Bài giảng hệ thống thông tin quản lý

Ngày nay, do xu thế ứng dụngCông nghệ thông tin trong việc xử lý dữ liệu và quản lý thông tin nên nó cũng được coi làmột phân ngành của Tin học, nghiên cứu việc tích hợp máy tính và các

MỤC LỤC

MỞ ĐẦU 4

Chương 1: CÁC KHÁI NIỆM CƠ BẢN VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ 6

1 Tổ chức và vấn đề quản lý tổ chức: 6

1.1 Tổ chức là gì? 6

1.2 Quản lý tổ chức 6

2 Thông tin và thông tin quản lý trong tổ chức 8

2.1 Khái niệm 9

2.2 Vai trò của thông tin quản lý trong tổ chức 10

2.3 Các đặc trưng của thông tin quản lý có giá trị đối với tổ chức 11

2.4 Các loại thông tin quản lý trong tổ chức: 13

3 Hệ thống thông tin trong tổ chức 14

3.1 Hệ thông thông tin là gì? 14

3.2 HTTT dựa trên máy tính 16

3.3 Hệ thống thông tin quản lý 17

3.4 Vai trò của HTTTQL trong tổ chức 21

3.5 Các tiêu chuẩn đánh giá chất lượng HTTT 23

Chương 2: 25 1 Con người 25

2 Thủ tục (Procedure) 26

3 Phần cứng (Computer Hardware) 26

3.1 Máy tính (Computer) 26

3.2 Các yếu tố cần đánh giá khi mua sắm phần cứng cho tổ chức 31

4 Phần mềm máy tính điện tử (Computer Software) 32

4.1 Các loại phần mềm 33

4.2 Các yếu tố cần đánh giá khi mua sắm phần mềm 34

5 Cơ sở dữ liệu 35

5.1 Cơ sở dữ liệu là gì ? 35

5.2 Các loại hình cơ sở dữ liệu 39

5.3 Phát triển cơ sở dữ liệu 42

5.4 Một số kỹ thuật hiện đại trong quản trị CSDL 46

6 Viễn thông và mạng máy tính 48

6.1 Tổng quan về viễn thông và mạng máy tính 48

6.2 Ưu điểm của việc sử dụng mạng truyền thông: 49

6.3 Các yếu tố cơ bản của một mạng truyền thông 50

6.4 Các loại mạng truyền thông 51

6.5 Internet và lợi ích của Internet đối với tổ chức 51

Chương 3: CÁC LOẠI HÌNH HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ TRONG TỔ CHỨC54 1 Các HTTTQL theo mục đích, đối tượng phục vụ 54

1.1 Hệ thống xử lý giao dịch (TPS - Transaction Processing System) 54

1.2 Hệ thống thông tin quản lý (MIS - Managerment Information System) 59

1.3 Hệ thống thông tin hỗ trợ ra quyết định (DSS - Decision Support System) 62

1.4 Hệ thống trợ giúp lãnh đạo (ESS - Executive Support System) 66

1.5 So sánh giữa các hệ thống TPS, MIS, DSS và ESS 68

2 Các hệ thống thông tin chuyên chức năng 70

2.1 HTTT Tài chính 70

2.2 HTTT Marketing 75

2.3 HTTT sản xuất kinh doanh 79

2.4 HTTT nguồn nhân lực 84

2.5 HTTT thương mại điện tử 86

2.6 HTTT tự động hóa văn phòng 87

3 Các hệ thống thông tin tích hợp 89

3.1 Hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp ERP 90

2.2 Hệ thống quản trị quan hệ khách hàng CRM: 99

2.3 Hệ thống quản lý chuỗi cung ứng SCM (Supply Chain Management): 105

Chương 4114: QUY TRÌNH XÂY DỰNG VÀ PHÁT TRIỂN HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ 114

1 Nhu cầu phát triển HTTT trong tổ chức 114

2 Các giải pháp triển khai HTTT trong tổ chức: 114

2.1 Giải pháp mua ứng dụng thương phẩm (Off the Shell): 114

2.2 Giải pháp thuê ứng dụng (lease the application): 116

2.3 Giải pháp phát triển ứng dụng nội bộ (Bespoke development): 118

2.4 Giải pháp người sử dụng phát triển ứng dụng: (end user development) 118

2.5 Những vấn đề cần lưu ý khi lựa chọn cách thức triển khai HTTT 119

3 Phát triển HTTT nội bộ 119

3.1 Chu kỳ phát triển của HTTT (Software Development Life Cycle ) 119

3.2 Các phương pháp phát triển HTTT 148

3.3 Các công cụ tự động hóa hỗ trợ phát triển HTTT 152

4 Quản trị dự án triển khai HTTT trong tổ chức 154

4.1 Các giai đoạn triển khai dự án HTTT 155

4.2 Quản trị dự án HTTT 157

4.3 Các thành viên dự án HTTT 159

4.4 Các phần mềm hỗ trợ quản lý dự án 160

5 Phát triển HTTT và vấn đề đổi mới tổ chức 161

Chương 5: AN TOÀN HỆ THỐNG THÔNG TIN 162

1 Các nguy cơ tiềm ẩn đối với hệ thống thông tin 164

1.1 Nguy cơ sai lệch thông tin của hệ thống 164

1.2 Nguy cơ mất thông tin của hệ thống 165

1.3 Nguy cơ thông tin của hệ thống bị truy cập trái phép 166

1.4 Nguy cơ hệ thống không đảm bảo tính thời gian thực 167

2 Các giải pháp kiểm soát an toàn hệ thống thông tin 167

2.1 Kiểm soát hệ thống thông tin mức hệ thống 167

2.2 Kiểm soát hệ thống thông tin mức ứng dụng 174

MỞ ĐẦU

Hệ thống thông tin quản lý là hệ thống ứng dụng công nghệ thông tin, cung cấp

thông tin cho công tác quản lý và ra quyết định của tổ chức Nó bao gồm tập hợp các yếu tố:con người, thiết bị và quy trình thu thập, phân tích, đánh giá, phân phối những thông tin cầnthiết cho những người ra quyết định trong tổ chức một cách kịp thời và chính xác

Hệ thống thông tin quản lý cũng là tên gọi của một ngành khoa học; được xem là

một phân ngành của khoa học quản lý và quản trị kinh doanh Ngày nay, do xu thế ứng dụngCông nghệ thông tin trong việc xử lý dữ liệu và quản lý thông tin nên nó cũng được coi làmột phân ngành của Tin học, nghiên cứu việc tích hợp máy tính và các phần mềm ứng dụngtrên máy tính vào các hoạt động nghiệp vụ của tổ chức;giúp cho việc quản lý tổ chức đượchiệu quả hơn

Khi mới ra đời, máy tính chỉ được sử dụng trong lĩnh vực toán học và khoa học kỹthuật, nhưng bắt đầu từ cuối những năm 50, đầu những năm 60, máy tính được tích hợp và

mở rộng cho nhiều lĩnh vực khác như: kinh doanh, giáo dục,…

Tuy nhiên, việc phát triển các ứng dụng kinh doanh trên máy tính gặp nhiều khókhăn do các nhà khoa học máy tính không có các nền tảng kiến thức về kinh doanh; trongkhi đó, doanh nghiệp lại muốn sử dụng máy tính để giải quyết mọi vấn đề của mình nhưngkhông biết về mặt kỹ thuật, cái gì làm được, cái gì không?

Cùng với thời gian, ngày càng có nhiều các ứng dụng dành cho kinh doanh trên máytính ra đời Vì vậy, vấn đề khoảng cách giữa lập trình viên và người kinh doanh cần phảiđược loại bỏ

Giải pháp đề ra là: thiết kế các khóa học kết hợp cả công nghệ thông tin, kiến thứckinh doanh và lập trình máy tính – với mục tiêu là đào tạo một lực lượng lao động – là cầu

nối giữa người quản lý và các lập trình viên Lĩnh vực đó được gọi là Hệ thống thông tin quản lý (MIS).

Đầu tiên, MIS được đưa vào giảng dạy trong các khóa học về quản trị kinh doanh tạimột số trường đại học Từ cuối những năm 70, MIS đã phát triển thành một ngành đào tạođộc lập

Quan điểm tiếp cận môn HTTTQL:

* Tiếp cận lĩnh vực HTTTQL một cách có hệ thống:

Tìm hiểu về các vấn đề cơ bản của HTTTQL: các khái niệm cơ bản, các thành phầncủa một HTTTQL Xác định những loại HTTTQL điển hình có thể sử dụng để nâng caonăng lực hoạt động và quản lý của tổ chức (đặc biệt là các doanh nghiệp) Nghiên cứu cácgiải pháp mua sắm, xây dựng và triển khai các HTTTQL và cách thức quản trị cácHTTTQL như một nguồn lực chiến lược của tổ chức

** Tiếp cận lĩnh vực HTTTQL dưới góc độ nhà quản lý và quản trị thay vì góc độ công nghệ:

Tìm hiểu những kiến thức nền tảng về công nghệ thông tin và ứng dụng CNTT dànhcho các nhà quản lý và quản trị tổ chức: có những HTTTQL nào, sử dụng những thành phầncông nghệ gì, khả năng hỗ trợ của các HTTTQL đối với các nhà quản lý và quản trị trongquá trình điều hành và ra quyết định đến đâu? Các thức lựa chọn, triển khai và quản trị cácHTTTQL thế nào?

Chương 1 CÁC KHÁI NIỆM CƠ BẢN VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ

1 Tổ chức và vấn đề quản lý tổ chức:

1.1 Tổ chức là gì?

Theo quan điểm quản trị học, tổ chức (Organization) được định nghĩa là một nhóm

người được tập hợp một cách chủ đích, có sự phân chia công việc, nhiệm vụ, nhằm thựchiện mục tiêu chung nào đó

Một định nghĩa khác, cụ thể hơn thì cho rằng: tổ chức là một hệ thống bao gồmcác yếu tố cơ bản như con người, cấu trúc điều hành, các quy trình nghiệp vụ cùng cácchính sách, được thiết lập nhằm thực hiện một tập hợp mục tiêu nào đó

Các cơ quan chính phủ, trường học, bệnh viện, các doanh nghiệp/công ty, đội bóng

đá của một câu lạc bộ đều là những ví dụ về tổ chức

Các tổ chức có thể hướng tới mục tiêu là tối đa hóa lợi nhuận bằng cách tăng doanhthu, giảm chi phí đối với các tổ chức lợi nhuận- chẳng hạn các doanh nghiệp Các tổ chứccũng có thể hướng tới các mục tiêu an sinh xã hội phi lợi nhuận – chẳng hạn bệnh viện, nhàthờ, một số trường học,…

Đặc điểm chung của các tổ chức là:

- Mỗi một tổ chức đều có một mục đích riêng biệt Mục đích này được cụ thể hóathành một mục tiêu hoặc nhóm mục tiêu mà tổ chức cần đạt được Mục tiêu này là đíchchung của tổ chức chứ không phải mục tiêu của từng cá nhân riêng lẻ Ví dụ như trường họcnhằm mục đích cung cấp kiến thức cho người học Bệnh viện nhằm mục đích khám chữabệnh cho cộng đồng Doanh nghiệp nhằm mục đích cung cấp sản phẩm và dịch vụ chokhách hàng Các cơ quan hành chính nhằm cung cấp dịch vụ công cho công chúng

- Mỗi tổ chức phải là tập hợp gồm nhiều người Nếu chỉ có một người làm việc thìkhông tạo thành tổ chức Mỗi người trong tổ chức đều phải ý thức đầy đủ về vai trò, nhiệm

vụ cần phải hoàn thành của mình để đạt được mục tiêu chung của tổ chức

- Tất cả các tổ chức đều xây dựng một cấu trúc rõ ràng Cấu trúc này định rõ giới

hạn hành vi của từng thành viên, xác định mối liên hệ công việc giữa các thành viên thôngqua những quy chế, luật lệ được áp đặt Trong cấu trúc này, sẽ có những vị trí gọi là lãnhđạo – người có thể xác định công việc và có quyền hành nhất định đối với các thành viênkhác trong tổ chức

Tóm lại, một tổ chức là một thực thể có nhiều người tham gia, có mục đích riêng biệt,

và được xây dựng theo một cấu trúc có hệ thống

1.2 Quản lý tổ chức

Quản lý tổ chức là một hoạt động phức tạp đòi hỏi những kiến thức và kỹ năng

chuyên nghiệp

Quản lý trong các tổ chức nói chung (thuật ngữ tiếng Anh là Management) được hiểumột cách đơn giản là hoạt động đưa các cá nhân trong tổ chức làm việc cùng nhau để thựchiện, hoàn thành mục tiêu chung Trong hoạt động quản lý, các nguồn lực có thể được sửdụng là: nhân lực, tài chính, công nghệ và thiên nhiên

Công việc quản lý bao gồm 5 nhiệm vụ: xây dựng kế hoạch; tổ chức; phối hợp; lãnhđạo và kiểm soát (theo Henry Fayol – một nhà khoa học Pháp)

- Xây dựng kế hoạch (Hoạch định): xác định mục tiêu, quyết định những công việccần làm trong tương lai (ngày mai, tuần tới, tháng tới, năm sau, trong 5 năm sau…) và lêncác kế hoạch hành động

- Tổ chức: sử dụng một cách tối ưu các tài nguyên được yêu cầu để thực hiện kếhoạch

- Phối hợp, bố trí nhân lực: phân tích công việc, tuyển mộ và phân công từng cá nhâncho từng công việc thích hợp

- Lãnh đạo, động viên: Giúp các nhân viên khác làm việc hiệu quả hơn để đạt đượccác kế hoạch

- Kiểm soát: Giám sát, kiểm tra quá trình hoạt động theo kế hoạch (kế hoạch có thể

sẽ được thay đổi phụ thuộc vào phản hồi của quá trình kiểm tra)

Hoạt động quản lý trong tổ chức thường được phân thành các mức khác nhau vớinhững nhiệm vụ và đặc thù công việc khác nhau dành cho nhà quản lý ở mỗi mức

Cụ thể, hoạt động quản lý tổ chức được chia thành 3 mức: chiến lược (quản lý cấpcao), chiến thuật (quản lý cấp trung) và tác nghiệp (quản lý cấp thấp)

Mức chiến lược (Excutive Level) Mức chiến thuật (Managerment Level) Mức tác nghiệp (Operation Level)

Mức quản lý chiến lược (Excutive Leve)l: Là mức quản lý có nhiệm vụ thiết lập mục

tiêu, chính sách chiến lược phát triểnchung cho toàn bộ tổ chức Về mặt bản chất, nhà quản

lý cao cấp chính là người điều hành cả tổ chức Họ có nhiệm vụ xác định mục đích, mụctiêu, và nhiệm vụ của tổ chức, từ đó thiết lập các chính sách và đường lối chung cho tổ chức.Trong một doanh nghiệp sản xuất thông thường, mức này thường do Hội đồng quản trị hoặctổng giám đốc phụ trách

Mức quản lý chiến thuật (Managerial Level): Đây là mức quản lý trung gian, có

nhiệm vụ nhận các chiến lược, chính sách chung từ cấp chiến lược rồi triển khai chúngthành các mục tiêu và kế hoạc chi tiết, cụ thể để cho mức tác nghiệp thực hiện Các nhàquản lý ở cấp này thường mang các chức danh: trưởng phòng, trưởng ban, giám đốc chuyênmôn… Mục tiêu của các nhà quản lý cấp chiến thuật là phân bổ nguồn lực một cách hiệuquả và quản lý các nhóm công việ để đạt được mục tiêu chung của tổ chức

Mức quản lý tác nghiệp (Operation Level): Đây là mức quản lý thấp nhất trong một

tổ chức, chịu trách nhiệm quản lý việc sử dụng sao cho có hiệu quả những phương tiện vànguồn lực đã được phân bổ để tiến hành các hoạt động nghiệp vụ hàng ngày, thường xuyêncủa tổ chức, trong sự ràng buộc về tài chính, thời gian và kỹ thuật Các nhà quản lý ở cấpnày thường được gọi là tổ trưởng, nhóm trưởng, đốc công, … là những người không còn cấpquản lý nào bên dưới Mục tiêu của các nhà quản lý cấp tác nghiệp là đảm bảo các hoạtđộng nghiệp vụ cơ bản hàng ngày của tổ chức được thực hiện suôn sẻ, đúng mục tiêu

Dưới đây là bảng so sánh đặc điểm giữa các cấp quản lý trong tổ chức

Mức tác nghiệp Mức chiến thuật Mức chiến lược

Người quản lý

Đốc công, trưởngnhóm,…

Cán bộ quản lý mứctrung và chuyên chứcnăng

Cán bộ lãnh đạo

Công việc

Tự động hóa cáchoạt động và sự kiện

có tính thủ tục và lặp

đi lặp lại

Tự động hóa việctheo dõi và kiểm tracác hoạt động tácnghiệp

Tích hợp dữ liệu lịch

sử của tổ chức và dựbáo cho tương lai

Cải tiến chiến lược

và kế hoạch của tổchức

Bảng 1: Đặc điểm các mức quản lý trong tổ chức

2 Thông tin và thông tin quản lý trong tổ chức

Trong mỗi tổ chức, thông tin nói chung và thông tin quản lý nói riêng luôn là mộttrong những nguồn lực quan trọng và có giá trị

Các hoạt động quản lý tổ chức chỉ thực sự có cơ sở khoa học và có hiệu quả khi nóđược xử lý, được quyết định và được thực hiện trên cơ sở các thông tin chính xác, đầy đủ vàkịp thời Thông tin không chỉ cần cho các nhà quản lý mà chính bản thân nó cũng giữ nhữngvai trò cực kỳ quan trọng trong lĩnh vực quản lý.

2.1 Khái niệm

Thông tin là những dữ liệu đã được biến đổi (xử lý) sao cho nó thực sự có ý nghĩa

đối với người sử dụng, đối với tổ chức

Thông tin luôn mang lại một giá trị gia tăng cho hệ thống so với giá trị vốn có củachúng

Ở đây, chúng ta cần phân biệt rõ hai khái niệm: dữ liệu và thông tin Nếu như, dữ liệu là số liệu khách quan về các thực thể (người, các sự kiện, các giao dịch kinh doanh,…)

chưa hề được biến đổi sữa chữa cho bất cứ một mục đích nào; thì thông tin chính là những

dữ liệu này nhưng đã được tổ chức hoặc sắp xếp lại (xử lý) theo một mục đích nào đó

- Thông tin luôn mang ý nghĩa và gồm nhiều giá trị dữ liệu Ví dụ: Nguyễn Văn Nam,

845102, 14/10/14, v.v…, là các dữ liệu Từ đó có thông tin như sau: Thủ kho Nguyễn VănNam xuất mặt hàng có danh mục là: 845102 vào ngày 14/10/14 với số lượng 18

Các hình thức thể hiện của thông tin: thông tin viết, thông tin nói, thông tin hình

ảnh, các hình thức khác

Thông tin viết: Thường gặp nhất trong các tổ chức kinh tế xã hội và thường được coi

là dạng thông tin chuẩn tắc, mang tính pháp lý cao nhất

- Thể hiện trên giấy, trên màn hình của máy tính

- Các dữ kiện thể hiện các thông tin viết có thể có cấu trúc hoặc không có cấu trúc.Một bức thư tay của một ứng viên vào một vị trí tuyển dụng không có cấu trúc,song cần phải có các thông tin "bắt buộc" (họ tên, địa chỉ, văn bằng, v.v )

Một hoá đơn có cấu trúc xác định trước gồm những dữ liệu bắt buộc (tham chiếukhách hàng, tham chiếu sản phẩm v.v )

Thông tin nói:

Là một loại thông tin khá phổ biến giữa các cá thể và thường gặp trong các tổ chứckinh tế xã hội Đặc trưng loại này phi hình thức và thường khó xử lý

Vật mang thông tin là hệ thống loa, đài hay điện thoại

Thông tin hình ảnh: Dạng thông tin này xuất phát từ các thông tin khác của hệ thống

hoặc từ các nguồn khác Ví dụ: Bản vẽ một số chi tiết nào đó của ôtô có được từ số liệu củaphòng nghiên cứu thiết kế

Thông tin khác: Là các thông tin có thể cảm nhận qua một số giác quan như xúc giác,

vị giác, khứu giác Các thông tin loại này không được xét trong hệ thống thông tin quản lý

Để tổ chức dữ liệu thành thông tin có ích và có giá trị, người ta phải sử dụng các quytắc và các mối quan hệ giữa các dữ liệu Quá trình biến đổi dữ liệu thành thông tin có thểthực hiện thủ công hoặc tự động với sự trợ giúp của máy tính Điều quan trọng không phải

là dữ liệu có nguồn gốc từ đâu và chúng được xử lý bằng cách nào, mà quan trọng là kết quả

xử lý dữ liệu (chính là thông tin) có hữu ích và có giá trị sử dụng hay không?

Thông tin mà có ít nhất một cán bộ quản lý cần hoặc có ý muốn dùng vào việc raquyết định quản lý của mình được gọi là Thông tin quản lý Nói cụ thể hơn, thông tin

quản lý là tất cả các dữ liệu đã được thu thập, xử lý nhằm phục vụ cho việc ra quyết định hoặc để giải quyết một vấn đề nào đó trong tổ chức.

Mỗi tổ chức đều cần rất nhiều các thông tin quản lý phục vụ các mục đích quản lýkhác nhau

2.2 Vai trò của thông tin quản lý trong tổ chức

Thông tin có vai trò đặc biệt quan trọng trong việc quản lý tổ chức Theo quan điểmquản trị hiện đại, thông tin được xem là nguồn lực thứ tư của một tổ chức (Bên cạnh nguồnlực con người, nguồn lực vật chất (tài sản hữu hình, vô hình) và nguồn lực tài chính) Thôngtin giúp cho các nhà quản lý nắm bắt được thực trạng của tổ chức, các lợi thế, các khó khăncũng như các cơ hội của tổ chức Qua đó kịp thời xây dựng kế hoạch, ra quyết định điềuhành tổ chức để đạt được mục tiêu chung

Vai trò của thông tin trong quản lý tổ chức thể hiện ở các lĩnh vực sau:

- Ra quyết định: ra quyết định là một công việc thường xuyên, quan trọng (và nhiều

khi rất phức tạp, khó khăn) của các nhà quản lý

Để ra được một quyết định đúng đắn các nhà quản lý trong tổ chức cần rất nhiềuthông tin Thông tin sẽ giúp cho các nhà quản lý:

- Nhận thức vấn đề cần phải ra quyết định

- Xác định các cơ sở, tiền đề khoa học cần thiết để ra quyết định

- Lựa chọn giữa các phương án có thể xảy ra để ra quyết định

Để từ đó, có cơ hội ra những quyết định hiệu quả và đúng đắn trong việc điều hành tổchức

- Hoạch định, tổ chức, lãnh đạo, điều hành và kiểm soát tổ chức: thông tin cung cấp

cho các nhà quản lý các dữ liệu về thực trạng các nguồn lực của tổ chức; từ đó xây dựng các

phương án bố trí, sử dụng các nguồn lực đó để thực hiện mục tiêu của tổ chức Thông tincũng giúp cho các nhà quản lý giải quyết các vấn đề liên quan đến công tác tổ chức, lãnhđạo như xây dựng quy chế, nội quy, chính sách của tổ chức; xây dựng tiêu chuẩn kiểm tra,đánh giá và thực hiện giám sát; sửa chữa các sai sót, lệch lạc trong việc thực hiện các kếhoạch của tổ chức.

- Phân tích, dự báo và phòng ngừa rủi ro: Trong các hoạt động của tổ chức (đặc biệt

là các hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp) việc phòng ngừa rủi ro có một tầmquan trọng đặc biệt Thông tin giúp cho các nhà quản lý đánh giá, phân tích, dự báo các rủi

ro có thể xảy ra để từ đó xây dựng các phương án phòng ngừa rủi ro hiệu quả

Trong một tổ chức doanh nghiệp, việc phân tích, xử lý các thông tin quản lý sẽ tạo racác tri thức kinh doanh (Business Intelligence)- đó chính là tri thức và sự hiểu biết về

khách hàng, về đối thủ cạnh tranh, về đối tác kinh doanh, về môi trường cạnh tranh và vềbản thân hoạt động của doanh nghiệp,… Tri thức kinh doanh có vai trò quan trọng giúp cácnhà quản lý ra các quyết định; đặc biệt là các quyết định mang tính chiến lược, nhằm nângcao hiệu quả kinh doanh và tạo ra lợi thế cạnh tranh cho doanh nghiệp

2.3 Các đặc trưng của thông tin quản lý có giá trị đối với tổ chức

Giá trị của thông tin quản lý được thể hiện ở chỗ: thông tin đó giúp các nhà quản lý

đạt được mục tiêu của tổ chức như thế nào Giá trị của thông tin quản lý có thể đo đượcthông qua thời gian cần để ra một quyết định hoặc thông qua lợi nhuận tăng thêm cho tổchức nhờ thông tin quản lý đó

Các thông tin có giá trị cũng giúp cho nhà quản lý quyết định có nên đầu tư choHTTT và CNTT hay không? Một HT đặt hàng tự động có thể đòi hỏi chi phí là 30000$,nhưng lợi ích nó mang lại cho tổ chức lên tới 50000$; như vậy giá trị gia tăng do hệ thốngmang lại là 20000$

Để có giá trị đối với những người làm công tác quản lý và ra quyết định, thông tincần phải có những đặc trưng sau:

- Tính chính xác: thông tin chính xác là thông tin không có lỗi Thông tin không

chính xác thường được tạo ra từ việc nhập dữ liệu không chính xác

- Tính đầy đủ: Tính đầy đủ của thông tin thể hiện sự bao quát các vấn đề đáp ứng yêu

cầu của nhà quản lý thông tin phải chứa mọi dữ kiện quan trọng theo yêu cầu của nhà quản

lý Nhà quản lý sử dụng một thông tin không đầy đủ có thể dẫn đến các quyết định và hànhđộng không đáp ứng với đòi hỏi của tình hình thực tế

Ví dụ: một báo cáo đầu tư sẽ là không đầy đủ nếu nó không đề cập đến tất cả các chiphí liên quan

Hay một nhà sản xuất ghế tựa yêu cầu báo cáo về số lượng ghế làm ra mỗi tuần Để

so sánh, báo cáo cũng có thể nêu ra số lượng ghế làm ra của tuần trước đó và của cùng kỳ

năm trước Nhà quản lý thấy số lượng ghế làm ra tăng đều và có thể sẽ cho rằng tình hìnhsản xuất là tương đối tốt đẹp Tuy nhiên trong thực tế có thể sẽ hoàn toàn khác Hệ thốngthông tin chỉ cung cấp số lượng ghế sản xuất ra mà không biết tí gì về năng suất Nhà quản

lý sẽ phản ứng ra sao khi trên thực tế số giờ lao động làm thêm rất lớn, tỷ lệ nguyên vật liệuhao phí lớn khi công nhân làm việc quá nhanh Một sự không đầy đủ của hệ thống thông tinnhư vậy sẽ làm hại cho doanh nghiệp

- Tính kinh tế: giá trị mà thông tin mang lại phải cao hơn chi phí tạo ra nó.

- Tính mềm dẻo: thông tin có tính mềm dẻo khi nó có thể được sử dụng cho nhiều

mục đích khác nhau Ví dụ: thông tin tồn kho có thể được sử dụng cho bộ phận quản lý bánhàng, đồng thời cũng có giá trị sử dụng cho quản lý sản xuất và quản lý tài chính

- Tính tin cậy: tính tin cậy của thông tin phụ thuộc vào nhiều yếu tố Nó có thể phụ

thuộc vào phương pháp thu thập dữ liệu, cũng có thể phụ thuộc vào nguồn gốc thông tin

- Tính phù hợp: thông tin phải đến đúng đối tượng nhận tin và phải mang lại giá trị

cho đối tượng nhận tin Đây là đặc trưng rất quan trọng đối với người ra quyết định

- Tính đơn giản, dễ khai thác: thông tin đưa đến người sử sụng phải đủ đơn giản để

người sử dụng không quá khó khăn khi lựa chọn thông tin

Nhiều nhà quản lý nói rằng ông ta đã không dùng báo cáo này hay báo cáo kia mặc

dù chúng có liên quan tới những hoạt động thuộc trách nhiệm của ông ấy Nguyên nhân chủyếu là chúng chưa thích hợp và khó hiểu Có thể là do thông tin được cung cấp thiếu sự sángsủa, sử dụng quá nhiều từ viết tắt hoặc đa nghĩa, bố trí chưa hợp lý Điều đó dẫn đến tốn phícho việc tạo ra những thông tin không dùng đến

- Tính kịp thời (Timeline): thông tin phải chuyển đến người sử dụng vào đúng thời

điểm cần thiết Thông tin có thể là tin cậy, dễ hiểu, thích ứng và được bảo vệ an toàn nhưngvẫn không có ích khi nó không được gửi tới người sử dụng vào lúc cần thiết

Một công đoàn có thể biểu tình nếu việc phiếu trả lương phát chậm nhiều lần Một hệthống rút tiền tự động có thời gian trả lời tới 5 phút thì sẽ mất khách hàng rất nhanh

- Tính kiểm tra được: thông tin cho phép người sử dụng kiểm định để chắc chắn rằng

nó hoàn toàn chính xác (bằng cách kiểm tra nhiều nguồn cho cùng một thông tin)

- Tính an toàn: thông tin phải được bảo vệ an toàn trước những người sử dụng không

có thẩm quyền Cùng với vốn và nguyên liệu, vật liệu, thông tin là một nguồn lực quý báucủa tổ chức Thật hiếm có tổ chức nào mà bất kỳ ai cũng có thể tiếp cận được tới vốn hoặcnguyên liệu Và cũng phải làm như vậy đối với thông tin Thông tin phải được bảo vệ và chỉnhững người được quyền mới được phép tiếp cận tới thông tin Sự thiếu an toàn về thông tincũng có thể gây ra những thiệt hại lớn cho tổ chức

Các đặc trưng trên làm cho thông tin có giá trị hơn nhiều đối với tổ chức Nếu thôngtin thiếu hoặc không chính xác, không đầy đủ có thể dẫn đến những quyết định không hiệu

quả, gây thiệt hại cho tổ chức về tài chính và về uy tín, về ưu thế cạnh tranh Ví dụ: một dựbáo sai về nhu cầu tương lai đối với một sản phẩm nào đó sẽ dẫn đến việc phải tiêu tốn mấtnhiều tiền đầu tư vào một dây chuyền sản xuất, hay một nhà máy mới mà không khai thácđược Ngoài ra, nếu thông tin không được cung cấp đúng lúc hay quá phức tạp cũng đều có

ít giá trị sử dụng đối với tổ chức

Tuy nhiên, trong những ngữ cảnh khác nhau, tính hữu ích của thông tin có thể đượcđánh giá theo các cách khác nhau đôi chút Ví dụ: đối với các dữ liệu nghiên cứu thị trường,một chút thiếu chính xác có thể chấp nhận được, nhưng tính kịp thời lại hết sức cần thiết; vìnhững thông tin loại này có tác dụng cảnh báo tổ chức về xu hướng thị trường và khả năngcủa các đối thủ cạnh tranh, giúp tổ chức lập kế hoạch đối phó kịp thời Ngược lại, tính chínhxác, tính đầy đủ và tính kiểm tra được lại là những đặc trưng rất quan trọng trong công tác :hạch toán kế toán tài sản của tổ chức như: tiền, hàng tồn kho, tài sản cố định

2.4 Các loại thông tin quản lý trong tổ chức:

Tương ứng với 3 mức quản lý của tổ chức, các thông tin quản lý trong tổ chức cũngđược chia thành 3 mức:

Thông tin mức chiến lược: là thông tin sử dụng cho chính sách dài hạn của tổ chức,

chủ yếu phục vụ cho các nhà quản lý cao cấp khi dự đoán tương lai Loại thông tin này đòihỏi tính khái quát, tổng hợp cao Đây là loại thông tin được cung cấp trong những trườnghợp đặc biệt Ví dụ: TT về tiềm năng của thị trường, xu thế thị hiếu tiêu dùng, chi phí dựbáo cho việc phát triển sản phẩm mới, công nghệ mới,…

Thông tin mức chiến thuật: là thông tin sử dụng cho chính sách ngắn hạn, chủ yếu

phục vụ cho các nhà quản lý phòng ban trong tổ chức Loại thông tin này khi cần vẫn đòihỏi phải có độ chi tiết nhất định Đây là loại thông tin cần được cung cấp định kỳ Ví dụ:Thông tin về kết quả phân tích số liệu bán hàng và dự báo bán hàng, báo các tài chính hàngnăm, đánh giá dòng tiền dự án,

Thông tin mức tác nghiệp (thông tin điều hành): sử dụng cho công tác điều hành tổ

chức hàng ngày và chủ yếu phục vụ người giám sát hoạt động tác nghiệp của tổ chức Loạithông tin này cần chi tiết, được trích rút từ quá trình xử lý dữ liệu trong tổ chức Đây là loạithông tin cần cung cấp thường xuyên Ví dụ: thông tin lượng đơn đặt hàng, tiến độ côngviệc,

Tần suất Đều đặn, lặp lại Phần lớn là thường kỳ,

đều đặn

Sau một thời kỳ dài,trong trường hợp đặcbiệt

Tính độc lập của kết

quả

Dự kiến trướcđược

Dự đoán sơ bộ, cóthông tin bất ngờ

Chủ yếu không dự kiếntrước được

Thời điểm Quá khứ và hiện

tại Hiện tại và tương lai

Dự đoán cho tương lai làchính

Mức chi tiết Rất chi tiết Tổng hợp, thống kê Tổng hợp, khái quát

Nguồn Trong tổ chức Trong và ngoài tổ

Tính cấu trúc Cấu trúc cao

Chủ yếu là có cấutrúc, một số phi cấutrúc

Phi cấu trúc cao

Độ chính xác Rất chính xác Một số dữ liệu có tính

chủ quan

Mang nhiều tính chủquan

Cán bộ sử dụng Giám sát hoạt

động tác nghiệp

Cán bộ quản lý trung

Bảng 2 : Tính chất của thông tin theo cấp quyết định

3 Hệ thống thông tin trong tổ chức

3.1 Hệ thông thông tin là gì?

Một hệ thống bao gồm các yếu tố liên quan với nhau (như con người, thủ tục và dữliệu) có nhiệm vụ thu thập, xử lý, lưu trữ, phân phối dữ liệu và thông tin để đạt được mộtmục tiêu định trước của tổ chức gọi là mộtHệ thống thông tin (Information System).

Ví dụ về hệ thống thông tin:

1 Hệ thống trả lương truyền thống thu thập dữ liệu về thời gian đã làm việc, xử lýchúng cùng với các dữ liệu đã có về mức lương tối thiểu, đơn giá ngày công,… được ghitrên các hồ sơ, tạo ra các phiếu trả lương hoặc thực hiện việc gửi tiền tự động vào các tàikhoản của người lao động và chuyển các thông tin về khoản tiền đó cho người được lĩnh.Vậy đây là một hệ thống thông tin

Hệ thống trả lương có thể được thực hiện thủ công hoặc bằng phương tiện máy móc:

có thể là phương tiện chưa tự động hóa hoàn toàn như là máy tính bỏ túi và máy chữ, hoặc

có thể là một máy tính điện tử cùng với một phần mềm tính lương

Hệ thống này cũng chịu những ràng buộc của nó Các ràng buộc có thể là những thỏathuận giữa chủ và nhân viên, các thỏa thuận về thời điểm trả lương cho từng nhóm nhânviên Các luật về thuế, về bảo hiểm thất nghiệp và bảo hiểm y tế cũng là các yếu tố ảnhhưởng tới hệ thống

2 Việc ghi chép của ông chủ tịch một công ty về ứng xử của các cộng sự gần gũi, về

hiệu quả công tác của họ và mức độ tự chủ trong công việc.

Việc sử dụng những ghi chép đó vào những thời điểm đề bạt, xét cho tham gia vàocác công việc hoặc xét tăng lương…cũng tạo ra một hệ thống thông tin Trong trường hợpnày ông chủ tịch sử dụng chỉ đơn giản là một quyển sổ ghi chép cá nhân Mặc dù vậy hệthống này vẫn hội đủ mọi tiêu chuẩn định nghĩa của một hệ thống thông tin

Hai ví dụ trên đã minh họa hai loại khác nhau của hệ thống thông tin: Hệ thống chínhthức (1) và Hệ thống không chính thức (2)

Trong một tổ chức, cùng với các HTTT chính thức, các hệ thống thông tin phi chínhthức cũng đóng một vai trò rất quan trọng, nhưng trong môn học này, chúng ta chưa thểquan tâm tới chúng được mà chỉ tập trung nghiên cứu một số vấn đề cơ bản liên quan tớicác HTTT chính thức

Một HTTT chính thức thường bao hàm một tập hợp các quy tắc và các phương pháplàm việc có văn bản rõ ràng và được cấu thành từ các yếu tố logic sau: Đầu vào (Input), Xử

lý (Processing), Đầu ra (Output), và Thông tin phản hồi (Feedback), Lưu trữ (Store)

Hình 2: Mô hình Logic của HTTT

Đầu vào có thể tồn tại dưới nhiều dạng khác nhau Trong các HTTT ngày nay, dạngcủa đầu vào không nhất thiết phải là các dữ liệu dạng truyền thống như số, chữ,… mà có thể

là các dạng đặc biệt khác; chẳng hạn: thẻ thời gian của các nhân viên trong HTTT tínhlương; một cuộc điện thoại trong các HTTT xử lý sự cố khẩn cấp;…

Việc nhập dữ liệu đầu vào có thể thực hiện thủ công, bán tự động, hoặc tự động hoàntoàn Ví dụ: việc nhập chứng từ bằng bàn phím máy tính là hình thức nhập liệu thủ công;

Phản hồi

Lưu trữ

nhưng việc quét mã số mã vạch của hàng hóa khi thanh toán trong siêu thị lại là hình thứcnhập bán tự động; còn hệ thống đo độ ẩm, nhiệt độ cung cấp cho các hệ thống dự báo thờitiết hay việc chuyển dữ liệu vào hệ thống thông qua mạng lại là hình thức nhập liệu tự độnghoàn toàn.

Xử lý (Processing):

Trong một HTTT, xử lý là quá trình chuyển đổi (tính toán, so sánh, lưu trữ) dữ liệuđầu vào thành các thông tin hữu ích đáp ứng mục tiêu của hệ thống Quá trình xử lý có thểthực hiện thủ công hoặc với sự trợ giúp của máy tính

Đầu ra (Output): khâu này thực hiện chức năng phân phối thông tin đến người, tổ

chức hay hoạt động cần đến thông tin đó

Đầu ra của các HTTT thường ở dạng các tài liệu hoặc báo cáo Ví dụ: các phiếu trảlương cho nhân viên, các báo cáo cho nhà quản lý, hay thông tin cung cấp cho cổ đông,ngân hàng và các cơ quan nhà nước

Trong một số trường hợp, đầu ra của hệ thống này lại trở thành đầu vào của hệ thốngkhác Ví dụ: đầu ra của hệ thống xử lý đơn hàng sẽ trở thành đầu vào của hệ thống thanhtoán với khách hàng; đầu ra của hệ thống xuất hàng của bộ phận này lại trở thành đầu vàocủa hệ thống nhập hàng của một bộ phận khác

Lưu trữ: Lưu trữ dữ liệu phục vụ cho công đoạn xử lý và làm tài liệu lịch sử cho tổ

chức (có thể tái sử dụng và phục vụ công tác tra cứu trong tương lai)

Thông tin phản hồi(Feedback): Kiểm tra, đánh giá lại để hoàn thiện hệ thống

Trong một HTTT, thông tin phản hồi là kết quả đầu ra được sử dụng để thực hiệnnhững thay đổi đối với các hoạt động nhập liệu và hoạt động xử lý của hệ thống

Khi có lỗi xảy ra đối với đầu ra thì cần thông tin phản hồi để hiệu chỉnh dữ liệu đầuvào Ví dụ: nhập sai số giờ lao động trong tuần của một nhân viên từ 40 thành 400 thì hệthống tính lương sẽ xác định được giá trị này nằm ngoài khoảng cho phép Khi đó, thôngbáo lỗi được xem như một thông tin phản hồi để kiểm tả và hiệu chỉnh lại dữ liệu đầu vào

Thông tin phản hồi cũng rất qua trong đối với các nhà quản lý Ví dụ: thông tin doHTTT hàng tồn kho cung cấp cảnh báo tình trạng tồn kho dưới ngưỡng cho phép của một sốmặt hàng sẽ là cơ sở để nhà quản lý quyết định đặt hàng bổ sung tồn kho những mặt hàng đó

3.2 HTTT dựa trên máy tính

Quá trình thu thập, lưu trữ và xử lý dữ liệu để tạo ra thông tin quản lý có thể thựchiện thủ công hoặc tự động với sự trợ giúp của máy tính Điều đó cũng có nghĩa là: mộtHTTT có thể hoạt động theo cơ chế thủ công hoặc tự động dựa trên máy tính

Khi một HTTT có sử dụng yếu tố máy tính và các phần mềm ứng dụng trên máy tính

để hỗ trợ được gọi là một HTTT dựa trên máy tính (CBIS - Computer Based Information

Với sự phát triển nhanh chóng của CNTT, các HTTT dựa trên máy tính không chỉdừng ở mức độ tự động hóa các hoạt động nghiệp vụ mà còn có khả năng đem lại ưu thếcạnh tranh cho tổ chức

Các thành phần của HTTT dựa trên máy tính:

Hệ thống thông tin dựa trên máy tính là một hệ thống tích hợp các yếu tố: phần cứng,phần mềm, cơ sở dữ liệu, viễn thông, con người và các thủ tục cùng làm nhiệm vụ thu thập,

xử lý, lưu trữ và biến đổi dữ liệu thành thông tin

Con người: là chủ thể xây dựng, phát triển và sử dụng HTTT Đây là yếu tố rất quan

trọng của một HTTT

Thủ tục (Procedure): là hệ thống các quy tắc, quy ước do con người đặt ra để hoàn

thiện hoạt động của HTTTQL Chẳng hạn: thủ tục quy ước thời điểm vận hành của mỗichương trình trong hệ thống; thủ tục quy ước sao lưu dữ liệu đề phòng sự cố; thủ tục quyđịnh phân quyền truy cập CSDL của hệ thống; thủ tục lập kế hoạch đối phó với các tìnhhuống xảy ra rủi ro với hệ thống như hỏa hoạn, lũ lụt; …

Các thành phần công nghệ, bao gồm:

Phần cứng (Computer Hardware): Bao gồm các thiết bị được sử dụng để nhập dữ liệu đầu

vào, lưu trữ, xử lý và đưa ra các kết quả sau khi xử lý Cụ thể là: máy tính, máy in và một sốthiết bị phổ biến khác

Phần mềm (Computer Software): là hệ thống các chương trình máy tính được sử dụng để

kiểm soát phần cứng và thực hiện công việc xử lý, cung cấp thông tin theo yêu cầu củangười sử dụng

Cơ sở dữ liệu: là một hệ thống tích hợp các dữ liệu được lưu trữ một cách có hệ thống, có

khả năng tái sử dụng và được chia sẻ cho nhiều người dùng khác nhau

Viễn thông và mạng máy tính: là thành phần không thể thiếu đối với các HTTTQL hiện đại.

Viễn thông và mạng máy tính cho phép các tổ chức kết nối các máy tính trong phạm vi mộttòa nhà, một thành phố, một quốc gia hay toàn thế giới thành các mạng; cùng nhau chia xẻ

dữ liệu và tài nguyên Viễn thông và mạng máy tính giúp con người giao tiếp với nhau;cùng làm việc theo nhóm mà không nhất thiết phải ở cạnh nhau

3.3 Hệ thống thông tin quản lý

Hệ thống thông tin quản lý là HTTT dựa trên máy tính, trợ giúp các hoạt động quản

lý và ra quyết định của một tổ chức, giúp nâng cao hiệu quả hoạt động và gia tăng lợi thếcạnh tranh của một tổ chức

HTTTQL khác với các HTTT khác trong tổ chức; ví dụ HTTT điều khiển tiến trình điều khiển tự động các thiết bị công nghiệp hay các dây chuyền sản xuất

-Phân loại HTTTQL trong tổ chức:

Có rất nhiều loại hình HTTTQL khác nhau được phát triển với những vai trò và vị tríkhác nhau đối với tổ chức Vì vậy có thể thực hiện phân loại HTTTQL theo nhiều cách khácnhau nhằm nhấn mạnh các vai trò khác nhau của chúng: theo phạm vi hoạt động, theo lĩnhvực hoạt động, theo mục đích, đối tượng phục vụ

Tuy nhiên, trên thực tế, các vai trò khác nhau của các HTTTQL lại thường được tíchhợp hoặc đan xen nhau trong cùng một HTTT, vì vậy, việc phân loại HTTTQL khó có thểrành mạch

Ở đây, ta xét các cách phân loại HTTTQL sau:

3.3.1.Phân loại theo mục đích, đối tượng phục vụ:

 Hệ thống xử lý giao dịch (TPS - Transaction Processing System): TPS được xem là hệ

thống cơ sở của tất cả các HTTTQL khác; trợ giúp các hoạt động quản lý ở mức tác nghiệp.

Hệ thống xử lý giao dịch có nhiệm vụ tập hợp tất cả các dữ liệu phát sinh từ các giao dịchthường xuyên của tổ chức; cho phép các nhà quản lý theo dõi các hoạt động diễn ra đều đặn,định kỳ của tổ chức

Hệ thống thông tin quản lý (MIS - Managerment Information System):

Đây là loại hình HTTT nằm ở mức chiến thuật, có nhiệm vụ cung cấp thông tin phục

vụ hoạt động quản lý tổ chức của các nhà quản lý bậc trung, như: lập kế hoạch (tầm ngắn,

tầm trung), giám sát, và ra các quyết định ở cấp chiến thuật.

Đầu vào của các MIS là các CSDL tạo ra bởi các hệ thống xử lý giao dịch cũng nhưcác nguồn dữ liệu từ bên ngoài tổ chức (như dữ liệu về khách hàng, nhà cung cấp, đối thủcạnh tranh,…chưa được thu thập trong các hệ thống xử lý giao dịch); đầu ra là các báo cáo(báo cáo định kỳ hoặc báo cáo theo nhu cầu)

Thông tin được tạo ra từ các MIS đều là các thông tin có cấu trúc, giúp các nhà quản

lý đánh giá hiệu suất hoạt động của tổ chức

Tuy nhiên, trên thực tế, người ta không xây dựng các HTTTQL độc lập mà thườngtích hợp cùng vào hệ thống xử lý giao dịch như một modul riêng và được phân cấp cho cácnhà quản lý mức chiến thuật sử dụng

Ví dụ: Trong HTTT đặt vé máy bay, mức tác nghiệp là HT xử lý giao dịch được sửdụng để nhận đặt chỗ, in vé được sử dụng tại các phòng vé; còn mức chiến thuật là cácmodul được xây dựng để báo cáo về công việc của mỗi đại lý vé: theo dõi về số lượng bánhàng của đại lý, báo cáo về hiệu quả của đại lý,… Modul này được phân quyền cho các nhàquản lý mức chiến thuật sử dụng; các phòng vé không thể truy cập đến các thông tin domodul này cung cấp

Ví dụ về MIS

- Hệ thống bán hàng

- Hệ thống kiểm soát hàng tồn kho

- Hệ thống dự toán ngân sách

Hệ thống hỗ trợ lãnh đạo (ESS - Executive Support System)

Là loại hình HTTT mới nhất trong các loại hình HTTT - phục vụ đối tượng là cácnhà lãnh đạo cấp cao ESS khai thác thông tin tổng thể từ trong và ngoài doanh nghiệp phục

vụ việc ra các quyết định đòi sự đánh giá, suy xét và không có quy trình thống nhất (cácquyết định phi cấu trúc)

 Hệ thống hỗ trợ ra quyết định (DSS - Decision Support System):

Còn gọi là hệ trợ giúp quyết định - đóng vai trò rất quan trọng đối với các nhà quản

lý cấp cao trong các tổ chức – với mục đích rõ ràng là trợ giúp các hoạt động ra quyết định

Ngoài chức năng cung cấp thông tin và các công cụ tính toán cho phép người raquyết định xác định rõ tình hình thực tại cũng như các dự đoán trong tương lai; các DSS cònphải có khả năng mô hình hóa để có thể phân lớp và đánh giá hiệu quả của các giải pháp để

 Hệ thống quản lý tri thức (KMS–Knowledge Managerment System/KWS– Knowledge Work System):

Là các hệ thống được thiết kế với mục đích nâng cao khả năng thu thập, lưu trữ, chia

sẻ và sử dụng tri thức trong các tổ chức KMS thu thập các tri thức và kinh nghiệm quantrọng trong tổ chức, cải thiện chất lượng hoạt động và quá trình ra quyết định của tổ chức

Bao gồm: Hệ thống chuyên gia (Expert System) và Trí tuệ nhân tạo (ArtificialIntelligence): là các hệ thống cung cấp các tư vấn có tính chuyên gia và hoạt động như mộtchuyên gia tư vấn cho người dùng cuối Ví dụ: các hệ tư vấn tín dụng, giám sát tiến trình,các hệ thống chẩn đoán và bảo trì

Để thực hiện được điều đó, hệ thống phải mô phỏng các tri thức của con người vàomáy tính (trí tuệ nhân tạo) để giải quyết các vấn đề mang tính định tính, cần đến chuyênmôn của con người Đây có thể xem là hệ thống mở rộng của các hệ thống DSS, sử dụng kỹthuật trí tuệ nhân tạo để đưa ra các lời khuyên đối với người dùng

3.3.2.Phân loại theo chức năng nghiệp vụ:

HTTT Tài chính Kế toán: là hệ thống được sử dụng để quản lý và kiểm soát các

nguồn lực tài chính của tổ chức Bao gồm các hệ thống thông tin kế toán mức tác nghiệp(HTTT tiền lương, HTTT tài sản cố định, HTTT chi phí giá thành,…); mức chiến thuật nhưHTTT quản lý quỹ, HTTT quản lý đầu tư, HTTT dự toán vốn, HTTT ngân sách,…); mứcchiến lược như các phân hệ: dự báo nhu cầu vốn dài hạn, phân tích tình hình tài chính,…

HTTT Marketing: là hệ thống được sử dụng để quản lý việc phát triển sản phẩm mới,

định giá và phân phối hiệu quả các sản phẩm đó Các HTTT Marketing cấp tác nghiệp nhưHTTT khách hàng, HTTT marketing online,…; cấp chiến thuật như HTTT quản lý bán hàng,thiết kế và chế tạo sản phẩm mới, quảng cáo và xúc tiến bán hàng,…; cấp chiến lược nhưHTTT dựa báo bán hàng, HTTT nghiên cứu thị trường, HTTT lập kế hoạch phát triển sảnphẩm,…

HTTT Sản xuất kinh doanh: là hệ thống có nhiệm vụ quản lý và kiểm soát quy trình

sản xuất kinh doanh của một tổ chức Như: HTTT quản lý mua sắm nguyên vật liệu, HTTTnhận hàng, HTTT giao hàng,…(cấp tác nghiệp); HTTT Kiểm soát và quản lý kho, HTTThoạch định nhu cầu nguyên vật liệu; HTTT thiết kê và phát triển sản phẩm mới; HTTT lậplịch sản xuất,…(cấp chiến thuật); HTTT lựa chọn và lập kế hoạch phát triển địa bàn sảnxuất, HTTT lập kế hoạch và mua sắm công nghệ mới,…(cấp chiến lược)

HTTT Nguồn nhân lực: là hệ thống có vai trò quản lý, kiểm soát và phát triển nguồn

nhân lực của tổ chức Phân hệ tác nghiệp của HTTT nguồn nhân lực gồm HTTT theo dõingày công, HTTT quản lý hồ sơ nhân viên, HTTT đánh giá nhân viên,…; phân hệ chiếnthuật gồm HTTT quản lý lương, HTTT phân tích và thiết kế việc làm, HTTT quản lý đàotạo và phát triển nhân viên,…; phân hệ chiến lược gồm HTTT dự báo nhu cầu lao động ,

HTTT thương thảo hợp đồng dài hạn,…

HTTT Tự đông hóa văn phòng: hệ thống hỗ trợ soạn thảo, in ấn, phân phối văn bản;

hệ thống lưu trữ và quản lý thư tín, công văn đi, công văn đến; hệ thống lập lịch công tác,sắp xếp phương tiện đi lại,…

HTTT Thương mại điện tử: hệ thống trao đổi mua, bán, thanh toán, làm marketing và

các dịch vụ khác về hàng hóa trên môi trường mạng

3.3.3 Phân loại theo quy mô tích hợp:

HTTT tích hợp là các hệ thống liên kết nhiều tổ chức doanh nghiệp; xuyên suốt nhiều

bộ phận chức năng, nhiều cấp bậc quản lý trong doanh nghiệp Bao gồm:

- Hệ thống quản lý nguồn lực ERP: Là hệ thống tích hợp và phối hợp hầu hết các quy

trình tác nghiệp chủ yếu cuả doanh nghiệp (như: Tài chính kế toán, Kinh doanh sản xuất,Quản trị nhân lực, Bán hàng-Marketing,…) vào một phần mềm duy nhất cùng với mộtCSDL duy nhất

- Hệ thống quản lý quan hệ khách hàng CRM: là hệ thống tích hợp liên tổ chức, giúp

tổ chức quản lý các mối quan hệ với khách hàng và cung cấp các thông tin hỗ trợ việc điềuphối tất cả các hoạt động kinh doanh có liên quan đến khách hàng CRM đặt trọng tâm vàokhả năng giao tiếp với bên ngoài (khách hàng, nhà cung cấp) của một hệ thống quản lý, do

đó có tên gọi “Quản lý quan hệ khách hàng”

- Hệ thống quản lý chuỗi cung ứng SCM: tập trung vào các tiến trình hậu cần, mua

sắm với nhà cung cấp, với mục đích tối ưu hóa việc lập kế hoạch mua sắm các yếu tố đầuvào phục vụ cho quá trình sản xuất của doanh nghiệp Hệ thống giúp quản lý và liên kết các

bộ phận: sản xuất, khách hàng và nhà cung cấp.

3.4 Vai trò của HTTTQL trong tổ chức

Công nghệ thông tin có thể hỗ trợ mọi tổ chức cải thiện hiệu quả và hiệu suất của cácqui trình nghiệp vụ, quản trị ra quyết định, qua đó tăng cường vị thế cạnh tranh của tổ chức

Một HTTTQL tồn tại là nó phải có những đóng góp lợi ích cho tổ chức Có 2 loại lợiích mà một HTTTQL có thể đem lại cho tổ chức là các lợi ích trực tiếp và lợi ích gián tiếp

+ Vai trò gia tăng giá trị cho tổ chức: Các HTTTQL có thể gia tăng giá trị cho tổ

chức bằng nhiều cách: cải tiến sản phẩm; cải tiến các quy trình nghiệp vụ liên quan đến việcsản xuất ra các sản phẩm; nâng cao chất lượng sản phẩm; và hỗ trợ nhà quản lý trong quátrình quyết định

Đầu tiên, HTTTQL gia tăng giá trị cho các quá trình nghiệp vụ Với việc sử dụng

các HTTTQL, chi phí nhân công cho các quá trình nghiệp vụ có thể giảm đáng kể; hiệu quảcác quá trình tăng lên rõ rệt: nhanh hơn, thuận tiện hơn

Trong mỗi tổ chức đều bao gồm nhiều quá trình hoạt động nghiệp vụ Đó có thể là

những hoạt động mang tính tác nghiệp như mua sắm nguyên vật liệu, sản xuất sản phẩm,nhập kho thành phẩm hay bán hàng Đó cũng có thể là những hoạt động xác định mục tiêu

và chiến lược cho tổ chức và kiểm soát quá trình thực hiện các mục tiêu đó

Giữa các quá trình hoạt động nghiệp vụ và các HTTT có mối quan hệ chặt chẽ vớinhau Mối quan hệ này được thể hiện trong bảng sau:

Mức tác nghiệp Mức quản lý Mức lập kế hoạch

Câu hỏi liên quan

- Đơn đặt hàng cóhợp lệ không?

- Công ty có còn đủhàng để cung cấpcho đơn hàng không?

- Hàng tồn kho củacông ty đã hợp lýchưa? Có nhiều quáhay ít quá không?

- Thanh toán củakhách hàng có kịpthời không?

Có cần đưa thêm/gỡ

bỏ một dây chuyềnsản xuất mới/hiện cóhay không?

Loại HTTT sử

dụng để gia tăng

giá trị

Hệ thống xử lý giaodịch

HTTT quản lý vàHTTT trợ giúp raquyết định

HTTT trợ giúp raquyết định

Mỗi loại HTTTQL sẽ gia tăng giá trị cho quá trình mà nó hỗ trợ Nó làm quá trìnhđược thực hiện hiệu quả hơn, cải tiến sự phối hợp của quá trình, tạo ra môi trường làm việctốt hơn và giảm thiểu lỗi

Thứ hai, HTTTQL gia tăng giá trị cho các sản phẩm: HTTTQL giúp nâng cao tính

năng sản phẩm, bổ sung thêm các đặc trưng mới cho sản phẩm và cải tiến phương thức cungcấp sản phẩm đến khách hàng Ví dụ rõ ràng nhất là hệ thống đặt vé máy bay trực tuyến.Với HT này, khách hàng có thể đặt chỗ, mua vé một cách nhanh chóng, chỉ bằng một cuộcđiện thoại hoặc một cú click chuột Các HT thương mại điện tử giúp khách hàng chỉ cầnngồi ở nhà vẫn có thể mua hàng, gọi sửa chữa, bảo hành cho hàng hóa Hay các hệ thốnggiao dịch ngân hàng ATM cho phép khách hàng rút tiền mọi nơi, mọi chỗ

+ Vai trò gia tăng lợi thế cạnh tranh:

Trong môi trường kinh doanh toàn cầu hóa đầy biến động hiện nay, để tồn tại và pháttriển, các tổ chức, đặc biệt là các tổ chức doanh nghiệp phải có được những lợi thế cạnhtranh bền vững Các nhà quản lý phải làm cho doanh nghiệp của mình thông minh hơn đốithủ Trong bối cảnh đó, HTTTQL là công cụ then chốt, đảm bảo cho tổ chức đạt đượcnhững ưu thế cạnh tranh mạnh mẽ

- HTTTQL giúp tổ chức giảm chi phí của các quá trình nghiệp vụ, do đó, giá thànhsản phẩm , dịch vụ cung cấp cho khách hàng sẽ giảm trong khi vẫn đảm bảo lợi nhuận cầnthiết cho tổ chức

- HTTTQL góp phần tin học hóa các quy trình nghiệp vụ đem lại hiệu quả trong côngviệc đồng thời nâng cao năng suất lao động, nâng cao trình độ ứng dụng và sử dụng CNTT,tạo tác phong làm việc hiện đại, hiệu quả, góp phần cải cách hành chính, tạo ra sự khác biệtvới các đối thủ.

- HTTTQL làm thay đổi tận gốc các quy trình nghiệp vụ của tổ chức, giúp nâng caochất lượng của các sản phẩm, dịch vụ cho khách hàng, giảm thời gian đưa sản phẩm ra thịtrường do đó giúp tổ chức đáp ứng nhu cầu khách hàng tốt hơn, tin cậy hơn, giữ được thịphần khách hàng cũ đồng thời thu hút được thêm nhiều khách hàng mới

- HTTTQL giúp tổ chức vượt qua các trở ngại về không gian, thời gian, giúp tổ chức

mở rộng quy mô, phạm vi hoạt động trên toàn cầu

- Các HTTTQL ngày nay còn có xu hướng thiết lập các mối liên kết với các bạn hàng

và các tổ chức khác, cùng hợp tác với nhau bằng cách chia sẻ các nguồn lực hoặc dịch vụ vìlợi ích của tất cả các bên

3.5 Các tiêu chuẩn đánh giá chất lượng HTTT

Một HTTT được đánh giá là có chất lượng cao nếu nó đáp ứng được những tiêuchuẩn sau đây:

- Tính đầy đủ: Hệ thống cần đáp ứng được tất cả các chức năng mà tổ chức yêu cầu.

Đây là tiêu chí bắt buộc khi đánh giá hay lựa chọn một HTTT

- Tính thân thiện, dễ sử dụng: Tất cả các yếu tố liên quan đến người sử dụng phải

được thiết kế dễ dùng; giao diện thuận tiện, đẹp và thân thiện; có những thông báo kịp thời

và có hướng dẫn cụ thể cho người sử dụng trong trường hợp xảy ra sự cố khi sử dụng (như:nhập dữ liệu không đúng mẫu, lỗi kẹt giấy máy in, lỗi bàn phím,…) Giao diện hay sử dụngcủa các phần mềm hiện nay thường là giao diện đồ họa với hệ thống thực đơn hoặc biểutượng giúp người sử dụng dễ dàng chọn lựa chức năng cần thực hiện

- Tính an toàn và bền vững: HTTT phải đủ mạnh để chống lại mọi sự tấn công từ bên

ngoài Muốn vậy, HT phải lường trước được các sự cố tác động tiêu cực đến hoạt động của

hệ thống như mất điện, dữ liệu sai, An toàn hệ thống cũng là mộ trong các vấn đề quantrọng (Các biện pháp thường được áp dụng là: dùng mật khẩu, nhận diện bằng giọng nóihoặc vân tay, phân quyền sử dụng hệ thống,…)

- Tính thích nghi và mềm dẻo: cho phép thực hiện những thay đổi cần thiết nhằm đáp

ứng yêu cầu mới, hoàn cảnh mới

- Tính dễ bảo trì: Chi phí cho công đoạn bảo trì chiểm tỷ trong rất lớn trên tổng chi

phí phát triển một HTTT, vì vậy, HTTT cần được phát triển bằng các phương pháp chuẩnmực sao cho việc bảo trì hệ thống đơn giản, dễ dàng Bản thân các chương trình cần phảiđược thành các modun để thuận tiện cho việc gỡ rối và bảo trì

- Khả năng hoạt động: Thời gian trả lời, khả năng lưu trữ, tốc độ xử lý, tốc độ truyền

thông là những chỉ tiêu đánh giá khả năng hoạt động của một HTTT.

Chương 2 CÁC THÀNH PHẦN CỦA HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ

Là một hệ thống thông tin dựa trên máy tính, một HTTTQL gồm các thành phần:Con người, thủ tục, phần cứng, phần mềm, cơ sở dữ liệu, viễn thông và mạng máy tính

1 Con người

Con người là yếu tố quan trọng nhất trong một HTTTQL Đây chính là chủ thể pháttriển, điều hành và sử dụng HTTTQL – đóng vai trò chủ động trong việc tích hợp các yếu tốcòn lại trong hệ thống

Được chia thành 2 nhóm:

Nhóm 1: là những người xây dựng và bảo trì HTTT; như: các phân tích viên hệ thống,lập trình viên, kỹ thuật viên, kỹ sư bảo hành,…

Nhóm 2: là những người sử dụng HTTT trong công việc của mình; như các nhà quản

lý, kế toán, nhân viên các phòng ban

Trong các HTTTQL con người chính là yếu tố quan trọng nhất trong suốt quá trìnhthiết kế, cài đặt, bảo trì và sử dụng hệ thống Nếu tài nguyên về nhân lực không được đảmbảo thì dù hệ thống được thiết kế tốt đến đâu cũng sẽ không mang lại hiệu quả thiết thực chohoạt động của tổ chức

Về cơ bản, một dự án phát triển HTTTQL gồm các thành viên sau đây:

- Người ra quyết định: là nhân vật lãnh đạo cao nhất về CNTT của tổ chức (Giám

đốc phụ trách CNTT- CIO) Họ kiểm soát tất cả các nguồn lực được dùng trong hệ thống

Họ có quyền tác động vào việc phát triển hệ thống Họ có tiếng nói quyết định trong việclựa chọn mục tiêu cũng như tiến hành thực hiện hệ thống mới

- Nhà quản lý, trông coi quá trình phát triển và vận hành hệ thống Họ là đại

diện, ở thứ bậc thấp hơn, của những người ra quyết dịnh Họ hợp tác với các phân tích viên

để xác định được mô hình của hệ thống (Giám đốc dự án)

- Phân tích viên và thiết kế viên: phân tích thiết kế và cài đặt hệ thống với sự cộng

tác của các nhà ra quyết định và các nhà quản lý

- Lập trình viên: chịu trách nhiệm sử dụng các ngôn ngữ lập trình thích hợp để xây

dựng phần mềm dựa trên kết quả của bộ phận phân tích và thiết kế

- Hướng dẫn viên hệ thống: hướng dẫn cho người sử dụng, thao tác viên hoặc các

sử dụng đầu ra của hệ thống; tiếp xúc trực tiếp với hệ thống thông qua các giao diện vào/racủa hệ thống.

+ Thao tác viên hệ thống: là những người mà vai trò nhiệm vụ của họ gắn liền

với hệ thống Họ xử lý các dữ liệu đầu vào (Inputs) và tạo ra các thông tin đầu ra(Outputs) cho hệ thống rồi chuyển chúng cho những người sử dụng khác của hệthống

+ Người sử dụng cuối: là người trực tiếp tương tác với hệ thống và sử dụng

kết quả đầu ra của hệ thống Chẳng hạn: nhân viên bán hàng, nhân viên kế toán,…

+ Người sử dụng gián tiếp: là những người sử dụng kết quả đầu ra của hệ

thống, gián tiếp thông qua các thao tác viên và người dùng cuối Chẳng hạn: các nhàquản lý của tổ chức, khách hàng,

2 Thủ tục (Procedure)

Thủ tục là một bộ các quy tắc, hướng dẫn được con người sử dụng để hoàn thiện hoạtđộng của HTTTQL Thủ tục bao gồm các chiến lược, chính sách, phương pháp và quy tắcliên quan đến việc sử dụng HTTTQL

Chẳng hạn: thủ tục quy ước thời điểm vận hành của mỗi chương trình trong hệ thống;thủ tục quy ước sao lưu dữ liệu đề phòng sự cố của máy tính; thủ tục quy định phân quyềntruy cập CSDL của hệ thống; thủ tục lập kế hoạch đối phó với các tình huống xảy ra rủi rovới hệ thống như hỏa hoạn, lũ lụt; …

a Phân loại máy tính

Các máy tính ngày nay rất đa dạng về mẫu mã, kích cỡ và tốc độ

Xét về quy mô và năng lực xử lý, có thể kể ra các loại máy tính sau đây:

Máy vi tính - PC (Desktop, Laptop, Notebook, Ultrabook, Netbook, Tablet) -> Máy tính cỡ vừa (Mid Range Computer) -> Máy tính lớn (Mainframe) -> Siêu máy tính (Super Computer)

Siêu máy tính : là một loại máy tính rất khác với những chiếc desktop, laptop mà bạn

sử dụng hằng ngày Nó có kích thước to hơn, sức mạnh vượt trội hơn rất nhiều lần so với

Danh sách các siêu máy tính mạnh nhất thế giới từ năm 2008 đến 2012

Mainframe: Mainframe là một loại máy tính thường được sử dụng bởi các công ty,

tập đoàn cũng như những tổ chức chính phủ, có cấu hình phần cứng lớn, tốc độ xử lý caođược dùng trong các công việc đòi hỏi tính toán lớn như làm máy chủ phục vụ mạngInternet, máy chủ để tính toán phục vụ thống kê dữ liệu, dự báo thời tiết, vũ trụ,…

Mainframe có khả năng lấy vào một lượng dữ liệu khổng lồ, tính toán, xử lí và xuất

ra kết quả cũng khổng lồ không kém Ngoài ra, mainframe được thiết kế để có thể chạy liêntục (uninterrupt) trong một thời gian rất dài Đây cũng chính là yếu tố quan trọng nhất củamainframe bởi nó vốn được dùng cho những mục đích mà chỉ cần vài phút hệ thống bị sập

là một "thảm họa" sẽ xảy ra, hoặc nếu hệ thống ngừng chạy dù chỉ trong thời gian ngắn thìchi phí để khôi phục hoạt động là cực kì đắt đỏ

Mainframe còn được thiết kế để có thể thêm hoặc thay thế phần cứng mà không làm

hệ thống phải ngừng hoạt động

Mainframe có thể sử dụng làm máy chủ (server) thay cho hệ thống máy chủ (serverfarm) với nhiều ưu việt hơn: khả năng xử lý và tính ổn định cao hơn, chi phí bảo dưỡng thấp

Máy tính cỡ vừa (Midrange Computer): là một máy tính được thiết kế phục vụ nhu

cầu lưu trữ và xử lý trong các tổ chức có quy mô không quá lớn Về cơ bản máy tính cỡ vừađược thiết kế như một máy tính thông thường nhưng với nhiều tính năng vượt trội hơn,năng lực lưu trữ và xử lý dữ liệu cũng lớn hơn rất nhiều Loại máy tính này thường được sửdụng làm máy chủ (server) trong một mạng máy tính hoặc trên môi trường internet vì vậythường được gọi luôn là máy chủ

Máy vi tính ( PC - Personal Computer): tên gọi khác là máy tính cá nhân, là loại máy

tính được thiết kế cho một người sử dụng, phục vụ nhu cầu lưu trữ, xử lý dữ liệu của các cánhân và là loại máy tính thông dụng nhất hiện nay Gồm các loại Desktop, Laptop,Notebook, Ultrabook, Netbook, Tablet, phù hợp cho các nhu cầu sử dụng cá nhân khác nhau

và thường được sử dụng làm thiết bị cuối trong các hệ thống

b Cấu trúc cơ bản của máy tính:

Cho dù có quy mô lớn hay nhỏ, các máy tính đều có chung một cấu trúc logic cơ bảnnhư hình sau:

Bộ vào (Input Device):

Khi sử dụng máy tính, chúng ta phải có các phương tiện để nhập dữ liệu vào máytính, chuẩn bị cho quá trình xử lý Thiết bị thực hiện chức năng thu thập và nhập dữ liệu thôvào máy tính chuẩn bị cho quá trình xử lý được gọi là bộ vào

Các thiết bị nhập dữ liệu vào máy tính khá đa dạng và phong phú

Có thể kể ra các thiết bị nhập cơ bản sau đây:

1 Bàn phím (Keyboard) 2 Chuột (Mouse)

3 Màn hình cảm ứng (Touch Screen) 4 Touch Pad

5 Cần điều khiển (Joy Stick) 6 Máy quét (Scanner)

Ngoài ra, bên cạnh cơ chế nhập dữ liệu thủ công với các thiết bị truyền thống nêutrên, các HTTTQL hiện nay còn sử dụng các thiết bị nhập dữ liệu bán tự động, bị giới hạnkhả năng nhập dữ liệu - chúng chỉ được phép nhập các dữ liệu theo một nguyên tắc nào đó,được sử dụng rất nhiều trong các giao dịch như:

- Hệ thống POS (Point of Sales-điểm bán lẻ): là một công cụ ghi nhận lại các giao

dịch nhằm phản ánh lượng tiền mặt và hàng hoá ra vào trong một khoảng thời gian nhấtđịnh của tổ chức; giúp nhà quản lý quản lý chặt chẽ hàng hoá, tiền mặt; hạn chế thất thoáthàng hóa, đáp ứng nhu cầu mua sắm & thanh toán của khách hàng một cách nhanh gọn,hiệu quả và chuyên nghiệp Một hệ thống POS thường bao gồm: một bàn phím để nhập dữliệu, một màn hình (thường là cảm ứng) để hiển thị thông tin, một máy in để in hóa đơn,một đầu đọc mã vạch (Barcode Scanner/Reader) để đọc mã của sản phẩm nhanh hơn, một

đầu đọc thẻ từ (MSR) để quét thẻ khách hàng, thẻ thanh toán Các thiết bị này được nối vớimáy tính bằng một đường truyền

Các thiết bị POS được sử dụng phổ biến trong nhiều lĩnh vực, ngành nghề như: thanhtoán trong siêu thị, theo dõi kho hàng, theo dõi giờ làm việc, …

So với hình thức nhập dữ liệu thủ công qua bàn phím, thiết bị POS cho phép thu thập

dữ liệu nhanh hơn và chính xác hơn

- Thiết bị đọc ký tự mực từ MICR (Magnetic Ink Character Regcognition): thiết bị

MICR chỉ đọc được các ký tự được in ở dạng font chuẩn, bằng mực từ nên có độ an toàncao Đầu đọc và mực từ đều rất tốn kém nên công nghệ MICR được sử dụng chủ yếu trongngành ngân hàng để đọc và xử lý “séc” Không giống như mã vạch, mã MICR con người cóthể đọc được Việc in bằng từ tính cho phép đọc các ký tự chính xác ngay cả khi chúng bịche khuất

- Thiết bị nhận dạng ký tự quang học OCR (Optical Character Regcognition): giúp

nhận dạng các ký tự in trong các tài liệu dạng ảnh (từ máy quét, máy ảnh, tập tin PDF dạngảnh…) và chuyển đổi về dạng văn bản (dạng tập tin text, Word…)

- Thiết bị nhận dạng chữ viết tay hay ký tự thông minh ICR (Intelligent Character

Recognition): là sự phát triển ở mức cao hơn của công nghệ nhận dạng chữ in OCR Đốitượng nhận dạng của công nghệ ICR không chỉ là chữ in mà còn bao gồm cả chữ viết tay.Công nghệ nhận dạng chữ viết tay thường được dùng trong việc nhận dạng thông tin từ cáctài liệu dạng biểu mẫu Trên các tài liệu dạng này, một số thông tin được điền bằng tay tại

các vị trí cố định (tờ khai mở tài khoản ngân hàng, tờ khai hải quan, phiếu đăng ký…).

- Thiết bị nhận dạng đánh dấu OMR (Optical Mark Recognition): một số thiết bị

nhận dạng đánh dấu truyền thống dựa vào nguyên lý phản xạ ánh sáng (tại các vùng có đánhdấu/tô, ánh sáng sẽ phản xạ yếu hơn các vùng trống khác), với các thiết bị này, yêu cầu vềviệc đánh dấu, tạo mẫu, cũng như yêu cầu về chất liệu giấy in rất khắt khe Ngược với cácthiết bị đánh dấu truyền thống, các phần mềm nhận dạng đánh dấu (Optical MarkRecognition - OMR) cho phép người dùng tự tạo các mẫu và in chúng trên các chất liệugiấy thông thường Phần mềm sẽ xử lý ảnh quét của mẫu sau khi điền Công nghệ OMRthường dùng để xử lý dữ liệu từ các phiếu điều tra hay các bài thi trắc nghiệm

- Thiết bị đọc mã vạch (Bar Code Reader): Barccode là một cách mã hóa các con số

(và cả chữ) thành các vạch sọc (1 chiều hoặc 2 chiều-QR Quick Response) Khi dùng máyđọc barcode để đọc, sẽ nhận được một dãy các con giống như dãy số ghi ở bên dưới mãvạch Tùy theo cách quy định (chuẩn) khác nhau, các con số sẽ có ý nghĩa khác nhau Cóthể là mã quốc gia, mã sản phẩm,… Với thiết bị đọc mã vạch, việc nhập thông tin sẽ chínhxác hơn so với cách nhập thủ công qua bàn phím truyền thống

Bộ ra (Output Device):

Là các thiết bị có chức năng đưa thông tin sau khi xử lý ra môi trường bên ngoài.Cũng như bộ vào, trên thực tế, các thiết bị ra của máy tính rất phong phú, tùy thuộc vàodạng thức của thông tin đưa ra (hình ảnh, giấy, âm thanh,….)

Hai thiết bị ra cơ bản nhất là màn hình và máy in

Với màn hình, thông tin được đưa ra không có tính lưu trữ mà chỉ mang tính thôngbáo Các công nghệ chế tạo màn hình: CRT, LCD, LED, OLED

(Kỹ thuật LED về cơ bản vẫn là kỹ thuật LCD nhưng sử dụng đèn Led (là các diotphát sáng) thay cho đèn huỳnh quang lạnh CCFL (cần đèn nền phát quang để tạo màu sắc).OLED là kỹ thuật không cần đèn phát quang mà các điểm ảnh tự phát sáng để hiển thi màusắc)

Máy in là thiết bị xuất thông tin mang giá trị lưu trữ nhờ các bản in ra giấy Các loạimáy in: máy in nhiệt, máy in phun, máy in laser,…

Các kỹ thuật sử dụng trong máy in là:

- Máy in tuần tự (Serial Printer): thường được sử dụng cho các máy vi tính, có thể in

từ 5 đến 25 trang trong một phút

- Máy in dòng (Line Printer): được sử dụng cho các máy tính lớn hơn Máy in dònghoạt động với tốc độ cao (tới 2000 dòng 1 phút) và mỗi thời điểm in một dòng hoàn chỉnh.Máy in loại này được sử dụng rộng rãi tại các trung tâm dữ liệu và các trung tâm côngnghiệp hay tài chính lớn

- Máy in trang (Page Printer): có thể in tới 1440 trang mỗi phút và mỗi thời điểm inmột trang hoàn chỉnh Khi cần in một số lượng lớn trong thời gian ngắn, cần phải sử dụngmáy in trang.

Bộ nhớ (Memory):

Là nơi lưu trữ dữ liệu, gồm 2 phần:

- Bộ nhớ trong (Main Memory)

- Bộ nhớ ngoài (Secondary Memory)

Bộ nhớ trong (Main Memory): là nơi chứa chương trình, dữ liệu để xử lý trong quá

trình hoạt động, gồm 2 vùng nhớ:

- Vùng ROM (Read Only Memory): là nơi lưu trữ chương trình, dữ liệu được lậpbởi nhà sản xuất, có nhiệm vụ chỉ đọc ra thông tin mà không thể ghi, sửa, xóađược; thông tin không mất khi tắt máy, mất điện

- Vùng RAM (Random Access Memory): là nơi lưu trữ tạm thời các chương trình,

dữ liệu của đang được xử lý Có thể đọc, ghi, sửa, xóa Thông tin sẽ mất hết khitắt máy, mất điện

Bộ nhớ ngoài (Secondary Memory): là nơi lưu trữ lâu dài chương trình và dữ liệu của

người sử dụng Gồm các loại thiết bị cơ bản sau:

- Đĩa cứng: HDD (Hard disk drive), SSD (Solid State Drive- ổ cứng thể rắn)

- Đĩa mềm (Floppy disk) : là loại đĩa tháo lắp vào ổ đĩa mềm (Fdd), có dung lượngthấp, tốc độ truy xuất chậm, dễ hỏng

- Đĩa quang CD, DVD: là loại đĩa tháo lắp vào ổ đĩa CD, DVD

- Đĩa Flash (USB): là đĩa ngoài, gắn vào cổng USB

Bộ số học và logic ALU (Arithmetic Logical Unit) :

Được thiết kế để thực hiện các phép toán số học và các phép toán logic cơ bản Dữliệu cần cho quá trình tính toán được đọc từ bộ nhớ trong vào các thiết bị nhớ tạm của ALU(thanh ghi) Tại đây, các dữ liệu sẽ được xử lý với một thời gian nhất định, sau đó, kết quảlại được chuyển ngược lại bộ nhớ trong

Bộ điều khiển CU (Control Unit)

Bộ điều khiển có nhiệm vụ kiểm soát hoạt động của tất cả các thành phần khác trongmáy tính Hoạt động của bộ điều khiển được điều tiết bởi các chỉ thị nằm trong chương trìnhlưu trữ trong bộ nhớ trong Mỗi khi máy tính thực hiện một chương trình nào đó, các chỉ thịtrong chương trình sẽ lần lượt được chuyển vào bộ điều khiển, được dịch và được thực hiện

3.2 Các yếu tố cần đánh giá khi mua sắm phần cứng cho tổ chức

Chi phí dành cho phần cứng thường chiểm khoảng 33% trong tổng chi phí cho một

HTTT Khi lựa chọn mua sắm phần cứng để triển khai một ứng dụng mới cho tổ chức, cầnkhảo sát cụ thể các đặc điểm vật lý và năng lực của từng thiết bị phần cứng cũng như hiệntrạng và nhu cầu xử lý thông tin của ứng dụng cần triển khai để lựa chọn được các thiết bịphù hợp nhất, đáp ứng được hoàn toàn yêu cầu của hệ thống, không lãng phí.

Các yếu tố cần quan tâm là:

- Năng lực làm việc: thiết bị mua mới phải có tốc độ, khả năng xử lý đáp ứng được

yêu cầu của hệ thống; các thiết bị lưu trữ phải có dung lượng đủ cho nhu cầu lưu trữ dữ liệucủa hệ thống

- Giá thành: Chi phí dành cho việc mua sắm phần cứng phải nằm trong khả năng tài

chính của dự án phát triển hệ thống và phải nhỏ hơn lợi nhuận mà hệ thống mang lại cho tổchức

- Sự tương thích (Compatibility): Các thiết bị mua mới phải phù hợp với các thiết

bị đã có về phần cứng và phần mềm Nếu yếu tố này không được đảm bảo, tổ chức sẽ phảichi phí thêm cho phần cứng hoặc phần mềm chuyển đổi Chi phí mới phát sinh này nhiềukhi lớn hơn lợi ích thu được

- Khả năng mở rộng và nâng cấp (Extendable & Sealable): Nhu cầu về năng lực

máy tính trong tổ chức tăng không ngừng, dễ dàng vượt qua năng lực của hệ thống máy tínhhiện có Vì vậy, khi mua sắm cần xem xét khả năng nâng cấp của phần cứng máy tính để cóthể tăng cường khi cần thiết Làm như vậy sẽ chi phí rẻ hơn so với trang bị mới

- Tính tin cậy (Reliability): đây là yếu tố rất quan trong trong trường hợp chúng ta

đang cân nhắc mua một sản phẩm mới, chưa được kiểm nghiệm bởi thực tế Vì các đánh giátrong phòng thí nghiệm có thể rất khác so với thực tế (Khi đó, chúng ta cần xem xét đến cácyếu tố như: uy tín của nhà sản xuất, tính tin cậy của các dòng sản phẩm trước đó của nhà sảnxuất,…)

- Tính thân thiện với môi trường làm việc: xem xét tính an toàn, thuận tiện và dễ

sử dụng đối với người dùng và đối với môi trường

4 Phần mềm máy tính điện tử (Computer Software)

Phần mềm máy tính là các loại chương trình được sử dụng để vận hành, điều khiểnmáy tính và các thiết bị liên quan khác

Dưới góc độ quản lý, vai trò của phần mềm được thể hiện ở những điểm sau:

- Phải có phần mềm phù hợp là điều kiện bắt buộc để phần cứng có thể hoạt độngđược

- Tỷ lệ chi phí cho phần mềm của các tổ chức, nhất là các phần mềm chuyên biệt, sovới phần cứng ngày càng lớn

- Cũng như phần cứng, phần mềm cũng có rất nhiều loại Vì vậy, việc hiểu rõ các

loại phần mềm khác nhau và cách thức các phần mềm này được sử dụng và khai thác trong

Phần mềm hệ thống không đáp ứng trực tiếp các sản phẩm đầu ra người sử dụng cần

mà cung cấp môi trường kết nối người sử dụng với phần cứng máy tính, hỗ trợ việc thựchiện các chương trình ứng dụng Phần mềm hệ thống thường được cung cấp bởi các nhàcung cấp máy tính và các công ty phát triển phần mềm chuyên nghiệp

Phần mềm hệ thống được chia thành 2 loại:

+ Phần mềm quản trị hệ thống: với chức năng quản trị phần cứng và các nguồn dữ

liệu của hệ thống máy tính trong quá trình thực hiện các tác vụ xử lý thông tin khác nhaucủa người sử dụng

Các phần mềm quản trị hệ thống tiêu biểu:

- Hệ điều hành: là một hệ thống tích hợp các chương trình quản lý hoạt động của bộ

xử lý trung tâm, kiểm soát các thiết bị vào/ra, các thiết bị nhớ cũng như các hoạt động của

hệ thống máy tính; cung cấp các dịch vụ hỗ trợ phong phú khi máy tính thực hiện cácchương trình ứng dụng của người sử dụng Mục tiêu chính của HĐH là tối ưu hóa năng lựchoạt động của hệ thống máy tính; hỗ trợ các chương trình ứng dụng thực hiện các tác vụthông dụng như truy cập mạng, nhập dữ liệu, lưu và tìm kiếm tệp tin, in ấn và hiển thị thôngtin ra Mỗi HĐH đảm nhận 5 chức năng cơ bản sau:cung cấp giao diện người sử dụng, quảntrị các nguồn lực phần cứng, quản trị các tác vụ,quản trị tệp chương trình và tệp dữ liệu,cung cấp các dịch vụ hỗ trợ khác

- Hệ quản trị CSDL

- Các chương trình quản trị mạng

- Các chương trình tiện ích: riêng biệt hoặc được tích hợp vào hệ điều hành

+ Phần mềm phát triển hệ thống: giúp người sử dụng phát triển các chương trình

HTTT Ví dụ: ngôn ngữ lập trình, chương trình dịch, phần mềm hỗ trợ xây dựng phần mềmCASE)

Phần mềm ứng dụng:

Là các chương trình được viết để thực hiện các công việc nhất định của người sử

dụng máy tính, như: phần mềm tính lương, phần mềm quản lý hàng tồn kho, phấn mềm xử

lý văn bản, phần mềm bảng tính điện tử, phần mềm tạo báo cáo tổng hợp cho các nhà quản

lý cấp cao

Phần mềm ứng dụng được chia thành 2 loại:

+ Phần mềm ứng dụng chung (General Purpose Application Programs): giúp nâng

cao hiệu suất làm việc của người sử dụng MT, còn được gọi là phần mềm năng suất - bộphần mềm Office, bộ phần mềm xử lý đồ họa, trình duyệt web, quản lý email,…)

+ Phần mềm ứng dụng chuyên biệt (Application Specific Programs): sử dụng cho

những công việc chuyên biệt như: phần mềm kế toán, phần mềm quản lý sản xuất, phầnmềm giáo dục, giải trí,…

Hay còn được chia thành Phần mềm thương phẩm (Commercial Software): được

phát triển và sử dụng để hỗ trợ các quy trình quản lý kinh doanh cơ bản của tổ chức, đượcphát triển bởi các nhà cung cấp giải pháp phần mềm chuyên nghiệp với mục đích thươngmại hóa và Phần mềm đặt hàng (Custom Software): được phát triển để đáp ứng nhu cầu

chuyên biệt của tổ chức, được phát triển bởi chính tổ chức sử dụng phần mềm và thuộc toànquyền sở hữu của tổ chức sử dụng phần mềm Trong khi đó, phần mềm thương phẩm thuộc

sở hữu của tổ chức phát triển sản phẩm; tổ chức sử dụng chỉ có quyền sử dụng phần mềm

4.2 Các yếu tố cần đánh giá khi mua sắm phần mềm

Lựa chọn được phần mềm phù hợp với yêu cầu của tổ chức là một công việc không

hề đơn giản Để mua được một phần mềm thật sự hiệu quả đối với tổ chức, cần tuân thủ quytrình sau:

- Xác định chính xác vấn đề cần giải quyết: Đây là việc làm đầu tiên và quan trọngnhất Để làm được điều này cần có sự tham gia của lãnh đạo cấp cao và vì vấn đề xác định

là vấn đề nghiệp vụ nên nó cần được làm rõ bằng các thuật ngữ nghiệp vụ

- Lựa chọn nhà cung cấp: Nghiên cứu, tìm hiểu thông tin về các nhà cung cấp để lựachọn một nhà cung cấp có uy tín, phù hợp với các yêu cầu của tổ chức nhất

+ Yêu cầu nhà cung cấp gửi thông tin về sản phẩm; gửi bản DEMO sản phẩm đểdùng thử

+ Gặp gỡ và tìm hiểu kinh nghiệm qua các khách hàng đi trước: Sau khi xác địnhđược những nhà cung cấp có thể giải quyết vấn đề, hãy yêu cầu họ cung cấp danh sách cáckhách hàng đã triển khai giải pháp Những nhà cung cấp chất lượng thường có các kháchhàng thành công và tốt bụng (để có thể vui lòng trao đổi với bạn về giải pháp họ đang dùng).Nhà cung cấp không thể cung cấp một địa chỉ tham chiếu nào sẽ đáng nghi hơn nhà cungcấp có một số khách hàng hài lòng

Các yếu tố cần đánh giá:

- Khả năng hoạt động của phần mềm: phần mềm có đáp ứng được các yêu cầu về

chức năng và yêu cầu về thông tin của hệ thống hay không ? Khả năng bảo trì của phầnmềm có đáp ứng được các yêu cầu mới của hệ thống hay không ?

- Tính hiệu quả: phần mềm có được thiết kế để khai thác hiệu quả khả năng của

phần cứng không ?

- Tính dễ sử dụng: đây chính là yếu tố làm cho phần mềm trở thành thân thiện Tài

liệu hướng dẫn sử dụng dễ đọc và rõ ràng Giao diện đẹp, thuận tiện cho mọi đối tượng sửdụng Có nhiều mức chọn thực đơn và lệnh đáp ứng cho những người dùng có kinh nghiệmkhác nhau Có trợ giúp trực tuyến (Help on line),…

- Tính tương thích: phần mềm lựa chọn phải tương thích với các phần mềm khác

trong hệ thống và tương thích với các thiết bị ngoại vi của hệ thống

- Tính linh hoạt: Phần mềm có khả năng xử lý các hoạt động nghiệp vụ một cách dễ

dàng mà không cần có sự thay đổi lớn đối với các tiến trình nghiệp vụ

- Ngoài ra: Giá thành, tính bản quyền, khả năng kết nối, độ tin cậy, tính an toàn, chế

độ bảo trì,… đều là các yếu tố nhà quản lý cần phải cân nhắc khi mua sắm phần mềm cho tổchức

5 Cơ sở dữ liệu

5.1 Cơ sở dữ liệu là gì ?

Trong mỗi tổ chức nói chung và trong các HTTTQL nói riêng, dữ liệu luôn đóng mộtvai trò hết sức quan trọng Dữ liệu chính là cơ sở để tạo ra các thông tin phục vụ cho việcquản lý và ra các quyết định điều hành hoạt động của tổ chức

Trước khi có máy tính, dữ liệu của các tổ chức vẫn được thu thập và lưu trữ bằng cácphương tiện truyền thống như hồ sơ, sổ sách, thậm trí là ngay trong đầu các nhân viên Cáchthức lưu trữ này khiến cho việc tìm kiếm và xử lý dữ liệu khó khăn, mất nhiều thời gian vànhiều khi còn thiếu chính xác

Ngày nay, với sự ra đời của MTĐT, việc lưu trữ dữ liệu trên các thiết bị nhớ củaMTĐT đã tạo ra một bước ngoặt lớn trong việc tìm kiếm và xử lý dữ liệu Ngoài ra, người

ta còn xây dựng các phần mềm trợ giúp quản lý các CSDL đó

Trên góc độ CNTT, có thể hiểu CSDL là tập hợp các thông tin có mối quan hệ vớinhau, được tổ chức và lưu trữ trên các thiết bị lưu trữ của máy tính để thuận tiện cho việccập nhật, tìm kiếm và truy xuất dữ liệu

Ưu điểm của việc tổ chức CSDL:

- Giảm sự trùng lặp thông tin đến mức thấp nhất, do đó giảm bớt sự dư thừa dữ liệutrong lưu trữ

- Tránh được sự không nhất quán trong lưu trữ, đảm bảo được tính toàn vẹn của dữ

liệu Nếu một thuộc tính được mô tả trong nhiều tệp dữ liệu khác nhau và lặp lại nhiều lầntrong các bản ghi, khi thực hiện việc cập nhật, sửa đổi, bổ sung sẽ không sửa hết nội dungcác mục đó Nếu dữ liệu càng nhiều thì sự sai sót khi cập nhật, bổ sung càng lớn Khả năngxuất hiện mâu thuẫn, không nhất quán thông tin càng nhiều, dẫn đến không nhất quán dữliệu trong lưu trữ.

- Tăng cường khả năng dùng chung dữ liệu: các dữ liệu có thể được chia sẻ, đáp ứngnhu cầu khai thác dữ liệu của nhiều người khác nhau và tại nhiều thời điểm khác nhau,đồng thời có thể triển khai nhiều ứng dụng trên cùng một CSDL

- Dễ dàng thiết lập các cơ chế bảo mật, đảm bảo an toàn dữ liệu Người quản trịCSDL có thể kiểm soát và khống chế các truy cập đến dữ liệu trong CSDL, thiết lập cơ chếsao lưu, phục hồi dữ liệu, giúp bảo vệ dữ liệu an toàn trước các đối tượng bất hợp pháp vàcác rủi ro của hệ thống

Các thách thức của việc tổ chức CSDL:

Khi quyết định tổ chức dữ liệu của tổ chức theo hướng CSDL, đứng trên góc độ quản

lý, các tổ chức cần phải lường trước một số khó khăn thách thức sau:

- Nhu cầu về một lực lượng nhân sự mới: Phải thuê hoặc cử đi đào tạo lực lượng lao

động có chuyên môn về công nghệ thông tin để đảm nhận nhiệm vụ phân tích, thiết kế, triểnkhai và duy trì hoạt động của CSDL trong tổ chức Mặc khác, do công nghệ ngày càng pháttriển nhanh nên đội ngũ nhân sự này cũng cần được thường xuyên cập nhật kiến thức vàcông nghệ mới

- Chi phí về quản lý, thực hiện: Hệ thống quản trị CSDL nhiều người dùng thường

lớn và phức tạp, đòi hỏi nhiều người tham gia và bảo trì; vì vậy, tổ chức cần tính đến chi phíthiết bị máy tính, chi phí phần mềm, chi phí truyền thông để xây dựng và quản trị CSDL

- Chi phí chuyển đổi hệ thống: Nếu như trước khi áp dụng CSDL, dữ liệu của tổ chức

đã được xử lý dữ liệu theo phương pháp thủ công, hay sử dụng hệ thống xử lý tệp thì khichuyển sang công nghệ mới, tổ chức cần có kinh phí chuyển từ mô hình quản lý dữ liệu cũsang mô hình mới, phù hợp với môi trường mới

- Nhu cầu sao chép và khôi phục dữ liệu: Tuy không mong muốn, nhưng để hạn chế

thấp nhất rủi ro với CSDL như mất dữ liệu, hỏng phần mềm, hỏng phần cứng,…hệ thốngCSDL cần phải thiết lập các công cụ cho phép sao chép dữ liệu phòng khi hỏng hóc và khôiphục lại dữ liệu khi xảy ra sự cố

- Xung đột về quan điểm sử dụng CSDL: Trước khi CSDL được áp dụng, dữ liệu có

thể được lưu trữ rời rạc ở các bộ phận khác nhau trong tổ chức Khi CSDL hợp nhất đượchình thành, việc khai thác dữ liệu phải tuân thủ chặt chẽ các quy định của hệ thống; tìnhtrạng độc quyền dữ liệu cũng sẽ không còn nữa Điều này có thể gây ra sự xung đột ở một

số bộ phận nào đó muốn độc quyền thông tin hay tạo ra tâm lý ngại thay đổi ở một số người

dùng bảo thủ trong hệ thống.

Các yêu cầu khi xây dựng CSDL:

Khi xây dựng một CSDL thương mại hay phi thương mại, các tổ chức đều phải đảmbảo các yêu cầu sau:

- Đảm bảo ý nghĩa của dữ liệu: Dữ liệu có tính chia sẻ, nhiều người có quyền sử

dụng, thậm trí là sửa đổi giá trị của dữ liệu Do đó, dữ liệu trong CSDL cần thường xuyênđược theo dõi, kiểm tra, rà soát và cập nhật để phản ánh đúng giá trị mà nó đại diện

- Đảm bảo tính riêng tư và quyền khai thác dữ liệu của người sử dụng: Mặc dù dữ

liệu có tính chia sẻ, nhưng không phải tất cả các dữ liệu đều được chia sẻ, hoặc là khôngphải bất kỳ người sử dụng nào cũng có quyền khai thác như nhau đối với một dữ liệu cụ thể

Vì vậy, người quản trị CSDL có không chỉ có quyền thiết lập các thông số liên quan đếnviệc chia sẻ dữ liệu dùng chung, mà còn có thể cấp quyền và thu hồi quyền khai thác dữ liệuđối với những người dùng khác trong hệ thống

- Đảm bảo giải quyết xung đột dữ liệu: Xuất phát từ việc dữ liệu được chia sẻ, sự

xung đột về quyền khai thác dữ liệu sẽ xuất hiện giữa những người dùng khác nhau trong hệthống: cùng một dữ liệu, cùng lúc có nhiều yêu cầu thực hiện thêm, sửa, hay xóa Hệ thốngnhìn chung không thể xử lý đồng thời tất cả các yêu cầu đó Do đó, người quản trị CSDLcần phải thiết lập cơ chế ưu tiên truy xuất dữ liệu để giải quyết vấn đề cạnh tranh trong quátrình khai thác dữ liệu

- Đảm bảo toàn vẹn dữ liệu khi có sự cố: CSDL chính là bộ sưu tập dữ liệu trong một

khoảng thời gian dài (có thể lên đến hàng chục, thậm chí hàng trăm năm), do đó, để đảmbảo dữ liệu được lưu trữ liên tục, cần phải xây dựng cơ chế sao lưu, phục hồi nhằm đảm bảo

dữ liệu được bảo vệ nguyên vẹn và không bị gián đoạn trong trường hợp hệ thống gặp sự cố

Các đối tượng sử dụng CSDL:

- Chuyên viên quản trị CSDL (Database Administrator): Đây là đối tượng có quyền

lực cao nhất trong việc vận hành một CSDL Chuyên viên quản trị CSDL có trách nhiệmquản lý CSDL và có quyền thực hiện mọi thao tác trên CSDL và các phần mềm có liên quannhằm bảo đảm hoạt động hiệu quả, chính xác, nhanh chóng và liên tục của hệ thống

Cụ thể, họ có quyền :

- Phân quyền truy cập CSDL cho người sử dụng cuối

- Giám sát quá trình vận hành CSDL

- Sao lưu, phục hồi CSDL khi có sự cố

- Bảo mật và đảm bảo an toàn cho CSDL

- Phân bổ tài nguyên phần cứng, phần mềm khi hệ thống có nhu cầu

Đối tượng này cần có kiến thức chuyên sâu về hệ quản trị cơ sở dữ liệu, thành thạo

về ngôn ngữ cấu trúc truy vấn (T-SQL) Nếu bạn muốn trở thành đối tượng này thì bạn phải

nghiên cứu sâu các mô hình CSDL, các hệ quản trị CSDL và cần có kinh nghiệm thực tế rấtcao.

- Chuyên viên thiết kế và triển khai CSDL (Database Designer&Implementer): Là

những người chịu trách nhiệm thực hiện phân tích, thiết kế và triển khai CSDL, đảm bảoCSDL được thiết kế đúng đắn, chính xác, hiệu quả, an toàn, đáp ứng tất cả các yêu cầu về

dữ liệu của hệ thống trong hiện tại và cả tương lai Công việc cụ thể của nhóm người này là :

- Làm việc với những người dùng CSDL để nắm được yêu cầu về dữ liệu và quyếtđịnh những dữ liệu nào cần lưu trữ

- Lựa chọn các cấu trúc phù hợp để biểu diễn và lưu trữ dữ liệu

- Đưa ra được một thiết kế CSDL thỏa mãn tất cả các yêu cầu của hệ thống

- Triển khai một CSDL thật sự trên máy tính dựa trên bản thiết kế đã có

Đôi khi, nhóm này cũng được xếp cùng vào nhóm quản trị CSDL

- Chuyên viên lập trình ứng dụng (Applycation Programmer): Là những người chịu

trách nhiệm xây dựng các công cụ, ứng dụng nhằm giúp người dùng cuối khai thác cơ sở dữliệu

- Người dùng cuối (End User): Đây là đối tượng có nhu cầu truy cập CSDL để đáp

ứng nhu cầu về dữ liệu của họ Người dùng cuối có thể truy xuất dữ liệu hoặc cập nhật dữliệu vào CSDL tùy theo nhu cầu và quyền hạn của công việc họ làm Sự tồn tại của CSDLchính là để đáp ứng nhu cầu của đối tượng này.Người sử dụng cuối là những người không

có kiến thức về quản trị CSDL, họ có thể là khách hàng, nhân viên bán hàng, nhân viên kếtoán,, giao dịch viên, nhà quản lý,

Hệ quản trị CSDL (DBMS - Database Management System):

Để giúp các đối tượng sử dụng CSDL tổ chức và truy cập CSDL, cần phải có các hệquản trị CSDL

Hệ quản trị CSDL được hiểu là một phần mềm cung cấp môi trường để tạo lập cácCSDL; cập nhật, lưu trữ và khai thác CSDL; đồng thời cung cấp cơ chế kiểm soát điều,khiển việc truy cập dữ liệu trong các CSDL

Ví dụ:

- SQL Server, Microsoft Access, Visual Foxpro, Oracle là các hệ QTCSDL điển hìnhcho mô hình quan hệ

- IMS của IBM là hệ QTCSDL cho mô hình phân cấp

- IDMS là hệ quản trị cho mô hình mạng

Các hệ quản trị CSDL giúp người sử dụng CSDL quản trị các CSDL; cung cấp cácgiao diện để che dấu các đặc tính phức tạp về mặt cấu trúc tổ chức dữ liệu vật lý; hỗ trợ cácngôn ngữ giao tiếp như ngôn ngữ định nghĩa dữ liệu DDL, ngôn ngữ thao tác dữ liệu DML,ngôn ngữ truy vấn dữ liệu SQL; và có cơ chế an toàn, bảo mật CSDL cao

Truy vấn CSDL là hoạt động trích rút thông tin từ CSDL phục vụ các nhu cầu khácnhau của người sử dụng.

Ngôn ngữ truy vấn có cấu trúc SQL (Structure Query Language) là ngôn ngữ phổbiến dùng để truy vấn CSDL

Báo cáo (Report) là những dữ liệu kết xuất ra từ cơ sở dữ liệu, được tổ chức sắp xếp

và đưa ra dưới dạng in ấn Tuy nhiên báo cáo cũng vẫn có thể được thể hiện trên màn hình

5.2 Các loại hình cơ sở dữ liệu

Có nhiều cách để phân biệt các loại hình CSDL, nhưng trong tài liệu này, ta xem xét

2 cách phân loại là dựa trên mô hình dữ liệu và dựa trên vị trí đặt CSDL

5.2.1 Phân loại CSDL theo mô hình dữ liệu

Mối quan hệ logic giữa các phần tử dữ liệu (còn gọi là các thực thể) trong CSDLđược gọi là cấu trúc dữ liệu hay mô hình dữ liệu (Data Model)

Trong một mô hình CSDL, ngoài khả năng biểu diễn các thực thể và liên kết giữa cácthực thể, còn phải định nghĩa cả các phép toán thao tác trên cơ sở dữ liệu (Các phép toán cơbản là: chèn, xóa, sửa và tìm kiếm) Tức là., mô hình dữ liệu sẽ quyết định cách thức lưu trữ

và truy cập dữ liệu trong CSDL

Mỗi hệ quản trị CSDL đều được thiết kế để sử dụng một mô hình dữ liệu cụ thể, giúpngười sử dụng dễ dàng truy cập đến CSDL

Theo lịch sử phát triển, ta lần lượt có các mô hình dữ liệu cơ bản sau: Phân cấp,Mạng, Quan hệ, Hướng đối tượng, Đa chiều, Siêu phương tiện

a Mô hình dữ liệu phân cấp (Hierarchical Model):

Là mô hình xuất hiện đầu tiên, vào khoảng những năm 1960 – 1965

Trong mô hình dữ liệu phân cấp, mối quan hệ giữa các bản ghi được tổ chức theohình cây; mỗi nút biểu diễn một thực thể dữ liệu, có quan hệ cha-con Mỗi nút cha có thể cómột hoặc nhiều nút con; ngược lại, mỗi nút con chỉ có duy nhất một nút cha

Điều đó có nghĩa là, mô hình phân cấp chỉ thể hiện được mối quan hệ 1-1 và 1-nhiều

vì mỗi mục dữ liệu chỉ liên quan đến một và chỉ một bản ghi ở mức trên Đây chính là hạnchế lớn nhất của mô hình dữ liệu này vì không thể hiện được các mối quan hệ dữ liệu phức

tạp Ngoài ra, mô hình dữ liệu này còn có hạn chế là có sự lặp lại của dữ liệu nên tạo ra sự

dư thừa lớn

Tuy nhiên, mô hình này cũng có ưu điểm là dễ xây dựng và thao tác truy vấn dữ liệuđơn giản thông qua việc duyệt cây

b Mô hình dữ liệu mạng (Network Model):

Đây cũng là một mô hình ở thế hệ thứ nhất, được sử dụng trong một số hệ quản trịCSDL trên các máy tính cỡ lớn

Ưu điểm của mô hình này là cho phép biểu diễn mối quan hệ nhiều-nhiều giữa cácbản ghi, phù hợp với các quan hệ dữ liệu phức tạp Truy vấn dữ liệu thông qua thao tácduyệt đồ thị

Nhược điểm là: truy vấn chậm và không phù hợp với các CSDL có quy mô lớn

c Mô hình dữ liệu quan hệ (Relation Model):

Ra đời vào khoảng những năm 70, do Boyce Codd đề xuất, mô hình dữ liệu quan hệ

là mô hình dữ liệu được sử dụng rộng rãi nhất trong các hệ quản trị CSDL thương mại hiệnnay Đây được xem là thế hệ thứ 2 trong lịch sử phát triển CSDL

Trong mô hình này, các thực thể được biểu diễn bằng các bảng 2 chiều (còn gọi làcác quan hệ) với các dòng biểu diễn bản ghi và các cột biểu diễn trường Dữ liệu trong cácbảng được liên kết với nhau thông qua trường kết nối để tạo ra các thông tin hữu ích chongười sử dụng

Ví dụ: Bảng KHACHHANG(Ma, Tên, Tuổi, Địa chỉ)