QUY TRÌNH CHẤM DỨT HỢP ĐỒNG LAO ĐỘNG DO NGƯỜI LAO ĐỘNG THƯỜNG XUYÊN KHÔNG HOÀN THÀNH CÔNG VIỆC THEO HỢP ĐỒNG LAO ĐỘNG

QUY TRÌNH CHẤM DỨT HỢP ĐỒNG LAO ĐỘNG DO NGƯỜI LAO ĐỘNG THƯỜNG XUYÊN KHÔNG HOÀN THÀNH CÔNG VIỆC THEO HỢP ĐỒNG LAO ĐỘNG CÁC BƯỚC Bước 1: Đánh giá Bước 2: Báo cáo Bước 3: Quyết định Bước 4: Đàm phán và chấm dứt CÁC BIỂU MẪU 1. Danh sách người lao động thường xuyên không hoàn thành công việc. 2. Thông báo về việc chấm dứt hợp đồng lao động

QUY TRÌNH CHẤM DỨT HỢP ĐỒNG LAO ĐỘNG

DO NGƯỜI LAO ĐỘNG THƯỜNG XUYÊN KHÔNG

HOÀN THÀNH CÔNG VIỆC THEO HỢP ĐỒNG LAO ĐỘNG

DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT

Ký hiệu Giải thích Ký hiệu Giải thích

Công ty Công ty […] NĐDTP

L

Người đại diện theo pháp luật1

HC Hành chính nhân sự2 BP Bộ phận/Phòng

TC-KT Tài chính – Kế toán NLĐ Người lao động

NĐUQ Người được công ty

ủy quyền

NQĐ Người có thẩm quyền quyết

định3 HĐLĐ Hợp đồng lao động NĐG Người đánh giá4

I MỤC ĐÍCH

Quy trình này quy định trách nhiệm, trình tự, thủ tục chấm dứt hợp đồng lao động trong trường hợp người lao động thường xuyên không hoàn thành công việc theo hợp đồng lao động, của Công ty […]

II PHẠM VI ÁP DỤNG

Quy trình này được áp dụng cho hoạt động chấm dứt hợp đồng lao động đối với người lao động tại tất cả các bộ phận, đơn vị phụ thuộc của Công ty […]

III GIẢI THÍCH TỪ NGỮ

3.1 “Trường hợp không được đơn phương chấm dứt” trong Quy trình này được

hiểu là các trường hợp, mà khi người lao động rơi vào, thì công ty không được đơn phương chấm dứt hợp đồng lao động với người lao động, bao gồm:

a Người lao động ốm đau hoặc bị tai nạn, bệnh nghề nghiệp đang điều trị, điều dưỡng theo chỉ định của cơ sở khám bệnh, chữa bệnh có thẩm quyền, trừ trường hợp quy định tại điểm b khoản 1 Điều 36 Bộ luật lao động số 45/2019/QH14 do Quốc hội ban hành ngày 20/11/2019

b Người lao động đang nghỉ hằng năm, nghỉ việc riêng và trường hợp nghỉ khác được công ty đồng ý

c Người lao động nữ mang thai; người lao động đang nghỉ thai sản hoặc nuôi con dưới 12 tháng tuổi

3.2 “Quy chế đánh giá mức độ hoàn thành công việc” trong Quy trình này được

hiểu là Quy chế đánh giá mức độ hoàn thành công việc được công ty ban hành theo […] ngày […] của công ty

3.3 “Thường xuyên không hoàn thành công việc theo hợp đồng lao động” trong

Quy trình này được hiểu là các trường hợp được nêu tại […] Quy chế đánh giá mức độ hoàn thành công việc

IV CĂN CỨ PHÁP LUẬT XÂY DỰNG QUY TRÌNH

Khoản 10 Điều 34; điểm a khoản 1, khoản 2 Điều 36; Điều 37; Điều 45; Điều 46;

và khoản 1, khoản 3 Điều 48 Bộ luật lao động số 45/2019/QH14 ngày 20/11/2019

V QUY TRÌNH THỰC HIỆN – GIẢI THÍCH

1 Người đại diện theo pháp luật của công ty được xác định theo Điều lệ của công ty.

2 Tên bộ phận làm công tác nhân sự ở đây chỉ mang tính tham khảo Tên gọi có thể khác nhau tùy thuộc vào cơ cấu điều hành của từng công ty.

3 Người có thẩm quyền quyết định là người có thẩm quyền quyết định các vấn đề về lao động trong công ty theo quy định phân quyền nội bộ của công ty.

4 Người đánh giá là người có thẩm quyền đánh giá mức độ hoàn thành công việc của người lao động công ty theo quy định của Quy chế đánh giá mức độ hoàn thành công việc.

Trách nhiệm Bước công việc Kết quả công việc

NĐG,

Trưởng BP

HC

- Kết quả đánh giá

BP HC,

Trưởng BP

- Danh sách NLĐ thường xuyên không hoàn thành công việc

NQĐ,

BP HC

NQĐ, BP

HC,

BP khác,

NLĐ,

NĐDTPL/

NĐUQ

- Thông báo về việc chấm dứt HĐLĐ;

- Quyết định chấm dứt HĐLĐ;

- Các biên bản bàn giao

Đánh giá

Báo cáo

Tiếp tục thực

định

Chấm dứt HĐLĐ Đàm phán

Đơn phương chấm dứt

Thỏa thuân chấm dứt

Kết thúc

Bước 1: Đánh giá

- Những NĐG trong công ty thực hiện công tác đánh giá mức độ hoàn thành công việc của người lao động thuộc thẩm quyền đánh giá của mình theo trình tự, thủ tục, căn cứ đánh giá, tiêu chí đánh giá và nguyên tắc được quy định trong Quy chế đánh giá mức độ hoàn thành công việc; và gửi kết quả đánh giá về cho BP HC

- Trưởng BP HC thực hiện việc tổng hợp kết quả đánh giá của tất cả NLĐ

Bước 2: Báo cáo

Trong trường hợp có NLĐ thường xuyên không hoàn thành công việc theo HĐLĐ, BP HC có nghĩa vụ phối hợp với Trưởng BP quản lý trực tiếp NLĐ và lập

Danh sách NLĐ thường xuyên không hoàn thành công việc (theo Mẫu CD06_01),

đệ trình lên NQĐ để NQĐ xem xét và quyết định xử lý

Bước 3: Quyết định

3.1 Trong vòng […] ngày kể từ ngày nhận được Danh sách NLĐ thường xuyên không hoàn thành công việc của BP HC, NQĐ xem xét và quyết định đối với từng NLĐ theo các hướng sau đây:

- Chấm dứt HĐLĐ: Trường hợp lựa chọn hướng này, NQĐ đánh dấu “X” vào

mục “Chấm dứt” trong Danh sách

- Tiếp tục thực hiện HĐLĐ: Trường hợp lựa chọn phương án này, NQĐ đánh

dấu “X” vào mục “Tiếp tục” trong Danh sách

Sau khi đưa ra ý kiến quyết định đối với tất cả NLĐ được liệt kê trong Danh sách NLĐ thường xuyên không hoàn thành công việc, NQĐ gửi lại Danh sách này cho BP HC

3.2 Khi BP HC nhận được Danh sách NLĐ thường xuyên không hoàn thành công việc từ NQĐ:

- Đối với NLĐ bị quyết định chấm dứt HĐLĐ: BP HC thực hiện tiếp công việc tại Bước 4 Quy trình.

- Đối với NLĐ được NQĐ quyết định tiếp tục thực hiện HĐLĐ: Tiếp tục thực

hiện HĐLĐ đã ký > Kết thúc Quy trình.

Bước 4: Đàm phán và chấm dứt

Trong vòng […] ngày, kể từ ngày NQĐ quyết định việc chấm dứt HĐLĐ với NLĐ, BP HC thực hiện việc xin ý kiến NQĐ về các nội dung để đàm phán chấm dứt

và sau đó đàm phán sơ bộ với NLĐ về việc chấm dứt HĐLĐ theo các nội dung đã được xin ý kiến5 Sau khi đàm phán:

5 Các nội dung đàm phán chấm dứt tương tự nội dung đàm phán chấm dứt tại Bước 2 “Đàm phán” của Quy trình chấm dứt HĐLĐ do hai bên thỏa thuận.

4.1 Nếu NLĐ thống nhất về việc thỏa thuận chấm dứt HĐLĐ và thỏa thuận xong

các nội dung để chấm dứt trên đây, BP HC thực hiện tiếp các công việc sau đàm phán theo Quy trình chấm dứt HĐLĐ do hai bên thỏa thuận mà công ty đã ban hành.

4.2 Nếu không thể thống nhất việc thỏa thuận chấm dứt HĐLĐ, BP HC thực hiện công tác sau đây để đơn phương chấm dứt HĐLĐ:

- Khi xác định được NLĐ không thuộc vào các trường hợp không được đơn

phương chấm dứt, BP HC soạn thảo ngay […] bản dự thảo Thông báo về việc chấm

dứt HĐLĐ (theo Mẫu CD06_02) đệ trình lên NĐDTPL/NĐUQ ký BP HC bàn giao

ngay cho NLĐ một bản để thông báo trước cho NLĐ về thời điểm chấm dứt, và đây là công việc pháp luật bắt buộc thực hiện BP HC cần thực hiện việc bàn giao theo phương thức phù hợp, đảm bảo NLĐ đã nhận được thông báo trên trước ngày dự kiến chấm dứt HĐLĐ ít nhất6:

+ 45 ngày đối với NLĐ đang làm việc theo HĐLĐ không xác định thời hạn; + 30 ngày đối với NLĐ đang làm việc theo HĐLĐ xác định thời hạn có thời hạn từ 12 tháng đến 36 tháng;

+ 03 ngày làm việc đối với NLĐ đang làm việc theo HĐLĐ xác định thời hạn

có thời hạn dưới 12 tháng;

+ Thời hạn báo trước khác theo quy định pháp luật

BP HC đề nghị NLĐ bàn giao lại công việc, tài liệu, hồ sơ, tài sản của công ty.

- BP HC soạn thảo […] bản Quyết định chấm dứt HĐLĐ 7, trình NQĐ ký Nội dung quyết định cần nêu rõ lý do chấm dứt là do NLĐ thường xuyên không hoàn

thành công việc theo HĐLĐ Công việc này là cần thiết, nhưng pháp luật không bắt buộc thực hiện.

- Trước hoặc vào ngày chấm dứt HĐLĐ theo Thông báo về việc chấm dứt

HĐLĐ đã gửi:

+ BP HC bàn giao cho NLĐ: Các hồ sơ, tài liệu (bản chính), tài sản của NLĐ

(nếu có), và lập Biên bản bàn giao 8 để NLĐ ký xác nhận về việc công ty đã bàn giao

các yếu tố vừa nêu của NLĐ, và đây là công việc pháp luật bắt buộc thực hiện

6 Các phương thức bàn giao mà công ty có thể lựa chọn: (i) Bàn giao trực tiếp, và đề nghị NLĐ ký xác

nhận trực tiếp vào thông báo hoặc lập Biên bản bàn giao (theo mẫu Biên bản bàn giao được liệt kê trong Phụ lục

I – Biểu mẫu sử dụng cho Quy trình chấm dứt hợp đồng lao động do hết hạn/công việc đã hoàn thành) để NLĐ

ký xác nhận đã nhận thông báo; hoặc (ii) Gửi thông báo bằng thư điện tử hoặc phần mềm quản lý nội bộ của công ty; hoặc (iii) Gửi thông báo qua đường bưu điện có báo phát.

7 Mẫu này tương tự mẫu Quyết định chấm dứt HĐLĐ được liệt kê trong Phụ lục I – Biểu mẫu sử dụng cho Quy trình chấm dứt hợp đồng lao động do người lao động bị ốm đau, tai nạn đã điều trị mà khả năng lao động chưa được hồi phục.

8 Mẫu này tương tự mẫu Biên bản bàn giao được liệt kê trong Phụ lục I – Biểu mẫu sử dụng cho Quy trình chấm dứt hợp đồng lao động do hết hạn/công việc đã hoàn thành.

+ BP HC bàn giao một bản Quyết định chấm dứt HĐLĐ cho NLĐ9, và đây là công việc cần thiết, nhưng pháp luật không bắt buộc thực hiện

+ BP HC yêu cầu NLĐ bàn giao lại đầy đủ công việc, tài liệu, hồ sơ, tài sản/dữ

liệu điện tử của công ty, và ký Biên bản bàn giao công việc 10 BP HC phải phối hợp với người nhận bàn giao công việc, tài liệu, hồ sơ, tài sản/dữ liệu điện tử của công ty

từ NLĐ, để thực hiện (người nhận bàn giao do NQĐ chỉ định) Các công việc tại đây

là cần thiết, nhưng pháp luật không bắt buộc thực hiện.

+ BP HC hoàn thành thủ tục xác nhận thời gian đóng bảo hiểm xã hội, bảo hiểm thất nghiệp cho NLĐ; công ty thanh toán đầy đủ các khoản tiền mà NLĐ được hưởng theo HĐLĐ, Thỏa ước lao động tập thể, quy định của công ty và quy định pháp luật trong thời hạn 14 ngày làm việc kể từ ngày HĐLĐ chấm dứt, và đây là công việc pháp luật bắt buộc thực hiện

VI CÁC BIỂU MẪU

Phụ lục I – Biểu mẫu quy trình đơn phương chấm dứt HĐLĐ do NLĐ thường xuyên không hoàn thành công việc theo hợp đồng lao động, ban hành kèm theo quy trình này

9 Các phương thức bàn giao mà công ty có thể lựa chọn: (i) Bàn giao trực tiếp và lập Biên bản bàn giao

(theo mẫu Biên bản bàn giao được liệt kê trong Phụ lục I – Biểu mẫu sử dụng cho Quy trình chấm dứt hợp đồng lao động do hết hạn/công việc đã hoàn thành) để NLĐ ký xác nhận đã nhận quyết định; hoặc (ii) Gửi quyết định

bằng thư điện tử hoặc phần mềm quản lý nội bộ của công ty; hoặc (iii) Gửi quyết định qua đường bưu điện có báo phát.

10 Mẫu này tương tự mẫu Biên bản bàn giao công việc được liệt kê trong Phụ lục I – Biểu mẫu sử dụng cho Quy trình chấm dứt hợp đồng lao động do hết hạn/công việc đã hoàn thành.

PHỤ LỤC I.

BIỂU MẪU SỬ DỤNG CHO QUY TRÌNH CHẤM DỨT HỢP ĐỒNG LAO ĐỘNG

DO NGƯỜI LAO ĐỘNG THƯỜNG XUYÊN KHÔNG HOÀN THÀNH CÔNG VIỆC

THEO HỢP ĐỒNG LAO ĐỘNG

1 Mẫu CD06_01: Danh sách người lao động thường xuyên không hoàn thành công việc 2

2 Mẫu CD06_02: Thông báo về việc chấm dứt hợp đồng lao động 3

1 Mẫu CD06_01: Danh sách người lao động thường xuyên không hoàn thành công việc

CÔNG TY […] CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

[…], ngày […] tháng […] năm […]

DANH SÁCH

NGƯỜI LAO ĐỘNG THƯỜNG XUYÊN KHÔNG HOÀN THÀNH CÔNG VIỆC

TT Tên 11

Tuổi 12

Thời gian đã làm việc

(đơn vị:

tháng)13

Hợp đồng hiện tại

Vị trí công việc

Số lần

đã ký HĐLĐ 14

Thuộc trường hợp không bị đơn phương chấm dứt 15

Không hoàn thành công việc

Đề xuất của Phòng Hành chính – Nhân

sự (đánh dấu

X vào ô trống)

Quyết định của […] 16

(đánh dấu X vào ô trống)

Thời hạn

Ngày hết hạn

Số lần 17

Ngày kết quả 18

Tiếp tục

Chấm dứt

Tiếp tục

Chấm dứt

[…] 19 PHÒNG HÀNH CHÍNH – NHÂN SỰ

[…] 20

11 Tên người lao động.

12 Tính đến thời điểm lập danh sách.

13 Thời gian làm việc là tổng thời gian người lao động đã làm việc cho công ty, tính đến thời điểm lập danh sách.

14 Số lần đã ký là tất cả số lần người lao động đã được ký hợp đồng lao động, bao gồm cả hợp đồng đang thực hiện

15 Nêu cụ thể trường hợp không được đơn phương chấm dứt mà người lao động đang thuộc vào, theo Điều 37 Bộ luật lao động số 45/2019/QH14 do Quốc hội ban hành ngày 20/11/2019 Trường hợp không có thì ghi không có

16 Chức danh của người có thẩm quyền quyết định.

17 Điền số lần người lao động bị đánh giá là không hoàn thành công việc

18 Liệt kê những ngày có kết quả đánh giá không hoàn thành công việc và kết quả đánh giá

19 Chức danh của người có thẩm quyền quyết định.

20 Chức danh của người thay mặt Phòng Hành chính – Nhân sự lập danh sách.

2 Mẫu CD06_02: Thông báo về việc chấm dứt hợp đồng lao động

Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

Số: […]/[…]21-[…]22 […], ngày […] tháng […] năm […]

V/v thông báo

chấm dứt hợp đồng lao động

Kính gửi: Ông/Bà […]

Trên cơ sở các kết quả đánh giá mức độ hoàn thành công việc của Ông/Bà vào các ngày:

- […] – Kết quả đánh giá: […]23;

- […] – Kết quả đánh giá: […]24;

- […]25

Mặc dù xen giữa những lần Ông/Bà được đánh giá không hoàn thành công việc như đã nêu trên đây, và đã được chúng tôi lưu ý để khắc phục, cải thiện, nhưng kết quả công việc của Ông/Bà vẫn không được cải thiện

Từ cơ sở trên, dù thật sự không mong muốn, nhưng chúng tôi vẫn xin thông báo đến Ông/Bà về việc chấm dứt hợp đồng lao động như sau:

1 Kể từ ngày […]/[…]/[…], chính thức chấm dứt toàn bộ hiệu lực Hợp đồng

lao động số […] ngày […]/[…]/[…] (xin gọi là “Hợp đồng lao động”) và Phụ lục

Hợp đồng lao động26 số […] ngày […]/[…]/[…] (xin gọi là “Phụ lục Hợp đồng lao

động”) đã ký giữa Ông/Bà và chúng tôi.

2 Lý do chấm dứt: Thường xuyên không hoàn thành công việc theo hợp đồng lao động

3 Ông/Bà có nghĩa vụ bàn giao […]27

4 […]28

Trân trọng./

Nơi nhận:

- Như trên;

- […] 29 ;

- Lưu: […].

[…] 30

21 Tên viết tắt chức danh của người đại diện theo pháp luật công ty/người được công ty ủy quyền.

22 Tên viết tắt của công ty.

23 Nêu cụ thể kết quả đánh giá, tỷ lệ, tiêu chí người lao động không đáp ứng

24 Nêu cụ thể kết quả đánh giá, tỷ lệ, tiêu chí người lao động không đáp ứng

25 Các kết quả đánh giá không hoàn thành khác (nếu có)

26 Nếu có.

27 Trong trường hợp cần thiết, Phòng Hành chính – Nhân sự có thể đưa vào các nội dung liên quan đến nghĩa vụ của người lao động trong việc bàn giao lại công việc, hồ sơ, tài liệu, tài sản của công ty và các nội dung khác (nếu có).

28 Nội dung khác (nếu có).

29 Tên của bộ phận hoặc cá nhân cần nắm nội dung: Như bộ phận quản lý trực tiếp người lao động, bộ phận kế toán, bộ phận nhân sự, …

30 Chức danh của người đại diện theo pháp luật/người được công ty ủy quyền.