Bài tập xử lý tình huống quản trị học về sơ đồ tổ chức và sơ đồ mô tả công việc và mô hình mô tả cơ cấu công việc Tôi sẽ không có bất kỳ sơ đồ tổ chức hay mô tả cương vị công tác dưới bất kỳ hình thức nào ở cái Cty này, ông Oanh là Giám đốc Cty chuyên về hàng thời trang may sản với nhiều chủng loại sản phẩm, thị trường rộng lớn cá trong và ngoài nước đã tuyên bố như vậy. Chúng ta là một Cty thành đạt ....
Trang 1ĐỀ 1
1/ Khó khăn mà cá nhân ông Bình đang gặp phải trong công việc của mình là gì? Nguyên nhân nào dẫn đến điều đó?
• Khó khăn:
- Do đảm nhận nhiều công việc khiến ông Bình mệt mỏi, thiếu sự chính xác trong công việc, dẫn đến việc quên thông báo việc thay đổi kế hoạch giao hàng cho bộ phận bán hàng, làm ảnh hưởng trực tiếp đến bộ phận sản xuất
- Bộ phận sản xuất phải thay đổi kế hoạch sản xuất thường xuyên, công nhân phải làm việc thêm giờ, NVL bị thiếu hụt do KHSX không ổn định
- Bộ phận SX và bộ phận bán hàng không thể phối hợp làm việc được với nhau
- Áp lực công việc khiến nhân viên mệt mỏi, không muốn gắn bó với công ty, người trưởng bộ phận sản xuất đầu tiên đã xin nghỉ việc, người thứ hai cũng đang gặp rắc rối với trưởng bộ phận bán hàng và ông Bình
- KHSX không ổn định khiến việc sản xuất và phân phối sản phẩm gặp khó khăn, khách hàng thường xuyên than phiền về thời gian giao hàng và chất lượng sản phẩm, uy tín công ty có thể bị giảm sút nghiêm trọng
• Nguyên nhân:
- Ông không tin người và quá tự tin vào bản thân có thể tự giải quyết được mọi việc, công ty đã mở rộng quy mô những ông vẫn áp dụng phong cách quản
lý theo kiểu gia đình
- Thứ nhất, do khả năng quản trị kém hiệu quả của ông Bình Bản thân ông Bình vừa là chủ, vừa là giám đốc của công ty, lẽ ra ông phải phối hợp hoạt động của các bộ phận trong công ty để đạt được những mục tiêu, kế hoạch
đề ra Tuy nhiên, ông chỉ quan tâm đến bộ phận bán hàng, tuy đã thuê nhân
sự mới phụ trácg bán hàng nhưng ông lại là người trực tiếp làm những công việc của bộ phận này, điều đó làm cho công việc quản trị toàn công ty của ông bị xao nhãng Quản trị kém hiệu quả, phong cách lãnh đạo mệnh lệnh,
áp đặt đã khiến hệ thống tổ chức của công ty bị rối loạn, các bộ phận trong công ty không thể phối hợp làm việc được với nhau, công ty gặp nhiều khó khăn
- Thứ hai, tuy đã mắc sai lầm trong việc lãnh đạo công ty nhưng ông Bình vẫn không nhận ra Ông cho rằng, nhân viên không làm tốt công việc như ông mong đợi nên đã tăng cường kiếm soát công việc của nhân viên dưới quyền,
áp lực công việc đè nặng khiến nhân viên bất mãn xin nghỉ việc, làm tình hình sản xuất kinh doanh của công ty ngày càng xấu đi
Trang 22/ Làm thế nào để giải quyết khó khăn đó? Vấn đề mấu chốt nhất ông Bình cần quan tâm để giải quyết khó khăn là gì?
- Ông Bình cần nhận ra sai lầm trong cách quản lý của mình là quá ôm đồm trong việc quản lý, không biết cách uỷ quyền, giao lại công việc cho cấp dưới như người trưởng bộ phận bán hàng, tập trung vào những tiêu tiết, không nhìn thấy vai trò thực sự của mình Bản thân ông là người phối hợp hoạt động giữa hai bộ phận sản xuất và bán hàng để tránh tình trạng kế hoạch sản xuất bị phá vỡ gây khó khăn cho công ty Tạo điều kiện thuận lợi
để cấp dưới phát huy hết năng lực, trí óc, sự sáng tạo và lòng nhiệt tình vào công việc Duy trì mối quan hệ tốt đẹp, hài hoà giữa những người dưới quyền và phát huy tinh thần đoàn kết thân ái với nhau Khi có rắc rối xảy ra thì nên tìm cách tháo gỡ, không nên cáu gắt với nhân viên cấp dưới
- Để giải quyết những khó khăn trên ông Bình cần tuyển thêm Thư ký- người
có thể giúp ông soạn thảo, lên kế hoạch về thời gian những việc việc cần làm, ghi chép lại những gì trong cuộc thương lượng giữa ông và khách hàng Điều này giúp ông không bị quên mà còn giúp ông thông báo xuống trưởng các bộ phận Sau khi công việc thương lượng đã thực hiện thành công, thư
ký có nhiệm vụ gửi văn bản đến các phòng ban để triệu tập cuộc họp ra hoạch định mới cho mục tiêu mới Ông Bình để mọi người cùng tham gia họp để càng thông hiểu và gắn bó với việc hoàn thành kế hoạch bấy nhiêu thay vì chỉ thừa hành Sẽ có rất nhiều thông tin, ý kiến, quan điểm khác nhau được đưa ra xem xét Lúc này Thư ký cần ghi lại những giải pháp, hành động khác nhau để trình bày lên ông Mạnh và ông sẽ chọn giải pháp tốt nhất
để đạt được mục tiêu
- Các trưởng bộ phận sẽ giao nhiệm vụ cho các thành viên để dự định đi vào hoạt động sớm nhất có thể Ông Bình cần phải nhắc nhở cấp dưới rằng kế hoạch có thể thay đổi để thích nghi với những hoàn cảnh không dự kiến được, nhưng cấp dưới cũng không thể tự ý thay đổi những kế hoạch đã giao phó cho họ nếu không có sự trao đổi trước với cấp trên
- Cần cân đối về công việc giữa các phòng ban với nhau để tạo sự liên kết, làm việc chặt chẽ với nhau để tạo nên sự ổn định trong doanh nghiệp
- Với nguyên tắc giảm chi phí đạt hiệu quả cao, ông Bình phải luôn quan tâm Theo dõi tiến trình thực hiện kế hoạch để đưa ra phương án giải quyết những vấn đề có thể phát sinh, cần gần gũi với nhân viên, trò chuyện cùng họ, lắng nghe những nhu cầu, phản hồi tiêu cực của họ để làm tốt hơn công tác quản trị nhân sự từ các phòng ban và giúp họ thực sự có hứng thú, trách nhiệm với công việc của mình hơn
Trang 3- Vấn đề mấu chốt mà ông Bình cần quan tâm giải quyết khó khăn chính là phong cách quản lý, tổ chức của ông Ông cần thay đổi cách lãnh đạo từ mệnh lệnh sang dân chủ, biết phối hợp các cách lãnh đạo cho phù hợp với tình hình cụ thể của công ty
3/ Hãy hình dung các rủi to đến với công ty này khi vấn đề không được giải quyết thấu đáo.
- Mâu thuẫn nội bộ ngày càng tăng, có thể dẫn đến trưởng bộ phận sản xuất thứ
2 sẽ nghỉ việc, ngay tại thời điểm đó sẽ rất khó để tìm người thay thế (mà nếu tìm được thì việc bàn giao công việc sẽ gặp rất nhiều khó khăn), tại thời điểm đó buộc đích thân ông Bình phải quản lý thêm bộ phận sản xuất, công việc lại càng nhiều hơn, ông càng không thể quản lý tốt mọi việc được
→ Nảy sinh nhiều rắc rối cho công ty của ông Bình
- Nếu ông Bình tiếp tục quên thông báo về sự thay đổi của kế hoạch sản xuất thì sẽ dẫn đến tình trạng thiếu nguyên vật liệu nhiều hơn, buộc công nhân phải làm việc thêm giờ, thời gian không ổn định
→ Nhân viên cấp dưới bất mãn về thái độ kiểm soát gắt gao của ông Mạnh
vì họ luôn phải làm việc trong áp lực làm cho hiệu quả công việc không cao Và họ sẽ xin nghỉ việc hoặc làm việc không có trách nhiệm
- Từ những điều trên sẽ làm quá trình sản xuất bị gián đoạn Khách hàng sẽ than phiền nhiều về chất lượng sản phẩm, thời gian giao hàng
- → Mất uy tín của công ty với khách hàng và các đối tác kinh doanh; khách hàng không còn trung thành
- Hậu quả cuối cùng là hoạt động sản xuất của công ty rơi vào tình trạng thua
lỗ, mất uy tín, thiếu sự cạnh tranh trên thị trường và rất có thể sẽ bị phá sản
ĐỀ 2 1/ Bạn đánh giá như thế nào về quan điểm của ông Oanh và cô Thắm?
Công tác tổ chức tạo “nền móng” cho hoạt động của tổ chức nói chung và cho hoạt động quản trị nói riêng, sử dụng có hiệu quả các nguồn lực của tổ chức đặc biệt là nguồn nhân lựcvà cơ sở vật chất kỹ thuật, tạo ra văn hóa tổ chức… như vậy thì không thể phủ nhận sự có ích của việc tổ chức Đối với ông Oanh thì điều này chỉ đúng trong vài trường hợp với những điều kiện cụ thể, ví dụ như trình độ của người quản trị quá giỏi khả năng quản trị của ông
ta rất tốt với quy mô công ty còn nhỏ hẹp…thì họ có thể không cần đến bản
“sơ đồ mô tả công việc” mà họ vẫn làm tốt công tác lãnh đạo Ở đây, trong bài cũng có nói rằng công ty may sẵn quần áo này đang trên đà phát triển, do
Trang 4vậy ông Oanh không cần bản “sơ đồ tổ chức” ông Oanh vẫn làm tốt nhưng khi công ty của ông Oanh đã phát triển với quy mô lớn hơn, rộng hơn thì nếu không có “sơ đồ mô tả công việc” thì hoạt động quản trị của ông Minh sẽ không đạt hiệu quả Ông Oanh có nêu là “chúng ta đã trưởng thành từ một công ty nhỏ với doanh thu hằng năm vài trăm triệu đồng đến nay trở thành một công ty lớn với doanh thu hằng năm vài chục tỷ đồng chính là tất cả chúng ta đã hòa hợp ăn ý với nhau” nhưng ông Oanh đâu có biết rằng thành công đó có sự đóng góp của “sơ đồ tổ chức và sơ đồ mô tả công việc” của cô Thắm Cô Thắm đã dùng chúng trong suốt quá trình làm việc của mình Như vậy “sơ đồ tổ chức” và “sơ đồ mô tả công việc” thực sự là chúng rất cần thiết cho công tác quản trị của những nhà quản trị các cấp, bởi chúng sẽ giúp cho công ty sản xuất một cách có hiệu quả, tập trung, thống nhất và linh hoạt
2/ Theo bạn nên thiết lập mô hình cơ cấu tổ chức đóng hay mở? Vì sao? Đề xuất sơ đồ cơ cấu tổ chức phù hợp?
• Theo em công ty của ông Oanh nên thiết lập mô hình cơ cấu tổ chức chia theo ma trận.
• Bởi:
- Cơ cấu ma trận cho phép cùng lúc thực hiện nhiều dự án
- Sản xuất nhiều loại sản phẩm khác nhau
- Cơ cấu này ngoài người lãnh đạo theo tuyến và theo chức năng còn được sự giúp đỡ của người lãnh đạo theo đề án
- Trong cơ cấu này mỗi thành viên của bộ phận trực tuyến với bộ phận chức năng được gắn liền với việc thực hiện một đề án trên một khu vực nhất định
- Sau khi đề án hoàn thành, những thành viên trong đề án trở về vị trí, đơn vị cũ