Đây là phương pháp đánh giá công việc được thực hiện dựa trên những báo cáo tiến độ thực hiện những công việc hiện tại, dự đoán chi phí và thời gian thực hiện phần việc còn lại của các công việc cũng như của dự án.
A
B
A
B
Trang 25 1.4.2. Ví dụ sử dụng EVM:
Để hiểu được phương pháp này thực hiện như thế nào, ta sẽ xét một ví dụ như sau:
VD: Công việc cần phải hoàn thành trong vòng 5 ngày là dịch một tài liệu tiếng anh gồm 100 trang, với kinh phí là 500,000đ.
Ta có:
o Tổng ngân sách cho toàn công việc là 500,000: BAC = 500,000.
o Thời gian để thực hiện công việc là 5 ngày.
o Đơn vị công việc là: trang (số trang dịch được).
o Ngân sách dự trù cho một đơn vị công việc: 5000.
Giả sử sau 1 ngày ta dịch được 15 trang và chi phí hao tổn là 120,000.
Ta có:
o Chi phí tiêu hao thực tế tại thời điểm hiện tại: AC = 450,000.
o Số ngày đã thực hiện: 4 ngày.
o Khối lượng công việc hoàn thành tại thời điểm hiện tại: 70 trang.
o Khối lượng công việc yêu cầu tại thời điểm hiện tại: 20 trang (giả sử ta đặt ra mục tiêu sau 1ngày phải dịch được 20 trang).
Để biết ta đang ở đâu, ta cần tính các số liệu sau đây:
• PV - Ngân sách ứng với lượng công việc được yêu cầu hoàn thành
PV = Khối lượng yêu cầu x Ngân sách dự trù cho một đơn vị công việc.
= 20 x 5000 = 100,000
• EV - Chi phí dự trù sẽ bị tiêu hao để hoàn thành 15 trang
EV = Khối lượng hoàn thành x Ngân sách dự trù cho một đơn vị công việc = 15 x 5000 = 75,000
• SV - Biến động lịch trình: là hiệu số giữa EV và PV SV = EV - PV = 75,000 – 100,000 = – 25,000 < 0
bị trễ lịch.
• SPI - Chỉ số thực hiện lịch biểu: là tỷ số giữa EV và PV SPI = EV / PV = 75,000 / 100,000 = 0.75
Hoàn thành được 75% yêu cầu đề ra.
• Phần trăm hoàn thành: là tỉ số giữa EV và BAC
Phần trăm hoàn thành = EV / BAC = 75,000 / 500,000 = 15%
Hoàn thành được 15% công việc.
• CV - Biến động chi phí: là hiệu số giữa EV và AC
Trang 26 CV = EV – AC = 75,000 – 120,000 = – 45,000 < 0
Thâm ngân sách.
• CPI - Chỉ số thực hiện chi phí: là tỷ số giữa EV và AC CPI = EV / AC = 75,000 / 120,000 = 0.6250
Thâm ngân sách 37% (1 – 0.625 = 0.375 ~ 37%).
Để dự đoán, ta cần tính các số liệu sau đây:
Với tình hình hiện tại chi phí để hoàn thành CV có thể là:
EAC = BAC / CPI = 500,000 / 0.625 = 800,000
Với tình hình hiện tại thời gian để hoàn thành CV có thể là:
SAC = Thời gian để thực hiện công việc / SPI = 6.7 ~ 7 ngày Độ thâm thủng về chi phí của công việc so với kế hoạch (khi hoàn tất) VAC (cost) = EAC – BAC = 300,000
Ngân sách cho toàn công việc sẽ bị tăng lên: 300,000.
Độ thâm thủng về thời gian của công việc so với kế hoạch (khi hoàn tất) VAC (time) = SAC – Thời gian để thực hiện công việc = 7 – 5 = 2
Thời gian cho toàn công việc sẽ bị tăng lên: 2 ngày.
Ước tính chi phí và thời gian cho phần công việc còn lại:
Chi phí:
ETC (cost) = EAC – AC = 800,000 – 120,000 = 680,000 Thời gian:
ETC (time) = SAC – Số ngày đã thực hiện = 7 – 1 = 6 ngày
Cần làm gì: dựa trên Chỉ số tiến trình hoàn thành - TCPI ta sẽ thấy mình đã làm tố hơn hay chưa làm tốt như mục tiêu và phải nỗ lực như thế nào để đạt được mục tiêu đề ra.
Theo như kế hoạch thì ngân sách cho phần việc còn lại phải là:
Ngân sách còn lại theo kế hoạch = BAC – EV = 500,000 – 75,000 = 425,000 Ngân sách thực tế còn lại là:
Ngân sách còn lại = EAC – AC = 500,000 – 120,000 = 380,000 Chỉ số tiến trình hoàn thành:
TCPI = Ngân sách còn lại theo kế hoạch / Ngân sách còn lại ~ 1.12
Con số 1.12 cho thấy ta phải thự hiện 112% công việc so với kế hoạch, 12% chính là lượng dôi ra so với kế hoạch ban đầu.
Trang 27 1.4.3. Các khái niệm và công thức:
1.4.3.1. PV – Planed Value
Là ngân sách cho dự án (hay công việc) trên kế hoạch tại một thời điểm nào đó.
1.4.3.2. BAC - Budget At Competion
Là tổng ngân sách dự trù cho toàn dự án hay (hay công việc) (là PV khi hoàn thành 100% công việc).
1.4.3.3. AC – Actual Cost
Là chi phí thực tế đã tiêu hao cho dự án (hay công việc) ha y một phần dự án (hay công việc).
1.4.3.4. EV- Earned Value
Là chi phí tương ứng sẽ hao tốn cho phần công việc đã hoàn thành (nghĩa là theo lý thuyết thì sẽ tốn bấy nhiêu đó chi phí).
EV = Số đơn vị công việc hoàn thành * Ngân sách dự trù cho một công việc.
1.4.3.5. SV- Schedule Variance
Là biến động lịch trình, cho biết có bị trễ lịch hay không.
SV = EV - PV SV = 0: đúng hạn.
SV < 0: trễ hạn.
SV > 0: trước thời hạn.
1.4.3.6. SPI – Schedule Performance Index
Là chỉ số thực hiện lịch biểu, cho thấy phần trăm thực hiện được so với yêu cầu đề ra ban đầu.
SPI = EV / PV SV = 1: đúng lịch trình.
SV < 1: trễ lịch trình.
SV > 0: trước lịch trình.
1.4.3.7. CV – Cost Variance
Là biến động về chi phí, cho biết cho thấy quỹ bị thâm hay dư ra bao nhiêu.
CV = EV - AC CV = 0: vừa đủ ngân sách.
Trang 28 CV < 0: vượt quá ngân sách.
CV > 0: chưa tới ngân sách.
1.4.3.8. CPI – Cost Performance Index
Là chỉ số thực hiện chi phí, cho thấy phần trăm quỹ bị thâm hay dư ra bao nhiêu.
CPI = EV / AC
CV = 1: đúng ngân sách (không bị thâm cũng không có dư ngân sách).
CV < 1: thâm ngân sách (CPI (%) so với ngân sách).
CV > 1: dư ngân sách (CPI (%) so với ngân sách).
1.4.3.9. EAC – Estimate at Completion
Cho gợi ý về chi phí cuối cùng của dự án (hay công việc) dựa trên tình hình hiện tại.
EAC = BAC / CPI
Tương tự về thời gian cuối cùng của dự án (hay công việc), ta gọi thời gian được ước tính để hoàn thành dự án (hay công việc) là SAC
SAC = BAC / SPI 1.4.3.10. VAC – Variance At Completion Là chênh lệch chi phí khi hoàn tất.
VAC (cost) = BAC - EAC
VAC = 0: hoàn thành dự án (hay công việc) đúng với ngân sách.
VAC < 0: có một lượng chi phí bị thâm khi hoàn thành dự án (hay công việc) so với kế hoạch.
VAC > 0: có một lượng chi phí dư ra khi hoàn thành dự án (hay công việc) so với kế hoạch trước thời hạn.
Tương tự về chênh lệch thời gian khi hoàn tất.
VAC (time) = BAC (time) - SAC Ghi chú
VAC = 0: hoàn thành dự án (hay công việc) đúng hạn.
VAC < 0: có một lượng thời gian bị vượt quá khi hoàn thành dự án (hay công việc) so với kế hoạch.
:
BAC (time) là tổng thời gian dự trù để hoàn thành dự án (hay công việc).
Trang 29 VAC > 0: có một lượng thời gian dư ra khi hoàn thành dự án (hay công việc) so với kế hoạch trước thời hạn.
1.4.3.11. ETC – Estimate To Complement
Là chi phí cần tiêu hao để hoàn thành phần dự án (hay công việc) còn lại.
ETC (cost) = EAC - AC
Tương tự về thời gian cần tiêu hao để hoàn thành phần dự án (hay công việc) còn lại. Ta gọi là ETC (time).
ETC (time) = SAC – Thời gian đã sử dụng 1.4.3.12. TCPI – To Complete Performance Index Là chỉ số tiến trình hoàn thành.
TCPI = (BAC – EV) / (BAC – AC) 1.4.4. Áp dụng EVM trong luận văn
Trong ví dụ trên ta đã áp dụng các công thức của EVM theo một trình tự hợp lý để:
o Xác định ta đang ở đâu: PV, AC, EV, SV, SPI, CV, CPI o Dự đoán và ước tính: EAC, SAC, VAC, ETC
o Biết cần phải làm gì: TCPI
Phương pháp EVM có nhiều công thức để áp dụng cho việc quản lý dự án. Ở đây ta sử dụng các khái niệm và công thức cơ bản và thông dụng nhất (được nêu ở 1.3.3) để đáp ứng cho các nhu cầu trên.