TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI PHÂN HIỆU TẠI THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH TÊN ĐỀ TÀI ĐIỀU KIỆN, QUY TRÌNH, THỦ TỤC BỔ NHIỆM CÔNG CHỨNG VIÊN THEO QUY ĐỊNH HIỆN HÀNH TIỂU LUẬN KẾT THÚC HỌC PHẦN Học phần CÔNG CHỨ.
Nội dung và mục đích nghiên cứu
- Mục đích nghiên cứu: Việc nghiên cứu đề tài là nhằm làm rõ hơn về điều kiện, trình tự, thủ tục bổ nhiệm công chứng viên theo quy định của pháp luật hiện hành Trong đó là những điểm nổi bật và một số mặt còn hạn chế, từ đó
3 đưa ra những giải pháp hoàn thiện nhằm nâng cao hiệu lực, hiệu quả đối với hoạt động bổ nhiệm công chứng viên
+ Hệ thống hóa các cơ sở lý luận về công chứng viên
+ Phân tích và đánh giá điều kiện, quy trình, thủ tục bổ nhiệm công chứng viên theo quy định của pháp luật hiện hành
+ Đánh giá, tìm hiểu những gì đã đạt được, những hạn chế, nguyên nhân của hạn chế trong công tác bổ nhiệm công chứng viên hiện nay
+ Đề xuất một số giải pháp và kiến nghị hoàn thiện nâng cao hiệu lực, hiệu quả bổ nhiệm công chứng viên.
Phương pháp nghiên cứu
- Phương pháp phân loại và hệ thống hóa lý thuyết
- Phương pháp nghiên cứu tài liệu
Ý nghĩa của việc nghiên cứu
Về mặt lý luận: Làm rõ cơ sở lý luận về công chứng viên và quy định của pháp luật về bổ nhiệm công chứng viên hiện nay
Về mặt thực tiễn: Tổng kết, phân tích, đánh giá các hoạt động bổ nhiệm công chứng viên trên thực tế cũng như tìm ra những hạn chế, bất cập còn tồn
4 đọng Đồng thời qua đó đưa ra những kiến nghị và giải pháp nhằm nâng cao hiệu lực, hiệu quả trong hoạt động bổ nhiệm công chứng viên
CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG CHỨNG VIÊN
Tổng quan về công chứng viên
1.1.1 Khái niệm công chứng viên
Chúng ta thường gặp những người công chứng các thể loại văn bản và giấy tờ tại các Văn phòng công chứng hoặc Phòng công chứng Những người làm công việc đó được gọi chung với tên gọi là “Công chứng viên” Vậy công chứng viên là gì ? Có thể hiểu theo nghĩa chung nhất rằng những người chứng nhận tính xác thực, hợp pháp của các loại giấy tờ, văn bản giao ngược lại, chứng thực các văn bản được in và lập ra từ bản chính (bản gốc), chứng thực chữ ký của người có thẩm quyền ra quyết định trong các văn bản, công văn, giấy tờ Công chứng viên là người có đủ tiêu chuẩn theo quy định của Luật Công chứng năm 2014 và được Bộ trưởng Bộ Tư pháp bổ nhiệm để hành nghề công chứng (Theo khoản 2 điều 2 Luật Công chứng năm 2014, sửa đổi bổ sung năm
Theo quy dịnh tại điều 8, Luật Công chứng năm 2014, sửa đổi bổ sung năm 2018 quy định Tiêu chuẩn công chứng viên bao gồm:
“Công chứng viên là công dân Việt Nam, tuân thủ Hiến pháp và pháp luật, có phẩm chất đạo đức tốt và có đủ các tiêu chuẩn sau đây thì được xem xét, bổ nhiệm công chứng viên:
1 Có bằng cử nhân luật;
2 Có thời gian công tác pháp luật từ 05 năm trở lên tại các cơ quan, tổ chức sau khi đã có bằng cử nhân luật;
3 Tốt nghiệp khóa đào tạo nghề công chứng quy định tại điều 9 của Luật này hoặc hoàn thành khóa bồi dưỡng nghề công chứng quy định tại khoản 2 Điều 10 của Luật này;
4 Đạt yêu cầu kiểm tra kết quả tập sự hành nghề công chứng;
5 Bảo đảm sức khỏe để hành nghề công chứng
Công chứng viên cung cấp dịch vụ công do Nhà nước ủy nhiệm thực hiện nhằm bảo đảm an toàn pháp lý cho các bên tham gia hợp đồng, giao dịch; phòng ngừa tranh chấp; góp phần bảo vệ quyền, lợi ích hợp pháp của cá nhân, tổ chức; ổn định và phát triển kinh tế – xã hội
Công chứng viên hiện nay đa số đều là những người có học thức chuyên môn và trình độ rất cao, có sự hiểu biết sâu rộng về kiến thức pháp luật cũng như áp dụng pháp luật một cách linh hoạt, chính xác trong công việc, phục vụ cho sự phát triển mạnh mẽ của đất nước trong xu hướng hội nhập quốc tế
1.1.2 Vị trí, vai trò của công chứng viên
Công chứng viên được đặt dưới sự quản lý chặt chẽ của Bộ Tư pháp và được coi như công chức dù không được hưởng lương từ ngân sách nhà nước
Có thể thấy công chứng viên là một công chức đặc biệt vì công chứng viên do nhà nước bổ nhiệm, phải tuân thủ các quy định của nhà nước, đặt dưới sự kiểm soát của nhà nước nhưng lại mang hình thức tự do
Công chứng viên giúp chúng ta giải quyết nhanh gọn về các vấn đề về thủ tục tư pháp có tính xác thực và yêu cầu tương đối cao Công việc này đòi hỏi họ phải hết sức thận trọng khi thực hiện công việc nhằm đảm bảo đúng pháp luật các hợp đồng, giấy tờ pháp lý khác…
Như vậy có thể thấy rằng, vai trò của một công chứng viên đối với đời sống kinh tế - xã hội là rất quan trọng Đặc biệt là đảm bảo trật tự pháp lý, có vai trò bổ trợ cho các hoạt động về tư pháp, phòng ngừa những tranh chấp không đáng có xảy ra và hạn chế rủi ro về chứng thực khi chứng thực trong các văn bản đúng quy định
Bên cạnh đó, công chứng viên còn có một vai trò hết sức quan trọng nữa đó là thông qua các hoạt động bảo vệ quyền lợicủa mọi người khi tham gia ký kết các văn bản hợp đồng Công chứng viên với tư cách là người đứng ra bảo
7 vệ quyền lợi cho các cá nhận và giám sát việc thực hiện các chức năng liên quan đến công việc một cách cụ thể và nhanh chóng nhất
1.1.3 Nguyên tắc hành nghề công chứng viên
Nguyên tắc hành nghề công chứng là những nguyên tắc xuyên suốt mà các công chứng viên, tổ chức hành nghề công chứng nắm rõ hiểu và tuân theo trong thời gian hành nghề Nguyên tắc hành nghề công chứng được quy định tại điều 4 Luật công chứng năm 2014 bao gồm:
- Tuân thủ Hiến pháp và pháp luật
- Tuân theo quy tắc đạo đức hành nghề công chứng
- Chịu trách nhiệm trước pháp luật và người yêu cầu công chứng về văn bản công chứng
Hoạt động công chứng là việc công chứng viên chứng nhận tính xác thực và tính hợp pháp của các hợp đồng, giao dịch, do vậy, việc tuân thủ hiến pháp và pháp luật để đảm bảo các nội dung trong văn bản có giá trị pháp lý Việc công chứng viên phải khách quan, trung thực là thể hiện tính sự thực khách quan về đối tượng giao dịch, về chủ thể, về năng lực hành vi pháp luật của những người tham gia giao kết hợp đồng, giao dịch do vậy nguyên tắc này cũng không thể thiếu trong hoạt động công chứng của công chứng viên, phản ánh đúng tính xác thực của hợp đồng, giao dịch
Văn bản công chứng có giá trị pháp lý là chứng cứ, không cần phải chứng minh, do vậy để công chứng đúng theo quy định của pháp luật, đảm bảo tính khách quan, trung thực, thì công chứng viên phải tuân theo các quy tắc đạo đức hành nghề công chứng, để đảm bảo việc chứng nhận của công chứng viên khách quan, trung thực, đúng pháp luật, không trái đạo đức xã hội, hướng tới mục đích đảm bảo tính hợp pháp, xác thực của hợp đồng, giao dịch có hiệu lực, bảo
8 vệ quyền, lợi ích chính đáng, hợp pháp của các bên tham gia giao kết và người có quyền, nghĩa vụ liên quan
Công chứng viên được nhà nước trao quyền thực hiện chứng nhận các hợp đồng giao dịch, bằng một thủ tục bổ nhiệm công chứng viên do luật công chứng quy định để chứng nhận tính xác thực, tính hợp pháp của hợp đồng, giao dịch
Do vậy phải ràng buộc trách nhiệm của công chứng viên trước pháp luật về văn bản mà mình đã thực hiện chứng nhận
Các nguyên tắc hành nghề công chứng nêu trên có quan hệ mật thiết, bổ trợ cho nhau và không thể thiếu trong hoạt động công chứng Mục đích việc quy định các nguyên tắc hành nghề này là nhằm xây dựng một đội ngũ công chứng viên khi hành nghề công chứng phải luôn tuân thủ pháp luật, có đạo đức tốt, thành thạo về chuyên môn nghiệp vụ, tận tuỵ với công việc, có đủ trình độ chuyên sâu và có đủ năng lực để thi hành tốt nhiệm vụ được giao
1.1.4 Quyền và nghĩa vụ của công chứng viên a Quyền của công chứng viên
Căn cứ theo quy định tại Điều 17, Luật công chứng năm 2014 quy định công chứng viên có các quyền hạn như sau đây:
- Công chứng viên được bổ nhiệm hành nghề công chứng sẽ được pháp luật đứng ra bảo đảm đối với quyền hành nghề công chứng của mình
ĐIỀU KIỆN, QUY TRÌNH, THỦ TỤC BỔ NHIỆM CÔNG CHỨNG VIÊN
Điều kiện bổ nhiệm công chứng viên
2.1.1 Tiêu chuẩn công chứng viên
Theo quy định của pháp luật thì công chứng viên là người chứng nhận tính xác thực, hợp pháp của hợp đồng, giao dịch, bản dịch giấy tờ, văn bản từ tiếng Việt sang tiếng nước ngoài hoặc từ tiếng nước ngoài sang tiếng Việt; chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký trong giấy tờ, văn bản
Theo điều 8 Luật Công chứng năm 2014, sửa đổi bổ sung năm 2018 quy định về tiêu chuẩn công chứng viên Để được bổ nhiệm là công chứng viên, một người cần đáp ứng các điều kiện sau: Điều 8 Tiêu chuẩn công chứng viên
1 Công dân Việt Nam thường trú tại Việt Nam, tuân thủ Hiến pháp và pháp luật, có phẩm chất đạo đức tốt và có đủ các tiêu chuẩn sau đây thì được xem xét, bổ nhiệm công chứng viên:
2 Có bằng cử nhân luật;
3 Có thời gian công tác pháp luật từ 05 năm trở lên tại các cơ quan, tổ chức sau khi đã có bằng cử nhân luật;
4 Tốt nghiệp khóa đào tạo nghề công chứng quy định tại Điều 9 của Luật này hoặc hoàn thành khóa bồi dưỡng nghề công chứng quy định tại khoản 2 Điều 10 của Luật này;
5 Đạt yêu cầu kiểm tra kết quả tập sự hành nghề công chứng;
6 Bảo đảm sức khỏe để hành nghề công chứng
Khi đáp ứng đủ các tiêu chuẩn trên thì được xem xét bổ nhiệm công chứng viên theo quy định của pháp luật Ngoài ra, pháp luật cũng có quy định về các trường hợp không được bổ nhiệm công chứng viên tại Điều 13 như sau:
“1 Người đang bị truy cứu trách nhiệm hình sự, đã bị kết tội bằng bản án đã có hiệu lực pháp luật của Tòa án về tội phạm do vô ý mà chưa được xóa án tích hoặc về tội phạm do cố ý
2 Người đang bị áp dụng biện pháp xử lý hành chính theo quy định của pháp luật về xử lý vi phạm hành chính
3 Người bị mất hoặc bị hạn chế năng lực hành vi dân sự
4 Cán bộ bị kỷ luật bằng hình thức bãi nhiệm, công chức, viên chức bị kỷ luật bằng hình thức buộc thôi việc hoặc sỹ quan, quân nhân chuyên nghiệp, công nhân, viên chức trong cơ quan, đơn vị thuộc Quân đội nhân dân, sỹ quan, hạ sỹ quan, công nhân, viên chức trong đơn vị thuộc Công an nhân dân bị kỷ luật bằng hình thức tước danh hiệu quân nhân, danh hiệu Công an nhân dân hoặc đưa ra khỏi ngành
5 Người bị thu hồi chứng chỉ hành nghề luật sư do bị xử lý kỷ luật bằng hình thức xóa tên khỏi danh sách của Đoàn luật sư, người bị tước quyền sử dụng chứng chỉ hành nghề luật sư mà chưa hết thời hạn 03 năm kể từ ngày quyết định thu hồi chứng chỉ hành nghề luật sư có hiệu lực hoặc kể từ ngày chấp hành xong quyết định tước quyền sử dụng chứng chỉ hành nghề luật sư”
Do đó, muốn được bổ nhiệm công chứng viên cần phải đạt những yêu cầu theo quy định của pháp luật về công chứng viên
2.1.2 Tiêu chuẩn tốt nghiệp khóa đào tạo nghề công chứng
Căn cứ Điều 9 Luật Công chứng năm 2014 về đào tạo nghề công chứng đối với các trường hợp không được miễn đào tạo nghề công chứng theo quy định được quy định như sau: Điều 9 Đào tạo nghề công chứng
1 Người có bằng cử nhân luật được tham dự khóa đào tạo nghề công chứng tại cơ sở đào tạo nghề công chứng
2 Thời gian đào tạo nghề công chứng là 12 tháng Người hoàn thành chương trình đào tạo nghề công chứng được cơ sở đào tạo nghề công chứng cấp giấy chứng nhận tốt nghiệp khóa đào tạo nghề công chứng
3 Bộ trưởng Bộ Tư pháp quy định chi tiết về cơ sở đào tạo nghề công chứng, chương trình khung đào tạo nghề công chứng và việc công nhận tương đương đối với những người được đào tạo nghề công chứng ở nước ngoài Như vậy, quy định của pháp luật về đào tạo công chứng viên thì sau khi tốt nghiệp ngành luật có bằng cử nhân luật thì con bạn phải tham dự khóa đào tạo nghề công chứng tại cơ sở đào tạo nghề công chứng (Học viện Tư pháp) và sau thời gian đào tạo là 12 tháng sẽ được sơ sở đào tạo cấp giấy chứng nhận tốt nghiệp khóa đào tạo nghề công chứng
Còn đối với các trường hợp được miễn đào tạo nghề công chứng được quy định cụ thể tại điều 10 Luật Công chứng năm 2014, sửa đổi bổ sung năm 2018 như sau:
1 Những người sau đây được miễn đào tạo nghề công chứng: a) Người đã có thời gian làm thẩm phán, kiểm sát viên, điều tra viên từ 05 năm trở lên; b) Luật sư đã hành nghề từ 05 năm trở lên; c) Giáo sư, phó giáo sư chuyên ngành luật, tiến sĩ luật; d) Người đã là thẩm tra viên cao cấp ngành tòa án, kiểm tra viên cao cấp ngành kiểm sát; chuyên viên cao cấp, nghiên cứu viên cao cấp, giảng viên cao cấp trong lĩnh vực pháp luật
2 Người được miễn đào tạo nghề công chứng quy định tại khoản 1 Điều này phải tham gia khóa bồi dưỡng kỹ năng hành nghề công chứng và quy tắc đạo đức hành nghề công chứng tại cơ sở đào tạo nghề công chứng trước khi đề nghị bổ nhiệm công chứng viên Thời gian bồi dưỡng nghề công chứng là 03 tháng
Người hoàn thành khóa bồi dưỡng được cấp giấy chứng nhận hoàn thành khóa bồi dưỡng nghề công chứng
3 Bộ trưởng Bộ Tư pháp quy định chi tiết về khóa bồi dưỡng nghề công chứng quy định tại khoản 2 Điều này
2.1.3 Tiêu chuẩn đạt kiểm tra kết quả tập sự hành nghề công chứng
Căn cứ khoản 1 Điều 11 Luật Công chứng năm 2014, sửa đổi bổ sung năm
2018 quy định: “ Người có giấy chứng nhận tốt nghiệp khóa đào tạo nghề công chứng hoặc giấy chứng nhận bồi dưỡng nghề công chứng phải tập sự hành nghề tại một tổ chức hành nghề công chứng Người tập sự có thể tự liên hệ với một tổ chức hành nghề công chứng đủ điều kiện nhận tập sự về việc tập sự tại tổ chức đó; trường hợp không tự liên hệ được thì đề nghị Sở Tư pháp ở địa phương nơi người đó muốn tập sự bố trí tập sự tại một tổ chức hành nghề công chứng đủ điều kiện nhận tập sự
Người tập sự phải đăng ký tập sự tại Sở Tư pháp ở địa phương nơi có tổ chức hành nghề công chứng nhận tập sự
Quy trình bổ nhiệm công chứng viên
- Sinh viên Luật phải thường trú tại Việt Nam, tuân thủ Hiến pháp và pháp luật, có phẩm chất đạo đức tốt và tốt nghiệp ra trường có bằng Cử nhân Luật
- Có thời gian công tác pháp luật từ 05 năm trở lên tại các cơ quan, tổ chức khi có bằng Cử nhân và phải đảm bảo sức khỏe để có thể hành nghề công chứng
- Tham gia khóa đào tạo nghề công chứng tại Học viện Tư pháp thuộc Bộ
Tư pháp trong vòng 12 tháng để được cấp giấy chứng nhận tốt nghiệp khóa đào tạo nghề công chứng (Ngoại trừ một số trường hợp được miễn đào tạo được quy định tại điều 10 Luật Công chứng năm 2014, sửa đổi bổ sung năm 2018)
- Sau khi có giấy chứng nhận tốt nghiệp khóa đào tạo nghề công chứng thì phải tập sự hành nghề tại một tổ chức hành nghề công chứng trog vòng 12 tháng Thời gian này được tính từ ngày đăng ký tập sự tại Sở Tư pháp ở địa phương nơi có tổ chức hành nghề công chứng nhận tập sự
Khi hết thời gian tập sự, người tập sự hành nghề công chứng phải có báo cáo bằng văn bản về kết quả tập sự có nhận xét của công chứng viên hướng dẫn và xác nhận của tổ chức hành nghề công chứng nhận tập sự gửi đến Sở Tư pháp nơi mình đã đăng ký tập sự; được đăng ký tham dự kiểm tra kết quả tập sự hành nghề công chứng Người đạt yêu cầu kiểm tra kết quả tập sự hành nghề công chứng được cấp giấy chứng nhận kết quả kiểm tra tập sự hành nghề công chứng.
Thủ tục bổ nhiệm công chứng viên
Về thành phần hồ sơ gồm có những loại giấy tờ như sau:
- Đơn đề nghị bổ nhiệm công chứng viên theo mẫu do Bộ trưởng Bộ Tư pháp quy định;
- Phiếu lý lịch tư pháp của người đề nghị bổ nhiệm công chứng viên;
- Bản sao có chứng thực hoặc bản photo kèm bản chính của bằng cử nhân luật hoặc thạc sĩ, tiến sĩ luật để đối chứng;
- Giấy tờ chứng minh về người đề nghị bổ nhiệm công chứng viên có thời gian công tác pháp luật từ 05 năm trở lên tại các cơ quan, tổ chức sau khi đã có bằng cử nhân luật;
- Bản sao có chứng thực hoặc bản photo kèm bản chính của giấy chứng nhận tốt nghiệp khóa đào tạo nghề công chứng để đối chiếu Đối với người đề nghị bổ nhiệm công chứng viên được miễn đào tạo nghề công chứng thì phải có Bản sao có chứng thực hoặc bản photo kèm bản chính để đối chiếu giấy chứng nhận hoàn thành khóa bồi dưỡng nghề công chứng và giấy tờ chứng minh là người được miễn đào tạo nghề công chứng theo quy định tại khoản 1 Điều 10 Luật Công chứng Cụ thể:
+ Đối với người đã có thời gian làm thẩm phán, kiểm sát viên, điều tra viên từ 05 năm trở lên theo quy định của pháp luật thì phải nộp bản sao quyết định bổ nhiệm thẩm phán, kiểm sát viên, điều tra viên hoặc bản sao Giấy chứng minh thẩm phán, Giấy chứng minh kiểm sát viên, Giấy chứng nhận điều tra viên kèm theo giấy tờ chứng minh đã có thời gian làm thẩm phán, kiểm sát viên, điều tra viên từ 05 năm trở lên theo quy định
+ Đối với giáo sư, phó giáo sư chuyên ngành luật, tiến sĩ luật thì phải nộp bản sao quyết định phong hàm Giáo sư hoặc Phó Giáo sư chuyên ngành luật hoặc bản sao bằng tiến sĩ luật theo quy định của pháp luật
+ Đối với người đã là thẩm tra viên cao cấp trong ngành tòa án, kiểm tra viên cao cấp trong ngành kiểm sát; chuyên viên cao cấp, nghiên cứu viên cao cấp, giảng viên cao cấp trong lĩnh vực pháp luật thì phải nộp bản sao quyết định
20 bổ nhiệm thẩm tra viên cao cấp ngành Tòa án hoặc kiểm tra viên cao cấp ngành Kiểm sát hoặc chuyên viên cao cấp, nghiên cứu viên cao cấp, giảng viên cao cấp trong lĩnh vực pháp luật theo quy định
+ Đối với luật sư đã hành nghề từ 05 năm trở lên thì phải nộp bản sao Thẻ luật sư; Giấy xác nhận của Ban Chủ nhiệm Đoàn Luật sư tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương theo quy định của pháp luật, trong đó có xác nhận rõ về thời gian hành nghề luật sư từ 05 năm trở lên Các loại giấy tờ này cũng đồng thời là giấy tờ chứng minh về thời gian công tác pháp luật của luật sư theo quy định của pháp luật
+ Ngoài ra người đề nghị bổ nhiệm công chứng viên được miễn đào tạo nghề công chứng còn phải nộp giấy xác nhận của Ban chủ nhiệm Đoàn luật sư về thời gian hành nghề luật sư từ 05 năm trở lên của người đề nghị bổ nhiệm công chứng viên và các loại giấy tờ khác chứng minh là người được miễn đào tạo nghề công chứng, miễn tập sự hành nghề công chứng theo quy định của pháp luật
- Bản sao có chứng thực hoặc bản photo kèm bản chính của giấy chứng nhận kết quả kiểm tra tập sự hành nghề công chứng theo quy định của pháp luật đề đối chứng;
- Giấy chứng nhận sức khỏe của người đề nghị bổ nhiệm công chứng viên được miễn đào tạo nghề công chứng theo quy định của pháp luật do cơ quan y tế có thẩm quyền cấp
Về trình tự, thủ tục thực hiện việc bổ nhiệm công chứng viên được thực hiện như sau: a) Người đáp ứng đủ tiêu chuẩn quy định tại Điều 8, Luật Công chứng
2014, sửa đổi bổ sung năm 2018 đã đăng ký tập sự hành nghề công chứng (Khoản 1, Điều 12 Luật Công chứng 2014, sửa đổi bổ sung năm 2018)
21 b) Sau khi nhận được đầy đủ hồ sơ hợp lệ, Sở Tư pháp có văn bản đề nghị
Bộ trưởng Bộ Tư pháp bổ nhiệm công chứng viên kèm theo hồ sơ đề nghị bổ nhiệm; trường hợp từ chối đề nghị thì phải thông báo bằng văn bản, trong đó nêu rõ lý do cho người nộp hồ sơ (Khoản 3, Điều 12 Luật Công chứng 2014, sửa đổi bổ sung năm 2018) c) Sau khi nhận được văn bản và hồ sơ đề nghị bổ nhiệm công chứng viên của Sở Tư pháp, Bộ trưởng Bộ Tư pháp xem xét, quyết định bổ nhiệm công chứng viên; trường hợp từ chối bổ nhiệm phải thông báo bằng văn bản, trong đó nêu rõ lý do, gửi cho Sở Tư pháp và người đề nghị bổ nhiệm (Khoản 4, Điều
12 Luật Công chứng 2014, sửa đổi bổ sung năm 2018)
Bộ Tư pháp là cơ quan nhà nước có thẩm quyền trong việc ra quyết định bổ nhiệm công chứng viên, còn Sở Tư pháp là cơ quan nhà nước có thẩm quyền trong việc tiếp nhận hồ sơ và là cầu nối trung gian giữa người có yêu cầu bổ nhiệm công chứng viên với Bộ Tư pháp (Các khoản 1, 4 Điều 12, Luật Công chứng 2014, sửa đổi bổ sung năm 2018)
Về thời hạn thực hiện thủ tục bổ nhiệm công chứng viên được quy định tại Khoản 3, 4, Điều 12, Luật Công chứng 2014, sửa đổi bổ sung năm 2018: a) Trong thời hạn 10 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ đề nghị bổ nhiệm công chứng viên quy định tại khoản 2 Điều này, Sở Tư pháp có văn bản đề nghị Bộ trưởng Bộ Tư pháp bổ nhiệm công chứng viên kèm theo hồ sơ đề nghị bổ nhiệm; trường hợp từ chối đề nghị thì phải thông báo bằng văn bản, trong đó nêu rõ lý do cho người nộp hồ sơ b) Trong thời hạn 30 ngày kể từ ngày nhận được văn bản và hồ sơ đề nghị bổ nhiệm công chứng viên của Sở Tư pháp, Bộ trưởng Bộ Tư pháp xem xét, quyết định bổ nhiệm công chứng viên; trường hợp từ chối bổ nhiệm phải thông báo bằng văn bản, trong đó nêu rõ lý do, gửi cho Sở Tư pháp và người đề nghị bổ nhiệm
NHỮNG HẠN CHẾ VÀ MỘT SỐ ĐỀ XUẤT GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN VỀ BỔ NHIỆM CÔNG CHỨNG VIÊN
Những hạn chế trong hoạt động bổ nhiệm công chứng viên
Sau khi thi hành Luật Công chứng 2014, đội ngũ công chứng viên và tổ chức hành nghề công chứng ở nước ta đã và đang phát triển nhanh về số lượng với tính chuyên nghiệp từng bước được nâng cao Song, trên thực tế, việc tăng về “lượng” nhưng “chất” lại không đồng đều đã dẫn đến việc công chứng trong một số trường hợp chưa thực sự chính xác, khách quan, thậm chí gây ra những hậu quả nghiêm trọng
Thời gian qua, hiện tượng gian dối, lừa đảo, giả mạo giấy tờ, giả mạo người yêu cầu công chứng trong hoạt động công chứng có chiều hướng gia tăng, mức độ tinh vi, phức tạp hơn, gây khó khăn cho hoạt động của công chứng viên và cơ quan chức năng
Trong khi đó, cũng có không ít người dân, tổ chức “phàn nàn” khi đến công chứng, họ không được công chứng viên hướng dẫn, giải thích rõ ràng về nội dung, thủ tục công chứng Thanh tra Bộ Tư pháp gần đây cũng đã phát hiện một số phòng và văn phòng công chứng sai sót trong nghiệp vụ công chứng Chính những thiếu sót và cẩu thả, hay hạn chế trong nghiệp vụ của công chứng viên đã không gây ra không ít hậu quả cho người dân và xã hội Ở đây, khoan nói đến việc “cố tình” làm sai quy định của các công chứng viên mà chỉ đề cập đến vấn đề non kém nghiệp vụ Mặc dù hiện nay những tiêu chuẩn về công chứng viên ít nhiều đã được đề cập trong Luật Công chứng, song xung quanh đó còn rất nhiều vấn đề bàn cãi
Tại Hội thảo “Định hướng sửa đổi, bổ sung một số điều của Luật Công chứng” do Bộ Tư pháp tổ chức mới đây, bàn về các quy định tiêu chuẩn công chứng viên Một số tiêu chuẩn được quy định còn quá chung chung, định tính mà chưa định lượng, chưa có tiêu chí cụ thể để xác định
23 Đơn cử như việc quy định cần “Có sức khoẻ bảo đảm hành nghề công chứng” cũng gây ra nhiều cách hiểu khác nhau: sức khỏe thế nào thì bảo đảm hành nghề? Bao nhiêu tuổi thì đảm bảo sức khỏe?
Từ thực tế nhiều công chứng viên khi được bổ nhiệm đã ở tuổi cao (do về hưu, chuyển từ ngành khác sang) không phát huy được hiệu quả công việc, đồng thời không tương xứng với trách nhiệm pháp lý và ảnh hưởng đến uy tín của nghề này Vì vậy, nên có thêm tiêu chuẩn về độ tuổi công tác, bởi hoạt động công chứng ngoài đòi hỏi kỹ năng về nghiệp vụ, công chứng viên còn cần có tư duy về nghiệp vụ sắc bén, đòi hỏi cần có sự tinh thông Nếu công chứng viên hành nghề cao tuổi sẽ bị hạn chế về sức khoẻ, không đáp ứng được các yêu cầu này
Nhiều chuyên gia pháp lý cũng tỏ ra tán thành quy định cần có “mức trần” về độ tuổi của công chứng viên theo hướng người quá 65 tuổi không được bổ nhiệm công chứng viên và công chứng viên quá tuổi 70 sẽ bị miễn nhiệm Ngoài ra, việc xác định thời gian công tác là 05 năm trong quy định về điều kiện cần “Có thời gian công tác pháp luật từ năm năm trở lên tại các cơ quan, tổ chức” đối với công chứng viên cũng rất khó khăn và chưa được chặt chẽ Thực tế, có trường hợp cán bộ pháp luật đã có thời gian công tác pháp luật từ 05 năm trở lên nhưng thời gian công tác không liên tục dẫn đến việc tích lũy công việc cũng không cao Do vậy, cần sửa đổi quy định này theo hướng “Có thời gian công tác pháp luật liên tục từ năm năm trở lên tại các cơ quan, tổ chức”
Bộ trưởng Bộ Tư pháp Hà Hùng Cường cho biết cùng với sự bung ra của văn phòng công chứng và công chứng viên, thì tình trạng cạnh tranh không lành mạnh giữa các văn phòng công chứng và hiện tượng công chứng viên tỏ ra đơn giản, dễ dãi, không tuân thủ đúng quy trình và thủ tục để làm công chứng…đã diễn ra khá phổ biến
Thậm chí như Bộ trưởng Hà Hùng Cường tiết lộ, bản thân các văn phòng công chứng còn “cạnh tranh không lành mạnh” với cả các phòng công chứng nhà nước Tuy nhiên, theo Bộ trưởng không có gì bất ngờ với tình trạng này, bởi “đó là hiện tượng ban đầu của quá trình xã hội hóa” Về nguyên nhân hình thành tình trạng này, theo Bộ trưởng: Một là do nhận thức và trình độ nghiệp vụ của công chứng viên, mà nguồn gốc là do chúng ta đã và đang dễ dãi trong việc bổ nhiệm công chứng viên, trong tiêu chuẩn bổ nhiệm công chứng viên; thứ hai, hiện chúng ta chỉ mới có quản lý nhà nước đối với công chứng viên, còn các công chứng viên hoạt động chưa có sự tự quản đúng mức.
Nguyên nhân của hạn chế
Có bằng Đại học Luật, có thời gian công tác pháp luật 05 năm trở lên, đã qua thời gian tập sự hành nghề công chứng là những tiêu chuẩn để bổ nhiệm công chứng viên theo Luật Công chứng hiện hành xem ra rất “chuẩn” Tuy nhiên, vấn đề là ở chỗ, Luật quy định miễn đào tạo nghề cho quá nhiều đối tượng khiến cho chất lượng công chứng viên không đồng đều, tiềm ẩn những nguy cơ khi chứng nhận hợp đồng, giao dịch
Tại điều 10 và điều 11 Luật công chứng 2014 quy định các trường hợp được miễn đào tạo và miễn tập sự hành nghề công chứng bao gồm những người:
“Đã là Thẩm phán, Kiểm sát viên, Điều tra viên, Luật sư đã hành nghề từ ba năm trở lên, là giáo sư, phó giáo sư chuyên ngành luật, tiến sỹ luật, đã là thẩm tra viên cao cấp ngành tòa án, kiểm tra viên cao cấp ngành kiểm sát, chuyên viên cao cấp, nghiên cứu viên cao cấp, giảng viên cao cấp trong lĩnh vực pháp luật” Những đối tượng này đều là những người có chức danh chuyên ngành, có trình độ pháp luật tương đối cao Tuy nhiên, nghề công chứng là một nghề đặc thù , ngoài việc đòi hỏi những kiến thức về pháp luật và xã hội còn đặc biệt cần kỹ năng chuyên biệt về công chứng Thực tế đã chứng minh những trường hợp được bổ nhiệm công chứng viên miễn đào tạo và tập sự chưa từng làm
25 trong lĩnh vực công chứng trong thời gian qua khi hành nghề gặp rất nhiều lúng túng, dẫn tới đội ngũ công chứng viên chất lượng không cao và “sản phẩm” đi theo là các văn bản công chứng chất lượng thấp, kéo theo nó là nhiều hệ lụy khác nhau
Công chứng là một lĩnh vực tổng hợp, vì vậy cần phải được đào tạo Thực tế những công chứng viên là thẩm phán, điều tra viên hay luật sư có tỷ lệ sai sót trong công chứng chiếm tỷ lệ không nhỏ Qua công tác thanh tra kiểm tra, trên địa bàn TP.Hồ Chí Minh có nhiều thiếu sót từ các công chứng viên xuất thân từ luật sư “Nếu chúng ta miễn sẽ mất một luật sư giỏi nhưng lại có một công chứng viên không đạt yêu cầu.”
Thêm vào đó, việc quy định cho những đối tượng trên được miễn thực tập công chứng viên đã tạo ra khe hổng trong kiến thức, vì mỗi lĩnh vực của pháp luật lại có những yêu cầu riêng, trong khi chỉ có cái nền kiến thức chung của ngành tư pháp thì chưa đủ, nếu chưa từng trải qua công tác công chứng có thể sẽ bỡ ngỡ với nghề nghiệp, vì vậy chất lượng công việc chắc chắn sẽ bị ảnh hưởng “ Khi thiếu kỹ năng nhận diện giấy tờ và khách hàng thì dễ công chứng phải những hợp đồng tiềm ẩn rủi ro tranh chấp, có thể dẫn đến việc phải bồi thường cho người có yêu cầu công chứng” Nếu chỉ dựa trên quá trình công tác mà miễn tập sự thì sẽ chỉ đáp ứng được về mặt số lượng, không đáp ứng được về chất lượng Đề xuất nên thu hẹp đối tượng miễn đào tạo chỉ còn “giáo sư, phó giáo sư chuyên ngành luật, tiến sỹ luật, đã là thẩm phán, kiểm sát viên” Các đối tượng này có thể quy định rút ngắn thời hạn tập sự nhưng không được miễn tập sự hành nghề công chứng Đồng thời, cần quy định công chứng viên đang hành nghề có nghĩa vụ tham gia bồi dưỡng bắt buộc hàng năm Nếu không tham gia bồi dưỡng trong hai năm liên tiếp mà không có lý do chính đáng sẽ bị thu hồi Thẻ công chứng viên
Theo đó việc giảm thời gian tập sự phải tương xứng với thực tiễn hoạt động của những người được đào tạo là công chứng viên Vì thế, dự thảo Luật sửa đổi, bổ sung một số điều của Luật công chứng quy định, tất cả mọi đối tượng muốn được bổ nhiệm công chứng viên đều phải tập sự hành nghề nhưng có một số đối tượng được giảm thời gian tập sự Dự kiến, mức giảm cụ thể là giảm 1/2 thời gian tập sự cho những người được miễn đào tạo nghề công chứng và giảm 1/3 thời gian tập sự cho người có thời gian công tác ở các ngạch chuyên viên, nghiên cứu viên, giảng viên trong lĩnh vực pháp luật, thẩm tra viên ngành Toà án, kiểm tra viên ngành Kiểm sát từ 10 năm trở lên.
Đề xuất giải pháp hoàn thiện
Thứ nhất, đổi mới nội dung, chương trình đào tạo công chứng viên Ở các nước phát triển, đặc biệt là Pháp – một đất nước có nghề công chứng xuất hiện từ lâu, công chứng viên không chỉ dừng lại ở vai trò người xác nhận tính hợp pháp, tính xác thực của các hợp đồng, giao dịch mà còn là người tư vấn pháp luật và là người trung gian hòa giải giữa các bên tham gia hợp đồng, giao dịch Đây cũng là mẫu hình công chứng viên Việt Nam đang hướng đến hiện nay Để đạt được mục tiêu này thì vấn đề trước mắt cần thực hiện là đổi mới về nội dung, chương trình đào tạo công chứng viên Trong nội dung đào tạo công chứng viên nên bổ sung các kỹ năng cần thiết khác, như: kỹ năng giao tiếp, kỹ năng tư vấn pháp luật, kỹ năng hòa giải… Bên cạnh đó, các cơ quan nhà nước cần tăng cường công tác bồi dưỡng chuyên môn, nghiệp vụ, kỹ năng hành nghề, đạo đức hành nghề công chứng cho đội ngũ công chứng viên để đáp ứng nhu cầu của xã hội
Thứ hai, nâng cao vai trò của cán bộ, công chức trong hướng dẫn nghiệp vụ đối với công chứng viên Việc hướng dẫn kỹ năng nghiệp vụ cho công chứng viên cũng như nhân viên nghiệp vụ của các Văn phòng công chứng có thể được kết hợp với các đợt kiểm tra Các thành viên trong đoàn kiểm tra không chỉ có
27 nhiệm vụ phát hiện ra các sai phạm mà còn có nhiệm vụ hướng dẫn cho các công chứng viên và các nhân viên nghiệp vụ cách thức hoàn thiện văn bản, hồ sơ công chứng cũng như chứng từ, sổ sách kế toán
Thứ ba, hỗ trợ đối tượng theo học khóa đào tạo công chứng viên Các tỉnh có thể thực hiện các chính sách hỗ trợ để phát triển nguồn công chứng viên tại chỗ, tức là phát triển đội ngũ công chứng viên từ chính nguồn nhân lực tại địa bàn Chính quyền các tỉnh có thể đưa ra những chính sách hỗ trợ về học phí, học bổng đối với những sinh viên tốt nghiệp cử nhân luật có hộ khẩu thường trú tại chính địa bàn mà địa phương muốn phát triển tổ chức hành nghề công chứng Các sinh viên này được sử dụng nguồn hỗ trợ để tham gia các lớp đào tạo và tập sự hành nghề công chứng với cam kết sẽ trở về địa bàn để hành nghề công chứng Đây chính là nguồn công chứng viên đáp ứng cho các điều kiện thành lập tổ chức hành nghề công chứng tại các địa bàn khó khăn
Thứ tư, đào tạo, bồi dưỡng nhân viên nghiệp vụ tại các Văn phòng công chứng Thực tế cho thấy, các nhân viên nghiệp vụ tham gia rất nhiều vào các khâu, các bước của thủ tục công chứng Tuy nhiên, trong đội ngũ này có người chưa từng được tham gia bồi dưỡng các lớp về chuyên ngành luật hay đào tạo hành nghề công chứng viên Do đó, bên cạnh việc quan tâm đến công tác đào tạo, bồi dưỡng cho công chứng viên, các cơ quan nhà nước cũng nên dành thời gian để đào tạo, bồi dưỡng các nhân viên nghiệp vụ này Đây cũng có thể là đội ngũ kế cận để tạo nguồn phát triển công chứng viên trong tương lai Đội ngũ công chứng viên hiện nay đã có sự phát triển tích cực cả về số lượng và trình độ chuyên môn, kỹ năng nghiệp vụ Tuy nhiên, sự phát triển này cũng chưa theo kịp tốc độ phát triển của hoạt động công chứng, nhất là khi nhu cầu công chứng của cá nhân, tổ chức trong xã hội ngày càng tăng như hiện nay Điều này, đòi hỏi cơ quan nhà nước cần có sự điều chỉnh các quy định của pháp luật và đổi mới chương trình, đa dạng hóa hình thức đào tạo, bồi dưỡng Đặc
28 biệt, chính quyền cần có nhiều chính sách hỗ trợ, khuyến khích để tạo nguồn phát triển đội ngũ công chứng viên ngay tại địa phương
Thứ năm, tăng cường công tác thanh tra, kiểm tra, xử lý nghiêm công chứng viên vi phạm pháp luật, đạo đức nghề nghiệp, tổ chức hành nghề công chứng vi phạm pháp luật Thường xuyên trao đổi thông tin về tình hình tổ chức và hoạt động công chứng nhằm phát hiện, điều tra, ngăn chặn và xử lý kịp thời các hành vi giả mạo tổ chức hành nghề công chứng, công chứng viên, người yêu cầu công chứng, giấy tờ liên quan đến hoạt động công chứng
Phát huy trách nhiệm tự quản của tổ chức xã hội - nghề nghiệp của công chứng viên trong việc giám sát hoạt động hành nghề của các công chứng viên Tăng cường hợp tác quốc tế, học tập kinh nghiệm về quản lý hoạt động công chứng, hành nghề công chứng tại các quốc gia có nghề công chứng phát triển