ĐỀ CƯƠNG ÔN TẬP HỌC PHẦN QUẢN TRỊ HỌC 1 Quyết định quản trị là gì? Trình bày các chức năng của quyết định? Quyết định quản trị là những hành vi sáng tạo của nhà quản trị nhằm định ra mục tiêu, chương.
Trang 1ĐỀ CƯƠNG ÔN TẬP HỌC PHẦN QUẢN TRỊ HỌC
1 Quyết định quản trị là gì? Trình bày các chức năng của quyết định?
- Quyết định quản trị là những hành vi sáng tạo của nhà quản trị nhằm định ra mục tiêu, chương trình và tính chất hoạt động của tổ chức để giải quyết một vấn đề đã chín muồi trên
cơ sở hiểu biết các quy luật vận động khách quan và phân tích thông tin về tổ chức và môi trường
- Các chức năng :
+ Chức năng định hướng
+ Chức năng bảo đảm
+ Chức năng hợp tác và phối hợp
+ Chức năng cưỡng chế và động viên
2 Tầm hạn quản trị là gì? Những nhân tố ảnh hưởng đến tầm hạn quản trị?
- Tầm hạn quản trị là khái niệm dùng để chỉ số lƣợng nhân viên cấp dưới mà 1 nhà quản trị cấp trên có thể điều hành trực tiếp
- Tầm rộng hẹp của quản trị : Nếu số lượng nhân viên mà một nhà quản trị có thể điều hành
càng lớn thì gọi là tầm hạn quản trị rộng Và ngược lại nếu số lƣợng nhân viên ít thì gọi là tầm hạn quản trị hẹp
- Những nhân tố ảnh hưởng đến tầm quản trị :
+ Năng lực, trình độ uy tín và kinh nghiệm của nhà quản trị
+ Phẩm chất, ý thức, trình độ của đối tượng quản trị
+ Tính đồng nhất, ổn định trong công việc của cấp dưới
+ Tính kế hoạch của công việc
+ Mức độ trang bị phương tiện, kỹ thuật cho nhà quản trị
3 Động viên là gì? Trình bày lý thuyết động viên hệ thống nhu cầu con người của Maslow ?
- Động viên là tạo ra ý muốn làm việc ở người khác tức là tạo ra động cơ hoạt động của đối tượng (động cơ là động lực thúc đẩy bên trong để đối tượng hoạt động )
Trang 2- Nhu cầu là sự thiếu thốn và sự mất cân bằng nào đó buộc con người phải hoạt động để lấy lại
sự cân bằng Nhu cầu rất đa dạng, phức tạp và không ngừng thay đổi Chính vì vậy nhà Quản trị phải biết được các loại nhu cầu nổi trội của con người để tạo điều kiện thuận lợi cho họ hoạt động nhằm thoả mãn các nhu cầu đó
- Hệ thống thang bậc của Maslow từ thấp đến cao:
+ Nhu cầu tự nhiên (Phisiological): là những nhu cầu cơ bản nhằm đảm bảo sự tồn tại của con người như ăn, ở, mặc, duy trì nòi giống
+ Nhu cầu an toàn (Safety): an toàn về sức khỏe, tính mạng, có công việc ổn định, an ninh, luật lệ
+ Nhu cầu xã hội (Social): nhu cầu giao tiếp, tham gia các hoạt động tập thể, các tổ chức, cộng đồng, tình cảm, tình yêu, bạn bè
+ Nhu cầu tự trọng (Self Respect): muốn được người khác tôn trọng, muốn có uy tín, tự hào bản thân, nhu càu có địa vị trong xã hội
+ Nhu cầu tự hoàn thiện bản thân (Self Actualization): muốn được thử thách, rèn luyện để có
sự công nhận, muốn được tự chủ, cống hiện, sáng tạo
4 Phong cách lãnh đạo là gì? Trình bày lưới quản trị của Robert Blake và Jean Mouton?
- Phong cách lãnh đạo là tổng thể các biện pháp, các thói quen, các cách cư xử đặc trưng của người cán bộ quản trị trong việc giải quyết công việc hằng ngày có tính đặc trưng, điển hình
và tương đối ổn định
- Lưới quản trị của Robert Blake và Jean Mouton
+ Phong cách 1-9: Thông qua sự quan tâm sâu sắc đến nhu cầu con người, tạo ra một không khí thân ái và thuận lợi trong tổ chức
+ Phong cách 1-1: Quan tâm rất ít đến con người, bỏ mặc công việc, hoạt động như một người cung cấp thông tin từ trên xuống
+ Phong cách 5-5: Hoàn thiện nhiệm vụ thích hợp thông qua sự cân đối giữa mức công việc
và mức thỏa mãn về tinh thần
Trang 3+ Phong cách 9-9: Công việc được hoàn thành do mọi cam kết vối sự phụ thuộc lẫn nhau thông qua những ràng buộc chung về mục tiêu tổ chức với sự tin tưởng và tôn trọng nhân viên
5 Trình bày khái niệm và tác dụng của công tác kiểm tra? Nêu các nguyên tắc kiểm tra?
- Kiểm tra là tiến trình theo dõi tổ chức hoạt động như thế nào trên đường đi đến mục tiêu, phát hiện kịp thời các sai lệch và áp dụng các biện pháp cần thiết để sớm đưa tổ chức trở lại hoạt động đúng hướng và mục tiêu
- Tác dụng của công tác kiểm tra :
+ Làm rõ hơn mục tiêu và thực hiện thay đổi mục tiêu trong những trường hợp cần thiết + Phát hiện kịp thời các chiều hướng thay đổi của các yếu tố môi trường => áp dụng các biện pháp điều chỉnh cho phù hợp với các điều kiện mới
+ Phát hiện kịp thời các khâu xung yếu nhằm tăng cường khả năng hoạt động của tổ chức + Phát hiện kịp thời các vấn đề nảy sinh và quy kết trách nhiệm cho các cá nhân, các bộ phận trong việc giải quyết vấn đề đó
+ Để phổ biến kịp thời các thông tin mới một cách liên tục nhằm cải tiến và hoàn thiện các hoạt động, nâng cao năng suất, hạn chế các lãng phí có thể xảy ra
- Các nguyên tắc kiểm tra :
+ Hệ thống kiểm tra phải được thiết kế phù hợp với đặc điểm của đối tượng được kiểm tra: con người và kế hoạch
+ Hệ thống kiểm tra phải mang tính đồng bộ
+ Việc kiểm tra cần phải vạch rõ những chỗ khác biệt tại các điểm thiết yếu tức là nhà Quản trị phải quan tâm đặc biệt tới các yếu tố có ý nghĩa quan trọng nhất đối với hoạt động của doanh nghiệp
+ Việc kiểm tra cần phải khách quan
+ Kiểm tra phải linh hoạt
+ Kiểm tra phải đơn giản
+ Kiểm tra cần phải tiết kiệm, hiệu quả
Trang 4+ Kiểm tra phải đi đến điều chỉnh
6 Cơ cấu tổ chức là gì? Trình bày mô hình cơ cấu tổ chức kiểu hỗn hợp trực tuyến - chức năng?
- Cơ cấu tổ chức là sự sắp xếp các bộ phận, các đơn vị nhỏ trong tổ chức thành 1 thể thống nhất, lập các mối quan hệ về nhiệm vụ và quyền hành giữa các cá nhân và đơn vị, nhằm thiết lập một môi trường thuận lợi cho hoạt động và đạt được mục tiêu chung
- Cơ cấu tổ chức kiểu hỗn hợp trục tuyến – chức năng:
+ Là sự kết hợp cả 2 kiểu cơ cấu trực tuyến và chức năng
+ Các bộ phận chức năng chỉ hỗ trợ về mặt chuyên môn, không có quyền chỉ đạo các đơn vị trực tuyến
+ Cán bộ lãnh đạo trực tuyến chịu trách nhiệm hoàn toàn và toàn quyền quyết định với kết quả hoạt động của tổ chức
Ưu điểm: Có được ưu điểm của cơ cấu trực tuyến và chức năng; tạo điều kiện cho các giám đốc trẻ
Nhược điểm: Nhiều tranh luận vẫn xảy ra, nhà quản trị thường xuyên phải giải quyết; hạn chế sử dụng kiến thức chuyên môn; vẫn có xu hướng can thiệp của các đơn vị chức năng
7 Kỹ năng của nhà quản trị thay đổi như thế nào theo cấp bậc quản trị?
8 Quyết định quản trị là gì? Các đặc điểm của quyết định quản trị? Trình bày các mô hình
ra quyết định?
- Quyết định quản trị là những hành vi sáng tạo của nhà quản trị nhằm định ra mục tiêu,
chương trình và tính chất hoạt động của tổ chức để giải quyết một vấn đề đã chín muồi trên
cơ sở hiểu biết các quy luật vận động khách quan và phân tích thông tin về tổ chức và môi trường
- Đặc điểm quản trị:
+ Chỉ có các nhà quản trị ( lãnh đạo ) mới có quyền ra quyết định
+ Quyết định quản trị đề ra khi vấn đề đã chín muồi nhằm khắc phục sự khác biệt giữa tình trạng trong tương lai và tình trạng hiện tại của hệ thống
Trang 5+ Quyết định quản trị vừa có tính khách quan vừa có tính chủ quan
+ Quyết định quản trị liên quan trực tiếp đến quá trình thu thập, xử lý và truyền đạt thông tin + Quyết định quản trị là sản phẩm trí tuệ mang tính sáng tạo của nhà quản trị
+ Trong mỗi quyết định luôn có sự thâm nhập của cả bốn chức năng: hoạch định, tổ chức điều khiển, kiểm tra
+ Hình thức của quyết định quản trị: Bằng văn bản và phi văn bản
- Các mô hình ra quyết định quản trị:
+ Theo tính chất của quyết định
o
9 Hoạch định là gì? Tại sao các doanh nghiệp nhỏ thường không chú trọng đến công tác hoạch định?
- Hoạch định là quá trình ấn định những mục tiêu cần đạt được của tổ chức trong tương lai và lựa chọn phương án hành động tốt nhất cho phép đạt được mục tiêu đó ; Hoạch định là
“quyết định trước xem phải làm cái gì, làm như thế nào,khi nào làm và ai làm cái đó”
-10.Tại sao nói quản trị vừa là khoa học vừa là nghệ thuật?
11.Động viên là gì? Lý thuyết về bản chất và động viên con người của Douglas Mc Gregor
- Động viên là tạo ra ý muốn làm việc ở người khác tức là tạo ra động cơ hoạt động của đối tượng (động cơ là động lực thúc đẩy bên trong để đối tượng hoạt động )
- Lý thuyết về bản chất và động viên con người của Douglas Mc Gregor
Lý thuyết X- quan điểm cổ điển về con người Lý thuyết Y-quan điểm hiện đại về con người -Không thích làm việc, trốn việc nếu có thể
-Khuyến khích bằng vật chất
-Giám sát chặt chẽ giao công việc cụ thể
-Thúc ép nhân viên, dùng hình phạt răn đe
-Không có tham vọng và sáng kiến
-Không muốn và có thể chống lại sự thay đổi
-Muốn được làm việc -Khuyến khích bằng vật chất, tinh thần -Cam kết tự quản, giám sát tối thiểu -Giám chịu trách nhiệm, tự giác làm việc -Muốn thể hiện và khẳng định, sáng tạo -Muốn có thách thức trong công việc
Trang 612.Chức năng tổ chức là gì? Trình bày các yêu cầu đối với cơ cấu tổ chức?
- Chức năng tổ chức là việc thành lập các bộ phận để đảm nhiệm những nhiệm vụ cần thiết và xác định các mối quan hệ về chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, trách nhiệm giữa các cá nhân, các bộ phận đó nhằm đảm bảo môi trường và điều kiện thuận lợi nhất cho việc đạt mục tiêu chung đã định
13.Phong cách lãnh đạo là gì? Trình bày phong cách lãnh đạo kiểu dân chủ? Trong các phong cách lãnh đạo thì phong cách lãnh đạo nào hiệu quả nhất?
- Phong cách lãnh đạo là tổng thể các biện pháp, các thói quen, các cách cư xử đặc trưng của người cán bộ quản trị trong việc giải quyết công việc hằng ngày có tính đặc trưng, điển hình
và tương đối ổn định
- Khái niệm: Nhà Quản trị có phong cách lãnh đạo kiểu dân chủ thường thu hút tập thể vào tham gia thảo luận để quyết định các vấn đề của tổ chức Bản thân nhà lãnh đạo chỉ tự quyết định các vấn đề thuộc trách nhiệm, còn các vấn đề khác thường ủy quyền cho cấp dưới được
tự quyết định trong giới hạn cho phép
- Đặc điểm: Nhà Quản trị thường tôn trọng nhân cách của người khác; Biết lắng nghe biết tiếp thu ý kiến phê bình của người khác một cách tự nguyện
- Ưu điểm: Phong cách dân chủ phát huy được tính sáng tạo của đội ngũ nhân lực; Tạo ra bầu không khí phấn khởi, thân thiện, nhất trí cao trong tổ chức
- Nhược điểm: Người lãnh đạo nếu nhu nhược sẽ dẫn đến tình trạng theo đuôi quần chúng; Làm chậm quá trình ra quyết định dễ dẫn đến mất thời cơ
- Trong thực tế, mỗi nhà lãnh đạo thường có những cách riêng khi quản lý các nhân viên của mình Tuy nhiên, mỗi phong cách lãnh đạo nói trên đều có những ưu và nhược điểm, do vậy cần phải biết phối hợp để lãnh đạo hợp lý trong từng giai đoạn, từng trường hợp Khi lựa chọn phong cách lãnh đạo nào, các nhà quản lý cần cân nhắc dựa trên nhiều yếu tố cùng một lúc, chẳng hạn như thời gian cho phép, kiểu nhiệm vụ, mức độ áp lực công việc, trình độ nhân viên, mối quan hệ trong đội nhóm, ai là người nắm được thông tin… Tuy nhiên, các
Trang 7lãnh đạo giỏi là những người phối hợp và sử dụng linh hoạt cả 3 phong cách lãnh đạo nói trên một cách hợp lý trong những trường hợp cụ thể
14.Lãnh đạo là gì? Phân tích các nguyên tắc lãnh đạo?
- Lãnh đạo là quá trình liên quan đến các hoạt động chỉ huy, hướng dẫn, đốc thúc những người dưới quyền hăng hái, tự giác thực hiện các nhiệm vụ nhằm đạt đƣợc mục tiêu đề ra
-15.Trình bày những trở ngại của thông tin? Nhà quản trị cần làm gì để khắc phục những trở ngại đó?
- Hiện tượng nhận thức có chọn lọc: Con người chỉ thích để ý đến những gì phù hợp với trí tưởng tượng, nhu cầu, sở thích hoặc định kiến của mình dẫn đến nhận thức lệch lạc so với bản chất thơng tin
- Hiện tượng lọc tin: Người đưa tin cố gắng bóp méo, thêm bớt thông tin cho vừa ý người nhận
- Trạng thái xúc cảm của con người: Chất lượng của việc tiếp nhận, truyền đạt thông tin cũng phụ thuộc vào trạng thái cảm xúc của con người
- Do ngôn ngữ: Khả năng sử dụng, truyền đạt và khai thác thông tin phụ thuộc rất lớn vào kỹ năng sử dụng ngôn ngữ, vào phong tục, tập quán từng vùng miền
- Do việc ít lắng nghe: Tâm lý của đa số mọi người là thích nói, không thích nghe Hoặc khi nghe lại mất tập trung nên có thể không hiểu hết hoặc hiểu sai thông tin
- Do áp lực về thời gian: Trong nhiều trường hợp vì không có đủ thời gian để phân tích xử lý thông tin cẩn trọng và chính xác nên nhà quản trị dễ đưa ra các quyết định thiếu cơ sở khoa học
- Quá tải tin tức: Có nhiều thông tin quá nên các nhà quản trị gặp khó khăn trong việc truy cập, phân loại và xử lý thông tin
- Không chú trọng đến thông tin phản hồi: Sẽ dẫn đến ra quyết định không phù hợp và không đạt hiệu quả cao
Trang 8- Các khung tham chiếu khác nhau: Các cá nhân có thể giải thích cùng một thông tin theo những cách khác nhau, tùy theo kinh nghiệm của họ Kết quả là có sự khác nhau giữa quá trình mã hóa và giải mã Dẫn đến hậu quả là việc truyền thông tin bị méo mó