BÀI THẢO LUẬN học PHẦN QUẢN TRỊ học đề tài PHÂN TÍCH CHỨC NĂNG tổ CHỨC của CÔNG TY UNILEVER VIỆT NAM

Đóng vai trò là nền tảngcủa quản trị chính là các chức năng quản trị, nhà quản trị thực hiện các chứcnăng quản trị để đạt được những mục tiêu của tổ chức.. Khái niệm Tổ chức là quá trìn

TRƯỜNG ĐẠI HỌC THƯƠNG MẠIKHOA TÀI CHÍNH – NGÂN HÀNG

- -BÀI THẢO LUẬN

HỌC PHẦN: QUẢN TRỊ HỌC

Đề tài:

PHÂN TÍCH CHỨC NĂNG TỔ CHỨC CỦA

CÔNG TY UNILEVER VIỆT NAM

Giảng viên: ThS Nguyễn Minh Trang

Lớp học phần: 2251BMGM0111

Nhóm thực hiện: Nhóm 4

Hà Nội 2022

LỜI MỞ ĐẦU

Quản trị là một quá trình do một hay nhiều người thực hiện nhằm phốihợp các hoạt động của những người khác để đạt được những kết quả mà mộtngười hành động riêng rẽ không thể nào đạt được Đóng vai trò là nền tảngcủa quản trị chính là các chức năng quản trị, nhà quản trị thực hiện các chứcnăng quản trị để đạt được những mục tiêu của tổ chức Chức năng tổ chức làmột trong những chức năng cơ bản của quản trị, một doanh nghiệp hay mộtcông ty sẽ không thể vận hành một cách trôi chảy nếu như thiếu đi sự tổ chức

có quy củ, hợp lý và đi vào hệ thống của nhà quản trị Hiểu vai trò của từngmảng cấu thành của tổ chức, nhà quản trị sẽ biết cách xây dựng một bộ máychặt chẽ, hiệu quả để đạt được những kết quả như mong muốn

Nhằm góp phần làm rõ vai trò và tầm quan trọng của chức năng tổ chức,

nhóm đã lựa chọn đề tài “Phân tích chức năng tổ chức của công ty Unilever Việt Nam” làm đề tài thảo luận môn quản trị học của mình Unilever là được

đánh giá là một trong những công ty sản xuất hàng tiêu dùng thành công nhấttại thị trường Việt Nam với bộ máy tổ chức đã được định hình cơ bản Việc lựachọn công ty này sẽ giúp cho bài thảo luận có một cái nhìn đa dạng về chứcnăng tổ chức trong quản trị

Nhóm xin chân thành cảm ơn tới cô Nguyễn Minh Trang – giảng viên bộmôn Quản trị học lớp học phần 2251BMGM0111 đã hướng dẫn tận tình trongquá trình dạy và học, cung cấp các tài liệu cần thiết phục vụ cho bài thảo luậnnày của nhóm Trong quá trình thực hiện đề tài, nhóm có thể còn tồn tại nhữngthiếu sót về kiến thức hoặc các dữ liệu tham khảo, kính mong cô sẽ góp ý vàsửa chữa để bài thảo luận của nhóm có thể hoàn thiện hơn

DANH SÁCH THÀNH VIÊN NHÓM 4

Mục lục

Chương 1: Cơ sở lý luận 6

I Khái niệm và vai trò của tổ chức 6

1 Khái niệm 6

2 Vai trò của tổ chức 6

II Cấu trúc tổ chức 6

1.Khái niệm và đặc điểm của cấu trúc tổ chức 6

2 Các nguyên tắc cấu trúc của tổ chức 7

3 Các yếu tố ảnh hưởng đến cấu trúc tổ chức 7

4 Các mô hình cấu trúc tổ chức 8

III Phân quyền trong tổ chức 11

1 Khái niệm và các hình thức phân quyền 11

2 Các yêu cầu khi phân quyền 12

3 Quá trình phân quyền 13

4 Tầm hạn quản trị 13

Chương 2: Chức năng tổ chức của công ty Unilever Việt Nam 14

I Giới thiệu chung về công ty Unilever 14

1 Khái quát về công ty 14

2 Tầm nhìn & sứ mệnh của công ty Unilever 14

3 Tình hình kinh doanh 2019- 2021 15

II Chức năng tổ chức của công ty Unilever 16

1 Cấu trúc tổ chức theo chức năng 16

2 Cấu trúc tổ chức theo sản phẩm 17

3 Cấu trúc tổ chức theo khu vực địa lý 18

Chương 3 Đánh giá, giải pháp và mục tiêu phương hướng 20

I Đánh giá việc thực hiện chức năng tổ chức của Unilever và đề xuất giải pháp 20

1 Đánh giá 20

2 Giải pháp đề xuất 20

II Mục tiêu phương hướng 22

KẾT LUẬN 23

Chương 1: Cơ sở lý luận

I Khái niệm và vai trò của tổ chức.

1 Khái niệm

Tổ chức là quá trình xác định các công việc cần phải làm và những ngườilàm các công việc đó, định rõ chức trách, nhiệm vụ, quyền hạn của mỗi bộphận và cá nhân cũng như mối liên hệ giữa các bộ phận và cá nhân này trongkhi tiến hành công việc, nhằm thiết lập một môi trường thuận lợi cho hoạtđộng và đạt đến mục tiêu chung của tổ chức

2 Vai trò của tổ chức

Tổ chức là chức năng có vai trò quan trọng trong quá trinh quản trj tổchức, tạo “nền móng” cho hoạt động của tổ chức nói chung và cho hoạt độngquản trị nói riêng:

 Sử dụng có hiệu quả các nguồn lực của tổ chức, đặc biệt là nguồn nhânlực

 Tạo ra văn hoá tổ chức – nền tảng của sự hợp tác giữa các thành viêntrong tổ chức để nhằm đạt được mục tiêu chung của tổ chức

II Cấu trúc tổ chức

1.Khái niệm và đặc điểm của cấu trúc tổ chức

a Khái niệm

Cấu trúc (hay cơ cấu) tổ chức là một tập hợp bao gồm các bộ phận (đơn

vị và cá nhân) khác nhau, có mối liên hệ và quan hệ phụ thuộc nhau, đượcchuyên môn hoá theo những chức trách, nhiệm vụ và quyền hạn nhất địnhnhằm đảm bảo thực hiện được các mục tiêu chung đã được xác định của tổchức

b Đặc điểm của cấu trúc tổ chức

 Tính tập trung:

Phản ánh mức độ tập trung hay phân tán quyền lực của tổ chức cho các cánhân hay bộ phận Nó chỉ sự phân bổ quyền hạn ra quyết định trong hệ thốngthứ bậc của tổ chức Nếu quyền lực trong tổ chức được tập trung chủ yếu chomột cá nhân hoặc một bộ phận, ta nói tính tập trung của cấu trúc tổ chức làcao và ngược laị

 Tính phức tạp:

Phản ánh số lượng các cấp, các khâu trong cấu trúc tổ chức Nếu có nhiềucấp, nhiều khâu với nhiều mối quan hệ phức tạp, ta nói cấu trúc tổ chức cótính phức tạp cao và ngược lại

 Tính tiêu chuẩn hoá:

Phản ánh mức độ ràng buộc các hoạt động, các hành vi của mỗi bộ phận

và cá nhân, thông qua các chính sách, thủ tục, quy tắc hay các nội quy, quychế

2 Các nguyên tắc cấu trúc của tổ chức

 Tương thích giữa hình thức và chức năng:

Khi thiết kế cấu trúc tổ chức, các bộ phận hay các đơn vị cấu thành đềuphải nhằm thực hiện các chức năng, hay xuất phát từ việc thực hiện các chứcnăng “Hình thức phải đi sau chức năng”

 Thống nhất chỉ huy:

Cấu trúc tổ chức được xác lập phải đảm bảo mỗi đơn vị, cá nhân chịutrách nhiệm báo cáo cho nhà quản trị trực tiếp của mình, đảm bảo sự chỉ huymang tính thống nhất trong toàn tổ chức

3 Các yếu tố ảnh hưởng đến cấu trúc tổ chức

 Mục tiêu và chiến lược của tổ chức:

Cấu trúc tổ chức được xây dựng nhằm đáp ứng mục tiêu của tổ chức Vìvậy, khi mục tiêu và chiến lược của tổ chức thay đổi, thì cầu trúc tổ chức phải

có sự thay đổi, điều chỉnh và hoàn thiện sao cho phù hợp và đáp ứng được yêucầu của mục tiêu và chiến lược

 Chức năng và nhiệm vụ của tổ chức:

Đây là cơ sở pháp lý, là căn cứ quan trọng để từng tổ chức thiết kế cấutrúc tổ chức để đảm bảo thực hiện tốt nhất chức năng, nhiệm vụ của mình

 Quy mô của tổ chức:

Quy mô của tổ chức càng lớn, cấu trúc tổ chức càng phức tạp, bởi vì quy

mô lớn đòi hỏi tổ chức phải có nhiều cấp, nhiều bộ phận, đơn vị nên tạo ranhiều mối quan hệ phức tạp trong tổ chức

 Đặc điểm về kỹ thuật, công nghệ của tổ chức:

Trong tổ chức, kỹ thuật, công nghệ được sử dụng càng hiện đại bao nhiêu,thiết bị càng có xu hướng tự động hoá cao sẽ dẫn đến cấu trúc tổ chức càngđơn giản hơn

 Môi trường bên ngoài của tổ chức:

Trong điều kiện môi trường bên ngoài ổn định, các yếu tố của môi trường

có thể dự đoán và dễ kiểm soát thì cấu trúc tổ chức có tính ổn định, ít phứctạp Ngược lại, khi môi trường có nhiều biến động, có nhiều yếu tố khó dựbáo, thì cấu trúc tổ chức sẽ phức tạp hơn, đòi hỏi sự linh hoạt cao hơn, nênviệc lựa chọn một cấu trúc tổ chức hữu cơ là cần thiết

 Trình độ quản trị viên và trang thiết bị quản trị:

Với đội ngũ quản trị viên có trình độ, kinh nghiệm và kiến thức, thì trongcấu trúc tổ chức có thể giảm bớt đầu mối, giảm bớt các mối liên hệ, các bộphận quản trị với nhau Với trang thiết bị quản trị hiện đại, đầy đủ sẽ đáp ứngtốt hơn các yêu cầu công việc, vì thế mà cấu trúc tổ chức quản lý sẽ đơn giảnhơn

4 Các mô hình cấu trúc tổ chức

 Đặc điểm:

- Quyền hành quản trị tập trung cao độ vào tay một người

- Có ít cấp quản trị trung gian, số lượng nhân viên không nhiều

- Mọi thông tin đều được tập trung về cho người quản lý cao nhất xử lý vàmọi quyết định cũng phát ra từ đó

X Tình trạng quá tải đối với cấpquản trị khi công việc quản trịngày càng nhiều lên hoặc quy mô

- Các hoạt động giống nhau hoặc gần giống nhau được tập trung lại trongmột tuyến chức năng như hoạt động sản xuất, thương mại, nhân sự, tàichính, marketing

 Phản ánh logic chức năng

 Tuân thủ nguyên tắc chuyên

môn hoá công việc

 Nêu bật vai trò của các chức

năng chủ yếu

 Đơn giản hoá việc đào tạo và

huấn luyện nhân sự

 Dễ kiểm soát

X Chỉ có cấp quản trị cao nhấtmới có trách nhiệm về lợinhuận

X Tầm nhìn bị hạn chế

X Tính phối hợp kém giữa các bộphận chức năng

X Công việc có thể bị trùng lắp ởcác bộ phận khác nhau

X Khó kiểm soát

X Cạnh tranh nội bộ về nguồn lực

 Các nhà quản trị cấp thấp thấy X Cần nhiều nhà quản trị tổng

 Tạo sự hiểu biết khách hàng tốt

hơn, phục vụ các dạng khách

hàng khác nhau

 Toàn bộ hoạt động của tổ chức

hướng vào hoạt động bán hàng

để đạt kết quả cuối cùng

 Rèn luyện kỹ năng tổng hợp

cho các nhà quản trị

X Cần nhiều nhà quản trị tổnghợp

X Công việc có thể bị trùng lắp ởcác bộ phận khách hàng khácnhau

X Có sự chanh chấp quyền lưcgiữa các bộ phận

X Khó kiểm soát

 Giải quyết được những tình

X Khó kiểm soát

III Phân quyền trong tổ chức

1 Khái niệm và các hình thức phân quyền

 Phân quyền theo chức năng

Là hình thức phân quyền theo các chức năng, nhiệm vụ của tổ chức,chẳng hạn như sản xuất, cung ứng, marketing, nhân sự, tài chính

 Phân quyền theo chiến lược

Là hình thức phân quyền cho các cấp bậc trung gian phía dưới để thựchiện các chiến lược, chẳng hạn như xác định giá cả, chọn lựa đầu tư, đa dạnghoá sản phẩm

c Sự cần thiết của phân quyền trong tổ chức

Mục đích của phân quyền chủ yếu là nhằm tạo điều kiện cho cá nhân, bộphận trong tổ chức thực hiện tốt nhất chức năng, nhiệm vụ, đáp ứng kịp thời,nhanh chóng và phù hợp với những yêu cầu đặt ra của tổ chức Nếu khôngthực hiện tốt phân quyền, tổ chức sẽ khó đạt đạt mục tiêu đề ra Vì vậy, việcphân quyền trong tổ chức là cần thiết, đáp ứng nhu cầu khách quan của sự tồntại và phát triển của tổ chức

Sự cần thiết của phân quyền trong tổ chức còn xuất phát từ những ích lợikhi phân quyền, cụ thể là:

 Khi được phân công rõ ràng nhiệm vụ và quyền hạn, nhà quản trị cơ sở gắntrực tiếp với các tình huống thực tế hơn;

 Việc trao quyền hạn tương đối lớn sẽ khuyến khích phát triển các nhà quảntrị chuyên nghiệp;

 Phân quyền sẽ giúp người thừa hành có khả năng thực hiện quyền tự quảnnhiều hơn, vì vậy việc thực hiện công việc được nhanh hơn;

 Phân công nhiệm vụ trong phân quyền được coi là một trong những hìnhthức đào tạo cấp dưới, tạo điều kiện cho họ phát triển, từ đó động viênkích thích họ làm việc tốt hơn;

 Phân quyền làm giảm áp lực về công việc đối với các nhà quản trị cấp trên,nhất là đối với nhà quản trị cấp cao, tạo điều kiện cho họ tập trung vào cácvấn đề chiến lược;

 Phân quyền giải phóng bớt khối lượng công việc cho nhà quản trị cấp cao,đồng thời tạo ra môi trường rèn luyện, đào tạo và thử thách các nhà quảntrị cấp trung để họ có những chuẩn bị cần thiết cho sự thay thế các nhàquản trị cấp cao khi cần

Ở bất cứ tổ chức nào, phân quyền rất quan trọng và cần thiết Tuy nhiên,nhà quản trị cũng cần lưu ý một số vấn đề có thể nảy sinh khi phân quyền:

 Một là, sự kiểm soát chặt chẽ của người lãnh đạo khiến người thực hiện

không thấy thoải mái

 Hai là, phạm vi quyền hạn có thể không rõ ràng.

 Ba là, người dưới quyền không đủ năng lực.

 Bốn là, quyền hạn không tương xứng với trách nhiệm.

Vì vậy, nhà quản trị cần phải phân định và xác định rõ quyền hạn trong tổchức để quản trị Nếu không giải quyết thỏa đáng vấn đề này thì hậu quả cóthể xảy ra mà nhà quản trị khó lường trước được

2 Các yêu cầu khi phân quyền

Phân quyền là tất yếu trong quá trình quản trị một tổ chức Để thực hiệntốt phân quyền, đòi hỏi nhà quản trị phải thực hiện và đáp ứng các yêu cầu sauđây khi phân quyền:

- Phải biết rộng rãi với cấp dưới Sự rộng rãi làm cho người được nhậnnhiệm vụ một cách thoải mái, có như vậy mới phát huy tính chủ động vàkhả năng tư duy sáng tạo của cấp dưới, tạo cho cấp dưới có cơ hội để tựthể hiện và khẳng định bản thân

- Phải biết sẵn sàng trao cho cấp dưới những quyền hạn nhất định, kể cảquyền ra quyết định Có như vậy, nhà quản trị tránh được hiện tượng

“ôm đồm” công việc, ảnh hưởng tới hiệu quả công việc

- Phải biết tin tưởng ở cấp dưới Cấp dưới được cấp trên tin tưởng sẽ cốgắng hết mình với công việc Tuy nhiên, không vì quá tin cấp dưới mànhà quản trị buông lỏng sự kiểm tra, giám sát hoạt động của cấp dưới.

- Phải biết chấp nhận thất bại của cấp dưới, sẵn sàng chia sẻ những khókhăn thất bại với họ Làm được như vậy, nhà quản trị sẽ là chỗ dựa tincậy cho cấp dưới, tạo động lực cho cấp dưới thực hiện nhiệm vụ đượcphân công

- Phải biết cách tổ chức, kiểm tra theo dõi cấp dưới Mặc dù phân quyềncho cấp dưới nhưng nhà quản trị không buông lỏng hoạt động kiểm soát.Qua kiểm tra, nhà quản trị đánh giá chính xác năng lực và khả năng pháttriển của cấp dưới

3 Quá trình phân quyền

Bước 1: Xác định mục tiêu phân quyền.

Bước 2: Tiến hành giao nhiệm vụ.

Bước 3: Tiến hành giao quyền hạn cho người được giao nhiệm vụ.

Bước 4: Tiến hành kiểm tra, theo dõi việc thực hiện nhiệm vụ.

Tầm hạn quản trị rộng chỉ thuận lợi khi nhà quản trị có năng lực, nhiềukinh nghiệm; khi cấp dưới có trình độ làm việc khá, có công việc tương đối ổnđịnh, ít thay đổi theo một kế hoạch rõ ràng và được nhà quản trị cấp trên ủyquyền hành động khá nhiều

 Tầm hạn quản trị hẹp:

Tầm hạn quản trị hẹp thể hiện khả năng một nhà quản trị quản lý trực tiếpmột số ít bộ phận hay cá nhân dưới quyền Với tầm hạn quản trị hẹp, tổ chức

có nhiều tầng nấc trung gian

Tầm hạn quản trị hẹp thích hợp với nhà quản trị năng lực hạn chế, ít kinhnghiệm quản lý, trình độ của cấp dưới không cao, hoặc khi công việc của cấpdưới thường xuyên thay đổi, công việc không có kế hoạch

- Mức độ uỷ quyền của cấp trên cho cấp dưới.

- Tính chất kế hoạch của công việc

- Mức độ ổn định của công việc

- Kỹ thuật và phương tiện truyền đạt thông tin

Chương 2: Chức năng tổ chức của công ty

Unilever Việt Nam

I Giới thiệu chung về công ty Unilever.

1 Khái quát về công ty

Unilever là một công ty đa quốc gia hàng đầu thế giới chuyên về mặthàng tiêu dùng nhanh Unilever chính thức ra đời vào 01/01/1930 từ sự sápnhập của 2 công ty là Lever Brothers ( công ty sản xuất xà bông tại Anh ) vàMargarine Unie (công ty sản xuất bơ thực vật ở Hà Lan) sau khi có một vănbản ký kết thỏa thuận vào 02/09/1929 Trụ sở chính của công ty hiện nay đượcđặt tại hai nơi là London (Anh ) và Rotterdam (Hà Lan) Những mặt hàng màUnilever chuyên sản xuất rất đa dạng, từ mỹ phẩm, hóa chất giặt tẩy cho đếnkem đánh răng, dầu gội, thực phẩm và hơn thế Hiện Unilever có 149.000 nhânviên trên khắp thế giới, có mặt tại hơn 190 quốc gia với hơn 400 nhãn hàng,doanh thu đạt 51 tỷ euro trong năm 2020 là một công ty toàn cầu mang mụctiêu toàn cầu

Trong đó Unilever bước chân vào thị trường Việt Nam vào năm 1995 vớitổng số vốn 181 triệu USD với định hướng tập trung vào các mặt hàng mỹphẩm chăm sóc cá nhân, gia đình, thực phẩm cùng đồ uống giải khát Trải quahơn 20 năm hình thành và phát triển Unilever đã đạt được rất nhiều thành tựulớn tại Việt Nam Sở hữu mạng lưới với hơn 150 nhà phân phối cùng hơn300.000 nhà bán lẻ, Unilever Việt Nam đã cung cấp việc làm trực tiếp cho hơn1.500 người cũng như hơn 15.000 việc làm gián tiếp cho phía bên thứ ba, nhàcung cấp và nhà phân phối

2 Tầm nhìn & sứ mệnh của công ty Unilever.

2.1 Tầm nhìn

Tầm nhìn của Unilever sẽ có sự khác biệt tại giữa mỗi quốc gia tuy nhiên

nó được xây dựng dựa trên tầm nhìn chung của Unilever toàn cầu Về tầm nhìncủa Unilever toàn cầu, đó là làm cho cuộc sống bền vững trở nên phổ biến hay