- Quản trị học là khoa học nghiên cứu, phân tích về công việc quản trị trong các tổ chức những hoạt động của tổ chức; Khái quát hoá các kinh nghiệm tốt thành các nguyên tắc và lý thuyết
Trang 1ĐỀ CƯƠNG QUẢN TRỊ HỌC 1
Câu 1: Thế nào là quản trị, quản trị học và quản trị kinh doanh?
Câu 2: Tại sao quản trị là khoa học, là nghệ thuật và là 1 nghề?
Câu 3: Thế nào là tổ chức? Cho ví dụ về 1 tổ chức bạn biết và phân tích các đặc điểm của tổ chức đó?
Câu 4: Thế nào là nhà quản trị? Nêu các vai trò của nhà quản trị trong tổ chức? Cho ví dụ về nhà quản trị bạn biết
Câu 5: Trình bày các cấp quản trị trong tổ chức?
Câu 6: Trình bày các kỹ năng của nhà quản trị trong tổ chức? Kỹ năng nào là quan trọng nhất?
Câu 7: Nêu ý nghĩa của việc hoạch định trong tổ chức?
Câu 8: Trình bày hiểu biết của bạn về hoạch định chiến lược, chiến thuật? Câu 9: Trình bày các phương pháp hoạch định?
Câu 10: Trình bày hiểu biết của bạn về ma trận Swot?
Câu 11: Trình bày tiến trình hoạch định?
Câu 12: Nêu khái niệm và cơ sở thiết lập cơ cấu tổ chức?
Câu 13: Nêu các nguyên tắc tổ chức quản trị?
Câu 14: Trình bày các kiểu cơ cấu tổ chức quản trị?
Câu 15: Trình bày các phương pháp điều hành?
Câu 16: Trình bày các phong cách lãnh đạo?
BÀI LÀM
Câu 1: Thế nào là quản trị, quản trị học và quản trị kinh doanh?
Trang 2- Quản trị là sự tác động có mục đích của chủ thể quản trị lên đối tượng bị quản trị nhằm đạt được mục tiêu chung của tổ chức
- Quản trị học là khoa học nghiên cứu, phân tích về công việc quản trị trong các tổ chức (những hoạt động của tổ chức); Khái quát hoá các kinh nghiệm tốt thành các nguyên tắc và lý thuyết áp dụng trong mọi lĩnh vực của xã hội
- QTKD là quá trình tác động có tổ chức, có hướng đích của chủ thể quản trị trong doanh nghiệp lên tập thể những người lao động trong doanh nghiệp, sử dụng tốt mọi tiềm năng, mọi cơ hội để thực hiện có hiệu quả mọi hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp nhằm đạt mục tiêu đề ra theo đúng luật định và thông lệ xã hội
Câu 2: Tại sao quản trị là khoa học, là nghệ thuật và là 1 nghề?
-Là khoa học :
+Có đối tượng nghiên cứu cụ thể,có lý thuyết xuất phát từ cuộc nghiên cứu theo phương pháp khoa học nhằm tìm kiếm , xem xét các tình huống quản trị,
để từ những dữ kiện đã có (kiến thức, tài liệu, thông tin, )đạt đến một kết quả mới hơn, cao hơn, có giá trị cao hơn
+Gồm một hệ thống tri thức hoàn chỉnh được tích lũy từ quá khứ, được thực tiễn kiểmnghiệm tính đúng đắn ; phản ánh và vận dụng các quy luậtkhách quan cũng như tâm lý xã hội và có khả năng cải tạo thực tiễn
+Phát triển mạnh mẽ và trở thành một ngành học riêng biệt
-Là nghệ thuật :
+Khi vận dụng đòi hỏi sự ứng biến và óc sáng tạo
+Là tài nghệ của nhà quản trị trong việc giải quyết những nhiệm vụ đề ra một cách có khoa học và hiệu quả
+Nghệ huật bao giờ cũng phải dựa trên sự hiểu biết khoa học Khoa học và nghệ thuật quản trị luôn bổ sung cho nhau
-Quản trị là một nghề :
+Đặc điểm này được hiểu theo nghĩa có thể đi học nghề để tham gia các hoạt động quản trị nhưng có thành công hay không, có giỏi nghề hay không lại còn tuỳ thuộc vào nhiều yếu tố của nghề (học ở đâu?, ai dạy cho?, cách học nghề ra sao? chương trình học thế nào?, người dạy có thực tâm truyền hết nghề hay không? Năng khiếu nghề nghiệp, ý chí làm giàu, lương tâm nghề nghiệp của
Trang 3người học nghề ra sao? các tiền đề tối thiểu về vật chất ban đầu cho sự hành nghề có bao nhiêu?)
=>Như vậy, muốn quá trình quản trị có kết quả thì trước tiên nhà quản trị tương lai phải được phát hiện năng lực, được đào tạo về nghề nghiệp, kiến thức, tay nghề, kinh nghiệm một cách chu đáo để phát hiện, nhận thức một cách chuẩn xác và đầy đủ các quy luật khách quan, đồng thời có phương pháp nghệ thuật thích hợp nhằm tuân thủ đúng các đòi hỏi của các quy luật đó
Câu 3 : Thế nào là tổ chức? Cho ví dụ về 1 tổ chức bạn biết và phân tích các đặc điểm của tổ chức đó?
Tổ chức được hiểu như là tập hợp của hai hay nhiều người cùng hoạt động để đạt được mục đính chung
Ví dụ về 1 tổ chức : Trường Học Viện Nông Nghiệp Việt Nam
Phân tích các đặc điểm của Trường dựa trên đặc điểm của 1 tổ chức :
- Tính mục đích : Giáo dục và đào tạo
- Là đơn vị xã hội trực thuộc Bộ Nông Nghiệp và Phát Triển Nông Thôn quản lý giám sát
- Hoạt động theo cách thức nhất định để đạt đượcmục đích
- Thu hút ,phân bổ nguồn nhân lực :có các Khoa,Viện, Ban ngành, Trung tâm, Nhà xuất bản…
- Hoạt động trong mối quan hệ tương tác với các tổ chức khác : Công an phường trên địa bàn trường, các công ty, xí nghiệp,Ngân hàng,…
- Có những nhà quản trị để tổ chức, liên kết,phối hợp các thành viên và các yếu tố khác để hhoàn thành mục tiêu của tổ chức như : Giám Đốc
HV, Phó GĐ, Bí Thư Đoàn,Trưởng Khoa, …
Câu 4 : Thế nào là nhà quản trị? Nêu các vai trò của nhà quản trị trong tổ chức? Cho ví dụ về nhà quản trị bạn biết ?
-Khái niệm nhà quản trị :
+Nhà quản trị là người phân bổ, phối hợp các nguồn lực và trực tiếp tham gia điều hành các hoạt động của một bộ phận hay một tổ chức
+Nhà QT được dùng để chỉ tất cả những người chịu trách nhiệm quản lý, điều hành một bộ phận hay cả một tập đoàn KD
Trang 4+Nhà quản trị là người đứng đầu, có quyền lực và có quyền yêu cầu cấp dưới thực hiện
+Nhà quản trị là người phối hợp nỗ lực của cá nhân trong tổ chức nhằm đạt mục tiêu chung
+Nhà QT làm việc cùng với và thông qua những người khác
-Ví dụ về nhà quản trị : ngài Jobs của Apple, đã mang lại mức tăng lợi nhuận lũy tiến khổng lồ 3.188% (Sau khi đã điều chỉnh theo những ảnh hưởng mang tính ngành), trung bình 34% mỗi năm, cho hãng Apple kể từ khi ông quay trở lại với
tư cách một CEO năm 1997, khi công ty đang đứng bên bờ vực phá sản Cho đến cuối tháng 9/2009, linh hồn của những trái táo đã đưa giá trị thị trường của Apple tăng thêm 150 tỷ USD
Câu 5 : Trình bày các cấp quản trị trong tổ chức?
- Các cấp quản trị trong tổ chức :
+QT viên cấp cao
Chức danh: chủ tịch hội đồng/ban QT và các ủy viên
Nhiệm vụ:
Đề ra chính sách và CL chung cho tổ chức, thiết lập mục tiêu tổng quát để cấp dưới thực hiện
Chịu trách nhiệm về thành quả cuối cùng của tổ chức và đề ra những QĐ dài hạn
+QT viên cấp trung gian
Chức danh: trưởng phòng, quản đốc
Nhiệm vụ:
Tiếp nhận các CL và chính sách từ QT viên cấp cao và biến chúng thành những
kế hoạch, mục tiêu cụ thể để chuyển đến các QT viên cấp cơ sở
Đưa ra các QĐ mang tính chiến thuật trong lĩnh vực công việc đảm nhận của mình
+QT viên cấp cơ sở
Chức danh: tổ trưởng, nhóm trưởng
Nhiệm vụ:
Trang 5Hướng dẫn, đốc thúc, điều khiển nhân viên của mình hàng ngày để hoàn thiện mục tiêu chung của tổ chức,trực tiếp tham gia làm việc như các thành viên của họ
Đặt ra các QĐ tác nghiệp tại nơi làm việc và trong công tác hàng ngày, hàng tuần (còn gọi là các giám sát viên)
Câu 6 : Trình bày các kỹ năng của nhà quản trị trong tổ chức? Kỹ năng nào là quan trọng nhất?
-Các ký năng của nhà quản trị trong tổ chức
+Kỹ năng chuyên môn nghiệp vụ hay kỹ thuật
Bao gồm năng lực áp dụng những phương pháp, quy trình và kỹ thuật cụ thể trong lĩnh vực chuyên môn nào đó Thí dụ, đối với nhà quản trị cần phải có các
kỹ năng trong lĩnh vực kế toán, tài chính; Marketing; sản xuất v.v Kỹ năng này
có được qua việc học ở trường hay các lớp bồi dưỡng, kinh nghiệm thực tế +Kỹ năng nhân sự (tổ chức)
Khả năng cùng làm việc, tập hợp, tổ chức và động viên các nhân viên của mình để hoàn thành công việc của tổ chức Một vài kỹ năng nhân sự cần thiết cho nhà quản trị là biết cách thông đạt (viết, nói ) một cách hữu hiệu, có thái
độ quan tâm tích cực đến người khác, xây dựng bầu không khí hợp tác giữa mọi người cùng làm việc chung và biết cách động viên nhân viên dưới quyền +Kỹ năng nhận thức hay tư duy
Khả năng tổng hợp, suy luận đề ra các quyết định Nhà quản trị cần nhận ra được những yếu tố khác nhau và hiểu được mối quan hệ phức tạp của công việc để có thể đưa ra những cách giải quyết đúng đắn nhất có lợi cho tổ chức
Kỹ năng tư duy là cái khó tiếp thu nhất và đặc biệt quan trong đối với các nhà quản trị
- Ba kỹ năng trên đòi hỏi các nhà quản trị đều phải có, tuy nhiên mức độ quan trọng của mỗi kỹ năng tùy thuộc vào cấp bậc quản trị trong cấu trúc tổ chức
Câu 7: Nêu ý nghĩa của việc hoạch định trong tổ chức?
-Hoạch định giúp cho nhà quản trị tư duy có hệ thống về những vấn đề trong
tổ chức Do đó, nó giúp tổ chức:
+Chủ động đối phó với các tình huống quản trị
Trang 6+Có các chính sách, biện pháp nhất quán
+Tập trung được nguồn lực hoàn thành những công việc trọng tâm của tổ chức +Phối hợp các nguồn lực hợp lý, hiệu quả
- Hoạch định làm tiền đề cho các chức năng khác:
+ Đối với chức năng tổ chức, hoạch định hữu hiệu sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho việc phân chia hợp lý các bộ phận, các khâu, các cấp Đồng thời, là cơ sở để xác định chức năng, nhiệm vụ của các bộ phận, các cá nhân qua các thời kỳ + Hoạch định hữu hiệu sẽ tạo thuận lợi cho quá trình điều khiển, nó là cơ sở để hướng dẫn, đôn đốc, động viên-khuyến khích các bộ phận, các cá nhân hoàn thành nhiệm vụ của mình
+ Chức năng kiểm tra gắn liền với hoạch định Kiểm tra kiểm soát lấy hoạch định
làm “chuẩn” để so sánh, đối chiếu
“Trong kinh doanh nếu bạn không lập kế hoạch, điều đó có nghĩa là bạn đang chuẩn bị một kế hoạch để thất bại – CRWFORD H.GREENEWALT” (trích: Lời vàng cho các nhà kinh doanh – nhà xuất bản trẻ năm 1994)
Câu 8: Trình bày hiểu biết của bạn về hoạch định chiến lược, chiến thuật?
-HĐ chiến lược:
+Hoạch định CL là tiến trình xây dựng các chương trình sử dụng các tài nguyên của tổ chức sao cho phù hợp với những cơ hội, hoạt động có hiệu quả trong thời gian dài
+CL cấp công ty (CL tổng thể) : Bao trùm toàn bộ các hoạt động của công ty => xác định các hoạt động KD mà công ty sẽ cạnh tranh và phân phối nguồn lực giữa các hoạt động KD đó
+CL cấp đơn vị KD: Dành cho từng lĩnh vực KD riêng biệt trong công ty
+CL cấp chức năng: Áp dụng cho từng bộ phận chức năng riêng biệt Mỗi bộ phận chức năng có thể là một phòng, ban hoặc khu vực hoạt động
-HĐ chiến thuật:
+Hoạch định chiến thuật là hoạch định cách thức thực hiện CL, cách xử lý các tình huống cụ thể để đạt được kết quả cao
Trang 7+Quá trình ra QĐ ngắn hạn và chi tiết, xác định nội dung công việc cần tiến hành, người thực hiện và cách thức tiến hành
+Nhiệm vụ: triển khai ngân sách hàng năm đối với mỗi phòng ban, lựa chọn những phương tiện cụ thể để thực hiện CL của tổ chức, v.v
+Hoạch định chiến thuật chính là các kế hoạch hàng năm, hàng quý và các tác nghiệp hàng tháng, 1 tuần, 1 ngày làm việc, 1 ca công tác
Kế hoạch đơn dụng
+ Chương trình
Gồm một số mục đích, chính sách, thủ tục, quy tắc, các nhiệm vụ được giao, các bước tiến hành, các nguồn lực có thể huy động và các yếu tố khác
+ Dự án
Qui mô nhỏ hơn, có thể là một bộ phận của chương trình, được giới hạn
nghiêm ngặt về các nguồn lực và thời gian hoàn thành
+ Ngân sách
Bản tường trình các kết quả mong muốn được biểu thị bằng con số
Ngân sách bằng tiền, bằng thời gian, ngân sách công nhân, ngân sách máy móc, thiết bị…
- Kế hoạch thường trực (thường xuyên)
+ Chính sách
Quan điểm phương hướng, cách thức chung để ra quyết định trong quản trị + Thủ tục
Là các kế hoạch thiết lập một phương pháp cần thiết cho việc điều hành các hoạt động trong tương lai
+ Quy định (quy tắc)
Các quy định giải thích rõ ràng những hành động nào có thể làm, những hành động nào không được làm
Câu 9: Trình bày các phương pháp hoạch định?
-Hoạch định từ trên xuống:
Trang 8+Các quản trị viên cấp cao nhất xây dựng kế hoạch hoạt động cho cấp mình, sau đó gửi kế hoạch này cho cấp kế tiếp làm căn cứ để xây dựng kế hoạch cho cấp mình và cứ như vậy cho đến cấp thấp nhất
+Ưu điểm:
Đảm bảo tính thống nhất trong KH
Giữ vững các định hướng và củng cố vai trò điều tiết của cấp trên đối với cấp dưới
+Nhược điểm:
Kế hoạch thường không sát với thực tế khó thực hiện được và phải tiến khó thực hiện được và phải tiến hành điều chỉnh kế hoạch thường xuyên làm mất đi tính mục tiêu của tổ chức;
Ít kích thích tính năng động sáng tạo của cấp dưới, hoạt động một cách thụ động, kém hiệu quả
-Hoạch định từ dưới lên:
+Đó là việc cấp dưới làm kế hoạch gửi lên cấp trên, và cấp trên xây dựng kế hoạch gửi lên cấp trên kế tiếp và cứ như vậy cho đến cấp cao nhất
+Ưu điểm
Kế hoạch thường sát với thực tế
Phát huy tính chủ động sáng tạo của cấp dưới, khai thác được những tiềm năng ở cơ sở
+Nhược điểm
Không đảm bảo tính thống nhất trong kế hoạch, khó giữ vững các định
hướng chung
Làm suy giảm vai trò điều điều tiết của cấp trên đối với cấp dưới thông qua kênh kế hoạch
-Hoạch định bằng cách trung hoà hai phương pháp trên (hai xuống một lên): + Vào cuối năm trước của năm kế hoạch, cấp trên xây dựng kế hoạch cho cấp mình và gửi bản kế hoạch này cho cấp dưới
+ Cấp dưới căn cứ vào kế hoạch hướng dẫn của cấp trên và các căn cứ khác để xây dựng kế hoạch cho mình và gửi cho cấp trên xem xét, quyết định
+ Cấp trên quyết định và gửi trả lại cho cấp dưới tổ chức thực hiện
Trang 9+Ưu điểm
Đảm bảo việc lập kế hoạch được thực hiện thống nhất, giữ vững các định hướng của cấp trên
Không hạn chế tính chủ động sáng tạo của cấp dưới
Làm cho kế hoạch sát với thực tế hơn
Câu 10: Trình bày hiểu biết của bạn về ma trận Swot?
+Nội dung và ý nghĩa của ma trận SWOT/TOWS
Ma trận SWOT/TOWS gồm 4 yếu tố chính:
S: Những điểm mạnh S (ưu điểm hay ưu thế)
W: Những điểm yếu (nhược điểm) của DN
O: Những cơ hội (cơ may hay thời cơ) của DN
T: Những đe doạ (rủi ro hay nguy cơ) của DN
SWOT: xác định những yếu tố nội bộ trước, các yếu tố bên ngoài sau; yếu tố thuận lợi trước, bất lợi sau trong từng bối cảnh bên trong, bên ngoài
+Bước 1: Liệt kê các cơ hội chính
+Bước 2: Liệt kê các mối đe dọa chủ yếu bên ngoài công ty
+Bước 3: Liệt kê những điểm mạnh chủ yếu
+Bước 4: Liệt kê những điểm yếu tiêu biểu bên trong công ty
+Bước 5: Kết hợp điểm mạnh bên trong với cơ hội bên ngoài và đề xuất
phương án CL SO thích hợp CL này phát huy điểm mạnh để tận dụng cơ hội +Bước 6: Kết hợp điểm yếu bên trong với cơ hội bên ngoài và đề xuất phương
án CL WO thích hợp CL này khắc phục điểm yếu bằng cách tận dụng cơ hội +Bước 7: Kết hợp điểm mạnh bên trong với mối đe doạ bên ngoài và đề xuất phương án CL ST thích hợp CL này lợi dụng thế mạnh của mình để đối phó với nguy cơ đe doạ từ bên ngoài
+Bước 8: Kết hợp điểm yếu bên trong với mối đe doạ bên ngoài và đề xuất phương án CL WT CL này nhằm tối thiểu hoá tác dụng của điểm yếu và phòng thủ trước các mối đe doạ từ bên ngoài
Câu 11: Tiến trình hoạch định:
Trang 10-Bước 1: Xác định mục tiêu của hoạch định:
+ Mỗi tổ chức quản trị thường có nhiều mục tiêu khác nhau
+ Mỗi mục tiêu được xác định cụ thể về thời gian thực hiện và có thể lượng hoá
+ Để thực hiện các mục tiêu này nhà quản trị cần phải đề ra và biết cách phối hợp giữa các kế hoạch Vì vậy cần xác định mục tiêu cho vấn đê cần hoạch định
-Bước 2: Phân tích tình hình hiện tại của tổ chức:
+ Hiện tại của tổ chức có những điểm mạnh và điểm yếu gì, đối với mục tiêu hoạch định các tiềm lực của tổ chức có đáp ứng không, để từ đó có các quyết định cho phù hợp
-Bước 3: Phân tích bối cảnh hoạt động của tổ chức:
Bao gồm cơ hội và rủi ro có thể gập phải, những môi trường kinh tế xã hội mà
tổ chức chịu ảnh hưởng
- Bước 4 Lập kế hoạch hoạt động:
Bao gồm việc xây dựng nhiều phương án khác nhau để chọn phương án thích hợp; So sánh và sắp xếp thứ tự ưu tiên các phương án; Chọn phương án tố nhất để triển khai hành động
- Bước 5 Triển khai thực hiện các phương án hoạt động
Trong quá trình thực hiện các yếu tố ảnh hưởng tác động làm những kế hoạch
đã xây dựnh bị sai lệch, không phù hợp, vì vậy trong bước này các quản trị viên phải linh hoạt đối phó với các bất trắc từ bên ngoài tác động đến
Câu 12: Nêu khái niệm và cơ sở thiết lập cơ cấu tổ chức?
- Khái niệm: Tổ chức là tiến trình thiết lập cơ cấu bộ máy quản trị, bao gồm các khâu quản trị, các cấp quản trị và các quan hệ quyền hành trong hệ thống quản trị
- Cơ sở thiết lập cơ cấu tổ chức:
+Chuyên môn hoá :
Đó là quá trình nhận diện những công việc cụ thể và phân công các cá nhân hay nhóm làm việc đã được đào tạo thích hợp đảm nhiệm chúng