Slide bài giảng quản trị tổ chức

Bạn là nhà quản trị? Vậy công việc của nhà quản trị là gì? Bạn sẽ phân bổ thời gian xử lý công việc thế nào là hợp lý? Bạn sẽ sắp xếp công việc cho mình và cho nhân viên dưới quyền như thế nào để đạt hiệu quả? Làm thế nào nâng cao động lực làm việc cho nhân viên?

QUẢN TRỊ TỔ CHỨC

Làm thế nào nâng cao động lực làm việc cho nhân viên?

STEP 1: KHÁI NIỆM

Quản trị là gì? Chức năng của nhà Quản trị?

Quản trị khác quản lý như thế nào?

Có bao nhiêu cấp Quản trị trong doanh nghiệp?

Nhiệm vụ chính của mỗi cấp Quản trị là gì?

Nhà Quản trị phân phối thời gian thế nào là hợp lý?

 Nhà quản trị cần những kỹ năng gì?

Có rất nhiều định nghĩa về quản trị, tuy nhiên một định nghĩa tương đối sát :

“Quản trị là sự tác động của chủ thể quản trị đến đối tượng quản trị nhằm đạt mục tiêu đề ra Quản trị vừa mang tính

khoa học vừa mang tính nghệ thuật”

Chức năng của nhà quản trị: 4 chức năng POLC

SỰ KHÁC BIỆT QUẢN TRỊ VÀ QUẢN LÝ

-Tác động có thể vào một chủ thể hoặc nhiều chủ thể

-Nhà quản lý là người sử dụng quyền lực để đôn đốc, giám sát thực hiện

CÁC CẤP QUẢN TRỊ VÀ CÔNG VIỆC

CÓ 3 CẤP QUẢN TRỊ TƯƠNG ỨNG CÔNG VIỆC

Công việc quản trị

NHIỆM VỤ CHÍNH CỦA MỖI CẤP QUẢN TRỊ

Ra quyết định chiến lược

Ra quyết định chiến thuật

Ra quyết định tác nghịêp

Thực hiện quyết định

TOP MANAGERS MIDDLE MANAGERS

FIRST-LINE MANAGERS

WORKERS

VAI TRÒ CỦA NHÀ QUẢN TRỊ TRONG TỔ CHỨC

CÓ 3 NHÓM CHÍNH: 10 VAI TRÒ

VAI TRÒ QUAN HỆ CÁ NHÂN

1 Vai trò đại diện

2 Vai trò lãnh đạo

3 Vai trò liên lạc ( bên ngoài)

VAI TRÒ THÔNG TIN

1 Vai trò người nhận

2 Vai trò người truyền đạt

3 Vai trò người phát ngôn ( chuyển thông tin ra ngoài

tổ chức)

VAI TRÒ QUYẾT ĐỊNH

1 Vai trò phụ trách kinh doanh ( doanh nhân)

2 Vai trò điều phối ( giải quyết xung đột, nguồn lực)

3 Vai trò xác định nguồn

4 Vai trò người thương lượng, đàm phán

PHÂN PHỐI THỜI GIAN HIỆU QUẢ

Cấp quản trị

Chức năng

Nhà Quản trị cấp cơ sở Nhà quản trị cấp trung Nhà quản trị cấp cao

HOẠCH ĐỊNH 15% 18% 28%

ĐiỀU HÀNH 51% 36% 22%

03 KỸ NĂNG CHÍNH CỦA NHÀ QUẢN TRỊ

Top Managers

Middle Managers

First-line Managers

KỸ NĂNG

TƯ DUY

KỸ NĂNG NHÂN SỰ

KỸ NĂNG

KỸ THUẬT

MÔ HÌNH NHIỆM VỤ KHI GIAO VIỆC

Nhiệm vụ

Trách nhiệm

Trách nhiệm thực hiện công việc

Trách nhiệm đối với kết quả

-Quyền có thể thực hiện khi thi hành công việc -Quyền và quyền hạn được công nhận trong nội

bộ tổ chức

-Kết quả công việc -Các kết quả đã được dự đoán trước đối với công việc sẽ thực hiện

-Kết quả mang lại trên cơ

sở hoàn thành công việc

STEP 3: QUẢN LÝ HIỆU QUẢ

I XÂY DỰNG TIÊU CHUẨN

a Tiêu chuẩn là gì?

“Các công việc trong tổ chức cần thực hiện theo thứ

tự và phương pháp thông thường, phù hợp với mục đích, mục tiêu của tổ chức và tuân theo các quy

định ,luật lệ và các phương pháp đã định một cách hiệu quả Nếu không có những điều này thì tổ chức không thể hoàn thành mục tiêu và mục đích đề ra Những quy định, luật lệ và phương pháp này sẽ trở thành mong muốn của nhà quản lý và cũng là căn cứ

để nhân viên cấp dưới tiến hành công việc, nó được

gọi là các tiêu chuẩn” NICC-Japan

b Các yếu tố tham khảo để xây dựng tiêu chuẩn của công việc

Mục đích cụ thể và rõ ràng

 Yêu cầu về chất lượng, số lượng

 Yêu cầu về thời gian

c Những lợi ích khi áp dụng tiêu chuẩn vào thực

 Tạo nền tảng cho việc hợp lý hóa

và tăng hiệu quả

 Đảm bảo tính mềm dẻo trong

quản lý tổ chức

 Không cần sự tinh thông

 Tạo được quan hệ tin cậy

 Dễ dàng cho việc thông tin liên lạc

 Dễ thống nhất ( hòa nhập, phối hợp) các dự định và hiểu biết

 Làm rõ các tiêu chuẩn đánh giá

 Đơn giản hóa quá trình

 Đối với nhân viên cấp dưới

 Các mức độ và mục tiêu mong

muốn rõ ràng hơn

 Dễ dàng thực hiện, tự điều

chỉnh liên quan đến công việc

 Công việc được dễ dàng thực

hiện mà không cần sự giám sát

 Việc chuyển giao trách nhiệm

dễ dàng hơn một khi cần hoán đổi.

 Dễ dàng hướng dẫn cho các nhân viên trẻ

 Tạo cơ sở cho việc đánh giá dựa trên tiêu chuẩn

 Đối với người quản lý

Là tài liệu đánh giá khối

lượng công việc có thể thực

hiện

 Các chỉ đạo và hướng dẫn

trở nên dễ dàng hơn

 Là tài liệu áp dụng chi việc

kiểm soát, điều chỉnh của tổ

chức, lập kế họach và phân

công công việc

 Là tài liệu phục vụ quá trình nhận thức và hiểu biết

về các điểm cần thiết trong đào tạo cá nhân và tập thể

 Có thể quyết định những lĩnh vực cần nâng cao và đổi mới

 Có thể thực hiện việc đánh giá dựa vào tiêu chuẩn

II CẢI TIẾN CÁCH THỨC LÀM ViỆC

Phần 1: Nhận thức vấn đề và khả năng sáng tạo

A- VẤN ĐỀ VÀ CÁC LOẠI VẤN ĐỀ

1 Vấn đề là gì? Nhận thức vấn đề là gì?

2 Có bao nhiêu loại vấn đề?

3 Làm thế nào để nâng cao nhận thức vấn đề

cho nhân viên cấp dưới?

4 Người quản lý cần làm gì để tăng khả năng

nhân thức vấn đề?

a Vấn đề là gì? Nhận thức vấn đề là gì?

“ Vấn đề là dấu hiệu mà một điều kiện hay bối cảnh không diễn ra như mong muốn hoặc có sự cách biệt giữa mục đích và hoàn cảnh thưc tế và đòi hỏi một số biện pháp giải quyết”

“ Nhận thức vấn đề là việc cảm giác luôn hướng tới

việc tìm kiếm, cố gắng để có được một phương pháp cải thiện tình hình hiện tại Hay nói một cách khác,

nhận thức vấn đề bao gồm khả năng của con người

nhạy cảm với những nguy cơ, mối đe dọa cũng như cơ hội sẽ mang tới cho tổ chức, đồng thời nhận biết để có phương án đối phó với những nguy cơ và thách thức đó” Theo tổ chức NICC- Japan.

b Các loại vấn đề

Các loại vấn đề đều khác nhau về đặc tính

 Phương pháp giải quyết từng loại khác nhau

Sự nhận thức vấn đề tương ứng với “ cơ hội” hiện tại

Vấn đề “ dự

đoán trước” Dự đóan Dự đoán “tình trạng trong

tương lai”

Sự nhận thức vấn đề tương ứng với “ cơ hội” trong tương lai

c Nâng cao nhận thức vấn đề

Nhân viên cung cấp thông tin

 Cùng tham gia thiết lập mục tiêu, chính sách của

tổ chức

 Chỉ rõ mục tiêu và chính sách của họ

 Đặt ra tình huống có thể xảy ra và thảo luận

 Phân tích hiện tại và giả định về tương lai

Nâng cao

Lắng nghe ý kiến cá nhân và trao đổi

Giao việc có chủ đề cụ thể và có phân tích, kiểm tra, đề ra giải pháp và thực hiện các giải pháp

d Người quản lý làm gì để tăng khả năng nhận thức vấn đề

Nhận ra vấn đề, nhận thức vấn đề và truyền cảm giác đó cho mọi người

 Có thể tạo ra vấn đề và nhận thức vấn đề như những người khác và giải quyết vấn đề

 Hòan thiện bản thân để có thể có kinh nghiệm

 Người quản lý phải hành động như người giải

quyết vấn đề cho tổ chức

B KHẢ NĂNG SÁNG TẠO

1 Sáng tạo: việc đưa ra các biện pháp và hành động nhằm giải quyết vấn đề gặp phải Đó là quá trình thực hiện giá trị mới

2 Tính sáng tạo: việc động não nhằm tìm kiếm tạo ra các giá trị mới

3 Năng lực sáng tạo: khả năng và năng lượng

để phát huy tính sáng tạo

MỘT SỐ KHÁI NIỆM

PHƯƠNG PHÁP PHÁT TRIỂN KHẢ NĂNG SÁNG TẠO

a Quy tắc liên kết ( Aristote phát minh)

Liên kết các ý tưởng giống nhau: nhớ lại kinh nghiệm tương tự trong quá khứ

Liên kết sự đối lập: nhớ lại kinh nghiệm đối lập trong quá khứ

Liên kết tiếp cận: nhớ lại kinh nghiệp quá khứ chắp nối thời gian và không gian./

b Phương pháp lập bảng kiểm tra ( PP Osborne)

( Liệt kê theo nhiều cách khác nhau)

Chúng có công dụng khác không?

Có thể áp dụng được những điều tương tự không?

Vật khác có thể thay thế đươc không?

Thay đổi hình dạng và cấu trúc thì sẽ ra sao?

 Mở rộng thêm thì sao? Giảm đi thì sao?

Đảo ngược lại xem sao?

Sắp xếp lại xem sao?

Kết hợp với một vật khác xem sao?

c Phương pháp đầu vào- đầu ra

Được sử dụng khi không tìm ra được giải pháp

hữu hiệu khi mục tiêu và vấn đề đã được xác định

Phân tích theo các quan hệ nhân quả một cách

hệ thống

 Tập trung đạt được các ý kiến có hiệu quả

 Hướng suy nghĩ theo đúng hướng

Ví dụ: Đầu vào: khi có cháy mà hoạt động chống cháy bị chậm

Đầu ra: khi xảy ra cháy, truyền đạt thông tin tới trạm cứu hỏa

d Phương pháp lập danh mục khiếm khuyết

Liệt kê tất cả các khiếm khuyết có thể có trong điều kiện hiện tại

Xem xét các vấn đề có liên quan

 Đưa ra các biệp pháp cải tiến

Ví dụ: tìm ra nhược điểm của cái Ô

e Phương pháp liệt kê những mong muốn

Liệt kê những kỳ vọng, mong muốn, ươc muốn theo một danh sách

 Tìm ra các ý tưởng có thể thực hiện được

 Đưa ra các đề nghị để cải tiến

Ví dụ: mong muốn về ruột bút bi

f Phương pháp liệt kê theo đặc tính

Phương pháp được sử dụng khi phân tích đồ vật

g Phương pháp NM ( Nakayanna Masakazu)

 Tập hợp ban đầu theo chiều hướng xảy ra vấn đề

 Tìm kiếm gợi ý một cách ngẫu nhiên

 Sử dụng phương pháp tương thích và khéo léo đặt câu hỏi gợi ý một cách hệ thống

 Châm “ngòi nổ” để tìm ra giải pháp

h Phương pháp nguyên nhân-kết quả

Tìm ra mô hình đặc điểm và nhân tố

 Phân tích các nguyên nhân

 Quan hệ nhân quả

( mô hình xương cá)

i Phương pháp Gordon

 Dựa vào nhận thức theo nhóm nhằm tạo ra số lượng ý kiến lớn nhất

Phát biểu tự do chính kiến không chí trích

 Người tham dự có thể đưa ra ý kiến không

thực và trìu tượng

CÁC YẾU TỐ CẢN TRỞ PHÁT HUY KHẢ NĂNG SÁNG TẠO

Có 3 yếu tố chính:

Yếu tố 1: Môi trường làm việc:

 Quản lý chuyên quyền

 Xu hướng “ hòa bình bằng mọi giá”

 Khuynh hướng bảo thủ trong xử lý sự việc

 Mục tiêu và chính sách không rõ ràng

 Không có thông tin đánh giá phản hồi và hướng dẫn

Yếu tố 2: Cách suy nghĩ sự việc:

Tác động bởi các thông lệ, định kiến, quan niệm

từ môi trường sống xã hội

 Các kiểu quy tắc và luật lệ phiền toái

 Quan điểm bảo thủ cá nhân

 Quan điểm duy ý chí

KHUYẾN KHÍCH KHẢ NĂNG PHÁT TRIỂN SÁNG TẠO

a Nhân viên cấp dưới:

 Tôn trọng ý kiến và đề nghị

 Tạo cơ hội diễn đạt

 Tạo cơ hội hành động ở môi trường đặc biệt

 Tạo cơ hội chủ động công việc

 Hướng dẫn và chỉ ra các biện pháp khuyến khích

b Tự bản thân người quản lý:

Luôn có sự quan tâm và đặt câu hỏi “ Tại sao”

 Không ngừng học hỏi

 Tích lũy kinh nghiệm sáng tạo

 Tự đặt mình vào các tình huống khó xử

 Luôn suy nghĩ “ không sợ thất bại”

 Tạo lập mục tiêu rõ ràng, giới hạn lĩnh vực vấn đề

 Bắt chước mọi người, sử dụng ý tưởng người khác

PHẦN 2: CẢI TIẾN VÀ ĐỔI MỚI CÔNG VIỆC

Tại sao trong công việc cần có cải tiến?

 Lợi ích và tác hại của cải tiến là gì?

 Làm thế nào để có thể tạo ra sự đổi mới hay

sự thay đổi trong công việc?

1 Phân công công việc và kiểm tra phân công

 Làm rõ các công việc của tổ chức, cá nhân

 Trình bày và hướng dẫn nhân viên hiểu rõ

công việc được giao

 Sử dụng bảng phân công công việc

 Căn cứ vào bảng phân công để đánh giá hoàn thành các công việc

A- CẢI TiẾN

2 Những điểm cần nhớ khi chuẩn bị một bảng phân công công việc

a Giải thích rõ ràng về mục đích chuẩn bị

- Nhằm kiểm tra tình trạng thực hiện khối lượng

công việc

- Xem thời gian được sử dụng đã có hiệu quả và

đúng cho các nhiệm vụ quan trọng

- Bảng phân công công việc được sử dụng để giao việc hiệu quả

b Lập bảng phải có khoảng thời gian

-Yêu cầu nhân viên tự viết

-Từng nhân viên phải hiểu rõ cách thức điền vào bảng và các khoản mục nào đưa vào bảng

-Tổng thời gian cho từng hoạt động được biểu thị chính xác nhất

- Có thể chỉ rõ khối lượng, số lượng công việc

c Thu thập

-Thu thập các thông số liên quan đến công việc

-Cần phải thể hiện công việc một cách dễ hiểu

-Bảng phân công công việc của nhân viên cần thể hiện rõ công việc của họ cần thực hiện

-Bảng phân công của Quản lý cần khái quát tất cả công việc do Phòng thực hiện

3 Xem xét lại việc phân công công việc

a Công việc nào chiếm nhiều thời gian nhất

b Việc sử dụng nhân viên có gì không đúng

c Kỹ thuật và kỹ năng có được sử dụng hợp lý

d Có ai đang làm quá nhiều công việc vô bổ không

e Các công việc có bị chia quá nhỏ không

f Các công việc có được giao một cách cân đối

không

4 Đánh giá thực hiện công việc

Mục đích: đo lường kết quả thực hiện so với chỉ

tiêu đề ra

Trình tự thực hiện: 3 bước

Xác định công việc: DN mong đợi NV thực hiện cái gì? Những tiêu chuẩn mẫu?

 Đánh giá thực hiện: so sánh với mẫu

 Cung cấp thông tin phản hồi

Các phương pháp đánh giá thực hiện công việc

a Đánh giá bằng bảng điểm:

 Liệt kê những điểm chính yếu theo yêu cầu công việc

 Sắp xếp thứ tự theo đánh giá từ kém đến xuất sắc

 Lấy thang điểm 10 hoặc 100

 Nhân viên tự chấm điểm phù hợp

 Tổng hợp và đánh giá chung

b Phương pháp so sánh cặp

Quản lý trực tiếp đánh giá

 Sắp xếp nhân viên theo trình tự bảng đi kèm với từng loại công việc và tổng điểm ( hàng ngang)

 Mỗi yêu cầu công việc, từng nhân viên sẽ được so sánh với một nhân viên khác

 Đánh giá so sánh loại nhân viên từ cao cho đến thấp ( theo Tổng điểm)

c Phương pháp mẫu tường thuật

Nhân viên viết bảng mô tả việc thực hiện công việc của mình và tự đánh giá thực hiện

 Điểm xuất sắc thường lấy mục tiêu là vượt chuẩn

của mẫu

 Từ Bảng sơ bộ, quản lý đánh giá chung dựa trên các tiêu chí đã đề ra

d Phương pháp phối hợp

Xác định điểm mấu chốt và phức tạp trong công việc

 Chia điểm mấu chốt và rắc rối thành nhóm nhỏ

 Mỗi nhóm là một biến đại lượng

 Mỗi đại lượng chia thành nhiều mức khác nhau, phân lọai từ thấp lên cao ( có phần giải thích ở mỗi mức)

 Các đại lượng là độc lập

Các điểm cần lưu ý khi đánh giá

a Những lỗi mắc phải khi đánh giá

 Tiêu chuẩn không rõ ràng

 Thiên kiến

 Xu hướng trung bình

 Xu hướng cực đoan

 Định kiến

B NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG CÔNG VIỆC

1 Tạo nhận thức về công việc cho nhân viên:

2 Nhà Quản lý cần làm phong phú thêm công việc bằng cách:

-Hiểu rõ việc cần làm phong phú công việc chính là phương tiện động viên cấp dưới

- Vượt qua mọi trở ngại phát sinh trong quá trình thay đổi

- Đây chính là cơ hội để nhân viên thể hiện nhân cách, lối ứng xử, chủ động

- Khi làm phong phú công việc nhà Quản lý có thể

có căn cứ để giao quyền

3 Cải tiến phương pháp làm việc

a Tìm biện pháp cải tiến trong các trường hợp:

- Thị trường thay đổi -Chất lượng công việc

- Môi trường làm việc - Sự lãng phí

- Giá thành - Mức độ rủi ro

- Khối lượng công việc - Mức độ mệt mỏi

- Tính vĩnh cữu công việc - Chu kỳ họat động

- Trình độ kỹ năng - Ý thức

- Mức độ tăng trưởng

b Những trở ngại trong quá trình cải tiến

b.1 Về mặt tâm lý

Bằng lòng hoàn cảnh

 Tư tưởng bảo thủ ngại thay đổi do trở ngại về kỹ năng

 Sự cô lập của người xung quanh

 Việc cải tiến lại không có hướng dẫn

 Nhận thức kém

b.2 Về mặt cấu trúc và các yếu tố khác

Không có ngân sách hay kế hoạch cho việc cải tiến

 Cơ cấu tổ chức không cho phép hoặc chưa sãn sàng cho việc cải tiến

 Chưa định lượng được môi trường bên ngoài và bên trong

 Chưa nhận được sự đồng thuận từ lãnh đạo cấp trên

c.Thủ tục tiến hành cải tiến

Lựa chọn công việc cần cải tiến theo thứ tự ưu tiên

 Phân tích các phương pháp hiện tại

 Kiểm tra phương pháp hiện tại và lập dự án cải tiến

 Lập Bản dự án

 Trình lãnh đạo và áp dụng

III QUẢN LÝ QUI TRÌNH HOẠT ĐỘNG

1 Chỉ đạo công việc cần phải

 Người nhận hiểu đúng vấn đề

 Truyền đạt đúng ý đồ

 Tạo động lực để thực hiện

2 Ba điều kiện trong giao việc trước khi chỉ đạo:

a.Nhân viên thực hiện b Yêu cầu công việc

- Sự hiểu biết - Yêu cầu hiểu biết

- Điều họ có thể làm - Kỹ năng cần có

- Thái độ nhìn nhận - Yêu cầu về thái độ

3 Cách thức chỉ đạo và vị trí nhân viên cấp dưới

- Người Quản lý chịu trách nhiệm hoàn tòan

- Nhân viên chỉ biết phục tùng

c Hội ý:

Được sử dụng trong trường hợp:

-Muốn phát huy vai trò của nhân viên

-Có ý định đào tạo nhân viên

- Muốn nhân viên phát huy hết khả năng

Trách nhiệm:

Quản lý và nhân viên có vai trò như nhau

d Gợi ý

Được sử dụng trong trường hợp

-Thực hiện công việc chỉ cần dựa vào gợi ý là chủ yếu-Khuyến khích hoặc nâng cao tinh thần

-Áp dụng cho người có khả năng làm việc tốt và có ý chí tiến thủ

-Như một công cụ để huấn luyện

Trách nhiệm:

Nhân viên phải chịu trách nhiệm về nội dung cùng với quản lý