BÀI THẢO LUẬN HỌC PHẦN QUẢN TRỊ THỜI GIAN Đề tài Phân tích kỹ năng ủy nhiệm, ủy quyền. Liên hệ thực tiễn bản thân

Khái niệm  Ủy nhiệm là quá trình giao nhiệm vụ tới nhân viên trong phạm vi công việc mà nhân viên đó thực hiện  Ủy quyền là quá trình chuyển giao quyền lực cho nhân viên để nhân viên c

TRƯỜNG ĐẠI HỌC THƯƠNG MẠI KHOA QUẢN TRỊ NHÂN LỰC - 

BÀI THẢO LUẬN HỌC PHẦN: QUẢN TRỊ THỜI GIAN

Đề tài: Phân tích kỹ năng ủy nhiệm, ủy quyền Liên hệ thực tiễn bản

thân.

Giáo viên hướng dẫn: Lại Quang Huy

Lớp HP: 2218HRMG2211 Nhóm thực hiện đề tài: 04

Hà Nội – 2022

Mở đầu

Mục lục

Phần 1 Cơ sở lý thuyết 4

1 Khái niệm và vai trò của ủy nhiệm, ủy quyền 4

1.1 Khái niệm 4

1.2 Vai trò 4

2 Nội dung của ủy nhiệm, ủy quyền 6

2.1 Xác định mục tiêu và đối tượng ủy nhiệm, ủy quyền 6

2.2 Triển khai ủy nhiệm ủy quyền 6

2.3 Đánh giá ủy nhiệm, ủy quyền 6

Phần 2: Liên hệ thực tiễn 7

1 Thực trạng vấn đề ủy nhiệm, ủy quyền của bản thân 7

1.1 Công việc mà bản thân ủy nhiệm, ủy quyền 7

1.2 Đối tượng được ủy nhiệm, ủy quyền 8

2 Đánh giá thực trạng ủy nhiệm, ủy quyền của bản thân 9

2.1 Ưu điểm 9

2.2 Nhược điểm 9

Phần 3: Giải pháp khắc phục 10

KẾT LUẬN 12

Danh sách tham khảo 13

MỞ ĐẦU

Bận, không có thời gian rảnh “không còn là từ xa lạ đối với mọi người ta có thể bắt gặp được sự tấp nập, bon chen, hối hả trong nhịp sống hiện thực học tập, làm thêm, công việc đòi hỏi chúng ta nỗ lực hết sức mình để vượt chặng đường luôn có nhiều thử thách, chông gai đang ở phía trước bạn Do đó, bạn nhất định phải biết đối với bạn việc gì là quan trọng, việc gì tạo năng suất cao Sắp xếp thời gian mỗi ngày để giải quyết các công việc ưu tiên và cũng cần linh hoạt dành đủ thời gian cho những việc bất ngờ xảy ra Hãy học cách nói “không” với những việc không phải là ưu tiên Trong quản lý thời gian bạn thường gặp các việc gọi là gấp, là quan trọng Tất nhiên việc cần giải quyết đầu tiên sẽ là việc vừa gấp lại vừa quan trọng Thường các việc này đều bất ngờ và khó, không thể đợi giải quyết được thậm chí đợi có thể là một tai họa lớn Nếu bạn ngày nào cũng phải giải quyết các tình huống như này điều đó chứng tỏ bạn vẫn chưa quản lý tốt thời gian của mình

Thời gian thật sự tồn tại bên ngoài con người nhưng con người lại có thể quản

lý nó một cách hiệu quản nếu biết sắp xếp một cách hợp lý Do đó, ta phải hiểu được tầm quan trọng của thời gian, hiểu được hệ thống quản lý thời gian, những vướng mắc khi ta thực hiện quản lý và lập kế hoạch thời gian Có như thế ta mới có được hành trang vững chắc để bước ra xã hội rộng lớn Không chỉ là các kế hoạch, lập biểu đồ các

kế hoạch, lập danh sách các công việc, xác định mức độ quan trọng và thứ tự ưu tiên của các công việc…Ngoài ra, ủy quyền cho người khác cũng là một giải pháp giúp tiết kiệm thời gian, và làm thế nào để vượt qua sự trì hoãn hay kiểm soát sự gián đoạn của công việc Việc ủy nhiệm, ủy quyền không chỉ tiết kiệm thời gian cho người ủy nhiệm,

ủy quyền mà qua đó người được giao quyền sẽ được tôi luyện bản thân trong công việc cũng như trong cuộc sống Là động lực thúc đẩy người được giao quyền hoàn thành tốt công việc cũng như nâng cao năng lực của bản thân

Tuy nhiên trên thực tế, việc ủy nhiệm, ủy quyền chúng ta vẫn chưa thực sự biết cách áp dụng và cuộc sống và công việc của mỗi người Với lý do đó nhóm 4 chúng

em quyết định thực hiện nghiên cứu đề tài: “Phân tích kỹ năng ủy nhiệm, ủy quyền Liên hệ thực tiễn bản thân”

NỘI DUNG Phần 1 Cơ sở lý thuyết

1 Khái niệm và vai trò của ủy nhiệm, ủy quyền

1.1 Khái niệm

 Ủy nhiệm là quá trình giao nhiệm vụ tới nhân viên trong phạm vi công việc mà nhân viên đó thực hiện

 Ủy quyền là quá trình chuyển giao quyền lực cho nhân viên để nhân viên có thể thực hiện được công việc trong phạm vi trách nhiệm của bản thân

Ủy quyền là việc chia sẻ quyền hạn, việc ủy quyền xảy ra khi cấp dưới được giao trách nhiệm và quyền hạn trong việc đưa ra một số quyết định mà những quyết định này trước đây thường do người quản lý thực hiện

Tiến sĩ Robert N Lussier trong cuốn “Management - Concepts - Applications Skill Development, South - Western College Publishing; 1997” cho rằng: Ủy quyền

là một quá trình phân định trách nhiệm và quyền hạn nhằm thực hiện những mục tiêu nhất định Yêu cầu nhân viên thực hiện nhiệm vụ được giao chỉ là một chỉ thị, chưa phải là ủy quyền Ủy quyền là giao cho nhân viên những nhiệm vụ mới

Nhiệm vụ mới này có thể là một phần công việc được giao thêm hoặc chỉ đơn thuần

là nhiệm vụ nhất thời

Giáo trình Quản trị doanh nghiệp; PGS.TS Lê Văn Tâm - PGS.TS Ngô Kim Thanh; Nhà xuất bản Đại học Kinh tế quốc dân; 2008 khẳng định: Ủy quyền là giao một phần công việc cho người dưới quyền chịu trách nhiệm thi hành và đồng thời giao cho họ quyền hành tương xứng với trách nhiệm được giao

1.2 Vai trò

1.2.1 Với nhân viên

Nhân viên có cơ hội được làm giàu công việc, được tiếp cận và trực tiếp thực hiện những công việc trong phạm vi của mình:

- Nhân viên có cơ hội học hỏi, cải thiện năng lực bản thân trong công việc Quá trình ủy nhiệm, ủy quyền trong doanh nghiệp khi được coi trọng, nhân viên được nhà quản trị tin tưởng giao nhiệm vụ, trao quyền quyền tiếp cận, sử dụng các nguồn lực để thực hiện nhiệm vụ Đây là điều kiện quan trọng để nhân viên học hỏi nâng cao kiến thức, năng lực trong thực tiễn công việc

- Nhân viên có cơ hội được thăng tiến trong công việc Quá trình ủy nhiệm, ủy quyền là cơ hội đối với mỗi nhân viên không chỉ được học hỏi qua công việc, quá trình này cũng đòi hỏi nhân viên cần cố gắng, nỗ lực trong công việc để thể hiện được năng lực của bản thân thông qua những kết quả của những nhiệm vụ được giao Trên cơ sở đó, nhà quản trị có thể đánh giá được tiềm năng phát triển của nhân viên để quy hoạch, bồi dưỡng cho những vị trí quản lý hoặc định hướng phát triển trở thành chuyên gia với nhân viên đó

1.2.2 Với nhà quản lý

- Nhà quản lý có thời gian để tập trung vào công việc quản lý Đối với nhà quản trị, tùy theo các cấp độ khác nhau trong tổ chức để phân bổ thời gian thực hiện công việc cho hợp lý Ủy nhiệm, ủy quyền là cách thức để nhà quản trị tập trung vào đúng vào công việc của họ, tập trung vào những công việc có thể tạo

ra thêm nhiều giá trị gia tăng cho tổ chức

- Tạo điều kiện đào tạo, phát triển nhân viên qua công việc

Nguồn nhân lực luôn là nguồn lực quan trọng của tổ chức, nghiên cứu của Brian Tracy phản ánh nhân viên trong tổ chức chỉ làm việc khoảng 50-60% năng lực của họ, trong khi đó chiếm 85% chi phí hoạt động của công ty (đặc biệt các công ty trong ngành dịch vụ), điều đó có nghĩa công ty mới chỉ khai thác được một nửa khả năng, năng lực của nhân viên trong công việc Thông qua quá trình ủy nhiệm công việc, ủy quyền thực hiện công việc, nhân viên có cơ hội được thách thức bản thân với những công việc được giao, trách sự nhàm chán trong quá trình làm việc, mở rộng và cải thiện thêm những mối quan hệ trong công việc Từ đó, hoàn thiện bản thân, cải thiện năng lực của nhân viên

- Những việc bồi dưỡng, khen thưởng liên quan trực tiếp tới mọi người Nhân viên cảm thấy thỏa mãn và dễ đồng tình hơn

1.3. Các cấp độ ủy quyền

a) Ủy quyền hoàn toàn

Đây là cấp độ cao nhất trong các cấp độ ủy quyền trong tổ chức Với cấp độ này, nhà quản trị có thể ủy quyền hoàn toàn cho nhân viên trong việc quyết định về nguồn lực (tài chính, con người, thời gian) để thực hiện công việc được giao

Cấp độ này có thể được thực hiện khi nhân viên được ủy quyền là những người lành nghề thành thạo công việc được ủy quyền Nhà quản trị không cần hướng dẫn, kèm cặp nhân viên trong quá trình họ thực hiện công việc Người được

ủy quyền được toàn quyền quyết định về cách thức thực hiện công việc Nhà quản trị đóng vai trò là người giao việc với thời hạn hoàn thành xác định, cung cấp ý kiến nếu nhân viên cần thiết

b) Ủy quyền chủ yếu

Ở mức độ ủy quyền này, bạn giải thích công tác cho nhân viên và ra hạn chót

để hoàn thành công việc Bạn cũng xác định rõ thời gian gặp gỡ để thảo luận về mức độ tiến bộ của người được ủy quyền trong quá trình hoàn thành công việc Nhân viên vẫn được tự do quyết định phương án tiến hành công tác những định kỳ thông báo cho bạn về tiến độ Bạn không nên phủ quyết các phương án và quyết định của nhân viên trừ phi điều đó thật sự cần thiết

c) Ủy quyền giới hạn

Trong cấp độ ủy quyền giới hạn, nhà quản trị giao việc cho nhân viên, yêu cầu nhân viên xây dựng các phương án để triển khai công việc Với việc trao đổi về mục tiêu của nhà quản trị, nhân viên sẽ tìm hiểu thông tin, suy nghĩ và đề xuất các phương án để hoàn thành mục tiêu của nhà quản trị Nhà quản trị sẽ cùng nhân viên

trao đổi về các đề xuất, nhà quản trị có thể chấp nhận toàn bộ, một phần, hoặc điều chỉnh đề xuất của nhân viên Cấp độ này giới hạn việc ủy quyền ở phạm vi những

đề xuất của nhân viên, dựa trên nguồn lực, điều kiện thực tế của doanh nghiệp để nhà quản trị cân nhắc các phương án triển khai

Ví dụ: doanh nghiệp cần đầu tư hệ thống phần mềm quản lý khách hàng để giảm thiểu những sai sót và rủi ro có thể xảy ra trong quá trình quản trị khách hàng (mất

dữ liệu khách hàng, khách hàng không được chăm sóc kịp thời, nhân viên thiếu trách nhiệm trong liên lạc và chăm sóc khách hàng) Nhà quản trị cấp cao có thể mời Trưởng phòng Chăm sóc khách hàng và trao đổi về mục tiêu của việc trang bị

hệ thống phần mềm quản trị khách hàng, nhà quản trị yêu cầu trưởng bộ phận chăm sóc khách hàng suy nghĩ và trình bày các phương án đề xuất về: phần mềm có thể

sử dụng, công dụng của phần mềm đó, chi phí doanh nghiệp cần phải đầu tư, hiệu quả mang lại khi đầu tư phần mềm đó

d) Ủy quyền tối thiểu

Nhà quản lý chỉ ra lệnh cho nhân viên phải làm gì và làm thư thế nào, mà không trao cho họ quyền quyết định trong quá trình thực hiện công việc

e) Không ủy quyền gì cả

Trong quá trình thực hiện công việc, nhà quản trị tự thân thực hiện những công việc bao gồm cả những công việc quản lý và công việc chuyên môn của nhân viên hay còn gọi là nhà quản trị “ôm việc” Ở cấp độ này, nhà quản trị không tin tưởng nhân viên để giao cho họ quyền thực hiện công việc hoặc họ luôn luôn lo lắng rằng nếu không có mình, nhân viên không thể hoàn thành được công việc Một cách khác, nhà quản trị không có những kỹ năng cần thiết để ủy nhiệm ủy quyền Nguyên nhân khác của cấp độ này là do nhà quản trị không muốn ủy nhiệm công việc cho nhân viên do họ muốn thể hiện quyền lực của mình trong công việc

2 Nội dung của ủy nhiệm, ủy quyền.

2.1 Xác định mục tiêu và đối tượng ủy nhiệm, ủy quyền

- Xác định các nhiệm vụ cần ủy quyền, mức độ ủy quyền cho từng nhiệm vụ

- Xác định đối tượng ủy nhiệm, ủy quyền

- Phân tích nhiệm vụ (Mức độ phức tạp, mức độ quan trọng )

- Phân tích năng lực cá nhân trong đơn vị

2.2 Triển khai ủy nhiệm ủy quyền

- Làm rõ tính chất quan trọng công việc, kết quả mong đợi, quyền hạn và trách nhiệm người được ủy quyền

- Làm rõ phạm vi quyền hạn của người được ủy quyền (tài chính, nhân lực, thông tin…)

- Thông báo tới các cá nhân, bộ phận có liên quan

2.3 Đánh giá ủy nhiệm, ủy quyền

- Đánh giá mục tiêu và đối tượng ủy nhiệm, ủy quyền

- Đánh giá quá trình ủy nhiệm, ủy quyền

- Đánh giá kết quả ủy nhiệm, ủy quyền

Phần 2: Liên hệ thực tiễn

1 Thực trạng vấn đề ủy nhiệm, ủy quyền của bản thân.

1.1 Công việc mà bản thân ủy nhiệm, ủy quyền.

Kỹ năng ủy nhiệm, ủy quyền là kỹ năng quan trọng quyết định đến sự thành công trong công việc của cá nhân người lãnh đạo, nhà quản trị và ảnh hưởng trực tiếp đến sự phát triển của nhân viên, kết quả công việc của nhân viên và kết quả công việc của đơn vị Bản thân tôi đã rèn luyện cho mình kỹ năng ủy nhiệm, ủy quyền khi làm nhóm trưởng học phần “Quản trị thời gian” Để có thể giảm tải công việc cho mình và để cho các thành viên trong nhóm thể hiện bản thân mình đem lại những thành tích và hiệu quả công việc cao nhất với đề tài thảo luận là “Phân tích

kỹ năng uỷ nhiệm, uỷ quyền Liên hệ thực tiễn bản thân” Với tư cách là một nhóm trưởng, tôi đã làm đề cương và phân chia nhiệm vụ, uỷ nhiệm uỷ quyền các đầu việc cho các thành viên trong nhóm

Sau khi phân chia các nhiệm vụ, các công việc mà nhóm trưởng cần ủy nhiệm,

ủy quyền cho các thành viên thực hiện là:

- Tổng hợp các lý thuyết: đây là công việc quan trọng, là cơ sở để các nhiệm vụ sau hoàn thành được đúng hướng, đúng mục đích của bài thảo luận Đưa ra khung lý thuyết sẽ giúp chúng ta trình bày và giải thích về chủ đề mà mình nghiên cứu Đồng thời nó cũng đưa ra nền tảng kiến thức sẽ hỗ trợ cho việc phân tích của chúng ta, giúp chúng ta giải thích kết quả và đưa ra những khái quát rộng hơn

- Vận dụng, liên hệ thực tiễn: vận dụng các lý thuyết vào tình huống thực tế là công việc quan trọng và là trọng tâm của công việc Công việc này thể hiện được tính áp dụng, hiểu biết của chúng ta về lý thuyết cũng như vận dụng thực

tế Bài thảo luận có thành công hay không là một phần lớn phụ thuộc vào phần liên hệ thực tiễn, đây là nội dung chính mà chúng ta nghiên cứu, cần phải phân tích Liên hệ được đúng, đủ nội dung, bám sát cơ sở lý thuyết để vận dụng sáng tạo vào thực tiễn: nêu lên được thực trạng các kỹ năng ủy nhiệm ủy quyền của bản thân

- Đánh giá: đây là công việc giúp ta có thể nhìn nhận, nắm bắt được ưu, nhược điểm của vấn đề, nêu ra được các ưu, nhược điểm của kỹ năng ủy nhiệm, ủy

quyền của bản thân một cách chi tiết và đầy đủ nhất Công việc này là hoàn toàn cần thiết, nó giúp ta có cái nhìn sâu sắc hơn về mục tiêu nghiên cứu, từ đó đưa ra các giải pháp để khắc phục vấn đề

- Đề xuất giải pháp: đây là công việc đưa ra những phương hướng giải quyết cho các vấn đề qua việc nhìn nhận vấn đề từ nhiều khía cạnh Công việc này là cần thiết, nó thể hiện được sự nhìn nhận, nắm bắt vấn đề của chúng ta và hướng đi, giải pháp để khắc phục các vấn đề mà bản thân gặp phải trong việc triển khai thực hiện ủy nhiệm ủy quyền

- Word: làm word là công việc quan trọng, là việc tổng hợp lại nội dung của các phần, chỉnh sửa các lỗi font, tổng hợp và thống nhất nội dung bài để không bị lặp ý Từ đó, sẽ có một bản word hoàn chỉnh về hình thức và nội dung bài

- PowerPoint: là sản phẩm được trình chiếu trên lớp cho cả thầy và các bạn Một bài thảo luận hoàn chỉnh cần có PowerPoint đầy đủ các ý chính trong bài thảo luận, cùng hình thức đẹp mắt, đảm bảo dung lượng không quá ngắn, không quá dài Mọi người sẽ dựa vào sản phẩm này để đánh giá trao đổi bài thảo luận của nhóm, vì vậy đây là công việc rất quan trọng

- Thuyết trình: là việc mà một thành viên đại diện trong nhóm sẽ đứng ra trình bày các nội dung liên quan đến bài thảo luận mà nhóm đã làm Kết hợp với bản trình bày trên powerpoint, người thuyết trình phải tự tin, giọng nói rõ ràng, nắm bắt được toàn bộ nội dung bài thảo luận để trình bày lại cho thầy và các bạn nhóm khác nghe

Nhìn chung, công việc nào cũng có mức độ quan trọng nhất định, công việc nào cũng cần thiết để tạo nên một bài thảo luận hoàn chỉnh nhất và mong đợi một kết quả tốt nhất, hoàn thiện nhất Những công việc trên là các công việc mà nhóm trưởng cần phải ủy nhiệm ủy quyền cho các thành viên trong nhóm của mình làm

1.2 Đối tượng được ủy nhiệm, ủy quyền.

- Xác định các nhiệm vụ cần ủy quyền, mức độ ủy quyền cho từng nhiệm vụ Với tư cách là 1 nhóm trưởng, cần chủ động trong việc lên đề cương cho đề tài thảo luận của môn học Để bài thảo luận nhóm đạt hiệu quả tốt nhất, nhóm trưởng cần xác định rõ những mục tiêu mà các thành viên trong nhóm cần làm, xác định

rõ, phân công rõ công việc, chia đều công việc cho các thành viên trong nhóm một cách công tâm

- Xác định đối tượng ủy nhiệm, ủy quyền của bản thân với tư cách là nhóm trưởng

Việc xác định đối tượng ủy nhiệm, ủy quyền với tư cách là 1 nhóm trưởng là điều quan trọng nhất trong công tác ủy nhiệm, ủy quyền Cần phải xem xét xem các thành viên trong nhóm giỏi về lĩnh vực nào để phân công công việc sao cho hợp lý nhất, để các thành viên trong nhóm có thể dễ dàng thực hiện được nhiệm vụ của mình 1 cách hiệu quả nhất

Đối tượng nhận ủy nhiệm, ủy quyền là những thành viên trong nhóm, trực tiếp tiếp nhận và thực hiện các nhiệm vụ từ nhóm trưởng

2 Đánh giá thực trạng ủy nhiệm, ủy quyền của bản thân.

2.1 Ưu điểm.

- Thứ nhất, ủy nhiệm và ủy quyền giúp làm tăng năng suất chung do bản thân không thể dảm nhận quá nhiều công việc cùng lúc Đặc biệt, với công việc nhóm trưởng thì sự tham gia của tất cả các thành viên trong nhóm mới có thể hoàn thành trong đúng thời hạn

- Thứ hai, ủy nhiệm và ủy quyền giúp bản thân giảm căng thẳng trong công việc

Từ đó, bản thân có nhiều thời gian làm những việc quan trọng và nâng cao chất lượng công việc và cuộc sống

- Thứ ba, tận dụng được nguồn nhân lực trong công việc Thay vì tình trạng người đứng đầu có quá nhiều việc cần làm trong khi thành viên có năng lực cần

có công việc để giải quyết Được thực hiện công việc chính là cơ hội để người khác tự rèn luyện bản thân mình và học hỏi

- Thứ tư, khi giao việc thì bản thân đặt niềm tin vào người mình đã ủy nhiệm ủy quyền Khi được giao quyền và trọng trách, họ sẽ cảm thấy mình có ý nghĩa và quan trọng với công việc hơn, gia tăng cam kết và động lực làm việc

2.2 Nhược điểm.

- Thứ nhất, nhóm trưởng sẽ lo lắng khi giao việc cho các thành viên, có tâm lý muốn tự làm Nhóm trưởng có rất nhiều công việc phải làm dễ dẫn tới tình trạng quá tải công việc nhưng lại không sẵn sàng giao nhiệm vụ cho các thành viên vì thiếu tin tưởng vào năng lực của thành viên trong nhóm

- Thứ hai, thành viên trong nhóm ngại trách nhiệm, tâm lý ỷ lại, đẩy việc cho nhóm trưởng Khi giao việc cho họ, thường họ chỉ nghĩ đến những khó khăn, viện lý do để không thực hiện, đẩy lại công việc cho nhóm trưởng Điều này ảnh hưởng xấu tới toàn bộ quá trình làm việc nhóm, chậm tiến độ của nhóm

- Thứ ba, trưởng nhóm phụ thuộc nhiều vào năng lực của cá nhân trong nhóm thì kết quả sẽ khó có thể đạt như kì vọng bởi cá nhân không đủ năng lực => khó đạt hiệu quả như kì vọng

- Thứ tư, làm việc nhóm hiệu quả thì cần tinh thần đoàn kết của thành viên rất cao Tuy nhiên, chỉ cần 1 cá thể không quản lý tốt thời gian và hiệu quả công thiệc thì mâu thuẫn dễ dàng xảy ra

- Thứ năm, Nhóm trưởng có thể lợi dụng đặc điểm giao phó công việc cho các thành viên để trốn tránh trách nhiệm của mình => công việc không như mong đợi, đổ lỗi do năng lực của thành viên

Phần 3: Giải pháp khắc phục

Một số giải pháp khắc phục những hạn chế trong việc ủy nhiệm, ủy quyền của bản thân.

- Nhóm trưởng cần phải xóa bỏ tư tưởng chỉ có mình mới làm được việc này rồi

ôm hết các công việc vào mình dẫn đến quá tải công việc Nhóm trưởng cần phải biết cách ủy nhiệm, ủy quyền cho các thành viên trong nhóm; tin tưởng