ĐỊNH HƯỚNG ôn tập đề mở QUẢN LÝ SỰ THAY ĐỔI TRONG TỔ CHỨC Câu 1. Trình bày nội dung thay đổi trong tổ chức. Liên hệ thực tiễn về nội dung thay đổi trong các tổ chức ở Việt Nam hiện nay ? Câu 2. Ý nghĩa của việc xác định mục tiêu và các yếu tố ảnh hưởng đế

1 Hoàng Minh Tâm 1805QTNB – Human Resources Management HaNoi University of Home Affair ☺ MỘT SỐ CÂU HỎI ÔN TẬP HỌC PHẦN QUẢN LÝ SỰ THAY ĐỔI TRONG TỔ CHỨC Documents were compiled by Hoang Minh Tam – 1805QTNB Câu 1 Trình bày nội dung thay đổi trong tổ chức Liên hệ thực tiễn về nội dung thay đổi trong các tổ chức ở Việt Nam hiện nay ? Sự thay đổi trong tổ chức là quá trình cải tổ một cách chủ động, chiến lược, mục tiêu, chức năng, nhiệm vụ, nhân sự, quy trình hoạt động, kiểm tra, đánh giá nhằm đạt.

Trang 1

1

Hoàng Minh Tâm - 1805QTNB – Human Resources Management

HaNoi University of Home Affair ☺

MỘT SỐ CÂU HỎI ÔN TẬP HỌC PHẦN: QUẢN LÝ SỰ THAY ĐỔI TRONG TỔ CHỨC

Documents were compiled by Hoang Minh Tam – 1805QTNB

Câu 1 Trình bày nội dung thay đổi trong tổ chức Liên hệ thực tiễn về nội dung thay đổi trong các tổ chức ở Việt Nam hiện nay ?

Sự thay đổi trong tổ chức là quá trình cải tổ một cách chủ động, chiến lược, mục tiêu, chức năng, nhiệm vụ, nhân sự, quy trình hoạt động, kiểm tra, đánh giá nhằm đạt được mục tiêu đã định

Sự thay đổi trong tổ chức biểu hiện một số đặc trưng: Có tính liên tục, tính phức tạp, chưa được thử nghiệm và khó quản lý

Nội dung thay đổi trong tổ chức gồm:

- Công nghệ: Đó là những thay đổi về khoa học, công nghệ từ công nghệ cũ sang

áp dụng các thành tựu máy móc, khoa học công nghệ mới vào trong tổ chức nhằm mục đích nâng cao chất lượng, hiệu quả làm việc của tổ chức Tự động hóa trong ( để thay thế con người bằng máy móc, thiết bị ứng dụng thiết bị), vi tính hóa, ứng dụng phần mềm quản lý mới

Công nghệ lạc hậu sẽ dẫn đến: năng suất lao động thấp, tiêu hao nguyên vật liệu

và năng lượng cao, gây ô nhiễm môi trường và cuối cùng là sản xuất ra sản phẩm không thoả mãn nhu cầu của thị trường về giá cả và chất lượng Do đó, nhanh chóng đổi mới công nghệ nhằm tạo ra bước phát triển mới cho doanh ngiệp, có hiệu quả trong hoạt động sản xuất là một vấn đề đáng lưu tâm của các nhà quản lý Đổi mới được công nghệ sẽ tạo

đà cho doanh nghiệp phát triển, hòa nhập vào môi trường kinh doanh ngày càng năng động

Ví dụ: Trong công ty may TNHH Hà Phong, năm 2010 khi mới thành lập sử dụng phương pháp cắt thủ công bằng tay, nhưng đến năm 2013 công ty đã thay đổi và áp dụng công nghệ, máy móc vào công đoạn cắt mẫu Năng xuất của 1 máy bằng 20 công nhân cắt truyền thống

- Công ty TNHH MTV MoaEng đã áp dụng phương pháp chấm công bằng máy, lăn phân tay cho công nhân để thay thế phương pháp truyền thống là tổ trưởng chấm công hàng ngày

- Sản phẩm, dịch vụ: Tham gia vào thị trường toàn cầu, phát triển dự án, kinh

doanh mới… Để có thể đáp ứng nhu cầu đa dạng và không ngừng tăng cao của khách hàng, việc đổi mới sản phẩm, dịch vụ cũng như cải tiến khâu dịch vụ khách hàng là một việc cấp thiết, đòi hỏi sự đầu tư lớn Trong thị trường đầy tính cạnh tranh như hiện nay, nếu như một công ty không thường xuyên đổi mới sản phẩm hàng hóa, dịch vụ của mình thì việc công ty đó sớm bị đào thải là việc không thể tránh khỏi

Đổi mới sản phẩm, dịch vụ là việc tạo ra một sản phẩm hoàn toàn mới, hoặc cải tiến các sản phẩm truyền thống của công ty mình Việc tạo ra một sản phẩm mới rất khó khăn Thường phải có nguồn chi phí lớn để tạo ra cơ sở vật chất phục vụ cho hoạt động này; có đội ngũ cán bộ và công nhân kỹ thuật có khả năng triển khai hoạt động…

Trang 2

2

Ví dụ: Tập đoàn Apple liên tục đưa ra các sản phẩm mới, thay đổi cả về kiểu cách, công dụng trong các sản phẩm, tiêu biểu là điện thoại Từ điện thoại đầu tiên là Iphone

3, 3s, 4, 4s, 5, 5c, 5s, 6, 6plus, 6s, 6s plus….đến nay là Iphone 11 MaxPro

Ví dụ: Hàng nông sản Việt Nam như Vải thiều, café, gạo…trước đây không đạt các tiêu chuẩn để xuất khẩu sang các nước châu Âu, đến nay thay đổi theo mô hình hợp tác xã, áp dụng các quy trình về tiêu chuẩn, điều kiện an toàn các mặt hàng sản phẩm nông sản đã được xuất khẩu sang các nước Châu Âu

- Cấu trúc tổ chức: thay đổi mạng lưới thông tin nội bộ, mức độ chuyên môn

trong công việc, phân hạn ( tập quyền hay phân quyền) Sự thay đổi cấu trúc tổ chức và cách thức tiến hành công việc đang diễn ra theo chiều hướng khác hẳn so với truyền thống vào những năm trước đây Việc thay thế các công việc chuyên môn hóa, lặp đi lặp lại bằng các công việc có tính phong phú hóa cao hơn đã làm tăng nhu cầu sử dụng các nhóm nhân viên có tính đa dạng hơn về kỹ năng làm việc Việc phân quyền trong việc ra quyết định cho cả khâu sản xuất và bán hàng nhằm đáp ứng nhanh chóng các thay đổi của môi trường, đã làm tầm hạn quản trị có khuynh hướng mở rộng và cấu trúc tổ chức trở nên thấp lại do việc giảm đi đáng kể số lượng các nhà quản trị cấp trung gian Cộng thêm

sự phát triển của CNTT và truyền thông đã làm cho tính chất công việc thay đổi Kết quả của những biến đổi này đã làm thay đổi những cấu trúc vốn có của tổ chức Các nhà lãnh đạo phải tiến hành tái tổ chức lại cấu trúc của công ty mình nhằm theo kịp với sự thay đổi nhanh chóng của môi trường

Ví dụ: Trước đây trong cơ cấu tổ chức các cấp của Việt Nam gồm có lãnh đạo bên Đảng và bên Nhà nước Tuy nhiên thời gian gần đây đã hợp nhất hóa giữa Đảng và Chính quyền nhằm thống nhất trong các quyết định đưa ra

Bí thư chi bộ và trưởng thôn là 1, Chủ tịch UBND và Bí thư Đảng ủy là 1

- Quy trình làm việc: Tiến bộ công nghệ đối với các nước đang phát triển được

tập trung chủ yếu vào việc cải tiến hiệu quả quy trình làm việc Việc cải tiến này cho phép nâng cao năng suất của người lao động Điều này thể hiện qua việc kết quả cải tiến quy trình sản xuất chuyển dịch sang phải của đường cung phản ánh khả năng nâng cao năng lực sản xuất

Ví dụ: Tại công ty TNHH MTV Moaeng, trước đây vào các buổi trước khi làm việc tổ trưởng các tổ phải điểm danh, báo cáo số lượng công nhân Từ khi áp dụng phương pháp chấm công bằng máy thì người lao động phải tự chấm công Tổ trưởng thay

vào đó sẽ kiểm tra line sản xuất trước khi làm việc

- Nhân sự tổ chức: sắp xếp lại nhân viên hiện tại, tuyển dụng nhân sự mới

Trong tổ chức thay đổi nhân sự cũng tạo nên sự đổi mới Thay đổi nhân sự có thể tiến hành trong nội bộ tổ chức, giữa tổ chức với bên ngoài Sự thay đổi tổ chức diễn ra do những yêu cầu của tổ chức và có thể để đáp ứng, theo kịp với sự thay đổi của môi trường, đối thủ cạnh tranh Thay đổi nhân sự được thực hiện thông qua các quá trình: tuyển dụng, thuyên chuyển hay đề bạt trong tổ chức Để sự thay đổi đạt được thành công thì tổ chức cần những nhân viên có kỹ năng khác nhau Việc tuyển dụng, huấn luyện, xử phạt, điều động, cất nhắc, thậm chí sa thải những nhân viên không đáp ứng với vị trí công việc đều

là những biện pháp thay đổi nhân sự cần phải quan tâm Thay đổi về nhân sự có thể mang lại kết quả tốt, ngoài mong đợi như: năng suất và hiệu quả cao Tuy nhiên, thay đổi nhân

Trang 3

3

sự cũng còn nhiều thách thức như: nhân sự mới không có năng lực chuyên môn phù hợp, việc sắp xếp nhân lực của nhà quản trị không khoa học dẫn đến kết quả không như mong đợi Sự bất bình trong đội ngũ lao động, kết quả công việc thực hiện không cao

Ví dụ: Công ty CP May Hà Thanh chuyên sản xuất mặt hàng may mặc xuất khẩu

là Quần áo có 1200 công nhân, tuy nhiên do dịch bệnh Covid19 hàng hoá không xuất khẩu được, công ty đã phải cắt giảm số công nhân có độ tuổi trên 50 tuổi nhằm giảm bớt nhân sự công ty

Ví dụ: Một số công ty như GM và hãng hàng không United Airlines buộc phải cắt

giảm nhân lực do làm ăn thua lỗ Một số công ty khác thực hiện cắt giảm nhân sự như một biện pháp có tính phòng ngừa do dự đoán triển vọng không sáng sủa Tuy nhiên, không phải trường hợp nào cũng do tình hình quá tồi tệ

Ví dụ: ConocoPhillips - là công ty dầu mỏ hàng đầu thế giới hiện đang sa thải 4%

nhân sự do giá dầu giảm Nhưng nếu giá dầu thô tăng lên 140 USD, công ty cũng khó có thể tuyển thêm nhân lực Mặc dù doanh thu trong quý 4 của công ty giảm nhưng lợi nhuận trong năm 2008 khoảng hơn 16 tỷ USD Mới đây AT&T sa thải khoảng 18000 người Nhưng năm ngoái, AT&T lại tăng trưởng mạnh với doanh thu 124 tỷ USD, nhờ kinh doanh điện thoại Công ty dự đoán sẽ tiếp tục tăng trưởng mạnh mẽ hơn trong năm nay

Những ví dụ trên cho thấy thay đổi nhân sự ít nhiều làm ảnh hưởng tới năng suất lao động Ở một số công ty thành công, việc tuyển thêm lao động chỉ làm tốn thêm chi phí quản lý Để việc thay đổi nhân sự mang lại hiệu quả cao cần có sự hợp tác giữa người quản lý và nhân viên, người quản lý cần sự khích lệ đối với nhân viên mới, đánh giá đúng năng lực của nhân viên

Khi một tổ chức thay đổi, kèm theo đó là sự thay đổi về văn hoá sao cho phù hợp với sự phát triển và xu hướng thay đổi của xã hội Mặt khác, văn hoá chính là yếu tố để phân biệt và khẳng định các tổ chức với nhau

- Văn hóa tổ chức: Thay đổi phong cách lãnh đạo, thay đổi thái độ làm việc

“Văn hóa” là một khái niệm hết sức đa nghĩa, thể hiện sự phong phú, đa dạng của bản thân nó và sự bao trùm, chi phối mạnh mẽ của nó lên toàn bộ mọi hoạt động, mọi lĩnh vực của xã hội, của mỗi cộng đồng, mỗi gia đình cho tới từng cá nhân Thông thường, khái niệm văn hóa ở cấp độ chung biểu thị trình độ phát triển mang tính lịch sử

cụ thể của xã hội, của sức sáng tạo và những năng lực đặc biệt của con người thể hiện trong những kiểu loại, những hình thức khác nhau của cơ cấu đời sống và giữa chúng lại

có những liên hệ khăng khít, biện chứng, tác động lẫn nhau để sinh ra các giá trị vật chất

và tinh thần Trong hoạt động quản lý ở bất kỳ một tổ chức nào cũng đều chịu ảnh hưởng của bối cảnh văn hoá mà tổ chức đó đang tồn tại Thay đổi văn hoá chính là người đứng đầu tổ chức thực thi việc chiết ghép và tổ chức lại về văn hoá, thực hiện rộng rãi các quan niệm về giá trị và các nhân tố văn hoá thích hợp, tạo ra tác dụng tập hợp và khích lệ đối với nhân viên, từ đó thực hiện mục tiêu của tổ chức Sự thay đổi này chính là “xây dựng văn hoá doanh nghiệp”

Ví dụ: Văn hóa cúi chào của tập đoàn Vingroup

Trang 4

4

Ví dụ như: “Làn gió xã hội Tùng Hạ” của Nhật Bản, “Ý niệm giá trị IBM” của

Mỹ, “Tinh thần đại khánh của Trung Quốc” đều là những điển hình xây dựng văn hoá trong tổ chức

Văn hóa doanh nghiệp lại là một yếu tố có khuynh hướng “chống lại sự thay đổi” nên thay đổi văn hóa của tổ chức là một trong những thách thức lớn nhất đối với hầu hết các doanh nghiệp

Ví dụ :

* Liên hệ về sự thay đổi của một tổ chức ở Việt Nam

Tổ chức đó là: Công ty TNHH MTV MoaEng, tại Lô D1, D2 Khu Công nghiệp Đình Trám, xã Hoàng Ninh, huyện Việt Yên, tỉnh Bắc Giang

Đây là một công ty chuyên sản xuất linh kiện điện tử, được thành lập tháng 10/2016 Trong thời gian hoạt động 4 năm kể từ khi thành lập đến nay, công ty đã có nhiều thay đổi, có ý nghĩa và ảnh hưởng to lớn tới tổ chức và được biểu hiện một số nội dung tiêu biểu sau

- Về công nghệ: Công ty đã thay đổi cách thức chấm công và thay vào đó là máy chấm công tự động Ronald jack RJ2800 , hệ thống máy zic cho các công đoạn, điều hòa không khí trong phân xưởng…nhằm nâng cao chất lượng quản lý và sản xuất trong tổ chức

- Về sản phẩm dịch vụ: Công ty khi thành lập chuyên cung cấp các linh kiện của điện thoại galaxy như F11, F650, A40…tuy nhiên đến nay, theo nhu cầu của thị trường công ty đã chuyển sang sản xuất linh kiện của các dòng điện thoại như J7, A630, điều

đó đã tạo giúp công ty đứng vững và thích nghi kịp với sự biến động của môi trường

- Về Cấu trúc tổ chức: Khi thành lập công ty có 6 line sản xuất, tuy nhiên do điều kiện mở rộng thị trường và sản lượng, công ty đã mở thêm 4 line sản xuất nâng tổng số line sản xuất lên 10 Đứng đầu các line là các tổ trưởng được đào tạo và quản lý công nhân

- Về quy trình làm việc: Trước đây công nhân có nguyện vọng xin nghỉ phép thì nộp đơn cho tổ trưởng và tổ trưởng phải nộp tại phòng hành chính nhân sự, tuy nhiên đến nay thay đổi công nhân muốn nghỉ phép thì viết đơn, tổ trưởng được phép cho công nhân nghỉ và tự chủ động bố trí người làm thay thế

- Về nhân sự tổ chức: Do phải mở rộng sản xuất, đẩy mạnh chất lượng và sản lượng, phòng hành chính nhân sự tuyển thêm 260 công nhân nhằm đáp ứng các yêu cầu của tổ chức

- về văn hóa tổ chức với phương châm: “ Chúng tôi tuân thủ thực tiễn chất lượng

là nền móng để tiến lên phía trước” đến nay công ty đã bổ sung thêm việc tập thể dục trước khi vào làm nhằm nâng cao sức khỏe cho công nhân

Với những thay đổi đó, từ một công ty mới thành lập tháng 10/2016 đến nay công

ty Moaeng có sản lượng, doanh thu tăng gấp nhiều lần so với trước đây, đáp ứng được các yêu cầu của người lao động và tổ chức

Câu 2 Ý nghĩa của việc xác định mục tiêu và các yếu tố ảnh hưởng đến xác định mục tiêu ?

* Ý nghĩa của việc xác định mục tiêu của sự thay đổi trong tổ chức:

Trang 5

5

Xác định mục tiêu của tổ chức là việc làm quan trọng quyết định sự thành công trong tương lai của mỗi tổ chức Bất cứ tổ chức nào muốn tồn tại, phát triển và thành công đều phải biết xác định mục tiêu

Mục tiêu của tổ chức là lý do mà tổ chức được thành lập và vận động để đạt được mục đích đó Mục tiêu của tổ chức là kết quả mà tổ chức hướng đến và muốn đạt được Theo Peter Drucker trong tác phẩm những vấn đề cốt yếu của quản lý thì: Mục tiêu của tổ chức là các chuẩn đích mà mọi hoạt động của bất kỳ một bộ phận nào cũng đều hướng tới

=> Mục tiêu của tổ chức là đích phải đạt tới của tổ chức, nó định hướng và chi phối sự vận động của toàn bộ tổ chức

Mục tiêu thay đổi là trạng thái được xác định trong tương lai của một tổ chức hoặc một số yếu tố cấu thành của nó

Xác lập mục tiêu của tổ chức có vai trò và ý nghĩa vô cùng quan trọng đối với mỗi

tổ chức, là điều kiện cơ bản để thiết kế và vận hành tổ chức; là cơ sở để đánh giá tổ chức,

tạo ra sự cạnh tranh giữa các bộ phận hợp thành tổ chức và chủ động trong hoạt động của

mình; là cơ sở để các cá nhân/tổ/đội/nhóm/đơn vị nỗ lực hoàn thành nhiệm vụ của mình;

Là cơ sở để xác định và điều chỉnh mục tiêu của những nhóm lợi ích trong tổ chức sao

cho phù hợp với lợi ích của tổ chức; Đảm bảo sự hợp tác lâu dài của các thành viên tổ chức và sự thừa nhận của tổ chức qua môi trường xã hội

Mỗi tổ chức cần xác định mục tiêu rõ ràng: Đó là mục tiêu cụ thể ( Specific); Đo được ( Measurable): Cần phải có tiêu chuẩn, thực tế, công cụ; Khả thi ( Attainable); Phù hợp ( Relevant) và Có thời hạn ( Time – bound)

Khi xác định mục tiêu thay đổi của tổ chức cần xác định: Lý do thay đổi ? Nhằm giải quyết vấn đề gì ? Sự thay đổi có cần thiết và đáng làm hay không ? Có những hạn chế nào ? Công việc trong tổ chức bị ảnh hưởng như thế nào ?

Việc xác định mục tiêu được hình thành do người sáng lập, người lãnh đạo tổ chức

và cấp trên, nhà đầu tư, nhà tài trợ chính và người tham gia tổ chức hoặc đại biểu của họ

Để xác định được mục tiêu phù hợp cần: xác định thực trạng các nguồn lực như thế nào ? Thời cơ, thách thức trong tương lai ? Thời điểm xác định mục tiêu đã hợp lý chưa ? Những yêu cầu cạnh tranh có gây sự trì hoãn không ? Mục tiêu ngắn hạn có phù hợp với mục tiêu dài hạn ? Phản ứng của cấp trên, cấp dưới và quần chúng ? Mục tiêu có phù hợp với hệ thống, với xã hội ?

Tuy nhiên việc đặt ra mục tiêu quá khó và cao hơn rất nhiều so với khả năng huy động nguồn lực Sai lầm này sẽ dẫn đến sự hoang phí nguồn lực của tổ chức mà không đạt được kết quả xác thực ; Xác lập nhiều mục tiêu, trong khi lại không biết sắp xếp được thứ tự ưu tiên của các mục tiêu đó Sai lầm này là do người xác lập mục tiêu thiếu năng lực và bản lĩnh hoặc thiếu thực tiễn ; Xác lập hoặc lựa chọn mục tiêu sai, thậm chí nhầm lẫn giữa mục tiêu và nhiệm vụ : ví dụ : mục tiêu của sv là đạt được điểm cao, nhiêmh vụ

là đi học đầy đủ và chú ý kắng nghe, nhưng nhiều người lại nhầm lẫn mục tiêu với nhiệm

vụ

- Mục tiêu mang lại cho tổ chức định hướng và hướng đi đúng đắn: Có được mục tiêu, thì tổ chức mới biết mình sẽ đi đâu và về đâu Tổ chức cần xác định hướng đi và mục đích đạt được của mình Còn nếu không có mục tiêu, không xác định được mục tiêu sẽ khó có thể tồn tại và phát triển

Trang 6

6

- Mục tiêu giúp tổ chức vượt qua trở ngại khó khăn: Cái mục tiêu được ví như là cái nam châm gì đó mà chúng có sực hút Và mục tiêu của chúng ta càng lớn thì sức hút của nó càng mạnh Chính vì đó mục tiêu của tổ chức có ý nghĩa to lớn tạo động lực đưa

tổ chức phát triển

- Mục tiêu của tổ chức giúp nâng cao năng lực của tổ chức: Khi xác định mục tiêu,

tổ chức có hướng đi đúng đắn, tạo cơ sở vững chắc nâng cao năng lực của mình về nguồn lực, các yếu tố về khoa học công nghệ, kỹ thuật và sức cạnh tranh của tổ chức…

- Việc xác lập mục tiêu của tổ chức, giúp tổ chức thích nghi với môi trường: Trong bối cảnh môi trường có nhiều biến động, hội nhập và toàn cầu hóa, việc xác lập mục tiêu của tổ chức giúp cho tổ chức đứng vững và thích nghi với những biến động của môi trường

- Việc xác lập mục tiêu giúp tổ chức phát triển bền vững: Xác lập mục tiêu là xác lập hướng đi và đích đạt được của tổ chức, đó là điều kiện để tổ chức tồn tại và phát triển

* Yếu tổ tác động đến việc xác lập mục tiêu của tổ chức

- Môi trường văn hóa xã hội: Những yếu tố của môi trường văn hóa phân tích ở

đây chỉ tập trung vào hệ thống giá trị, quan niệm về niềm tin, truyền thống và các chuẩn mực hành vi, đây là các yếu tố có ảnh hưởng đến việc hình thành và đặc điểm của thị trường tiêu thụ Khi phân tích môi trường văn hóa cho phép tổ chức có thể hiểu biết ở những mức độ khác nhau về đối tượng phục vụ của mình Thôn qua môi trường văn hóa

xã hội tổ chức xác định được quy mô của nhu cầu và tính đa dạng của nhu cầu Nắm được xu hướng vận động của dân số có thể đánh giá được dạng của nhu cầu và sản phẩm

để đáp ứng nhu cầu đó Sự dịch chuyển của dân cư và xu hướng vận động Thu nhập và phân bố thu nhập của người tiêu thụ Yếu tố này liên quan đến sự thoả mãn nhu cầu theo khả năng tài chính Nghề nghiệp tầng lớp xã hội Dân tộc, chủng tộc, sắc tộc và tôn giáo

- Môi trường chính trị, pháp luật : Môi trường chính trị bao gồm các đường lối,

chính sách của chính phủ, cấu trúc chính trị, hệ thống quản lý hành chính và môi trường luật pháp bao gồm các bộ luật và sự thể hiện của các quy định, có thể cản trở hoặc tạo điều kiện thuận lợi cho các hoạt động Marketing Các yếu tố thuộc môi trường này chi phối mạnh mẽ sự hình thành cơ hội thương mại và khả năng thực hiện mục tiêu của bất

kỳ tổ chức, doanh nghiệp nào Phân tích môi trường chính trị, pháp luật giúp doanh nghiệp thích ứng tốt hơn với những thay đổi có lợi hoặc bất lợi của điều kiện chính trị cũng như mức độ hoàn thiện và thực thi pháp luật trong nền kinh tế Các yếu tố của môi trường chính trị pháp luật có thể kể đến như: Quan điểm, mục tiêu định hướng phát triển

xã hội và nền kinh tế Chương trình, kế hoạch triển khai thực hiện các quan điểm, mục tiêu của Chính phủ và khả năng điều hành của Chính phủ Mức độ ổn định chính trị, xã hội Hệ thống luật pháp với mức độ hoàn thiện của nó và hiệu lực thực thi pháp luật trong đời sống kinh tế, xã hội Những mục tiêu mà tổ chức lựa chọn phải phù hợp với những điều kiện của môi trường nhằm khai thác tốt cơ hội và giảm thiểu nguy cơ, bên cạnh đó

hệ thống các mục tiêu phải phù hợp với môi trường chính trị hiện hành

- Môi trường kinh tế và công nghệ: Ảnh hưởng của các yếu tố thuộc môi trường

kinh tế và công nghệ đến hoạt động của tổ chức là rất lớn Các yếu tố thuộc môi trường này quy định cách thức tổ chức và toàn bộ nền kinh tế trong việc sử dụng tiềm năng của mình và qua đó cũng tạo ra cơ hội cho từng tổ chức Xu hướng vận động và bất cứ sự

Trang 7

7

thay đổi nào của các yếu tố thuộc môi trường này đều tạo ra hoặc thu hẹp cơ hội cho các

tổ chức ở những mức độ khác nhau và thậm chí dẫn đến yêu cầu thay đổi mục tiêu chiến lược của tổ chức Kỹ thuật – công nghệ sản xuất là yếu tố quyết định năng suất chất lượng và giá thành sản phẩm Là điều kiện để nâng cao năng suất, chất lượng, hạ giá thành sảm phẩm để nâng

cao chất lượng cạnh tranh cho tổ chức

- Môi trường cạnh tranh: Cạnh tranh được xác định là động lực thúc đẩy sự phát

triển của nền kinh tế thị trường với nguyên tắc ai hoàn thiện hơn, thoả mãn nhu cầu tốt hơn và hiệu quả hơn người đó sẽ thắng, sẽ tồn tại và phát triển Trong điều kiện cạnh tranh ngày càng gay gắt hơn buộc các tổ chức phải vươn lên vượt qua đối thủ của mình Các tổ chức cần xác định cho mình một chiến lược cạnh tranh hoàn hảo, chiến lược cạnh tranh cần phản ánh được các yếu tố ảnh hưởng của môi trường cạnh tranh bao quanh tổ chức Phân tích môi trường cạnh tranh là hết sức quan trọng, coi thường đối thủ, coi thường các điều kiện, yếu tố trong môi trường cạnh tranh dẫn đến thất bại là điều không thể tranh khỏi

- Môi trường địa lý, sinh thái: Tham gia vào quá trình xác định cơ hội và khả năng

khai thác cơ hội còn có các yếu tố thuộc môi trường địa lý, sinh thái Các yếu tố địa lý sinh thái từ lâu đã được nghiên cứu xem xét để có kết luận về cách thức và hiệu quả hoạt động của tổ chức Các yếu tố môi trường sinh thái không chỉ liên quan đến vấn phát triển bền vững của một quốc gia mà còn liên quan lớn đến khả năng phát triển bền vững của từng tổ chức Các yếu tố thường nghiên cứu bao gồm: vị trí địa lý, khí hậu thời tiết, tính chất mùa vụ, các vấn đề cân bằng sinh thái và ô nhiễm môi trường…

- Các đối tượng hữu quan bên ngoài :

+ Khách hàng: Là yếu tố cực kỳ quan trọng có ảnh hưởng đến quá trình hoạch

định mục tiêu của doanh nghiệp Nguyện vọng của khách hàng là giá cả sản phẩm thấp, chất lượng sản phẩm và dịch vụ cao hơn, được cung cấp hàng hoá nhanh chóng và ổn định, điều kiện thiếu nợ dễ dàng, vị trí mua hàng tiện lợi Trong từng thời kỳ chiến lược

cụ thể các yếu tố ảnh hưởng đến cầu biểu hiện cụ thể là khác nhau, vì thế các vấn đề mà khách hàng quan tâm cũng biểu hiện trong các thời kỳ khác nhau Điều này đòi hỏi các nhà hoạch định phải nghiên cứu cụ thể và đáp ứng các yêu cầu của họ

+ Đối thủ cạnh tranh

+ Xã hội: Các vấn đề xã hội có ảnh hưởng ngày càng lớn đến sự thành công của

doanh nghiệp Xã hội càng phát triển càng đòi hỏi doanh nghiệp phải có trách nhiệm hơn

đến các vấn đề xã hội

- Môi trường quốc tế đến xác định mục tiêu của tổ chức : Những sự kiện xuất phát từ

nước ngoài cũng như những cơ hội đối với các tổ chức trong nước đến từ các quốc gia khác.; Phát hiện các đối thủ cạnh tranh, khách hành và các nhà cung cấp mới cũng như các khuynh hướng về xã hội, công nghệ và kinh tế trên phạm vi toàn cầu

Ví dụ: chiến tranh thế giới bùng nổ, có khả nằng ảnh hưởng tới nhiều nước, lúc này, các

tổ chức quân sự, chính trị, lực lượng vũ trang phải tăng cường hoạt động để ứng phó

- Yếu tố nhà cung cấp và đối thủ cạnh tranh đến xác lập mục tiêu của tổ chức : Các cá

nhân, các tổ chức cung ứng các yếu tố đầu vào cho tổ chức như: Vốn, nguyên vật liệu, nhiên liệu, máy móc và thiết bị, nguồn nhân lực => Đây là các yếu tố quyết định giá trị đầu vào, làm ảnh hưởng trực tiếp đến giá thành, chất lượng sản phẩm Xác lập được các mối quan hệ

Trang 8

8

tốt đẹp với các nhà cung cấp để đảm bảo cho hoạt động của tổ chức tiến hành bình thường

và tiết kiệm được chi phí đầu vào

- Các đối thủ cạnh tranh của một tổ chức bao gồm: Các đối thủ cạnh tranh hiện có trong ngành; Các đối thủ cạnh tranh mới ra nhập ngành; Các sản phẩm thay thế; đối thủ tiềm ẩn

- Yếu tố tài chính đến việc xác lập mục tiêu của tổ chức : Khả năng tài chính là cơ sở

để các nhà quản lý quyết định quy mô hoạt động của tổ chức và là điều kiện để đảm bảo cho hoạt động của tổ chức được tiến hành bình thường Khả năng tài chính của tổ chức liên quan đến các yếu tố như: Nguồn vốn và khả năng huy động vốn ; Tình hình phân bổ, sử dụng các nguồn vốn; Việc kiểm soát các chi phí; Các quan hệ tài chính với các bên hữu quan cán cân thanh toán

- Yếu tố nhân lực đến việc xác lập mục tiêu của tổ chức : Đây là yếu tố quan trọng cần

được đánh giá khách quan và chính xác đội ngũ nhân sự có vai trò quan trọng trong việc đảm bảo hiệu quả hoạt động của tổ chức phần lớn các thất bại trong công việc của tổ chức

là do nhân lực ko có đủ trình độ Mặt khác, tổ chức có đầy đủ cơ sở vật chất, nhưng ko có

nhân lực làm việc thì tổ chức ko thể hoạt động đc Đặc biệt, khi quản lý nguồn nhân lực, nhà quản lý cần: xác định chất lượng nguồn nhân lực của tổ chức ; xác định đúng các yêu cầu về lao động ; Chính sách đãi ngộ hợp lý, động viên và khuyến khích người lao động làm việc

- Yếu tố hoạt động quản lý tác động đến việc xác lập mục tiêu của tổ chức : Đánh giá

về trình độ, kỹ năng quản lý tổ chức trên cơ sở rà xét các hoạt động quản lý theo 4 chức năng sau:Hoạch định, Tổ chức, Lãnh đạo, Kiểm tra Tác động của hoạt động quản lý đến việc xác lập mục tiêu của tổ chức Hoạt động quản lý mà diễn ra 1 cách thường xuyên, khoa học,

sẽ tạo điều kiện để mọi hoạt động diễn ra đúng kế hoạch đúng mục tiêu của tổ chức giúp tổ

chức phát triển vào khuôn khổ

- Những yếu tố ảnh hưởng đến mục tiêu

Bốn thành phần ảnh hưởng quan trọng hơn cả là: chủ nhân, nhân viên, khách hàng

và xã hội

Ví dụ:

Câu 3 Những nguyên nhân làm phát sinh sự phản kháng trong quá trình thay đổi ?

Bất kỳ sự thay đổi nào cũng làm xáo trộn hiện trạng của tổ chức nên sẽ làm phát sinh sự phản kháng Sự thay đổi càng lớn, sự phản kháng càng lớn và càng nhiều Sự phản kháng đó phát sinh từ những nguyên nhân sau:

– Chi phí trực tiếp (direct cost): Sự thay đổi càng lớn đòi hỏi tổ chức càng tốn kém

nhiều chi phí, từ đó làm phát sinh sự phản khángdo lo sợ chi phí cao làm giảm lợi nhuận

so với hiện tại

– Giữ thể diện (keep face): Sự phản kháng này xuất phát từ những người có trách

nhiệm trong hiện tại Do lo sợ mất thể diện cá nhân nên họ bày tỏ sự phản đối nhằm chứng tỏ sự thay đổi là sai, là không cần thiết hoặc để chứng minh người dẫn dắt sự thay đổi không đủ năng lực

– Lo sợ điều chưa biết (fear of unknown): Sự phản kháng này có thể xuất phát từ

tất cả các thành viên trong tổ chức cũ vì họ lo sợ bản thân không thể thích ứng với cách thức hoạt động mới, lo sợ điều mới làm tăng mất mát, rủi ro cho bản thân như làm việc nhiều hơn, ràng buộc cao hơn, trách nhiệm cao hơn, thu nhập ít hơn,…

Trang 9

9

– Phá vỡ thói quen cũ (break old habits): Sự phản kháng này thường xuất phát từ

những người thích sự an nhàn, không thích đầu tư nhiều cho công việc, ít cố gắng trong công việc, ít quan tâm đến công việc chung Nguyên nhân làm họ phản đối là do lo sợ bị đẩy ra khỏi phạm vi an toàn, phải đầu tư thời gian, công sức để học hỏi hoạt động trong môi trường mới, cách thức mới Hơn nữa, phong cách cũ trong một thời gian dài đã tạo nên thói quen cho mỗi cá nhân và cũng tạo nên tính ì lớn cho cả tổ chức, do vậy họ cảm thấy rất khó khăn trong việc thay đổi bản thân

– Hệ thống không phù hợp (unsuitable system): Đây là nguyên nhân làm cho hầu

hết mọi nhân viên băn khoăn, lo lắng Họ lo sợ hệ thống cũ không thay đổi theo yêu cầu mới, dẫn đến việc không đảm bảo nhu cầu lao động cũng nhưkhông động viên nhân viên làm việc

– Động lực nhóm không phù hợp (unsuitable team’s motivator): Đây là nguyên

nhân khiến tất cả nhân viên tham gia thay đổi phải suy nghĩ Sau khi thay đổi, các tổ chức sẽ mạnh hơn, phát triển bền vững hơn làm cho lợi ích chung tăng lên Tuy nhiên, nếu nhà quản trị không có những chính sách phù hợp, làm cho mục tiêu cá nhân mâu thuẫn với mục tiêu tổ chức sẽ làm phát sinh sự phản đối, thậm chí từ chính những nhân viên tưởng chừng như tích cực với sự thay đổi

Câu 4 Sự phản kháng diễn ra như thế nào và cách thức khắc phục sự phản kháng khi tiến hành thay đổi trong tổ chức ?

Sự phản kháng thường diễn ra qua 5 giai đoạn, bắt đầu từ lúc hoàn toàn phản kháng và kết thúc khi hoàn toàn chấp nhận cái mới

– Giai đoạn chống đối cái mới: Sự phản kháng này xảy ra khi bắt đầu quá trình

thay đổi Lúc này, nhân viên không nhìn thấy hiệu quả và lợi ích của cái mới đối với tổ chức cũng như đối với bản thân họ Họ giận dữ với những xáo trộn đang diễn ra, bực tức với những điều họ bị yêu cầu phải làm Vì vậy, họ phản kháng với bất kỳ thông tin nào liên quan đến cái mới

– Giai đoạn bảo vệ cái cũ, từ chối cái mới: Sự phản kháng trong giai đoạn này đã

yếu đi, nhân viên không còn phản kháng mạnh mẽ với cái mới nữa mà họ chỉ khư khư thực hiện theo cái cũ, không quan tâm đến cái mới

– Giai đoạn loại bỏ cái cũ: Đây là giai đoạn thể hiện những phản ứng tích cực đầu

tiên trong quá trình đi đến kết thúc sự phản kháng Sau một thời gian thực thi sự thay đổi, nhận thức của nhân viên về cái cũ lẫn cái mới đã dần thay đổi Họ băn khoăn, nghi ngờ cái cũ, chán nản khi là người ngoài cuộc, từ đó khiến họ chấp nhận loại bỏ cái cũ, tiến đến việc thử cái mới

– Giai đoạn thích nghi với cái mới: Với những hiệu quả, lợi ích của cái mới đem

lại, nhân viên đã chấp nhận và dần thích nghi với cái mới Đây cũng là giai đoạn ghi nhận

sự thành công đầu tiên của quá trình khắc phục sự phản kháng

– Giai đoạn thay thế hoàn toàn cái cũ: Qua thực tế, hiệu quả của cái mới đã được

chứng minh, do vậy, những cái cũ hoàn toàn bị loại bỏ và cái mới hoàn toàn được thay thế Thành công của sự thay đổi chỉ còn phụ thuộc vào hiệu quả của chương trình thay đổi mà thôi

Sự thay đổi chỉ có thể xảy ra nếu có người dẫn dắt và có người tham gia, nói một cách khác, sự thay đổi chỉ có thể xảy ra bởi con người Do vậy, nhà quản trị cần lưu ý đến

Trang 10

10

những tác động liên quan đến tinh thần, tình cảm của người dẫn dắt cũng như các cá nhân

có liên quan tới quá trình thay đổi,nắm bắt được các trở ngại trong quá trình thực thi sự thay đổi để tìm ra biện pháp giải quyết nhằm tháo gỡ các khó khăn đó Một số cách thức khắc phục trở lực được gợi ý như sau:

– Thông tin liên lạc (communication): Mục tiêu của sự thay đổi cần được tuyên bố

rõ ràng, chính thức và chi tiết Những mục tiêu này phải được trình bày trong bối cảnh tình hình của tổ chức, mục tiêu của tổ chức trực thuộc phải liên quan đến mục tiêu chung của tổ chức quản lý Thông tin liên lạc còn phải truyền đạt mọi nội dung liên quan đến sự thay đổi cho mọi thành viên, từ lãnh đạo chủ chốt đến nhân viên thừa hành như tính cấp thiết phải thay đổi, các kiến thức về sự thay đổi,kết quả của sự thay đổi trong tổ chức, ảnh hưởng của sự thay đổiđến các thành viên có liên quan, phương pháp thay đổi, qui trình thay đổi… Việc thông tin liên lạc cần được duy trì hai chiều trong suốt quá trình thực hiện nhằm bảo đảm không bỏ qua bất kỳ một khía cạnh nào liên quan đến tổ chức trong quá trình lập kế hoạch và thực thi những sự thay đổi, để từ đó có những điều chỉnh cần thiết và hợp lý với tình hình thực tế trong từng giai đoạn Như vậy, để hệ thống thông tin hội đủ điều kiện để đáp ứng được các yêu cầu trên, nhà quản trị cũng như như người dẫn dắt sự thay đổi cần đảm bảo cung cấp đầy đủ nhân viên tuyên truyền và lựa chọn phương pháp thông tin phù hợp và tiên tiến

– Tham gia của nhân viên (employees’ participation): Việc thay đổikhông phải

luôn được tất cả nhân viên hưởng ứng, đồng thời, không phải tất cả nhân viên đều phù hợp ngay với việc thay đổi.Vì vậy, người dẫn dắt cầnbắt đầu với nhóm chuyên trách gồm những nhân viên chủ chốt,có năng lực đáp ứng điều kiện và yêu cầu của sự thay đổi và sẵn sàng với sự thay đổi, đồng thời, người dẫn dắt cần phân quyền cho họ nhằm khuyến khích họ nỗ lực hơn nữa thực thi sự thay đổi.Việc đểcác nhân viên chủ chốt nàytham gia vào quá trình thay đổi, đặc biệt là thay đổi cấu trúc tổ chức, sẽ giúp người dẫn dắt giảm bớt khó khăn trong công tác quản trị sự thay đổi Kết quả thực hiện của nhóm này cùng

sự chuyển biến của tổ chức sẽ tác động đến tâm lý của những nhân viên còn lại, làm họ mất dần sự phản kháng và lôi kéo họ dần đến việc tự nguyện tham gia vào quá trình thay đổi

– Đào tạo (training): Người dẫn dắt thay đổi cần chuẩn bị kỹ các công việc cần

thiết để có thể thực hiện thành công sự thay đổi, trong đó không thể bỏ qua việc huấn luyện, đào tạo nhân viên Tùy theo đặc điểm của từng nhân viên mà chương trình đào tạo, huấn luyện cần có những nội dung phù hợp, ví dụ, với những nhân viên có trình độ yếu, cần đào tạo về kiến thức; với những nhân viêncó kỹ năng yếu, cần huấn luyện thêm kỹ năng, tay nghề; với những nhân viênlo sợ phải thay đổi thói quen,cần đào tạo cho nhân viên quen với thói quen mới,… Hầu hết các sự thay đổi thường bắt đầu bằng những khó khăn và thất bại tạm thời,rồi sau đó, thành công mới dần dần xuất hiện, do vậy, nhà quản trị và người dẫn dắt phải hoạch định một lộ trình, kiên nhẫn với nhận thức rằng cần phải mất thời gian để thực hiện những sự thay đổi đó và không nên nôn nóng đốt cháy giai đoạn và gây áp lực quá mức đối với nhân viên

– Động viên (incentive):Tham gia vào quá trình thay đổi còn có một đối tượng

khác không thể thiếu, đó là nhà quản trị hay lãnh đạo cấp trên Vai trò của nhà quản trị hay lãnh đạo cấp trên cũng vô cùng quan trọng, vì họ là người cung cấp nguồn lực cho sự

Định dạng
Số trang	18
Dung lượng	3,15 MB