ĐỀ CƯƠNG ÔN TẬP PHÂN TÍCH CÔNG VIỆC (2)

1 ĐỀ CƯƠNG ÔN TẬP HỌC PHẦN PHÂN TÍCH CÔNG VIỆC The document were complied by Hoang Minh Tam Chương 1 TỔNG QUAN VỀ PHÂN TÍCH CÔNG VIỆC 1 1 Khái niệm PTCV và 1 số khái niệm liên quan 1 1 1 Hệ thống việc làm Trong 1 tổ chức gồm những công việc chính yếu mang tính kỹ thuật va những công việc mang tính chuyển tiếp không đặc thù như quản lý, hậu cần, ( những công việc góp phần tạo ra hiệu suất lao động của cơ quan) Trong 1 cơ quan có nhiều nghề, mỗi nghề lại có nhiều nhóm công việc, 1 số công việc hợp.

1

ĐỀ CƯƠNG ÔN TẬP HỌC PHẦN: PHÂN TÍCH CÔNG VIỆC The document were complied by Hoang Minh Tam

Chương 1 TỔNG QUAN VỀ PHÂN TÍCH CÔNG VIỆC 1.1 Khái niệm PTCV và 1 số khái niệm liên quan:

1.1.1 Hệ thống việc làm:

Trong 1 tổ chức gồm những công việc chính yếu mang tính kỹ thuật va những công việc mang tính chuyển tiếp không đặc thù như: quản lý, hậu cần, ( những công việc góp phần tạo ra hiệu suất lao động của cơ quan) Trong 1 cơ quan có nhiều nghề, mỗi nghề lại có nhiều nhóm công việc, 1 số công việc hợp hành 1 nhóm công việc, trong mỗi công việc có 1 hoặc nhiều vị trí việc làm

2

1.1.4 Nhóm công việc:

Là sự giao thoa giữa khái niệm nghề và khái niệm công việc Khái niệm công việc

cụ thể hơn nghề nhưng rộng hơn khái niệm công việc Nhóm công việc là tập hợp các công việc gần nhau nhất hoặc có khả năng thay thế lẫn nhau lớn nhất trong toàn bộ hệ thống việc làm

1.1.5 Nghề:

Là 1 tập hợp công việc có những đặc điểm chung về hoạt động cần thực hiện và về năng lực cần có để thực hiện các hoạt động đó

1.1.6 Hệ thống nghề:

Là 1 tập hợp nghề trong tổ chức cùng hướng tới mục đích nhất định

VD: Hệ thống nghề chăm sóc sức khỏe có mục tiêu chung là chăm sóc sức khỏe bệnh nhân gồm nhiều nghề như: (1) nghề bác sĩ gồm: nhi khoa, sản khoa, nha khoa, ; (2) nghề y tá;

1.1.7 Phân tích công việc:

Phân tích công việc là quá trình thu thập các tư liệu và đánh giá một cách có hệ thống các thông tin quan trọng có liên quan đến các công việc cụ thể trong tổ chức nhằm làm rõ bản chất của từng công việc Đó là việc nghiên cứu các công việc để làm rõ: ở từng công việc cụ thể, người lao động có những nhiệm vụ, trách nhiệm gì; họ thực hiện những hoạt động nào, tại sao phải thực hiện và thực hiện như thế nào, những máy móc thiết bị, công

cụ tạo được sử dụng, những mối quan hệ nào được thực hiện; các điều kiện làm việc cụ thể cũng như những yêu cầu về kiến thức , kỹ năng và các khả năng mà người lao động

cần phải có thể thực hiện công việc “ThS Nguyễn Văn Điềm & PGS.TS Nguyễn Ngọc Quân (2014), Giáo trình Quản trị Nhân Lực, Nxb Đại học Kinh tế Quốc dân”

1.2 Thời điểm phân tích công việc:

1.2.1 Trường hợp tổ chức mới được thành lập:

Khái niệm thiết kế công việc: là quá trình xác định ác nhiệm vụ, các trách nhiệm cụ thể được thực hiện bởi từng người lao động trong tổ chức cũng như các điều kiện cụ thể

để thực hiện các nhiệm vụ, trách nhiệm đó

Lưu ý thiết kế công việc có hiệu quả là 1 quá trình tổng thể cần được xem xét từ nhiều góc độ

3

+ Kết hợp các công việc với các mục tiêu của tổ chức

+ Tạo động lực tới mức tối đa cho người lao động

+ Đạt được các tiêu chuẩn thực hiện công việc

+ Phù hợp giữa các khả năng và kỹ năng của người lao động với các đòi hỏi của công việc

Sự bỏ qua 1 trong những khía cạnh đó đều có thể dẫn tới giảm hiệu quả và hiệu suất hoạt động của tổ chức cũng như sự thỏa mãn người lao động

Nội dung thiết kế công việc: cần phải xác định 3 yếu tố:

Nội dung công

việc

- Các hoạt động cần phải thực hiện khi làm 1 công việc

- Nghĩa vụ phải tuân thủ khi thực hiện 1 công việc

- Các nhiệm vụ của công việc cần thực hiện

- Các trách nhiệm trong quá trình thực hiện công việc

Các điều kiện lao

tố trung tâm của thiết kế công việc J.Richard Hackman và Greg R.Oldham cho rằng có

5 đặc trưng cơ bản để tạo nên nội dung công việc:

Tính xác định của

nhiệm vụ

- Là mức độ yêu cầu của công việc về sự hoàn hành toàn bộ hay 1 phần xác định các hoạt động lao động để thực hiện công việc từ bắt đầu cho đến kết thúc với 1 kết quả có thể trông thấy được

Tầm quan trọng

của nhiệm vụ

- Là mức độ ảnh hưởng của công việc tới những người khác, tới tổ chức nói chung hay tới toàn xã hội

Mức độ tự quản - Là sự tư do, độc lập làm việc của người lao động khi thực

hiện công việc như: sắp xếp lịch làm việc, lựa chọn cách thức thực hiện công việc

Sự phản hổi - Là mức độ mà sự thực hiện các hoạt động lao động được đòi

hỏi bởi công việc cung cấp cho người lao động các thông tin về tính hiệu quả của các hoạt động của họ

1.2.2 Trường hợp tổ chức đang trong quá trình hoạt động:

Tổ chức đang trong quá trình hoạt động hoạt động phân tích công việc diễn ra khi

có các điều kiện sau:

+ Xuất hiện các công việc mới

+ Tính chất công việc thay đổi

+ Tái cơ cấu tổ chức

Mở rộng công việc

Luân chuyển công việc

Làm giàu công việc

- Phương pháp này thường được thực hiện bởi các kỹ sư kỹ thuật

và được áp dụng để thiết kế những công việc mang tính sản xuất, thủ công và lặp đi lặp lại

- Ưu điểm:

+ Nhiệm vụ, trách nhiệm rõ ràng + Công việc đơn giản

+ Mỗi người 1 việc – mọi người đều tham gia + Quản lý chặt chẽ

6

+ Không giải quyết được vấn đề tổng thể + Giảm tính sáng tạo

+ Cồng kềnh không kinh tế + Tăng cao tính đơn điệu, gây nhàm chán đối với công việc

- Lưu ý: Đặc biệt sự nhàm chán do tính đơn điệu của công việc gây nên có thể gây ức chế về mặt tâm sinh lý cho nhân viên

+ Tạo ra những kích thích mới cho công việc

7

- Nhược điểm:

+ Dễ dẫn đến sự xáo trộn trong tổ chức + Đôi khi cũng tạo ra tâm lý bất an cho nhân viên + Thực hiện không tốt sẽ tạo ra tư tưởng “cưỡi ngựa xem hoa” + Rất dễ làm gián đoạn công việc

Làm giàu công

việc

- Là phương pháp thiết kế lại công việc dựa trên sự làm giàu thêm nội dung công việc bằng cách tăng thêm yếu tố hấp dẫn và thỏa mãn bên trong công việc

- Lưu ý: Thực chất của phương pháp này là thay đổi quan hệ giữa người và công việc theo chiều dọc tức là cộng thêm vào nội dung công việc các yếu tố mà trước đó thuộc về công việc của cấp quản lý cao hơn Các khía cạnh làm giàu công việc gồm có:

+ Sự đa dạng về kỹ năng + Sự rõ ràng về nhiệm vụ + Tăng lên ý nghĩa của công việc + Nâng cao mức độ tự chủ

+ Khả năng tiếp nhận thông tin phản hổi

- Ưu điểm:

+ Tạo động lực làm việc + Nâng cao năng suất lao động + Tự chịu trách nhiệm trước cấp quản lý

- Nhược điểm:

+ Đôi khi cũng tạo tâm lý chống đối trong nhân viên + Phân công không đúng người đúng việc kìm hãm sự phát triển của tổ chức

1.3 Vai trò của các chủ thể tham gia ptcv:

1.3.1 Vai trò của nhà quản lý:

Trưởng phòng phụ trách về nhân lực

8

+ Là người chủ trì công tác ptcv với trách nhiệm như:

+ Lập dự thảo kế hoạch thực hiện chương trình ptcv

+ Quản lý việc cử cán bộ ptcv đi tập huấn và học tập

+ Giám sát và chỉ đạo; quá trình thực hiện dự án, cán bộ thực hiện ptcv

+ Gửi văn bản triển khai ptcv tới các bộ phận

+ Quy định về thời gian và nội dung tình hình triển khai công việc mà nhân viên nhân lực cần báo cáo

+ Định kỳ tổng hợp thông tin, lập báo cáo trình lãnh đạo cấp cao sau khi kết thúc mỗi giai đoạn

1.3.2 Vai trò của bộ phận chuyên trách về quản trị nhân lực:

Xác định mục đích của ptcv

Lập kế hoạch điều phối toàn bộ hệ thống, các quá trình liên quan

Xác định các bước tiến hành ptcv

Xây dựng các văn bản thủ tục (quyết định, mẫu phiếu, )

Xây dựng mẫu phiếu điều tra để thu thập thông tin

Tổ chức lực lượng cán bộ được thu hút vào ptcv

- Lưu ý:

Khi tổ chức lực lượng có thể mời chuyên gia từ bên ngoài, nhưng đó phải là người

am hiểu về các công việc của tổ chức và tạo điều kiện để họ được làm quen tìm hiểu về các điều kiện bên trong, bên ngoài tổ chức (đặc biệt là am hiểu văn hóa tổ chức)

Đồng thời, cán bộ (chuyên gia) ptcv phải là người có kỹ năng viết tốt để trực tiếp viết hoặc hướng dẫn các cán bộ có liên quan trong việc viết các sản phẩm của ptcv

1.3.3 Vai trò của bộ phận liên quan:

Trưởng các bộ phận phòng ban:

+ Cung cấp thông tin về vị trí công tác

+ Hỗ trợ cung cấp và kiểm tra tính chính xác về thông tin của các vị trí công việc trong phòng mình phụ trách

+ Tổ chức, phân công người lao động trong phòng tham gia vào quá trình ptcv + Tham gia góp ý kiến cho dự thảo

+ Triển khai áp dụng kết quả ptcv theo hướng dẫn

9

Người lao động

+ Có trách nhiệm chủ yếu là cung cấp các thông tin về vị trí công việc đang đảm nhận + Phối hợp chặt chẽ với cán bộ hướng dẫn ptcv để đảm bảo tiến độ công việc

+ Tham gia góp ý kiến vào dự thảo

+ Phối hợp với trưởng phòng của mình viết bản tiêu chuẩn thực hiện công việc cho từng vị trí trong phòng

1.4 Ý nghĩa phân tích công việc:

1.4.1 Đối với công tác tuyển dụng:

Xác định nhu cầu tuyển dụng: muốn xác định nhu cầu tuyển dụng phải căn cứ vào tình hình đáp ứng nhu cầu công việc của đội ngũ nhân lực Nếu nguồn nhân lực không đáp ứng được nhu cầu công việc thì cần tiến hành tuyển dụng nhân lực

Sau khi hoạch định nhân lực đưa ra các giải pháp thay thế Nếu giải pháp thay thế là luân chuyển/ thuyên chuyển thì cần phải rà soát bản mô tả công việc và bản tiêu chuẩn thực hiện công việc có tương đương nhau không

Lập kế hoạch tuyển dụng: thường sử dụng các văn bản của ptcv để lập kế hoạch tuyển dụng Để trả lời câu hỏi:

+ Tổ chức cần tuyển dụng người như thế nào?

+ Bao nhiêu người?

Ở khâu xác định nguồn tuyển dụng, phương pháp tuyển dụng, kinh phí tuyển dụng không cần kết quả ptcv Tuy nhiên, đối với thông tin trong tuyền thông tuyển dụng (khâu này phải chuẩn bị truyền thông tuyển dụng nên tốn nhiều kinh phí, muốn giảm kinh phí phải cô đọng thông tin) để làm được cần căn cứ vào ptcv mà chủ yếu là “Bản mô tả và bản tiêu chuẩn đối với người thực hiện công việc” trong truyền thông

Sàng lọc ứng viên: Dựa vào ptcv “bản tiêu chuẩn đối với người thực hiện công việc”

để làm cơ sở sàng lọc các ứng viên để đánh giá đứng năng lực của ứng viên Trong quá trình sàng lọc các ứng viên để đánh giá đúng năng lực của ứng viên còn phải căn cứ vào bản mô tả và bản tiêu chuẩn thực hiện công việc để kiểm tra ứng viên có hiểu về công việc và mục tiêu của công việc không?

10

Khâu kí kết HĐLĐ: thường đính kèm bản mô tả công việc, bản tiêu chuẩn thực hiện công việc cùng với HĐLĐ (sau này nếu cần đánh giá kết quả thực hiện công việc hoặc giải quyết tranh chấp lao động thì căn cứ vào hợp đồng lao động để nhà quản lý có căn

cứ xác định người lao động có hay không hoàn thành nhiệm vụ được giao) hợp đồng thử việc

Trong khâu ký hợp đồng chính thức cần phải

1.4.2 Đối với công tác đào tạo:

Hỗ trợ xác định nhu cầu đào tạo nhân lực: từ những thông tin trong bản phân tích công việc, tổ chức có thể xác định khung năng lực caaffn có đối với người thực hiện công việc (liệt kê những kiến thức cụ thể cần có, cụ thể và toàn bộ công việc) theo từng chức danh công việc hoặc nhóm chức danh công việc

Hỗ trọ xây dựng nội dung, phương pháp, hình thức đào tạo: Từ khoảng cách năng lực cụ thể gắn với từng nhiệm vụ, gắn với từng công việc và thống kê khoảng cách năng lực theo từng thành phần cấu thành năng lực của toàn đơn vị ta sẽ có nội dung đào tạo cụ thể tương ứng với nhóm đối tượng, từng nhóm công việc đặc thù → nội dung cần đào tạo, phương pháp, hình thức đào tạo tương ứng và phù hợp

1.4.3 Đối với công tác đánh giá thực hiện công việc:

Sử dụng thông tin trong phân tích công việc đặc biệt sử dụng thông tin trong bản tiêu chuẩn thực hiện công việc để chi tiết hóa và làm cơ sở xây dựng các tiêu chí đánh giá thực hiện công việc

1.4.4 Đối với công tác trả lương, khen thưởng:

Sử dụng thông tin trong phân tích công việc đặc biệt sử dụng thông tin trong bản tiêu chuẩn thực hiện công việc để chi tiết hóa và làm cơ sở trả lương và khen thưởng

11

Chương 2:

QUY TRÌNH PHÂN TÍCH CÔNG VIỆC

14/2012/TT-BNV Bản mô tả công việc Bản tiêu chuẩn thực hiện công việc

2.1 Chuẩn bị phân tích công việc:

2.1.1 Xác định mục đích của phân tích công việc:

Công việc được miêu tả rõ ràng

Khi nào cần thiết kế lại

Tuyển mộ:

+ Xác định yêu cầu công việc

+ Xác định kỹ năng của người cần tuyển

Lựa chọn và phân công:

+ Lựa chọn đúng người cho vị trí công việc

+ Phân công đúng việc cho người lao động

Định hướng công việc: nhân viên mới hiểu rõ yêu cầu công việc Đào tạo:

+ Xác định yêu cầu công việc

+ Xác định đích đến của đào tạo người lao động

Phát triển nhân sự: biết rõ các công việc và yêu cầu công việc Đánh giá nhân sự: đánh giá công bằng

Đãi ngộ nhân sự: đãi ngộ công bằng

2.1.2 Thu thập thông tin có sẵn trong tổ chức:

a Thông tin về các yếu tố điều kiện làm việc

Chế độ lương bổng

Chế độ khen thưởng

Tầm quan trọng của công việc trong doanh nghiệp

Các yếu tố của điều kiện vệ sinh lao động

Sự cố gắng về thể lực

12

Những rủi ro trong quá trình làm việc

Sự tiêu hao năng lượng trong quá trình làm việc của người lao động

b Thông tin về các hoạt động thực tế của nhân viên tại nơi làm việc

Các phương pháp làm việc

Các mối quan hệ trong thực hiện công việc

Cách thức làm việc với khách hàng

Cách thức phối hợp hoạt động với các nhân viên khác

Cách thức thu thập số liệu trong quá trình làm việc

Cách thức xử lý số liệu trong quá trình làm việc

Cách thức làm việc với các loại trang thiết bị máy móc, trang thiết bị kỹ thuật

c Thông tin về những phẩm chất mà nhân viên thực hiện công việc cần có

Trình độ học vấn

Kiến thức chuyên môn

Kinh nghiệm làm việc

Kỹ năng thực hiện công việc

Tuổi đời của người lao động thực hiện công việc

Ngoại hình của người lao động thực hiện công việc

Sở thích cảu người lao động thực hiện công việc

Sức khỏe cảu người thực hiện công việc

Tham vọng của người lao động

Một số đặc điểm cá nhân có khác của người thực hiện công việc (chiều cao cân nặng, vùng miền, nhân tướng học, nhóm máu, )

d Thông tin về máy móc, trang thiết bị kỹ thuật tại nơi làm việc:

Số lượng máy móc hiện có trong doanh nghiệp

Chủng loại máy móc hiện có trong doanh nghiệp

Quy trình kỹ thuật của các loại máy móc phục vụ sản xuất

Tính năng tác dụng của từng loại máy móc

Cách sử dụng từng loại máy móc tại nơi làm việc

Bảo quản máy móc trang thiết bị tại nơi làm việc

13

e Thông tin về tiêu chuẩn mẫu trong thực hiện công việc đối với nhân viên:

Các tiêu chuẩn về quy định hành vi thực hiện công việc

Các tiêu chuẩn về kết quả thực hiện công việc

* Thông tư 14 năm 2012 của BNV về Hướng dẫn thực hiện Nghị định số

41/2012/NĐ-CP ngày 08 tháng 5 năm 2012 của Chính phủ quy định về vị trí việc làm trong đơn vị sự nghiệp công lập

2.1.3 Lựa chọn các vấn đề cần phân tích:

2.1.3.1 Lựa chọn phần việc đặc trưng nhất:

Hoạt động quản lý NNL đòi hỏi phân tích hệ thống việc làm để xác định những nhiệm vụ, nghĩa vụ, trách nhiệm, những yêu cầu chuyên môn đối với những người thực hiện cũng như các tiêu chuẩn cần thực hiện của hệ thống việc làm trong tổ chức Vì vậy, cấp độ phân tích phù hợp cần được lựa chọn là gì:

- Phân tích nghề nghiệp?

- Phân tích nhóm công việc?

- Phân tích công việc?

- Phân tích vị trí việc làm?

2.1.3.2 Lựa chọn mang tính chiến lược:

Lựa chọn điểm then chốt để thực hiện phân tích công việc nhằm giảm bớt thời gian

và tiết kiệm hơn trong thực hiện phân tích các công việc tương tự nhau

Sự lựa chọn cấp độ phân tích mang tính chiến lược cần đáp ứng cả 2 khía cạnh định lượng và định tính

2.1.3.3 Ưu điểm và nhược điểm của mỗi cấp độ phân tích:

Nếu lựa chọn vị trí việc làm để phân tích việc:

+ Định tính được các năng lực và động cơ lao động

+ Định lượng được các yêu cầu đối với người thực hiện công việc của từng vị trí + Không có ý nghĩa thiết thực với quản lý tập thế

14

Nếu lựa chọn nghề nghiệp để phân tích công việc:

+ Tính định tính thấp

+ Tính định lượng cao về số lượng công nhân, lao động

Công việc hoặc là nhóm công việc được xem như là 1 cấp độ phân tích phù hợp + Định tính cao

+ Định lượng cao

Lưu ý: Tùy thuộc vào quy mô, đặc điểm, tính chất công việc, sản phẩm và dịch vụ

mà tổ chức cung cấp cho xã hội mà lựa chọn cấp độ phân tích phù hợp là công việc hay nhóm công việc

2.1.3.4 Lựa chọn công việc là cấp độ phân tích:

Trong tổ chức lựa chọn công việc là đơn vị của phân tích yếu tố quyết định số lượng công việc của 1 tổ chức gồm:

+ Quy mô nhiệm vụ cần thực hiện và bối cảnh thực hiện các nhiệm vụ đó

+ Mức độ thuần nhất hay không thuần nhất của các đối tượng sử dụng

+ Trình độ kỹ thuật công nghệ cần áp dụng

+ Cách thức và phương pháp tổ chức lao động

2.2 Tiến hành phân tích công việc:

2.2.1 Xác định các phương pháp thu thập thông tin:

Áp dụng phương pháp để thu thập thông tin phân tích công việc sau đây:

+ Phương pháp quan sát

+ Phương pháp nhật ký công việc

+ Phương pháp ghi chép các sự kiện

+ Phương pháp sử dụng bảng hỏi

+ Phương pháp phỏng vấn

+ Phương pháp chuyên gia

15

+ Phương pháp tổng hợp và phân tích tài liệu

2.2.2 Thẩm định thông tin thu thập được:

Những thông tin thu thập để PTCV cần được kiểm tra lại thông qua các nhân viên thực hiện công việc hoặc các lãnh đạo, người có trách nhiệm giám sát thực hiện công việc được về:

+ Mức độ chính xác của thông tin

+ Thông tin có đủ hay chưa?

2.3 Viết các sản phẩm của phân tích công việc:

2.3.1 Bản mô tả công việc:

Là 1 văn bản viết giải thích về những nhiệm vụ, trách nhiệm, điều kiện làm việc và những các vấn đề liên quan 1 công việc cụ thể

Nội dung bản mô tả công việc: (7)

+ Thông tin chung

+ Mục tiêu của bản tuyển dụng

+ Nhiệm vụ chính và nhiệm vụ cụ thể

+ Quyền hạn để thực hiện công việc

+ Mối quan hệ để thực hiện công việc

+ Điều kiện để thực hiện công việc

+ Phê chuẩn

2.3.2 Bản tiêu chuẩn đối với người thực hiện công việc:

Là bản liệt kê các công việc đối với người thực hiện công việc về các kiến thức, kỹ năng, kinh nghiệm cần phải có; trình độ giáo dục và đào tạo cần thiết; các đặc trưng về tinh thần thể lực và các yêu cầu cụ thể khác

Nội dung của bản tiêu chuẩn đối với người thực hiện công việc:

+ Thông tin chung

+ Mục đích bản tiêu chuẩn đối với người thực hiện công việc