QUY TRÌNH CHẤM DỨT HỢP ĐỒNG LAO ĐỘNG DO NGƯỜI LAO ĐỘNG BỊ ĐAU ỐM, TAI NẠN ĐÃ ĐIỀU TRỊ MÀ KHẢ NĂNG LAO ĐỘNG CHƯA ĐƯỢC HỒI PHỤC CÁC BƯỚC Bước 1: Tiếp nhận thông tin và theo dõi Bước 2: Báo cáo Bước 3: Quyết định Bước 4: Đàm phán và chấm dứt CÁC BIỂU MẪU 1. Báo cáo về tình trạng sức khỏe của người lao động 2. Thông báo về việc chấm dứt hợp đồng lao động 3. Quyết định chấm dứt hợp đồng lao động
Trang 1QUY TRÌNH CHẤM DỨT HỢP ĐỒNG LAO ĐỘNG
DO NGƯỜI LAO ĐỘNG BỊ ĐAU ỐM, TAI NẠN ĐÃ ĐIỀU TRỊ MÀ KHẢ NĂNG LAO ĐỘNG CHƯA ĐƯỢC
HỒI PHỤC
Trang 2DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT
Công ty Công ty […] NĐDTPL Người đại diện theo pháp
luật1
HC Hành chính nhân sự2 BP Bộ phận/Phòng
TC-KT Tài chính – Kế toán NLĐ Người lao động
NQĐ Người có thẩm quyền
quyết định3 NĐUQ Người được công ty ủy quyền HĐLĐ Hợp đồng lao động
I MỤC ĐÍCH
Quy trình này quy định trách nhiệm, trình tự, thủ tục chấm dứt hợp đồng lao động của Công ty […] trong trường hợp NLĐ bị đau ốm, tai nạn đã điều trị mà khả năng lao động chưa được hồi phục
II PHẠM VI ÁP DỤNG
Quy trình này được áp dụng cho hoạt động chấm dứt hợp đồng lao động đối với người lao động làm việc tại tất cả các bộ phận, đơn vị phụ thuộc của Công ty […]
III GIẢI THÍCH TỪ NGỮ
3.1 “Trường hợp không được đơn phương chấm dứt” trong Quy trình này được
hiểu là các trường hợp, mà khi người lao động rơi vào, thì công ty không được đơn phương chấm dứt hợp đồng lao động với người lao động, bao gồm:
a Người lao động đang điều trị, điều dưỡng bệnh nghề nghiệp theo chỉ định
của cơ sở khám bệnh, chữa bệnh có thẩm quyền
b Người lao động đang nghỉ hằng năm, nghỉ việc riêng và trường hợp nghỉ
khác được công ty đồng ý
c Người lao động nữ mang thai; người lao động đang nghỉ thai sản hoặc nuôi
con dưới 12 tháng tuổi
3.2 “Khả năng lao động chưa hồi phục” trong Quy trình này được hiểu là tình
trạng người lao động bị ốm đau, tai nạn, đã điều trị đủ một trong các thời hạn sau đây, nhưng khả năng lao động vẫn chưa hồi phục:
a 12 tháng liên tục đối với người lao động đang làm việc theo hợp đồng lao động không xác định thời hạn; hoặc
b 06 tháng liên tục đối với người lao động đang làm việc theo hợp đồng lao động xác định thời hạn có thời hạn từ 12 tháng đến 36 tháng; hoặc
c Quá nửa thời hạn hợp đồng lao động đối với người lao động đang làm việc theo hợp đồng lao động xác định thời hạn có thời hạn dưới 12 tháng
1 Người đại diện theo pháp luật của công ty được xác định theo Điều lệ của công ty.
2 Tên bộ phận làm công tác nhân sự ở đây chỉ mang tính tham khảo Tên gọi có thể khác nhau tùy thuộc vào cơ cấu điều hành của từng công ty.
3 Người có thẩm quyền quyết định là người có thẩm quyền quyết định các vấn đề về lao động trong công ty theo quy định phân quyền nội bộ của công ty.
Trang 3IV CĂN CỨ PHÁP LUẬT XÂY DỰNG QUY TRÌNH
Khoản 10 Điều 34; điểm b khoản 1, điểm c khoản 2 Điều 36; Điều 37; Điều 45; Điều 46; và khoản 1, khoản 3 Điều 48 Bộ luật lao động số 45/2019/QH14 ngày 20/11/2019
Trang 4V QUY TRÌNH THỰC HIỆN – GIẢI THÍCH
BP HC
NQĐ
NQĐ, BP
HC,
BP khác,
NLĐ,
NĐDTPL/
NĐUQ
- Thông báo chấm dứt HĐLĐ;
- Quyết định chấm dứt HĐLĐ;
- Các biên bản
Tiếp nhận thông tin và theo dõi
Báo cáo
Tiếp tục thực hiện
định
Chấm dứt HĐLĐ Đàm phán
Đơn phương chấm dứt
Thỏa thuân chấm dứt
Kết thúc
Trang 5Bước 1: Tiếp nhận thông tin và theo dõi
Khi nhận được thông tin rằng NLĐ bị bệnh, tai nạn phải điều trị, BP HC có nghĩa
vụ theo dõi tình hình điều trị Trường hợp NLĐ rơi vào tình trạng khả năng lao động
chưa hồi phục, BP HC thực hiện việc lập báo cáo tại Bước 2 Quy trình này.
Bước 2: Báo cáo
Trong […] ngày kể từ khi tiếp nhận thông tin về việc NLĐ rơi vào tình trạng khả
năng lao động chưa hồi phục, BP HC có nghĩa vụ lập Báo cáo về tình trạng sức khỏe
của NLĐ (theo Mẫu CD05_01) và đệ trình lên NQĐ kèm theo là các hồ sơ, tài liệu
thể hiện tình trạng sức khỏe của NLĐ
Bước 3: Quyết định
Trong thời hạn […] ngày, kể từ ngày nhận được Báo cáo của BP HC, NQĐ quyết định theo một trong các hướng sau:
- Chấm dứt HĐLĐ: Trường hợp lựa chọn hướng này, NQĐ đánh dấu “X” vào
mục “Chấm dứt hợp đồng lao động” và cho ý kiến chỉ đạo vào mục “Ý kiến chỉ đạo”
(nếu có) trong Báo cáo và gửi Báo cáo lại cho BP HC để thực hiện tiếp công việc tại
Bước 4 Quy trình.
- Tiếp tục thực hiện HĐLĐ: Trường hợp lựa chọn phương án này, NQĐ đánh
dấu “X” vào mục “Tiếp tục thực hiện hợp đồng lao động” và cho ý kiến chỉ đạo vào mục “Ý kiến chỉ đạo” (nếu có) trong Báo cáo và gửi Báo cáo lại cho BP HC – Tiếp tục
thực hiện HĐLĐ đã ký > Kết thúc Quy trình.
Bước 4: Đàm phán và chấm dứt
Trong vòng […] ngày, kể từ ngày NQĐ quyết định việc chấm dứt HĐLĐ với NLĐ, BP HC thực hiện việc xin ý kiến NQĐ về các nội dung để đàm phán chấm dứt
và sau đó đàm phán sơ bộ với NLĐ về việc chấm dứt HĐLĐ theo các nội dung đã được xin ý kiến4 Sau khi đàm phán:
4.1 Nếu NLĐ thống nhất về việc thỏa thuận chấm dứt HĐLĐ và thỏa thuận xong
các nội dung để chấm dứt trên đây, BP HC thực hiện tiếp các công việc sau đàm phán
theo Quy trình chấm dứt HĐLĐ do hai bên thỏa thuận mà công ty đã ban hành.
4.2 Nếu không thể thống nhất việc thỏa thuận chấm dứt HĐLĐ, BP HC thực hiện công tác sau đây để đơn phương chấm dứt HĐLĐ:
- Khi xác định được NLĐ không thuộc vào các trường hợp không được đơn
phương chấm dứt, BP HC soạn thảo ngay […] bản dự thảo Thông báo về việc chấm
dứt HĐLĐ (theo Mẫu CD05_02) đệ trình lên NĐDTPL/NĐUQ ký BP HC bàn giao
ngay cho NLĐ một bản để thông báo trước cho NLĐ về thời điểm chấm dứt, và đây là công việc pháp luật bắt buộc thực hiện BP HC cần thực hiện việc bàn giao theo
phương thức phù hợp, đảm bảo NLĐ đã nhận được thông báo trên trước ngày dự kiến
4 Các nội dung đàm phán chấm dứt tương tự nội dung đàm phán chấm dứt tại Bước 2 “Đàm phán” của Quy trình chấm dứt HĐLĐ do hai bên thỏa thuận.
Trang 6chấm dứt HĐLĐ ít nhất 03 ngày làm việc5 BP HC đề nghị NLĐ bàn giao lại công việc, tài liệu, hồ sơ, tài sản của công ty
- BP HC soạn thảo […] bản Quyết định chấm dứt HĐLĐ (theo Mẫu CD05_03), trình NQĐ ký Nội dung quyết định cần nêu rõ lý do chấm dứt là do NLĐ
bị đau ốm, tai nạn đã điều trị mà khả năng lao động chưa được hồi phục Công việc
này là cần thiết, nhưng pháp luật không bắt buộc thực hiện.
- Trước hoặc vào ngày chấm dứt HĐLĐ theo Thông báo về việc chấm dứt
HĐLĐ đã gửi:
+ BP HC bàn giao cho NLĐ: Các hồ sơ, tài liệu (bản chính), tài sản của NLĐ
(nếu có), và lập Biên bản bàn giao 6 để NLĐ ký xác nhận về việc công ty đã bàn giao
các yếu tố vừa nêu của NLĐ, và đây là công việc pháp luật bắt buộc thực hiện
+ BP HC bàn giao một bản Quyết định chấm dứt HĐLĐ cho NLĐ7, và đây là công việc cần thiết, nhưng pháp luật không bắt buộc thực hiện
+ BP HC yêu cầu NLĐ bàn giao lại đầy đủ công việc, tài liệu, hồ sơ, tài sản/dữ
liệu điện tử của công ty, và ký Biên bản bàn giao công việc 8 BP HC phải phối hợp với người nhận bàn giao công việc, tài liệu, hồ sơ, tài sản/dữ liệu điện tử của công ty
từ NLĐ, để thực hiện (người nhận bàn giao do NQĐ chỉ định) Các công việc tại đây
là cần thiết, nhưng pháp luật không bắt buộc thực hiện.
+ BP HC hoàn thành thủ tục xác nhận thời gian đóng bảo hiểm xã hội, bảo hiểm thất nghiệp cho NLĐ; công ty thanh toán đầy đủ các khoản tiền mà NLĐ được hưởng theo HĐLĐ, Thỏa ước lao động tập thể, quy định của công ty và quy định pháp luật trong thời hạn 14 ngày làm việc kể từ ngày HĐLĐ chấm dứt, và đây là công việc pháp luật bắt buộc thực hiện
V CÁC BIỂU MẪU
Phụ lục I – Biểu mẫu quy trình chấm dứt HĐLĐ do NLĐ nghỉ làm do bị ốm đau, tai nạn đã điều trị mà khả năng lao động chưa hồi phục
5 Các phương thức bàn giao mà công ty có thể lựa chọn: (i) Bàn giao trực tiếp, và đề nghị NLĐ ký xác
nhận trực tiếp vào thông báo hoặc lập Biên bản bàn giao (theo mẫu Biên bản bàn giao được liệt kê trong Phụ lục
I – Biểu mẫu sử dụng cho Quy trình chấm dứt hợp đồng lao động do hết hạn/công việc đã hoàn thành) để NLĐ
ký xác nhận đã nhận thông báo; hoặc (ii) Gửi thông báo bằng thư điện tử hoặc phần mềm quản lý nội bộ của công ty; hoặc (iii) Gửi thông báo qua đường bưu điện có báo phát.
6 Mẫu này tương tự mẫu Biên bản bàn giao được liệt kê trong Phụ lục I – Biểu mẫu sử dụng cho Quy trình chấm dứt hợp đồng lao động do hết hạn/công việc đã hoàn thành.
7 Các phương thức bàn giao mà công ty có thể lựa chọn: (i) Bàn giao trực tiếp và lập Biên bản bàn giao
(theo mẫu Biên bản bàn giao được liệt kê trong Phụ lục I – Biểu mẫu sử dụng cho Quy trình chấm dứt hợp đồng lao động do hết hạn/công việc đã hoàn thành) để NLĐ ký xác nhận đã nhận quyết định; hoặc (ii) Gửi quyết định
bằng thư điện tử hoặc phần mềm quản lý nội bộ của công ty; hoặc (iii) Gửi quyết định qua đường bưu điện có báo phát.
8 Mẫu này tương tự mẫu Biên bản bàn giao công việc được liệt kê trong Phụ lục I – Biểu mẫu sử dụng cho Quy trình chấm dứt hợp đồng lao động do hết hạn/công việc đã hoàn thành.
Trang 7PHỤ LỤC I.
BIỂU MẪU SỬ DỤNG CHO QUY TRÌNH CHẤM DỨT HỢP ĐỒNG LAO ĐỘNG
DO NGƯỜI LAO ĐỘNG BỊ ĐAU ỐM, TAI NẠN ĐÃ ĐIỀU TRỊ MÀ KHẢ
NĂNG LAO ĐỘNG CHƯA ĐƯỢC HỒI PHỤC
1 Mẫu CD05_01: Báo cáo về tình trạng sức khỏe của người lao động 2
2 Mẫu CD05_02: Thông báo về việc chấm dứt hợp đồng lao động 4
3 Mẫu CD05_03: Quyết định chấm dứt hợp đồng lao động 5
7
Trang 81 Mẫu CD05_01: Báo cáo về tình trạng sức khỏe của người lao động
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
Số: […]/BC-BP HC […], ngày […] tháng […] năm […]
BÁO CÁO
Về tình trạng sức khỏe của người lao động
Kính gửi: […]9
Căn cứ Bộ luật lao động số 45/2019/QH14 ngày được Quốc hội thông qua ngày 20/11/2019;
Căn cứ Quy trình chấm dứt hợp đồng lao động do người lao động bị ốm đau, tai nạn đã điều trị mà khả năng lao động chưa được hồi phục;
Căn cứ […].
Nay thực hiện theo trách nhiệm được giao, Phòng Hành chính – Nhân sự xin báo cáo đến […]10 các nội dung sau đây:
I Thông tin của người lao động bị ốm đau, tai nạn:
- Ông/Bà: […];
- Tuổi: […];
- Loại hợp đồng lao động đang thực hiện: […];
- Thời hạn còn lại của hợp đồng lao động (tính đến thời điểm lập Báo cáo):
[…];
- Số lần đã ký: […]11;
- Về việc điều trị của người lao động:
+ Tên bệnh, tên chấn thương mà người lao động đã gặp phải: […];
+ Ngày bắt đầu bị bệnh, chấn thương: […];
+ Quá trình điều trị (ngày bắt đầu, kết thúc điều trị, diễn biến liên quan trong quá trình điều trị): […];
+ Kết quả điều trị/Tình trạng sức khỏe: […]
- Hồ sơ, tài liệu chứng minh tình trạng sức khỏe của người lao động (kèm theo
Báo cáo này), gồm có: […].
II Hướng xử lý:
- Tiếp tục thực hiện hợp đồng lao động.
- Chấm dứt hợp đồng lao động:
Phòng Hành chính – Nhân sự đề xuất lựa chọn hướng xử lý sau: […] – Lý do
đề xuất: […]
9 Chức danh của người có thẩm quyền quyết định.
10 Chức danh của người có thẩm quyền quyết định.
11 Số lần đã ký là tất cả số lần người lao động đã được ký hợp đồng lao động, bao gồm cả hợp đồng hiện đang thực hiện
8
Trang 9Kính mong […] 12 xem xét và quyết định.
III Ý kiến của […] 13:
Chấm dứt hợp đồng lao động Ý kiến chỉ đạo:
Tiếp tục thực hiện hợp đồng lao động Ý kiến chỉ đạo:
[…] 15
12 Chức danh của người có thẩm quyền quyết định.
13 Chức danh của người có thẩm quyền quyết định.
14 Chức danh của người có thẩm quyền quyết định.
15 Chức danh của người thay mặt Phòng Hành chính – Nhân sự lập báo cáo.
9
Trang 102 Mẫu CD05_02: Thông báo về việc chấm dứt hợp đồng lao động
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
Số: […]/[…]16-[…]17 […], ngày […] tháng […] năm […]
V/v thông báo
chấm dứt hợp đồng lao động
Kính gửi: Ông/Bà […]
Trước và trên tất cả, chúng tôi xin chân thành cảm ơn Ông/Bà đã đồng hành và gắn bó với chúng tôi trong suốt thời gian vừa qua
Chúng tôi thật sự lấy làm tiếc rằng sức khỏe của Ông/Bà không còn có thể đáp ứng được công việc theo hợp đồng lao động đã ký Việc không thể tiếp tục thực hiện hợp đồng lao động với Ông/Bà là mất mát đối với chúng tôi Tuy nhiên, để kịp thời ổn định cơ cấu nguồn lực lao động và duy trì hoạt động của chúng tôi, từ đó có thể duy trì công việc và thu nhập của toàn thể người lao động, chúng tôi xin thông báo về việc chấm dứt hợp đồng lao động như sau:
1 Kể từ ngày […]/[…]/[…], chính thức chấm dứt toàn bộ hiệu lực Hợp đồng
lao động số […] ngày […]/[…]/[…] (xin gọi là “Hợp đồng lao động”) và Phụ lục
Hợp đồng lao động18 số […] ngày […]/[…]/[…] (xin gọi là “Phụ lục Hợp đồng lao động”) giữa Ông/Bà và chúng tôi.
2 Lý do chấm dứt: […]19
3 Ông/Bà có nghĩa vụ bàn giao: […]20
4 […]21
Chúng tôi kính chúc Ông/Bà sẽ sớm khỏe mạnh và hy vọng Ông/Bà sẽ thông cảm cho chúng tôi với quyết định khó khăn này
Trân trọng./
Nơi nhận:
- Như trên;
- […]22;
- Lưu: […].
[…] 23
16 Tên viết tắt chức danh của người đại diện theo pháp luật công ty/người được công ty ủy quyền.
17 Tên viết tắt của công ty.
18 Nếu có.
19 Mô tả cụ thể lý do chấm dứt, tài liệu, hồ sơ làm cơ sở chấm dứt (nếu có).
20 Trong trường hợp cần thiết, Phòng Hành chính – Nhân sự có thể đưa vào các nội dung liên quan đến nghĩa vụ của người lao động trong việc bàn giao lại công việc, hồ sơ, tài liệu, tài sản/dữ liệu điện tử của công ty
và các nội dung khác (nếu có).
21 Nội dung khác (nếu có).
22 Tên của bộ phận hoặc cá nhân cần nắm nội dung: Như bộ phận quản lý trực tiếp người lao động, bộ phận kế toán, bộ phận nhân sự, …
23 Chức danh của người đại diện theo pháp luật/người được công ty ủy quyền.
10
Trang 113 Mẫu CD05_03: Quyết định chấm dứt hợp đồng lao động
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
Số: […]/QĐ-[…] […], ngày […] tháng […] năm […]
QUYẾT ĐỊNH
Về việc chấm dứt hợp đồng lao động
[…] 24
Căn cứ Bộ luật Lao động và các văn bản hướng dẫn hiện hành;
Căn cứ Hợp đồng lao động số […] ngày […] tháng […] năm […] giữa Công ty […] và Ông/Bà […];
Căn cứ vào Công văn số […]/[…]-[…] ngày […]/[…]/[…] về việc thông báo chấm dứt hợp đồng lao động 25
QUYẾT ĐỊNH:
Điều 1 Quyết định chấm dứt Hợp đồng lao động số […] ngày […] tháng […] năm
[…] giữa […] và Ông/Bà […]
Lý do chấm dứt hợp đồng: […]26
Thời điểm chấm dứt hợp đồng: […]
Điều 2 Quyết định này có hiệu lực kể từ ngày […].
Điều 3 Ông/Bà […], các Phòng/Ban […] và cá nhân liên quan có trách nhiệm thi hành
Quyết định này./
Nơi nhận:
- Như Điều 3;
- Lưu: VT.
[…] 27
24 Chức danh của người có thẩm quyền quyết định.
25 Điền thông tin của thông báo chấm dứt hợp đồng lao động đã gửi cho người lao động.
26 Nêu lý do chấm dứt phù hợp.
27 Chức danh của người có thẩm quyền quyết định.
11