giáo trình chương 1 cơ sở khoa học quản lý

giáo trình chương 1 cơ sở khoa học quản lý hiện nay đã đổi thành nhập môn quản trị kinh doanh tại trường đại học xây dựng hà nội Môn học “Cơ sở khoa học quản lý” đã được Khoa Kinh tế và Quản lý xây dựng trường Đại học Xây dựng đưa vào chương trình giảng dạy từ hơn 20 năm trở lại đây, với tên môn học “Nhập môn quản trị kinh doanh”. Giáo trình Cơ sở khoa học quản lý do Bộ môn Kinh tế xây dựng, Khoa Kinh tế và Quản lý xây dựng biên soạn và xuất bản lần này dựa trên sự kế thừa cuốn “Lý luận cơ sở về quản trị kinh doanh” của GS.TSKH Nguyễn Văn Chọn, tham khảo các tài liệu trong và ngoài nước về quản lý học cũng như các bài giảng của đội ngũ giảng viên trong Khoa từ nhiều năm nay. Giáo trình cung cấp những kiến thức cơ bản về quản lý một tổ chức, trong đó có các liên hệ chủ yếu là tổ chức doanh nghiệp. Giáo trình được cấu trúc theo các chương sau: Chương 1: Những vấn đề chung về khoa học quản lý: Chương này cung cấp cho người học khái niệm về một tổ chức, quản lý, nhà quản lý, người thừa hành trong một tổ chức; Các vấn đề như công việc của nhà quản lý, các hoạt động, mục tiêu của tổ chức, tính khoa học và nghệ thuật của hoạt động quản lý; Sự phát triển của các học thuyết quản lý; Cung cấp những khái niệm, bản chất của môi trường của quản lý; các yếu tố môi trường tác động đến tổ chức. Chương 2: Chức năng định hướng và kế hoạch hóa: Chương này trình bày khái niệm, vai trò, nội dung của công tác định hướng và kế hoạch trong quản lý; Cách xác định mục tiêu và các kỹ năng xây dựng mục tiêu; Các loại kế hoạch trong tổ chức; Các kỹ thuật và công cụ thường dùng trong định hướng và kế hoạch hóa. Chương 3: Chức năng tổ chức: Trong chương này đề cập đến khái niệm, vai trò của chức năng tổ chức trong quản lý; Một số cơ sở lý luận về công tác tổ chức; Vấn đề phân chia quyền hạn và ủy quyền trong hoạt động quản lý; Các mô hình cơ cấu tổ chức. Chương 4: Chức năng lãnh đạo, kích thích và động viên: Chương này giúp người học xác định được khái niệm, vai trò của lãnh đạo trong quản lý; Các lý thuyết về lãnh đạo, cán bộ lãnh đạo; Một số học thuyết kích thích, động viên; Các biện pháp kích thích, động viên. Chương 5: Chức năng kiểm soát: Chương này cung cấp khái niệm, vai trò và các nguyên tắc của kiểm soát; Nội dung chức năng kiểm soát; Quy trình kiểm soát; Các phương pháp kiểm soát. Chương 6: Thông tin và ra quyết định quản lý: Chương này đưa ra các khái niệm, vai trò, phân loại thông tin trong quản lý; Các khái niệm về quyết định, phân loại quyết định, các phương pháp ra quyết định, quy trình ra quyết định trong quản lý. Chương 7: Trách nhiệm xã hội và văn hóa của tổ chức: Chương này xác định trách 3 nhiệm xã hội và văn hóa của các tổ chức, nhất là doanh nghiệp ngày càng giữ một vai trò quan trọng. Giáo trình cung cấp những kiến thức cốt lõi về quản lý một tổ chức cho sinh viên năm thứ nhất, thứ hai làm cơ sở tiếp thu những môn học chuyên môn các năm sau và phục vụ phong trào Quốc gia khởi nghiệp (Startup) của Chính phủ. Tác giả trân thành cảm ơn các thầy, cô giáo đồng nghiệp đã tham gia góp ý cho cuốn sách và cảm ơn các tác giả của các tài liệu đã được dùng để viết cuốn sách này. Cuốn sách lần đầu xuất bản, không tránh khỏi sai sót, tác giả mong muốn nhận được góp ý để cuốn sách được hoàn thiện hơn.

TRƯỜNG ĐẠI HỌC XÂY DỰNG

BỘ MÔN KINH TẾ XÂY DỰNG

TS ĐẶNG VĂN DỰA (Biên soạn)

GIÁO TRÌNH

CƠ SỞ KHOA HỌC QUẢN LÝ

NHÀ XUẤT BẢN XÂY DỰNG

Hà Nội-2020

LỜI NÓI ĐẦU Môn học “Cơ sở khoa học quản lý” đã được Khoa Kinh tế và Quản lý xây dựng trường Đại học Xây dựng đưa vào chương trình giảng dạy từ hơn 20 năm trở lại đây, với tên môn học “Nhập môn quản trị kinh doanh” Giáo trình Cơ sở khoa học quản lý do Bộ môn Kinh tế xây dựng, Khoa Kinh tế và Quản lý xây dựng biên soạn và xuất bản lần này dựa trên sự kế thừa cuốn “Lý luận cơ sở về quản trị kinh doanh” của GS.TSKH Nguyễn Văn Chọn, tham khảo các tài liệu trong và ngoài nước về quản lý học cũng như các bài giảng của đội ngũ giảng viên trong Khoa từ nhiều năm nay Giáo trình cung cấp những kiến thức cơ bản về quản lý một tổ chức, trong đó có các liên hệ chủ yếu là tổ chức doanh nghiệp Giáo trình được cấu trúc theo các chương sau:

Chương 1: Những vấn đề chung về khoa học quản lý: Chương này cung cấp cho người học khái niệm về một tổ chức, quản lý, nhà quản lý, người thừa hành trong một tổ chức; Các vấn đề như công việc của nhà quản lý, các hoạt động, mục tiêu của tổ chức, tính khoa học và nghệ thuật của hoạt động quản lý; Sự phát triển của các học thuyết quản lý; Cung cấp những khái niệm, bản chất của môi trường của quản lý; các yếu tố môi trường tác động đến tổ chức

Chương 2: Chức năng định hướng và kế hoạch hóa: Chương này trình bày khái niệm, vai trò của công tác định hướng và kế hoạch trong quản lý; Cách xác định mục tiêu và các kỹ năng xây dựng mục tiêu; Các loại kế hoạch trong tổ chức; Các

kỹ thuật và công cụ thường dùng trong định hướng và kế hoạch hóa

Chương 3: Chức năng tổ chức: Trong chương này đề cập đến khái niệm, vai trò của chức năng tổ chức trong quản lý; Một số cơ sở lý luận trong công tác tổ chức; Các

mô hình cơ cấu tổ chức; Vấn đề phân chia quyền hạn và ủy quyền trong hoạt động quản lý

Chương 4: Chức năng lãnh đạo, kích thích và động viên: Chương này giúp người học xác định được khái niệm, vai trò của lãnh đạo trong quản lý; Một số học thuyết kích thích, động viên; Các biện pháp kích thích, động viên; Các lý thuyết về lãnh đạo, cán bộ lãnh đạo

Chương 5: Chức năng kiểm soát: Chương này cung cấp khái niệm, vai trò của kiểm soát; Nội dung chức năng kiểm soát; Tiến trình kiểm soát; Các loại hình kiểm soát; Các kỹ thuật kiểm soát

Chương 6: Thông tin và ra quyết định quản lý: Chương này đưa ra các khía niệm, phân loại, vai trò của thông tin trong quản lý; Các khái niệm về quyết định, phân loại quyết định, quy trình ra quyết định và các phương pháp ra quyết định hiệu quả

trong quản lý

Chương 7: Trách nhiệm xã hội và văn hóa của tổ chức: Chương này xác định trách nhiệm xã hội và văn hóa của các tổ chức, nhất là doanh nghiệp ngày càng giữ một vai trò quan trọng

Giáo trình cung cấp những kiến thức cốt lõi về quản lý một tổ chức cho sinh viên năm thứ nhất, thứ hai làm cơ sở tiếp thu những môn học chuyên môn các năm sau

và phục vụ phong trào Quốc gia khởi nghiệp (Startup) của Chính phủ

Tác giả trân thành cảm ơn các thầy, cô giáo đồng nghiệp đã tham gia góp ý cho cuốn sách và cảm ơn các tác giả của các tài liệu đã được dùng để viết cuốn sách này Cuốn sách lần đầu xuất bản, không trách khỏi sai sót, tác giả mong muốn nhận được góp ý để cuốn sách được hoàn thiện hơn

Tác giả

Chương 1

NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ KHOA HỌC QUẢN LÝ 1.1 Khái niệm, đặc điểm và phân loại tổ chức

1.1.1 Khái niệm về một tổ chức

Xã hội loài người là một xã hội của các tổ chức Phần lớn chúng ta đều đang là

thành viên của một hoặc một số tổ chức nào đó Các tổ chức tuy rất khác nhau về phương thức hoạt động, nhưng chúng đều mang những đặc trưng cơ bản của một loại hình hệ thống xã hội Hệ thống xã hội là tập hợp những người hay nhóm người

có quan hệ chặt chẽ với nhau, ảnh hưởng, tác động tương hỗ lên nhau một cách có quy luật

Tổ chức thường được hiểu như sau:

Tổ chức là tập hợp của nhiều người (2 người trở lên) cùng làm việc vì mục đích

chung trong hình thái cơ cấu ổn định

Một tổ chức có thể là một cơ quan quản lý nhà nước, một doanh nghiệp, một trường học, một chi đoàn, một câu lạc bộ,

1.1.2 Các đặc điểm của một tổ chức

Một tổ chức là một đoàn thể hay một cơ quan quản lý nhà nước hay một doanh nghiệp đều mang các đặc điểm chung sau:

Mọi tổ chức đều mang tính mục đích chung rất rõ ràng: Tổ chức được các chủ thể

tạo ra như một công cụ để thực hiện những mục đích nhất định, là yếu tố cơ bản nhất của bất kỳ tổ chức nào Điều đó được phản ánh trong chính từ “tổ chức” Gốc của từ này xuất phát từ tiếng Hy Lạp-Organon, có nghĩa là công cụ Mục đích của các tổ chức rất khác nhau, nhưng tổ chức không có mục đích thì tổ chức đó sẽ không tồn tại và phát triển

Mọi tổ chức đều là hệ thống xã hội gồm nhiều người làm việc vì mục đích chung trong cơ cấu ổn định: Khi vào một tổ chức, chúng ta đã cam kết hành động cùng

mọi người vì mục đích chung Các thành viên phải được tuyển chọn, được xác định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và lợi ích thành viên phù hợp với mục đích chung

Mọi tổ chức đều là hệ thống mở: Tổ chức tương tác với môi trường trong quá trình

liên tục thu hút các nguồn lực đầu vào để chuyển đổi thành đầu ra để cung cấp cho khách hàng Hình 1.1 thể hiện cả người cung cấp nguồn lực và khách hàng đều thuộc môi trường bên ngoài tổ chức Phản hồi từ môi trường bên ngoài phản ánh tổ chức hoạt động tốt đến mức nào “Không có khách hàng trung thành, tổ chức không

thể tồn tại” Trong điều kiện nguồn lực hạn chế để tồn tại và phát triển, một tổ chức phải phục vụ tốt khách hàng và sử dụng tốt các nguồn lực

Môi trường cung cấp Tổ chức Môi trường tiêu dùng

Hình 1.1: Tổ chức là một hệ thống mở Mọi tổ chức đều được quản lý: Hình ảnh của các nhà quản lý luôn gắn liền với

những tổ chức nhất định Vai trò đó được thể hiện từ khi xác định mục đích để hình thành đến khi vận hành một tổ chức nhằm thực hiện mục đích Một tổ chức với bản chất của nó, không thể tự hoạt động mà đều phải được quản lý nhằm đạt được mục đích đã xác định

Các tổ chức đang tồn tại vô cùng đa dạng Chúng có thể khác nhau khi trả lời các câu hỏi: ai nắm quyền sở hữu tổ chức? Tổ chức được tạo nên vì mục đích gì? Vì vậy, cũng có rất nhiều quan điểm khác nhau khi phân loại và sau đây là một số cách phân loại cơ bản

a Phân loại theo tính chất sở hữu

Tổ chức công là tổ chức thuộc quyền sở hữu của nhà nước hoặc không có chủ sở

hữu Nó tạo ra sản phẩm hoặc dịch vụ công-là những sản phẩm mà người sử dụng không phải cạnh tranh và loại trừ nhau để có quyền sử dụng

Ví dụ: Tổ chức công thuộc sở hữu nhà nước như các cơ quan công quyền Tổ chức công không có chủ sở hữu như các đoàn thể xã hội, các cơ sở tôn giáo

Tổ chức tư là tổ chức thuộc ở hữu tư nhân và được kiểm soát bởi tư nhân; hoạt

động vì mục tiêu cơ bản là tìm kiếm lợi nhuận

Tổ chức công tư hợp danh: ví dụ doanh nghiệp thực hiện hợp đồng hợp tác công

tư PPP

b Phân loại theo tổ chức vì lợi nhuận và tổ chức phi lợi nhuận

Đầu vào: nhân

Đầu ra: Các

sản phẩm, dịch

vụ, thông tin,

Tổ chức vì lợi nhuận là tổ chức tồn tại chủ yếu vì mục tiêu lợi nhuận tối đa Yếu

tố được quan tâm nhất là bao nhiêu lợi nhuận được tạo ra từ khoản đầu tư Tổ chức

đó là các doanh nghiệp, các hợp tác xã, các hộ kinh doanh cá thể, v.v

Tổ chức phi lợi nhuận là tổ chức ra đời và tồn tại để cung cấp các sản phẩm, dịch

vụ phục vụ cộng đồng Đó là các cơ quan nhà nước, các viện bảo tàng, các tổ chức chính trị, các tôn giáo, các doanh nghiệp phi lợi nhuận, các tổ chức từ thiện,v.v

c Phân loại theo hình thức chức chính thức và tổ chức phi chính thức

Tổ chức chính thức là tổ chức mà trong đó mọi người đều được xác định rõ ràng

về vị trí, chức năng, nhiệm vụ, thẩm quyền và trách nhiệm và thường do cấp trên quyết định hoặc do bầu cử hoặc được pháp luật thừa nhận

Tổ chức phi chính thức là tổ chức của những người được hình thành thông qua các

mối quan hệ cá nhân, tồn tại trong “tổ chức” chính thức hoặc với bên ngoài “tổ chức” do cùng sở thích, nguyện vọng, quan điểm, tư tưởng, Như hội Guitar, hội Cầu lông, Hoặc các phòng “cộng tác viên” của các doanh nghiệp

1.1.4 Các hoạt động cơ bản của tổ chức

Hoạt động của các tổ chức là muôn hình muôn vẻ, phụ thuộc vào mục đích tồn tại, lĩnh vực hoạt động trong đời sống xã hội, quy mô, phương thức hoạt động được chủ thể lựa chọn và các yếu tố ngoại lai khác Tuy nhiên, mọi tổ chức đều phải thực hiện các hoạt động theo một tiến trình liên hoàn trong mối liên hệ chặt chẽ với môi trường

Ví dụ tổ chức là một doanh nghiệp, tiến trình đó là:

- Nghiên cứu và dự báo môi trường để trả lời các câu hỏi: Môi trường đòi hỏi gì ở

tổ chức? Môi trường tạo ra cơ hội và thách thức nào?

- Thiết kế các sản phẩm và dịch vụ đáp ứng khách hàng

- Tìm kiếm và huy động các nguồn lực đáp ứng hoạt động của tổ chức

- Tiến hành tạo ra các sản phẩm và dịch vụ

- Làm cho khách hàng biết và hiểu sản phẩm và dịch vụ của tổ chức

- Thực hiện các dịch vụ hỗ trợ cho khách hàng khi sử dụng sản phẩm và dịch vụ,

1.2 Khái niệm và vai trò của quản lý

1.2.1 Khái niệm về quản lý

Quản lý là một khái niệm rất rộng bao gồm nhiều dạng, có thể gộp thành 3 dạng chính:

- Quản lý các quá trình của thế giới vô sinh (nhà xưởng, ruộng đất, tài nguyên, hầm

mỏ, thiết bị máy móc, nguyên vật liệu, sản phẩm );

- Quản lý các quá trình diễn ra trong cơ thể sống (cây trồng, vật nuôi, con người);

- Quản lý các quá trình diễn ra trong xã hội loài người (quản lý xã hội: đảng, nhà nước, đoàn thể quần chúng, kinh tế, các tổ chức )

Trong phạm vi môn học, chúng ta chỉ nghiên cứu ở dạng thứ ba quản lý xã hội Quản lý xã hội là dạng quản lý phức tạp nhất, bao gồm nhiều lĩnh vực như: quản lý Nhà nước, quản lý hành chính công, quản lý kinh tế, quản lý xã hội, quản lý ngành, quản lý doanh nghiệp,

Quản lý nói chung theo nghĩa tiếng Anh là Administration vừa có nghĩa quản lý (hành chính, chính quyền), vừa có nghĩa quản trị (kinh doanh) Administration trong văn bằng thạc sỹ quản trị kinh doanh (MBA Master of Business Administration) Ngoài ra trong tiếng Anh còn có một thuật ngữ khác là Management vừa có nghĩa quản lý, vừa có nghĩa quản trị Management có nguồn gốc từ tiếng La tinh: Manus có nghĩa là bàn tay Quản lý thể hiện việc con người tác động vào sự việc theo mục đích của mình thay vì để sự việc tự xảy ra một cách

tự nhiên

Trong thực tế, thuật ngữ "quản lý" và "quản trị" vẫn được dùng trong những hoàn cảnh khác nhau để nói lên những nội dung khác nhau, nhưng về cơ bản hai từ này đều cơ bản chất giống nhau Khi dùng theo thói quen, chúng ta coi thuật ngữ

"quản lý" gắn liền với quản lý nhà nước, quản lý xã hội, quản lý ở khu vực công cộng, tức là quản lý ở tầm vĩ mô, còn thuật ngữ "quản trị" được dùng ở phạm vi nhỏ hơn đối với một tổ chức, một doanh nghiệp (kinh tế)

Xét về từ ngữ, thuật ngữ “quản lý" (tiếng Việt gốc Hán 管理) có thể hiểu là hai quá trình tích hợp vào nhau; quá trình "quản" là sự coi sóc, giữ gìn, duy trì ở trạng thái

"ổn định"; quá trình “ lý" là sửa sang, sắp xếp, đổi mới để đưa tổ chức vào thế

“phát triển”

Có rất nhiều cách diễn đạt khái niệm về quản lý:

Khái niệm 1: Quản lý là sự tác động liên tục có tổ chức, có hướng đích của chủ thể

quản lý đến đối tượng quản lý và khách thể quản lý nhằm sử dụng tốt nhất mọi tiềm năng và cơ hội để đạt được mục tiêu đề ra, trong điều kiện biến động của môi trường [14] (Xem hình 1.2)

Hình 1.2: Mô hình khái niệm về quản lý Ghi chú: trong sơ đồ đường nét liền mảnh có mũi tên là đường chỉ đạo; đường nét đứt mảnh có mũi tên là đường thông tin phản hồi

Quản lý là một thuộc tính vốn có của mọi tổ chức

Khái niệm 2: Quản lý là tìm cách làm cho thành quả chung nhiều hơn thành quả

các cá thể riêng rẽ cộng lại (tìm cách tăng hiệu năng lao động chung)

Theo giáo sư Kenzo BaBa (Nhật Bản):

Quản lý có nghĩa 1+1 > 2 (1.1)

Khoa học quản lý mang tính tự nhiên được phát triển ở khắp nơi, nhưng gần đây được phát triển mạnh ở phương Tây; nhất là Mỹ và Anh (Hầu hết (trên 90%) giải thưởng Noben về kinh tế thuộc 2 nước Mỹ và Anh)

Mỗi nước phải phát triển Khoa học quản lý (KHQL) của riêng mình, nhưng có thể rút ra công thức tổng quát từ sự thành công của nước Nhật thời kỳ phục hồi nền kinh tế sau chiến tranh thế giới lần II như sau:

Thành công = Học tập KHQL phương Tây + Giá trị truyền thống (1.2)

Nước Nhật phục hồi nền kinh tế sau chiến tranh Thế giới lần II nhanh chóng tới mức gây ngạc nhiên cho thế giới là do họ du nhập học thuyết Quản lý chất lượng toàn bộ (TQM) của W Deming (Mỹ) từ năm 1946 đến nay và duy trì, phát huy bản sắc dân tộc, truyền thống văn hóa Nhật Bản Hiện nay, đường lối phát triển đất nước Việt Nam đã được Đảng, Nhà nước vạch ra từ năm 1996 cũng theo công thức trên

Môi trường

1 tổ chức

1 TC

Đối tượng quản lý

Chủ thể quản lý

Mục tiêu của tổ chức

Khái niệm 3: Quản lý là một quá trình nhằm hoàn thành các hoạt động một cách

hữu hiệu với con người và thông qua con người

Khái niệm 4: Quản lý là nghệ thuật đạt mục đích thông qua nỗ lực của những người

khác [13]

Khái niệm 5: Quản lý là quá trình lập kế hoạch, tổ chức, lãnh đạo, kiểm soát các

nguồn lực và hoạt động của hệ thống xã hội nhằm đạt được mục đích của hệ thống với hiệu lực và hiệu quả một cách bền vững trong điều kiện môi trường biến động

1.2.2 Vai trò của quản lý

Từ các khái niệm trên của quản lý ta thấy quản lý là một thuộc tính vốn có của

mọi tổ chức Xã hội loài người là một xã hội của các tổ chức Xã hội càng phát triển thì vai trò của quản lý càng trở nên quan trọng Sau chiến tranh Thế giới lần thứ II Viện Nghiên cứu kinh tế quốc tế của Mỹ đã nhận định: Trong các nước Đông Nam Á, Bắc Á có 2 nước Philipine và Mianma ít bị ảnh hưởng của chiến tranh và giàu tài nguyên có khả năng phát triển mạnh và trở thành ngọn cờ đầu về kinh tế khu vực Nhưng thực tế sau 30 năm thì các nước nghèo tài nguyên, bị ảnh hưởng nặng nề của chiến tranh lại phát triển trở thành 5 “Con rồng” châu Á đó là Singapo, Malaixia, Hồng Công; Đài Loan và Hàn Quốc Lý do thành công của họ là do áp dụng khoa học quản lý trong công tác quản lý, còn Philipine và Mianma quản lý tồi gây tham ô, tham nhũng lớn nên chậm phát triển

Có thể kết luận: Ở đâu quản lý tốt thì ở đó phát triển và ngược lại

1.2.3 Các yếu tố cơ bản của quản lý một tổ chức

Những khái niệm về quản lý giúp chúng ta làm rõ các yếu tố quan trọng của

quản lý như sau:

a Yếu tố thứ nhất: Mục tiêu của quản lý

Đạt mục tiêu theo cách tốt nhất trong điều kiện môi trường biến động và nguồn lực hạn chế là lý do tồn tại của quản lý Đó cũng chính là căn cứ quan trọng nhất để chủ thể tiến hành các tác động quản lý

b Yếu tố thứ hai: Chủ thể quản lý

Mọi tổ chức đều phải có chủ thể quản lý và chủ thể quản lý thực hiện các chức năng quản lý bao gồm: định hướng và kế hoạch hóa, tổ chức, lãnh đạo, kiểm soát, trong đó:

+ Chức năng Định hướng và kế hoạch hóa: là quá trình thiết lập các mục tiêu và các phương thức hành động thích hợp để đạt mục tiêu

+ Chức năng Tổ chức là quá trình tạo thành các bộ phận và xác lập mối quan hệ giữa các bộ phận trong tổ chức

+ Chức năng Điều hành, kích thích động viên là quá trình tác động đến các bộ phận của tổ chức hoạt động và đánh thức sự nhiệt tình, tạo động lực cho con người để họ làm việc một cách tốt nhất

+ Chức năng Kiểm soát là quá trình giám sát, đo lường, đánh giá và điều chỉnh hoạt động để đảm bảo sự thực hiện theo kế hoạch, phòng ngừa và hạn chế rủi ro

c Yếu tố thứ ba: Đối tượng của quản lý

Quản lý tác động lên các nguồn lực và hoạt động của tổ chức Trong các yếu tố

trên, đối tượng chủ yếu và trực tiếp của quản lý là con người và các mối quan hệ con người bên trong và bên ngoài hệ thống tổ chức

d Yếu tố thứ tư: Quá trình quản lý

Quản lý là việc lập ra các quá trình và thực hiện các quá trình liên tục theo thời gian nhằm đạt được mục tiêu

e Yếu tố thứ năm: Môi trường quản lý

Môi trường tác động lên tổ chức và luôn biến động Nhà quản lý cần hiểu biết

về môi trường và kỹ thuật phân tích môi trường Chủ thể quản lý điều chính, đổi mới cơ cấu, phương pháp, công cụ và hoạt động của tổ chức cho phù hợp

1.2.4 Các đặc điểm của quản lý

a.Quản lý là một khoa học

Quản lý là một ngành khoa học đã phát triển dựa trên toàn bộ kiến thức cùng

sự hiểu biết về quản lý được tích luỹ bởi nhân loại và được chứa đựng trong các quan niệm, lý thuyết, nguyên tắc, phương pháp và hình thức quản lý Khoa học quản lý gồm một bộ phận của tri thức đã được tích lũy qua nhiều năm, thừa hưởng kết quả từ các ngành khoa học khác: toán học, kinh tế học, điều khiển học,… Quản

lý là một ngành khoa học phát triển muộn, nó được coi là một ngành khoa học độc lập từ đầu thế kỷ XX và phát triển mạnh mẽ từ sau chiến tranh thế giới thứ II kết thúc

Tính khoa học của quản lý thể hiện ở các yêu cầu sau đây:

- Quản lý phải đảm bảo phù hợp với sự vận động của các quy luật khách quan Điều đó, đòi hỏi việc quản lý phải dựa trên sự hiểu biết sâu sắc các quy luật chung

và riêng của tự nhiên và xã hội Trên cơ sở am hiểu các quy luật khách quan mà vận dụng tốt nhất các thành tựu khoa học Trước hết là triết học, kinh tế học, tâm lý học, xã hội học, toán học, tin học, điều khiển học, công nghệ học … cùng với những kinh nghiệm trong thực tế vào thực hành quản lý

- Quản lý phải đảm bảo phù hợp với điều kiện, hoàn cảnh của mỗi tổ chức trong từng giai đoạn cụ thể Điều đó, đòi hỏi các nhà quản lý vừa kiên trì các nguyên tắc vừa phải vận dụng một cách linh hoạt các phương pháp, hình thức và các kỹ năng quản lý phù hợp cho từng điều kiện hoàn cảnh nhất định

Như vậy, khoa học quản lý cho ta hiểu biết về các nguyên tắc, quy luật, phương pháp, kỹ thuật để trên cơ sở đó biết cách giải quyết các vấn đề quản lý

b) Quản lý là một nghệ thuật

Trong các hoạt động quản lý, nhà quản lý không chỉ cần những người hiểu biết khoa học mà cần có tính sáng tạo, tính nghệ thuật Tính nghệ thuật của nó xuất phát

từ sự đa dạng, phong phú, muôn hình, muôn vẻ của các sự vật, hiện tượng kinh tế -

xã hội; mặt khác đối tượng quản lý là con người, mà con người thì phụ thuộc vào trình độ, cá tính, hoàn cảnh và nhu cầu

Nghệ thuật quản lý chính là những kỹ năng, kỹ xảo, bí quyết, “mưu mẹo” và

“biết làm thế nào” để sử dụng các nguồn lực đạt được mục tiêu mong muốn với hiệu quả cao Nghệ thuật quản lý luôn gắn với các tình huống, các trường hợp cụ thể Nghệ thuật quản lý thường được biểu hiện trong một số lĩnh vực như:

- Nghệ thuật sử dụng người: Nói về thuật dùng người, Khổng Tử đã có câu: “Dụng nhân như dụng mộc” Mỗi con người đều có những ưu, nhược điểm khác nhau, nếu biết sử dụng thì người nào cũng đều có ích, họ sẽ cống hiến nhiều nhất cho tổ chức, cho xã hội, cho cộng đồng mà họ đang sinh sống Điều đó, đòi hỏi nhà quản lý phải

am hiểu đặc điểm năng lực và tâm lý của từng người, nên sử dụng họ vào việc gì, ở đâu là phù hợp nhất Có như vậy, mỗi cá nhân mới có điều kiện, cơ hội phát huy hết khả năng của mình, cống hiến nhiều nhất cho tổ chức

- Nghệ thuật giáo dục con người: Để giáo dục con người, thông thường người ta sử dụng các hình thức: khen, chê, thuyết phục, tự phê bình và phê bình, khen thưởng

và kỷ luật… Với ai, nên áp dụng hình thức nào, biện pháp gì, mức độ cao hay thấp, và được tiến hành ở đâu, khi nào đều là những vấn đề mang tính nghệ thuật

Cùng một vấn đề nhưng mỗi đối tượng khác nhau có khi phải giải quyết khác nhau Nếu áp dụng không phù hợp chẳng những không giúp cho con người phát triển theo chiều hướng tích cực mà trái lại sẽ làm tăng thêm tính tiêu cực trong tư tưởng lẫn hành vi của họ

- Nghệ thuật ứng xử: Được thể hiện trong quá trình giao tiếp Sự lựa chọn lời nói, cách nói và thái độ phù hợp với người nghe là nghệ thuật ứng xử trong giao tiếp

Ca dao Việt Nam có câu: “Lời nói chẳng mất tiền mua, lựa lời mà nói cho vừa lòng nhau” đó là tư tưởng cơ bản của thuật lựa lời trong giao tiếp Thái độ tôn trọng, thành ý, khiêm tốn, hoà nhã,… là nghệ thuật giao tiếp không thể thiếu trong quá trình giao tiếp Cuốn “Đắc nhân tâm” của Carnegie do Trần Hiếu Lê dịch tiếng Việt

đã được tái bản nhiều lần gần đây tại Việt Nam là một minh chứng về sự quan tâm của các nhà quản lý về nghệ thuật ứng xử

c) Quản lý là một nghề

Sau năm 1950 quản lý được coi là một nghề, đã xuất hiện nhiều cơ sở dạy nghề quản lý, người ta có thể đi học để tham gia hoạt động quản lý, đã có thể kiếm sồng bằng nghề quản lý Theo thời gian, việc bổ nhiệm các nhà quản lý được đào tạo dần thay thế các nhà quản lý theo kinh nghiệm Ngày nay, các nước đều chú trọng đào tạo nghề quản lý, trên thế giới đã hình thành những trung tâm đào tạo các nhà quản

lý nổi tiếng như Đại học Oxford (Vương quốc Anh), Đại học Harvard (Mỹ),v.v

1.3 Khái niệm, phân loại nhà quản lý trong một tổ chức

1.3.1 Khái niệm về nhà quản lý

Nhà quản lý là người lập kế hoạch, tổ chức, lãnh đạo và kiểm soát công việc của những người khác để tổ chức do họ quản lý đạt mục tiêu của mình

1.3.2 Phân loại nhà quản lý

a Phân loại theo cấp quản lý

Theo sơ đồ hình 1.3, các nhà quản lý một tổ chức được chia ra các cấp sau:

Nhà quản lý cấp cao (Top managers): Hoạt động ở bậc cao nhất trong tổ chức, họ

chịu trách nhiệm về những thành quả cuối cùng của tổ chức Họ đưa ra các quyết định chiến lược, tổ chức thực hiện chiến lược, duy trì và phát triển tổ chức

Ví dụ: Chủ tịch hội đồng quản tri, thành viên hội đồng quản trị; Ban giám đốc là những nhà quản lý cấp cao của tổ chức là doanh nghiệp

Hình 1.3: Sơ đồ phân loại nhà quản lý theo các cấp quản lý trong tổ chức

Nhà quản lý cấp trung gian (Middle Managers): Những nhà quản lý hoạt động

dưới cấp cao và trên cấp cơ sở Nhiệm vụ của họ là đưa ra các quyết định chiến thuật, thực hiện các kế hoạch và chính sách của tổ chức, phối hợp các hoạt động, các công việc để đạt được mục tiêu chung

Ví dụ: Những nhà quản lý cấp trung gian thường có các chức danh như trưởng, phó các phân xưởng, các xí nghiệp của tổ chức là doanh nghiệp

Nhà quản lý cấp cơ sở (First-lines managers): Những nhà quản lý ở cấp bậc cuối

cùng, nhiệm vụ của họ là đưa ra các quyết định tác nghiệp nhằm đốc thúc, hướng dẫn, điều khiển các nhân viên trong hoạt động, tác nghiệp hàng ngày theo kế hoạch tháng, tuần

Ví dụ: Chức danh của họ là những người đốc công, trưởng ca, đội trưởng, tổ trưởng, nhóm trưởng của tổ chức là doanh nghiệp

Cần chú ý trong trường hợp tổ chức quy mô nhỏ có thể không có nhà quản lý cấp trung gian

b Phân loại theo phạm vi quản lý

Nhà quản lý chức năng là người chịu trách nhiệm đối với một chức năng hoạt

động của tổ chức

Nhà quản lý tổng hợp là người chịu trách nhiệm đối với những tổ chức phức tạp,

qui mô lớn địa bàn rộng, hoạt động độc lập, mà những đơn vị, chi nhánh đó hoạt động gồm nhiều chức năng của tổ chức Ví dụ ông Nguyễn Văn A- Giám đốc chi

Nhà quản lý cấp cao

nhánh tại TP Hồ Chí Minh Công ty CP Xây dựng Thành Bắc (Công ty CP Xây dựng Thành Bắc có trụ sở chính tại Hà Nội)

c Phân loại theo mối quan hệ trong của tổ chức

Nhà quản lý theo tuyến (đường mệnh lệnh)

Nhà quản lý tham mưu

Chi tiết xem mục 3.2.1

d Phân loại theo loại hình tổ chức

Nhà quản lý trong các tổ chức kinh doanh;

Nhà quản lý trong các tổ chức phi lợi nhuận;

Nhà quản lý trong các cơ quan quản lý nhà nước

1.3.3 Vai trò của nhà quản lý

Theo Henry Mintzbezg các nhà quản lý tổ chức có những vai trò cơ bản sau:

1.3.3.1 Các vai trò liên cá nhân

Từ cơ sở quyền lực chính thức của nhà quản lý, vai trò liên cá nhân nhà quản lý thông qua 3 vai trò nhỏ sau:

- Vai trò người đại diện (Figurehead role): là người đại diện cho tổ chức trong các

nghi lễ, giao tiếp, giao dịch

- Vai trò người lãnh đạo (Leader role): là người ra quyết định và tổ chức thực hiện

quyết định, phối hợp và kiểm tra công việc của nhân viên dưới quyền

- Vai trò người liên hệ (Liaison role): quan hệ với người khác ở bên trong hay bên

ngoài của tổ chức

1.3.3.2 Vai trò thông tin liên lạc

- Giám sát thông tin (Monitor role): thường xuyên xem xét, phân tích bối cảnh

xung quanh tổ chức để nhận ra tin tức, những hoạt động và những sự kiện nhận dạng, những cơ hội hay đe doạ đối với tổ chức

- Phân phối thông tin (Disseminator role): chuyển tải thông tin nhằm tác động đến

nhân viên Phổ biến thông tin đến những người có liên quan

- Phát ngôn viên (Spokesperson role): giải thích, bảo vệ hay tranh luận, tranh thủ

thêm sự ủng hộ cho tổ chức, nói lên tiếng nói của tổ chức đối với bên ngoài

1.3.3.3 Vai trò làm quyết định

- Vai trò thủ lĩnh (leader role): xuất hiện khi nhà quản lý tìm cách cải tiến hoạt động

của tổ chức, tạo ra bước chuyển biến tốt trong tổ chức hoặc khi xuất hiện một dự

án mới

- Giải quyết khủng hoảng (Disturbance handler role): giải quyết những xáo trộn,

biến cố bất ngờ, những vấn nạn xảy ra đối với tổ chức So với các vai trò khác thì vai trò này được ưu tiên hơn trong các quyết định mà nhà quản lý phải giải quyết

- Sử dụng nguồn lực (Resource allocator role): xác định, phân bổ và định vị các

nguồn lực, quyết định phân phối tài nguyên cho bộ phận nào, với số lượng như thế nào, khi nào? Thông thường, khi nguồn lực dồi dào thì nhà quản lý sẽ thực hiện vai trò này một cách dễ dàng, nhưng khi tài nguyên khan hiếm thì quyết định của nhà quản lý trong vấn đề này sẽ khó khắn hơn

- Nhà thương thuyết (Negotiator role): thương lượng, thuyết phục, đàm phán thay

mặt cho tổ chức trong quá trình hoạt động Mục đích của thương thuyết phải tìm ra giải pháp chấp nhận được cho tất cả các bên hữu quan và điều hiển nhiên là có lợi nhất cho tổ chức của mình

1.3 Các chức năng quản lý

1.4.1 Khái niệm về chức năng quản lý

Chức năng quản lý là những hoạt động riêng biệt được chuyên môn hóa hoạt động quản lý thể hiện những phương thức tác động của nhà quản lý đến các lĩnh vực quản lý của tổ chức

Hoặc chức năng là những phương diện hoạt động cơ bản, mỗi chức năng bao gồm một

tập hợp hoạt động tương đối giống nhau về mục đích hoặc cách thức tiến hành

Hoặc chức năng quản lý là những lĩnh vực, những phương diện hoạt động cơ bản mà các nhà quản lý phải thực hiện trong các loại hình tổ chức khác nhau (nhà nước, tổ

chức sản xuất, tổ chức kinh doanh, )

1.4.2 Phân loại các chức năng quản lý

Vào đầu thế kỷ XX, một nhà công nghiệp Pháp là Henry Fayol đề xuất 5 chức năng: Hoạch định, tổ chức, phối hợp, chỉ huy, kiểm soát Hai tác giả L Gulick và L

Wrwich đề xuất 7 chức năng: Hoạch định, tổ chức, nhân sự, chỉ huy, phối hợp, báo cáo, ngân sách Theo H Koontz và C O’Donnell đưa ra 4 chức năng: Hoạch định, tổ

chức, điều hành, kiểm soát

Ngày nay, theo các sách giáo khoa về quản lý học phổ biến nhất, thì quản lý có 4 chức năng được khái quát theo sơ đồ sau:

Định hướng và

kế hoạch hóa

kích thích động viên

hệ giữa các bộ phận của tổ chức

Điều khiển, động viên và giải quyết các mâu thuẫn

Theo dõi hoạt động, điều chỉnh đảm bảo thực hiện

kế hoạch

Hình 1.4: Mô tả các chức năng quản lý một tổ chức

+ Định hướng và kế hoạch hóa (Planning): Là chức năng đầu tiên trong tiến trình quản lý, bao gồm việc xác định mục tiêu hoạt động, xây dựng chiến lược tổng thể

để đạt mục tiêu đó và thiết lập một hệ thống các kế hoạch để phối hợp hoạt động Xác định cần theo đuổi những mục tiêu nào? Cần định vị các nguồn lực như thế nào?

+ Tổ chức (Organizing): Liên quan đến thiết lập một cơ cấu và quá trình, xác định, liệt kê ra những hành động cần có hướng đến đạt được mục tiêu đã đề ra

Tổ chức tạo ra cơ cấu các mối quan hệ làm việc, phân nhóm người vào các bộ phận tuỳ theo nhiệm vụ (quyền hạn & trách nhiệm)

+ Lãnh đạo (Leading), kích thích động viên: Xác định phương hướng, công bố tầm nhìn rõ ràng cho nhân viên hướng theo Tạo sự phối hợp và động viên nhân viên cùng làm việc để đạt được những mục tiêu chung Kết quả của chức năng lãnh đạo

là mức độ động viên và sự cam kết của nhân viên

+ Kiểm soát (Controlling) : Là hoạt động nhằm đo lường, so sánh với kế hoạch, nhiệm vụ, điều chỉnh (nếu có sai lệch) các hoạt động của tổ chức Mặc dù hoạch định đi trước kiểm soát, nó tạo ra những chỉ tiêu để chức năng kiểm soát tiến hành kiểm tra, đo lường và đối chiếu kiểm soát là chức năng thực hiện thường xuyên trong tổ chức

1.5 Các phương pháp chung trong quản lý

Mục tiêu của

tổ chức

1.5.1 Khái niệm về phương pháp

Phương pháp quản lý là tổng thể các cách thức tác động có thể có và có chủ đích của chủ thể quản lý lên đối tượng quản lý và các khách thể để đạt được mục tiêu đã đề ra

1.5.2 Các phương pháp chung trong quản lý

Chủ thể quản lý thường tác động lên đối tượng quản lý (là các bộ phận và các hoạt động hoặc con người trong tổ chức) bằng một trong các phương pháp hoặc kết hợp các phương pháp sau đây

1.5.2.1 Phương pháp hành chính

a.Khái niệm: Phương pháp hành chính là phương pháp tác động dựa vào các mối

quan hệ tổ chức của hệ thống quản lý và kỷ luật của tổ chức

Phương pháp hành chính là sự tác động trực tiếp lên những người thừa hành dưới quyền bằng các quyết định dứt khoát, mang tính bắt buộc, nếu vi phạm sẽ bị xử lý

b.Vai trò của phương pháp: Phương pháp hành chính xác lập kỷ cương làm việc

trong tổ chức và giải quyết nhanh chóng các vấn đề đột xuất đặt ra cho tổ chức

c.Yêu cầu:

Các quyết định phải dựa trên luận cứ khoa học; có nghĩa là khi ra quyết định

phải có đủ thông tin, tính toán đầy đủ các lợi ích và hậu quả của quyết định

Khi sử dụng phương pháp hành chính phải gắn chặt quyền hạn và trách nhiệm

của người ra quyết định Khi đó người ra quyết định mới chịu khó tìm tòi quyết định đúng, đồng thời có trách nhiệm đôn đốc cấp dưới thực hiện quyết định, chịu trách nhiệm về kết quả qui định của mình

Nội dung:

Về mặt tổ chức: Chủ thể quản lý ban hành các quy định về quy mô, cơ cấu của các

bộ phận, điều lệ của tổ chức,… nhằm thiết lập tổ chức và xác lập mối quan hệ hoạt động trong nội bộ tổ chức;

Tác động điều chỉnh: Nhà quản lý ra các chỉ thị, mệnh lệnh hành chính bắt buộc

cấp dưới phải thực hiện để giải quyết những bất thường của tổ chức

1.5.2.2 Phương pháp kinh tế

a Khái niệm: Phương pháp kinh tế là phương pháp tác động gián tiếp lên đối

tượng bị quản lý thông qua lợi ích kinh tế

b.Vai trò:

Tạo động lực thúc đẩy con người tích cực lao động;

Cho phép người lao động lựa chọn phương án hành động có hiệu quả để thực hiện nhiệm vụ;

Mở rộng quyền hành động cho cấp dưới, tăng cường tính chủ động, sáng tạo tăng trách nhiệm kinh tế cho họ

c.Nội dung:

Xây dựng mục tiêu, nhiệm vụ của tổ chức: là những chỉ tiêu cụ thể từng thời gian cho từng bộ phận của tổ chức;

Xây dựng các định mức kinh tế-kỹ thuật, các đòn bẩy kinh tế của tổ chức;

Xây dựng chế độ thưởng phạt vật chất, trách nhiệm vật chất cho từng bộ phận, từng cá nhân trong tổ chức

d.Điều kiện:

Luôn luôn gắn liền với việc sử dụng các đòn bẩy kinh tế như lãi suất, tiền lương, tiền thưởng,…

Phải thực hiện phân công đúng đắn giữa các cấp quản lý;

Cán bộ quản lý phải có đủ trình độ và năng lực nhiều mặt;

Có định mức kinh tế - kỹ thuật khoa học và hiện thực;

Tăng cường công tác kiểm tra

1.5.2 3 Phương pháp tâm lý, giáo dục

a.Khái niệm: Phương pháp tâm lý, giáo dục là phương pháp tác động vào nhận

thức và tình cảm của thành viên trong tổ chức nhằm nâng cao tính tự giác và nhiệt tình làm việc của họ

b.Vai trò: Đối tượng quản lý là con người, nên nhà quản lý tác đông vào yếu tố

tâm lý, tình cảm làm tăng sức mạnh tinh thần của các thành viên trong tổ chức

c.Nội dung: Trên cơ sở vận dụng các quy luật tâm lý

Đặt trưng của phương pháp là thuyết phục, làm cho người lao động phân biệt được đúng - sai, phải - trái, lợi - hại, đẹp - xấu, thiện - ác Từ đó, nâng cao tính tự giác, phát huy mặt mạnh, khắc phục mặt yếu của người lao động

Tóm lại, trong quản lý các nhà quản lý có thể sử dụng các phương pháp khác nhau cho các công việc, tình huống khác nhau Thông thường, các vấn đề mang tính chiến lược của tổ chức thì nên sử dụng phương pháp hành chính, còn các vấn đề cụ thể thì nên áp dụng phương pháp kinh tế Còn phương pháp tâm lý giáo dục được

sử dụng thường xuyên trong công việc

1.6 Môi trường quản lý

1.6.1 Khái niệm về môi trường quản lý

Môi trường quản lý là tập hợp các yếu tố, các điều kiện bao quanh bên ngoài và

có ảnh hưởng trực tiếp hay gián tiếp đến hoạt động của tổ chức

Các yếu tố, các điều kiện cấu thành môi trường quản lý luôn có mối quan hệ tương tác với nhau, đồng thời tác động đến hoạt động của tổ chức, nhưng mức độ và chiều hướng tác động của các yếu tố, điều kiện lại khác nhau Trong cùng một thời điểm, cùng một đối tượng có yếu tố tác động thuận, nhưng lại có yếu tố trở thành lực cản đối với sự phát triển của tổ chức

Các yếu tố, điều kiện tác động đến hoạt động của tổ chức không cố định, tĩnh tại

mà thường xuyên vận động, biến đổi Bởi vậy, để nâng cao hiệu quả hoạt động, các nhà quản lý phải nhận biết được một cách nhạy bén và dự báo đúng được và những

xu hướng và mức độ thay đổi của môi trường quản lý

1.6.2 Phân loại môi trường quản lý

tô

Hình 1.5: Phân loại môi trường của tổ chức a) Môi trường vĩ mô (hay môi trường chung)

- Khái niệm: Môi trường vĩ mô hay còn gọi là môi trường chung (general

environment) là mọi yếu tố môi trường bao quanh bên ngoài tổ chức như yếu tố chính trị, yếu tố kinh tế, và tác động đến tổ chức

- Các loại môi trường chung

Tổ chức

Tổ chức

Môi trường

vi mô Môi trường vĩ mô (CT,KT, XH, )

Môi trường chính trị - pháp luật

Ảnh hưởng ngày càng lớn đến các hoạt động của tổ chức, bao gồm hệ thống các quan điểm, đường lối chính sách của chính phủ, hệ thống luật pháp hiện hành, các

xu hướng ngoại giao của chính phủ, những diễn biến chính trị trong nước, trong khu vực và trên toàn thế giới Tổ chức là doanh nghiệp phải tuân theo các quy định

về thuê mướn, thuế, cho vay, an toàn, vật giá, quảng cáo nơi đặt nhà máy và bảo vệ môi trường,

Môi trường kinh tế

Các ảnh hưởng chủ yếu về kinh tế gồm các yếu tố như lãi suất ngân hàng, giai đoạn của chu kỳ kinh tế, cán cân thanh toán, chính sách tài chính và tiền tệ, tình trạnh công ăn việc làm Vì các yếu tố này tương đối rộng nên cần chọn lọc để nhận biết các tác động cụ thể ảnh hưởng trực tiếp nhất đối với hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp

Các yếu tố kinh tế có ảnh hưởng vô cùng lớn đến các doanh nghiệp kinh doanh

Môi trường văn hoá - xã hội

Môi trường văn hóa - xã hội bao gồm những chuẩn mực và giá trị được chấp nhận

và tôn trọng bởi một xã hội hoặc một nền văn hóa cụ thể Sự thay đổi của các yếu

tố văn hóa - xã hội một phần là hệ quả của sự tác động lâu dài của các yếu tố vĩ mô khác, do vậy nó thường biến đổi chậm hơn so với các yếu tố khác

Các khía cạnh hình thành môi trường văn hóa - xã hội có ảnh hưởng mạnh mẽ, trên diện rộng và lâu dài đến các họat động của tổ chức như: những quan niệm về đạo đức, thẩm mỹ, lối sống, về nghề nghiệp, những phong tục, tập quán, truyền thống; những quan tâm ưu tiên của xã hội; trình độ nhận thức, học vấn chung của xã hội,v.v

Tất cả các tổ chức cần phân tích rộng rãi các yếu tố xã hội nhằm nhận biết các cơ hội và nguy cơ có thể xảy ra Khi một hay nhiều yếu tố thay đổi chúng có thể tác động đến tổ chức, như xu hướng nhân chủng học, sở thích vui chơi giải trí, chuẩn mực đạo đức và quan điểm về mức sống, cộng đồng kinh doanh và lao động nữ

Môi trường công nghệ

Đây là một trong những yếu tố rất năng động, chứa đựng nhiều cơ hội và đe dọa đối với các doanh nghiệp Những áp lực và đe dọa từ môi trường công nghệ có thể là: sự ra đời của công nghệ mới làm xuất hiện và tăng cường ưu thế cạnh tranh của các sản phẩm thay thế, đe dọa các sản phẩm truyền thống của ngành hiện hữu Sự

bùng nổ của công nghệ mới làm cho công nghệ hiện tại bị lỗi thời và tạo ra áp lực đòi hỏi các tổ chức là doanh nghiệp phải đổi mới công nghệ để tăng cường khả năng cạnh tranh Sự ra đời của công nghệ mới làm tăng thêm áp lực đe dọa các doanh nghiệp hiện có trong ngành

Môi trường tự nhiên

Điều kiện tự nhiên bao gồm vị trí địa lý, khí hậu, cảnh quan thiên nhiên, bệnh dịch, đất đai, sông biển, các nguồn tài nguyên khoáng sản trong lòng đất, tài nguyên rừng biển, sự trong sạch của môi trường nước, không khí, Tác động của các điều kiệu

tự nhiên đối với các quyết sách trong kinh doanh từ lâu đã được các doanh nghiệp thừa nhận Trong rất nhiều trường hợp, chính các điều kiện tự nhiên trở thành một yếu tố rất quan trọng để hình thành lợi thế cạnh tranh của các sản phẩm và dịch vụ Tuy nhiên, cho tới nay các yếu tố về duy trì môi trường tự nhiên mới đang được chú ý tới Sự quan tâm của các nhà hoạch định chính sách của nhà nước ngày càng tăng vì công chúng quan tâm nhiều hơn đến chất lượng môi trường tự nhiên

Các nhóm quyền lợi của công chúng làm phát sinh nhiều vấn đề về yếu tố môi trường khiến chính phủ và công chúng phải chú ý tới Các vấn đề ô nhiễm môi trường, sản phẩm kém chất lượng, lãng phí tài nguyên thiên nhiên cùng với nhu cầu ngày càng lớn đối với các nguồn lực khan hiếm khiến công chúng cũng như các nhà doanh nghiệp phải thay đổi các quyết định và biện pháp hoạt động liên quan

Môi trường toàn cầu

Các rào cản thuế quan Thuế quan (tariff) là một rào cản thương mại nhằm bảo vệ sản xuất trong nước Tự do thương mại (Free trade): trong một thỏa thuận tự do thương mại các nước nhắm đến chuyên biệt hóa những gì mà họ cho là có hiệu quả nhất Các rào cản văn hóa và khoảng cách địa lý: trong các năm trở gần đây, công nghệ truyền thông và vận tải (nhất là hàng không) đã được cải thiện đáng kể, chính điều đó cũng làm giảm những sự khác biệt về văn hóa

b) Môi trường vi mô (hay Môi trường đặc thù)

b1 Khái niệm: Môi trường vi mô hay còn gọi là môi trường đặc thù (specific

environment) là một phần của môi trường, có liên quan đến từng tổ chức và tác động mạnh vào tổ chức làm ảnh hưởng đến kết quả hoàn thành mục tiêu của tổ chức

b2 Phân loại:

Đối với từng loại hình tổ chức khác nhau thì có có các yếu tố môi trường vi mô khác nhau

Ví dụ: Đối với tổ chức là doanh nghiệp, các yếu tố đó là: Khách hàng; Đối thủ cạnh tranh; Các nhà cung ứng; Các cơ quan quản lý nhà nước có liên quan

Khách hàng

Vấn đề khách hàng là một bộ phận không tách rời trong môi trường cạnh tranh Sự tín nhiệm của khách hàng có thể là tài sản có giá trị nhất của doanh nghiệp Sự tín nhiệm đó đạt được do biết thỏa mãn tốt hơn nhu cầu và thị hiếu của khách hàng so với với các đối thủ cạnh tranh Một vấn đề mấu chốt khác liên quan đến khách hàng

là khả năng trả giá của họ

Người mua có ưu thế có thể làm cho lợi nhuận của hàng hóa hoặc dịch vụ giảm bằng cách ép giá xuống hoặc đòi hỏi chất lượng cao hơn và phải làm nhiều công việc dịch vụ hơn

Người mua có nhiều thế mạnh hơn khi họ có các điều kiện sau:

• Lượng hàng người mua chiếm tỷ lệ lớn trong khối lượng hàng bán ra của doanh nghiệp, như lượng bán hàng mà hãng General Motors mua của các doanh nghiệp sản xuất linh kiện nhỏ

• Việc chuyển sang mua hàng của người khác không gây nhiều tốn kém;

• Người mua đưa ra tín hiệu đe dọa đáng tin cậy sẽ mua hàng của các bạn hàng cung ứng khác, như các hãng sản xuất ô tô thường làm;

• Sản phẩm của người bán ít ảnh hưởng đến chất lượng sản phẩm của người mua Nếu sự tương tác của các điều kiện nói trên làm cho doanh nghiệp không đạt được mục tiêu của mình thì doanh nghiệp phải cố gắng thay đổi vị thế của mình trong việc thương lượng giá bằng cách thay đổi một hoặc nhiều điều kiện nói trên hoặc là phải tìm khách hàng ít có ưu thế hơn

Đối thủ cạnh tranh

Sự hiểu biết về các đối thủ cạnh tranh có một ý nghĩa quan trọng đối với các tổ chức do nhiều nguyên nhân Thứ nhất là các đối thủ cạnh tranh quyết định tính chất

và mức độ tranh đua hoặc thủ thuật giành lợi thế trong ngành

Mức độ cạnh tranh dữ dội phụ thuộc vào mối tương tác giữa các yếu tố như số lượng doanh nghiệp tham gia cạnh tranh, mức độ tăng trưởng của ngành, cơ cấu chi phí cố định và mức độ đa dạng hóa sản phẩm Sự hiện hữu của các yếu tố này có xu

hướng làm tăng nhu cầu hoặc nguyện vọng của doanh nghiệp muốn đạt được và bảo vệ thị phần của mình Vì vậy chúng làm cho sự cạnh tranh thêm gay gắt

Các doanh nghiệp cần nhận thấy rằng quá trình cạnh tranh không ổn định Chẳng hạn, trong các ngành công nghiệp phát triển chín muồi thường sự cạnh tranh mang tính chất dữ dội khi mức tăng trưởng và lợi nhuận bị suy giảm Ngoài ra các đối thủ cạnh tranh mới và các giải pháp công nghệ mới cũng thường làm thay đổi mức độ

Doanh nghiệp có thể sử dụng một trong 2 phương pháp quản lý đối với các nhà cung ứng:

Phương pháp cạnh tranh cách kéo giữa các nguồn hàng

Phương pháp này được tiến hành thông qua các biện pháp kinh tế như giá cả, lựa chọn nhà cung ứng theo phương thức chào hàng cạnh tranh hay đấu thầu Ưu điểm

là tìm được nguồn hàng giá thấp Nhược điểm (theo W Deming) là nếu doanh nghiệp kéo dài chính sách tìm kiếm mọi thứ mua vào giá rẻ mà ít chú ý đến chất lượng và dịch vụ có thể dẫn đến đẩy những nhà cung ứng tốt ra khỏi hệ thống sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp

Phương pháp lựa chọn và xây dựng quan hệ bạn hàng lâu dài (lý thuyết về chuỗi

giá trị)

Phương pháp này có ưu điểm là sử dụng ít nguồn cung ứng, có được sự cam kết cao và loại trừ được sự biến động chất lượng sản phẩm do yếu tố đầu vào, giảm thủ tục hành chính và kế toán Đây là phương pháp phổ biến của các doanh nghiệp hiện đại

Các cơ quan quản lý nhà nước có liên quan

Các chính sánh của các cơ quan quản lý nhà nước có ảnh hưởng lớn đến hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp Vì vậy, doanh nghiệp cần sử dụng các phương pháp sau:

Nghiêm chỉnh chấp hành pháp luật, thực hiện đầy đủ các nghĩa vụ, không đối đầu với pháp luật

Tạo niềm tin đối với cơ quan quản lý nhà nước để giành được nhiều hợp đồng từ nguồn vốn nhà nước

Nắm vững chủ trương, đường lối, nhiệm vụ của nhà nước trong từng thời kỳ để tìm hướng phát triển doanh nghiệp

1.7 Sơ lược lịch sử các học thuyết về quản lý

Các hoạt động quản lý đã có từ hàng ngàn năm trước Các Kim tự tháp Ai Cập

và Vạn Lý trường Thành của Trung Quốc là chứng tích của các dự án quy mô lớn Điều đó cho thấy rằng các tổ chức đã xuất hiện từ hàng ngàn năm trước và quản lý đã được thực hiện cùng trong thời gian đó [8,11,12] Nhưng chưa được đúc kết thành lý thuyết Giai đoạn này lý thuyết quản lý chưa tách khỏi triết học

Mà chủ yếu là thứ triết học - quản lý xã hội (lý thuyết cai trị) Giai đoạn này có một số trường phái sau:

1.7.1 Các tư tưởng quản lý cổ đại

a.Tư tưởng quản lý cổ đại Trung Hoa [8]

Tiêu biểu là 2 trường phái “Đức trị” mà đại diện là Khổng Tử (551- 479 TCN)

Có thể nói Khổng Tử là một nhà lý luận về quản lý-cai trị xuất sắc Những tư tưởng quản lý của ông thể hiện một triết lý sâu sắc và nhân văn, được xem như nền tảng văn hóa cho hậu thế về quản lý xã hội ở nhiều quốc gia theo mô hình

“Ổn định, kỷ cương và phát triển” Tư tưởng quản lý của Khổng Tử xuất phát từ quan niệm con người vốn có tính thiện, có lòng nhân từ, “Nhân chi sơ, chí bản thiện”, “Dĩ dân vi bản-Dân là gốc nước” Từ đó công cụ cai trị chủ yếu là “đức” Các nhà quản lý chủ yếu là nêu gương và giáo dục Ông phân chia các giá trị xã hội thành ngũ thường: Nhân, Lễ, Nghĩa, Trí, Dũng

Trường phái thứ hai là “Pháp trị” mà đại diện là Hàn Phi Tử Xuất phát từ

quan niệm con người vốn có tính ác Ông chủ trương dùng hình phạt để ngăn ngừa những hành động có hại cho nước Ông đưa ra 3 khái niện cơ bản trong quản lý - cai trị là “Thế” chỉ quyền lực, “Pháp” chỉ luật pháp và “Thuật” chỉ phương pháp, cách thức quản lý

b Tư tưởng quản lý cổ đại Phương Tây

Democrit (460-370 TCN): Để quản lý đất nước, có thể lựa chọn 3 phương pháp

cơ bản: (1) Phương pháp dân chủ đối với con người, (2) Phương pháp dùng hình

phạt đối với các hành vi vi phạm chuẩn mực đạo đức xã hội, (3) Phương pháp tác động lên nhu cầu và lợi ích của con người, qua đó khiến con người tuân thủ

Platon (427-347 TCN): Ông đưa ra các giải pháp quản lý xã hội: (1)Phải giáo

dục tất cả trẻ em và đưa chúng về vùng nông thôn Trong quá trình học sẽ có 3 kỳ thi tuyển ứng với trình độ và ngành nghề sau này.(2) Phải xây dựng luật pháp, coi luật pháp là tối thượng, bất di bất dịch và chiếm vai trò hàng đầu (3) Phải tin vào một đấng tối cao (4) Về phát triển kinh tế, ông chú trọng phát triển nghề nông

Agristot (384-322 TCN): là người có tư tưởng quản lý tương đối hiện đại và khá

hoàn thiện Các tư tưởng cơ bản của ông là (1) Ông quan niệm con người là loài sinh vật xã hội, sống cộng đồng Do vậy, tất yếu phải được quản lý bằng một thể chế, thiết chế đặc biệt- đó là nhà nước Quyền lực nhà nước chia làm 3 nhánh: lập pháp, hành pháp và phân xử Đây là tư tưởng quan trọng sau này hình thành quan điểm nhà nước pháp quyền với “tam quyền phân lập” (2) Nhiệm vụ cơ bản của nhà nước là làm cho mọi người sống hạnh phúc và giữ gìn trật tự xã hội

1.7.2 Các tư tưởng quản lý cổ điển

1.7.2.1 Trường phái cổ điển

Là thuật ngữ được dùng chỉ những ý kiến về tổ chức và quản lý được đưa ra vào cuối thế kỷ 19 đầu thế kỷ 20 Bao gồm, lý thuyết quản lý khoa học, lý thuyết quản lý quan liêu và quản lý tổng quát

a Lý thuyết quản lý theo khoa học

Bao gồm các đại diện: Frederick Winslow Taylor, Henry L.Gantt, Frank Gilbreth

và Lillan Gilbreth

Frederick Winslow Taylor (1856-1915) được xem là "cha đẻ" của phương pháp

quản lý theo khoa học Taylor nói về quản lý theo khoa học trong tác phẩm "Các nguyên tắc quản lý một cách khoa học (Principles of Scientific Management)" xuất bản ở Mỹ lần đầu vào năm 1911 là: biết chính xác cái bạn muốn người khác làm và sau đó hiểu rằng họ đã làm một cách tốt nhất và ít tốn nhất

Quản lý khoa học tập trung vào lao động cá nhân, các công cụ và máy móc họ

sử dụng Triết lý của nó là thực hành quản lý nên dựa trên những cơ sở của quan sát và thực tế chứ không phải là sự suy đoán hay nghe người khác nói

Tư tưởng quản lý của F.W.Taylor được thể hiện trong tác phẩm "Shop Management" năm 1903 và "Principles of Scientific Management" năm 1911 và tóm tắc ở bốn nguyên tắc cơ bản:

(1) Phát triển phương pháp làm việc khoa học thay thế cho làm việc dựa vào kinh nghiệm, những quy tắc thao tác cũ;

(2) Xác định chức năng hoạch định của nhà quản lý thay vì để cho công nhân tự ý lựa chọn phương pháp làm việc riêng;

(3) Lựa chọn và huấn luyện công nhân một cách khoa học, phát triển tinh thần hợp tác thay vì khuyến khích những nỗ lực cá nhân riêng lẻ;

(4) Phân chia công việc giữa nhà quản lý và công nhân Công tác quản lý tương ứng với bốn nguyên tắc trên là:

Nghiên cứu thời gian và thao tác hợp lý nhất để thực hiện công việc Thu thập thông tin về chi tiết, thời gian và quy trình; thử các phương pháp khác để xem cách nào là tốt nhất;

Trả lương theo nguyên tắc khuyến khích theo sản lượng, đảm bảo an toàn lao động bằng dụng cụ thích hợp;

Dùng cách mô tả công việc để lựa chọn công nhân, thiết lập hệ thống tiêu chuẩn và huấn luyện chính thức;

Thăng tiến trong công việc, chú trọng công tác lập kế hoạch và tổ chức hoạt động

Henry L.Gantt (1861-1919)

Henry Lawrence Gantt vốn là cộng sự rất gần gũi với Taylor và là kỹ sư chuyên về hệ thống kiểm soát trong nhà máy Đóng góp quan trọng nhất của ông cho khoa học quản lý đó là sơ đồ mô tả dòng công việc cần để hoàn thành một nhiệm vụ, vạch ra những giai đoạn của công việc theo kế hoạch, ghi cả thời gian hoạch định và thời gian thực sự Gantt tập trung vào tinh thần dân chủ trong công nghiệp và đã luôn cố gắng để làm cho quản lý theo khoa học mang tính nhân đạo hơn Ông chia sẻ, cả người làm thuê và người đi thuê đều phải chia sẻ những lợi ích chung Gantt nhận thấy tầm quan trọng của tiền thưởng đối với việc tăng năng suất lao động, và do đó áp dụng hệ thống tiền thưởng cho cả chủ lẫn thợ

b Lý thuyết quản lý quan liêu

Quản lý quan liêu được thực hiện dựa trên các quy tắc, một hệ thống cấp bậc, một sự phân công lao động rõ ràng và các thủ tục chi tiết Max Weber (1864-1920)

là một nhà xã hội học người Đức có nhiều đóng góp vào lý thuyết quản lý thông qua việc phát triển một tổ chức "quan liêu" bàn giấy là phương thức hợp lý tổ chức một doanh nghiệp phức tạp

Ngày nay, thuật ngữ quan liêu gợi lên một hình ảnh một tổ chức cứng nhắc, lỗi thời, bị chìm ngập trong thủ tục hành chính phiền hà và nó hoàn toàn xa lạ với

tư tưởng ban đầu của Weber Quản lý quan liêu cung cấp một cẩm nang cho hoạt động của toàn bộ tổ chức Nó chỉ rõ 7 đặc điểm mong muốn của tổ chức đó là: Các quy tắc; Tính khách quan; Phân công lao động; Cơ cấu cấp bậc; Cơ cấu quyền hành; Cam kết nghề nghiệp suốt đời; Tính hợp lý Cùng với đặc điểm này được trình bày là phương pháp quản lý cứng nhắc

Các quy tắc: Là hướng dẫn chính thức cho hành vi của người lao động trong toàn bộ tổ chức Việc tuân thủ quy tắc đảm bảo tính thống nhất của các thủ tục và hành động giúp duy trì sự ổn định của tổ chức, bất kể những ham muốn cá nhân của nhân viên hay của quản lý viên

Tính khách quan: Dựa trên các quy tắc để đối xử một cách khách quan đối với người lao động Theo đó tất cả người lao động được đánh giá theo quy tắc và mục tiêu đã đề ra Và Weber cho rằng cách tiếp cận này mang lại tính công bằng cho người lao động cho dù cũng có nghĩa tiêu cực Một quản lý viên khách quan không được đánh giá nhân viên của mình theo cá tính chủ quan hoặc bị chi phối bởi tình cảm

Phân công lao động: Phân chia công việc thành những nhiệm vụ đơn giản và chuyên môn hoá hơn Các nhà quản lý và người lao động được phân công và thực thi các nhiệm vụ trên cơ sở chuyên môn hoá và kỹ năng cá nhân

Cơ cấu cấp bậc: Sử dụng một cơ cấu cấp bậc xác định hệ thống quyền hành, kiểm soát và chỉ đạo của các cấp bậc trong tổ chức Kiểm soát hành vi của người lao động thông qua việc mô tả rõ ràng, chính xác mối quan hệ của mỗi vị trí trong

Quyền hành hợp pháp là quyền hành có nền tảng từ các quy tắc, luật lệ được thiết lập và áp dụng thống nhất trong tổ chức Cam kết nghề nghiệp suốt đời Trong hệ thống quản lý quan liêu, người lao động được nhìn nhận với một sự cam kết nghề nghiệp suốt đời, cả người lao động và tổ chức cam kết với nhau về cuộc sống và công việc của người lao động

Tính hợp lý: Có nghĩa là sử dụng hiệu quả nhất các phương tiện hiện có Các nhà quản lý hành động lôgic và rất khoa học, tất cả các quyết định đều định hướng trực tiếp đến việc hoàn thành mục tiêu của tổ chức Tính hợp lý còn cho phép các mục tiêu của tổ chức có thể phân chia thành các mục tiêu cụ thể cho mỗi bộ phận của tổ chức

c Lý thuyết quản lý tổng quát

Henry Fayol (1841-1925) Tập trung vào nghiên cứu quản lý và các chức năng cơ

bản của quản lý Ông cho rằng năng suất lao động có được nhờ vào việc áp dụng đúng phương pháp hơn là nhờ những phẩm chất cá nhân, tuỳ thuộc vào sự sắp xếp,

tổ chức của nhà quản lý Ông tin rằng công việc của nhà quản lý chia thành năm chức năng cơ bản: Hoạch định, Tổ chức, Chỉ huy, Phối hợp, và Kiểm soát Tư tưởng quản lý của ông được trình bày trong tác phẩm nổi tiếng: "Quản lý công nghiệp và quản lý tổng quát" có ý nghĩa cho việc đặt nền móng cho sự phát triển của khoa học quản lý hiện đại Để có thể làm tốt công việc sắp xếp, tổ chức xí nghiệp Fayol đề nghị các nhà quản lý nên theo 14 nguyên tắc, gọi là 14 nguyên tắc quản lý Nguyên tắc chứ không phải quy tắc hay quy luật mặc dù nghĩa của các từ này tương đối giống nhau, bởi vì quản lý là nghệ thuật cho nên nó không có cái gì chặt chẽ một cách tuyệt đối Fayol đã từng nói: "Nguyên tắc là ngọn đèn pha có thể giúp mọi người nhận rõ phương hướng”

(1) Phân công lao động (division of labor): chuyên biệt hóa công việc

(2) Quyền hành và trách nhiệm (authority and responsibility)

(3) Kỷ luật (discipline): duy trì kỷ luật trong xí nghiệp

(4) Tuyến quyền hành (Line of authority): mỗi người lao động chỉ nhận lệnh

từ cấp trên chỉ huy trực tiếp

(5) Tập trung (centralization): các nhà quản lý phải thống nhất ý kiến khi chỉ huy

(6) Lợi ích chung cao hơn lợi ích cá nhân (general interest over individual interest)

(7) Đãi ngộ nhân sự (remuneration of personnel): trả thù lao thỏa đáng

(8) Hiệu lực đơn nhất (unity of command): quyền quyết định trong xí nghiệp phải tập trung về một mối –ông chủ

(9) Định hướng đơn nhất (unity of direction): hệ thống thông tin trong suốt (10) Trật tự (order): sinh hoạt trong xí nghiệp phải có trật tự

(11) Công bằng (equity): đối xử công bằng

(12) Công việc ổn định (stability of tenure): làm việc lâu dài

(13) Khuyến khích sáng tạo (initiative)

(14) Tinh thần đồng đội (esprit de corps) nhiệt tình, tận tâm cho tổ chức Khi thực hành, các quản lý viên có thể sử dụng rất nhiều nguyên tắc này, song những quản lý viên khác nhau hiếm khi nào sử dụng những nguyên tắc một cách giống nhau, tuỳ thuộc vào từng trường hợp cụ thể, cá biệt việc áp dụng các nguyên tắc sẽ khác nhau

d Đánh giá chung về trường phái cổ điển

Tổng quát: Muốn quản lý một tổ chức tốt, nhà quản lý phải tìm ra một cơ cấu

tổ chức hợp lý và một cơ chế điều hành khoa học

Nhấn mạnh khía cạnh chính thức của tổ chức, thay thế cách quản lý theo bản năng và kinh nghiệm bằng các nguyên lý mang tính khoa học Xem trọng việc phân công lao động, nền tảng của nguyên tắc vàng trong quản lý đó là chuyên môn hoá Chú trọng sự phân cấp quyền hành, các quy tắc và quyết định để tối đa hoá hiệu quả kinh tế cho tổ chức

Chỉ tập trung sự chú ý vào hiệu quả và kết quả thực hiện công việc của nhân viên, xem nhẹ con người, xem nhẹ những mối quan hệ xã hội và các mối quan hệ không chính thức giữa những nhân viên trong tổ chức

1.7.2.2 Các tư tưởng quản lý thuộc trường phái hành vi (hay các học thuyết về mối

quan hệ con người)

Các nhà quản lý hoàn thành công tác bằng cách làm việc với con người Vì vậy nhà quản lý cần chú trọng đến vai trò của con người, yếu tố tâm lý, yếu tố tâm lý tập thể trong tổ chức Tư tưởng này được đề xuất bởi một số nhà khoa học tiêu biểu sau

Mary Parker Follett (1860-1933)

Theo Follet, hoạt động quản lý là một tiến trình mang tính quan hệ xã hội, ở đó mỗi cá nhân chịu ảnh hưởng ừ tập thể, tập thể mới là quan trọng, bởi vì trong tập thể, mỗi cá nhân mới có thể tìm thấy được lợi ích thực sự của mình Bà cho rằng

công việc của nhà quản lý là phối hợp và hài hoà các cố gắng của nhóm, là làm ăn chung Các nhà quản lý phải dựa vào khả năng kỹ thuật và kiến thức hơn là quyền lực

Tư tưởng của bà đã được người Nhật tin tưởng và áp dụng trong quản lý các doanh nghiệp Nhật Bản và tỏ ra rất thành công

Elton Mayo (1880-1949): Quản lý tập trung vào các mối quan hệ con người

Ông cho rằng tác phong và tình cảm quan hệ mật thiết vì nhau, ảnh hưởng của nhóm rất lớn đến tác phong của từng cá nhân, tiêu chuẩn của nhóm quyết định sản lượng của từng công nhân, tiền ít quan trọng hơn tiêu chuẩn nhóm

1.7.3 Các tư tưởng quản lý hiện đại

1.7.3.1 Trường phái định lượng [8]

Xuất phát từ các giải pháp toán học và thống kê cho các vấn đề quân sự, vì nhiều tên gọi khác nhau: vận trù học, nghiên cứu tác vụ, khoa học quản lý,v.v…

Quan niệm rằng “quản lý là ra quyết định”, muốn quản lý có hiệu quả thì quyết định phải đúng Muốn có quyết định đúng cần sử dụng các công cụ toán hoc và thống kê học để tìm ra quyết định đúng

Năm 1940 một nhóm sĩ quan hải quân Mỹ, đứng đầu là trung tá Mc.Namara đã thành lập nhóm “Whiz Kids” để áp dụng lý thuyết định lượng vào việc bố trí lực lượng hải quân Mỹ để đối phó thành công với hải quân Nhật tại Thái Bình Dương Sau thế chiến thứ II, nhóm này ra nhập hãng Ford đã cải tiến quy trình làm quyết định, đã đưa Ford phát triển lên một bậc mới

1.7.3.2 Trường phái hội nhập

1960 Perter Drucker đưa ra ý kiến phạm vi quản lý của tổ chức ra ngoài với môi trường đặc thù và môi trường chung Từ phân tích sự tác động các yếu tố môi trường trong giai đoạn toàn cầu hóa, việc tạo ra sản phẩm hay dịch vụ gì là do thị trường quyết định, vì vậy, quản lý là sự chủ động sáng tạo, bám chắc vào khoa học

và thị trường

1.7.3.3 Trường phái hệ thống

Do L.P.Bertalafly, nhà sinh vật học người Áo đề xuất từ những năm 1940, đến những năm 1960 - 1970 được áp dụng phổ biến trong quản lý Thuyết này cho rằng: hệ thống là tập hợp các phần tử, các bộ phận có mối liên hệ qua lại bên trong tạo nên tính chất ưu việt hơn hẳn các phần tử riêng lẻ Một hệ thống bao giờ cũng

nằm trong một môi trường nhất định với các yếu tố cấu thành cơ bản: đầu vào, quá trình hoạt động và đầu ra Trên thực tế mọi hệ thống đều là hệ mở với những mức

độ khác nhau Mọi hệ thống đều có cơ chế phản hồi thông tin để điều chỉnh khi cần thiết

1.7.3.4 Trường phái ngẫu nhiên

Theo lý luận này, cách thức để đạt được các mục tiêu của một tổ chức có thể rất khác nhau, điều đó phụ thuộc vào từng điều kiện và hoàn cảnh cụ thể Do đó, trong từng môi trường khác nhau các phương pháp và kỹ thuật lãnh đạo, quản lý khác nhau, không thể có lý thuyết chung áp dụng trong mọi điều kiện, hoàn cảnh, bởi vì mỗi vấn đề nó là riêng biệt, độc đáo

Phương pháp tình huống ngẫu nhiên chủ trương cho rằng quản lý hữu hiệu là căn

cứ vào các tình huống cụ thể để vận dụng kết hợp những lý thuyết đã có từ trước là

lý thuyết cổ điển, lý thuyết hành vi, lý thuyết hệ thống và định lượng Fiedler là đại biểu cho lý thuyết này cho rằng, phải kết hợp giữa lý thuyết với sự vận dụng trong thực tiễn, cụ thể

Lý thuyết ngẫu nhiên được xây dựng trên luận đề "Nếu có X thì tất có Y, nhưng phụ thuộc vào điều kiện Z" Như vậy điều kiện Z là những biến số ngẫu nhiên Các biến số này là: môi trường bên ngoài, công nghệ, các cá nhân phụ thuộc vào loại vấn đề quản lý đang được xem xét

1.7.3.5 Lý thuyết Z

Được một giáo sư người Mỹ gốc Nhật Bản là William Ouchi xây dựng trên cơ sở

áp dụng cách quản lý Nhật Bản trong các doanh nghiệp Mỹ Lý thuyết ra đời 1978, chú trọng đến quan hệ xã hội và yếu tố con người trong tổ chức Lý luận Z với tên đầy đủ là: "Lý luận Z – Các xí nghiệp Mỹ làm thế nào để đối phó với sự thách thức của Nhật Bản" có các đặc điểm sau: công việc dài hạn, quyết định thuận hợp, trách nhiệm cá nhân, xét khen thưởng chậm, kiểm soát kín đáo bằng các biện pháp công khai, quan tâm đến tập thể và cả gia đình nhân viên,

CÂU HỎI ÔN TẬP CHƯƠNG 1

1 Thế nào là một tổ chức, một tổ chức có những đặc trưng nào?

2 Trình bày một số khái niệm về quản lý Phân tích một khái niệm mà bạn cho là tâm đắc

3 Có người cho rằng: "Quản lý vừa là là khoa học vừa là nghệ thuật và là một nghề" có đúng không? Giải thích?

4 Trình bày những vai trò của nhà quản lý?

5 Tại sao nhà quản lý là quan trọng đối với sự thành công của một tổ chức?

6 Thế nào là nhà quản lý và có mấy loại nhà quản lý?

7 Nêu tóm tắt lịch sử phát triển các học thuyết về quản lý?

8 Môi trường của một tổ chức là gì? Những yếu tố cấu thành môi trường của một

tổ chức?

9 Những yếu tố của môi trường ảnh hưởng như thế nào đến hoạt động của một tổ chức? Cho ví dụ minh hoạ

Chương 2 CHỨC NĂNG ĐỊNH HƯỚNG VÀ KẾ HOẠCH HÓA 2.1 Khái niệm, vai trò chức năng định hướng và kế hoạch hóa

2.1.1 Khái niệm chức năng định hướng và kế hoạch hóa

Là chức năng đầu tiên trong tiến trình quản lý bao gồm việc xác định mục tiêu hoạt động, xây dựng chiến lược tổng thể để đạt được mục tiêu đó và thiết lập một

hệ thống các kế hoạch để phối hợp hoạt động [1,3,5,12]

Là một hoạt đông quản lý nhằm xác định mục tiêu của tổ chức, thiết lập một chiến lược tổng thể và phát triển một hệ thống kế hoạch cụ thể để đạt được mục tiêu đó

đề ra

Có thể hình dung khái niệm về chức năng định hướng và kế hoạch hóa theo sơ đồ

Các kế hoạch cụ thể

Hình 2.1 Sơ đồ mô tả chức năng định hướng, kế hoạch hóa

2.1.2 Vai trò của chức năng định hướng và kế hoạch hóa

Chức năng định hướng và kế hoạch hóa là chức năng đầu tiên và là chức năng quan trọng nhất của quản lý Người ta có thể ví một tổ chức mà không có chức năng định hướng và kế hoạch hóa giống như người mù không có gậy đi trên đường mới Vai trò của chức năng này được cụ thể hóa như sau:

Chỉ cho nhà quản lý và nhân viên biết hướng đi của tổ chức: Định hướng và kế

hóa (gọi chung là Hoạch định) là sự hình thành các nỗ lực có phối hợp Nó chỉ ra con đường đi cho cả nhà quản lý và cho cả nhân viên Khi mọi người biết được

Thời gian (năm)

0

Tổ chứ c

Vi trí mục tiêu

0

Tổ chứ c

c

hướng đi của tổ chức và mình phải đóng góp cái gì để đạt được mục tiêu, họ bắt đầu phối hợp các hoạt động, hợp tác vì nhau và hoạt động theo nhóm Thiếu hoạch định, mạnh ai lấy làm thì tổ chức không đạt được mục tiêu

Khai thác và sử dụng có hiệu quả các nguồn lực, làm giảm sự bất trắc và tiên liệu

sự thay đổi Hoạch định bắt buộc nhà quản lý phải nhìn về phía trước, tiên liệu sự

thay đổi, cân nhắc các tác động của sự thay đổi, tìm và triển khai các biện pháp thích nghi

Thống nhất được các hoạt động tương tác giữa các bộ phận, cá nhân trong tổ chức: Lập kế hoạch nhằm nâng cao cơ chế phối hợp và kiểm soát Hoạch định là

chất keo gắn kết các thành viên trong tổ chức, là cơ sở hành động của các thành viên, khuyến khích tinh thần, trách nhiệm của mỗi thành viên

Hình thành các mục tiêu và các chuẩn mực để phấn đấu và kiểm soát

2.1.3 Nội dung của chức năng định hướng và kế hoạch hóa

Chức năng định hướng và kế hoạch hóa có nhiều nội dung cần thực hiện, lần lượt theo thứ tự sau:

Xác định mục tiêu tổng thể: Mục tiêu tổng thể là trạng thái mong đợi của tổ chức ở

một thời điểm nào đó trong tương lai; Mỗi tổ chức cần xác định mục tiêu tổng thể trong thời gian lập kế hoạch chiến lược của mình

Xây dựng các mục tiêu cụ thể: Từ thời gian và mục tiêu chiến lược sẽ chia nhỏ

thành từng đoạn, mỗi đoạn cần đạt được mục tiêu cụ thể

Xây dựng các chiến lược (các con đường đi): chiến lược là phương thức mà tổ

chức sử dụng để định hướng các hoạt động trong tương lai nhằm đạt được và duy trì những thành công của tổ chức; hoặc chiến lược là một kế hoạch quy mô lớn, xác định các mục tiêu tổng thể và các giải pháp cơ bản, định hướng dài hạn hoạt động của tổ chức

Xây dựng các chính sách: chính sách là các quan điểm, phương hướng và cách thức

chung định hướng hành động của tổ chức nhằm giải quyết những vấn đề lặp đi lặp lại Chính sách là những quy định chung để hướng dẫn tư duy và hành động khi ra quyết định, thể hiện các quan điểm và giá trị của tổ chức;

Các thủ tục: là các quy định chỉ ra một cách chính xác và chi tiết chuỗi các hành

động cần thiết phải thực hiện theo trình tự thời gian hoặc cấp bậc quản lý để đạt mục tiêu nhất định

Các quy tắc: là những quy định những hành động nào được làm, những hành động

nào không được làm

Chương trình: một tổ hợp các chính sách, các thủ tục, các quy tắc, các nguyên tắc

và các nguồn lực cần thiết có thể huy động nhằm thực hiện các mục tiêu nhất định mang tính độc lập tương đối (ví dụ: Chương trình Phát triển kinh tế xã hội các xã đặc biệt khó khăn vùng dân tộc thiểu số và miền núi , chương trình được biết đến rộng rãi dưới tên gọi Chương trình 135 do Quyết định của Thủ tướng Chính phủ Việt Nam phê duyệt có số hiệu văn bản là 135/1998/QĐ-TTg là một trong các chương trình xóa đói giảm nghèo ở Việt Nam do Nhà nước Việt Nam triển khai từ năm 1998 cho đến nay)

Dự án: là một phần và nhỏ hơn chương trình, bị giới hạn về không gian và thường

có mục tiêu cụ thể, mang tính độc lập tương đối

Xây dựng ngân sách: là bảng tường trình các kết quả mong muốn được biểu thị

bằng các con số

2.2 Xác định mục tiêu của tổ chức

2.2.1 Khái niệm mục tiêu

Mục tiêu của tổ chức là trạng thái mong đợi có thể có ở một thời điểm nào đó trong tương lai của tổ chức

2.2.2 Các căn cứ và yêu cầu khi xác định mục tiêu

Tùy theo loại hình tổ chức, khi xác định mục tiêu được dựa trên các căn cứ sau: Đường lối phát triển của tổ chức;

Đường lối phát triển kinh tế-xã hội của Đảng và Nhà nước;

Khả năng thực hiện mục tiêu của tổ chức: (1) khả năng trực tiếp, bao gồm các nguồn lực tác động trực tiếp tới việc thực hiện mục tiêu; (2) Khả năng chín muồi; (3) Khả năng tiềm tàng;

Những điều kiện thực hiện mục tiêu: (1) Điều kiện hiện có; (2) Điều kiện bên trong

và điều kiện bên ngoài; (3) Điều kiện trực tiếp và điều kiện gián tiếp; (4) nguyện vọng của tập thể lao động và sự đồng tình ủng hộ mục tiêu đề ra; (5) Số lượng và chất lượng của các thông tin liên quan đến việc hình thành mục tiêu [ tr 52,2]

2.2.3 Phân loại mục tiêu

Theo tầm quan trọng của mục tiêu có thể phân ra: (1) Mục tiêu chiến lược thể hiện nhiệm vụ, động cơ và bản chất hoạt động lâu dài và thường xuyên của tổ chức; (2)

Mục tiêu chiến thuật thể hiện các nhiệm vụ các bộ phận và mục tiêu trung gian theo từng mốc thời điểm để đạt đến mục tiêu cuối cùng

Theo phạm vi tác động có thể phân ra mục tiêu có phạm vi toàn cục và mục tiêu của các các cấp dưới

Theo thời gian có thể là dài hạn, trung hạn và ngắn hạn

2.2.4 Quá trình hình thành mục tiêu

Quá trình hình thành mục tiêu của một tổ chức theo trình tự thời gian như sau: Nghiên cứu tình hình môi trường và thị trường bên ngoài của tổ chức như cơ may

và rủi ro, đường lối chính sách của nhà nước,…;

Nghiên cứu tình hình nội bộ tổ chức (ý chí, nguyện vọng của chủ thể, thực lực, khả năng phát triển mới,…);

Lập các phương án mục tiêu có thể có;

Trưng cầu, xin ý kiến, bảo vệ phương án;

Lựa chọn phương án cuối cùng

2.3 Xây dựng chiến lược của tổ chức

2.3.1 Khái niệm chiến lược

Hiện nay có nhiều cách phát biểu về khái niệm chiến lược Tuy nhiên có thể phát biểu tóm tắt như sau: Chiến lược của một tổ chức là một tập hợp các đề xuất chung nhất, cơ bản nhất để hướng mọi hoạt động của tổ chức trong một thời gian đủ dài

về phương hướng, mục tiêu và nhiệm vụ chủ yếu, các quan điểm chủ yếu, các giải pháp chủ yếu để thực hiện mục tiêu chung trên cơ sở phân tích môi trường, thực lực của tổ chức và mong muốn của tổ chức [tr 55,2]

* Các đặc trưng của chiến lược:

Bao chùm các hoạt động của tổ chức;

Ảnh hưởng lâu dài tới tổ chức;

Định hướng hoạt động trong tương lai

2.3.2 Phân loại chiến lược của một tổ chức

Theo tính chất và tầm quan trọng của chúng người ta phân ra các loại chiến lược sau:

a/ Chiến lược thể chế

Chiến lược thể chế (hay còn gọi là chiến lược cương lĩnh) có tác dụng làm kim chỉ nam cho mọi hoạt động của tổ chức và là một tập hợp các đề xuất có tính chất đặc

trưng cơ bản về các mặt (1) Ước muốn và mục đích hoạt động của tổ chức; (2) Bản chất, động cơ, quan điểm, lập trường, triết lý và tầm nhìn hoạt động của tổ chức; (3) Loại hình hoạt động, phương châm và cách thức tác động tổng quát; (4) Phương thức kết hợp các loại lợi ích bên trong và bên ngoài tổ chức Chiến lược này có tính chất chung và bao quát nhất [tr55, 2]

b/ Chiến lược chung của tổ chức

Chiến lược chung của tổ chức hay chiến lược cơ cấu hoạt động của tổ chức Chiến lược này nhằm trả lời các câu hỏi: Tổ chức hoạt động những lĩnh vực nào? Vị thế của tổ chức với môi trường; vai trò của từng ngành/ lĩnh vực hoạt động trong tổ chức đó như thế nào

c/ Chiến lược hoạt động theo từng ngành hay từng lĩnh vực của tổ chức

Chiến lược này nhằm xác định tổ chức nên cạnh tranh trong mỗi ngành, mỗi lĩnh vực của tổ chức như thế nào? Nếu tổ chức chỉ có một ngành/lĩnh vực hoạt động thì chiến lược cấp ngành/lĩnh vực cũng giống chiến lược chung của tổ chức

d/ Chiến lược cấp phòng chức năng

Chiến lược cấp phòng chức năng nhằm xác định tổ chức phải hỗ trợ chiến lược chiến lược hoạt động theo từng ngành hay từng lĩnh như thế nào? Các chức năng như nghiên cứu và phát triển (R &D), tiếp thị, nhân sự, công nghệ, phải phù hợp với chiến lược hoạt động theo từng ngành hay từng lĩnh vực

2.3.3 Quy trình xây dựng chiến lược

a/ Phân tích môi trường và năng lực của tổ chức

Phân tích môi trường và năng lực của tổ chức là bước đầu tiên của quy trình xây

dựng chiến lược của một tổ chức Nội dung bước này bao gồm cả phân tích môi trường bên ngoài và phân tích môi trường bên trong của tổ chức Kết quả của bước này sẽ cho ta rõ hơn về điểm mạnh, điểm yếu của tổ chức so với đối thủ cạnh tranh,

dự đoán những cơ hội, những thách thức, những bất trắc có thể xảy ra Mục tiêu của bước này là:

 Phân tích tác động của các yếu tố môi trường đến tổ chức cả hiện tại và tương lai;

 Đánh giá được sự phát triển và lợi thế của tổ chức trong tương quan với các tổ chức khác cùng loại;

 Xác định được các cơ hội và điểm mạnh có thể khai thác và phát huy trong tương lai;

 Xác định được các thách thức và điểm yếu cần vượt qua và khắc phục trong tương lai;

b/ Xác định mục tiêu

Các mục tiêu sẽ xác định các kết quả cần đạt được và chỉ ra các điểm kết thúc trong các việc cần làm, nơi nào cần chú trọng ưu tiên Các mục tiêu cần xác định rõ thời hạn thực hiện, được lượng hóa đến mức cao nhất có thể (Bước này được giải quyết trong mục 2.3.2.)

c/ Xây dựng các phương án (tìm các giải pháp giải quyết vấn đề)

Để đạt được một mục tiêu, ta có nhiều phương án để lựa chọn Mỗi phương án cần xác định 2 yếu tố: làm gì để đạt được mục tiêu? Thực hiện mục tiêu bằng nguồn lực nào?

d/ Đánh giá và lựa chọn phương án tối ưu

Sau khi có các phương án ta tiến hành đánh giá từng phương án Phương án nào sử dụng hiệu quả nhất các nguồn lực của tổ chức? Phương án nào có chi phí thấp nhất? Phương án nào được ủng hộ của các cấp quản lý và những người thực hiện? Phương án nào phản ánh tốt nhất hệ thống chỉ tiêu đã chọn

e/ Quyết định kế hoạch

Sau bước đánh giá từng phương án, ta sẽ chọn được phương án tối ưu Đó là

hướng tốt nhất để đạt được mục tiêu

2.3.4 Một số mô hình và công cụ lập chiến lược của tổ chức

2.3.4.1 Mô hình phân tích môi trường

a) Mô hình phân tích môi trường bên ngoài [11,12]

+ Mô hình PEST: để phân tích môi trương chung (môi trường vĩ mô) như: chính trị

(Polical), kinh tế (Econonic), văn hóa, xã hội (Sociological), công nghệ (Technological) trong đó tổ chức đang hoạt động

+ Mô hình "Năm lực cạnh tranh" của M.Porter

Mô hình “Năm lực lượng” của M.Porter được đưa ra năm 1979 về chiến lược cấp tổ chức xem xét về khả năng cạnh tranh của một tổ chức trong môi trường hoạt động của nó được xác định bởi các nguồn kỹ thuật, kinh tế của tổ chức và năm lực lượng môi trường Theo M.Porter, nhà quản lý chiến lược cần phải phân tích được

các lực lượng này và đưa ra một chương trình gây ảnh hưởng tới chúng nhằm tìm

ra một khu vực đặc biệt hấp dẫn dành riêng cho tổ chức

Theo M.Porter, nhà quản lý chiến lược cần phân tích được các lực lượng này và tìm ra một khu vực đặc biệt hấp dẫn đối với tổ chức

Hình 2.3: Mô hình cạnh tranh “Năm lực lượng” của M.Porter

Mặc dù áp lực cạnh tranh trong các ngành công nghiệp là khác nhau, tuy nhiên

sự cạnh tranh của tổ chức, môi trường cạnh tranh diễn ra (tương đối) tương tự như nhau đến mức có thể sử dụng chung một mô hình để nghiên cứu các đặc tính và mức độ của chúng

Mối đe dọa từ các đối thủ mới luôn là một động lực đáng quan tâm Nhiều khi cán cân cạnh tranh có thể bị thay đổi toàn bộ khi xuất hiện các đối thủ“nặng ký” mới

Khả năng thương lượng (vị thế) của nhà cung cấp của khách hàng phụ thuộc các nhân tố như vai trò ngành công nghiệp đó trong xã hội, việc áp dụng chiến lược nào, sự khác biệt của sản phẩm, các cơ hội liên kết v.v

Mối đe dọa từ những sản phẩm, dịch vụ thay thế có thể là một áp lực đáng kể trong cạnh tranh Hiện nay, loại hình đào tạo từ xa ở đào tạo đại học hoặc sau đại

học có thể là một loại dịch vụ thay thế cho đào tạo theo phương thức truyền thống thông qua trường lớp bài giảng dạy trực tiếp Sự phát triển mạnh mẽ của công nghệ thông tin dường như càng tiếp sức cho loại hình dịch vụ thay thế này

Cuối cùng, sự cạnh tranh khốc liệt giữa các đối thủ trong cùng một ngành công nghiệp trên nhiều phương diện sẽ là một lực lượng quan trọng hàng đầu quyết định mức độ cạnh tranh trong ngành đó

b) Mô hình phân tích môi trường bên trong

Mô hình phân tích chuỗi giá trị của M Porter, là công cụ quan trọng phân tích

các hoạt đông bên trong tổ chức sẽ tạo ra giá trị cho tổ chức như thế nào

Mô hình phân tích nguồn lực và năng lực của tổ chức Năng lực được hình

thành khi các nguồn lực được sử dụng tổng hợp để thực hiện các nhiệm vụ của tổ chức Nguồn lực, năng lực là những năng lực cốt lõi tạo tiền đề lợi thế cạnh tranh Nguồn lực: Bản thân các nguồn lực không thể tạo ra lợi thế cạnh tranh mà trên thực tế, lợi thế cạnh tranh có được từ việc sở hữu một số nguồn lực đặc trưng Nguồn lực gồm hai loại (1) nguồn lực hữu hình là những tài sản có thể lượng hóa được như nhà xưởng, máy móc thiết bị, và (2) nguồn lực vô hình là những tài sản bắt nguồn từ sự tích lũy nhiều năm như kiến thức, kinh nghiệm, niềm tin nội bộ, niềm tin của khách hàng, năng lực quản lý, các bí quyết công nghệ, thương hiệu của tổ chức,

Năng lực: được hình thành khi các nguồn lực được sử dụng để thực hiện các nhiệm vụ của tổ chức Năng lực cốt lõi là năng lực chủ yếu của tổ chức và là nguồn tạo ra lợi thế cạnh tranh của tổ chức

c/ Mô hình phân tích môi trường bên trong và bên ngoài- Mô hình SWOT [3,8,11]:

SWOT là một thuật ngữ tiếng Anh viết tắt của các từ Strengths (điểm mạnh), Weaknesses (điểm yếu), Opportunnities (cơ hội) và Threats (thách thức) SWOT là phương pháp tiếp cận phân tích chiến lược do các tác giả là giảng viên trường Đại học Harvard- Hoa Kỳ sáng lập năm 1920 Ngày nay nó được áp dụng phổ biến cho lập kế hoạch chiến lược của mọi tổ chức, địa phương, ngành và cả quốc gia Hai cấu thành chính của SWOT là phân tích bên ngoài (O, T) và phân tích bên trong (S, W) Ma trận SWOT có dạng như hình 2.4 sau:

Các thành phần của SWOT có thể gợi ý về các giải pháp chiến lược nhằm phát huy các điểm mạnh để tận dụng cơ hội (qua phân tích các SiOj) và nắm chắc các mối đe dọa ra sao (các Sitj) hay biết được các điểm yếu có thể hạn chế ra sao trong