XÂY DỰNG WEBSITE QUẢN LÝ DỰ ÁN

Để trả lời câu hỏi này, người quản lý dự án phải tổ chức kế hoạch thực hiện dự án và theo dõi tiến độ thực hiện sao cho hiệu quả nhất để dự án được hoàn thành theo đúng thời gian quy địn

KHOA CÔNG NGH Ệ THÔNG TIN - TOÁN ỨNG DỤNG

LUẬN VĂN TỐT NGHIỆP

Gi ảng viên hướng dẫn : VŨ ĐÌNH HỒNG

Sinh viên th ực hiện:

L ớp : 07TH

Khoá : 11

2D

TP H ồ Chí Minh, tháng 07 năm2011

L ỜI CẢM ƠN

Trước tiên, nhóm chúng em xin chân thành cảm ơn khoa Công nghệ thông tin – Toán ứng dụng, trường Đại học Tôn Đức Thắng và thầy Vũ Đình Hồng đã tạo điều

kiện cho chúng em thực hiện luận văn này

Xin cảm ơn các thầy cô của khoa đã tận tình giảng dạy, trang bị cho chúng em

những kiến thức quý báu trong suốt quá trình học tập tại khoa để có thể thực hiện được

đề tài này

Trong quá trình làm luận v ăn, nhận được nhiều sự động viên và giúp đỡ không chỉ

từ gia đình, thầy cô mà còn từ những người bạn của lớp 07TH2D Chúng tôi xin gởi đến

mọi người những lời cảm ơn sâu sắc

Mặc dù đã cố gắng để hoàn thành luận văn bằng tất cả nổ lực và kiến thức tiếp thu được nhưng luận văn chắc không tránh khỏi những thiếu xót, kính mong quý thầy cô

chỉ bảo thêm

Một lần nữa, xin chân thành cảm ơn và hy vọng luận văn sẽ đáp ứng được phần nào

kỳ vọng của mọi người

NH ẬN XÉT (C ủa giảng viên hướng dẫn)

NHẬN XÉT (C ủa giảng viên phản biện)

M ỤC LỤC

LỜI CẢM ƠN 1

MỤC LỤC 4

DANH MỤC CÁC BẢNG, SƠ ĐỒ, HÌNH 7

KÍ HIỆU CÁC CỤM TỪ VIẾT TẮT 9

Chương 1: TỔNG QUAN 11

1.1 Các khái niệm 11

1.1.1 Dự án là gì? 11

1.1.2 Quản lý Dự án là gì? 11

1.1.3 Các công cụ hỗ trợ quản lý dự án 11

1.2 Quy trình quản lý dự án 12

1.3 Các khái niệm liên quan đến quản lý dự án 22

1.3.1 Sơ đồ mạng công việc 22

1.3.2 Khái niệm và cách tính ES, EF, LS, LF của công việc 22

1.3.2.1 Khái niệm: 22

1.3.2.2 Cách tính ES, EF, LS, LF 22

1.3.3 Độ thả nổi của công việc 23

1.3.4 Đường găng: 23

1.3.5 Mối liên hệ giữa các công việc 23

1.3.5.1 SS – Start To Start 23

1.3.5.2 SF – Start To Finish 23

1.3.5.3 FS – Finish To Start 24

1.3.5.4 FF – Finish To Finish 24

1.3.6 Sơ đồ Gantt 24

1.4 Phương pháp EVM - Value Management (Quản lý giá trị thu được) 24

1.4.1 Khái niệm: 24

1.4.2 Ví dụ sử dụng EVM: 25

1.4.3 Các khái niệm và công thức: 27

1.4.3.1 PV – Planed Value 27

1.4.3.2 BAC - Budget At Competion 27

1.4.3.3 AC – Actual Cost 27

1.4.3.4 EV- Earned Value 27

1.4.3.5 SV- Schedule Variance 27

1.4.3.6 SPI – Schedule Performance Index 27

1.4.3.7 CV – Cost Variance 27

1.4.3.8 CPI – Cost Performance Index 28

1.4.3.9 EAC – Estimate at Completion 28

1.4.3.10 VAC – Variance At Completion 28

1.4.3.11 ETC – Estimate To Complement 29

1.4.3.12 TCPI – To Complete Performance Index 29

1.4.4 Áp dụng EVM trong luận văn 29

1.5 Cân đối tài nguyên khi quá tải 29

1.5.1 Vấn đề tài nguyên bị quá tải 29

1.5.2 Cân đối tài nguyên 30

1.5.2.1 Giới thiệu 30

1.5.2.2 Phương pháp nối tiếp 30

Chương 2: PHÂN TÍCH & THIẾT KẾ ỨNG DỤNG 34

2.1 Mục tiêu ứng dụng 34

2.2 Thiết kế và cài đặt ứng dụng 37

2.2.1 Mô hình chức năng 37

2.2.1.1 Đặc tả use case “Đăng nhập” 41

2.2.1.2 Đặc tả use case “Thay đổi thông tin các nhân” 42

2.2.1.3 Đặc tả use case “Quản lý danh mục hệ thống” 42

2.2.1.4 Đặc tả use case “Quản lý tài nguyên” 44

2.2.1.5 Đặc tả use case “Tạo mới dự án” 46

2.2.1.6 Đặc tả use case “Xem công việc cấp dưới” 46

2.2.1.7 Đặc tả use case “Cập nhật thông tin dự án” 47

2.2.1.8 Đặc tả use case “Kết thúc dự án” 48

2.2.1.9 Xem báo biểu dự án 49

2.2.1.10 Đặc tả use case “Phân rã công việc” 49

2.2.1.11 Đặc tả use case “Phân phối tài nguyên” 51

2.2.1.12 Đặc tả use case “Cập nhật tiến độ công việc” 52

2.2.1.13 Đặc tả usecase “Xem báo biểu công việc” 53

2.2.1.14 Đặc tả use case “Quản lý công việc cá nhân” 54

2.2.1.15 Đặc tả use case “Gởi ý kiến thảo luận” 54

2.2.1.16 Đặc tả usecase “Báo cáo tiến độ” 55

2.2.1.17 Đặc tả use case “Xem kế hoạch dự án” 57

2.2.1.18 Đặc tả use case “Tra cứu” 58

2.2.2 Thiết kế sơ đồ lớp 59

2.2.3 Mô hình dữ liệu 60

2.2.3.1 Lược đồ cở sở dữ liệu 60

2.2.3.2 Mô tả các bảng dữ liệu 62

2.2.4 Thiết kế giao diện 71

Chương 3: HIỆN THỰC GIAO DIỆN 74

3.1 Kiến trúc hệ thống 74

3.2 Mô hình cở sở dữ liệu 75

3.3 Sơ đồ màn hình giao diện 76

3.4 Chi tiết giao diện 76

Chương 4: KẾT LUẬN 86

4.1 Kế quả đạt được 86

4.2 Định hướng phát triển 87

DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 88

Bảng 2.13: Nhân viên tham gia dự án

Bảng 2.14: Vật tư được cấp cho dự án

Bảng 2.15: Công việc của dự án

Bảng 2.16: Phân công công việc của dự án

Bảng 2.17: Quan hệ trình tự thực hiện các công việc

Bảng 2.18: Vật tư phân phối cho một công việc trong kế hoạch dự án

Bảng 2.19: Ghi chú cho công việc

Bảng 2.10: Ý kiến thảo luận

Bảng 2.21: Báo cáo công việc

Hình 1.1: Quan hệ Start To Start

Hình 1.2: Quan hệ Start To Finish

Hình 1.3: Quan hệ Finish To Start

Hình 1.4: Quan hệ Finish To Finish

Hình 1.5: Sơ đồ AOA khi chưa cân đối tài nguyên

Hình 1.6: Biểu đồ tài nguyên tương ứng sơ đồ 2.5

Hình 1.7: Sơ đồ AOA khi đã cân đối tài nguyên

Hình 1.8: Biểu đồ tài nguyên tương ứng với sơ đồ 2.7

Hình 2.1: Cây phân rã công việc

Hình 2.2: Cơ cấu phân cấp trong dự án

Hình 2.3: Mô hình use case

Hình 2.4: Sờ đồ lớp

Hình 2.5: Mô hình CMD

Hinh 2.6: Mô hình PDM

Hình 2.7: Mẫu giao diện trang chủ dự án

Hình 2.8: Mẫu giao diện trang chủ công việc

Hình 2.9: Mẫu giao diện trang tạo mới dự án

Hình 2.10: Mẫu giao diện trangtheo dõi dự án(Xem báo biểu dự án)

Hình 2.11: Mẫu giao diện trang kế hoạch dự án

Hình 2.12: Mẫu giao diện nhập thông tin công việc của kế hoạch dự án

Hình 3.1: Mô hình Client/Server

Hình 3.2: Mô hình cơ sơ dữ liệu

Hình 3.3: Sơ đồ màn hình giao diện

Hình 3.4: Giao diện trang đăng nhập hệ thồng

Hình 3.5: Giao diện trang phục hồi mật khẩu

Hình 3.6: Giao diện chính trang dự án

Hình 3.7: Giao diện trang tạo mới dự án

Hình 3.8: Giao diện chính trang công việc của một dự án

Hình 3.9: Giao diện trang kế hoạch dự án

Hình 3.10: Giao diện dung thêm/ sửa/phân rã công việc của dự án

Hình 3.11: Giao diện báo cáo tiến độ công việc

Hình 3.12: Giao diện xem và duyệt báo cáo tiến độ công việc

Hình 3.13: Giao diện xem báo biểu công việc (các giá trị thu được EVM)

Hình 3.14: Giao diện trang gửi ý kiến thảo luận

Hình 3.15: Giao diện chọn xem công việc nhân viên

Hình 3.16: Báo cáo danh sách nhân viên dự án

Hình 3.17: Báo cáo danh sách vật tư dự án

Hình 3.18: Giao diện trang quản lý vật tư

Hình 3.19: Giao diện trang quản lý nhân viên

Hình 3.20: Giao diện trang quản lý danh mục hệ thống

Hình 3.21: Giao diện trang thông tin cá nhân

AOA Activity On Art

AON Activity On Node

SS Start To Start

SF Start To Finish

FS Finish To Start

FF Finish To Finish

EVM Earned Value Management

BAC Budget At Completion

EV Earned Value

SV Schedule Variance

SPI Schedule Performance Index

CV Cost Variance

EAC Estimate at Completion

VAC Variance At Completion

ETC Estimate To Complement

TCPI To Complete Performance Index

L ỜI MỞ ĐẦU

Hiện nay, vấn đề quản lý các dự án trong các doanh nghiệp luôn là mối quan tâm

lớn vì hầu hết các dự án thất bại vì nhiều nguyên nhân: trễ hạn, chi phí vượt mức, dự án không hiệu quả,…

Doanh nghiệp càng phát triển thì càng có nhiều dự án với nhiều quy mô khác nhau

Có thể những dự án nhỏ không cần tuân theo một quy trình chuẩn vẫn có thể hoàn thành tốt, nhưng với những dự án có quy mô lớn cần có một có quy trình quản lý dự án

tốt thì khả năng thành công cao hơn, mang hiệu quả công việc cao hơn cũng như thu được lợi nhuận cao cho doanh nghiệp Điều đó đặt ra câu hỏi làm sao để dự án thực

hiện đúng tiến độ, sản phẩm được giao đúng thời hạn, tiết kiệm được chi phí?

Để trả lời câu hỏi này, người quản lý dự án phải tổ chức kế hoạch thực hiện dự án

và theo dõi tiến độ thực hiện sao cho hiệu quả nhất để dự án được hoàn thành theo đúng thời gian quy định, giảm thiểu rủi ro và chi phí thực hiện

Đây chính là mục đích của đề tài “Xây dựng website q uản lý dự án” Đề tài nhằm đưa ra được giải pháp cho quản lý dự án và xây dựng hệ thống quản lý dự án có các

chức năng đáp ứng được nhu cầu quản lý dự án của doanh nghiệp Hỗ trợ quản lý các

dự án của các doanh nghiệp nói chung

Chương 1: TỔNG QUAN

1.1 Các khái ni ệm

1.1.1 D ự án là gì?

Dự án là sự nổ lực tạm thời (nghĩa là có thời điểm bắt đầu và thời điểm kết thúc, tổ

chức nhân lực chỉ tồn tại trong một khoảng thời gian nhất định) để làm ra một sản

phẩm hoặc dịch vụ đặc thù (phẩm chưa có trên thị trường, hoặc các công việc trước đây chưa từng làm) trong điều kiện ràng buộc về phạm vi, thời gian và ngân sách

1.1.2 Qu ản lý Dự án là gì?

Quản lý dự án là “ứng dụng kiến thức, kỹ năng, công cụ và kỹ thuật vào các hoạt động dự án để thỏa mãn các yêu cầu của dự án.” (PMI2, Project Management Body of Knowledge (PMBOK® Guide), 2000, p.6)

Xét theo khía cạnh khác, quản lý dự án là một quá trình lập kế hoạch, điều phối thời gian, nguồn lực và giám sát quá trình phát triển của dự án nhằm đảm bảo cho dự án hoàn thành đúng thời hạn, trong phạm vi ngân sách được duyệt và đạt được các yêu

cầu đã định về kỹ thuật, chất lượng của sản phẩm, dịch vụ, bằng các phương pháp và điều kiện tốt nhất cho phép

Ba yếu tố: thời gian, nguồn lực (cụ thể là chi phí, nguồn nhân lực …) và chất lượng

có quan hệ chặt chẽ với nhau Tầm quan trọng của từng mục tiêu có thể khác nhau giữa các dự án, giữa các thời kỳ đối với từng dự án, đạt được tốt đối với mục tiêu này thường phải “hy sinh”, một trong hai mục tiêu kia

1.1.3 Các công c ụ hỗ trợ quản lý dự án

Hiện nay có nhiều phần mềm cũng như web hỗ trợ cho việc quản trị dự án như Microsoft Project, Smart PMS (Project Management System), ePrj và một số phần

mềm mã nguồn mở như OpenProject, …

Chúng vận dụng lý thuyêt về “Giá trị thu được” để đưa ra những ước tính, hỗ trợ

quản trị dự án thao sơ đồ mạng (Gantt), ước lượng chi phí, thời gian thực hiện dự án

1.2 Quy trình qu ản lý dự án

1 Bắt đầu triển khai dự án

5 Ước lượng thời gian thực

hiện từng gói công việc

7 Cân đối tài nguyên:

- Thưc hiện cân đối tài

nguyên

- Điều chỉnh kế hoạch

lịch trình

Thực hiện bước 8 (nếu

chưa thực hiện bước

Thực hiện bước 12

thực hiện từng công

việc

hiện các công việc) trong khoảng thời gian đã định theo

- Thưc hiện cân đối tài nguyên

- Điều chỉnh kế hoạch

lịch trình

Thực hiện bước 15 (nếu chưa thực hiện bước 31)

cho các thành viên

Các thành viên bắt đầu triển khai công việc

Thực hiện bước 16

công việc trong khoảng thời gian đã

định theo Lịch trình

th ực hiện gói công

vi ệc

Thực hiện bước 17

được giao từ ngày bắt đầu công việc theo

lịch

Thực hiện bước 18 (trưởng nhóm)

phí cho phần việc đã hoàn thành theo kì hạn trưởng nhóm đã đề ra

Tiếp tục thực hiện bước 17

Thực hiện bước 19 (trưởng nhóm)

thực hiện gói công việc:

theo dõi tiến độ thực

hiện các công việc từ báo cáo của các thành viên (sự trễ hạn, quá tải tài nguyên, thâm thủng

ngân sách,…)

- Nếu đến kì hạn báo cáo: thực hiện bước

dự án

Tiếp tục thực hiện bước

19

Thực hiện bước 21(trưởng dự án)

21 Kiểm soát lịch trình thực

hiện dự án:

Theo dõi tiến độ công

việc từ các báo cáo của

24 Ước tính thời gian, chi

phí cho phần việc còn lại

chưa hoàn thành

Thiện bước 25

25 Cập nhật lịch trình thực

hiện gói công việc: điều

chỉnh thời gian, chi phí

- Ngược lại và nếu

chưa đến ngày kết thúc một công việc:

tiếp tục thực hiện bước 19

- Ngược lại và nếu đến ngày kết thúc một công việc: thực hiện bước 29 (thành viên)

hiện gói công việc: điều

chỉnh thời gian, chi phí

31 Nếu cần cân đối lại tài

nguyên: thực hiện bước

14

Nếu ko, thực hiện bước

32 (thành viên)

báo cáo kết thúc công

việc được giao và giao

kết quả

- Nếu đây là công

việc cuối của gói công việc: thực hiện bước 36

- Nếu ko, tiếp tục

thực hiện, tiếp tục thực

hiện bước 19

Thực hiện bước 35 (trưởng dự án)

35 Nếu cần cân đối lại tài

nguyên: thực hiện bước 7

(công việc ko hoàn thành

kết quả

- Nếu đây là gói công

việc cuối của dự án:

thực hiện bước 37 (trưởng dự án)

- Nếu ko, tiếp tục thực

1.3 Các khái ni ệm liên quan đến quản lý dự án

1.3.1 Sơ đồ mạng công việc

Là sơ đồ thể hiện sự liên kết giữa các công việc qua các mốc thời gian cùng với các thuộc tính đặc trưng của công việc như: thời gian thực hiện, thời gian bắt đầu sớm nhất (ES), thời gian kết thúc sớm nhất (EF), thời gian bắt đầu trễ nhất (LS), thời gian kết thúc trễ nhất (LF)

Hai loại sơ đồ mạng thông dụng là:

- AOA (Activity On Art)

- AON (Activity On Node)

1.3.2 Khái ni ệm và cách tính ES, EF, LS, LF của công việc

1.3.2.1 Khái ni ệm:

ES - Earliest Start: là thời gian bắt đầu thực hiện công việc sớm nhất

EF - Earliest Finish: là Thời gian kết thúc công việc sớm nhất

LS - Lastest Start: Thời gian bắt đầu thực hiện công việc trễ nhất

LF - Lastest Finish: Thời gian kết thúc công việc trễ nhất

An là công việc cuối cùng được thực hiện trong dự án

Giả định An có LF = EF: LF(An) = EF(An)

Tính LS, LF của Ai :

LF (Ai) = Min { LS (những công việc liền sau Ai)} – 1

LS (Ai) = LF(Ai) – D + 1

1.3.3 Độ thả nổi của công việc

Là độ trễ cho phép của một công việc, nghĩa là thời gian được trì hoãn thực hiện công việc đó Ký hiệu: F(A)

F(A) = LS – ES Ngoài ra ta còn một khái niệm là độ thả nổi tự do, ký hiệu: FF(A)

FF (A) = Min { ES(những công việc liền sau A)} – EF(A)

1.3.4 Đường găng:

Là đường đi qua các công việc có độ thả nổi bằng 0 từ thời điểm bắt đầu đến thời điểm kết thúc dự án

Công vi ệc gần đường găng: là những công việc có độ thả nổi nhỏ, nghĩa là có nguy

cơ thành đường găng

1.3.5 M ối liên hệ giữa các công việc

Cũng như sơ đồ mạng, nhưng sơ đồ Gantt thể hiện được thông tin kế hoạch dự án

một cách rõ ràng và trực quan, bao gồm: các công việc, lịch trình thực hiện (mối liên

hệ giữa các công việc, ngày bắt đầu và ngày kết thúc mỗi công việc), tiến độ công việc

1.4 Phương pháp EVM - Value Management (Quản lý giá trị thu được) 1.4.1 Khái ni ệm:

Đây là phương pháp đánh giá công việc được thực hiện dựa trên những báo cáo tiến

độ thực hiện những công việc hiện tại, dự đoán chi phí và thời gian thực hiện phần việc còn lại của các công việc cũng như của dự án

A

B

A

B

o Tổng ngân sách cho toàn công việc là 500,000: BAC = 500,000

o Thời gian để thực hiện công việc là 5 ngày

o Đơn vị công việc là: trang (số trang dịch được)

o Ngân sách dự trù cho một đơn vị công việc: 5000

Giả sử sau 1 ngày ta dịch được 15 trang và chi phí hao tổn là 120,000

Ta có:

o Chi phí tiêu hao thực tế tại thời điểm hiện tại: AC = 450,000

o Số ngày đã thực hiện: 4 ngày

o Khối lượng công việc hoàn thành tại thời điểm hiện tại: 70 trang

o Khối lượng công việc yêu cầu tại thời điểm hiện tại: 20 trang (giả sử ta đặt ra

mục tiêu sau 1ngày phải dịch được 20 trang)

Để biết ta đang ở đâu, ta cần tính các số liệu sau đây:

• PV - Ngân sách ứng với lượng công việc được yêu cầu hoàn thành

PV = Khối lượng yêu cầu x Ngân sách dự trù cho một đơn vị công việc = 20 x 5000 = 100,000

• EV - Chi phí dự trù sẽ bị tiêu hao để hoàn thành 15 trang

EV = Khối lượng hoàn thành x Ngân sách dự trù cho một đơn vị công việc

 Hoàn thành được 75% yêu cầu đề ra

• Phần trăm hoàn thành: là tỉ số giữa EV và BAC

Ph ần trăm hoàn thành = EV / BAC = 75,000 / 500,000 = 15%

 Hoàn thành được 15% công việc

• CV - Biến động chi phí: là hiệu số giữa EV và AC

Để dự đoán, ta cần tính các số liệu sau đây:

Với tình hình hiện tại chi phí để hoàn thành CV có thể là:

EAC = BAC / CPI = 500,000 / 0.625 = 800,000

Với tình hình hiện tại thời gian để hoàn thành CV có thể là:

SAC = Thời gian để thực hiện công việc / SPI = 6.7 ~ 7 ngày

Độ thâm thủng về chi phí của công việc so với kế hoạch (khi hoàn tất)

VAC (cost) = EAC – BAC = 300,000

 Ngân sách cho toàn công việc sẽ bị tăng lên: 300,000

Độ thâm thủng về thời gian của công việc so với kế hoạch (khi hoàn tất)

VAC (time) = SAC – Thời gian để thực hiện công việc = 7 – 5 = 2

 Thời gian cho toàn công việc sẽ bị tăng lên: 2 ngày

Ước tính chi phí và thời gian cho phần công việc còn lại:

Chi phí:

ETC (cost) = EAC – AC = 800,000 – 120,000 = 680,000

Th ời gian:

ETC (time) = SAC – Số ngày đã thực hiện = 7 – 1 = 6 ngày

Cần làm gì: dựa trên Chỉ số tiến trình hoàn thành - TCPI ta sẽ thấy mình đã làm tố hơn hay chưa làm tốt như mục tiêu và phải nỗ lực như thế nào để đạt được mục tiêu đề

ra

Theo như kế hoạch thì ngân sách cho phần việc còn lại phải là:

Ngân sách còn lại theo kế hoạch = BAC – EV = 500,000 – 75,000 = 425,000

Ngân sách thực tế còn lại là:

Ngân sách còn lại = EAC – AC = 500,000 – 120,000 = 380,000

Ch ỉ số tiến trình hoàn thành:

TCPI = Ngân sách còn lại theo kế hoạch / Ngân sách còn lại ~ 1.12

Con số 1.12 cho thấy ta phải thự hiện 112% công việc so với kế hoạch, 12% chính là lượng dôi ra so với kế hoạch ban đầu

1.4.3 Các khái ni ệm và công thức:

1.4.3.1 PV – Planed Value

Là ngân sách cho dự án (hay công việc) trên kế hoạch tại một thời điểm nào đó

1.4.3.2 BAC - Budget At Competion

Là tổng ngân sách dự trù cho toàn dự án hay (hay công việc) (là PV khi hoàn thành 100% công việc)

1.4.3.3 AC – Actual Cost

Là chi phí thực tế đã tiêu hao cho dự án (hay công việc) ha y một phần dự án (hay công việc)

1.4.3.4 EV- Earned Value

Là chi phí tương ứng sẽ hao tốn cho phần công việc đã hoàn thành (nghĩa là theo lý thuyết thì sẽ tốn bấy nhiêu đó chi phí)

EV = Số đơn vị công việc hoàn thành * Ngân sách dự trù cho một công việc

1.4.3.6 SPI – Schedule Performance Index

Là chỉ số thực hiện lịch biểu, cho thấy phần trăm thực hiện được so với yêu cầu đề

CV < 0: vượt quá ngân sách

CV > 0: chưa tới ngân sách

1.4.3.8 CPI – Cost Performance Index

Là chỉ số thực hiện chi phí, cho thấy phần trăm quỹ bị thâm hay dư ra bao nhiêu

CPI = EV / AC

CV = 1: đúng ngân sách (không bị thâm cũng không có dư ngân sách)

CV < 1: thâm ngân sách (CPI (%) so với ngân sách)

CV > 1: dư ngân sách (CPI (%) so với ngân sách)

1.4.3.9 EAC – Estimate at Completion

Cho gợi ý về chi phí cuối cùng của dự án (hay công việc) dựa trên tình hình hiện

tại

EAC = BAC / CPI Tương tự về thời gian cuối cùng của dự án (hay công việc), ta gọi thời gian được ước tính để hoàn thành dự án (hay công việc) là SAC

SAC = BAC / SPI

1.4.3.10 VAC – Variance At Completion

Là chênh lệch chi phí khi hoàn tất

VAC (cost) = BAC - EAC VAC = 0: hoàn thành dự án (hay công việc) đúng với ngân sách

VAC < 0: có một lượng chi phí bị thâm khi hoàn thành dự án (hay công việc) so với

kế hoạch

VAC > 0: có một lượng chi phí dư ra khi hoàn thành dự án (hay công việc) so với kế

hoạch trước thời hạn

Tương tự về chênh lệch thời gian khi hoàn tất

VAC (time) = BAC (time) - SAC Ghi chú

VAC = 0: hoàn thành dự án (hay công việc) đúng hạn

VAC < 0: có một lượng thời gian bị vượt quá khi hoàn thành dự án (hay công việc) so

với kế hoạch

:

BAC (time) là tổng thời gian dự trù để hoàn thành dự án (hay công việc)

VAC > 0: có một lượng thời gian dư ra khi hoàn thành dự án (hay công việc) so với kế

hoạch trước thời hạn

1.4.3.11 ETC – Estimate To Complement

Là chi phí cần tiêu hao để hoàn thành phần dự án (hay công việc) còn lại

ETC (cost) = EAC - AC Tương tự về thời gian cần tiêu hao để hoàn thành phần dự án (hay công việc) còn

lại Ta gọi là ETC (time)

ETC (time) = SAC – Thời gian đã sử dụng

1.4.3.12 TCPI – To Complete Performance Index

Là chỉ số tiến trình hoàn thành

TCPI = (BAC – EV) / (BAC – AC)

1.4.4 Áp d ụng EVM trong luận văn

Trong ví dụ trên ta đã áp dụng các công thức của EVM theo một trình tự hợp lý để:

o Xác định ta đang ở đâu: PV, AC, EV, SV, SPI, CV, CPI

o Dự đoán và ước tính: EAC, SAC, VAC, ETC

o Biết cần phải làm gì: TCPI

Phương pháp EVM có nhiều công thức để áp dụng cho việc quản lý dự án Ở đây ta

sử dụng các khái niệm và công thức cơ bản và thông dụng nhất (được nêu ở 1.3.3) để đáp ứng cho các nhu cầu trên

1.5 Cân đối tài nguyên khi quá tải

1.5.1 V ấn đề tài nguyên bị quá tải

Hiện tượng bị quá tải tài nguyên xảy ra đối với những loại tài nguyên có số lượng

tồn gần như cố định hay ít khi thay đổi, ta gọi là tài nguyên theo lịch Ví dụ: nhân viên, máy tính, máy in,…

Khi phân phối loại tài nguyên này, cần quan tâm đến những yếu tố sau: được dử

dụng cho công việc nào?, khi nào?, bao nhiêu?

Quá tải tài nguyên xảy ra khi lượng tài nguyên có sẵn không đủ để chuyển giao theo như lịch trình, có nhiều nguyên nhân xảy ra hiện tượng này như:

- Tài nguyên bị hư hại hay thất thoát ngoài dự kiến

- Công việc khác cũng được phân phối tài nguyên này và bị chậm tiến độ nên không hoàn trả tài nguyên đúng thời hạn

- Tài nguyên là sản phẩm chuyển giao của các công việc trước đó nhưng sản

phẩm vẫn chưa hoàn thành

- …

Theo như quy trình quản lý dự án đã nêu, sau khi xác định các công việc (thứ tự và

thời gian thực hiện từng công việc), phân phối tài nguyên (số lượng từng tài nguyên được phân cho các công việc) và lập lịch trình các công việc (có ngày bắt đầu và ngày

kết thúc của mỗi công việc), ta sẽ thấy được tài có giai đoạn nào có tài nguyên bị quá

tải hay không và sẽ cân đối lại tài nguyên

1.5.2 Cân đối tài nguyên

1.5.2.1 Gi ới thiệu

Cân đối tài nguyên là một khái niệm phức tạp và không có các công thức nhất định

để thực hiện Cân đối tài nguyên mà luận văn hướng tới chính là điều chỉnh lịch trình, nghĩa là trì hoãn thời gian khởi công của một công việc cho tới thời điểm thuận lợi hơn Có nhiều phương pháp để cân đối tài nguyên, ở đây ta sẽ tập trung tìm hiểu phương pháp cơ bản nhất đó là phương pháp nối tiếp

1.5.2.2 Phương pháp nối tiếp

Như đã biết, sau khi có được các mốc thực hiện các công việc và số ngày dự để

thực hiện mỗi công việc, ta sẽ tính được ES, EF, LS, LF và từ đó tính được độ thả nổi

tự do của mỗi công việc

Như đã giới thiệu, phương pháp nối tiếp là một phương pháp cân đối bằng cách điều chuyển lịch trình của các công việc, nghĩa là thay đổi thời điểm bắt đầu và thời điểm kết thúc và phải lưu ý đến độ thả nổi tự do của chúng

Ta sẽ lần lượt xem xét từng công việc trong lịch trình, sắp xếp các công tiếp theo đó theo lịch trình và độ thả nổi (khi sắp xếp các công việc có cùng thời điểm bắt đầu sớm

nhất (ES như nhau), ưu tiên công việc có độ thả nổi nhỏ hơn)

Sau đó định lại thời hạn sớm nhất có thể bắt đầu công việc với điều kiện thời điểm này không được sớm hơn ES của công việc và phải có đủ tài nguyên trong suốt thời gian thực hiện công việc đó

Khi có một công việc bị đẩy lùi vì không đủ tài nguyên, công việc liền sau đó sẽ bị đẩy lùi tương ứng theo trong khoảng thời gian cho phép của độ thả nổi

Để hiểu được phương pháp này, ta sẽ xét một ví dụ như sau:

Giả sử ta có dự án có thời gian để hoàn thành là 14 ngày, dưới đây là sơ đồ mạng công

việc (sơ đồ AOA), trên các mũi tên công việc có chú thích số lượng của một tài nguyêntheo lịch, ta gọi là tài nguyên A Số lượng giới hạn của A là 20

Các ô tròn là các mốc thời gian

Hình 1.5: Sơ đồ AOA khi chưa cân đối tài nguyên Dưới đây là biểu đồ thể hiện số lượng tài nguyên A được cần sử dụng trong các giai đoạn:

Hình 1.6: Biểu đồ tài nguyên tương ứng sơ đồ 2.5

• Sắp xếp các công việc theo mốc thời gian và độ thả nổi:

• Định lại thời điểm bắt đầu sớm nhất cho các công việc:

- Tại thời điểm 0: công việc (0-2) sẽ bị lùi lại đến khi công việc (0-1) kết thúc,

tức là thời điểm 1 vì tại thời điểm 0 tài nguyên bị quá tải

- Tại thời điểm 1: thực hiện công việc (0-2), công việc (1-2) vừa đủ tài nguyên Công việc (1-3) bị đẩy lùi đến khi công việc (1-2) kết thúc, tức là ở thời điểm 2

- Tại thời điểm 2: thực hiện công việc (1-3), công việc (2-3) đủ tài nguyên

- Tại thời điểm 3: thực hiện công việc (3-4) vừa đủ tài nguyên, công việc (3-5) bị đẩy lùi đến khi công việc (3-4) kết thúc, là thời điểm 4

- Tại thời điểm 4: thực hiện công việc (3-4), công việc (4-6) vừa đủ tài nguyên

- Tại thời điểm 5: thực hiện công việc (4-6), công việc (5-6) đủ tài nguyên

Hình 1.7: Sơ đồ AOA khi đã cân đối tài nguyên

Hình 1.8: Biểu đồ tài nguyên tương ứng với sơ đồ 2.7

Chương 2: PHÂN TÍCH & THIẾT KẾ ỨNG DỤNG

2.1 M ục tiêu ứng dụng

Quản lý dự án vừa có những đặc điểm chung vừa có tính chất đặc trưng riêng tùy theo từng lĩnh vực chuyên môn khác nhau, nói chung đều bao gồm nhiều tiến trình khác nhau Trong quản lý dự án, có 3 nhân tố luôn tác động qua lại là phạm vi, thời gian và chi phí sẽ ảnh hưởng tới việc dự án thành công hay thất bại

Mục tiêu của ứng dụng “Xây dựng website quản lý dự án” là giúp quản lý kế hoạch (các công việc cần thực hiện cảu dự án), chi phí và thời gian của dự án như sau:

• Hệ thống hỗ trợ cho người quản lý lập kế hoạch cho dự án:

o Xác định các công việc cần làm để thực hiện dự án, phân rã các gói công

việc ban đầu của dự án thành các công việc chi tiết hơn: tạo cây phân rã công việc (WBS)

o Xác định trình tự của các công việc

o Xác định mối quan hệ giữa các công việc: FS, SS, SF, FF

o Xác định thời gian thực hiện từng công việc, và sơ đồ Gantt tương ứng

Hình 2.1: Cây phân rã công việc

• Nhân sự được tổ chức phân cấp:

o Trong phạm vi tổ chức doanh nghiệp: mỗi nhân viên thuộc một bộ phận,

có một vai trò(chức vụ) Mỗi bộ phận sẽ quản lý những bộ phận con nhỏ hơn Mỗi vai trò cũng chịu sự quản lý của vai trò lơn hơn (tùy theo mô hình quản lý của doanh nghiệp)

o Trong phạm vi dự án: có 3 vai trò được phân cấp từ cao xuống thấp là trưởng dự án, trưởng nhóm và nhân viên

Công vi ệc 2

Công vi ệc 2.1

Công vi ệc

Công vi ệc 2

Công vi ệc n

Công việc

Hình 2.2: Cơ cấu phân cấp trong dự án

• Phân phối tài nguyên:

o Nhân sự thực hiện công việc: mỗi công việc có thể do nhiều người thực

hiện và một người có thể thực hiện nhiều công việc ở những giai đoạn khác nhau Khi phân công một công việc sẽ có một người được chọn theo dõi với vai trò là trư ởng nhóm cho công việc đó, và những ai tham gia

thực hiện công việc đó

o Mỗi công việc sẽ được cấp một lượng tài nguyên (nhân sự, vật tư) cần thiết tùy thuộc vào tính chất công việc

• Theo dõi được công việc của nhân viên cấp dưới cũng như nhân viện thuộc

dự án có vai trò bằng hay thấp hơn người dùng Cấp trên có thể thấy được thông tin mọi dự án (hay công việc) mà cấp dưới có tham gia hay theo dõi,

và mọi thao tác xử lý khác đều sẽ bị khóa

• Hỗ trợ thành viên trong dự án gởi báo cáo tiến độ đến cấp trên (báo cáo tiến

độ, chi phí tại thời điểm đó) Cấp trên nhận báo cáo và xác nhận báo cáo đó sau khi đã khảo sát

• Người theo dõi dự án, công việc (Trưởng dự án, các trưởng nhóm) có thể

kiểm soát dự án và công việc trong dự án tiện lợi bằng cách theo dõi tiến độ chung của dự án thông qua cây phân rã dự án (WBS) và sơ đồ Gantt

Đồng thời có thể xem chi tiết hiện trạng tốt hay xấu của công việc thông qua các giá trị thu được từ các báo cáo tiến độ Các giá trị này giúp người dùng xác định:

o Dự án (hay công việc) đang ở trong tình trạng nào: có đúng như kế hoạch hay không, tiến triển nhanh hơn dự định hay đã bị chậm trễ, cụ thể là bao nhiêu so với kế hoạch, chi phí có bị thâm thủng hay không và thâm bao nhiêu

o Dự đoán thời gian và chi phí sẽ hao tổn để hoàn thành dự án (hay công

việc) cũng như thời gian và chi phí để hoàn thành phần còn lại của dự án (hay công việc)

o Cần phải nỗ lực hơn bao nhiêu để hoàn thành đúng thời hạn nếu đã bị trễ

lịch trình, phải tiết kiệm (hay bổ sung) ngân sách nêú đã s ử dụng vượt quá

• Ngoài ta, để người dùng quản lý dự án cũng như công việc thuận lợi hơn, hệ

thống có các chức năng giúp người dùng thiết lập (hay thay đổi) độ ưu tiên,

trạng thái của dự án, công việc một cách trực quan, và lọc danh sách dự án, công việc theo các điều kiện thông dụng

• Người quản trị có chức năng quản lý người dùng, quản lý tài nguyên và các danh mục hệ thống như: vai trò người dùng, bộ phận, trạng thái, độ ưu tiên

2.2 Thi ết kế và cài đặt ứng dụng

2.2.1 Mô hình ch ức năng

Hình 2.3: Mô hình use case

1 Quản trị mạng Là người điều hành hệ thống, không nằm

trong dự án, chỉ có quyền quản lý tài nguyên (nhân sự và vật tư) và danh mục

hệ thống

2 Nhân viên Là nhân viên tham gia dự án, chịu trách

nhiệm thực hiện công việc được phân công trong dự án

3 Trưởng nhóm Là nhân viên đóng vai trò trưởng nhóm,

chịu trách nhiệm theo dõi một gói công

việc lớn của dự án, vừa có thể là người theo dõi vừa là thành viên tham gia thực

hiện gói công việc đó

4 Trưởng dự án Là thành viên đóng vai trò trưởng dự án,

phụ trách một dự án, vừa có thể quản lý

dự án và cũng là thành viên thực hiện một công việc trong dự án tùy theo phân công trong kế hoạch

5 Người dùng có quyền tạo dự án Là người dùng hệ thống nói chung được

cấp quyền tạo mới dự án

Bảng 2.1: Actor hệ thống

2 Thay đổi thông tin các nhân Cập nhật lại thông tin cá nhân của một

nhân viên, bao gồm thay đổi mật khẩu

3 Quản lý danh mục hệ thống Thêm, sửa, xóa các danh mục hệ thống

Danh mục hệ thống bao gồm:

- Bộ phận: bộ phận trong một doanh nghiệp như: kinh doanh, kỷ thuật,…

- Vai trò:

- Trạng thái: thể hiện tình trạng của

dự án hay công việc Có 4 trạng thái

- Độ ưu tiên: thể hiện mức đọ ưu tiên

của dự án hay công việc, có 3 độ ưu tiên mặc định là:

1 Bình thường

2 Cao

3 Thấp

- Đơn vị đo lường: là đơn vị đo lường

của vật tư Tùy theo loại vật tư mà

có đơn vị khác nhau

4 Quản lý tài nguyên Xem danh sách, thêm, sửa và xóa các loại

tài nguyên Tài nguyên bao gồm con người và vật chất (trong ứng dụng này là nhân sự và vật tư)

5 Tạo mới dự án Tạo mới một dự án trong ứng dụng

Thông tin mọt dự án mới bao gồm: thông tin giới thiệu về dự án (tên, ngày bắt đầu, ngày kết thúc, trưởng dự án ), tài nguyên được phân bổ cho dự án (nhân sự và vật tư)

6 Xem công việc cấp dưới Người dùng với vai trò cấp trên có quyền

xem danh sách các công việc của một nhân viên cấp dưới phải thực hiện trong

một dự án bất kỳ Cấp trên này có thể không tham gia dự án

7 Cập nhật thông tin dự án Cập nhật thông tin chi tiết cho tự án, bao

gồm cả danh sách nhân sự và vật tư được phân cho dự án

8 Kết thúc dự án Ghi nhận kết quả đạt được của dự án và

kết thúc dự án Một dự án đã được ghi nhân trạng thái hoàn thành thì không thể

thực hiện bất cứ thao tác thay đổi nào Và

chỉ có trưởng dự án mới có quyền thay