Các thành tố then chốt của một hệ thống quản lý
Mục tiêu là đích đến tại một thời điểm định trước được chủ thể quản lý đặt ra và mong muốn thực hiện có kết quả Mục tiêu được thể hiện ở các kết quả được thực hiện, các giá trị được công bố và triển khai cụ thể Mục tiêu là chuẩn mực để nhà quản lý sử dụng thẩm quyền, ra quyết định, lựa chọn các cách thức tác động thích hợp đối với đội ngũ nhân viên để hiện thực hóa mục tiêu trong thực tiến
Mục tiêu quản lý có nhiều cấp độ khác nhau tùy thuộc loại hình và quy mô của tổ chức; tuy nhiên, mọi mục tiêu cụ thể và mục tiêu trung gian cũng phải phù hợp, ăn khớp và không mâu thuẫn với mục tiêu chung của tổ chức Việc xây dựng mục tiêu phù hợp với từng giai đoạn phát triển của tổ chức là một thách thức vì mục tiêu quá cao sẽ vượt quá khả năng thực hiện, còn mục tiêu thấp so với năng lực sẽ không tạo động lực và sự phát triển Đó là một quá trình nghiên cứu, thảo luận và lên kế hoạch khoa học, logic, đảm bảo tính khách quan và phải dựa trên năng lực, nguồn lực thực tế của tổ chức 3.2 Chủ thể quản lý đóng vai trò thiết yếu trong việc thiết lập, phối hợp và thực thi các mục tiêu, đảm bảo sự nhất quán giữa các cấp, các bộ phận và với chiến lược chung của tổ chức.
Chủ thể quản lý bao gồm cá nhân hoặc tổ chức Chủ thể là tổ chức thường là một nhóm người được tổ chức trao quyền và có thẩm quyền _ thông qua các quyết định của tổ chức đưới những hình thức, thủ tục khác nhau theo cơ chế lãnh đạo tập thể (Ban, ủy ban, hội đồng)
Trong quản trị, chủ thể quản lý tác động lên đối tượng quản lý bằng các công cụ và phương pháp phù hợp theo những nguyên tắc nhất định nhằm đạt được mục tiêu định hướng ở từng giai đoạn và thời điểm cụ thể Người có thẩm quyền cần đóng vai trò quyết định đối với chủ trương, cơ chế và chính sách chung của tổ chức Định hướng chiến lược của tổ chức có tính khách quan và đúng đắn hay không phụ thuộc vào năng lực, trình độ và phẩm chất của người đứng đầu tổ chức.
18 _ GIÁO TRÌNH KHOA HỌC QUẦN LÝ
3.3 Khách thể và đối tượng quản lý
Khách thể là đối tượng mà chủ thể quản lý nhắm tới để điều chỉnh hành vi và các mối quan hệ diễn ra trong tổ chức Thông qua khách thể, nhà quản lý có thể tác động và định hướng nhằm thực hiện mục tiêu, mong muốn của tổ chức, xây dựng các mối quan hệ tích cực, hỗ trợ và hợp tác, đồng thời hình thành và điều chỉnh hành vi của con người cho phù hợp với chuẩn mực xã hội, pháp luật của Nhà nước và các quy định nội bộ của tổ chức.
-_ Đối tượng quan lý tiếp nhận trực tiếp sự tác động của chủ thể quản lý, đó là con người cụ thể, hệ thống nhân viên hoặc các nguồn lực khác trong tổ chức (cơ sở vật chất, tài chính ) Trong đó, đối tượng quan trọng nhất, khó tác động nhất là con người bởi con người có tư duy, quan điểm, trình độ, nhận thức không giống nhau Điều đó đòi hỏi chủ thể quản lý phải nắm bắt được các đặc điểm tâm sinh lý cá nhân mới có thể tác động có hiệu quả và điều chỉnh hành vi của con người theo định hướng trên cơ sở các nguyên tắc chung thống nhất
Môi trường ảnh hưởng trực tiếp đến việc thiết lập mục tiêu quản lý và tiến trình quản lý của tổ chức Đồng thời, môi trường cũng là địa bàn diễn ra các hoạt động quản lý, nên khi yếu tố của môi trường biến động, hệ thống quản lý sẽ phải thay đổi cho phù hợp Vì vậy, sự thay đổi của môi trường dẫn tới điều chỉnh mục tiêu quản lý và tiến trình quản lý nhằm duy trì hiệu quả và sự thích ứng của hệ thống Môi trường quản lý có thể được phân chia thành hai mức: môi trường bên ngoài và môi trường bên trong tổ chức.
- Môi trường bên ngoài bao gồm môi trường tự nhiên (vị trí địa lý, điều kiện khí hậu ); môi trường chính trị; môi trường pháp lý; môi trường kinh tế, văn hoá, xã hội
- Môi trường bên trong tổ chức gồm môi trường vật chất và môi trường tỉnh thần Trong đó, môi trường vật chất bao gồm: công sở, trang thiết bị, không gian và cách sắp xếp vật dụng, không gian rộng, hẹp, không khí, độ ẩm, tiếng ồn tại nơi làm việc; môi trường tinh thần diễn ra trong mối quan hệ giữa các thành viên của tổ chức
CHƯƠNG 1: NHUNG VAN DE CHUNG VE QUAN LY 19 như lãnh đạo các cấp với nhau, lãnh đạo với nhân viên, giữa các đồng nghiệp Môi trường tỉnh thần sẽ tạo ra tâm sinh lý thoải mái, dễ chịu hoặc căng thẳng, áp lực trong tổ chức
Hình 1.1 Sơ đồ các yếu tố của hệ thống quản lý
3.5 Công cụ và phương pháp quản lý
Công cụ là các phương tiện được sử dụng để hỗ trợ cho nhà quản lý điều hành công việc thuận tiện và hiệu quả
Phương pháp quản lý là cách thức nhà quản lý sử dụng để tạo ra các tác động cụ thể, kết hợp với các công cụ và biện pháp khác nhằm đảm bảo đối tượng quản lý chấp hành mệnh lệnh và thực hiện các hành vi theo định hướng của chủ thể quản lý Các nhân tố tác động đến hiệu quả quản lý tổ chức bao gồm môi trường làm việc, nguồn lực, phong cách lãnh đạo và cơ cấu tổ chức, và những yếu tố này ảnh hưởng đến hiệu suất và kết quả hoạt động của tổ chức.
Sức mạnh của tổ chức phụ thuộc vào con người, con người chính là nguồn gốc của các ngưồn lực khác Chất lượng ngưồn nhân lực quyết định hiệu quả hoạt động của tổ chức Con người trong tổ chức bao gồm cả chủ thể quản lý và đối tượng quản lý Mục tiêu tổ chức, môi trường tổ chức, sự tác động của tổ chức qua các công cụ khác nhau nhằm thực hiện mục tiêu chung đều do con người quyết định và triển khai trong thực tiễn Hiệu quả quản lý tổ chức bị chỉ phối mạnh bởi
GIÁO TRÌNH KHOA HỌC QUẢN LÝ nâng cao năng lực ra quyết định, chỉ đạo điều hành, phân công, hướng dẫn và tạo động lực cho nhà quản lý ở mọi cấp Hiệu quả quản lý phụ thuộc không chỉ vào kiến thức, kỹ năng và chuyên môn nghiệp vụ mà còn vào ý thức, thái độ và sự tận tâm của đội ngũ thực thi Do đó, tổ chức cần có cơ chế, chính sách để lựa chọn con người phù hợp với từng vị trí, đánh thức các khả năng tiềm ẩn, huy động tinh thần đoàn kết và khai thác tối đa khả năng của họ Đồng thời, có cơ chế phù hợp để nhận diện, phát hiện, thu hút, sử dụng và đãi ngộ người có năng lực, trình độ cao.
Môi trường chính trị gắn với mực tiêu chính trị của quốc gia và định hướng chính sách, chủ trương lớn của tất cả các cơ quan, tổ chức trong hệ thống chính trị đó Bởi lẽ mục tiêu của từng tổ chức không thể tách rời và đi ngược lại với mục tiêu chính trị quốc gia Để thực hiện mục tiêu chính trị đòi hỏi có hệ thống pháp luật tương ứng Pháp luật bao gồm một hệ thống với những qui tắc xử xự chung buộc tất cả các tổ chức, cá nhân phải hành động hoặc không hành động theo qui định Pháp luật đồng thời có hệ thống biện pháp chế tài mang tính cưỡng chế để xử lý các hành vi vi phạm pháp luật -
Khi chủ trương và quan điểm chính trị thay đổi, hệ thống văn bản quy phạm pháp luật buộc phải điều chỉnh để phù hợp với định hướng mới Do đó, mục tiêu, nội dung và phương pháp quản lý tổ chức cũng thay đổi để tuân thủ khung pháp lý mới và đảm bảo hiệu quả quản trị Sự thay đổi của pháp luật kéo theo sự điều chỉnh hành vi và ứng xử của tổ chức, cá nhân trong xã hội, từ đó hình thành môi trường quản trị và thực thi quyền lực công một cách đồng bộ và ổn định hơn.