Slide bài giảng Hệ thống thông tin quản lý (Chương 1)

Biết được vị thế của hệ thống thông tin và vận dụng được kiến thức này vào công việc sẽ tạo cho người dùng cơ hội thành công trong nghề nghiệp, cơ quan, tổ chức đạt được mục tiêu và xã hội có chất lượng cuộc sống cao hơn

CHƯƠNG I GIỚI THIỆU HỆ THỐNG THÔNG TIN

một mục tiêu nào đó.

VÍ D : Ụ:

Hằng ngày chúng ta tiếp xúc và làm việc với các hệ thống thông tin cá nhân hoặc chuyên nghiệp Chúng ta sử dụng hệ thống chi đổi tiền tự động ATM ở các ngân hàng, quầy tính tiền ở siêu thị sử dụng hệ thống mã vạch và máy quét, chúng ta truy cập thông tin trên Internet hay nhận thông tin từ các trạm thông qua các màn hình cảm ứng (touch screen) Trên 500 công ty công nghệ thông tin vượt qua mức 1 tỉ USD/ năm

•Biết được vị thế của hệ thống thông tin và vận dụng được kiến thức nầy vào công việc làm sẽ tạo cho người dùng cơ hội thành công trong nghề nghiệp Cơ quan, tổ chức đạt được mục tiêu, và xã hội có chất lượng cuộc sống cao hơn

•Máy tính và hệ thống thông tin liên tục thay đổi cách thức tổ chức điều khiển kinh doanh

•Hệ thống đặt nền tảng trên máy tính, càng ngày máy tính càng được dùng nhiều hơn để tạo ra, lưu trữ, và truyền thông tin

Các nhà đầu tư sử dụng hệ thống thông

tin để ra các quyết định đáng giá nhiều triệu

USD, các cơ quan tài chính dùng hệ thống

thông tin và phương tiện điện tử để chuyển

hàng tỉ USD đi khắp thế giới, các hãng sản

xuất dùng hệ thống thông tin để đặt nguyên

liệu và phân phối hàng hoá mà trước đây

chưa bao giờ nhanh đến như vậy Máy tính và hệ thống thông tin sẽ còn tiếp tục thay đổi xã hội , công cuộc kinh doanh, và cuộc sống của chúng ta

Chương nầy phác hoạ các nét để hiểu được máy tính, hệ thống thông tin, cũng như mức độ quan trọng của việc học hệ thống thông tin Các hiểu biết nầy giúp ta áp dụng đúng các khái niệm về hệ thống thông tin

Thông tin là khái niệm trung tâm của giáo trình nầy Để là nhà quản lý hiệu quả trong mọi lĩnh vực kinh doanh , bạn cần biết rằng thông tin là một trong những nguồn có giá trị và quan trọng của tổ chức

Nhưng coi chừng, thông tin thường hay bị nhầm với dữ liệu

hay là đơn đặt hàng.

Bảng liệt kê một số kiểu dữ liệu thường được

dùng

Hình ảnh, đồ hoạ

Kiểu âm thanh

2.Thông tin

Khi các sự việc được tổ chức, sắp xếp lại theo một cách đặc biệt nào đó để có nghĩa, các sự việc nầy trở thành thông tin.

Thông tin là tập hợp các sự việc được tổ chức theo cách sao cho có giá trị tăng thêm ngoài giá trị bản thân của sự việc

Ví dụ như một nhà quản lý có thể có thông tin về số lượng hàng bán ra theo một cách sắp xếp riêng để phục vụ cho việc quản lý của mình, khác với thông tin bán hàng từ bộ phận kinh doanh

 Cung cấp thông tin cho khách hàng cũng giúp cho công ty tăng tổng thu nhập và lợi nhuận

 Kiểu của thông tin được tạo ra tuỳ thuộc vào mối quan hệ giữa các dữ liệu sẵn có Thêm dữ liệu mới vào, hoặc thay đổi dữ liệu khác có nghĩa là phải xác định lại các mối quan hệ và tạo ra thông tin mới

 Biến đổi dữ liệu thành ra thông tin là một tiến trình, hoặc là một tập hợp các công tác luận lý có liên quan nhau để đạt được kết quả nào đó

 Trong một số trường hợp, dữ liệu được tổ chức, xử lý bằng thủ công hoặc tính nhẫm Trong một số trường hợp khác cần sử dụng máy tính Điều quan trọng không nằm ở xuất xứ của dữ liệu, hay dữ liệu được xử lý theo cách nào, mà nằm ở chỗ kết quả có giá trị và có hữu dụng hay không

vận dụng)

Thông tin

garbage in, garbage out).

phí quan trọng

do thông tin cung cấp.

Mềm dẻo

(Flexible)

Thông tin mềm dẻo là thông tin có thể được dùng cho nhiều mục đích khác nhau.

Tin cậy

(Reliable)

Mức độ tin cậy mà nguồn thông tin tuỳ thuộc vào Đôi khi độ tin cậy của thông tin tuỳ thuộc vào phương pháp thu thập thông tin, hay tuỳ thuộc vào nguồn cung cấp thông tin Lời đồn không phải là nguồn thông tin đáng tin cậy.

Đơn giản

(Simple)

Thông tin phải đơn giản, không được phức tạp thái quá Thông tin đưa đến quá nhiều và phức tạp làm cho người ra quyết định bị rối trí vì không thể xác định nguồn tin nào thật sự quan trọng.

Đúng lúc

(Timely)

Thông tin phải đượïc cung cấp đúng thời điểm cần thiết Ví dụ thông tin dự báo thời tiết trong tuần rồi không giúp ích cho người nông dân quyết định ngày mai có phơi lúa hay không.

Dễ truy cập

(Accessible)

Những người dùng có thẩm quyền phải dễ dàng truy cập được thông tin cần thiết theo đúng định dạng và thời điểm sử dụng.

An toàn

(Secure)

Thông tin phải được an toàn, bảo mật, không cho những người không có thẩm quyền truy cập thông tin

Nếu thông tin của cơ quan không chính xác hoặc không đầy đủ, người quản lý có thể đưa ra các quyết định không thích hợp, gây thiệt hại cá nhân và tổ chức hàng nghìn, thậm chí hàng triệu đồng.

Sự sụp đổ của công ty kinh doanh năng lượng Enron vào năm 2001 là hậu quả của việc báo cáo thông tin sai và kế toán không chính xác, khiến cho các chủ đầu tư phán đoán sai tình trạng tài chính thực sự của công ty và công

ty phải chịu tổn thất lớn về nhân sự

Các thông tin cung cấp không thích hợp với tình huống, hoặc không đúng thời điểm, hay quá phức tạp, khó hiểu sẽ không có giá trị đối với tổ chức.

Thông tin hữu dụng có thể rất khác nhau về giá trị đối với mỗi thuộc tính kể trên.

Ví dụ: đối với dữ liệu về thị trường tri thức,

người ta có thể chấp nhận một mức độ kém chính xác, và không đầy đủ, nhưng chủ yếu là phải kịp lúc Thị trường tri thức có thể báo động cho ta là đối thủ của ta sắp có một đợt giảm giá lớn Chi tiết chính xác và thời điểm giảm giá có thể không quan trọng bằng vạch

ra kế hoạch để đối phó Độ chính xác, tính kiểm chứng được và mức độ hoàn chỉnh là các đặc tính phải có của dữ liệu được dùng trong kế toán của một công ty như là quỉ tiền mặt, hàng tồn kho, và thiết bị

• Trị giá thông tin =

Lợi nhuận tăng thêm - chi phí tt

• Ví dụ : Lắp mới hệ thống đặt hàng qua máy tính

• Tiêu tốn : 30.000 $

• Tăng doanh số : 50.000 $

• Giá trị gia tăng do hệ thống mới làm ra :

50.000 – 30.000 = 20.000 $

IV Hệ thống và khái niệm mô hình

Hệ thống là tập hợp các phần tử tương tác với nhau để đạt được mục tiêu của tổ chức Chính các phần tử nầy và mối quan hệ giữa các phần tử xác định cách thức làm việc của hệ thống

Hệ thống phải gồm đầu vào (input), cơ chế xử lý (processing mechanisms), đầu ra (output), và phản hồi (feedback)

Ví dụ: Hệ thống rửa xe tự động

Đầu vào : Xe dơ, nước, chất tẩy rửa,năng lượng, tay nghề, kiến thức, thời

gian

Đầu ra : Xe sạch, bóng

Hồi tiếp : Giá cả, sự hài lòng của khách hàng

Trong hầu hết các trường hợp, nắm được mục tiêu hay đầu ra của hệ thống là bước đầu để xác định cấu hình của các phần tử

1.Kiểu hệ thống (system types)

Có rất nhiều kích cỡ hệ thống như : đơn giản (simple), hay phức tạp (complex), mở (open), hay đóng (close), bền (stable), hay động (dynamic), có khả năng thích ứng (adaptive) không khả năng thích ứng (nonadaptive), thường trực (permanent) hay tạm thời (temporary)

Phức tạp Có nhiều phần tử, các phần tử nầy

có mức độ liên hệ, liên kết cao.

Mở Tương tác với môi trường.

Đóng Không tương tác với môi trường.

Bền Chịu rất ít thay đổi theo thời gian

đặn theo thời gian

Thích ứng Có thể đáp ứng với sự thay đổi

của môi trường.

Tạm thời Chỉ hiện hữu trong khoảng thời

gian tương đối ngắn

V Xếp loại tổ chức theo kiểu hệ thống

Hầu hết các công ty đều có thể định rõ nhờ vào bảng đặc trưng

Ví dụ

 Công ty giúp việc nhà lau chùi công sở sau giờ làm việc là một hệ thống bền, vì đây là công việc tương đối đều đặn.

 Công ty sản xuất máy tính thành đạt là một kiểu mẫu

phức tạp, và động bởi vì công ty vận hành trong môi

trường thay đổi.

 Công ty thuộc loại không thích ứng thì công ty nầy khó mà tồn tại lâu

Một số các công ty máy tính trước đây như Osborne Computer là một trong những công ty đầu tiên sản xuất máy tính xách tay, hay VisiCorp là công ty đầu tiên sáng tạo ra chương trình bảng tính (spreadsheet) đã không nhanh chóng thích ứng kịp với thị trường máy tính và phần mềm Kết quả là các công ty nầy không còn tồn tại Công ty IBM ngược lại, phát minh ra các máy tính lớn, và sản xuất đủ các hạng loại máy tính, các phần mềm và cung cấp các dịch vụ nên đã tồn tại được

VI Hiệu suất hệ thống và chuẩn

Người ta có thể đo hiệu suất của hệ thống bằng nhiều cách khác nhau

1.Hiệu suất (efficiency) được tính bằng

cách lấy lượng sản xuất ra chia cho lượng tiêu thụ Hiệu suất nằm trong khoảng từ 0 đến 100 phần trăm

Ví dụ: hiệu suất của một động cơ bằng

năng lượng do động cơ tạo ra chia cho năng lượng do động cơ tiêu thụ (năng lượng nầy có thể là điện , hay là nhiên liệu), hiệu suất của động cơ thường dưới 50%

2 Hiệu lực (effectiveness)

Là thước đo giới hạn mà hệ thống đạt được mục tiêu Hiệu lực tính được bằng

cách lấy mục tiêu đạt được thực sự chia

cho tổng số các mục tiêu

Ví dụ: một công ty có mục tiêu đề ra là

giảm thiểu số sản phẩm hư hỏng đến 100 chiếc Một hệ thống điều khiển được thiết trí để giúp đạt mục tiêu nầy Tuy nhiên trong thực tế, số sản phẩm hư chỉ giảm được 85 chiếc Như vậy hiệu lực của hệ thống điều khiển là 85 % (85/100=85%)

Hiệu lực cũng được dùng để so sánh các hệ thống, giống như hiệu suất.

Đánh giá hiệu suất của hệ thống còn cần

phải dùng đến tiêu chuẩn hiệu suất

(performance standards)

VII Mô hình hoá hệ thống

(Modeling a system)

Thế giới thực rất phức tạp và biến động,

vì vậy nếu muốn thể nghiệm các mối quan

hệ khác nhau và tác động của các mối quan hệ nầy, chúng ta dùng mô hình hệ thống đã được đơn giản hoá, thay vì sử dụng hệ thống thực

Mô hình là một sự trừu tượng hoá hoặc là sự xấp xỉ được dùng để thể thiện thực tại Mô hình giúp chúng ta có thêm sự hiểu biết về các tình huống của thế giới thực

Các kiểu mô hình

Có rất nhiều kiểu mô hình khác nhau Một số kiểu chính như : narrative (mô hình kiểu tường thuật), physical (mô hình vật lý), schematic (mô hình kiểu sơ đồ), và mathematical (sơ đồ toán học)

1- Mô hình tường thuật: gồm toàn từ ngữ, diễn tả bằng lời nói, văn mô tả, báo cáo, tư liệu, đàm luận

2- Mô hình vật lý: sự thể hiện hửu hình, tạo

ra từ máy tính hoặc xây dựng nên

3- Mô hình sơ đồ: thể hiện thực tại bằng đồ hoạ, biểu đồ, hình vẽ, sơ đồ, tranh minh hoạ, hình ảnh

4- Mô hình toán: thể hiện thực tế bằng toán học Máy tính giải quyết mô hình toán vượt trội hơn các phương tiện khác

Khi phát triển bất cứ mô hình nào thì độ chính xác cũng giữ vai trò then chốt Một mô hình không chính xác thường dẫn đến việc giải quyết vấn đề không chính xác

Hầu hết các mô hình đều có một số giả định, điều quan trọng là các giả định nầy càng sát thực tế chừng nào càng tốt chừng ấy

Người dùng mô hình có tiềm năng (potential users) phải có kiến thức về các giả định trong mô hình đang được phát triển

VIII Hệ thống thông tin là gì ?

Hệ thống thông tin là một dạng đặc biệt của hệ thống, hệ thống thông tin có thể được định nghĩa theo nhiều cách Như đã nói ở trên, hệ thống thông tin là tập hợp các phần tử tương tác chặt chẽ với nhau, dùng thu nhận, quản lý, phổ biến thông tin và cung cấp cơ chế phản hồi nhằm đáp ứng một mục tiêu nào đó

Nhập Xử lý Xuất

Phản hồi

1 Hệ thống thông tin Nhập (Đầu vào)

Trong hệ thống thông tin, nhập là hoạt động thu nhận dữ liệu thô (raw data) Trong hoạt động trả lương của một xí nghiệp, trước khi tính toán và in được bảng lương thì số ngày (hoặc giờ) làm việc của công nhân phải được ghi nhận

Có nhiều hình thức đầu vào

Ví dụ trong một hệ thống thông tin dùng để phục vụ cho việc trả lương, phiếu chấm công của công nhân sẽ là dữ liệu nhập ban đầu Trong hệ thống điện thoại khẩn cấp (113 chẳng hạn), số gọi đến có thể xem như là dữ liệu đầu vào, trong hoạt động tiếp thị, các giải đáp thắc mắc cho khách hàng cũng được xem là một trong những dữ liệu đầu vào

2 Hệ thống thông tin Xử lý

Trong hệ thống thông tin, xử lý là biến đổi dữ liệu để có được dữ liệu đầu ra hữu dụng Xử lý bao gồm tính toán, so sánh và các hoạt động khác, rồi lưu trữ để dùng về sau Xử lý dữ liệu để có được thông tin hủu ích là hoạt động mang tính quyết định của doanh nghiệp

3 Hệ thống thông tin Đầu ra

Trong hệ thống thông tin, đầu ra là thông tin hữu dụng, thông thường là dưới dạng tư liệu hay báo cáo

Đầu ra có thể là bảng lương, báo cáo cho nhà quản lý, thông tin cung cấp cho người mua cổ phiếu, ngân hàng, cơ quan nhà nước … Trong một số trường hợp, đầu

ra của hệ thống nầy có thể trở thành đầu vào của hệ thống khác

Ví dụ đầu ra của hệ thống xử lý đơn đặt hàng có thể được dùng để làm đầu vào của hệ thống quảng cáo Thông thường, đầu ra của một hệ thống được dùng làm đầu vào để điều khiển hệ thống hoặc thiết bị khác.

Đầu ra có thể được tạo ra theo nhiều cách Trên máy tính, màn hình hoặc máy in là các thiết bị đầu ra chính

Ta cũng có thể tạo ra đầu ra bằng thủ công như viết tay một báo cáo, hoặc tư liệu.

4 Hệ thống thông tin Phản hồi

Trong hệ thống thông tin, phản hồi là dữ liệu đầu ra được dùng để làm thay đổi các hoạt động đầu vào hoặc hoạt động xử lý

Ví dụ lỗi và các sự cố rất cần để điều chỉnh dữ liệu nhập vào và thay đổi tiến trình xử lý

Trong ví dụ về trả lương Nếu số giờ làm việc trong tuần là 40 giờ, nhưng dữ liệu nhập lầm là 400 giờ Hệ thống thông tin đã giới hạn số giờ làm việc trong tuần nằm trong khoảng 0 đến 100 giờ, và đưa ra thông báo lỗi Như vậy hệ thống phản hồi đã được dùng để kiểm tra và chỉnh sửa dữ liệu nhập, trong trường hợp nầy là giờ công

5 HTTT thủ công và HTTT máy tính

Thông tin phản hồi cũng rất quan trọng đối với nhà quản lý và người phải ra quyết định

Ví dụ doanh nghiệp dùng hệ thống thông tin để nắm được số lượng tồn kho của các mặt hàng, từ đó biết được mặt hàng nào đang bán chạy và đặt hàng trước với nhà cung cấp để tránh thiếu hụt Các đơn đặt hàng nầy trở thành dữ liệu đầu vào của hệ thống Nhờ vào hệ thống máy tính, người ta có thể dự báo được các sự cố trong tương lai để ngăn chặn trước

6 Hệ thống thông tin Nhân sự và Thủ tục

Nhân sự là yếu tố quan trọng nhất trong tất các các hệ thống thông tin dùng máy tính Nhân sự của một hệ thống thông tin bao gồm tất cả những người quản lý, chạy chương trình, bảo trì hệ thống Người dùng là bất kỳ người nào dùng hệ thống thông tin để có được kết quả Người dùng bao gồm người làm tài chính, người tiếp thị, người điều khiển hãng sản xuất,… Một số người quản lý hệ thống cũng là người dùng.

Thủ tục bao gồm vạch chiến lược, chính sách, phương thức và các nguyên tắc sử dụng hệ thống thông tin dùng máy tính (CBIS)