo về việc chấm dứt hợp đồng lao động số […] ngày […] tháng […] năm […];
Căn cứ vào Biên bản thanh lý Hợp đồng lao động số […] ngày […] tháng […] năm […] giữa Công ty […] và Ông/Bà […] 20
QUYẾT ĐỊNH:
Điều 1 Quyết định chấm dứt Hợp đồng lao động số […] ngày […] tháng […] năm
[…] giữa […] và Ông/Bà […]
Lý do chấm dứt Hợp đồng: […]21
Thời điểm chấm dứt hợp đồng: […]22
Điều 2 Quyết định này có hiệu lực kể từ ngày […].
Điều 3 Ông/Bà […], các Phòng/Ban […] và cá nhân liên quan có trách nhiệm thi hành
Quyết định này./
Nơi nhận:
- Như Điều 3;
- Lưu: VT.
[…] 23
19 Chức danh của người có thẩm quyền quyết định.
20 Nếu có.
21 Do hết hạn hợp đồng lao động hoặc đã hoàn thành công việc theo hợp đồng lao động.
22 Ngày tiếp theo của ngày cuối cùng thời hạn hợp đồng lao động.
23 Chức danh của người có thẩm quyền quyết định.
Trang 104 Mẫu CD01_04: Biên bản thanh lý hợp đồng lao động
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
BIÊN BẢN THANH LÝ HỢP ĐỒNG LAO ĐỘNG
Số: […]/BB-[…]
Căn cứ Bộ luật lao động hiện hành;
Căn cứ Hợp đồng lao động số […] ngày […] tháng […] năm […] giữa Công ty […] và Ông/Bà […];
Căn cứ vào Thông báo về việc chấm dứt hợp đồng lao động số […] ngày […] tháng […] năm […];Căn cứ vào Đơn xin chấm dứt hợp đồng lao động trước thời hạn của Ông/Bà […] ký ngày […].
Hôm nay, ngày […] tháng […] năm […], tại […], chúng tôi gồm:
NGƯỜI SỬ DỤNG LAO ĐỘNG (sau đây gọi tắt là “Công ty”): […];
Tài khoản ngân hàng : […] – Chi nhánh […];
Đại diện : Ông/Bà[…];
CMND/CCCD số : […] – Ngày cấp: […] – Nơi cấp: […];
Và
NGƯỜI LAO ĐỘNG:
Sinh ngày : […];
CMND/CCCD số : […] – Ngày cấp: […] – Nơi cấp: […];
Điện thoại : […];
Tài khoản ngân hàng : […] – Chi nhánh […];
Sau khi bàn bạc, hai bên thống nhất ký kết Biên bản thanh lý Hợp đồng lao động
(“Biên bản”) với nội dung sau:
Điều 1 Nội dung thỏa thuận
1.1 Hai bên cùng đồng ý xác nhận Hợp đồng lao động số […] đã ký ngày […]
chấm dứt hiệu lực kể từ ngày […]
Hai bên đồng ý thanh lý toàn bộ quyền, nghĩa vụ theo Hợp đồng lao động số […] ngày […] kể từ ngày […]
1.2 Người lao động cam kết hỗ trợ Công ty mọi vấn đề liên quan đến các công
việc mà Người lao động đã thực hiện trên cơ sở quan hệ lao động với Công
ty, khi Công ty có đề nghị
1.3 Công ty đã thanh toán tiền lương và các chế độ đầy đủ theo quy định pháp
luật cho Người lao động theo ngày công thực tế đến hết ngày […]
1.4 Công ty sẽ hoàn thành thủ tục xác nhận thời gian đóng bảo hiểm xã hội, bảo
hiểm thất nghiệp, bảo hiểm y tế đến hết ngày […] và bàn giao sổ bảo hiểm
Trang 11xã hội cho Người lao động.
1.5 Người lao động xác nhận rằng khoản thanh toán quy định tại khoản 1.3, 1.4
Điều này là khoản thanh toán cuối cùng và đầy đủ cho mọi quyền lợi mà Người lao động có được phát sinh từ quan hệ lao động với Công ty Công ty không phải thực hiện bất kỳ nghĩa vụ tài chính nào đối với Người lao động ngoài các khoản tiền nêu tại khoản 1.3, khoản 1.4 Điều này
Điều 2 Hiệu lực thực hiện
2.1 Biên bản này có hiệu lực kể từ ngày ký được ghi ở phần đầu của Biên bản
này
2.2 Biên bản này được lập thành […] bản, có giá trị pháp lý như nhau, Công ty
giữ […] bản, Người lao động giữ […] bản để thực hiện
2.3 Hai bên cam đoan rằng việc ký Biên bản này là tự nguyện, mỗi bên cam kết
thực hiện đúng, đầy đủ nội dung Biên bản này, mỗi bên cam kết không còn thắc mắc, khiếu nại, yêu cầu gì đối với bên còn lại./
Để làm bằng chứng, các bên ký kết Biên bản này vào ngày được đề cập ở phần đầu của Biên bản./.
ĐẠI DIỆN VÀ NHÂN DANH
NGƯỜI SỬ DỤNG LAO ĐỘNG
(Ký, ghi rõ họ tên và đóng dấu)
NGƯỜI LAO ĐỘNG
(Ký, ghi rõ họ tên)
Trang 125 Mẫu CD01_05: Biên bản bàn giao (dùng cho việc bàn giao lại cho
người lao động các hồ sơ, tài liệu (bản chính), tài sản của người lao động mà công ty đang giữ)
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
BIÊN BẢN BÀN GIAO Biên bản bàn giao hồ sơ này (sau đây gọi tắt là “Biên bản”) được ký kết vào
ngày […] tháng […] năm […], bởi và giữa:
BÊN BÀN GIAO (sau đây gọi tắt là “Bên A”): CÔNG TY […]
Họ và tên: […]24;
Chức vụ: […]
Và
BÊN NHẬN BÀN GIAO (sau đây gọi tắt là “Bên B”):25
Họ và tên: […];
CMND/CCCD số: […] – Ngày cấp: […] – Nơi cấp: […]
NỘI DUNG BÀN GIAO:
Bên A đã thực hiện bàn giao hồ sơ cho Bên B theo bảng thống kê sau:
T
Hai bên đã bàn giao đầy đủ hồ sơ theo số lượng trên
Biên bản này lập thành 02 bản có giá trị như nhau Bên A giữ 01 bản, Bên B giữ 01 bản./
BÊN A
(Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên)BÊN B
24 Thông tin của người thay mặt Phòng Hành chính – Nhân sự.
25 Thông tin của người lao động
26 Đối với hồ sơ, tài liệu thì ghi chú tình trạng như bản chính, bản sao y hay bản photo và các nội dung ghi chú khác (nếu có) Đối với tài sản thì ghi chú tình trạng như ngoại quan, chất liệu, thông tin và các nội dung ghi chú khác (nếu có).
Trang 136 Mẫu CD01_06: Biên bản bàn giao công việc
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
BIÊN BẢN BÀN GIAO CÔNG VIỆC Biên bản bàn giao công việc này (sau đây gọi tắt là “Biên bản”) được ký kết vào ngày
[…] tháng […] năm […], tại […], bởi và giữa:
BÊN BÀN GIAO (sau đây gọi tắt là “Bên A”):27
Họ và tên: […];
CMND/CCCD số: […] – Ngày cấp: […] – Nơi cấp: […]
Và
BÊN NHẬN BÀN GIAO (sau đây gọi tắt là “Bên B”): CÔNG TY […]
1 Họ và tên: […]28;
Bộ phận: […];
Chức vụ: […]
2 Họ và tên: […]29;
Bộ phận: […];
Chức vụ: […]
NỘI DUNG BÀN GIAO:
Bên A đã thực hiện bàn giao công việc, tài sản cho Bên B theo bảng thống kê sau:
A Bàn giao công việc
T
B Bàn giao tài sản/tài liệu/giấy tờ
T
T Tài liệu/Hồ sơ/Tài sản Đơn vị tính lượng Số (nếu có) Đơn giá
Thành tiền (nếu có)
Ghi chú
Hai bên đã bàn giao đầy đủ công việc và các loại tài sản theo số lượng trên
Kể từ lúc […] ngày […]30, số tài sản trên do Bên B chịu trách nhiệm quản lý
Biên bản này lập thành […] bản có giá trị như nhau Bên A giữ 01 bản, Bên B giữ […] bản./
27 Thông tin của người lao động
28 Thông tin của người thay mặt Phòng Hành chính – Nhân sự.
29 Thông tin của người thay mặt Bộ phận trực tiếp quản lý người lao động.
30 Ghi cụ thể thời điểm và ngày mà kể từ đó Bên B chịu trách nhiệm quản lý tài sản bàn giao.
31 Người thay mặt Phòng Hành chính – Nhân sự ký.
32 Người thay mặt Bộ phận quản lý trực tiếp người lao động ký.