Slide bài giảng Hệ thống thông tin quản lý (Chương 6.2)

Biết được vị thế của hệ thống thông tin và vận dụng được kiến thức này vào công việc sẽ tạo cho người dùng cơ hội thành công trong nghề nghiệp, cơ quan, tổ chức đạt được mục tiêu và xã hội có chất lượng cuộc sống cao hơn

Lập kế hoạch

Nội dung

 Giới thiệu ERP

 Quá trình phát triển ERP

 Các lý do tại sao ERP phổ

biến

 Các lý do tại sao thực hiện

ERP thất bại

 Triển vọng tương lai của ERP

 Mục đích của ERP

 Các đặc điểm của ERP

 Cấu trúc của ERP

 Triển khai ERP

 Thời gian triển khai ERP

 Các tiêu chuẩn chọn ERP

 Thiết kế lại

 ERP không có thiết kế lại

 ERP có thiết kế lại

 Chuẩn bị nền tảng cho ERP

 Thuận lợi và bất lợi của ERP

 Tình hình triển khai ERP tại một số công ty

 Kết luận và các lời khuyên

Giới thiệu ERP

 ERP là phần mềm ứng dụng gồm nhiều mô đun, nhằm giúp công ty quản lý các

phần quan trọng trong công việc kinh doanh.

 ERP xuất hiện trên thị trường vào những năm 1980.

 ERP có thể diễn tả khác nhau tùy theo những người khác nhau.

 ERP không chỉ là phần mềm, mà là phong cách quản lý mới.

Quá trình phát triển ERP

MRP có chu trình đóng

MRP

Quá trình phát triển ERP

(tiếp theo)

 1996s MRP (Material Requirements Planning)

 Chúng ta sẽ làm gì?

 Sử dụng cái gì để làm nó?

 Chúng ta có gì?

 Chúng ta phải lấy cái gì?

 MRP có chu trình đóng (Closed-Loop MRP)

 Các chức năng hỗ trợ hoạch định và điều hành

 Các công cụ để xác định độ ưu tiên và khả năng

 MRP II (Manufacturing Resource Planning)

 Thêm 3 chức năng mới: Lập kế hoạch kinh doanh và vận hành, Giao diện tài chính và Mô phỏng

 ERP (Enterprise Resource Planning)

Các lý do tại sao ERP phổ

biến

 Tích hợp thông tin tài chính

 Tích hợp thông tin đặt hàng từ khách hàng

 Chuẩn hóa và tăng tốc các quá trình sản xuất

Các lý do tại sao thực hiện ERP thất bại

 Các nhân viên thường phản đối phần mềm ERP mới.

 Đào tạo và huấn luyện

 Lập kế hoạch và cam kết

 Khi thực hiện ERP, yêu cầu có những thay đổi lớn các quá trình kinh doanh, văn hóa và tổ chức.

 Nhiều điều làm khác đi, và sự thay đổi này không dễ thực hiện.

 Tốn rất nhiều chi phí

 Chi phí phần mềm

 Các chi phí chìm (Chi phí tích hợp, chuyển dữ liệu, kiểm

tra, lập tài liệu, huấn luyện và tư vấn)

Triển vọng tương lai của ERP

(4 xu hướng)

 Cải tiến tính uyển chuyển và tích hợp

 Đưa thêm các ứng dụng kinh doanh điện tử (E-business

Applications)

 Sales Force Automation (SFA): xử lý các công việc kinh

doanh thường xuyên và lập lịch hẹn

 Customer Relationship Management (CRM): thu thập và tổ

chức dữ liệu khách hàng

 E-procurement: tập trung tăng hiệu quả các hoạt động

thu mua

 Supply Chain Management (SCM): tư động hoạch định, phối

hợp và tinh giản việc quản lý cung cấp của công ty

 Business Intelligence: cung cấp các trợ giúp ra quyết định

 Phạm vi khách hàng rộng hơn

 Những người sử dụng tự phục vụ (self-service users)

 Những người sử dụng di động (mobile users)

 Những công ty khác (Other companies)

Tương thích với Internet

Mục đích của ERP

 Tích hợp các chức năng xử lý nghiệp

vụ của tất cả các bộ phận trong 1

phần mềm máy tính duy nhất, mà có

thể đáp ứng tất cả nhu cầu đặc thù của các bộ phận khác nhau

 Kết hợp tất cả các HT trong 1 phần

mềm tích hợp duy nhất sử dụng 1 CSDL

duy nhất, để các bộ phận khác nhau có thể dễ dàng chia sẻ thông tin và phối hợp công việc với nhau

Các đặc điểm của ERP (5

đặc điểm)

 ERP là 1 HT

 Do con người làm chủ với sự hỗ trợ của máy tính

 Với các trách nhiệm được xác định rõ ràng

 Liên kết giữa các phòng ban trong công ty

Cấu trúc của ERP

1 Kế toán tài chính

2 Hậu cần

3 Sản xuất

4 Quản lý dự án

5 Dịch vụ

6 Dự đoán và lập kế hoạch

7 Công cụ lập báo cáo

Cấu trúc của ERP - 1 Kế

toán tài chính

 Sổ cái

 Sổ phụ tiền mặt, sổ phụ ngân hàng

 CSDL khách hàng

 Đơn đặt hàng và các khoản phải thu

 Mua hàng và các khoản phải trả

 Lương

 Nhân sự

 Tài sản cố định

Cấu trúc của ERP - 2 Hậu

cần

 Quản lý kho và tồn kho

 Quản lý giao nhận

 Quản lý nhà cung cấp

Cấu trúc của ERP - 3 Sản

 Công thức sản phẩm (BOM, Bill of Material)

 Quản lý luồng sản xuất (Product Routings)

 Quản lý mã vạch (Bar Coding)

 Quản lý lệnh sản xuất (Work Order)

Cấu trúc của ERP - 5 Dịch

vụ

 Quản lý dịch vụ khách hàng

 Quản lý bảo hành bảo trì

Triển khai ERP

 Doanh nghiệp có thể triển khai ERP theo nhiều giai đoạn, có 3 giai đoạn chính:

 Giai đoạn 1: Triển khai các phân hệ liên quan đến

kế toán tài chính.

 Giai đoạn 2: Triển khai các phân hệ liên quan đến

hậu cần: QL kho, QL việc giao nhận hàng, …

 Giai đoạn 3: Triển khai các phân hệ liên quan đến

QL sản xuất và giá thành sản phẩm.

 Giai đoạn 1 và 2 triển khai cho mọi DN Giai đoạn

3 chỉ triển khai cho DN có quy trình sản xuất

tương đối quy củ và hiện đại (doanh nghiệp đầu đàn).

Thời gian triển khai ERP

 Người bán phần mềm ERP cho thời gian

thực hiện ERP trung bình là 3-6 tháng, đối

với công ty có phạm vi nhỏ.

 Thực tế, để thực hiện ERP đúng nghĩa,

cần

 Thay đổi cách thức kinh doanh

 Thay đổi cách thức thực hiện các công việc

Do đó, thời gian trung bình để thực hiện dự

án ERP thành công khoảng 1-3 năm.

Các tiêu chuẩn chọn ERPa

 Có tất cả các chức năng kinh doanh không?

 Tất cả các quá trình và chức năng kinh doanh có tích hợp được không?

 Có tất cả các xu hướng IT gần đây nhất không?

 Người bán phần mềm ERP có làm theo đơn đặt hàng và thực hiện tất cả các khả năng không?

 Tính sẵn sàng các lựa chọn dịch vụ

 Ví tiền và tính ROI (Return on investment)

Thiết kế lại

 Nghiên cứu các quá trình và HT hiện tại

và các thủ tục

ERP không có thiết kế lại

 Thuận lợi

 Không có những thay đổi rõ ràng về chức năng

 Người sử dụng nhận thấy có thể chấp nhận hơn

 Có thể hoàn thành theo khung thời gian

 Có thể kiểm soát được chi phí

 Ảnh hưởng đến tổ chức vừa phải

 Bất lợi

 Bỏ qua các thực tế kinh doanh tốt nhất

 Không có tính ổn định của HT trong thời gian dài

 Không thể tích hợp các HT trong đoàn thể

 Tự nghiên cứu các kỹ thuật mới

 Có thể bỏ sót tính năng nào đó

ERP có thiết kế lại

 Thiết kế lại quá trình trước khi thực

hiện ERP

 Thiết kế lại sau khi thực hiện ERP

Chuẩn bị nền tảng cho ERP

 Không bắt đầu mà không có cam kết từ ban QL

 Cấp quỹ đầy đủ

 Xác định nhóm dự án cốt lõi

 Chọn các chuyên gia từ tất cả các lĩnh vực

 Đánh giá và chọn gói phần mềm ERP

 Đánh giá đối tác thực hiện

 Lập kế hoạch thực hiện

 Trình bày kế hoạch cho hội đồng quản lý phê chuẩn

 Trình bày kế hoạch cho các nhóm nhân viên, để xem khả năng chấp nhận và phản hồi từ họ

 Lập kế hoạch huấn luyện người sử dụng

 Lập kế hoạch những nâng cấp cần thiết trong tương lai

Thuận lợi của ERP

 Tăng hơn về doanh thu kho

(Giảm chi phí kho, vận chuyển, lưu trữ, và chi phí vận hành kho)

 Cải tiến dịch vụ khách hàng

(Cải tiến tỷ lệ đáp ứng đơn đặt hàng từ khách hàng, sự

thỏa mãn của khách hàng)

 Làm tốt hơn độ chính xác kho

(Tăng độ chính xác, và giảm nhu cầu kiểm toán kho thường xuyên)

 Nâng cao hơn chất lượng, ít làm lại

(Nhận dạng các vấn đề trước khi sản phẩm được sản xuất, định vị chính xác các vấn đề chất lượng)

 Thu thập lợi nhuận hàng năm chính xác, cải tiến dòng tiền mặt

(Cho các nhà sản xuất sức mạnh để khảo sát các tài khoản phải thu trước khi các vấn đề lớn xảy ra)

 Lợi ích từ ERP

(Giảm các tài liệu giấy, đáp ứng nhanh hơn và theo dõi khách

Bất lợi của ERP

 Nhiều chi phí cao khi thiết lập HT ERP

(Thời gian và tiền bạc)

 Thực hiện ERP rất khó

(Phải thay đổi cách thức kinh doanh)

 Mức độ riêng tư trong HT ERP

 Tốn thời gian để nhận ra các lợi ích của ERP

(Khoảng 8 tháng sau khi thực hiện)

 Đào tạo tốn rất nhiều chi phí

 Vấn đề kiểm soát nhân viên

(Chia sẽ thông tin, RQĐ, chống đối, dư thừa, lỗi)

 Khoảng 1/2 HT ERP thực hiện đều thất bại

Tình hình triển khai ERP

tại một số công ty

 DigiNet Corporation có sản phẩm LEMON3 ®

 LEMON3 ® là HT quản trị doanh nghiệp (ERP) hiện đại, đã ứng dụng thành công trong nhiều doanh nghiệp hàng đầu Việt Nam.

 LEMON3 ® giúp doanh nghiệp quản lý:

 Ngân sách, doanh thu, chi phí, lợi nhuận

 Kế hoạch kinh doanh, kế hoạch sản xuất, kế hoạch dự trữ tồn kho

 Vốn, nhân lực, tài sản, công nợ (Các nguồn lực của

doanh nghiệp được quản lý một cách thông minh và linh hoạt)

 LEMON3 ® còn kèm theo dịch vụ tư vấn chuyển giao, đào tạo và chăm sóc hậu mãi chuyên nghiệp > Hỗ trợ khách hàng sử dụng phần mềm hiệu quả.

Tình hình triển khai ERP

tại một số công ty

(tt 1)

 Effect có sản phẩm EFFECT-ERP (Tin

học hóa tổng thể doanh nghiệp)

 EFFECT-ERP có các đặc điểm

 Quản lý khách hàng

 Quản lý đơn đặt

hàng

 Quản lý nhân sự

 Quản lý trang thiết

Tình hình triển khai ERP

tại một số công ty

(tt 2)

 Fast có sản phẩm ERP Fast Business 2005.Net (Hệ thống

quản lý tổng thể doanh nghiệp) (đã hoàn thành tháng 2004)

06- Fast Business cho phép tự động hóa điều hành và quản

lý doanh nghiệp từ

 Hiện nay, Fast Business gồm: Fast Financial (QL tài chính kế

toán) và Fast Distribution (QL phân phối) Đầu năm 2005,

Quản lý mua

Tình hình triển khai ERP

tại một số công ty

(tt 3)

 LAC VIET Computing Corp có sản phẩm Intuitive ERP

 Intuitive ERP (Quản trị nguồn lực doanh nghiệp): QL

toàn diện và tích hợp các quy trình nghiệp vụ tài chính, QL vật tư, QL sản xuất, lập kế hoạch giúp giảm giá thành, tăng năng suất, chất lượng và kiểm soát tốt hơn trong điều hành doanh nghiệp.

 Intuitive ERP có các đặc điểm:

 Hoạch định

 Quản lý kho và vật tư

 Quản lý mua hàng

 Quản lý bán hàng

 Quản lý sản xuất

 Kế toán tài chính

Kết luận và các lời

khuyên

cách cung cấp tích hợp môi trường làm việc tốt hơn, tự động hơn, và uyển chuyển hơn trong việc truy xuất thông tin và vận hành.

sự và nguồn lực kỹ thuật.

HT ERP thành công (Đào tạo từ quản lý cấp

cao đến cấp trung rồi đến cấp thấp).