Giáo trình khoa học quản lý

nguyên lý chung về cơ bản về khoa học quản lý, đồng thời đảm bảo vừa gắn với thành tựu mới, hiện đại của khoa học quản lý, của các ngành khoa học liên quan, vừa gắn với đường lối chính s

- HÀNH CHÍNH QUỐC GIA Hồ CHÍ MINH

T K M 0 0 0 0 6 7

GIẢO TRÌNH

KHOA HỌC QVẢN LÝ

(Hệ cao cấp ỉỷ luận chinh trị)

HỌC VIỆN CÁNH TRỊ - HÀNH CHÍNH QUỐC GIA HÒ CHÍ MINH

Chủ biên

TS Đặng Ngọc Lợi

Tập thể lác giả

1 GS, TS Hồ Văn Vĩnh Biên soạn Bài 1, Bài 3

2 TS Phan Trung Chính Biên soạn Bài 2

3 PGS, TS Ngô Quang M inh Biên soạn Bài 4

4 ThS Nguyễn Văn Thanh Biên soạn Bài 5

5 TS Đặng Ngọc Lợi Biên soạn Bài 6

6 PGS, TS Kim Văn Chính Biên soạn Bài 7

7 PGS, TS Trần M inh Châu Biên soạn Bài 8

LỜI NHÀ XUẤT BẢN

Khoa học quản ỉý ỉà một ngành khoa học nghiên cứu các quan hệ quản lý ừong một hệ thống tố chức và những cách thức tác động; các cổng cụ, chính sách; hình thức tổ chức của chủ th ế tới đôĩ tư cm g quản lý nhằm đạt mục tiêu quản

lý với hiệu quả mong muôh.

Ở Việt Nam nhừĩĩg năm gần đây, đòi hỏi bức xúc nâng cao năng lực quản lý các lĩnh vực đời sông kinh t ế -

xã hội và nhu cầu trang bị kiến thức quản lý nói chung, vận dụng trong quản lý ngành, lĩnh vực cụ th ể nói riêng cho đội ngũ lãnh đạo chủ chốt của Đảng, Nhà nước ngày càng tăng.

qu ả n lý (Hệ cao cấp lý luận chính trị) được tập th ể tác giả

là các cán bộ nghiên cínt, giảng dạy của Viện Chính trị học,

H ọ c v iệ n CỈIÍUÌI Irị - H à n h ch ín h ÍỊUÔC g ia IIỐ C h í M in h

biên soạn, do TS Đặng Ngọc Lợi làm chủ biên.

Ngày nay, khoa học quản lý đang có những bước phát triển mạnh mẽ, đòi hỏi phải liên tục cập nhật, bổ sung

những nội dung mới, do đó công tác biên tập khó tránh khỏi những thiêu sót Rất mong nhận được những ý kiêh đóng góp của bạn đọc đ ể tập Giảo trình được hoàn thiện hơn trong những lần xuất bản sau.

X in trân trọng giới thiệu cuốn sách cùng bạn đọc.

NHÀ XUẤT BẢN CHÍNH TRỊ - HÀNH CHÍNH

LỜI MỞ ĐÀU

Phù hợp với xu hướng phát triển ngày càng mạnh của các ngành khoa học xã hội nói chung, khoa học quản lý nói riêng đã trờ thành ngành khoa học có tính độc lập, đã

và đang có vai trò to lớn, tác động mạnh mẽ tới sự phát triển các ngành, các lĩnh vực của đời sống kinh tế - xã hội

Ở Việt Nam, những năm gần đây, đòi hỏi bức xúc nâng cao năng lực quản lý các lĩnh vực đời song kinh tế -

xã hội và nhu cầu trang bị kiến thức quản lý nói chung, vận dụng trong quản lý ngành, lĩnh vực cụ thể nói riêng cho đội ngũ cán bộ lãnh đạo chủ chốt của Đàng, Nhà nước ngày càng tăng Trước những yêu cầu bức xúc đó, trong hệ thống Học viện Chính trị quốc gia Hồ Chí Minh, môn Khoa học quản lý được xác lập với tư cách một môn học độc lập Nhờ đó, những kiến thức quản lý cơ bản, hệ thống đã được cung cấp, trang bị và góp phần đáng kể nâng cao năng lực quản lý cho đội ngũ cán bộ lãnh đạo ngành, lĩnh vực trong phạm vi cả nước

Tuy nhiên, vói giứi hạn tliòi lưụng vù khuôn kliô nội

dung nhất định của Giáo trình K hoa học quản lý dành

cho Hệ cao cấp lý luận chính trị, các tác giả đã cố gắng lựa chọn, tinh giảm nhằm cung cấp cho học viên những

nguyên lý chung về cơ bản về khoa học quản lý, đồng thời đảm bảo vừa gắn với thành tựu mới, hiện đại của khoa học quản lý, của các ngành khoa học liên quan, vừa gắn với đường lối chính sách đổi mới của Đ ảng, Nhà nước và thực tiễn Việt Nam.

Trong bổi cảnh tiếp tục đổi mới, chuyển sang cơ chế thị trường, m ở cửa hội nhập với khu vực, với thế giới và đặt trong tiến trình công nghiệp hoá, hiện đại hoá đất nước, những vấn đề quản lý ờ nước ta vốn đã phức tạp, nay càng trở nên phức tạp và khó khăn hom

Vì vậy, việc biên soạn Giáo trình Khoa học quản lý

dành cho học viên Hệ cao cấp lý luận chính trị, một mặt

hy vọng góp phần nâng cao năng lực quản lý cho đội ngũ cán bộ lãnh đạo, quản lý chủ chốt, thực hiện quản lý ngày càng khoa học, hiệu quả hơn; song mặt khác, các tác giả

dù đã cố gắng nhưng khó tránh khỏi thiếu sót

Tập thể tác giả chân thành cảm om các nhà khoa học, các đồng nghiệp, các nhà quản lý và thực sự m ong muốn đón nhận những ý kiến đóng góp để Giáo trình Khoa học quản lý này được hoàn thiện hơn trong những lần

xuất bản sau

Tập thẻ tác giã

Bải 1

KHÁI QUÁT CHUNG VÈ KHOA HỌC QUẢN LÝ

I ĐỐI TƯỢNG, PHƯƠNG PHÁP MÔN HỌC

1 Đối tượng môn học

Bất kỳ m ột bộ môn khoa học nào cũng đều có đối tượng nghiên cứu, hệ thống phạm trù và p h ư ơng pháp nghiên cứu, đó là những cơ sở để phân biệt k h o a học này với khoa học khác Đ ối tượng của k h o a học quản

lý là các quan hệ quàn lý, tức là quan hệ giữa người

với người trong mỗi hệ thống tổ chức quản lý, quan

hệ giữa chủ thể và đối tư ợng quản lý K hoa học quản

lý có nhiệm vụ nghiên cứu tìm ra quy luật và tín h quy luật của hoạt động quản lý, từ đó xác định các nguyên tắc chính sách, công cụ phương pháp và các hình thức tổ chức quản lý để không ngừng hoàn th iện và nâng cao chất lượng quản lý, đảm bảo quản lý m ột cách khoa học

2 Phương pháp nghiên cứu của Khoa học quản lý

N hư nhiều môn khoa học xã hội khác, môn Khoa học quản lý sử dụng một số phương pháp nghiên cứu chủ yếu như sau:

- Phương pháp duy vật biện chứng và duy vật lịch sử của chủ nghĩa M ác-Lênin;

- Phương pháp thống kê, xác suất, phân tích và tổng hợp;

- Phương pháp điều fra xã hội học, so sánh và đối chiếu.Ngoài ra, môn Khoa học quản lý còn sử dụng một số phương pháp nghiên cứu đặc thù tuỳ thuộc vào lĩnh vực quản lý cụ thể

Tuy nhiên, Khoa học quản lý thường sử dụng kết hợp các phương pháp nghiên cứu để có thể có được kết quả đúng đắn, khách quan, thiết thực

II KHÁI NIỆM VÀ ĐẶC ĐIẺM

1 Khái niệm quản lý

Trong tất cả các lĩnh vực của đời sống xã hội, con người muốn tồn tại và phát triển đều phải dựa vào sự nỗ lực của một tổ chức, từ một nhóm nhò đến phạm vi rộng lớn hom ở tầm quốc gia, quốc tế, đồng thời đều phải thừa nhận và chịu một sự quản lý nào đó c M ác đã viết: “Tất

cả mọi lao động xã hội trực tiếp hay lao động chung nào

tiến hành trên quy mô tương đối lớn, thì ít nhiều cũng đều cần đến một sự chi đạo để điều hòa những hoạt động

cá nhân và thực hiện những chức năng chung phát sinh từ

sự vận động của toàn bộ cơ thể sản xuất khác với sự vận động của những khí quan độc lập của nó M ột người độc tấu vĩ cầm tự mình điều khiển lấy mình, còn một dàn nhạc thì cần phải có nhạc trưởng”*

Ngày nay, thuật ngữ quàn lý đã trở nên phổ biến

nhưng chưa có một định nghĩa thống nhất Có người cho quản lý là hoạt động nhàm đảm bảo sự hoàn thành công việc thông qua sự nỗ lực của người khác Cũng có người cho quản lý là một hoạt động thiết yếu nhằm đảm bảo phối hợp những nỗ lực cá nhân nhằm đạt được mục đích của nhóm Có tác giả lại quan niệm một cách đơn giản hơn, coi quản lý là sự có trách nhiệm về một cái gì đ ó

Từ những ý chung của các định nghĩa và xét quản lý

với tư cách là một hành động, có thể định nghĩa: Quản lý

là sự tác động có tổ chức, có hướng đích của chù thê quàn

lý tới đổi tirợng quản lý nhằm đạt mục tiêu đã đề ra.

Trong định nghĩa trên cần chú ý một số điểm sau:

- Quản lý hao giò cũng là một tác động hướng đích,

có mục tiêu xác định

(1) c Mác và Ph Ángghen: Toàn tập, Nxb Chính trị quốc gia, H 2002,

t 23, tr 480.

- Q uản lý thể hiện mối quan hệ giữa hai bộ phận (hay

phân hệ), đó là chủ thể quản lý và đối tượng quản lý Chù

thể quản lý là cá nhân hoặc tổ chức làm nhiệm vụ quản

lý, điều khiển; còn đối tượng quản lý là bộ phận chịu sự

quản lý, đây là quan hệ ra lệnh - phục tùng, không đồng cấp và có tính bắt buộc

- Quản lý bao giờ cũng là quản lý con người

- Quản lý là sự tác động m ang tính chủ quan nhưng phải phù hợp với quy luật khách quan

- Q uản lý, xét về m ặt công nghệ, là sự vận động của thông tin

Hệ thống quản lý và tác động quản lý có thể được biểu diễn theo sơ đồ sau đây:

Trong sơ đồ trên đây cần chú ý một số điểm sau:

- H ệ th ố n g quản lý bao gồm m ục tiêu quản lý, chủ thể quản lý, đối tượng quản lý và các quan hệ quản lý,

chúng gắn bó hữu cơ và tác động lẫn nhau như m ột chinh thể.

- Trong hệ thống quàn lý có hai bộ phận hợp thành quan trọng là chủ thể quản lý và đối tượng quản lý, xét trên quan điểm hệ thống thì chúng là các phân hệ của hệ thống quản lý

- Các quan hệ quản lý bao gồm hai quan hệ cơ bản:

+ Quan hệ thuận chiểu là quan hệ tác động của chủ

thể quản lý tới đối tượng quản lý

+ Quan hệ ngược chiều là tác động phản hồi từ đối

tượng quản lý lên chủ thê quản lý

- Sự phân định chủ thể quản lý và đối tượng quản lý chỉ mang tính chất tương đối, một cá nhân, một bộ phận đặt trong quan hệ này là chủ thể quản lý nhưng đặt trong quan hệ khác lại là đối tượng quản lý

Từ quan niệm, khái niệm về quàn lý như trên đây sẽ trả lời được câu hỏi: quản lý là gì? Quản lý là một loại hoạt động hướng đích và đạt mục tiêu Đ iều đó cần song chưa đủ Bởi đạt mục tiêu và mục tiêu với hiệu quả cao nhất có sự khác nhau không nhỏ Chi những hoạt động

quản lý dựa irẽn CƯ sở khoa học, pliù liựp với quy luật

khách quan mới giúp nhà quản lý đạt được kết quả mục tiêu mong muốn Nói cách khác, nhà quản lý phải nắm vững và vận dụng đúng đắn, sáng tạo khoa học quản lý

Trên cơ sờ đó có thể khái quát: khoa học quản lý là một ngành khoa học nghiên cứu các quan hệ quản lý trong một

hệ thống tổ chức và những cách thức tác động, các công cụ, chính sách, hình thức tổ chức, của chủ thể tới đối tượng quản lý nhằm đạt m ục tiêu với hiệu quả cao nhất

2 Đặc điểm của khoa học quản lý

Đe hiểu rõ hơn bản chất của khoa học quản lý và để phân biệt khoa học quản lý với các bộ m ôn khoa học khác, cần phải hiểu rõ đặc điểm của khoa học quản lý Cho tới nay người ta đã khái quát các đặc điểm chính của khoa học quản lý như sau:

có mục đích tìm ra con đường để cải tạo đổi tượng khách quan, xây dựng các nguyên lý, nguyên tắc, tìm kiếm những ứng dụng m ới và sát hợp với thực tế, đưa ra các

phương án quản lý m ang tỉnh nguycn lý trong thực tiễn

quản lý Khác với các khoa học tự nhiên và các khoa học

xã hội và nhân văn khác, khoa học quản lý đưa ra các phương pháp luận trong quản lý

Việc nghiên cứu và đưa ra các nguyên lý quản lý là cần thiết Song điều đó chưa thể nói khoa học quàn lý đã hoàn thành sứ mệnh của mình, khoa học quản lý còn phải chi cho người quản lý biết vận dụng các nguyên lý đó trong từng điều kiện cụ thể Điều đó cho thấy rằng, trong khi trình độ khoa học và nghệ thuật quản lý của các nước phát triển đã đạt được những đỉnh cao, đòi hòi các nước

đi sau phải nghiên cứu và học tập nhưng phải biết cách học tập, biết vận dụng một cách sáng tạo vào điều kiện

cụ thể phù hợp với đặc điểm kinh tế - xã hội và truyền thống văn hóa dân tộc của mỗi quốc gia, mỗi địa phương, mỗi vùng

b Khoa học quản lý là môn khoa học có tính liên ngành, liên bộ môn, là môn khoa học giáp ranh của

n h iều bộ m ôn khoa học khác Khoa học quản lý nghiên

cứu các quan hệ quản lý nhằm giải quyết những vấn đề phức tạp về kinh tế - xã hội và quan hệ con người mà bản thân các quan hệ đó cũng rất phức tạp, do đó khoa học quản lý phải dựa vào những thành tựu của các môn khoa học khác, trong đó đáng chú ý là triết học, chủ nghĩa xã hội khoa học, kinh tế học, luật học, tâm lý học, khoa học

vè tổ chức, tin h ọ c

c Là môn khoa học đồng thời có tinh nghệ thuật

Khoa học quản lý ngày càng phát triển và được khẳng định là một m ôn khoa học độc lập vì nó có cơ sờ lý luận

là những khái niệm, phạm trù, tính quy luật và quy luật khách quan để từ đó những người nghiên cứu và các nhà quản lý thực tiễn nắm lấy, vận dụng để đưa ra các quyết định phù hợp với điều kiện khách quan Tính khoa học thể hiện ở quan điểm và tư duy hệ thống, tôn trọng quy luật khách quan, lý luận gắn với thực tiễn Chỉ có năm vững khoa học thì người quản lý mới vững vàng trong việc xác định mục tiêu, bước đi, nguyên tắc và phương pháp hành động trong tình hình hết sức phức tạp, đầy biến động và sóng gió của thực tiễn Quan trọng hơn, khoa học quản lý cung cấp cho người quản lý phương pháp nhận thức và phương pháp hành động m ột cách khách quan, khoa học.

Nhưng hoạt động quản lý là một lĩnh vực thực hành, phải xử lý tình huống khác nhau nên phụ thuộc vào khả năng của từng người, đó là nghệ thuật quản lý, tức là cách giải quyết công việc trong điều kiện thực tại của tình huống m à những kiến thức quản lý và sách vở không thể chi ra hết được N ghệ thuật quản lý thể hiện trong việc sử dụng phương pháp, công cụ, nghệ thuật dùng người, nghệ thuật giao tiếp, ứng xử Nghệ thuật do kinh

n ghiệm được tích luỹ vò còn do sự mẫn cảm, nhanh nhạy

của từng người quản lý Hơn nữa, nếu chi nắm kiến thức

lý thuyết quản lý, không nhanh nhạy trước tình huống bằng tài nghệ của mình thì sẽ dẫn tới giáo điều, bảo thủ,

tự trói mình và bỏ lỡ thời cơ trong quản lý Trái lại, nếu chi có nghệ thuật bằng kinh nghiệm mà thiếu cơ sở khoa học, mặc dù trong một số tình huống có thể giải quyết tốt, đem lại kết quả nhưng về cơ bản và lâu dài là thiếu vững chắc và sẽ bất lực khi những vấn đề cần giải quyết

đã vượt ra khỏi tầm kinh nghiệm, do đó thành công hay thất bại chỉ còn là sự may rủi

Trong quản lý cũng như trong các lĩnh vực thực hành khác, khoa học và nghệ thuật có mối quan hệ chặt chẽ với nhau, khoa học càng tiến bộ thì nghệ thuật càng hoàn thiện; mặt khác, khi nghệ thuật càng cao sẽ thúc đẩy khoa học chính xác hơn, hoàn thiện hơn Trong khi tình huống

mà người quản lý phải xử lý lại cực kỳ phức tạp, đòi hỏi các nhà quản lý phải nắm những kiến thức quản lý đã có sẵn để cải thiện hoạt động quản lý của mình, đồng thời phải chú ý đúc kết kinh nghiệm, nhân rộng các mô hình quản lý tiên tiến và rèn luyện tài nghệ xử lý các tình huống trong quản lý một cách nhuần nhuyễn

d, Khoa học quản lý phát triển gắn bó chặt chẽ vói những thành tựu khoa học - công nghệ hiện đại, nhất

là công n ghệ thông tin Kể từ khi F w Taylor (1856-

1915) đặt nền móng cho khoa học quản lý tới nay chưa đầy một thế kỷ, so với các ngành khoa học khác thì khoa học quản lý còn quá non trẻ Nhưng đồng thời với Taylor

và kế tục ông đã có nhiều nhà khoa học đi sâu nghiên cứu

về khoa học quản lý, bao gồm các nhà kinh tế, triết học,

xã hội học, tâm lý học, kỹ thuật học, toán học v.v và đã xuất hiện các học thuyết, các trường phái về khoa học quản lý Đặc biệt sự ra đời của lý thuyết hệ thống do nhà triết học người Áo L Phôn Béctalanphi đề xuất trong những năm 40 của thế kỷ XX, lý thuyết thông tin do nhà toán học người M ỹ Sênon đề xướng và môn điều khiển học (cybernetics) do N Vine sáng lập năm 1949 đã tạo nên nền m óng khoa học vững chắc không những cho khoa học quản lý mà còn tạo cơ sở cho công nghệ thông tin và công nghệ điều khiển, thúc đẩy phát triển những hệ thống điều khiển và quản lý tự động hóa với những phương tiện kỹ thuật hiện đại, với các thế hệ máy tính siêu tốc và đa năng, đặc biệt công nghệ thông tin, phục

vụ cho quản lý nhanh nhạy và chính xác

III KHÁI QUÁT LỊCH s ử TƯ TƯỞNG QUẢN LÝ

1 Tư tưởng quản lý và lịch sử ra đời tư tưởng quản lý

Hoạt động quản lý ra đời rất sớm, ngay từ khi con người bắt đầu sống quy tụ thành nhóm , biết phối hợp các

nỗ lực cá nhân để thực hiện mục tiêu duy trì sự sống Khi

xã hội càng phát triển thì yêu cầu quản lý ngày càng tăng lên theo trình độ phân công và hợp tác lao động xã hội, đòi hỏi phải có các chi dẫn chung mang tính lý thuyết về quản

lý, từ đó khoa học quản lý từng bước ra đời, từ manh nha

đến hoàn thiện Những tư tường quản lý ban đầu được ra đời từ thời cổ Hi Lạp và cổ Trung Hoa do các nhà triết học

đề xướng Khi chủ nghĩa tư bản ra đời, lực lượng sản xuất phát triển mạnh, sản xuất công nghiệp được tổ chức và tiến hành trong các công xưởng, đòi hỏi phải được quản lý một cách khoa học, từ đó có nhiều học thuyết quản lý ra đời, tiêu biểu là thuyết quản lý theo khoa học do F.W Taylor khởi xướng, được coi là thời điểm ra đời chính thức của môn khoa học quản lý

Trài qua khoảng một thế kỷ, khoa học quản lý ngày càng được bổ sung bởi nhiều học thuyết, nhiều tư tường

đi đôi với sự tăng cường cơ sở kỹ thuật hiện đại cho quản

lý, làm cho khoa học quản lý trở thành một bộ môn khoa học độc lập và hoàn chinh

Ở nước ta, ngay dưới thời phong kiến đã xuất hiện những tư tường quản lý rất có giá trị, thể hiện mối quan

hệ giữa nhà nước và nhân dân hết sức nhân văn Những câu nói nổi tiếng của các bậc tiền nhân vẫn còn giá trị đổi với việc quản lý xã hội ngày nay, Nguyễn Trãi nói: “Chờ thuyền là dân mà lật thuyền cũng là d â n Việc nhân nghĩa cốt ở yên dân”, Lý Thường Kiệt: “Đạo làm chủ dân cót ớ yên dán”, Trần Hưng Đạo: "K hoan thư sức dân đẻ làm kế sâu rễ bền gốc, đó là thượng sách để giữ nước” Trong thời đại mới, Chủ tịch Hồ Chí M inh được coi là nhà tư tường quản lý, đồng thời là nhà thực tiễn quản lý

tài ba, kết hợp chủ nghĩa M ác-Lênin với truyền thống bản sắc dân tộc V iệt Nam Trong nhiều thập niên qua, trên cơ sở vận dụng các nguyên tắc của chủ nghĩa Mác- Lênin, tư tưởng Hồ Chí Minh, các nhà khoa học của nước ta cũng đã cố gắng nghiên cứu, tìm tòi và bước đầu xây dựng cơ sờ khoa học của môn khoa học quản lý mang bản sắc Việt Nam.

2 Nâng cao trình độ quản lý là một đòi hỏi cấp thiết đối với những người lãnh đạo, quản lý trong thời kỳ mới ở nước ta

Qua gần 20 năm đổi mới, trình độ và năng lực của đội ngũ những người quản lý ở các ngành, các cấp đã được nâng lên đáng kể, góp phần to lớn vào thắng lợi của

sự nghiệp đổi mới Tuy nhiên, trong thực tiễn quản lý kinh tế - xã hội, chúng ta vẫn còn nhiều hạn chế, vấp váp

và thiếu sót, do tình hình chính trị, kinh tế, xã hội diễn biến hết sức phức tạp, còn bản thân người quản lý vẫn có những hạn chế về tư duy, về trình độ kiến thức và kỹ năng quản lý

Bước sang thời kỳ mới, thời kỳ đẩy m ạnh công nghiệp hóa, hiện đại hóa trong xu thé toàn cầu hóa kinh

tế và phát triển nền kinh tế tri thức, đồng thời để thực hiện thắng lợi Nghị quyết Đại hội IX của Đ ảng, m ột đòi hỏi cấp thiết đối với Đ ảng và Nhà nước ta là nhanh

chóng nâng cao trình độ quản lý kinh tế - xã hội để vừa thực hiện mục tiêu đã đề ra, vừa tạo điều kiện để hội nhập khu vực và thế giới Trình độ lãnh đạo của Đảng và quản lý của N hà nước phụ thuộc vào trình độ quản lý của từng cán bộ lãnh đạo, quản lý, do đó đòi hỏi người quản

lý ờ các cấp hơn bao giờ hết phải ra sức học tập để nâng cao trình độ và kỹ năng quản lý của mình Ngay sau khi giành được chính quyền, V.I Lênin đã khuyên cán bộ, đảng viên phải “Học, học nữa, học m ãi” để nâng cao trình độ quản lý của minh

Đe nâng cao trình độ và kỹ năng quản lý, những cán

bộ lãnh đạo và quản lý, ngoài việc rèn luyện phẩm chất chính trị và đạo đức, còn phải có tinh thần hăng say và phương pháp học tập quản lý một cách khoa học:

- Học tập chủ nghĩa Mác-Lênin và tư tường Hồ Chí Minh đê trau dồi phương pháp duy vật biện chứng và duy vật lịch sử, có cơ sở tiếp thu các phương pháp quản lý hiện đại phù hợp với điều kiện thực tế của Việt Nam

- Phải có quan điểm hệ thống trong học tập quản lý

và vận dụng nó trong việc xử lý các tình huống quản lý

- Phải c ó quan điổm thực tiễn, thường xu yên nắm bát

và đúc kết thực tiễn để bổ sung cho lý luận, sử dụng phương pháp thực nghiệm trong hoạt động quản lý của mình

- Phải bám sát và nắm vững các đường lối, chính sách của Đảng và N hà nước có liên quan đến lĩnh vực quản lý của mình, qua đó từ ng bước nâng cao trình độ

lý luận chính trị, trình độ khoa học và nghệ thuật trong quản lý

Bài 2

CÁC CHỨC NĂNG c ơ BẢN CỦA QUẢN LÝ

I KHÁI QUÁT VÊ CHÚC NĂNG QUẢN LÝ

1 Khái niệm chức năng quản lý

Quản lý là một loại lao động đặc biệt, lao động sáng tạo, hoạt động quản lý cũng phát triển không ngừng từ thấp đến cao; gắn liền với quy trình phát triển đó là sự phân công, chuyên môn hóa lao động quản lý Sự phân công chuyên môn hóa lao động quản lý là cơ sờ hình thành các chức năng quản lý

Chức năng quản lý là một thể thống nhất những hoạt động tất yếu của chủ thể quản lý nảy sinh từ sự phân công, chuyên môn hóa trong hoạt động quản lý nhằm thực hiện mục tiêu

rh ân cô n g gắn liền với h ạp tác Phân côn g, chuyên

môn hóa càng sâu, đòi hỏi sự hợp tác càng cao, mối liên

hệ càng chặt chẽ với trình tự nhất định giữa các chức năng quản lý

Chức năng quản lý xác định khối lượng các công việc cơ bản và trình tự các công việc của quá trình quản

lý, mỗi chức năng có nhiều nhiệm vụ cụ thể là quá trình liên tục của các bước công việc tất yếu phải thực hiện

2 Ý nghĩa của chức năng quản lý

Toàn bộ hoạt động quản lý được thực hiện thông qua các chức năng quản lý, nếu không xác định được chức năng thì chủ thể quản lý không thể điều hành được hệ thống quản lý

Chức năng quản lý xác định vị trí, mối quan hệ giữa các bộ phận, các khâu, các cấp trong hệ thống quản lý

M ỗi hệ thống quản lý đều có nhiều bộ phận, nhiều khâu, nhiều cấp khác nhau, gắn liền với những chức năng xác định nào đó nếu không có chức năng quản lý thì bộ phận

đó hết lý do tồn tại

Từ những chức năng quản lý mà chủ thể xác định các nhiệm vụ cụ thể, thiết kế bộ m áy và bố trí con người phù hợp

Căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ m à chủ thể quản lý

có thể theo dõi, kiểm fra, đánh giá, điều chỉnh sự hoạt

đ ộng của m ỗi bộ phận và toàn bộ hộ thống quản lý.

M ỗi con người trong hệ thống quản lý đều phải hoạt động theo những chức năng, nhiệm vụ cụ thể của mình; chủ thể quản lý theo dõi, kiểm tra, điều chinh, bảo đảm

sự phối hợp đồng bộ các hoạt động đó sẽ tạo ra sức mạnh tổng hợp của toàn bộ hệ thống quản lý hướng vào mục tiêu chung.

II CÁC CHỨC NĂNG C ơ BẢN CỦA QUẢN LÝ

Hoạt động quản lý phải thực hiện nhiều chức năng khác nhau, từng chức năng có tính độc lập tương đối nhưng chúng được liên kết hữu cơ trong một hệ thống nhất quán Chức năng quản lý có chức năng cơ bản, chức năng cụ thể với nhiều cách tiếp cận khác nhau Dưới đày

là bày chức năng cơ bản:

1 Dự báo (hay còn gọi là dự đoán)

Nhà quản lý phải có tầm nhìn xa trông rộng để xác định tương lai của hệ thống bằng các dự báo Dự báo là phán đoán trước một cách có căn cứ toàn bộ quá trình

và các hiện tượng mà trong tương lai có thể xảy ra trong

sự phát triển của một hệ thống quản lý N ó bao gồm các yếu tố thuận lợi, khó khăn, các yếu tố tác động của môi trường bên ngoài tới hệ thống và các yếu tố tác động của chính môi trường bên trong Chỉ có ư ên cơ sở như

vậy m ới đàm bảo sự an toàn của hệ th ôn g vận động tóri

mục tiêu

Dự báo để nhận thức được cơ hội làm cơ sở cho việc phân tích lựa chọn các phương án hành động của hệ

thống M ặt khác, dự báo còn để lường hết khả năng thay đổi có thể xảy ra để ứng phó với sự biến đổi của môi trường tác động vào hệ thống.

D ự báo là bước rất quan trọng nhằm xác định được tiền đề, các điều kiện cho việc xây dựng chiến lược, lập

kế hoạch, xây dựng hệ thống tổ chức quản lý và điều chỉnh trong quá trình điều hành hoạt động của hệ thống

D ự báo là chức năng không thể thiếu được và có vai trò quan trọng trong chu trình quản lý M ọi dự báo phải dựa trên cơ sở khoa học được phân tích ti mi, kỹ lưỡng, như vậy sẽ m ang lại thành công lớn; ngược lại, nếu dự báo sai, thiếu cơ sở khoa học sẽ dẫn đến hậu quả nghiêm trọng

Tuy nhiên, dự báo chỉ mang tính chất định hướng Quá trình diễn biến của tình hình phải tiếp tục điều chinh cho phù hợp

2 Ke hoạch hóa

K ế hoạch hóa là chức năng cơ bản nhất trong số các chức năng quản lý, bao gồm xác định m ục tiêu, đồng thời xây dựng chương trình hành động và bước đi cụ thể

Iiỉiàin đạt tới m ụ c tiẽu trong m ột thời g ia n nhat định của

một hệ thống quản lý

X ác định m ục tiêu là khâu đầu tiên của ké hoạch hóa M ục tiêu là tiêu đích m à mọi hoạt động của hệ

thống hướng tới Các mục tiêu tạo thành m ột hệ thống phân cấp từ mục tiêu chung của hệ thống đến m ục tiêu của bộ phận; mục tiêu cùa cá nhân và tạo thành cả m ột

hệ thống mạng lưới khi các mục tiêu được phản ánh trong các chương trình phối hợp chặt chẽ với nhau Các nhà quàn lý có thể xác định một cách tốt nhất số lượng các mục tiêu xuất phát từ bản chất công việc của

hệ thống N hư vậy, mục đích của kế hoạch hóa là hướng mọi hoạt động của hệ thống vào các m ục tiêu để tạo khà năng đạt mục tiêu m ột cách hiệu quả và cho phép người quản lý có thể kiểm soát được quá trình tiến hành nhiệm vụ

Tiến trình lập kế hoạch trong quá trình thực hiện chức năng kế hoạch hoá thực chất là nhận thức cơ hội nhờ chức năng dự báo, phân tích thực trạng của hệ thống

và lựa chọn các phương án; đồng thời tổ chức các phương tiện để đạt tới mục tiêu đã xác định

Thực hiện chức năng kế hoạch hoá cho phép các nhà quản lý hình dung và mô tả sự phát triển của hệ thống qua từng thời kỳ, từ đó hình thành các phương án hoạt

động trên cơ sờ thực lực hiện có và các thuận lợi, khó

khăn có thể gặp phải của hệ thống

N hư vậy, nội dung của hoạch định kế hoạch bao gồm xác định mục tiêu, lựa chọn phương án và tổ chức các

phương tiện để thực hiện mục tiêu Các mục tiêu, phương

án và phương tiện ấy được xây dựng cho các thời kỳ dài, ngắn khác nhau gọi là kế hoạch dài hạn, trung hạn và dài hạn D ù thuộc loại hình nào, các kế hoạch cũng phải thoả

m ãn các yêu cầu sau đây:

- Coi ừọng khâu tiền kế hoạch tức là các hoạt động

dự đoán, các điều fra, thăm dò, phân tích thực trạng của

hệ thống nhằm cung cấp luận cứ khoa học cho việc xây dựng kế hoạch

- Hệ thống mục tiêu phải được xác lập có căn cứ khoa học và sát thực tế, đồng thời được gắn kết thống nhất giữa chính trị - kinh tế - xã hội

- Phải kết hợp giữa ổn định và đổi mới về nội dung

kế hoạch, một mặt tạo thuận lợi cho quá trình thực hiện;

m ặt khác có khả năng thích ứng với sự biến đổi của môi trường bên ngoài hệ thống

có thể làm việc được trôi chảy, có hiệu quả cao trong

nhóm Nó chính là sự kết hợp, liên kết những bộ phận riêng rẽ thành một hệ thống, hoạt động nhịp nhàng như một cơ thể thống nhất Sự phát triển của xã hội đã chứng minh rằng tổ chức là một nhu cầu không thể thiếu được trong mọi hoạt động kinh tế - xã hội Khi những hoạt động kinh tế - xã hội ngày càng rộng lớn và phức tạp thì vai trò của nó ngày càng tăng Nó là nguyên nhân của mọi nguyên nhân dẫn tới thành công hay thất bại trong hoạt động của một hệ thống và giữ một vai trò to lớn trong quản lý vì:

Thứ nhất, tổ chức làm cho các chức năng khác của

hoạt động quản lý thực hiện có hiệu quà

Thứ hai, từ khối lượng công việc quản lý mà xác

định biên chế, sắp xếp con người

Thứ ba, tạo điều kiện cho việc hoạt động tự giác và

sáng tạo của các thành viên trong tổ chức, tạo nên sự phối hợp ăn khớp nhịp nhàng trong cơ quan quản lý và đối tượng quản lý

Thứ tư, dễ dàng cho việc kiểm tra, đánh giá.

Mục đích của tổ chức là làm cho những mục tiêu ư ở

nên có ý nghĩa và góp phần tăng thêm tính hiệu quà v ề

mặt tổ chức

Nội dung của tổ chức là việc thiết lập bộ máy quản lý trong đó gồm nhiều bộ phận được chuyên môn hoá, có

liên hệ với nhau nhằm thực hiện các chức năng cụ thể của quản lý vì m ục tiêu chung N hư vậy, tổ chức chính là công việc xây dựng cơ cấu tổ chức quản lý của hệ thống; được xây dựng ừên cơ sở kế hoạch hoá phát triển, đồng thời là lực lượng vật chất để tiến hành các hoạt động điều chỉnh, động viên, điều tra và đánh giá M ột cơ cấu tổ chức được coi là hợp lý khi nó tuân thủ nguyên tác thống nhất trong m ục tiêu, mỗi cá nhân đều góp phần công sức vào các mục tiêu chung của hệ thống.

M ột tổ chức cũng được coi là hiệu quả khi nó được

áp dụng để thực hiện các mục tiêu của hệ thống với mức tối thiểu về chi phí cho bộ máy

4 Động viên

Đ ộng v iên nhằm phát huy khả năng vô tận của con người vào quá trình thực hiện m ục tiêu của hệ thống Khi con ngư ời tham gia vào m ột tổ chức để đ ạt một

m ục đ ích m à họ không thể đạt được khi họ h o ạt động riêng lẻ N hư ng điều đó không nhất th iết là m ọi người phải đỏn g góp và làm tất cả những gì tố t nhất đảm bào cho m ục đích và hiệu quả chung cao nhất V ì vậy, một trong những chức nang quản lý càn p hải xác định là những yếu tố tạo thành động cơ thúc đẩy m ọi người đóng góp có k ết quả và hiệu quả tới m ức có th ể được cho hệ thống Đ ộng cơ thúc đẩy nói lên các xu hướng,

ước mơ, nhu cầu, nguyện vọng và những thôi thúc đối với con người.

Con người có thể thoả mãn những m ong m uốn của

họ bằng nhiều cách khác nhau, như thoả m ãn nhu cầu kinh tế bằng cách thực hiện m ột công v iệc thật tốt để tăng thu nhập, hoặc thoả m ãn nhu cầu đư ợc cống hiến bằng cách dành nhiều thời gian đóng góp vào hệ thống để biểu hiện công lao trước tập thể Đ ộng cơ của mồi người là khá phức tạp và thư ờng m âu thuẫn, người quản lý cố gắng để thoà m ãn m ột m ong muốn hoặc m ột mục tiêu của từng con người tro n g từng thời gian nhất định

Áp dụng biện pháp thưởng - phạt là m ột động lực thúc đẩy quan trọng, những lợi ích kinh tế không phải là động lực duy nhất, mà sự động viên tinh thần cũng tạo ra động lực to lớn, bởi vì con người không chi có nhu cầu vật chất mà còn có nhu cầu về tinh thần Việc động viên kịp thời, gần gũi với cấp dưới, hiểu được hoàn cảnh của các thành viên sẽ làm cho họ hăng say, tích cực làm việc nhiều hom

bộ phận chấp hành; giữa bộ m áy quản lý với h o ạt động của hàng trăm , hàng nghìn người sao cho nhịp nhàng,

ăn khớp với nhau

Sự điều chỉnh cũng rất phức tạp, bởi vì bất cứ m ột sự rối loạn nào trong m ột bộ phận, một khâu nào đ ó đều ảnh hường trực tiếp hoặc gián tiếp đến những bộ phận khác của hệ thống

Muốn điều chỉnh đạt hiệu quả, phải thường xuyên thu nhận thông tin về sự sai lệch giữa hoạt động hiện tại của

hệ thống với những thông sổ đã quy định thông qua khâu kiểm tra Bởi vì chi ừ ong quá trình kiểm tra mới thu nhận được thông tin làm cơ sở cho quyết định điều chinh hệ thống Dạng quyết định này thường xuyên xảy ra trong quản lý; đôi khi chi m ột quyết định điều chỉnh nhỏ, kịp thời sẽ mang lại hiệu quả cao Việc điều chỉnh cũng phải tuân theo nguyên tắc, đó là:

- Chi điều chỉnh thật sự khi cần thiết;

- Điều chỉnh đúng mức độ, tránh tuỳ tiện gây tác động xấu;

- Phải tránh để lỡ thời cơ, tránh bảo thủ;

- Phài tiiỳ đieu kiện mà kết hợp các phiromg pháp

điều chỉnh phù hợp;

- Điều chỉnh để khắc phục khâu yếu ữ ong hệ thống quản lý

6 Kiểm tra

Kiểm tra là để đo lường các sai lệch nảy sinh trong quá trình hoạt động, là một chức năng có liên quan đến mọi cấp quản lý căn cứ vào mục tiêu và kế hoạch đã định Kế hoạch hướng dẫn việc sử dụng các nguồn lực để hoàn thành các mục tiêu, còn kiểm tra xác định xem chúng hoạt động có phù hợp với mục tiêu và kể hoạch hay không

Mục đích cùa kiểm tra nhằm đảm bảo các kế hoạch thành công, phát hiện kịp thời những sai sót, tìm ra nguyên nhân và biện pháp sửa chữa kịp thời những sai sót đó Quá trình kiểm tra phổ biến cho mọi hệ thống

gồm ba bước: bước 1: xây dựng các chỉ tiêu; bước 2: đo lường việc thực hiện nhiệm vụ theo các chỉ tiêu; bước 3:

đánh giá các chi tiêu với kế hoạch

Muốn cho công việc kiểm tra có kết quả, cần có những kế hoạch rõ ràng, làm căn cứ cung cấp những chỉ tiêu xác đáng cho việc kiểm tra; sắp xếp tổ chức khoa học, hợp lý nhằm xác định chính xác nhiệm vụ của từng

bộ phận cá nhân trong việc thực hiện kế hoạch

Kiổm ư a là tai mát của quản lý V ì vậy càn tién liàiứi

thường xuyên và kết hợp linh hoạt nhiều hình thức kiểm tra: kiểm tra lường trước, kiểm tra những điểm trọng yếu; kiểm ứa trực tiếp; kiểm tra gián tiếp; kiểm ừ a định kỳ;

kiểm tra bất thường; kiểm tra từ dưới lên; kiểm tra từ trên xuống V V Kiểm tra là việc làm bình thường, không được cản trở đối tượng thực hiện mục tiêu.

7 Đánh giá

Đánh giá nhằm cung cấp cho cơ quan quản lý các thông tin cần thiết để đánh giá đúng tình hình của đối tượng quản lý và kết quả hoạt động của cả hệ thống, đồng thời dự kiến quyết định bước phát triển mới

Đây là chức năng cuối cùng và rất quan trọng của quá trình quản lý đối với mọi hệ thống, yêu cầu phải chính xác đối với các yếu tố định lượng được Cách đánh giá này có tầm quan ừọng nhất định, nhưng nếu tuyệt đối hóa phương pháp này m à bỏ qua yếu tố định tính là các yếu tố khó đo lường được bằng con số thì thông tin chưa thật chính xác Do đó đánh giá hiệu quả phải có thước đo phù hợp dựa vào các tiêu chuẩn của các yếu tố cả định tính và định lượng

- Đ ể đánh giá được chính xác, phải căn cứ vào từng loại hệ thống Đ ối với hệ thống cỏ thể định lượng được thì căn cứ vào hạch toán bao gồm hạch toán kỹ thuật, hạch toán thống kê và hạch toán kế toán Đối VỚI hệ thống có ít định lượng, nhiều định tính thì căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ của từng cá nhân, bộ phận để đánh giá

- Đánh giá là một trong những phương tiện nhằm cung cấp thông tin cho nhà quản lý: m ột m ặt biết được kết quả của giai đoạn đã qua; mặt khác, giúp đưa ra quyết định quản lý chính xác cho giai đoạn tiếp theo.

- Đánh giá hoạt động quản lý phải có quan điểm toàn điện, nghĩa là phải xét trên tất cả các mặt chính trị, kinh

tế, xã hội, nhân văn cùa kết quả quản lý Mỗi biện pháp quản lý thường đưa đến kết quả trên nhiều mặt và biểu hiện qua những khoảng thời gian nhất định Do đó phải tìm ra quan hệ bản chất của các kết quả quản lý hiện tại với các biện pháp trước đó

Tóm lại, các chức năng quản lý cơ bản trên đây tạo thành một chỉnh thể thống nhất; trong đó từng chức năng vừa có tính độc lập tương đối, vừa có mối quan hệ phụ thuộc các chức năng khác Quá trình ra quyết định quản

lý là quá trình thực hiện các chức năng quàn lý theo một trình tự nhất định Việc bỏ qua hoặc coi nhẹ bất cứ một chức năng nào trong chuỗi các chức năng đều ảnh hường xấu tới thành công và chuồi các chức năng tạo thành một chu trình quản lý của mọi hệ thống

Bài 3

VẬN DỤNG QUY LUẬT

VÀ HỆ THỐNG CÁC NGUYÊN TẢC QUẢN LÝ

I NHẶN THỨC VÀ VẬN DỤNG QUY LUẬT KHÁCH QUAN TRONG QUẢN LÝ

1 Các quy luật tác động trong quản lý

Ngày nay, quản lý đã ứ ở thành một bộ môn khoa học độc lập, đã và đang góp phần chuyển việc quản lý kinh tế -

xã hội chủ yếu theo cảm tính, dựa vào kinh nghiệm sang quản lý một cách tự giác, dựa trên cơ sở khoa học bằng cách nhận thức và vận dụng các quy luật khách quan.Thực chất, quản lý là giải quyết mối quan hệ giữa chủ quan và khách quan, chủ quan càng phù hợp với khác.h quan ehl'mg nào thì càng có Wet quả chừng đó

H oạt động quàn lý chịu tác động của hàng loạt quy luật khách quan đồng thời bản thân quản lý cũng có quy luật riêng của nó Có thể khái quát một số loại quy luật

sau đây:

- Các quy luật tự nhiên - kỹ thuật;

- Các quy luật kinh tế - xã hội;

- Các quy luật tâm lý, bao gồm tâm lý cá nhân và tâm

lý xã hội;

- Các quy luật tổ chức - quản lý

Mỗi loại quy luật có những đặc thù riêng, cần phải chú ý trong quá trình nhận thức, vận dụng

o Các quy luật tự nhiên - kỹ thuật

Ngày nay, quản lý bao quát trên mọi lĩnh vực hoạt động của con người, trong đó con người sống trong môi trường tự nhiên, khai thác tự nhiên, lợi dụng các điều kiện tự nhiên để phục vụ cho mình; biến những kiến thức

về tự nhiên thành các kiến thức kỹ thuật và công nghệ để tiến hành sản xuất, đáp ứng yêu cầu phát triển xã hội Quản lý trước hết là biết khai thác có hiệu quả và bào vệ các điều kiện tự nhiên phục vụ con người hiện tại và cho các thế hệ sau, trong đó quản lý sản xuất và quản lý môi trường sinh thái đang trở thành những vấn đề cấp thiết,

đã mang tính chất toàn cầu Sự phát triển khoa học - công Iigliộ đa cho phép con người nám sâu các quy luật tự nhiên, phát triển kỹ thuật, thực hiện công nghiệp hóa, hiện đại hóa, xây dựng xã hội văn minh, hiện đại Nhưng

sự phát triển khoa học - công nghệ cũng để lại những hậu

quả nặng nề về tài nguyên môi trường, con người phải trả giá đắt, bị trừng phạt do đã coi thường các quy luật của

tự nhiên Do đó trong quản lý nói chung và quản lý sản xuất nói riêng, người quản lý phải nắm được các quy luật

tự nhiên, các hiểu biết về kỹ thuật, công nghệ nhằm tiến hành sản xuất có hiệu quả, đi đôi với bảo vệ tài nguyên

và môi trường sinh thái

b Các quy luật kinh tế - x ã hội

Trong quản lý xã hội nói chung, quản lý kinh tế là nhiệm vụ cơ bản, trung tâm và chiếm tỷ trọng công việc lớn nhất, bởi vì mọi hoạt động của con người đều lấy kinh tế làm nền tảng, làm động lực, do đó quản lý phải tuân thủ các quy luật kinh tế khách quan, luôn luôn gắn

và quyện chặt với các quy luật xã hội Mỗi hình thái kinh tế - xã hội vận động và phát triển đều theo quy luật, bao gồm quy luật phổ biến, quy luật chung và quy luật đặc thù

- Các quy luật phổ biến có ảnh hưởng lớn tới quản

lý kinh tế - xã hội là quy luật về sự phù hợp giữa quan

hệ sản xuất với tính chất và trình độ của lực lượng sản xuất Trong nhiều thời kỳ, con người do nhận thức không đúng quy luật, thậm chí do chú quan duy ý chí nên đã xuyên tạc quy luật và vận dụng theo ý m uốn chủ quan, dẫn tới những sai lầm trong tổ chức sản xuất, cải tạo quan hệ sàn xuất, phá bỏ những quan hệ sàn

x uất và hình thứ c tổ chức phù hợp, hậu quả là kìm hãm

và phá hoại sản xuất

- Các quy luật chung là các quy luật tồn tại và tác động trong các hình thái kinh tế - xã hội khác nhau, ưong

đó đáng chú ý là quy luật sản xuất hàng hóa tồn tại trong

m ột sổ hình thái kinh tế - xã hội, không chi riêng của chủ nghĩa tư bản Đ ã có lúc chúng ta nhầm lẫn quy luật chung với quy luật đặc thù, coi sản xuất hàng hóa và kinh tế thị trường là của riêng chủ nghĩa tư bản, chỉ nhấn mạnh mặt trái của kinh tế thị trường dẫn tới định kiến, phủ nhận quy luật sản xuất hàng hóa, kinh tế thị trường trong chủ nghĩa xã hội Thắng lợi của công cuộc đổi m ới có ý nghĩa hết sức quan trọng về mặt lý luận, đưa tới nhận thức đúng đắn về kinh tế thị trường Tại Đại hội V III, Đảng ta

đã khẳng định: Sản xuất hàng hóa không đối lập với chủ nghĩa xã hội, m à là thành tựu phát triển của nền văn minh nhân loại, tồn tại khách quan, cần thiết cho công cuộc xây dựng chủ nghĩa xã hội và cả khi chủ nghĩa xã hội đã được xây dựng Thừa nhận sản xuất hàng hóa tồn tại khách quan trong quá trình xây dựng chủ nghĩa xã hội đòi hỏi người quản lý, đặc biệt những nguời quản lý kinh

tế phái nám và vận dụng các quy luật của kinh tế thị trường trong hoạt động của mình Đó là các quy luật cung cầu, quy luật cạnh tranh, những vấn đề giá cả, lợi nhuận Đ ặc biệt trong quá trinh chuyển sang nền kinh tế