SÁNG KIẾN KINH NGHIỆM 2020

Đứng trước thực tế của sự phát triển cơ sở hạ tầng công nghệ thông tin ngày một phát triển, ứng dụng công nghệ thông tin đã giảm thời gian đáng kể cho mọi công việc, năm 2018 nhà trường đã lập website, xây dựng phần mềm quản, thời điểm đó thông tư số 232018TTBLĐTBXH ngày 06122018 quy định về sổ sách trong đào tạo trình độ trung cấp, trình độ cao đẳng chưa ban hành, do đó đến năm học 2019 với số lượng học sinh trong nhà trường tuyển sinh tăng nhanh ở tất cả các hệ đào tạo, khối lượng công việc thống kê, tổng hợp báo cáo không kịp thời, giáo viên giảng dạy vượt giờ nhiều kể cả giáo viên quản lý, đặc biệt giáo viên thỉnh giảng gặp không ít khó khăn với công tác hồ sơ giảng dạy.

SỞ LAO ĐỘNG THƯƠNG BINH VÀ XÃ HỘI

TRƯỜNG TRUNG CẤP KỸ NGHỆ HÀ TĨNH

BÁO CÁO SÁNG KIẾN KINH NGHIỆM Kính gửi: Hội đồng thi đua, khen thưởng Sở LĐTB&XH tỉnh Hà Tĩnh

Người báo cáo: Nguyễn Thị Phương Hoa Chức vụ: Cán bộ phòng Đào tạo- Quản sinh Đơn vị công tác:Trường Trung cấp Kỹ nghệ Hà Tĩnh Nội dung báo cáo:

“XÂY DỰNG SỔ LÊN LỚP QUẢN LÝ TRÊN ỨNG DỤNG

GOOGLE DRIVER”

(Theo thông tư 23/2018/BLĐTBXH)

Hà Tĩnh, Năm 2020

SÁNG KIẾN KINH NGHIỆM

“XÂY DỰNG SỔ LÊN LỚP QUẢN LÝ TRÊN ỨNG DỤNG

GOOGLE DRIVER”

(Theo thông tư 23/2018/BLĐTBXH)

Phần: MỞ ĐẦU

I Bối cảnh của đề tài

Tăng cường ứng dụng Công nghệ thông tin (CNTT) vào công tác quản lý đang là xu thế của giáo dục hiện đại nhằm tạo sự chuyển biến về nâng cao chất

lượng giáo dục Trong công tác quản lý, nếu thật sự coi trọng giáo dục nhận

thức, trách nhiệm cho cán bộ làm công tác quản lý; xác định rõ kế hoạch thức hiện với lộ trình thích hợp, kết hợp với tổ chức bồi dưỡng nâng cao trình độ sử dụng CNTT cho đội ngũ cán bộ quản lý, giáo viên; hiện đại hoá phương tiện kỹ thuật, tạo môi trường thuận lợi cho việc ứng dụng CNTT vào các hoạt động quản lý thì các hoạt động ứng dụng CNTT trong dạy học sẽ được quản lý chặt chẽ, khoa học; góp phần trực tiếp nâng cao chất lượng dạy học, đáp ứng yêu cầu đổi mới giáo dục nói chung và dạy nghề nói riêng

Luật giáo dục nghề nghiệp số 74/2014/QH13 ngày 27/11/2014 có hiệu lực

từ ngày 01/07/2015; Nghị quyết số 76/NQ-CP ngày 3/9/2016 của Chính phủ, Bộ Lao động- Thương binh và Xã hội được phân công là cơ quan thực hiện chức năng quản lý nhà nước về GDNN; Thực hiện quản lý nhà nước hệ thống GDNN

Bộ Lao động TBXH từ 2016 đến nay đã ban hành các thông tư hướng dẫn luật giáo dục nghề nghiệp một cách chặt chẽ

Trong Văn kiện đại hội XII, kế thừa quan điểm chỉ đạo của nhiệm kỳ trước, Đảng ta đưa ra đường lối đổi mới căn bản, toàn diện giáo dục, đào tạo, phát triển nguồn nhân lực, xác định đây là một kế sách, quốc sách hàng đầu, tiêu điểm của sự phát triển, mang tính đột phá, khai mở con đường phát triển nguồn nhân lực Việt Nam trong thế kỷ XXI, khẳng định triết lý nhân sinh mới của nền giáo dục nước nhà “dạy người, dạy chữ, dạy nghề”

Việc đổi mới căn bản và toàn diện giáo dục, đào tạo, phát triển nguồn nhân lực, đáp ứng yêu cầu nhiệm vụ mới đang đặt ra ngày càng cấp thiết Để đạt được

mục tiêu ngành Giáo dục nói chung, Giáo dục Đại học và Dạy nghề nói riêng đang còn nhiều bất cập cần giải quyết, nhưng giới hạn đề tài tôi chỉ trích dẫn ra

đây một số bất cập cần giải quyết Thứ nhất, phương pháp giáo dục còn lạc hậu,

chủ yếu truyền thụ kiến thức một chiều; tổ chức thi, kiểm tra, đánh giá kết quả

còn thiếu thực chất, mắc bệnh thành tích Thứ hai, cơ chế, chính sách, đầu tư cho

giáo dục, đào tạo chưa phù hợp; cơ sở vật chất-kỹ thuật thiếu đồng bộ, còn lạc

hậu Thứ ba, ứng dụng công nghệ thông vào công tác quản lý và dạy học đang

còn yếu ở các trường trung cấp, cao đẳng đóng tại địa phương, vùng sâu, vùng

xa

Tình hình thực tế tại Trường Trung Cấp Kỹ Nghệ Hà Tĩnh hiện nay sau khi

có quyết định số 2764/QĐ-UBND ngày 18/09/2018 của UBND tỉnh Hà Tĩnh sát nhập với Trung Tâm Giáo Dục Nghề Nghiệp- Giáo dục thường xuyên Hồng Lĩnh Nhà trường có 2 cơ sở đào tạo và một sân tập lái xe lái máy, các hệ đạo tạo trong nhà trường từ sơ cấp đến trung cấp nghề và đào tạo lái xe ô tô với tổng số lượng trên 2500 HS và HV, nhà trường cũng đã xây dựng phần mềm quản lý nhưng kinh đầu tư còn hạn hẹp nên không đáp ứng được mục tiêu đề ra nên gặp không ít khó khăn trong công tác quản lý dạy và học

Khối lượng công việc về hồ sơ giáo vụ ngày một tăng về số lượng, tính chính xác và kịp thời là vấn đề bức thiết trong các đơn vị hành chính nói chung, giáo dục nghề nghiệp nói riêng Hệ thống Giáo dục nghề nghiệp cần một phần mềm Smart quản lý được từ công tác đầu vào, đào tạo, tốt nghiệp và giúp cho cán bộ quản lý đến giáo viên giảm bớt các bước trong quy trình quản lý đào tạo, nâng cao hiệu quả công việc, giảm bớt thời gian thủ công để nghiên cứu khoa học và nâng cao trình độ

II Lý do chọn đề tài

Với bối cảnh chung của dạy nghề và thực trạng của Trường Trung Cấp Kỹ Nghệ Hà Tĩnh mà tác giả đã nêu trên, thì cấp ủy, BGH nhà trường không khỏi trăn trở, tranh thủ mọi nguồn lực từ đầu tư cấp trung ương đến địa phương để tăng cường cơ sở vật chất trang thiết bị nhằm đáp ứng tối thiểu cho các nghề đào tạo trong nhà trường Đứng trước thực tế của sự phát triển cơ sở hạ tầng công

nghệ thông tin ngày một phát triển, ứng dụng công nghệ thông tin đã giảm thời gian đáng kể cho mọi công việc, năm 2018 nhà trường đã lập website, xây dựng phần mềm quản, thời điểm đó thông tư số 23/2018/TT-BLĐTBXH ngày 06/12/2018 quy định về sổ sách trong đào tạo trình độ trung cấp, trình độ cao đẳng chưa ban hành, do đó đến năm học 2019 với số lượng học sinh trong nhà trường tuyển sinh tăng nhanh ở tất cả các hệ đào tạo, khối lượng công việc thống

kê, tổng hợp báo cáo không kịp thời, giáo viên giảng dạy vượt giờ nhiều kể cả giáo viên quản lý, đặc biệt giáo viên thỉnh giảng gặp không ít khó khăn với công tác hồ sơ giảng dạy

Tác giả là phó phòng Đào tạo- Quản sinh, với nhiệm vụ xây dựng kế hoạch giáo viên, quản lý đào tạo, thống kê báo cáo và thực hiện nhiệm vụ khác được phòng Đào tạo phân công, quá trình nghiên cứu thông tư 23/2018/BLĐTBXH về quy định về hồ sơ, sổ sách đào tạo trình độ trung cấp, trình độ cao đẳng thay thế cho quyết định số 62/2008/QĐ-BLĐTBXH về hệ thống biểu mẫu, sổ sách quản

lý dạy và học trong đào tạo nghề Việc xây dựng các biểu mẫu theo quy định tại thông tư 23/2018/TT-BLĐTBXH nhằm thực hiện tốt việc tổ chức, quản lý hoạt động đào tạo nhằm nâng cao chất lượng thì tại khoản 4, điều 6 khuyến khích các trưởng đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin trong xây dựng, quản lý, sử dụng hồ sơ, sổ sách điện tử, tin học hóa, tích hợp các hồ sơ, sổ sách trong phần quản lý đào tạo của trường Nhận thức tầm quan trọng đó, tác giả đã đăng kí sáng kiến kinh nghiệm xây dựng một số biểu mẫu trong quản lý đào tạo ứng dụng công nghệ thông tin theo thông tư 23/2018/TT-BLĐTBXH

năm nay là một trong các biểu mẫu, sổ sách trong đào tạo được xây dựng sau khi thông tư 23/2018/TT-BLĐTBXH có hiệu lực Những bất cập của biểu mẫu quy định tại quyết định số 62/2008/QĐ-BLĐTBXH đã không đáp ứng được với thực tiễn quản lý đào tạo hiện nay, ứng dụng công nghệ thông tin, tích hợp các hồ sơ biểu mẫu là yêu cầu đặt ra cho quản lý đào tạo mà các cơ sở ngày một phải đổi mới theo hướng mở, có quy trình đúng theo thông tư và văn bản hướng dẫn Sổ

lên lớp được thiết kế lại với các nội dung đảm bảo theo yêu cầu của thông tư 23/2018/TT-BLĐTBXH, đưa lên ứng dụng Google Driver với sự “phân quyền”, tính năng “lịch sử phiên bản sửa chữa” và những tính năng chia sẻ, bảo mật đã tạo những thuận lợi cho cán bộ quản lý cập nhật được mọi nơi, mọi lúc bằng điện thoại, máy tính khi có internet Với lý do đó, sau một năm thực hiện trên tất

cả hồ sơ đào tạo, quy trình thực hiện chặt chẽ đã áp dụng và không xảy ra các sự

cố về hệ thống, nên tôi viết sáng kiến này mong hội đồng chuyên môn góp ý để tôi hoàn thiện ngày một tốt hơn

III Phạm vi đối tượng nghiên cứu:

xây dựng và đề nghị BGH nhà trường phê duyệt ban hành để thực hiện cho các

hệ đào tạo từ sơ cấp đến trung cấp trong nhà trường Biểu mẫu lưu hành nội bộ, sau khi được cơ quan chuyên môn quản lý giáo dục nghề nghiệp công nhận đề tài sáng kiến kinh nghiệm có thể sử dụng rộng rãi, góp phần đổi mới công tác quản lý giáo dục nghề nghiệp có tính thống nhất trên toàn tỉnh Tôi rất muốn sáng kiến này là phần nhỏ cho giáo dục nghề nghiệp tỉnh nhà ngày một phát triển

IV Mục đích nghiên cứu:

Xây dựng, chỉnh sửa biểu mẫu, sổ sách trong quản lý đào tạo nghề sau khi quyết định 62/2008/QĐ-BLĐTBXH được thay thế bằng thông tư 23/2018/TT- BLĐTBXH Ngoài những bất cập của biểu mẫu 62/2008/QĐ-BLĐTBXH về in

ấn, thiếu chủ động cho cơ sở đào tạo, thì ở thông tư 23/2018/TT-BLĐTBXH đã

giao việc tự chủ xây dựng biểu mẫu cho cơ sở đào tạo, khuyến khích ứng dụng

công nghệ thông tin và tích hợp sổ sách Sổ lên lớp theo quyết định 62/2008 là

bản “cứng”, giáo viên phải đến văn phòng khoa để ghi chép, nhưng với quy mô đào tạo, địa điểm đào tạo, hình thức đào tạo ngày một đa dạng thì việc ghi chép

sẽ không kịp thời, thiếu chính xác và cán bộ quản lý sẽ rất khó theo dõi nội dung

buổi dạy cũng như học sinh vắng học Ứng dụng “Google Driver” là ứng dụng cho làm việc nhóm, dữ liệu có thể chỉnh sửa, biên soạn trên máy tính, điện thoại smatphone mọi thời điểm và nhiều người làm việc cùng một lúc Tính điểm tổng kết được lập công thức trên excel, số buổi học sinh vắng, tổng số học sinh vắng trong buổi được tổng hợp một cách nhanh chóng, giáo viên nhập dữ liệu nội dung giảng dạy được lưu lại dưới dạng phiên bản, thể hiện được thời gian giáo viên thực hiện đúng yêu cầu hay không

V Điểm mới trong kết quả nghiên cứu:

23/2018/TT-BLĐTXH, những quy định chuyên môn cũng như thuận lợi việc quản lý dạy học Điều khác biệt ở biểu mẫu sổ lên lớp này được đưa vào ứng dụng “google driver” chia sẻ đăng nhập trên điện thoại smatphone qua phần mềm “google trang tính” hoặc trên máy tính có kết nối internet Biểu mẫu sổ được thiết kế lại một cách khoa học, thuận lợi cho việc tổng hợp excel theo dõi vắng học, cộng điểm tổng kết, sổ được quy định cụ thể cách ghi chép nội dung giảng dạy một cách đơn giản, khoa học, giáo viên có thể thực hiện mọi nơi, mọi lúc miễn có điện thoại smatphone hoặc máy tính có kết nối internet, cán bộ quản

lý có thể theo giõi được việc thực hiện được việc hoàn thành tiến độ về sổ sách

mọi nơi qua điện thoại smatphone

Phần: NỘI DUNG

I Cơ sở lý luận

Luật giáo dục nghề nghiệp số 74/2014/QH13 ngày 27/11/2014 có hiệu lực từ ngày 01/07/2015; Nghị quyết số 76/NQ-CP ngày 3/9/2016 của Chính phủ, Bộ Lao động- Thương binh và Xã hội được phân công là cơ quan thực hiện chức năng quản lý nhà nước về GDNN; Thực hiện quản lý nhà nước hệ thống GDNN

Bộ Lao động TBXH từ 2016 đến nay đã ban hành các thông tư hướng dẫn luật giáo dục nghề nghiệp

Thông tư 23/2018/TT-BLĐTBXH ban hành thay thế quyết định 62/2008/QĐ- BLĐTBXH, đồng thời cách tính điểm môn học theo thông tư 09/2017/TT- BLĐTBXH cũng có một số điểm khác so với quyết định 14/2007/QĐ- BLĐTBXH về quy chế thi, kiểm tra, công nhận tốt nghiệp Vậy nên, việc ban hành một mẫu sổ mới là tính tất yếu, mẫu sổ theo thông tư 23/2018/TT- BLĐTBXH đã được in ấn và phát hành nhưng như như vậy thì không đáp ứng được 2 ý quan trọng tại thông tư 23/2018/TT- BLĐTBXH đó là ứng dụng công nghệ thông tin và tích hợp sổ sách

Sổ “lên lớp” phải đảm bảo được các nội dung: Lớp học, khóa học, ngành/nghề đào tạo, năm học; danh sách giáo viên, giảng viên tham gia giảng dạy môn học/mô đun; danh sách giáo viên, giảng viên làm công tác chủ nhiệm; danh sách học sinh, sinh viên; nội dung cơ bản của từng buổi học, ngày học theo thời khóa biểu đã được phê duyệt; theo dõi, đánh giá kết quả học tập của học sinh, sinh viên; ghi điểm của học sinh, sinh viên Tại khoản 4, điều 6, thông tư 23/2018/TT- BLĐTBXH quy định Khuyến khích các trường đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin trong xây dựng, quản lý, sử dụng các hồ sơ, sổ sách điện tử; tin học hóa, tích hợp các hồ sơ, sổ sách trong các phần mềm quản lý đào tạo của trường

cứu kĩ các thông tư hướng dẫn luật dạy nghề 2014, thừa kế mẫu sổ lên lớp theo

quyết định 62/2008/QĐ- BLĐTBXH, tác giả đã xây dựng biểu excel tạo các liên kết các “sheet” với nhau của một MH/MD từ khâu điểm danh, tổng hợp, nhập

điểm và tích hợp được cả sổ tay (trên ứng dụng này sổ tay không có ý nghĩa về

mặt quản lý nữa, tác giả đã xin ý kiến không lưu trử sổ tay) Sổ đảm bảo tính

khoa học, yêu cầu theo quy định và đặc biệt thuận lợi khi đưa lên ứng dụng

“google driver trang tính”, sau khi dự thảo góp ý, chạy thử, tập huấn đến vận hành toàn bộ các lớp, các nghề trong toàn trường đến nay gần như giáo viên không còn khó khăn nào của việc thực hiện Đơn giản dễ sử dụng và bảo mật tốt

đã được tập thể cán bộ giáo viên tiếp nhận và thực hiện một cách nghiêm túc, thuận lợi cho việc nâng cao quản lý

II Thực trạng của vấn đề

2.1 Thuận lợi:

Luật giáo dục nghề nghiệp số 74/2014/QH13 ngày 27/11/2014 có hiệu lực

từ ngày 01/07/2015; các thông tư hướng dẫn luật giáo dục nghề nghiệp được ban hành từ năm 2016 đến nay cơ bản đảm bảo vận hành hệ thống quản lý trong đào tạo nghề cho các cấp trình độ Thông tư 23/2018/TT- BLĐTBXH đã ban hành thay thế cho quyết định 62/2008/QĐ- BLĐTBXH là phù hợp với sự bất cập giữa biểu mẫu sổ lên lớp với cách tính điểm theo thông tư 09/2017/TT- BLĐTBXH, đồng thời khuyến khích các trường đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin trong xây dựng, quản lý, sử dụng các hồ sơ, sổ sách điện tử; tin học hóa, tích hợp các hồ sơ, sổ sách trong các phần mềm quản lý đào tạo của trường

Nhận thấy những thuận lợi có được tại thông tư 23/2018/TT- BLĐTBXH, tác giả đã trình đề nghị BGH cho xây dựng ban hành một số biểu mẫu dựa trên các thông tư hướng dẫn Năm 2019, đã được ban giám hiệu duyệt kế hoạch xây dựng và ban hành một số biểu mẫu như sổ lên lớp tích hợp cả sổ tay giáo viên,

kế hoạch giảng dạy (biểu được sử dụng từ 2017), sổ quản lý học sinh trình độ

trung cấp, sơ cấp, sổ cấp phát bằng tốt nghiệp, chứng chỉ nghề và một số biểu phục vụ cho công tác quản lý

(Biểu kế hoạch giảng dạy)

Với cơ sở hạ tầng tin học cũng như thiết bị tại đơn vị ngày một đảm bảo, internet rộng khắp toàn trường đã tạo điều kiện thuận lợi cho việc ứng dụng công nghệ thông tin

2.2 Khó khăn:

Thông tư 23/2018/TT- BLĐTBXH có hiệu lực sau khi nhà trường làm phần mềm quản lý, kinh phí làm phần mềm còn hạn hẹp nên không đảm bảo được các chức năng phù hợp, hiện tại kinh phí nâng cấp, hệ thống máy chủ chưa

có sẽ rất khó khăn để bổ sung chức năng cho phần mềm

Một số cán bộ giáo viên kỹ năng tin học còn hạn chế, không tuân thủ theo quy trình hướng dẫn về việc tạo thư mục, file dữ liệu và cập nhật trên Driver dẫn đến có thể nhầm lẫn, tìm kiếm phục hồi phiên bản cũ nên ẩn nội dung đã được nhập Chính vì điều đó, quá trình triển khai phải được tổ chức tập huấn cần cụ thể, có thời gian chạy thử và được phân công cán bộ quản lý chủ tài khoản

2.3 Thành công- Hạn chế:

* Thành công:

Bắt đầu từ khóa tuyển sinh năm học 2019-2020 đã thực hiện làm sổ lên lớp ứng dụng google driver Giáo viên đã cập nhật một cách dễ dàng, giáo viên lên lớp, cập nhật vắng học và vào điểm nhanh và chính xác Giáo viên khi nhận lịch cuối tuần có thể thực hiện nhập nội lên “driver” giảng dạy tuần kế tiếp, kế hoạch giảng dạy, như vậy trưởng khoa có thể theo dõi được nội dung giáo viên

thực hiện

Tạo được điều kiện cho giáo viên có thể thực hiện ở bất cứ thời gian nào, mọi nơi miễn có điện thoại hoặc máy tính có kết nối internet, công tác quản

lý đào tạo được nghiêm túc thực hiện theo tiến độ, co thể giám sát được thời thời gian thực hiện nhập dữ liệu, phục hồi khi có nhầm lẫn, bảo mật được dữ liệu

* Hạn chế:

Mặc dù có nhiều tính năng và linh hoạt của ứng dụng nhưng sau khi kết môn học phải nhập điểm và in ấn lưu trử bản cứng, khả năng lưu trử miễn phí trên Driver chỉ tối đa 15Gb, nếu muốn dùng nhiều phải mua thêm dung lượng, không thể lưu trử bản mềm dưới dạng dữ liệu theo chuẩn thông tư 23/2018/TT- BTTTT ngày 28/12/2018 của Bộ thông tin Truyền thông về việc hướng dẫn thực hiện chương trình mục tiêu công nghệ thông tin giai đoạn 2016-2020

III Mô tả thiết kế, sử dụng sổ lên lớp ứng dụng Google driver

a, Nội dung:

gồm 3 phần chính như sau:

1 Danh sách giáo viên giảng dạy

So với mẫu quyết định 62/2008/QĐ- BLĐTBXH được ghi cụ thể môn học được sắp xếp trong chương trình, Thời gian giảng dạy từ thời gian nào đến thời gian nào, như vậy quá trình kiểm tra rất dễ dàng Thông tin giáo viên chủ niệm

có độ tuổi, trình độ chuyên môn, kinh nghiệm

(Hình 1)