ĐẠI HỌC THÁI NGUYÊN TRƯỜNG NGOẠI NGỮ TIỂU LUẬN Học phần: QUẢN TRỊ HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG Tên tiểu luận: Văn phòng có tầm quan trọng như thế nào đối với hoạt động của cơ quan, doanh nghiệp
Trang 1ĐẠI HỌC THÁI NGUYÊN TRƯỜNG NGOẠI NGỮ
TIỂU LUẬN
Học phần: QUẢN TRỊ HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG
Tên tiểu luận: Văn phòng có tầm quan trọng như thế nào đối với hoạt động của cơ quan, doanh nghiệp? Phân tích những khó khăn trong Quản trị hành chính văn phòng ở nhà nước ta hiện nay? Bạn hãy đề xuất biện pháp khắc phục những khó khăn đó?
Sinh viên thực hiện: Lê Đức Chiến
Mã sinh viên: DTF187220201013
Nhóm học phần: N02
Thái Nguyên, tháng 7 năm 2021
Trang 2KẾT QUẢ CHẤM TIỂU LUẬN
Điểm
Nhận xét của CB chấm 1 CB chấm 1(Ký, ghi rõ họ tên) Bằng số Bằng chữ
Điểm
Nhận xét của CB chấm 2 CB chấm 2(Ký, ghi rõ họ tên) Bằng số Bằng chữ
Trang 3
Lời Cảm Ơn
Em xin chân thành cảm ơn trường ngoại ngữ đã tạo điều kiện thuận lợi cho chúng em học tập môn học quản trị hành chính văn phòng và thực hiện đề tài này
Em xin bày tỏ lòng biết ơn sâu sắc tới cô Phạm Huệ đã tận tình hướng dẫn chỉ bảo và giảng dạy cho em trong quá trình bộ môn để thực hiện đề tài và em rất biết ơn những kiến thức quý báu cô đã truyền đạt trong kỳ học vừa qua
Mặc dù đã cố gắng hoàn thành bài luận trong phạm vi và khả năng cho phép nhưng chắc chắn sẽ không tránh khỏi những thiếu sót Em rất mong nhận được sự thông cảm, góp ý và tận tình chỉ bảo của quý thầy cô
“ Em xin chân thành cảm ơn”
Trang 4
MỤC LỤC
Phần I: Mở đầu ( tổng quan môn học )
1 Trình bày kiến thức tổng quan về môn học?
Sau khi học xong em đã thu được những kiến thức bổ ích gì cho công việc của mình sau này?
Phần II: Nội dung
1 Khái niệm văn phòng?
1.1 Hoạt động của cơ quan, doanh nghiệp là gì?
1.2 Văn phòng có tầm quan trọng như thế nào đối với hoạt động của cơ quan, doanh nghiệp?
2 Quản trị hành chính văn phòng
2.1 khái niệm quản trị?
2.2 Khái niệm quản trị hành chính văn phòng?
2.3 Những khó khăn trong Quản trị hành chính văn phòng ở nhà nước ta hiện nay?
3 Đề xuất
3.1 Biện pháp khắc phục những khó khăn trong Quản trị hành chính văn phòng ở nhà nước ta hiện nay?
Phần III: Kết luận
Phần I : Mở đầu
1 Trình bày kiến thức tổng quan về môn học?
Sau khi học xong em đã thu được những kiến thức bổ ích gì cho công việc của mình sau này?
Học phần trang bị cho sinh viên những kiến thức về hành chính văn phòng và trở thành những người có đạo đức và lương tâm nghề nghiệp, có thái độ hợp tác với đồng nghiệp, tôn trọng pháp luật và các quy định tại nơi làm việc, có sức khỏe nhằm tạo điều kiện cho người lao động có khả năng tìm việc làm, đồng thời có khả năng học tập vươn lên, đáp ứng yêu cầu phát triển kinh tế và xã hội
Nội dung chính của môn học bao gồm những kiến thức, kỹ năng cơ bản về văn bản quản lý nhà nước, quản trị văn phòng, soạn thảo văn bản, nghiệp vụ văn thư - lưu
Trang 5trữ, nghiệp vụ thư ký Sinh viên được trang bị những kiến thức cơ bản về tin học, chính trị, pháp luật
Môn học có thể giúp em sau này có thể trở thành cán sự thực hiện chuyên môn nghiệp
vụ hành chính văn phòng được cấp bằng trung cấp chuyên nghiệp có khả năng thực hiện được các nhiệm vụ cụ thể như: Soạn thảo văn bản hành chính, nghiệp vụ văn thư, nghiệp vụ lưu trữ, nghiệp vụ thư ký tại các cơ quan, tổ chức
Phần II: Nội dung
1 Khái niệm văn phòng?
Văn phòng hay công sở là tên gọi chỉ chung về một phòng hoặc khu vực làm việc khác trong đó mọi người làm việc hay là những tòa nhà được thiết kế, bố trí để sử dụng hoặc cho thuê đối với những cá nhân, tổ chức thực hiện các hoạt động văn phòng liên quan đến giấy tờ, sổ sách và máy tính Văn phòng có thể biểu thị một vị trí hay một bộ phận trong một tổ chức với các nhiệm vụ cụ thể gắn liền với các hoạt động liên quan đến những công việc chung, đối nội, đối ngoại, quản lý công sở của tổ chức đó như Văn phòng Sở, hay văn phòng được đặt trong các cơ quan, tổ chức, công ty và thường có các chức danh Chánh Văn phòng, Phó Văn phòng
Về mặt pháp lý, văn phòng có thể là tên giao dịch của một tổ chức có tư cách pháp nhân như các văn phòng luật sư, văn phòng công chứng hoặc là một bộ phận của công
ty, doanh nghiệp không có chức năng kinh doanh như văn phòng đại diện, văn phòng thương mại, trung tâm xúc tiến thương mại
Trang 61.1 Hoạt động của cơ quan, doanh nghiệp là gì?
Thuật ngữ doanh nghiệp tương ứng với nhiều loại hình doanh nghiệp khác nhau Nói một cách chung nhất, doanh nghiệp là một tổ chức đi tìm kiếm các phương tiện sản xuất và sử dụng các phương tiện này để tạo ra các sản phẩm và dịch vụ được đem bán, trao đổi trên thị trường theo Luật doanh nghiệp là tổ chức có tên riêng, có tài sản, có trụ sở giao dịch, được đăng ký và thành lập theo quy định của pháp luật nhằm mục đích kinh doanh
Hoạt động của cơ quan doanh nghiệp là sẽ sản xuất ra sản phẩm gì hay cung cấp dịch
vụ gì ra thị trường Để hoạt động sản xuất kinh doanh lĩnh vực đó cần những phương tiện, máy móc gì, xây dựng nhà xưởng, tuyển dụng lao động ra sao Tùy vào kết quả nghiên cứu, thăm dò thị trường, chiến lược kinh doanh mà DN sẽ quyết định quy mô đầu tư vốn của mình
• Chức năng sản xuất – kinh doanh của doanh nghiệp: là 2 chức năng không thể tách rời nhau, ngược lại chúng có quan hệ chặt chẽ với nhau và tạo thành một chu trình khép kín trong hoạt động của doanh nghiệp, chu trình này được biểu diễn ở sơ đồ sau
Trang 71.2 Văn phòng có tầm quan trọng như thế nào đối với hoạt động của cơ quan, doanh nghiệp?
Tầm Quan Trọng Của Văn Phòng Đối Với Doanh Nghiệp
trừu tượng là bộ máy điều hành những công việc của cơ quan Tuỳ theo hình thức hoạt động, quy mô công ty mà văn phòng nhận trách nhiệm khác nhau
ty, doanh nghiệp mà còn là nơi thể hiện diện mạo và giá trị của thương hiệu Nhìn thấy được tầm quan trọng của văn phòng là bước đầu cho sự phát triển và thành công của doanh nghiệp
xây dựng hệ thống nhận diện thương hiệu
Không còn là những bức tường khô khan, văn phòng làm việc của những công ty, tập đoàn lớn còn là một không gian làm việc mở, sáng tạo mà nhiều nhân viên mơ
Trang 8ước Trong một không gian mở, nhân viên sẽ phát huy hết khả năng sáng tạo của mình để hoàn thành công việc
Ngoài chức năng là nơi làm việc, văn phòng cũng chính là ngôi nhà thứ 2 của tất cả nhân viên trong công ty, điều đó cho thấy sự hoà hợp, gắn kết giữa nhân viên và công
ty là rất lớn Vì thế, hầu hết những công ty, tập đoàn lớn, nhất là những công ty đa quốc gia đều cố gắng tạo môi trường làm việc văn phòng thân thiện giúp mọi người gắn kết với nhau hơn nhằm chung sức xây dựng công ty
b) Văn phòng chính là bộ mặt của doanh nghiệp – giúp doanh nghiệp tạo dựng thương hiệu
Văn phòng làm việc rất quan trọng, nó ảnh hưởng đến diện mạo công ty Khi khách hàng, đối tác đến tham quan, làm việc thì điều họ ấn tượng và lưu tâm nhất đó là không gian làm việc của công ty Nói một cách dễ hiểu, văn phòng phải thể hiện được
cá tính và phong cách làm việc của công ty, điều đó giúp khách hàng, đối tác ghi nhớ thương hiệu công ty
Cùng với nhiều yếu tố khác như website, namecard, logo, tên thương hiệu….văn phòng chính là một trong những yếu tố quan trọng góp phận tạo nên một thương hiệu của một doanh nghiệp Vì vậy, việc thiết kế không gian văn phòng, trang thiết bị, nội thất phải thống nhất tạo ra một hệ thống nhận diện thương hiệu xuyên suốt
2 Quản trị hành chính văn phòng
2.1 Khái niệm quản trị?
Khái niệm: quản trị là sự hợp tác của 1 số người trong 1 tổ chức để thực hiện mục tiêu
mà cá nhân theo đuổi bằng 1 phương cách có hiệu quả nhất Qu ản trị là sự phối hợp tất
cả các tài nguyên, thông qua tiến trình: hoạch định, tổ chức, lãnh đạo và kiểm tra nhằm đạt các mục tiêu đã đề ra
Trang 92.2 Quản trị hành chính văn phòng : là nơi diễn ra các hoạt động kiểm soát kinh doanh Nghĩa là nơi soạn thảo, sử dụng và tổ chức các hồ sơ, công văn giấy tờ nhằm mục đích thông tin sao cho có hiệu quả
Quản trị là sự phối hợp tất cả các tài nguyên thông qua tiến trình hoạch định, tổ chức, lãnh đạo, và kiểm tra nhằm đạt được các mục tiêu đã đề ra
Quản trị hành chính văn phòng là việc hoạch định, tổ chức, phối hợp, tiêu chuẩn hoá
và kiểm soát các hoạt động xử lý thông tin
2.3 Những khó khăn trong Quản trị hành chính văn phòng ở nhà nước ta hiện nay?
Việt Nam đã trở thanh thành viên của tổ chức Thương Mại Thế Giới từ đó xuất hiện sự cạnh trạnh giữa các doanh nghiệp đầu tư nước ngoài cũ và mới ở nước ta về: công nghệ, thông tin, máy móc hiện đại, chất lượng quản lý và chất lượng sản phẩm Điều này đã bắt buộc các doanh nghiệp việt nam cũng như doanh nghiệp đầu tư nước ngoài phải ứng dụng các thiết bị, máy móc hiện đại mới nhất vào trong việc quản lý và điều hành mọi hoạt động sản xuất của mình.Thông tin trở thành yếu tố tiên quyết quyết định sự sống còn của các doanh nghiệp Để tạo tiềm lực cạnh tranh cho chính mình, các doanh nghiệp thực hiện việc cải tiến công nghệ và dây chuyền sản xuất đồng thời cũng cải cách mô hình tổ chức quản lý sản xuất của mình cho phù hợp hơn Vì vậy việc xây dựng, tổ chức các văn phòng hiện đại và quá trình thu thập, tiếp nhận, xử lý thông tin và việc xây dựng tổ chức các văn phòng hiện đại với các máy móc hiện đại yêu cầu phải nắm bắt được kỹ năng sử dụng thành thạo các
truy cập thông tin bằng internet
Đây là vấn gây trở ngại khó khăn nhất
Quá tải thông tin, hồ sơ tài liệu, việc lưu trữ khó khăn.
Trong những năm qua công tác quản lý văn bản, tài liệu, hồ sơ, giấy tờ theo cách quản lý truyền thống đã bộc lộ nhiều hạn chế do nhiều nguyên nhân khách quan và chủ quan chẳng hạn như: thiết bị kỹ thuật phục vụ công tác xử lý lưu trữ còn thô sơ và thủ công Các công văn đến và đi chủ yếu được lưu trên các hồ sơ giấy theo một biểu mẫu chung Công văn sau khi được xử lý thường được phân loại sắp xếp theo các tệp hồ sơ tại các kệ tủ trong kho phục vụ cho việc tìm kiếm
Trang 10sau này Và đây cũng là vấn đề bất cập khi cần tím kiếm lại công văn thì thường mất thời gian và công sức để tìm Chưa kể đến việc khối lượng công văn ngày càng tăng, diện tích lưu kho sẽ ngày càng quá tải Và việc mất mát thất lạc công văn là rủi ro rất dễ xảy ra
Mất nhiều thời gian, công sức và kinh phí.
Theo thống kê cho thấy một ngày có khoảng 80% công chức bàn giấy lãng phí khoảng nửa giờ để tìm kiếm tài liệu và 60% giành một giờ hoặc nhiều hơn để làm các công việc mà đồng nghiệp khác đã và đang thực hiện Hơn nữa, do tất cả mọi việc đều được lưu lại bằng giấy từ các thông tin ghi chép đến công văn, văn bản, tài liệu nên một năm doanh nghiệp phải trả một khoản chi phí lớn cho văn phòng phẩm: bút, mực, giấy, kẹp ghim, in, ấn…
Hiệu quả công việc thấp, ảnh hướng đến môi trường.
Với những bất cập trên cho thấy việc quản lý văn phòng ảnh hưởng rất nhiều đến sự phát triển của doanh nghiệp Không chỉ vậy, công tác quản lý văn phòng truyền thống nhiều giấy tờ còn gián tiếp ảnh hưởng đến môi trường khi phải sử dụng số lượng giấy lớn dẫn đến việc chặt phá nhiều cây cối để làm giấy
3 Đề xuất
3.1 Biện pháp khắc phục những khó khăn trong Quản trị hành chính văn phòng ở nhà nước ta hiện nay?
Trang 11 Sử dụng phần mềm Cloudoffice.
“Cuộc cách mạng văn phòng” đã bùng nổ khi có sự phát triển của công nghệ thông tin
và sự đi lên của kinh tế – xã hội Với sự ra đời của phần mềm quản lý văn phòng điện
tử – Cloudoffice, mô hình “văn phòng không giấy tờ” là một trong ngững biện pháp khắc phục được những hạn chế, bất cập của văn phòng truyền thống
Phần mềm Cloudoffice được tích hợp nhiều hệ thống phần mềm tiện ích khác như quản lý văn bản, quản lý công việc, quản lý văn thư lư trữ, tài liệu… hỗ trợ cho việc quản lý văn phòng hiệu quả, tiết kiệm thời gian, sức lực và chi phí văn phòng phẩm Đặc biệt sử dụng phần mềm văn phòng điện tử các cấp lãnh đạo, nhà quản lý có thể duyệt văn bản, chỉ đạo công việc từ xa qua internet ngay trên các thiết bị thông minh SmartPhone, đáp ứng nhu cầu điều hành và xử lý công việc một cách linh hoạt - kịp thời - mọi lúc mọi nơi
Trang bị máy móc, phương tiện hiện đại.
tự động hóa triển khai ngày càng nhiều những nội dung trong công tác văn phòng Chẳng hạn: tuyển dụng nhân sự, tổ chức lao động, công tác văn thư, lưu trữ… Các nhân viên văn phòng cần chủ động hơn trong triển khai công tác chuyên môn, thay vì chờ đợi đáp ứng với các thách thức bên ngoài
Đáp ứng theo thời gian thực là thách thức quan trọng bắt nguồn từ thay đổi mô hình và quy trình trong kỷ nguyên 4.0 với các nhân viên Các phần mềm đo lường sẽ thông báo về tình trạng làm việc của nhân viên Lượng hóa tất cả các khía cạnh quản lý luôn
là ước mơ của nền hành chính hiện đại Trí thông minh nhân tạo áp dụng chung với dữ liệu lớn sẽ thay thế các công tác nhân sự như tuyển dụng, đánh giá, đào tạo, phát triển
và gắn kết nhân viên Trí thông minh nhân tạo giúp quản lý dữ liệu công dân để tăng chất lượng dịch vụ và đưa ra các chiến lược, kế hoạch đúng hướng cho cơ quan, tổ chức
Tổ chức đào tạo, bồi dưỡng.
Vai trò của công tác văn phòng ngày càng được chú trọng Công tác quản trị văn phòng có thể giúp cơ quan, doanh nghiệp giảm giờ làm, chi phí vận hành cũng như tăng năng suất hiệu quả công việc Vì vậy, việc xây dựng các chương trình đào tạo, bồi dưỡng nhằm giúp lãnh đạo, nhân viên văn phòng nâng cao nghiệp vụ là vấn đề cấp thiếtCác chương trình đào tạo, bồi dưỡng cần tập trung vào các nội dung nghiệp vụ cụ thể như: soạn thảo văn bản điện tử; quản lý hồ sơ điện tử; kỹ thuật tổ chức, điều hành cuộc họp trực tuyến; tổ chức các hoạt động giao tiếp trực tuyến hoặc qua môi trường mạng; điều hành văn phòng trực tuyến
Trang 12 Xây dựng hệ thống văn phòng điện tử
Văn phòng điện tử sẽ đem lại những lợi ích đáng kể về kinh tế Với khả năng cung cấp môi trường làm việc cộng tác một cách hiệu quả, chi phí tổ chức họp hành, chuyển phát tài liệu, in ấn giảm đi đáng kể, đồng thời giúp tiết kiệm thời gian và công sức cho những công việc không cần thiết
Từng bước tin học hóa công tác văn phòng
Máy vi tính và văn phòng “không giấy”
Mạng vi tính với hệ thống thông tin
Mạng đơn giản
Mạng nội bộ
Mạng mở rộng
Phần III: Kết luận
Đề tài này mang lại cho em rất nhiều lợi ích, nó cho em thấy được tầm quan trọng của văn phòng đối với cơ quan, doanh nghiệp vì văn phòng dường như quyết định tất
cả các hoạt động của cơ quan doanh nghiệp và cũng nhờ có văn phòng mà các hoạt động của cơ quan, doanh nghiệp cũng được diễn ra một cách khoa học hơn, nhanh gọn, tiết kiệm ngân sách và thời gian hơn Không những thế đề tài còn cung cấp cho
em các kiến thức lý thuyết, rèn luyện những kỹ năng và nghiên cứu các ứng dụng thực
tế về những vấn đề liên quan đến quản trị hoạt động hành chính văn phòng như soạn thảo văn bản, quản lý văn bản sắp xếp lịch hoạt động của cơ quan; tổ chức hội họp và giao tiếp hành chính văn phòng
Sau khi nghiên cứu đề tài này em có thể vận dụng các kiến thức đã lĩnh hội được để thực hiện các công việc hành chính tại các đơn vị trong cơ quan, doanh nghiệp và tham gia các vai trò lãnh đạo, quản trị cũng như tự quản trị các công việc hành chính nhằm giúp hiệu quả cho việc hoàn thành tốt công việc chuyên môn của mình trong tương lai
Trang 13Môn học giúp em nâng cao nghiệp vụ hành chính văn phòng để sau khi ra trường có nhiều cơ hội việc làm hơn và giúp em có thêm nhiều kiến thức chuyên sâu về lĩnh vực hành chính văn phòng, để nâng cao được nghiệp vụ của bản thân và hiệu quả hơn trong các công tác đưa ra định hướng cũng như kế hoạch phát triển bản thân