TRƯỜNG ĐẠI HỌC TÀI NGUYÊN VÀ MÔI TRƯỜNG HÀ NỘI KHOA KINH TẾ TÀI NGUYÊN VÀ MÔI TRƯỜNG KỲ THI KẾT THÚC HỌC PHẦN Họ và tên sinh viên Mã sinh viên Lớp Tên học phần Quản trị sự kiện Giảng viên hướng dẫn Hà Nội, ngày Công ty TNHH dịch vụ và du lịch Quang Minh đang chuẩn bị tổ chức sự kiện “Lễ kỉ niệm 10 năm thành lập công ty” Dự kiến Thời gian tổ chức ngày 17012022 Địa điểm tổ chức khách sạn Fortuna Hà Nội Khách mời tham dự 350 khách Yêu cầu Anh (chị) hãy xác định mục tiêu của sự kiện, xác định đối.
Trang 1TRƯỜNG ĐẠI HỌC TÀI NGUYÊN VÀ MÔI TRƯỜNG HÀ NỘI
KHOA KINH TẾ TÀI NGUYÊN VÀ MÔI TRƯỜNG
KỲ THI KẾT THÚC HỌC PHẦN
Họ và tên sinh viên :
Mã sinh viên :
Lớp :
Tên học phần : Quản trị sự kiện
Giảng viên hướng dẫn :
Hà Nội, ngày
Trang 2Công ty TNHH dịch vụ và du lịch Quang Minh đang chuẩn bị tổ chức sự kiện
“Lễ kỉ niệm 10 năm thành lập công ty”
Dự kiến:
Thời gian tổ chức: ngày 17/01/2022
Địa điểm tổ chức: khách sạn Fortuna Hà Nội
Khách mời tham dự: 350 khách
Yêu cầu: Anh (chị) hãy xác định mục tiêu của sự kiện, xác định đối tượng đại biểu/ khách mời của sự kiện, viết chương trình cho sự kiện Căn cứ vào đó, xây dựng kế hoạch nhân sự, kế hoạch dự phòng rủi ro cho sự kiện và lập bảng dự toán ngân sách tổng thể cho sự kiện
Bài làm
Đề 05
1.Mục tiêu của sự kiện
Mục tiêu của sự kiện đó là những kết quả mà nhà đầu tư sự kiện, nhà tổ chức sự kiện cũng như các thành phần tham gia khác định ra nhằm phấn đấu đạt được trong quá trình thực hiện sự kiện Mục tiêu của sự kiện như một mốc kích thích cho mọi nỗ lực của các hạng mục công việc trong tổ chức sự kiện, mặt khác nó được sử dụng như một công cụ để đánh giá, kiểm soát các hạng mục công việc trong sự kiện
Mục tiêu của sự kiện thường do nhà đầu tư sự kiện đưa ra, tuy nhiên đó chỉ
là những mục tiêu cụ thể
* Mục tiêu của sự kiện Công ty TNHH dịch vụ và du lịch Quang Minh
- Tổ chức sự kiện “Lễ kỉ niệm 10 năm thành lập công ty”
- Nâng cao vị thế trên thương trường, được khách hàng biết đến nhiều hơn
- Gắn kết hơn doanh nghiệp và khách hàng và củng cố lại sự trung thành của khách hàng với doanh nghiệp của Công ty
- Tri ân và cảm ơn những đóng góp của tập thể nhân viên đã dành thời gian, công sức và chất xám cống hiến cho Công ty
Trang 3- Gửi lời cảm ơn sâu sắc và tạo mối quan hệ bền chặt giữa khách hàng và Công ty
- Giúp khách hàng hiểu rằng họ luôn được doanh nghiệp, Công ty quan tâm và tôn trọng
- Tổ chức kỷ niệm thành lập công tạo dựng được lòng tin, chữ tín trong lòng khách hàng Và tập thể cán bộ công nhân viên đã kề vai sát cánh trên cùng một con tàu
- Quảng bá, nâng cao hình ảnh thương hiệu
2 Xác định đối tượng đại biểu/ khách mời của sự kiện
- Đại biểu khách mời: Lãnh đạo Công ty TNHH dịch vụ và du lịch Quang
Minh, đại diện các đơn vị trực thuộc Công ty
- Khách quốc tế
- Khách mời tham dự của công ty, doanh nghiệp trong lễ kỷ niệm ngày thành lập công ty là nhân viên công ty, đối tác, khách hàng mới và lâu năm
3 Viết chương trình cho sự kiện
3.1 Lập kế hoạch
a.Định hình mục tiêu
- Đối với , Công ty TNHH dịch vụ và du lịch Quang Minh lễ kỷ niệm 10 năm có ý nghĩa rất đặc biệt 10 năm đánh dấu sự phát triển bền vững của công ty
- Mục tiêu hưởng ứng phong trào phát triển ngành du lịch hiện nay, với nhiều thách thức và cơ hội
- Nâng cao nhận thức, tinh thần trách nhiệm và hiệu quả hành động của công ty
b.Định hình nội dung kế hoạch tổ chức
- Khách mời chương trình đến từ các nước khác nhau Có sự góp mặt của
ca sĩ nổi tiếng Chính vì thế chương trình được lên kế hoạch từ rất sớm
- Thống kê số lượng khách mời để gửi thư mời kịp thời
Trang 4- Lên các tiết mục cho buổi lễ: Văn nghệ, trò chơi giao lưu,
- Lên kịch bản cụ thể, chi tiết cho chương trình
- Hoạch định rủi ro, đề xuất phương án giải quyết
* Trước khi diễn ra chương trình:
- Trang trí backdrop, cổng chào, banner, bối cảnh xung quanh
- Lắp đặt sân khấu, hệ thống âm thanh, ánh sáng, micro, loa, đèn, màn hình LED…
- Bài trí bàn ghế, chỗ ngồi cho buổi giao lưu và bữa tiệc
- Bố trí khu tham quan, trưng bày sản phẩm
- Chuẩn bị đồ ăn, thức uống cho tiệc tea break
c.Lựa chọn thời gian và địa điểm tổ chức
- Thời gian tổ chức: Ngày 17/01/2022
- Địa điểm tổ chức : Khách sạn Fortuna Hà Nội
3.2 Chương trình diễn ra với lịch trình cụ thể, rõ ràng
14:00 – 15:00: Chào đón khách từ cổng vào Đội tiếp tân sẽ trao cho khách những chiếc khăn rằn và thẻ sự kiện
15:00 – 15:30: Đưa khách đến cổng chính cùng thưởng thức màn trình diễn múa Lân và chụp ảnh lưu niệm
15:30 – 15:50: Tiến hành buổi meeting giới thiệu chương trình, giao lưu cùng khách mời Trình chiếu video clip
15:50 – 16:30: Bài phát biểu của các ban đại diện, khách mời về buổi lễ kỷ niệm
16:30 – 16:45: Tiệc tea break nhẹ cho khách mời
16:45 – 17:30: Di chuyển đến khu trưng bày sản phẩm Tham quan nhà máy sản xuất sản phẩm
17:30 – 17:45: Di chuyển đến địa điểm tiệc Buffet Dinner
17:45 – 18:00: Chụp ảnh lưu niệm tại cổng chào của bữa tiệc Buffet
Dinner
18:00: Bắt đầu khai tiệc
Trang 518:00 – 18:10: Ổn định khách mời Tiết mục nhảy sexy dance mở màn 18:10 – 18:30: Ban lãnh đạo phát biểu, tặng hoa, trình chiếu clip
18:30 – 19:30: Trình diễn các tiết mục văn nghệ
19:30 – 20:00: Minigame, văn nghệ giao lưu
20:00 – 21:00: Tiết mục hát của ca sĩ Hoàng Yến, văn nghệ, nhảy tự do 21:00: Bế mạc buổi lễ và chụp ảnh lưu niệm Tiễn khách
4 Xây dựng kế hoạch nhân sự
a.Bộ phận kỹ thuật
Nhân viên phụ trách âm thanh, nhân viên phụ trách ánh sáng, nhân viên phụ trách loa, mic, nhân viên dựng, Tổ kỹ thuật phụ trách vận hành các thiết
bị từ bàn điều khiển, và họ sẽ ngồi ở khu vực bàn kỹ thuật được đặt bên cạnh cánh gà hoặc dưới cuối sân khấu Đội ngũ kỹ thuật ngoài việc phải nắm vững các nghiệp vụ chuyên sâu còn cần tập trung tối đa vào diễn biến trong khán phòng, có những điều khiển kỹ thuật hợp lý, tức thời
Nhân viên: Nhân viên kỹ thuật của khách sạn Fortuna cùng các nhân viên công ty phụ trách
b.Bộ phận lễ tân - Check in, check out
Người đón tiếp lúc nào cũng phải ân cần, niềm nở, không ngại phiền phức khi khách hỏi nhiều, khách nhờ giúp đỡ Công việc của đội đón tiếp là phải tiếp xúc và giải quyết vấn đề với nhiều đối tượng khách mời
Nhân viên: Bộ phận lễ tân khách sạn Fortuna
c.Bộ phận giám sát
Quản lý dịch vụ khách hàng là những người tiếp xúc và làm việc trực tiếp với khách hàng Quản lý dịch vụ ăn uống chịu trách nhiệm dịch vụ ăn uống, thực phẩm Quản lý hành chính chịu trách nhiệm các vấn đề về tài chính, tránh được những khoản chi không hợp lý, tránh thất thoát tài sản và bảo vệ được tài chính của bạn,
Nhân viên: Bộ phận giám sát tại khách sạn Fortuna
Trang 6Đây là những người phục vụ ăn uống trong bữa tiệc Bộ phận phục vụ bao gồm cả những người đầu bếp, nhân viên chạy bàn Công việc của nhân viên phục vụ là phục vụ những yêu cầu của khách, từ việc lấy thêm đồ dùng cho đến phục vụ rượu, thức ăn…
Nhân viên: Nhân viên khách sạn Fortuna
e.Bộ phận an ninh
Bộ phận an ninh thông thường sẽ làm nhiệm vụ hỗ trợ khách mời tham dự các vấn đề đi lại, bảo vệ người tham gia khỏi các vấn nạn: Trộm, cướp, bạo lực Đồng thời cũng hỗ trợ ban tổ chức, tham gia vào công tác cứu hộ trước những
sự cố không may như: Hỏa hoạn, động đất, khủng bố
Nhân viên: Bộ phận an ninh của khách sạn Fortuna
f.Các bộ phận chuyên môn khác
Với các sự kiện âm nhạc, nghệ thuật có quy mô lên tới hơn nghìn khách mời thì các chức năng, nhiệm vụ sẽ được phân tách rõ ràng, cụ thể hơn Có thể
kể đến nhiều vai trò, vị trí như: Bộ phận Planner phụ trách lên kế hoạch, đầu mối liên lạc, xin giấy phép Bộ phận Điều hành bán vé, phụ trách thư mời là những người phụ trách hoạt động bán vé, giải quyết mọi vấn đề liên quan đến
vé và thư mời
Ngoài ra tại những sự kiện quốc gia còn rất nhiều các bộ phận phân tách như: Bộ phận thiết kế sân khấu, sản xuất đạo cụ, họa sĩ sân khấu, nhân viên phục trang, điều phối, trợ lý, đạo diễn, biên đạo, chỉ đạo nghệ thuật,
Nhân viên: Bộ phận hậu cần tại khách sạn Fortuna
5 Kế hoạch dự phòng rủi ro cho sự kiện
-Tổng duyệt sự kiện trước 2 ngày
-Kế hoạch rủi ro sẽ được thực hiện khi trong quá trình tổ chức xảy ra những trường hợp như hỏa hoạn, cấp cứu, lỗi do đường điện…
- Trong những trường hợp trên, thứ nhất khách sạn Fortuna cần giải quyết ngay những vấn đề xảy ra trong nội bộ khách sạn Ngoài ra, sẽ di chuyển khách
và đại biểu qua một phòng khác đã được xếp sẵn
Trang 76 Lập bảng dự toán ngân sách tổng thể cho sự kiện
Hạn
g mục
lượng
Đơn giá(VND)
Thành tiền (VND)
1 Chi phí
thiết kế
6.720.000 13.700.
000
( 350 khách)
00
banner
00
00
00
2 Chi phí in
ấn
11.710.00 0
11.950 000
00
banner
00
00
00
00
3 Chi phí
thuê hội trường ( khách
sạn)
100.000.0 00
100.00 0.000
4 Chi phí
thuê thiết bị
15.000.00 0
40.000 000
000
0
20.000 000
5 Chi phí
logistic
8.700.000 32.300.
000
nhà tài trợ ( 5
00
Trang 8khách mời 000
0
quay phim
6.500.000 6.500.0
00
6 Chi phí
trang trí
10.000.00 0
10.000 000
7 Chi phí
nội dung
2.100.000 2.100.0
00
7.1 Chi phí bài
tham luận
00
8 Chi phí
PR
25.800.00 0
26.600 000
báo chí
00
truyền hình
( tùy quy mô)
0
25.000 000
9 Chi phí ăn
và đi lại tại
khách sạn
35 bàn 8.000.000 280.00
0.000
10 Chi phí
nhân sự
12.000.00 0
16.000 000
chương trình
1 Người 8.000.000 8.000.0
00
00
viên
2 Người 2.000.000 4.000.0
00
11 Chi phí
phát sinh
20.000.00 0
20.000 000
12 Chi phí
giải thưởng
cho game giải
trí
19.000.00 0
19.000 000
13 Cát xê cho
nghệ sĩ biểu
diễn
354.000.0 00
382.00 0.000
Vũ công (8 người )
4.000.000 32.000
000
Trang 9nhạc 0 000
Ca sĩ 300.000.0
00
300.00 0.000
0.000
Tài liệu tham khảo
1 Giáo trình quản trị tổ chức sự kiện
2 Kỹ năng tổ chức sự kiện
3 Lưu Văn Nghiêm, Tổ chức sự kiện, NXB ĐH Kinh tế quốc dân Hà Nội, 2007
