Chương 2: PHÂN TÍCH & THI ẾT KẾ ỨNG DỤNG
2.1. M ục tiêu ứng dụng
Quản lý dự án vừa có những đặc điểm chung vừa có tính chất đặc trưng riêng tùy theo từng lĩnh vực chuyên môn khác nhau, nói chung đều bao gồm nhiều tiến trình khác nhau. Trong quản lý dự án, có 3 nhân tố luôn tác động qua lại là phạm vi, thời gian và chi phí sẽ ảnh hưởng tới việc dự án thành công hay thất bại.
Mục tiêu của ứng dụng “Xây dựng website quản lý dự án” là giúp quản lý kế hoạch (các công việc cần thực hiện cảu dự án), chi phí và thời gian của dự án như sau:
• Hệ thống hỗ trợ cho người quản lý lập kế hoạch cho dự án:
o Xác định các công việc cần làm để thực hiện dự án, phân rã các gói công việc ban đầu của dự án thành các công việc chi tiết hơn: tạo cây phân rã công việc (WBS).
o Xác định trình tự của các công việc.
o Xác định mối quan hệ giữa các công việc: FS, SS, SF, FF.
o Xác định thời gian thực hiện từng công việc, và sơ đồ Gantt tương ứng.
Hình 2.1: Cây phân rã công việc
• Nhân sự được tổ chức phân cấp:
o Trong phạm vi tổ chức doanh nghiệp: mỗi nhân viên thuộc một bộ phận, có một vai trò(chức vụ). Mỗi bộ phận sẽ quản lý những bộ phận con nhỏ hơn. Mỗi vai trò cũng chịu sự quản lý của vai trò lơn hơn (tùy theo mô hình quản lý của doanh nghiệp).
o Trong phạm vi dự án: có 3 vai trò được phân cấp từ cao xuống thấp là trưởng dự án, trưởng nhóm và nhân viên .
Công việc A
Công việc 1
Công việc 1.1
Công việc ...
Công việc 1...
Công việc 2
Công việc 2.1
Công việc ...
Công việc 2...
Công việc n
Công việc ...
Trang 35 Hình 2.2: Cơ cấu phân cấp trong dự án
• Phân phối tài nguyên:
o Nhân sự thực hiện công việc: mỗi công việc có thể do nhiều người thực hiện và một người có thể thực hiện nhiều công việc ở những giai đoạn khác nhau. Khi phân công một công việc sẽ có một người được chọn theo dõi với vai trò là trư ởng nhóm cho công việc đó, và những ai tham gia thực hiện công việc đó.
o Mỗi công việc sẽ được cấp một lượng tài nguyên (nhân sự, vật tư) cần thiết tùy thuộc vào tính chất công việc.
• Theo dõi được công việc của nhân viên cấp dưới cũng như nhân viện thuộc dự án có vai trò bằng hay thấp hơn người dùng. Cấp trên có thể thấy được thông tin mọi dự án (hay công việc) mà cấp dưới có tham gia hay theo dõi, và mọi thao tác xử lý khác đều sẽ bị khóa.
• Hỗ trợ thành viên trong dự án gởi báo cáo tiến độ đến cấp trên (báo cáo tiến độ, chi phí tại thời điểm đó). Cấp trên nhận báo cáo và xác nhận báo cáo đó sau khi đã khảo sát.
• Người theo dõi dự án, công việc (Trưởng dự án, các trưởng nhóm) có thể kiểm soát dự án và công việc trong dự án tiện lợi bằng cách theo dõi tiến độ chung của dự án thông qua cây phân rã dự án (WBS) và sơ đồ Gantt.
Trưởng dự án
Trưởng nhóm
Thành viên Thành viên
Trưởng nhóm
Trưởn nhóm
Thành viên ...
Trưởng nhóm
Thành viên ...
...
Trang 36 Đồng thời có thể xem chi tiết hiện trạng tốt hay xấu của công việc thông qua các giá trị thu được từ các báo cáo tiến độ. Các giá trị này giúp người dùng xác định:
o Dự án (hay công việc) đang ở trong tình trạng nào: có đúng như kế hoạch hay không, tiến triển nhanh hơn dự định hay đã bị chậm trễ, cụ thể là bao nhiêu so với kế hoạch, chi phí có bị thâm thủng hay không và thâm bao nhiêu.
o Dự đoán thời gian và chi phí sẽ hao tổn để hoàn thành dự án (hay công việc) cũng như thời gian và chi phí để hoàn thành phần còn lại của dự án (hay công việc).
o Cần phải nỗ lực hơn bao nhiêu để hoàn thành đúng thời hạn nếu đã bị trễ lịch trình, phải tiết kiệm (hay bổ sung) ngân sách nêú đã s ử dụng vượt quá.
• Ngoài ta, để người dùng quản lý dự án cũng như công việc thuận lợi hơn, hệ thống có các chức năng giúp người dùng thiết lập (hay thay đổi) độ ưu tiên, trạng thái của dự án, công việc một cách trực quan, và lọc danh sách dự án, công việc theo các điều kiện thông dụng.
• Người quản trị có chức năng quản lý người dùng, quản lý tài nguyên và các danh mục hệ thống như: vai trò người dùng, bộ phận, trạng thái, độ ưu tiên.