SÁNG KIẾN KINH NGHIỆM 2018

Việc tin học hóa công tác quản lí đào tạo là việc làm hết sức cần thiết và quan trọng trong trường Trung cấp, Cao đẳng. Đẩy mạnh ứng dụng CNTT vào quản lý giảng dạy, làm lịch, tổng hợp báo cáo, trao đổi thông tin nhà trường với Học sinh Học viên rất quan trọng như công cụ nhắn tin SMS

SỞ LAO ĐỘNG THƯƠNG BINH VÀ XÃ HỘI

TRƯỜNG TRUNG CẤP KỸ NGHỆ HÀ TĨNH

BÁO CÁO SÁNG KIẾN KINH NGHIỆM Kính gửi: Hội đồng thi đua, khen thưởng Sở LĐTB&XH tỉnh Hà Tĩnh

Người báo cáo: Nguyễn Thái Hà Chức vụ: Giáo viên

Đơn vị công tác:Trường Trung cấp Kỹ nghệ Hà Tĩnh Nội dung báo cáo:

“XÂY DỰNG PHẦN MỀM QUẢN LÝ ĐÀO TẠO TRONG

TRƯỜNG TRUNG CẤP NGHỀ”

Hà Tĩnh, Năm 2018

SÁNG KIẾN KINH NGHIỆM

“XÂY DỰNG PHẦN MỀM QUẢN LÝ ĐÀO TẠO TRONG

TRƯỜNG TRUNG CẤP NGHỀ”

Phần: MỞ ĐẦU

I Bối cảnh của đề tài

Ứng dụng Công nghệ Thông tin (CNTT) vào lĩnh vực Giáo dục- Đào tạo nói riêng và toàn xã hội nói chung là nhiệm vụ mà lâu nay Đảng và nhà nước đang rất quan tâm và thực tiễn qua các văn bản chỉ đạo:

Chỉ thị số 58/CT-TW của Bộ chính trị (Khóa VIII) ngày 17/10/2000 khẳng định: “Ứng dụng và phát triển CNTT là nhiệm vụ ưu tiên trong chiến lược phát triển kinh tế - xã hội, là phương tiện chủ lực để đi tắt đón đầu, rút ngắn khoảng cách phát triển so với các nước đi trước Mọi lĩnh vực hoạt động kinh tế,

Quyết định số 698/QĐ-TTg ngày 21 tháng 6 năm 2009 của Thủ tướng Chính Phủ đã phê duyệt kế hoạch tổng thể phát triển nguồn nhân lực CNTT đến năm 2015 và định hướng đến năm 2020 nêu rõ: “Đẩy mạnh việc ứng dụng CNTT trong trường phổ thông nhằm đổi mới phương pháp dạy và học theo hướng giáo viên tự tích hợp CNTT và từng môn học thay vì học trong môn tin học Giáo viên các bộ môn chủ động tự soạn và tự chọn tài liệu và phần mềm (mã nguồn mở) để giảng dạy ứng dụng CNTT”

Tình hình thực tế tại Trường Trung Cấp Kỹ Nghệ Hà Tĩnh hiện nay sau khi

có quyết định số2764/QĐ-UBND ngày 18/09/2018 của UBND tỉnh Hà Tĩnh sát nhập với Trung Tâm Giáo Dục Nghề Nghiệp- Giáo dục thường Xuyên Hồng Lĩnh nhà trường có 2 cơ sở đào tạo và một sân tập lái xe lái máy, các hệ đạo tạo trong nhà trường từ sơ cấp nghề đến trung cấp nghề và lái xe ô tô với tổng số lượng HS và HV trên 3400, trong đó số lượng cuối tháng 10/2018:

- Trung cấp nghề có mặt đầu năm là 1946 hs, tuyển mới 995 hs, tốt nghiệp hơn 600 hs

- Sơ cấp nghề DNNT và sự cố Môi trường biển: gần 700 hv

- Lái xe ô tô các hạng đã tuyển sinh và đào tạo trên 800 hv

- Hệ THPT thường xuyên 253 hs

II Lý do chọn đề tài

Việc tin học hóa công tác quản lí đào tạo là việc làm hết sức cần thiết và quan trọng trong trường Trung cấp, Cao đẳng Đẩy mạnh ứng dụng CNTT vào quản lý giảng dạy, làm lịch, tổng hợp báo cáo, trao đổi thông tin nhà trường với Học sinh- Học viên rất quan trọng như công cụ nhắn tin SMS

Sự phát triển của nhà trường đồng thời là sự phát triển về số lượng học sinh- học viên và ngành nghề đào tạo, đáp ứng được cần phải có Công nghệ thông tin (CNTT) hỗ trợ, giảm bớt số người quản lí là phù hợp với chủ trương

tinh giảm số lượng bằng tăng năng suất lao động Sự ra đời “Phần mềm quản lý

Đào tạo trong trường trung cấp nghề” là rất cần thiết trong bối cảnh hiện nay

của Trường Trung Cấp Kỹ Nghệ Hà Tĩnh nói riêng và trường TC, CĐ nói chung

III Phạm vi đối tượng nghiên cứu:

Phần mềm quản lí sĩ số, điểm, chấm công và giám sát tiến độ giảng dạy của từng môn học, tiến độ từng lớp, quản lí phòng học qua mạng internet, có thể làm việc trên máy tính, điện thoại Smatphone mọi nơi, mọi lúc qua intenet

IV Mục đích nghiên cứu:

Do số lượng học sinh tăng vọt của tất các hệ đào tạo, chức năng nhiệm vụ được bổ sung sau sát nhập Trung tâm GDNN và GDTX Hồng Lĩnh, cùng với cần cập nhật báo cáo thường xuyên tức thời hoặc định kì đảm bảo chính xác làm miễn giảm học phí của hệ tốt nghiệp THCS đi học nghề và chế độ chính sách cho người học In sổ đầu vào Trung cấp, sơ cấp nghề có gắn ảnh, tổng hợp điểm theo kì, năm và khóa học, trích xuất kế hoạch giảng dạy của giáo viên cụ thể số giờ đến phòng học

V Điểm mới trong kết quả nghiên cứu:

Áp dụng cho Trường Trung Cấp Kỹ Nghệ Hà Tĩnh và có thể áp dụng được cho một số trường Trung Cấp Phần mềm trích xuất sổ đầu vào theo quyết định

62, tổng hợp điểm theo theo thông tư 09/2017, Môn học/MD được cập nhật theo chương trình do nhà trường ban hành, ngành nghề và các hệ được khởi tạo theo thực tế nhà trường, tổng hợp số liệu theo nhiều cách như: tuần, tháng, kì, môn học, năm học, niên khóa Đó là những giải pháp đảm bảo tổng thể và toàn diện trong nhà trường, dự trên luật giáo dục nghề nghiệp 2015 để xây dựng nên có thể các trường Trung cấp hoặc Cao Đẳng chỉnh sửa, phát triển để phù hợp nhất với nhà trường mình

Phần: NỘI DUNG

I Cơ sở lý luận

Trên thế giới, các nước có nền giáo dục phát triển đều chú trọng đến phát triển và ứng dụng CNTT như: Úc, Nhật Bản, Mỹ, Singapore, Hàn Quốc, Để có được ứng dụng CNTT như ngày hôm nay họ đã trãi qua rất nhiều các chương trình quốc gia về tin học hóa và ứng dụng CNTT vào các lĩnh vực khoa học kỹ thuật cũng như mọi lĩnh vực của đời sống xã hội, đặc biệt là ứng dụng vào khoa học công nghệ và giáo dục Họ coi đây là nhiệm vụ then chốt của cuộc cách mạng khoa học kỹ thuật, là chìa khóa để xây dựng và phát triển công nghiệp hóa, hiện đại hóa đất nước, phát triển kinh tế tri thức, hội nhập quốc tế Vì vậy học đã thu được những thành tựu rất đáng kể trên các lĩnh vực như: Điện tử, sinh học, y học, giáo dục,

Giáo dục nói chung và dạy nghề nói riêng đang từng bước hiện đại hóa phương tiện dạy học, ứng dụng CNTTvào giảng dạy và quản lí đào tạo một cách hiệu quả, thực tiễn đã những phần mềm đã sử dụng có hiệu quả như: Phần mềm của Phổ thông “MISA QLTH.VN”, “EDUCATION CENTER”, “SMAS”

Tổng cục giáo dục nghề nghiệp đưa phần mềm “Chọn trường- chọn nghề” vào

hoạt động và Thứ trưởng Lê Quân đã nhận định về cơ hội ứng dụng các thành tựu của công nghệ 4.0 trong giáo dục nghề nghiệp thời gian tới, Thứ trưởng Lê Quân đánh giá còn khá nhiều tiềm năng

“Công nghệ mới sẽ giúp các nhà quản lý, nhà đào tạo đổi mới quản lý giáo dục nghề nghiệp và quản trị trường học Tăng cường kết nối vạn vật, blockchain (công nghệ chuỗi khối), trí tuệ nhân tạo AI, mô phỏng, công nghệ ảo qua đó mở ra cơ hội lớn để đổi mới”

Như vậy, ứng dụng CNTT trong nhà trường nói chung và trong Quản lí, giảng dạy nói riêng là nhiệm vụ không thể chậm trễ, giảm bớt thời gian xử lí công việc quản lí như thông kê học sinh vắng học, bỏ học, tốt nghiệp, tiến độ dạy học một cách chính xác, hỗ trợ cán bộ quản lí tránh nhầm lẫn, thiếu sót, và được mã hóa tư nghề học- lớp học- và mã học sinh một cách khoa học để phân quyền quản lí một cách linh hoạt nhất

Chính vì vậy, việc xây dựng một phần mềm quản lí đào tạo là tính tất yếu trong cuộc “cách mạng 4.0” đối với các cơ sở đào tạo nghề như Trường Trung Cấp Kỹ Nghệ Hà Tĩnh Việc triển khai SKKN là xuất phát từ công tác quản lí và giảng dạy tại cơ sở mà nhằm mục tiêu nâng cao hiệu quả quản lí, giảm số lượng cán bộ xử lí hồ sơ mà vẫn có kết quả chính xác

II Thực trạng của vấn đề

2.1 Thuận lợi:

Trường Trung Cấp Kỹ Nghệ Ha Tĩnh là cơ sở đào tạo nghề phía bắc Hà Tĩnh có nhiệm vụ đạo tạo các hệ từ Sơ cấp nghề đến Trung cấp nghề, đào tạo lái

xe Ô tô từ hạng B1 đến hạng C với lưu lượng 324 hv và hệ THPT thường xuyên

Từ khi thực hiện thí điểm hệ vừa học THPT và Trung cấp nghề nhà trường đã tuyển sinh các học sinh của các trường THPT các huyện thị: Can Lộc, Hồng Lĩnh, Đức Thọ, Hương Sơn như vậy số lượng được tăng lên đáng kể

Trong những năm qua đã sử dụng biểu excel để hỗ trợ quản lí và làm các

công tác thống kê khác mà ở đề tài “Sáng kiến kinh nghiệm năm 2017” tôi đã

báo cáo có tên “CÔNG TÁC QUẢN LÝ ĐÀO TẠO MÔ HÌNH TRUNG HỌC PHỔ THÔNG - TRUNG CẤP NGHỀ”, biểu excel đó đã cung cấp báo cáo hàng tháng, hàng năm như sau:

(Biểu tổng hợp toàn trường)

Đồng thời các khoa có biểu tương tự:

(Biểu tổng hợp Khoa)

2.2 Khó khăn:

Sau khi chính thức sát nhập Trung Tâm GDNN Hồng Lĩnh thì hệ THPT thường xuyên tại trường tăng lên và ổn định, cùng với 02 cơ sở nên đứng trước muôn vàn khó khăn cho công tác giảng dạy và quản lí

Đào tạo lái xe ô tô dù được quản lí trên phần mềm quản lí của Sở GTVT nhưng chỉ sau khi báo cáo mới được quản lí, nhưng từ khi đăng kí, sự công khai minh bạch hồ sơ và nộp lệ phí được quản lí như thế nào? Hạn chế được báo cáo đào tạo sót, nhầm thông tin cá nhân được cập nhật vào sổ đầu vào được chi tiết nhất và đày đủ nhất cũng không kém phần quan trọng

khó khăn sau:

- Số lượng cập nhật học sinh, học viên sổ đầu vào quá lớn, nhiều thông tin và cập nhật ảnh rất khó khăn

- Phân giáo viên và phân phòng học dễ bị trùng giữa các lớp

- Xây dựng mã học sinh khó khăn và không logic

- Giáo viên rất khó theo giõi lịch giảng dạy một cách khoa học, chỉ cập nhật bản cứng là chủ yếu

- Thông tin về học sinh quản lí bằng bản cứng, liên hệ bằng gọi điện nên cần thông báo chung gặp không ít khó khăn

- Thống kê học sinh vắng, bỏ đều theo quy trình: Giáo viên dạy> giáo viên chủ nhiệm> Trưởng khoa> phòng đào tạo> BGH và mỗi tuần, tháng, kỳ, năm, khóa đang thống kê thủ công mất thời gian

- Phải đến văn phòng khoa để vào điểm, báo bỏ học

- Giáo viên phải báo khi hết lịch giảng dạy

- Định kì cuối tháng phải làm báo cáo số giờ giảng dạy thay vì tự khai báo để chấm công và nội dung giảng dạy thực tế

- Giáo viên trước khi dạy môn mới phải đến khoa để nhận danh sách lớp giảng dạy thay vì làm trực tiếp trên phần mềm và được quản lí theo tài khoản của mình

- Nội dung thông báo, nhắc nhở văn bản, công việc trước ki đến hạn và được gỡ bỏ sau khi hoàn thành nếu người ban hành thông báo vào tài khoản và

gỡ bỏ

Với những khó khăn trên, việc triển khai SKKN của tác giả giải quyết khắc phục khó khăn và giảm bớt thời gian làm thủ công

2.3 Thành công- Hạn chế:

quản lí một cách thuận tiện, kịp thời cập nhật số lượng nhanh nhất, nâng cao được công tác quản lí trong thời kì “công nghệ 4.0”

Giảm được rất nhiều thời gian cho cán bộ quản lí và giáo viên giảng dạy nếu như phòng học có internet và máy tính hoặc smatphone:

- Trưởng khoa không phải đến từng lớp vẫn có thể biết được sĩ số lớp học,

- Giáo viên có thể nhắn tin ngay cho phụ huynh về việc vắng

- Trưởng khoa không phải báo cáo hs bỏ học bằng văn bản, không phải chấm công cho giáo viên đi dạy

- Giáo viên không cần đến khoa, phòng Đào tạo để nhận lịch và kế hoạch

cụ thể

- Không phải viết sổ đầu vào mà in ra từ phần mềm và nếu cho phép thì sẽ

in sổ tay giáo viên

- Giám sát tiến độ ngay trên lịch giảng dạy hàng tuần để có kế hoạch bù hoặc đẩy nhanh tiến độ theo điều kiện thực tế nhà trưởng

- Cập nhật hồ sơ, mã Hs và đảm bảo được bảo mật mãi mãi, giúp cho việc xác minh đơn giản hơn, tìm hồ sơ cá nhân đơn giản

- Giáo viên và phòng khoa được cập nhật thường xuyên về kế hoạch nhà trường và được nhắc nhở khi chưa hoàn thành

Đang còn một số công cụ tối ưu không thể liệt kê hết ở đây nhưng chắc rằng quá trình sử dụng sẽ còn tồn tại cần nâng cấp

III Các biện pháp xử lí trong phần mềm

các nhóm tài khoản phòng, khoa trung tâm để sau đó có thể phân quyền sự dụng một cách hiệu quả:

2 Khởi tạo tài khoản người dùng: người dùng để phân vùng, quyền sử dụng một cách hiệu quả, tránh nhầm lẫn trong công tác quản lí

Cài đặt cấu hình SMS để gửi kết quả và thông báo lịch học cũng như lịch nghỉ học cho hoc sinh:

Cài đặt cấu hình email để chuyển dữ liệu và làm tài khoản người dùng cho giáo viên:

3 Khởi tạo ngành- nghề: Cơ sở dữ liệu (CSDL) nghề dạng mở, khi bổ sung nghề mới hoặc bỏ thì quản trị có thể chỉnh sửa

Mã nghề học được định dạng 3 kí tự, nó cũng 3 kí tự đầu của mã lớp và 3

kí tự đầu của mã học sinh, học viên

Sau khi khởi tạo ta có các mã nghề như sau, trong đây có 4 hệ đào tạo được kí hiệu riêng đó là: lái xe ô tô các hạng, sơ cấp nghề, chứng chỉ tin học-

NN và THPT thường xuyên 3 khối

học dựa trên ngành nghề như sau:

5 Khởi tạo môn học cho lớp học: Đồng thời lúc khởi tạo lớp ta khởi tạo môn học/ mô đun cho lớp học đó theo chương trình khung ban hành, có số giờ

và buổi dạy theo quy định:

Chọn các môn học của nghề học đăng mở lớp, đây cũng là cơ sở dữ liệu xếp lịch và quản lí- theo giõi tiến độ giảng dạy của lớp học:

Các môn học được ta khởi tạo trước theo cách như sau: Dựa trên thực tế chương trình MH/MD đó có bao nhiêu giờ, mỗi buổi nhà trường quy định dạy

bao nhiêu để cố định số buổi dạy:

học, đây là dữ liệu để làm lịch giảng dạy và xây dựng tiến độ một cách dễ dàng

và không nhầm lẫn trong quá trình thực hiện

Như vậy sau khi khởi tạo nghề, khởi tạo lớp ta có mã lớp khoa học và ta

dễ nhận biết được nghề, khóa, thứ tự các lớp trong khóa, ví dụ: ĐCN01905 có

nghĩa Nghề điện công nghiệp, khóa 19 và lớp thứ 5 MH/MD được lập theo một thư viện, khi khởi tạo ta lấy từ CSDL thư viện đó để khởi tạo MH/MD cho lớp học đó theo chương trình khung ban hành

thông tin và có thể phân lớp theo những lớp đã khởi tạo hoặc chưa phân lớp Phân lớp đơn giản chỉ bằng cách tạo mã HS theo nghề, lớp đã khởi tạo học sinh

đó sẽ được phân vào lớp đó ngay:

Các thông tin nhập trên đây đã đảm bảo cho thông tin sổ đầu vào theo mẫu QĐ: 62, ảnh được cập nhập bằng tệp có sẵn hoặc chụp trực tiếp qua webcam Sổ đầu vào sẽ được cập nhật thường xuyên điểm thành phần và các

thông tin tốt nghiệp, cơ sở dữ liệu lí lịch học sinh sau khi “đóng” thì không xóa

được khỏi phần mềm và được nằm trong lưu trử:

Trong phần lí học sinh đã được phân lớp nó sẽ lưu trử mãi mãi, sau khi tốt

nghiệp ra trường thì được phần mềm cập nhập trạng thái đã “đã tốt nghiệp”,

được giữ mã học sinh vĩnh viễn

8 Khởi tạo lịch giảng dạy: Là công việc dễ bị nhầm lẫn, trùng lịch, không

có phòng học hoặc trùng phòng, tính toán kế hoạch sai v.v… Vậy để lên lịch giảng dạy ta cần có các chức năng hỗ trợ cho công việc làm lịch

Công cụ là lịch này sẽ giúp cho người làm lịch không lên trùng giáo viên trong buổi, trùng phòng học, không lên môn học đã dạy… và sau đó phần mềm

sẽ xuất cho ta một kế hoạch cụ thể giáo viên sẽ thực hiện tiến độ tốt hơn

lớp học, học sinh sẽ được cấp mã khoa học và dễ nhận biết, nếu học sinh bỏ học ngày nào thì được cập nhật ngay trên phần mềm, xem như một báo cáo của Khoa sang Đào tạo và BGH cũng cập nhật và nắm được học sinh bỏ học nhờ chức năng phân quyền quản lí Học sinh vi phạm hoặc cần thông báo kết quả về phụ huynh hoặc thông báo nghỉ học, lịch học thì sẽ được gửi qua tin nhắn SMS

10 Quản lí điểm danh: Chức năng này phân quyền đến giáo viên giảng dạy

Giáo viên điểm danh học sinh khi giảng dạy, đồng thời khai báo chấm công giảng dạy, nếu giáo viên không thực hiện trong ngày đó thì việc dạy của giáo viên sẽ không được tính công, nếu muốn bổ sung phải được quản trị mở cho

giá trị thời gian” để khống chế thời gian hoàn thành công việc chuyên môn

Bước 9: Quản lí việc điểm danh:

gian phải hoàn thành việc vào điểm, giáo viên không vào sẽ bị khóa

nhở Mục 1: cô Tuyết mượn sổ NA 6A, thầy Hà người giao ngày 14/10/2018 và

cô Tuyết phải trả ngày 20/10/2018, đồng thời cô Tuyết đồng ý sẽ xác nhận tài khoản của Cô Tuyết, khi cô Tuyết trả thì thầy Hà sẽ gỡ thông báo ra