Bài giảng Xây dựng và quản lý dự án: Chương 3 - GV. Đặng Xuân Trường

Bài giảng Xây dựng và quản lý dự án: Chương 3 Hoạch định dự án cung cấp cho người học những kiến thức như: Xét duyệt ban đầu của chủ nhiệm dự án; Hình thành đội ngũ thực hiện dự án; Cuộc họp mở đầu dự án; Lập kế hoạch thực hiện dự án; Cơ cấu phân chia công việc.

1 XÉT DUYỆT BAN ĐẦU CỦA

CHỦ NHIỆM DỰ ÁN VÀ ĐỊNH

HƯỚNG CỦA CHỦ ĐẦU TƯ

3

 Xác định quy mô công việc

 Đảm bảo sự chấp thuận chi phí dự án

 Sự thể hiện đầy đủ của tiến độ

 Xác định các thông tin cần thiết cho hoạt động của dự án

Xem xét ban đầu của Chủ Nhiệm Dự Án

Quy mô

• Thiếu cái gì?

• Có hợp lý không?

• Cách làm tốt nhất?

• Những thông tin cần bổ sung?

• Cần chuyên môn nào?

• Cách thi công công trình?

• Chất lượng mà chủ đầu tư yêu cầu

• Các tiêu chuẩn hoặc quy định ápdụng trong dự án?

Xác định các thông tin cần thiết cho

các hoạt động của dự án

Kinh phí

kiểm tra lại?

Xác định các thông tin cần thiết cho

các hoạt động của dự án

Xác định các thông tin cần thiết cho

các hoạt động của dự án

Cuộc họp ban đầu với đại diện chủ đầu tư

• Mục đích: Cuộc họp tạo cơ hội cho chủ nhiệm dự án và

đại diện chủ đầu tư gặp gỡ nhau

• Đại diện chủ đầu tư: Là người cung cấp thông tin và làm

rõ những yêu cầu của dự án Là người phê duyệt các

quyết định trong giai đoạn thực hiện dự án

• Nội dung: Trong cuộc họp chủ đầu tư phải xác định các

thành phần ưu tiên của dự án và mức độ liên quan của

đại diện chủ đầu tư với dự án

8

2 THÀNH LẬP ĐỘI NGŨ

THỰC HIỆN DỰ ÁN

9

 Liệt kê chi tiết các công việc và phân nhóm công việc theo từng giai đoạn

 Lựa chọn tài nguyên và chuyên môn của những người thực hiện dự án

Nhóm/đội thực hiện dự án:

 Nhân sự do CNDA và cấp quản lý tương ứng lựa chọn

 Số lượng nhân viên ϵ quy mô và độ phức tạp của dự án

 Mỗi thành viên tự nhận thức vai trò của mình trong sự

thành công của dự án i Chìa khóa của sự thành công

Chủ nhiệm dự án:

 Giữ vai trò lãnh đạo

 Tổ chức, phối hợp theo dõi quá trình thực hiện công

việc của nhóm

Thành phần nhóm/đội thực hiện dự án

(project team)

Ma trận trách nhiệm cho nhóm dự án

12

Đặc điểm của nhóm hiệu quả

• Hiểu rõ mục tiêu của dự án

• Vai trò và trách nhiệm rõ ràng cho mỗi thành viên

• Hướng đến kết quả

• Hợp tác và cộng tác ở mức độ cao

• Có bầu không khí giao tiếp cởi mở

• Có sự tin tưởng cao

13

Các rào cản của nhóm hiệu quả

Các giai đoạn phát triển nhóm

15

3 CUỘC HỌP KHỞI ĐỘNG

16

Cuộc họp khởi động (1/2)

 Thời điểm: Hình thành xong đội ngũ thực hiện dự án

 Mục đích:

viên

17

Cuộc họp khởi động (2/2)

 Cách thức tiến hành:

• Chủ nhiệm dự án phải hiểu rõ mục tiêu, yêu cầu, chi phí

và thời gian thực hiện dự án

• Chủ nhiệm dự án nên gặp các thành viên chủ chốt trước

khi tiến hành cuộc họp khởi động

• Chủ nhiệm dự án điều hành cuộc họp nhưng không nên

đi quá sâu vào các chi tiết

• Lập biên bản cuộc họp

18

• Phổ biến tên công trình và những thông tin liên quan

• Giới thiệu các thành viên, chuyên môn và trách nhiệm của họ

• Xem lại mục tiêu, quy mô và tổng vốn đầu tư của dự án

• Xem lại kế hoạch, tiến độ và các mốc thời gian quan trọng

• Bàn bạc phân công cho các thành viên

• Yêu cầu từng thành viên chuẩn bị phương án chi tiết thực

hiện công việc được giao

• Chuẩn bị cho cuộc họp lần tới

• Lập biên bản và phân phát biên bản cho mọi thành viên

19

4 LẬP KẾ HOẠCH THỰC HIỆN

DỰ ÁN

20

 Mỗi thành viên của nhóm phải soạn thảo phương

án thực hiện cụ thể (WP) gồm có 3 phần chính:

quy mô, chi phí và thời gian thực hiện công việc

 CNDA thu thập các phương án thực hiện cụ thể

từ các thành viên để tổng hợp và lập kế hoạch

• Chi phí ước tính dự án?

• Tiến độ tổng quát của dự án?

LẬP KẾ HOẠCH THỰC HIỆN DỰ ÁN

Thành lập cơ cấu phân chia công việc (WBS)

Lập tiến độ và xây dựng hệ thống mã hóa, liên

hệ các thành phần của WBS với chi phí

TRÌNH TỰ LẬP KẾ HOẠCH THỰC HIỆN DỰ ÁN

 Mục tiêu và quy mô của dự án

 Sơ đồ cơ cấu phân công tổ chức của dự án (OBS)

 Danh mục chi tiết liệt kê các công việc

 Danh mục chi tiết liệt kê các nhóm công việc.

 Danh mục chi tiết liệt kê các công việc cụ thể (Work Package)

THÀNH PHẦN CỦA MỘT KẾ HOẠCH

THỰC HIỆN DỰ ÁN (1/2)

Tiến độ

Chi phí

 Trình tự và mối quan hệ giữa các công việc

 Thời gian dự kiến thực hiện từng công việc

 Ngày khởi công và ngày hoàn thành các công việc

• Số giờ công và chi phí nhân công thực hiện

từng công việc

• Những chi phí khác dự trù cho mỗi công việc

• Phương thức thanh toán và khoản tiền thanh

toán hàng tháng

THÀNH PHẦN CỦA MỘT KẾ HOẠCH

THỰC HIỆN DỰ ÁN (2/2)

5 CƠ CẤU PHÂN CHIA CÔNG VIỆC

25

Cơ cấu phân chia công việc (WBS)

• Định nghĩa: Cơ cấu phân chia công việc là một đồ

thị hay biểu mẫu nhằm tổ chức, xác lập, thể hiện

các công việc cần thực hiện.

“the progressive hierarchical breakdown of the project into

smaller pieces to the lowest practical level to which cost is

applied” (Halpin, 2006)

• Quan niệm: Để quản lý được toàn bộ dự án thì

phải quản lý được từng phần của dự án

26

Cơ cấu phân chia công việc (WBS)

• Hỗ trợ đánh giá chi phí, thời gian, hiệu quả kỹ thuật

• Cung cấp thông tin phù hợp với từng cấp quản lý thuộc

tổ chức

• Giúp phát triển cơ cấu phân chia tổ chức (OBS)

• Mục đích sử dụng:

▫ Xác định các công việc cần thực hiện và liên kết các công

việc lại với nhau

▫ Mỗi công việc trong sơ đồ mạng được hình thành từ một

công việc cụ thể trên WBS

27

Cơ cấu phân chia công việc (WBS)

 Mỗi công tác nên:

• Độc lập với nhau

• Dễ dàng đo lường được tình trạng và sự hoàn thành

• Có thời gian bắt đầu và kết thúc cụ thể

• Dễ dàng ước lượng chi phí

Dễ hiểu với mọi đối tượng có liên quan

Trách nhiệm hoàn thành công tác được phân công rõ

ràng

28

Cơ cấu phân chia công việc (WBS)

29

Cơ cấu phân chia công việc (WBS)

30

WBS: dạng nhánh cây từ trên xuống

31

WBS: dạng nhánh cây từ trái qua phải

32

Các bước phát triển WBS

• Bước 1: Xác định mục tiêu của dự án

▫ Cái gì cần phải làm để dự án thành công?

• Bước 2: Định nghĩa các thành phần chính

▫ Những gì cần thiết phải thực hiện nhưng bản thân nó

• Bước 3: Phân rã các thành phần chính thành các công

việc nhỏ, chi tiết có thể làm được, quản lý được

▫ Các công việc phải rõ ràng, cụ thể

• Bước 4: Xem xét và hiệu chỉnh lại những điều chưa

hợp lý trong WBS vừa được hình thành

34

Ví dụ: phát triển WBS của nhà kho

Ví dụ: phát triển WBS của nhà kho

Ví dụ: phát triển WBS của nhà kho

3 Phân rã các thành phần thành các công việc

(gói công việc – work package)

Sự phù hợp của WBS

• Mức độ chi tiết của WBS phải phù hợp với vai trò của

người sử dụng

• Chi tiết hay cấp bậc của WBS phải đưa cho người sử

dụng những thông tin mà họ quan tâm

 Ví dụ: dự án xây dựng giảng đường B4

38

GÓI CÔNG VIỆC (WORK PACKAGE)

 Quy mô mỗi gói công việc nên được định nghĩa để

tránh sự trùng lắp và bỏ sót giữa các gói công việc

 Các gói công việc nên được định nghĩa về thiết kế,

phương pháp thi công, yêu cầu hoàn thành, ngày

hoàn thành

 Mỗi gói công việc nên:

1 Có thể quản lý quyền lực cụ thể và trách nhiệm cụ thể

2 Độc lập tối đa với nhau

3 Có thể đo lường

39

Bài tập

Hãy phát triển một cơ cấu phân chia công

việc WBS cho việc xây dựng (giai đoạn thi

công) một ngôi nhà.

Dang Xuan Truong, Ph.D

KẾT THÚC CHƯƠNG 3

(Mời xem tiếp Chương 4)

Bài giảng được biên soạn cùng với HUNG NGUYEN DUY, PhD Candidate (Italia)