Slide môn Quản trị hành chính văn phòng

Đánh giá môi trường bên ngoài CHƯƠNG 1 NHẬP MÔN QUẢN TRỊ HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG ThS LÊ VĂN van lvlu edu vn NỘI DUNG CHƯƠNG ❖ Khái niệm hành chính văn phòng • Văn phòng • Hành chính văn phòng ❖ Quản trị.

Trang 1

CHƯƠNG 1

NHẬP MÔN QUẢN TRỊ

HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG

ThS LÊ VĂN van.l@vlu.edu.vn

Trang 2

NỘI DUNG CHƯƠNG

Trang 3

Khái niệm văn phòng

“Văn phòng là bộ máy điều hành tổng hợp của cơ

quan, đơn vị, là nơi thu thập xử lý, cung cấp, truyền đạt thông tin trợ giúp cho hoạt động quản lý, là nơi chăm lo dịch vụ hậu cần, đảm bảo các điều kiện vật chất văn phòng cho hoạt động của cơ quan, đơn vị”

Trang 4

Nhiệm vụ văn phòng

▪ Xây dựng chương trình kế hoạch và tổ chức thực hiện

chương trình kế hoạch công tác

▪ Thu thập, xử lý, cung cấp, quản lý thông tin

▪ Truyền đạt các quyết định quản lý của lãnh đạo, theo dõi

việc triển khai thực hiện

▪ Thực hiện công tác văn thư, lưu trữ hồ sơ tài liệu theo

các quy định hiện hành

Trang 5

Nhiệm vụ văn phòng

▪ Tư vấn về văn bản cho thủ trưởng, trợ giúp thủ trưởng

▪ Tổ chức công tác đón tiếp khách, đối nội, đối ngoại

▪ Chủ trì hoặc phối hợp với các đơn vị khác

▪ Phối hợp với các đơn vị tổ chức chuyến đi công tác của

lãnh đạo

▪ Bảo đảm cơ sở vật chất cho hoạt động của cơ quan như

kinh phí hoạt động, các trang thiết bị phương tiện làm việc

Trang 6

Các yếu tố cấu thành văn phòng

❖ Con người

❖ Hệ thống trang thiết bị

❖ Hệ thống nguyên tắc thủ tục

❖ Hệ thống nghiệp vụ hành chính văn phòng

Trang 7

Tổ chức không gian văn phòng

❖ Sử dụng và sắp xếp mặt bằng văn phòng

▪ Yêu cầu của thiết bị và sắp xếp mặt bằng văn phòng

▪ Các phương pháp bố trí văn phòng (bố trí đóng, mở,

Trang 8

Khái niệm hành chính văn phòng

❖ Hành chính văn phòng là văn phòng diễn ra các hoạt

động kiểm soát kinh doanh, nghĩa là nơi soạn thảo sử dụng và tổ chức các hồ sơ, công văn giấy tờ nhằm mục đích thông tin đạt hiệu quả cao nhất

Trang 9

Vai trò của hành chính văn phòng

❖ Là trung tâm xử lý và ghi nhớ công văn giấy tờ cho tất

cả các bộ phận của một tổ chức kinh doanh

❖ Là dịch vụ hỗ trợ tất cả các bộ phận hoạt động có hiệu

quả

Trang 10

Chức năng của hành chính văn phòng

❖ Chức năng tham mưu tổng hợp

❖ Chức năng trợ giúp điều hành

❖ Chức năng hậu cần

Trang 11

Chức năng tham mưu tổng hợp

❖ Tham mưu là hoạt động cần thiết cho công tác quản lý.

❖ Tham mưu là hoạt động trợ giúp nhằm góp phần tìm

kiếm những quyết định tối ưu.

→ Văn phòng là nơi thực hiện công tác tham mưu, vừa là nơi thu thập tiếp nhận, tổng hợp thông tin, tổng hợp các ý kiến của các bộ phận khác cung cấp cho lãnh đạo.

Trang 12

Chức năng trợ giúp điều hành

❖ Là bộ phận trực tiếp giúp việc cho ban lãnh đạo trong

công tác quản lý điều hành cơ quan đơn vị

❖ Chức năng này thể hiện thông qua các hoạt động như:

xây dựng và triển khai chương trình kế hoạch công tác, tổ chức tiếp khách, tổ chức hội họp, tổ chức các chuyến

đi công tác của lãnh đạo, công tác văn thư

Trang 13

Chức năng hậu cần

❖ Văn phòng là bộ phận xây dựng kế hoạch, tổ chức mua

sắm, cung cấp quản lý sử dụng các trang thiết bị phương tiện, vật chất nhằm đạt hiệu quả cao nhất

→ văn phòng là đầu mối giúp việc cho lãnh đạo thông qua

ba chức năng quan trọng trên Các chức năng này vừa độc lập vừa hỗ trợ bổ sung cho nhau nhằm khẳng định sự cần thiết khách quan phải tồn tại văn phòng ở mỗi cơ quan, đơn vị

Trang 14

Khái niệm quản trị HCVP

❖ Quản trị hành chính văn phòng là việc hoạch định, tổ

chức, phối hợp, tiêu chuẩn hóa và kiểm soát các hoạt động xử lý thông tin

Trang 15

Vai trò của quản trị HCVP

❖ Tạo tiền đề phát triển cho mỗi cơ quan đơn vị

❖ Giảm thời gian lãng phí và những ách tắc trong tiếp

nhận, xử lý, chuyển tải thông tin phục vụ hoạt động của đơn vị

❖ Tăng khả năng sử dụng các nguồn lực của cơ quan, đơn

vị

❖ Nâng cao năng suất lao động của cơ quan đơn vị

❖ Tiết kiệm chi phí

Trang 16

Chức năng của quản trị HCVP

❖ Hoạch định công việc hành chính văn phòng

❖ Tổ chức công việc hành chính văn phòng

❖ Lãnh đạo công việc hành chính văn phòng

❖ Kiểm soát công việc hành chính văn phòng

Trang 17

Hoạch định công việc HCVP

❖ Hoạch định các cuộc họp của cơ quan và của lãnh đạo

cơ quan

❖ Hoạch định các chuyến đi công tác của lãnh đạo cơ quan

❖ Hoạch định cơ sở vật chất, phương tiện làm việc của cơ

Trang 18

Tổ chức công việc HCVP

❖ Thiết lập bộ máy văn phòng phù hợp với chức năng,

nhiệm vụ được gia

❖ Tổ chức thực hiện các nhiệm vụ của văn phòng để đạt

hiệu quả, nhằm phối hợp hỗ trợ cho các hoạt động của các bộ phận khác trong cơ quan đơn vị

Trang 19

❖ Phân công bố trí công việc cụ thể cho trong bộ phận

từng người căn cứ vào nhu cầu công việc, trình độ

chuyên môn và năng lực của mỗi người

❖ Tuyển chọn và phát triển nguồn nhân lực

❖ Tuyển chọn và phát triển nguồn nhân lực của văn phòng

Trang 20

Lãnh đạo công việc HCVP

❖ Lãnh đạo là hoạt động tác động, thúc đẩy, hướng dẫn và

chỉ đạo người khác để đạt được những mục tiêu đã đề ra

❖ Chánh văn phòng sẽ lãnh đạo đội ngũ lao động văn

phòng thực hiện các nhiệm vụ của văn phòng

❖ Chánh văn phòng phải có những tiêu chuẩn và phương

pháp làm việc hiệu quả

Trang 21

Kiểm soát công việc HCVP

❖ Kiểm tra hành chính: mục tiêu, chương trình kế hoạch,

quy chế làm việc, quy trình công tác…

❖ Kiểm tra công việc: Kiểm tra các nghiệp vụ chuyên môn

có được thực hiện theo đúng tiêu chuẩn, thủ tục, kế

hoạch đã đề ra không

❖ Kiểm tra nhân sự: thực hiện quy chế làm việc, đánh giá

năng lực cán bộ NVVP

Trang 22

Kết thúc chương 1

Trang 23

CHƯƠNG 2

HOẠCH ĐỊNH VÀ TỔ CHỨC

CÔNG VIỆC HCVP

ThS LÊ VĂN van.l@vlu.edu.vn

Trang 24

NỘI DUNG CHƯƠNG

• Khái niệm và đặc điểm

• Quy trình xây dựng kế hoạch hành chính văn phòng

• Công cụ trong xây dựng kế hoạch hành chính văn phòng

• Khái niệm

• Các nguyên tắc

• Các phương pháp

Trang 25

Khái niệm hoạch định HCVP

❖ Hoạch định công việc hành chính văn phòng là quá trình

xác định mục tiêu nhiệm vụ và xây dựng kế hoạch hành chính nhằm bảo đảm cho hệ thống hành chính doanh

nghiệp thực hiện đúng chức năng và nhiệm vụ của mình

❖ Kế hoạch hành chính là kết quả của quá trình hoạch định

hành chính, nó là cơ sở để phối hợp hoạt động của bộ

máy quản lí doanh nghiệp

Trang 26

Đặc điểm của kế hoạch hành chính

❖ Kế hoạch hành chính thường rơi vào tầm ngắn hạn

(tuần, tháng, quý)

❖ Kế hoạch hành chính chi tiết và cụ thể (đến từng con

người, đến từng địa điểm, từng thời gian và công việc)

❖ Kế hoạch hành chính xuất phát từ nhà quản trị cấp giữa

Trang 27

Tác dụng của hoạch định hành chính

❖ Giảm tối đa sự trùng lặp công việc giữa các đơn vị, các

bộ phận và cá nhân nhà quản trị

❖ Chủ động đối phó với những tình huống thay đổi của

hoạt động, tăng độ linh hoạt của bộ máy

❖ Là cơ sở cho sự phối hợp và kiên kết giữa các bộ phận,

đơn vị chức năng

❖ Tiết kiệm chi phí và thời gian

Trang 28

Quy trình xây dựng kế hoạch HCVP

Xác định mục

đích, yêu cầu

Xác định nội dung công việc (What)

Xác định người thực hiện công việc (Who)

Xác định thời gian thực hiện (When)

Xác định địa điểm thực hiện công việc (Where)

Xác định nguồn

lực

Trang 29

Các công cụ trong XD kế hoạch HCVP

❖ Lịch làm việc hằng ngày

❖ Lịch làm việc tuần

❖ Chương trình công tác hàng tháng, hàng quý, nữa năm

Trang 30

❖ Tổ chức là quá trình nghiên cứu thiết lập một cơ cấu hợp

lí các mối quan hệ giữa các thành viên trong một tổ

chức, thông qua đó cho phép thực hiện mục tiêu của tổ chức

❖ Sự thiếu vắng của một tổ chức năng động và hợp lý sẽ

gây ra những hậu quả đáng tiếc

Trang 31

Các nguyên tắc tổ chức công việc HCVP

❖ Nguyên tắc 1: Nguyên tắc về mục tiêu

❖ Nguyên tắc 2: Nguyên tắc liên quan đến cá nhân

❖ Nguyên tắc 3: Cân bằng quyền hạn và trách nhiệm

❖ Nguyên tắc 5: Thông tin phản hồi

❖ Nguyên tắc 6: Tầm hạn kiểm soát

❖ Nguyên tắc 7: Điều hành tổ chức

Trang 32

Các phương thức tổ chức công việc HC

❖ Tổ chức công việc hành chính tập trung theo địa bàn

❖ Tổ chức công việc hành chính phân tán

❖ Tổ chức công việc hành chính kết hợp

Trang 33

Tổ chức công việc HC tập trung theo đại bàn

▪ Xử lý, cung cấp thông tin nhanh

▪ Sử dụng hiệu quả trang thiết bị và chi phí

▪ Quá tải công việc

▪ Chuyên môn hóa

▪ Công việc thiếu quan tâm đến tầm quan trọng từng

công việc và trì trệ do chuyển giao công việc

▪ Tạo tính quyền lực gia tăng của bộ phận hành chính DN

Trang 34

Tổ chức công việc HC phân tán

▪ Tạo tính linh hoạt và thích ứng

▪ Giảm bớt áp lực công việc

Trang 35

Tổ chức công việc HC kết hợp

▪ Thu hút nhiều chuyên viên vào công tác quản lý

▪ Các chuyên viên sẽ tham mưu cố vấn co các nhà quản trị hành chính văn phòng về các hoạt động, công việc hành chính văn phòng ở từng bộ phận chuyên môn

▪ Dễ vi phạm chế đọ một thủ trưởng (lấn quyền các nhà quản trị chuyên môn)

Trang 36

Cơ cấu tổ chức nhân sự trong văn phòng

❖ Có thể chia ra làm ba loại cấp bậc HCVP:

▪ Cấp bậc nhân viên

▪ Cấp bậc thư ký

▪ Cấp bậc quản trị

Trang 37

Có nghiệp vụ chuyên

môn, có kinh nghiệm

trong nghề ở mức tối

thiểu

Có nghiệp vụ chuyên môn cao/trình độ học vấn và có

kinh nghiệm trong nghề

Có kỹ năng quản trị cộng với kinh nghiệm, trình độ học vấn chuyên ngành về công việc

hồ sơ) -Tốc ký viên

- Nhân viên đánh máy

- Nhân viên điều hành

xử lý thông tin

- Thư ký chuyên ngành luật, y khoa

- Thư ký tổng quát (thư ký

cho cấp quản đốc, giám đốc hoặc tổng giám đốc )

- Chuyên viên xử lý thông tin: Thư ký hành chính hoặc thư ký văn phòng

- Trợ lý hành chính, trưởng phòng/ giám đốc hành chính

- Trưởng phòng thông tin

- Trưởng phòng hồ sơ

- Trưởng phòng xử lý thông tin

Trang 38

Sơ đồ 2.2 Nấc thang các chức vụ HCVP

Phó tổng giám đốc điều hànhGiám đốc hệ thống tự động hóa HCVP

Trưởng phòng hành chínhThư ký cho cấp quản trị cao và trung

Thư ký cấp thấp

Thư ký

Nhân viên văn phòng

Trang 39

Cấp bậc nhân viên văn phòng

❖ Là cấp bậc thấp nhất, đòi hỏi phải có nghiệp vụ hành

chính văn phòng nhưng không cần nhiều kinh nghiệm trong công tác

❖ Là những người làm việc tại các phòng ban chuyên môn

Trang 40

Cấp bậc thư ký

❖ Thư ký là người giúp việc cho các cấp quản trị tại các bộ

phận chuyên môn khác nhau

❖ Muốn trở thành thư ký, họ phải thực hiện các nhiệm vụ

đòi hỏi phải có đầu óc phân tích tình huống, biết phán đoán, có kiến thức chuyên môn và có đầu óc sáng tạo

❖ Phải có thêm nhiều kinh nghiệm hơn nhân viên hành

chính văn phòng

Trang 41

Trách nhiệm của thư ký

▪ Giúp chọn lựa các trang thiết bị hành chính văn phòng

▪ Duy trì lịch các cuộc hẹn và lên lịch họp

▪ Tiếp khách

▪ Tổ chức, phân phối và trả lời văn thư đến

▪ Hoàn thành các nhiệm vụ do cấp trên yêu cầu

▪ Soạn thảo lịch trình các chuyến công tác và phối hợp các yêu cầu chuyến đi của cấp quản trị

▪ Nhân bản các tài liệu

Trang 42

❖ Trách nhiệm quản trị hồ sơ

▪ Lên lịch thời gian thực hiện các dự án

▪ Tổ chức và duy trì các hệ thống lưu trữ hồ sơ

▪ Trả lời và chuyển tiếp các cú điện thoại đến

▪ Sắp xếp các cuộc điện thoại gọi ra ngoài

▪ Đề xuất thiết bị và thủ tục mới

Trang 43

❖ Trách nhiêm đánh máy và sao chép lại

▪ Soạn thảo thư từ, thông báo nội bộ và các bảng tường trình

▪ Cách xén sửa chữa bản thảo

▪ Ghi chép lại thông tin từ bạn ghi tốc ký hoặc từ máy

▪ Đánh máy thông báo nội bộ, các bảng tường trình và các tài liệu khác từ các bản viết tay hoặc bản thảo khác

Trang 45

Cấp bậc quản trị

❖ Tiêu chuẩn của nhà quản trị hành chính văn phòng

Là một nhà trí thức được đào tạo có trình độ tổng quát

và được đào tạo chuyên về hoạt động quản trị hành chính văn phòng

Trang 46

Tiêu chuẩn của nhà quản trị HCVP

Có khả năng gánh vác công việc

HCVP

Có khả năng giảng dạy cho các nhân viên HCVP trong toàn công

ty Có quan điểm khoa học để tiếp

nhận những yếu tố và những

phương pháp làm việc mở

Có tính gần gũi, biết hòa mình, hòa đồng với những ý tưởng vànhững vấn đề của nhân viên Có óc khôi hài, giúp làm việc và

làm dịu đi nhiều tình huống khó

khăn

Có khả năng nói để thuyết phục cấp trên, đồng nghiệp và cấp dưới

Trang 47

Kết thúc chương 2

Trang 48

Chương 3

ĐIỀU HÀNH & KIỂM TRA CÔNG VIỆC

HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG

ThS LÊ VĂN

Trang 49

Mục đích chương

❖ Khái niệm, vai trò và các phương pháp

điều hành công việc hành chính văn phòng.

❖ Các phương pháp, nguyên tắc, quy trình

và công cụ kiểm tra trong hoạt động HCVP.

3-2

Trang 50

Điều hành công việc HCVP

Khái niệm:

❖ Điều hành công việc hành chính văn phòng là việc áp

dụng những phương pháp, những cách thức chỉ huy, duy trì kỉ luật nhằm bảo đảm thực hiện đúng những mục tiêu

và nhiệm vụ của hệ thống hành chính doanh nghiệp.

Trang 51

Điều hành công việc HCVP

tăng năng suất lao động và nâng cao hiệu quả lao động.

❖Thông qua chức năng điều hành có thể đánh giá hiệu quả

làm việc của người lao động một cách khách quan.

Trang 52

Phương thức điều hành công việc HCVP

1 Điều hành bằng hệ thống “ nguyên tắc thủ tục”

2 Điều hành bằng hệ thống văn bản.

3 Điều hành thông qua ủy quyền và phân quyền

4 Điều hành thông qua nhóm “hoạt động”

Trang 54

2 Điều hành bằng hệ thống văn bản.

Là quá trình truyền đạt mệnh lệnh, giải quyết công việc thông qua những văn bản viết chính thức và cụ thể.

Trang 55

3 Điều hành thông qua ủy quyền và phân quyền

Dựa vào cơ cấu tổ chức bộ máy để phân quyền

và phân trách nhiệm giải quyết công việc.

Trang 56

4 Điều hành thông qua nhóm “hoạt động”

Là phương thức tạo nhóm hoạt động giải quyết những vụ việc nhất định, khi công việc kết thúc nhóm tự giải tán.

Ưu điểm:

+ Mục tiêu rõ ràng

+ Trách nhiệm và độ tự quản cao

+ Khai thác tiềm năng nhân viên

Nhược điểm:

Nhóm “hoạt động” thường được tạo

ra trong thời gian ngắn nên khả năng kết hợp trong công việc sẽ khó hơn.

Trang 57

Kiểm tra công việc HCVP

Khái niệm:

❖ Kiểm tra công việc HCVP là đánh giá nguyên tắc thủ tục, đo

lường kết quả thực hiện nhằm phát hiện sai sót và nguyên nhân sai sót, tiến hành những biện pháp điều chỉnh thích hợp.

❖ Kiểm tra HCVP được thực hiện trên 2 lĩnh vực (2 mức độ):

 kiểm tra hành chính.

 kiểm tra hoạt động.

3-10

Trang 58

Kiểm tra công việc HCVP

Vai trò:

▪ Tìm ra các khuyết điểm và sai lầm để sửa chữa và ngăn ngừa sự vi phạm

▪ Thẩm định đúng sai của đường lối các kế hoạch, các chương trình.

▪ Xem xét các quy trình, các nguyên tắc thủ tục còn đúng đắn không, có khoa học

không, từ đó tạo điều kiện để quá trình hoàn thiện và đổi mới.

▪ Đảm bảo cho các việc thực hiện, kế hoạch với hiệu quả cao.

▪ Đảm bảo thực thi quyền lực của nhà quản trị.

▪ Giúp các doanh nghiệp theo sát và đối phó với sự thay đổi của môi trường.

Trang 59

Những nguyên tác kiểm tra trong

hành chính doanh nghiệp.

1 Nhà quản trị phải có những hiểu biết đầy đủ về những gì cần

phải kiểm tra

2 Phải có những kênh truyền thông rõ ràng chính xác.

3 Phải có quyền thiết lập, duy trì và duyệt xét lại các phương tiện

kiểm tra khi cần thiết.

4 Phải có những mục tiêu và tiêu chuẩn để đối phó.

5 Kiểm tra phải căn cứ kế hoạch hoạt động của tổ chức và cấp bậc

của đối tượng bị kiểm tra.

3-12

Trang 60

Những nguyên tác kiểm tra trong

hành chính doanh nghiệp.

6 Công việc kiểm tra phải được thiết kế theo yêu cầu của các nhà

quản trị

7 Việc kiểm tra phải được thực hiện ở những khâu trọng yếu

8 Kiểm tra phải khách quan

9 Việc kiểm tra cần phải tiết kiệm và đảm bảo hiệu quả kinh tế.

10 Việc kiểm tra phải đưa đến hành động.

Định dạng
Số trang	248
Dung lượng	6,19 MB