ĐỀ THI QUẢN TRỊ HÀNH CHÁNH VĂN PHÒNG (có lời giải)

12 TRƯỜNG ĐẠI HỌC VĂN LANG Người ra đề (Ký và ghi rõ họ tên) ĐOÀN ĐẶNG PHI HÙNG KHOA QUẢN TRỊ KINH DOANH Đề thi Giữa kỳ Môn thi QUẢN TRỊ HÀNH CHÁNH VĂN PHÒNG KhóaLớp K24C Học kỳ 1 Năm học 2021 – 202.12 TRƯỜNG ĐẠI HỌC VĂN LANG Người ra đề (Ký và ghi rõ họ tên) ĐOÀN ĐẶNG PHI HÙNG KHOA QUẢN TRỊ KINH DOANH Đề thi Giữa kỳ Môn thi QUẢN TRỊ HÀNH CHÁNH VĂN PHÒNG KhóaLớp K24C Học kỳ 1 Năm học 2021 – 202.

Trang 1

1/2

(Ký và ghi rõ họ tên)

ĐOÀN ĐẶNG PHI HÙNG

KHOA QUẢN TRỊ KINH DOANH

Đề thi: Giữa kỳ

Môn thi: QUẢN TRỊ HÀNH CHÁNH VĂN PHÒNG

Khóa/Lớp: K24C - Học kỳ: 1 - Năm học: 2021 – 2022 Trưởng Khoa/Bộ môn duyệt

(Ký và ghi rõ họ tên) Thời gian thi: 45 phút q; 60 phút q; 75 phút q; 90 phút q; Khác: ý

Hình thức thi: Tự luận q Trắc nghiệm q Tự luận + Trắc nghiệm ý

Tiểu luận không thuyết trình ý

Được sử dụng tài liệu q - Không sử dụng tài liệu q

Đề bài:

Câu 1: Trình bày khái niệm, mục đích và các yếu tố cấu thành nên văn phòng? (2 điểm)

Câu 2: Trong thời gian sắp tới, lãnh đạo công ty bạn đang làm việc có buổi làm việc với đối tác

với mục đích ký kết hợp đồng kinh tế Trụ sở công ty tại Thành phố Hồ Chí Minh, trụ sở công ty đối tác tại Hà Nội, thời gian của chuyến công tác là 7 ngày làm việc, đội ngũ tham gia là 5 thành

viên

Với vai trong là thư ký của lãnh đạo công ty, dựa vào các biểu mẫu đã học bạn hãy lập kế hoạch và lịch trình công tác cụ thể cho đoàn (4 điểm)

Lưu ý: Sinh viên có thể nêu lên giả định một số thông tin cần thiết

Câu 3:

3.1 Hãy nêu trình tự giải quyết tiếp nhận công văn đến (2 điểm)

3.2 Giả sử bạn là nhân viên được giao nhiệm vụ phụ trách văn thư của đơn vị, bạn nhận được văn bản đến như sau vào ngày 29/4/2017 hãy đọc công văn đến sau và điền vào sổ theo dõi giải quyết

công văn đến (2 điểm)

đến

Nơi gửi

CV

Số và kí hiệu CV

Ngày tháng của CV

Trích yếu nội dung

CV

Người nhận

Kí nhận

Mã đề thi:

Trang 3

Họ và tên : Lê An Bình Ngày sinh : 27/01/2000

Ngày thi: 24/10/2021

BÀI THI GIỮA KÌ MÔN QUẢN TRỊ HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG Câu 1: Trình bày khái niệm, mục đích và các yếu tố cấu thành nên văn phòng? (2 điểm)

Trả lời:

❖ Văn phòng là bộ máy điều hành tổng hợp của cơ quan, đơn vị, là nơi thu thập xử lý, cung cấp, truyền đạt thông tin trợ giúp cho hoạt động quản lý, là nơi chăm lo dịch vụ hậu cần, đảm bảo các điều kiện vật chất văn phòng cho hoạt động của cơ quan,

đơn vị

❖ Mục đích:

- Xây dựng chương trình kế hoạch và tổ chức thực hiện chương trình kế hoạch công tác

- Thu thập, xử lý, cung cấp, quản lý thông tin

- Truyền đạt các quyết định quản lý của lãnh đạo, theo dõi việc triển khai thực hiện

- Thực hiện công tác văn thư, lưu trữ hồ sơ tài liệu theo các quy định hiện hành

- Tư vấn về văn bản cho thủ trưởng, trợ giúp thủ trưởng

- Tổ chức công tác đón tiếp khách, đối nội, đối ngoại

- Chủ trì hoặc phối hợp với các đơn vị khác

- Phối hợp với các đơn vị tổ chức chuyến đi công tác của lãnh đạo

- Bảo đảm cơ sở vật chất cho hoạt động của cơ quan như kinh phí hoạt động, các trang thiết bị phương tiện làm việc

❖ Các yếu tố cấu thành nên văn phòng:

- Con người

- Hệ thống trang thiết bị

- Hệ thống nguyên tắc thủ tục

- Hệ thống nghiệp vụ hành chính văn phòng

Câu 2: Trong thời gian sắp tới, lãnh đạo công ty bạn đang làm việc có buổi làm việc với đối tác với mục đích ký kết hợp đồng kinh tế Trụ sở công ty tại Thành phố Hồ Chí Minh, trụ sở công ty đối tác tại Hà Nội, thời gian của chuyến công tác là 7 ngày làm việc, đội ngũ tham gia là 5 thành viên

Trang 4

Với vai trò là thư ký của lãnh đạo công ty, dựa vào các biểu mẫu đã học bạn hãy lập

kế hoạch và lịch trình công tác cụ thể cho đoàn (4 điểm)

Trả lời:

CÔNG TY VERANDA GROUP

PHÒNG KINH DOANH

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

Hồ Chí Minh, ngày 24 tháng 10 năm 2021

KẾ HOẠCH

Về việc tổ chức chuyến đi công tác

I MỤC ĐÍCH – YÊU CẦU:

1 Mục đích: - Gặp mặt công ty TNHH Khánh Phú để ký kết hợp đồng kinh tế

2 Yêu cầu:

- Tham gia hỗ trợ đầy đủ, nghiêm túc

- Thực hiện đúng tiến độ công việc

II NỘI DUNG:

1 Thời gian, địa điểm:

- Ngày đi: 01/11/2021

- Ngày về: 08/11/2021

- Địa điểm: Thành phố Hà Nội

1 Thành phần tham gia:

- Nguyễn Phương Hằng: Giám đốc công ty Veranda Group

- Lê Đức Minh: Trưởng phòng kinh doanh

- Nguyễn Gia Hân, Anh Trần Minh Quốc: Trợ lý giám đốc

- Lê An Bình: Thư kí

2 Nội dung thực hiện:

- Ngày 01/11/2021: Bay từ TPHCM đến Hà Nội

- Ngày 02/11/2021: Đến công ty đối tác để trình bày sản phẩm, các điều khoản trong hợp đồng và trao đổi giải đáp thắc mắc của đối tác

- Ngày 03/11/2021: Tiến hành sửa đổi các điều khoản hợp đồng thuận theo yêu cầu của 2 bên

- Ngày 04/11/2021: Họp hội thảo

Trang 5

- Ngày 05/11/2021: Liên lạc, tạo cuộc hẹn với đối tác tại nhà hàng

- Ngày 06/11/2021: Đến công ty đối tác để ký hợp đồng kinh tế chính thức

- Ngày 07/11/2021: Chiều bay từ Hà Nội đến TPHCM

3 Chuẩn bị:

- Thủ tục hành chính : Ban thư kí có nhiêm vụ chuẩn bị các văn bản giấy tờ cần thiết như : giấy quyết định cử đi công tác, giấy tờ tùy thân của các thành viên đi công tác

do họ chuẩn bị

- Phương tiện đi lại, nơi ăn nghỉ làm việc: Di chuyển từ TP.Hồ Chí Minh đến Hà Nội bằng máy bay của hãng VietNam Airlines Di chuyển từ sân bay về khách sạn và từ khách sạn đến các hội nghị, công ty đối tác bằng taxi

- Chuẩn bị tài liệu: tài liệu trình bày sản phẩm, hợp đồng kí kết kinh doanh, lap top

cá nhân của các thành viên, sạc dự phòng,…

4 Kinh phí

- Chi phí máy bay: 15.000.000 đồng

- Chi phí đi lại ở Hà Nội: Thuê xe 7 chỗ đi lại 500.000/ 1 ngày

- Chi phí khách sạn và ăn uống: 19.000.000 đồng

- Lệ phí thủ tục hành chính: 3.000.000 đồng

- Chi phí dự phòng: 5.00.000 đồng

- Tổng cộng: 45.500.000 đồng

- Lịch trình cụ thể

III LỊCH TRÌNH CỤ THỂ:

Độ dài Chuyến đi 7 ngày

Ngày Khởi hành 01/11/2021

Hãng hàng không Khởi

hành VietNam Airlines

Hạng khoang ngồi Phổ thông

Số Chuyến bay Khởi hành VN7207

Số liên lạc chính 0898871672

Trang 6

NGÀY NỘI DUNG THỜI

HỆ

SỐ ĐIỆN THOẠI LIÊN HỆ

01/11/2021

Chuyến bay

13:00-15:10

Bay từ TPHCM – Hà Nội

VietNam Airlines

Hotline:

19001103

Di chuyển

16:00-17:15

Từ sân bay đến khách sạn Marvellous Hotel

Taxi dịch vụ

trên Noibaitaxitour

com

0898236781

Thời gian Khởi hành 13:00

Thời gian Đến 15:10

Khách sạn

Marvellous Hotel

55 Đường Thành,Cửa Đông, Quận Hoàn Kiếm, Hà Nội

Phương tiện đi lại Đường bộ Thuê xe 7 chỗ trong vòng 7 ngày

Tên/Số điện thoại Liên hệ

Chính

Lê Quang Hiếu SĐT: 0898236781

Ngày Về 07/11/2021

Hãng hàng không Về VietNam Airlines

Hạng khoang ngồi Phổ thông

Số Chuyến bay Về VN1270

Thời gian Khởi hành Về 14:10

Thời gian đến 16:50

Trang 7

Nghỉ ngơi Từ

18:30

Marvellous Hotel

Nhân viên tại khách sạn

Hotline:

18001202

02/11/2021

Bữa sáng

7:00-8:30

Marvellous Hotel

Hotline:

18001202

Di chuyển

9:30-10:00

Từ khách sạn đến công ty đối tác

Taxi dịch vụ

com

0973664568

Đến công ty đối tác họp

9:00-11:00 Công ty đối tác

Thư ký đối tác:

Bà Lê Ngọc Bích Hà

0935967207

Di chuyển

11:00-11:30

Từ công ty đối tác về khách sạn

Taxi dịch vụ

com

0973664568

11:30

Marvellous Hotel

Hotline:

18001202

03/11/2021

Bữa sáng

7:00-8:30

Marvellous Hotel

Hotline: 18001202

Họp điều chỉnh hợp đồng

8:30-11:30

Marvellous Hotel Nhân viên tại

khách sạn

Hotline: 18001202

Bữa trưa

11:30-12:30

Marvellous Hotel

Hotline: 18001202

Nghỉ trưa

13:00-14:00

Marvellous Hotel

Hotline: 18001202

14:30-18:30

khách sạn

Hotline: 18001202

19:00-20:00

Marvellous Hotel

Hotline: 18001202

Nghỉ Ngơi Từ

20:00

Marvellous Hotel

Hotline: 18001202

04/11/2021 Bữa sáng

7:00-8:30

Marvellous Hotel

Hotline: 18001202

Trang 8

8:30-11:00

khách sạn

Hotline: 18001202

Bữa trưa

11:00-11:30

Marvellous Hotel

Hotline: 18001202

Nghỉ trưa

11:30-13:00

Marvellous Hotel

Hotline: 18001202

Di chuyển

13:00-14:00

Di chuyển đến khách sạn Intel Continental

Taxi dịch vụ

com

0973664568

Họp hội thảo thu hút vốn đầu tư

14:30-18:30

Hội trường khách sạn Intel Continental

Nhân viên tại hội thảo

Hotline: 18007878

19:00-20:00

Intel Continental

Hotline: 18007878

Di chuyển

20:20-21:30

Từ Intel Continental về

Marvellous Hotel

Taxi dịch vụ

com

0973664568

Nghỉ Ngơi Từ

21:40

Marvellous Hotel

Hotline: 18001202

05/11/2021

Ăn uống &

Nghỉ ngơi

7:00-16:00

Marvellous Hotel

Hotline:

18001202

Gọi hẹn gặp đối tác

Lúc 9:00 -

Bà Lê Ngọc Bích Hân

0935967207

Di chuyển

17:00-18:00

Từ khách sạn đến nhà hàng

Taxi dịch vụ

com

0973664568

Gặp đối tác 18:00 Nhà hàng

La’vien Rose

Nhân viên tại nhà hàng 0239382388

Di chuyển

21:30-22:30

Từ nhà hàng về khách sạn

Taxi dịch vụ

Trang 9

Noibaitaxitour

com

Nghỉ ngơi 22:00 Marvellous

Hotel

Hotline: 18001202

06/11/2021

Bữa sáng

7:00-8:30

Marvellous Hotel

Hotline: 18001202

Bữa trưa

11:00-12:30

Marvellous Hotel

Hotline: 18001202

Đến công ty đối tác để ký hợp đồng

14:00-17:00 Công ty đối tác

Bà Lê Ngọc Bích Hân

0935967207

Di chuyển

12:30-13:10

Từ công ty đối tác về khách sạn

Taxi dịch vụ

com

0973664568

13:30

Marvellous Hotel

Hotline:

18001202

18:30-22:30 King BBQ

Nhân viên tại King BBQ

Hotline:

1900234546

07/11/2021

Bữa sáng

8:00-9:00

Marvellous Hotel

Hotline:

18001202

Trả phòng 11:30 Marvellous

Hotel

Hotline:

18001202

Di chuyển

11:40-13:20

Từ khách sạn đến sân bay

Taxi dịch vụ

com

0973664568

Chuyến bay

14:10-16:50

Bay từ Hà Nội – TP.HCM

VietNam Airlines

Hotline:

19001103

❖ Ghi chú, Mục khác:

- Giả sử các cuộc hẹn gặp tại công ty đối tác đều được hẹn trước

- Đã thuê xe dịch vụ trên web noibaitaxitour.comn

- Hẹn được đối tác đến nhà hàng La’vien Rose và book bàn trước cho khoảng 9 người ( 5 thành viên công ty và tầm 4 thành viên đối tác)

Trang 10

Câu 3:

3.1 Hãy nêu trình tự giải quyết tiếp nhận công văn đến (2 điểm):

Bước 1: Tiếp nhận, đăng kí văn bản đến

- Tiếp nhận văn bản đến

- Phân loại sơ bộ, bóc bì văn bản đến

- Đóng dấu “Đến”, ghi số và ngày đến

- Đăng kí văn bản đến

Bước 2: Trình và chuyển giao văn bản đến

- Trình văn bản đến

- Chuyển giao văn bản đến

Bước 3: Giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến

- Giải quyết văn bản đến

- Theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến

3.2 Giả sử bạn là nhân viên được giao nhiệm vụ phụ trách văn thư của đơn vị, bạn nhận được văn bản đến như sau vào ngày 29/4/2017 hãy đọc công văn đến (xem trang sau) và điền vào sổ theo dõi giải quyết công văn đến (2 điểm)

STT Ngày

đến

Nơi gửi

CV

Số và kí hiệu CV

Ngày tháng

CV

Trích yếu nội dung cv

Người nhận

Kí nhận

02 29/04/

2017

Công ty nước sạch Bắc Giang

02/QĐ-HĐQT

27/04/

2017

Quyết định bổ nhiệm Phó giám đốc Công ty

Lê An Bình

Tiêu đề	Đề Thi Quản Trị Hành Chính Văn Phòng (Có Lời Giải)
Trường học	Trường Đại Học Văn Lang
Chuyên ngành	Quản Trị Hành Chính Văn Phòng
Thể loại	Đề thi
Năm xuất bản	2021 – 2022
Thành phố	TP. Hồ Chí Minh

Định dạng
Số trang	10
Dung lượng	1,3 MB